19/JULI/2021

PT VIANLA INDONESIA

KELOMPOK 8
PT VIANLA INDONESIA
19/JULI/2021

I
PROPOSAL PERENCANAAN PERUSAHAAN
PT. VIANLA INDONESIA

DOSEN PENGAMPU :
Wahyudi Utomo, S.Sos, M.Si

DISUSUN OLEH
DEVI SOFIYANTI MANALU (1905311013)
RYAN ANDRYANTO (1905311029)
YOLA DWI JUNIAR (1905311068)
AB-4B

PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI JAKARTA
2020/2021

I
 Kata Pengantar

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat dan
karunianya sehingga kami dapat menyelesaikan proposal perencanaan perusahaan ini. Terima
kasih kepada Bapak Wahyudi Utomo S.sos M.Psi selaku dosen mata kuliah Administrasi Per
kantoran, yang telah membimbing kami dalam penyelesaian tugas ini. Terima kasih juga kam
i ucapkan kepada rekan-rekan kelas AB-4B atas semangat dan dukungannya kepada kami dal
am menyelesaikan makalah ini. Kami menyadari banyaknya kekurangan dalam proposal pere
ncanaan perusahaan ini. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun dari pembaca san
gat kami harapkan.

II
 DAFTAR ISI

COVER…………………………………………………………………….............................I
KATA PENGANTAR………………………………………….………………………...
…….……II
DAFTAR ISI…………………………………………………………….…………….……III
BAB I.........................................................................................................................................1
COMPANY PROFILE............................................................................................................1
1.1 Company Profile PT. Vianla Indonesia........................................................................1
1.2 Visi Misi...........................................................................................................................1
1.3 Filosofi Logo Perusahan.................................................................................................2
1.4 Tujuan.............................................................................................................................2
1.5 Lokasi...............................................................................................................................2
1.6 Bidang Usaha..................................................................................................................3
1.7 Analisis SWOT PT. Vianla Indonesia..........................................................................3
BAB II.......................................................................................................................................4
Organisasi Perkantoran...........................................................................................................4
2.1 Struktur Organisasi........................................................................................................4
2.2 Deskripsi Pekerjaan.......................................................................................................4
BAB III......................................................................................................................................7
SISTEM PERKANTORAN....................................................................................................7
3.1 Pengertian Sistem Perkantoran....................................................................................7
3.2 Sistem Pada Tingkatan Operasional............................................................................7
3.3 Kemudahan Yang Didapat Dalam Sistem Perkantoran Di PT. Vianla Indonesia...8
3.4 Pentinganya Sistem Perkantoran dalam PT. Vianla Indonesia.................................8
3.5 Prosedur Pekerjaan pada PT. Vianla Indonesia.........................................................8
3.6 Sistem Pada Tingkatan Manajemen.............................................................................9
3.7 Sistem Pada Tingkatan Staf (Perkantoran).................................................................9
3.8 Sistem Pada Tingkatan Strategis................................................................................10
BAB IV....................................................................................................................................11
Komunikasi Kantor...............................................................................................................11
4.1 Komunikasi Perkantoran............................................................................................11
4.2 Proses Komunikasi Kantor..........................................................................................11
4.3 Media dan Alat Komunikasi........................................................................................12
4.4 Komunikasi Yang Efektif............................................................................................12

III
 4.5 Bentuk Komunikasi......................................................................................................13
4.6 Hambatan Komunikasi dan Cara Mengatasinya......................................................14
BAB V......................................................................................................................................15
Teknologi Informasi Perkantoran........................................................................................15
5.1 Teknologi Perkantoran................................................................................................15
5.2 Perlatan Penunjang Perkantoran...............................................................................15
BAB VI....................................................................................................................................16
Manajemen Arsip...................................................................................................................16
6.1 Manajemen Arsip.........................................................................................................16
6.2 Sistem Penyimpanan Arsip..........................................................................................16
6.3 Peralatan yang Digunakan..........................................................................................16
BAB VII...................................................................................................................................18
Kontrol Pruduktivitas............................................................................................................18
7.1 Pengukuran Kerja........................................................................................................18
7.2 Teknik Pengukuran Kerja...........................................................................................18
7.3 Standarisasi Kerja........................................................................................................19
7.4 Teknik Peningkatan Kerja..........................................................................................20
BAB VIII.................................................................................................................................23
LAPORAN MANAJERIAL..................................................................................................23
8.1 Laporan Manajerial PT. Vianla Indonesia................................................................23
8.2 Fungsi Laporan.............................................................................................................23
8.3 Jenis-Jenis Laporan......................................................................................................25
BAB IX....................................................................................................................................28
LINGKUNGAN KANTOR...................................................................................................28
9.1 Lingkungan Kantor PT. Vianla Indonesia.................................................................28
BAB XI....................................................................................................................................32
LAYOUT KANTOR..............................................................................................................32
11.1 Layout kantor (lantai 2).............................................................................................32
11.2 Layout Outlet Penjualan Produk Kecantikan (lantai 1).........................................32

IV
 BAB I

COMPANY PROFILE

1.1 Company Profile PT. Vianla Indonesia

PT. Vianla Indonesia adalah perusahaan dagang yang bergerak di bidang skincare. Be
rdirinya PT. Vianla Indonesia dilatarbelakangi dengan alasan meningkatnya kebutuhan m
erawat kulit wajah bagi para wanita maupun para pria. Melihat peluang usaha yang baik,
maka kami mendirikan suatu usaha yang bergerak di bidang skincare yang kami beri nam
a PT. Vianla Indonesia.

Nama Vianla sendiri diusung dari gabungan nama para owner yaitu Devi, Ryan, dan
Yola. Mereka sering kali menggunakan berbagai macam produk skincare wajah untuk me
ncapai tekstur wajah yang diinginkan. Melihat banyak kecocokan pada kulit mereka di be
rbagai macam produk, mereka berinisiatif mendirikan perusahaan untuk menunjang kebut
uhan dan keinginan pelanggan dengan menyediakan produk skincare dari berbagai maca
m jenis dan merk.

1.2 Visi Misi

Visi :

a. Menyediakan berbagai produk dan pelayanan atas kebutuhan dalam hal skinca
re
b. Membantu pelanggan dan memberikan solusi dalam hal skincare
c. Menjamin kualitas barang serta pelayanan yang baik sehingga mampu mening
katkan minat pelanggan dan dapat dipercaya oleh pelanggan

Misi :

a. Melayani dengan sepenuh hati serta memberikan barang yang berkualitas

b. Menyediakan produk bagi semua kalangan

1
1.3 Filosofi Logo Perusahan

VI pada logo merupakan singkatan dari perusahaan kami yang bernama VIANLA
INDONESIA. warna emas pada logo melambangkan sebuah kemewahan pada produk
yang kami tawarkan. segitiga ditengah mengartikan kepemilikan dari perusahaan ini

yang dibangun oleh tiga pihak, dan warna ungu muda dan ungu tua melambangkan ro

yalti, kemewahan, perayaan, dan keanggunan.

1.4 Tujuan
PT. Vianla Indonesia bertujuan memberikan solusi mengenai masalah akan kulit waja
h, dengan memberikan berbagai produk yang sangat aman dan sudah BPOM sehingga tid
ak perlu lagi khawatir akan keaslian dan keamananya.

1.5 Lokasi
PT. Vianla Indonesia berencana akan mendirikan perusahaan di daerah Ibukota Jakart
a. Alasan kami memilih Ibukota Jakarta karena tingginya minat masyarakat di Jakarta ter
hadap produk skincare diseluruh kalangan masyarakat baik dikalangan para wanita maup
un pria. Ibukota Jakarta juga merupakan pusat perekonomian di Indonesia.

2
1.6 Bidang Usaha
PT. Vianla Indonesia adalah perusahaan dagang yang bergerak di bidang kecantikan.
Perusahaan ini memberikan solusi mengenai masalah kulit wajah dan memberikan hasil y
ang diinginkan bagi para wanita dan pria.

1.7 SWOT PT Vianla Indonesia

Analisis SWOT PT. Vianla Indonesia yaitu :
a. Strength, kekuatan perusahaan kami yaitu berupa pelayanan yang baik kepada pel
anggan serta memberikan produk yang sudah BPOM sehingga aman untuk diguna
kan.
b. Weakness, kelemahan dalam perusahaan kami yaitu produk-produk yang kami jua
l masih belum terlalu lengkap sehingga membutuhkan waktu untuk mencari distri
butor skincare merk lainnya.
c. Opportunities, peluang yang lahir dalam bidang usaha ini adalah kebutuhan masya
rakat khusunya para wanita yang membutuhkan produk untuk merawat kulit waja
h mereka.
d. Threat, ancaman yang perusahaan kami hadapi ialah jumlah pesaing di bidang ski
ncare yang cukup banyak, serta telah memiliki nama yang cukup terkenal di teling
a masyarakat khusunya para wanita.

3
 BAB II

ORGANISASI PERKANTORAN

2.1 Struktur Organisasi

Organisasi dalam PT. Vianla Indonesia menggunakan struktur organisasi fungsional.
Dengan struktur sebagai berikut :

Direktur Utama Direktur Keuangan Direktur Marketing

Audit Internal

Manager Kep Manager Produk

Manager Keuangan Manager Marketing
egawaian si

Staff

2.2 Deskripsi Pekerjaan

1) Direktur Utama :
a. Memutuskan dan menentukan kebijakan perusahaan
b. Bertanggung jawab dalam memimpin perusahaan
c. Merencanakan serta mengembangkan sumber pendapatan perusahaan
d. Menetapkan strategi – strategi untuk mencapai visi misi perusahaan

4
 e. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan
f. Mengawasi semua kegiatan di perusahaan
2) Internal Audit :
a. Menyiapkan laporan Laba Rugi dengan lengkap
b. Melakukan pemeriksaan terhadap Naraca Laba Rugi perusahaan
c. Melaksanakan proses pemeriksaan/audit internal perusahaan
d. Menganalisa dengan akurat serta memberikan gambaran tentang penyelesaian
masalah keuangan
e. Melakukan evaluasi dan monitoring hasil audit internal
3) Manager Kepegawaian
a. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia
b. Membuat sistem Human Resources yang efektif dan efisien
c. Bertanggung jawab dalam proses rekutmen karyawan
d. Melakukan kegiatan pembinaan
e. Membuat kontrak kerja karyawan
4) Manager Financial
a. Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan Laporan Keuangan, Laporan Laba/R
ugi
b. Menjakankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan dan menjalin k
erjasama dengan manager lainnya
c. Mengambil keputusan penting investasi dan berbagai pembiayaan yang terkait
dengan keputusan tersebut
5) Manager Marketing
a. Mengarahkan karyawan untuk menigkatkan sumber daya yang ada secara opti
mal
b. Membuat, merumuskan, meyusun, menetapkan konsep dan rencana umum per
usahaan
c. Memberikan kebijakan atas segala rancangan manajemen pemasaran, penjuala
n dan promosi kea rah pertumbuhan dan pengembangan perusahaan
d. Menyusun, mengatur, menganalisis, dan mengevaluasi manajemen pemasaran,
penjualan dan promosi secara bertanggung jawab
6) Manager Produksi
a. Bekerja sama dengan kepala bagian dalam penyusunan rencana dan jadwal pro
duksi

5
 b. Menyeleksi keadaan produk sebelum dipasarkan
c. Mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja kepada set
iap seksi dibawahnya
d. Bertanggung jawab atas pengendalian arus distribusi produk dari distributor m
enuju perusahaan
7) Staff
a. Membuat laporan harian dan berkala mengenai kegiatan di bagian masing-mas
ing
b. Melakukan penilaian terhadap prestasi kerja dibawahannya secara berkala
c. Menjaga disiplin kerja
d. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh manager

2.3 Arus Kerja Perusahaan

Dari Departement Bagian Distrbusi menyalurkan p

roduk dari distributor ke perusahaan untuk dipasa
rkan ke masyarakat

Lalu, Departement Marketing memasarkannya ke

pada masyarakat melalui berbagai macam media
sosial maupun media cetak untuk menarik daya ta
rik customer

Finance Departement mengakulsasikan seluruh pe

ndapatan dan pengeluaran perusahan terutama b
agian produksi serta memberikan laporan mengen
ai keuangan perusahaan untuk kemudian dilapork
an kepada direktur
6
 BAB III

SISTEM PERKANTORAN

3.1 Pengertian Sistem Perkantoran

Menurut J.C Denyer Sistem Perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dala
m suatu kegiatan perusahaan khusus seperti (pembayaran upah, pembuatan faktur pen
jualan, dan sebagainya) yang berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksa
nakan dengan metode maupun dimana dan bilamana dilaksanakan.

Dengan kata lain, Sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang tel
ah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidan
g kerja atau fungsi pokok dalam sesuatu organisasi.

3.2 Sistem Pada Tingkatan Operasional

Sistem operasional yang kami miliki digunakan untuk memonitor tiap aktivitas ad
ministrasi di kantor. Sistem yang kami gunakan ialah sistem penggajian dan pengupah
an. Sistem penggajian dan pengupahan yang akan kami gunakan ialah sistem manual
dan sistem payroll. Sistem manual digunakan untuk menghitung jumlah gaji kepala de
partemen. Sedangkan sistem manual digunakan untuk menghitung jumlah gaji kepala
bagian masing-masing departemen yang dilakukan oleh kepala departemen finance. Si
stem payroll digunakan untuk menghitung gaji dan upah karyawan operasional denga
n menggunakan Smart Attendance Pro yang dilakukan oleh kepala bagian finance.

Sedangkan untuk sistem penjualan sebagai berikut :

Data Penjualan

File Master Pe Laporan Manaj

Sistem Penjualan
njualan emen

7
3.3 Kemudahan Yang Didapat Dalam Sistem Perkantoran Di PT Vianla Indonesia
a. Penggunaan mesin-mesin kantor sebaik-baiknya
b. Pembagian tugas yang tepat
c. Memberikan pengawasan yang terus menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan
d. Mencegah duplikasi pekerjaan
e. Menggunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik baiknya
f. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencagah adanya
rintangan-rintangan

3.4 Pentinganya Sistem Perkantoran dalam PT Vianla Indonesia

a. Memberikan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
b. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagai
mana pekerjaan tersebut dilakukan
c. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan
d. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan,
membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru, dan jika dihubungkan dengan fo
rmulir perkantoran merupakan alat pekerjaan tata usaha yang penting

3.5 Prosedur Pekerjaan pada PT Vianla Indonesia

Pada dasarnya terdapat banyak simbol yang dipergunakan untuk menggambarkan
suatu prosedur pekerjaan. Simbol-simbol tersebut digunakan untuk mengetahui tujuan
yang hendak dicapai dan mengetahui apa yang terjadi di dalam prosedur kerja tersebut.
Simbol-simbol tersebut antara lain :
a. Lingkaran besar, menunjukkan operasi (operating) atau sesuatu yang harus dikerja
kan. Apabila ditengahnya dibubuhi huruf C berarti pekerjaan tersebut harus dikerj
akan oleh juru tulis (clerk), dan apabila dibubuhi dengan huruf M berarti harus dik
erjakan dengan mesin, dan apabila dibubuhi huruf T artinya dikerjakan dengan me
sin ketik (typewriter)
b. Belah ketupat, adalah simbol untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, contro
l, and check) mengenai mutu atau kualitas (quality)

8
 c. Segi empat bujur sangkar, menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuant
itas. Apabila dibubuhi dengan huruf D (delay) berarti ada penahanan atau penunda
an suatu proses karena harus menunjukkan tindakan atau penyelesaian lebih lanjut
d. Segi tiga terbalik, menunjukkan penyimpangan (storage) secara tetap (permanen).
e. Segi tiga ganda terbalik, menunjukkan penyimpangan untuk sementara (temporar
y)
f. Lingkaran kecil, berarti pemindahan (transfer) atau pengangkutan (transport)
g. Anak panah, menunjukkan arah jalannya atau arus (flow) sesuatu dokumen melalu
i sesuatu preoses pengerjaan

3.6 Sistem Pada Tingkatan Manajemen

Kami menggunakan sistem manajemen CRM (Customer Relationship Manageme
nt). CRM berkonsentrasi pada apa yang dimiliki oleh pelanggan, bukan pada apa yang
perusahaan ingin jual. Sasaran dari kerangka kerja bisnis CRM adalah menggunakan
hubungan yang ada untuk menigkatkan penghasilan, menggunakan informasi yang ter
integrasi untuk pelayanan yang baik, memperkenalkan konsisten, proses dan prosedur
chanel yang replicable.
Keuntungan penggunaan CRM pada PT Vianla Indonesia yaitu servis yang lebih c
epat, mengurangi harga, memperbesar keuntungan, mempunyai rasa memiliki, menin
gkatkan koordinasi tim, tingkat kepuasan pelanggan menjadi lebih tinggi, dan mening
katkan loyalitas pelanggan.

3.7 Sistem Pada Tingkatan Staf (Perkantoran)

Sistem Informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan pegawai teknis (peg
awai yang membutuhkan pengetahuan khusus untuk bekerja, seperti arsitek atau progr
ammer computer, yang menciptakan nilai tambah pengetahuan bagi organisasi) maup
un pegawai administrasi (pegawai yang memproses data dan informasi suatu organisa
si, seperti sekretaris atau pengelola data personalia suatu organisasi).

PT. Vianla Indonesia sendiri menggunakan beberapa sistem yang dapat digunakan
antara lain Microsoft Office, Document Imaging System, dan lain-lain. Sistem pengol
ahan data (Word Processing) merupakan sistem yang paling banyak digunakan di kan

9
 tor, karena memproduksi dokumen dan informasi perusahaan yang merupakan aktivit
as utama sebuah kantor.

3.8 Sistem Pada Tingkatan Strategis

Sistem Informasi yang mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang (strategi
s) yang dilakukan oleh manajer senior, yang biasa dikenal dengan nama ESS (Executi
ve Support System). Sistem ini ditunjukan untuk menangani masalah yang tidak rutin
terjadi dan membutuhkan pertimbangan, evaluasi, dan solusi yang tidak normal. Nam
un sistem ini juga mampu menyarikan data dari MIS atau DSS Internal, seperti bebera
pa pegawai yang telah menerima training program computer terbaru atau jumlah pega
wai administrasi yang membutuhkan training pajak terbaru

PT. Vianla Indonesi menggunakan sistem ini dengan diilustrasikan sebagai berikut:

Executive Support System

 Menu
 Grafis
 Komunikasi
 Pemrosesan data

Data Internal : Data Eksternal :

 Peraturan Pemerintah
 Data DSS/MIS  Berita dari mass media (T
 Data Keuangan V, Koran, Majalah)
 Sistem Perkantoran  Produk peralatan kantor t
 Sistem Analis erbaru

10
 BAB IV

KOMUNIKASI KANTOR

4.1 Komunikasi Perkantoran

Komunikasi dalam perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan dapat
mempengaruhi lingkungan kantor. Komunikasi yang baik diantara bawahan dan atasa
n dapat mempengaruhi pekerjaan.

Komunikasi didefinisikan oleh Bovee (2003) sebagai proses mengirim dan me

nerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan mens
timulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan ters
ebut.

PT. Vianla Indonesia menjadikan komunikasi sebagai hal utama untuk menunj
ang kegiatan yang dilakukan dikantor . Komunikasi juga merupakan cara menjalin hu
bungan di kantor salah satunya yaitu menyampaikan informasi mengenai pekerjaan an
tar pegawai, baik ke sesama staf maupun staf dengan manager.

4.2 Proses Komunikasi Kantor

Berikut merupakan proses komunikasi yang terjadi secara terencana dan berke
sinambungan di PT. Vianla Indonesia :

1. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya;

2. Pengirim menyandikan dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, eks
presi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang se
muanya tergantung pada ide, audiens, pembawaan diri maupun mood p
engirim;
3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal
atau nonverbal, biacara atau tertulis) dan media (telepon, surat, memo,
e-mail, atau face to face) yang tergantung pada pesan, lokasi audiens, k
ebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan;
4. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima haru
s mendapatkan pesan. Jika kita mengerimkan surat, penerima harus me
nerima suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainya.

11
 5. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampai
kan dan menyimpannya dipikirannya. Jika mereka telah memahami de
ngan benar pasan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai den
gan yang dimaksud pengirim.
6. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim menge
valuasi efektivitas dari pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Jika m
ereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mereka mengert
i).

4.3 Media dan Alat Komunikasi

Adapun media dan alat komunikasi yang digunakan oleh PT. Vianla Indonesia
yaitu sebagai berikut :

1. Telepon
2. Surat
3. E-mail
4. Handphone
5. Teleconference (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, dan Skype)
6. Handy Talky
7. Papan Pengumuman/Mading

4.4 Komunikasi Yang Efektif

Bentuk paling dasar dari komunikasi adalah komunikasi nonverbal, yang meru
pakan proses komunikasi tanpa kata, berupa semua isyarat, gerak tubuh ekspresi waja
h, hubungan yang renggang, dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomun
ikasi tanpa kata dengan kata lain, aksi lebih berarti dibandingkan dengan kata kata. Be
ntuk kedua adalah komunikasi verbal berupa kata kata ynag disusun agar memiliki art
i. Bentuk yang ketiga adalah komunikasi tulisan. Komunikasi ini dapat berupa memo,
surat, e-mail, faksmaile, bulletin dan lain sebagainya yang ditransfer melalui tulisan at
au simbp; sebua media.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan Thomas dan Schimidt pada tahun 1976
komunikasi yang buruk akan menciptakan konflik antarpribadi. Komunikasi yang bai
k sangat penting untuk dimiliki oleh setiap karyawan di PT. Vianla Indonesia. Dengan

12
 memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, para karyawan akan dapat menganti
sipasi masalah, membuat keputusan, mengkoordinasikan arus kerja, mensupervisi yan
g lain, membangun hubungan maupun mempromosikan produk yang ditawarkan oleh
perusahaan. Berikut beberapa manfaat komunikasi yang efektif bagi PT. Vianla Indon
esia:

1. Pemecahan masalah lebih cepat

2. Keputusan yang lebih kuat
3. Meningkatkan produktivitas
4. Arus kerja yang lebih siap dan efektif
5. Hubungan bisnis yang lebih kuat
6. Materi promosi yang lebih jelas
7. Meningkatkan citra professional
8. Meningkatkan tanggapan stakeholders

4.5 Bentuk Komunikasi

Bentuk komunikasi yan digunakan di PT. Vianila Indonesia yaitu :

1. Komunikasi Internal
Komunikasi internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide d
i dalam perusahaan. Salah satu contohnya yaitu staf yang menginforma
sikan keluhan pelanggan kepada supervisor atau manager di PT. Vianil
a Indonesia. Untuk menjamin keberlangsungan komunikasi internal ya
ng baik kami menggunakan :
a. Jaringan Komunikasi Formal
Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur
organisasi perusahaan, baik berupa downward, upward, atau ho
rizontal flow. Walaupun dalam kenyataannya keberadaan strukt
ur tersebut tidak akan dapat menghalangi seluruh komponen pe
rusahaan berkomunikasi satu sama lain.
b. Jaringan Komunikasi Informal
Komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian perusahaan se
bagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan sosial.
2. Komunikasi Eksternal

13
 Komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk ata
u keluar dari PT. Vianila Indonesia untuk mencapai suatu tujuan perus
ahaan, dan dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat (stakehol
ders eksternal) yang berhubungan dengan PT. Vianla Indonesia.

4.6 Hambatan Komunikasi dan Cara Mengatasinya

Adapun hambatan komunikasi yang terjadi di dalam PT. Vianla Indonesia, yaitu :

1. Perbedaan bahasa yang digunakan oleh para pegawai kadang kurang

dimengerti menjadikan salah presepsi diantara para pegawai.
2. Tersebarnya informasi yang belum pasti dan tidak dapat dipertanggun
gjawabkan (hoax).

Adapun cara mengatasi hambatan komunikasi di PT. Vianla Indonesia, yaitu :

1. Melakukan pendektan yang berpusat pada audiens

2. Komitmen untuk berkomunikasi secara etis
3. Menggunakan pesan yang singkat dan efektif

14
 BAB V

TEKNOLOGI INFORMASI PERKANTORAN

5.1 Teknologi Perkantoran

Seiring dengan perkembangan zaman, teknologi informasi perkantoran yang s
emakin maju dan terus berkembang mempengaruhi sektor perkantoran. Diantaranya y
aitu kemajuan internet, peralatan yang semakin canggih, web design yang semakin be
ragam, dan kemudahan dalam bertransaksi pembelian barang.

Oleh karena itu, PT. Vianla Indonesia memanfaatkan teknologi informasi deng
an menyediakan web design untuk kemudahan para konsumen melakukan pemesanan
kosmetik dan body care. Selain itu, web tersebut memberikan konsultasi kesahatan ku
lit serta informasi berbagai produk kosmetik dan body care yang kami jual. Lalu juga
PT. Vianila Indonesia memakai teknologi peralatan yang canggih untuk memudahkan
pekerjaan para karyawan.

5.2 Perlatan Penunjang Perkantoran

Adapun teknologi peralatan yang digunakan oleh PT. Vianila Indonesia yaitu :

1. Apple iMac
2. Infocus
3. Wifi Router
4. CCTV dan Alarm System
5. Finger Print
6. Dobly Speakers
7. LCD Monitor
8. Epson Printer
9. Mesin Fotokopi Canon

Teknologi peralatan perkantoran diatas merupakan asset kantor yang akan dib
eli.

15
 BAB VI
MANAJEMEN ARSIP

6.1 Manajemen Arsip

Manajemen kearsipan secara umum dapat diartikan suatu aktivitas penataan ar
sip menggunakan sistem tertentu, mulai dari arsip diciptakan, penyimpanan, penyusut
an, sampai arsip dimusnahkan.

Setiap perusahaan pasti memerlukan manajemen arsip, termasuk PT. Vianla In

donesia. Karena perusahaan membutuhkan akses yang efektif dan efisien terhadap dat
a serta informasi yang ada di dalam perusahaan. Fungsi manajemen arsip di dalam per
usahaan kami adalah membantu pengambilan keputusan di perusahaan dengan menye
diakan infirmasi maupun data yang dibutuhkan pada waktu yang tepat, serta sebagai b
ukti kebijakan dan aktivitas serta menunjang litigasi.

6.2 Sistem Penyimpanan Arsip

Dalam memudahkan penyimpanan surat, PT. Vianla Indonesia akan menggun
akan sistem abjad untuk penyimpanan arsip. Karena sistem abjad merupakan sistem y
ang sangan cocok bagi perusahaan kami yang memiliki hubungan dengan banyak per
usahaan distributor skincare.

Sistem abjad digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan uru
tan abjad dan nama dikumen yang bersangkutan baik nama orang (nama lengkap dan
nama tunggal) maupun nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta, dan
nama organisasi). Sistem ini juga disebut direct filling system, di mana petugas dapat l
angsung menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalu alat bantu (i
ndeks).

6.3 Peralatan yang Digunakan

Adapun peralatan kearsipan yang digunakan di PT. Vianla Indonesia yaitu seb
agai berikut :

1. Rak Arsip

16
2. Map Arsip atau Map Folder
3. Ordner
4. Stapler
5. Perforator
6. Alat Sortir

17
 BAB VII
KONTROL PRODUKTIVITAS

7.1 Pengukuran Kerja

Pengukuran kerja menitikberatkan pada berapa lama suatu tugas dapat diselesa
ikan dan merupakan input terpenting dalam perencanaan SDM, estimasi biaya pegawa
i, penjadwalan kerja, penganggran maupun dalam mendesain sistem insentif bagi pega
wai (Stevenson, 2005). Tujuan pengukuran kerja, yaitu mengukur aktivitas/pekerjaan
yang dilakukan, membantu perencanaan dan penjadwalan kerja, Dasar bagi putusan p
erusahaan untuk menambah pegawai baru, menentukan tingkat efisiensi dari metode d
an proses kerja yang diberlakukan saat ini, membantu menyderhanakan proses kerja.
Pengukuran kerja yang dilakukan oleh PT. Vianla Indonesia meliputi :

a. Desain Kerja
Desain kerja yang diaplikasikan di PT. Vianla Indonesia yaitu adanya pembagi
an tugas sesuai dengan divisinya dan kemampunyannya.
b. Pengukuran Waktu Kerja
Pengukuran Waktu Kerja PT. Vianla Indonesia menitikberatkan pada berapa la
ma suatu tugas dapat diselesaikan.
c. Waktu Standar
Waktu Standar bagi karyawan untuk menyelesaikan pekerjaannya di PT. Vianl
a Indonesia yaitu 3 jam.

7.2 Teknik Pengukuran Kerja

Ada beberapa kriteria yang dipertimbangkan oleh PT. Vianla Indonesia sebelum
memilih teknik yang akan digunakan, diantaranya :

a. Tujuan penggunaan standar kerja;

b. Tingkat akurasi yang dibutuhkan standar kerja;
c. Biaya yang dianggarankan perusahaan dalam mengembangkan standar kerja;
d. Sifat dari perkerjaan yang membutuhkan standar kerja;
e. Tingkat pemahaman elemen pengukuran kerja dan standar kerja dari individu
yang bertanggung jawab.

18
 Menurut Stevenson (2005), beberapa teknik pengukuran kinerja yang dapat di
gunakan perusahaan, yaitu :

1. Laporan Produksi
2. Work Sampling
3. Time Study
4. Pengamatan Micromotion
5. Standar Waktu yang Diperkirakan

Dari beberapa teknik pengukuran kerja menurut Stevenson (2005), PT. Vianla
memakai teknik laporan produksi. Karena teknik ini

7.3 Standarisasi Kerja

Standar kerja tidak bisa ditentukan hanya dari karyawan yang produktif saja te
tapi juga ditentukan dari karyawan yang tingkat produktifitasnya terhitung rendah. Ha
l ini dilakukan agar seluruh karyawan bisa mencapai standarisasi kerja yang telah dite
ntukan oleh perusahaan.

Penggunakaan standarisasi kerja di PT. Vianla Indonesia memberikan keuntun

gan, antara lain :

1. Membantu meningkatkan efisiensi setiap pagawai dalam menjalankan pekerjaa

nnya;
2. Membantu menginformasikan pegawai tentang tingkat output yang diharapkan;
3. Membantu manajer dalam membuat keputusan SDM, karena pegawai yang kin
erjanya di bawah tingkat output yang diharapkan dapat segera diketahui dan di
berikan penanganan lebih lanjut, misalnya training;
4. Karena karyawan sadar akan prosedur untuk menjalankan pekerjaannya, maka
hanya diperlukan sedikit pengawasan dengan memberikan kemandirian atas pr
oses kerja yang dimungkinkan;
5. Sebagai dasar dalam memberikan kompensasi kepada pegawai;
6. Membantu penikatan moral karyawan dengan membuat karyawan sadar akan a
pa yang diharapkan dari mereka.

Adapun jenis standar yang digunakan di PT. Vianla Indonesia yaitu kuantitas, kulitas,
dan standar deskriptif.

19
 1. Standar Kuantitas
Standar kuantitas di dalam PT. Vianla Indonesia sebagai unit output per unit w
aktu. Untuk pekerjaan jangka panjang, unit waktu sering kali diukur dengan hit
ungan jam. Sedangkan unutk pekerjaan jangka pendek, unit waktu dihitung dal
am hitungan menit atau detik.
2. Standar Kualitas
Di dalam PT. Vianla Indonesia standar kualitan membantu dalam menentukan
kesesuaian pekerjaan pengetikan dengan akurasi dan pemasukan kata hingga k
ualitas tulisan yang diubat, ketepatan perhitungan tagihan, dan pemasukan data
ke pusat data.
3. Standar Deskriptif
Di dalam PT. Vianla Indonesia standar ini digunakan untuk mengetahui karakt
eristik penerimaan sevcara deskriptif dari area atau objek pada perkantoran. Se
bagai contoh, standar deskriptif digunakan untuk menentukan jumlah ruangan
perkantoran yang sesuai bagi kategori karyawan yang berbeda. Misalnya, man
ager diberikan ruangan yang lebih besar daripada karyawan biasa. Lalu standar
ini juga digunakan dalam membeli perlengkapan perkantoran, peralatan, dan b
arang yang mempunyai dampak terhadap lingkungan pekerjaan.

7.4 Teknik Peningkatan Kerja

Peoduktivitas perkantoran dapat ditingkatkan dengan meningkatkan output dar
i karyawan perkantoran. Mulai dari teknologi informasi yang dipakai oleh perusahaan,
efisiensi proses kerja, dan kenyamanan lingkungan tempat mereka bekerja sangat me
mpengaruhi produktivitas kinerja karyawan baik langsung maupun tidak langusung.

Berikut ini merupakan teknik yang dapat meningkatan kinerja karyawan PT. V
ianla Indonesia :

1. Pembagian Kerja
PT. Vianla Indonesia menggunakan teknik ini pada saat bekerja sebagai ti
m saja. Karena dengan adanya pembagian kerja, pekerjaan dapat dikerjaka
n dengan lebih cepat dan para karyawan juga bisa ikut bertanggung jawab
dalam sebuah project.
2. Peningkatan Kerja

20
 PT. Vianla Indonesia menggunakan teknik peningkatan kerja untuk para p
egawai guna memberikan lebih banyak kesempatan kepada mereka untuk
mengalami keberhasilan, pengenalan, dan pengembangan pekerjaan sehing
ga pegawai merasa lebih tertantang untuk meningkatkan kinerjanya. Conto
hnya yaitu, manager membawa beberapa karyawan ke lingkungan eksterna
l untuk mengerjakan suatu project yang berkaitan dengan peningkatan mar
keting di PT. Vianla Indonesia.
3. Flextime
PT. Vianla Indonesia hanya memiliki satu pembagian jam kerja karyawan
yaitu dari jam 09.00 – 17.00 WIB dan hanya bekerja pada weekdays saja
4. Management by Objectives
PT. Vianla Indonesia mengaplikasikan teknik ini kepada seluruh superviso
r untuk membuat konsep untuk mencapai tujuan dalam suatu pekerjaan. Bi
asanya supervisor mengevaluasi konsep tersebut setiap enam bulan untuk
mengetahui apakah sudah mencapai tujuan yang direncanakan di awal atau
belum tercapai.
5. Keamanan Keja
PT. Vianla Indonesia sangat mementingkan keamanan kerja para karyawa
nnya. Karena keamanan kerja itu sendiri tidaka hanya mempengaruhi prodi
ktivitas karyawan yang lebih besar, namun juga akan meningkatkan moral
dan sikap karyawan.
6. Komunikasi
PT. Vianla Indonsia menggunakan teknik komunikasi baik secar vertikal d
an horizontal. Dimana setiap manager dan karyawan bisa saling mengkriti
k dan memberikan saran untuk meningkatkan produktivitas kerjanya masin
g masing.
7. Insentif dan Penghargaan
PT. Vianala Indonesia akan memberikan insentif dan penghargaan bagi set
iap karyawan yang mampu bekerja dengan baik dan mencapai target. Peru
sahaan akan memberikan insetif dan penghargaan berupa bonus yaitu uang
tunai sebesar 1-3 kali gaji tergantung dengan hasil kinerja para karyawan.
8. Manajemen Waktu
PT. Vianla Indonesia memberikan arahan kepada para karyawan untuk me
ngatur waktu kerja dengan efektif dan efisien. Contohnya yaitu mengerjak

21
an pekerjaan sesuai dengan prioritas. Mana dulu pekerjaan yang paling dek
at deadlinenya itulah pekerjaan yang harus diselesaikan terlebih dahulu. La
lu juga kerjakan dulu pekerjaan yang lebih mudah.

22
 BAB VIII

LAPORAN MANAJERIAL

8.1 Laporan Manajerial PT. Vianla Indonesia

Sebagai perusahaan dagang, PT. Vianla Indonesia dalam menjalankan
komunikasinya dapat dilakukan baik secara vertikal maupun horizontal. Komunikasi
vertikal berarti komunikasi yang terjalin atau dilakukan dari atas ke bawah ataupun
dari bawah ke atas, sedangkan komunikasi horizontal berarti komunikasi yang
dilakukan antar sesama karyawan yang berada pada divisi yang sama. Komunikasi
vertikal PT. Vianla Indonesia dilakukan ketika para karyawan serta jajaran manager
menulis laporan terkait masing-masing bidang atau divisi dan akan menyampaikan
laporan tersebut secara tertulis ke pada pihak owner/ direktur sebagai bentuk
pertanggungjawaban atas kinerja mereka selama ini. Sedangkan untuk komunikasi
horizontal dapat dilakukan oleh sesama karyawan yang berada pada bidang serta
divisi yang sama maupun berbeda baik secara lisan maupun tulisan sehingga dapat
mengkomunikasikan pesan yang ingin disampaikan dengan baik.

8.2 Fungsi Laporan

1. Sebagai sarana komunikasi vertikal
Laporan tertulis PT. Vianla Indonesia menjadi sarana komunikasi antara
atasan dan bawahan melalui laporan, bawahan dapat menginformasikan berbagai
kegia tan dan masukan berupa ide atau gagasan terhadap suatu permasalahan yang di
hadapi oleh PT. Vianla Indonesia. Selanjutnya, dari laporan tersebut pimpinan serta
owner PT. Vianla Indonesia dapat memperoleh informasi yang kemudian diolah,
dikembangkan, dan digunakan sabagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan,
serta perencanaan lebih lanjut. Pimpinan juga dapat memberikan penilaian terhadap
kinerja dan permasalahan bawahan.

2. Sebagai alat pertanggung jawaban

Laporan merupakan manifestasi dari bentuk komunikasi vertikal dari atas ke
bawaan. Laporan menjadi alat yang paling tepat untuk bawahan dalam mem

23
pertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang telah diterimanya dari
atasan.

3. Memberikan informasi penting

Syarat pembuatan laporan di perusahaan kami adalah laporan harus berisi in
formasi yang faktual dan pemikiran-pemikiran yang rasional, argumentatif, serta
objektif sebagai tanggapan terhadap fenomena faktual tersebut. Sehingga laporan
dapat digunakan sebagai sumber informasi yang penting dalam pengambilan
keputusan manajerial di perusahaan kami.

4. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan

Seluruh karyawan yang bekerja di PT. Vianla Indonesia harus memberikan
laporan kinerjanya dengan susunan informasi yang dituangkan secara lengkap, jelas,
komprehensif, objektif, dan sistematis karena laporan tersebut memiliki tujuan
sebagai bahan pengambilan kebijakan atau keputusan bagi pemilik. Laporan dapat
dikatakan akurat apabila semua karyawan telah memenuhi semua syarat-syarat
pembuatan laporan yang baik dan benar. Mengingat fungsi laporan yang cukup
penting, maka untuk menyusun laporan yang berkualitas harus memenuhi beberapa
syarat. Adapun syarat tersebut adalah sebagai berikut:

a. Kecematan (accurancy)

Laporan manajerial merupakan salah satu bahan yang akan dignakan oleh
seo rang pimpinan untuk mengambil keputusan berkaitan dengan operasi
organisasi yang menjadi wewenangnya. Oleh karena itu, laporan harus cermat
dan sesuai dengan kondisi yang ada di lapang, sehingga keputusan yang diambil
pimpinan akan tepat.

b. Ketepatan waktu (timelines)

Faktor waktu merupakan daktor penting dalam pengambilan keputusan.

Lapo ran merupakan sumber informasi dalam pengambilan keputusan. Oleh
karena itu penyusunan laporan harus pada waktu yang tepat. Jika laporan
diselesaikan melampaui waktu yang ditentukan maka laporan tersebut akan
menurun derajat kepentingannya karena tidak bisa digunakan sebgai dasar pen
gambilan keputusan pada saat dibutuhkan.

c. Kecakupan (adequacy)

24
 Sebagai salah satu sumber informasi, laporan diharuskan mempunyai
informasi yang cukup baik, benar-benar mencakup beberapa hal informasi yang
dibutuh kan secara tepat seingga dapat digunakan sebagai dasar pengambilan
keputusan.

d. Kesederhanaan (simplicity)

Laporan diharuskan menggunakan bahasa yang lugas dan mudah

dimengerti serta mengurangi penggunaan istilah-istilah teknis serta lebih
menonjolkan pemahaman pimpinan terhadap tujuan penulisan laporan.

e. Kejelasan (darity)

Laporan akan dikatakan berkualitas jika isi laporan tersebut jelas dan tepat
serta rinci tentang suatu hal. Hal ini penting karena pimpinan hanya mempunyai
waktu yang terbatas untuk melihat data sehingga akan sangat membantu jika
laporan sudah merubah data menjadi informasi.

8.3 Jenis-Jenis Laporan

Adapun jenis-jenis laporan yang diaplikasikan di PT. Vianla Indonesia yaitu sebagai b
erikut :

1. Berdasarkan waktu penyampaian

Jika dilihat dari segi waktu, laporan dapat dibagi menjadi dua yaitu:
a. Laporan rutin.
Laporan ini sering pula disebut laporan berkala atau periodik. Laporan rutin
merupakan laporan yang dibuat secara periodik menurut periode waktu tertentu,
misalnya mingguan, bulanan, tahunan. Laporan ini biasanya memuat informasi
yang berhubungan dengan pelaksanaan aktivitas pada satuan unit organisasi atau
tugas seseorang dalam organisasi.
b. Laporan insidental.
Laporan insidental merupakan laporan yang dibuat dan disampaikan dengan
waktu yang tidak terjadwal tetap tetapi berdasarkan suatu peristiwa tertenu yang
dianggap penting oleh organisasi.
2. Berdasarkan cara penyampaian

25
 Jika dilihat dari segi penyampaian, laporan dapat diklasifikasikan menjadi 3,
yaitu:
a. Laporan lisan.
Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus karena
laporan ini bersifat langsung ke pimpinan baik memlalui telepon maupun
bertatap muka. Perlu diperhatikan dalam administrasi perkantoran modem,
laporan lisan melalui telepon dianggap kurang sopan. Laporan lisan bisa
disampaikan jika hal yang disampaikan bersifat infoematif, dingkat dan ti dak
berdampak hal yang fatal. Laporan lisan sulit untuk dasar pengambilan
keputusan karena tidak ada bukti tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan.
Sehingga laporan lisan hanya bersifat informasi saja.
b. Laporan tertulis.
Laporan ini bisa berbentuk formal atau informal. Laporan tertulis
formal mempunyai bentuk yang standar mulai dari permasalahan, tujuan,
sampai dengan biaya.
c. Laporan visual.
Laporan ini disajikan dalam bentuk gambar bisa berupa lu kisan foto
film atau slide. Laporan ini biasanya kita temui pada berita yang ditayangkan
televisi atau film dokumentasi yang dibuat untuk melaporkan kejadian
tertentu yang membutuhkan biaya yang relative lebih besar.
3. Berdasarkan bentuk
Dilihat dari segi bentuk, laporan dapat dibagi menjadi 3 yaitu:
a. Berbentuk surat.
Laporan dalam bentuk surat memuat informasi yang ter batas
hanya poin-poin terpenting saja yang ditulis di dalamnya.
b. Berbentuk formulir.
Laporan dalam bentuk ini disajikan dalam bentuk dan format
yang tetap. Dengan kata lain, yang berubah adalah isinya, tetapi materi
yangdilaporkan tetap. Laporan bentuk ini biasanya dilakukan dalam
laporan rutin.
c. Berbentuk karangan atau naskah.
Laporan ini menyampaikan informasi yang cukup banyak.
Biasanya digunakan dalam menulis laporan formal misalnya skripsi,
thesis dan disertasi.

26
4. Berdasarkan sifat penyajian

Dilihat dan sifat penyajian, laporan dapat dibagi menjadi dua yaitu laporan
informal dan laporan forma. Laporan informal biasanya dibuat berdasarkan keinginan
penusun sendiri tanpa mengikuti aturan-aturan pembuatan laporan dan tanpa
didukung dokumen-dokumen yang terkait. Laporan formal dibuat sesuai dengan
aturan-aturan dan dokumen-dokumen yang jelas.

5. Berdasarkan maksudnya
Berdasarkan maksud dibuatnya laporan dapat dibagi menjadi 6 yaitu:

a. Laporan informatif
Laporan ini hanya bersifat informatif tidak melakukan analitis atau
rekomen dasi terhadap suatu fenomena.
b. Laporan rekomendasi
Laporan yang memberikan informasi sekaligus pendapat si penyusun
berpa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar
pengamatan sekilas bukan dari penelitian mendalam.
c. Laporan pertanggungjawaban
Laporan ini menyamapikan informasi kepada atasan mengenai
pelaksanaan suatu program kerja tertentu baik dari proses, keberhasilan atau
kegagalan (hasil), faktor penghambat dan pendukungnya.
d. Laporan analistis
Laporan ini selain memberikan informasi juga memberikan sumbangan
pemikiran berdasarkan analitis yang mendalam.
e. Laporan perkembangan
Laporan ini dibuat untuk menginformasikan perkembangan atau
kemajuan suatu pelaksanaan kegiatan/program atau perkembangan
organisasi secara keselutuhan. Laporan ini juga berupa evaluasi terhadap
pelaksanaan ke giatan tersebut. Laporan ini berguna untuk mengetahui sejauh
mana suatu pekerjaan/program telah dilaksanakan dan dampaknya.
Lapporan ini berguna untuk melakukan peencanaan tahap selanjutnya.
f. Laporan studi kelayakan
Laporan ini dibuat atas dasar adanya permasalahan khusus terhadap
suatu program yang dijalankan dan diupayakan pemecahannya. Dalam

27
 laporan disajikan beberapa alternatif solusi suatu masalah dan dievaluasi
guna me nentukan pilihan yang terbaik dari berbagai alternatif tersebut.

BAB IX

LINGKUNGAN KANTOR

9.1 Lingkungan Kantor PT. Vianla Indonesia

Lingkungan kantor PT. Vianla Indonesia merupakan hal yang sangat
diperhatikan karena dapat berpengaruh terhadap produktivitas kerja pegawainya.
Lingkungan kantor haruslah memperhatikan segi kenyamanan, keamanan, dan
kesejahteraan bagi para pegawai. Berikut ini bagian-bagian dari lingkungan kantor
yang harus diperhatikan:

1. Pencahayaan
Pencahayaan pada sebuah kantor merupakan point penting dalam mening
katkan kenyamanan aktivitas pegawai dalam perusahaan. PT. Vianla
Indonesia menggunakan empat jenis pencahayaan kantor yang digunakan
yaitu cahaya alami, neon, lampu pijar, dan pencahayaan debit intensitas
tinggi dengan penempatan di ruang yang berbeda-beda
2. Sistem Pewarnaan Ruangan
Masalah warna dapat berpengaruh terhadap karyawan didalam
melaksanakan pekerjaan, maka dari itu PT. Vianla Indonesia sangat
memperhatikan masalah warna. Dengan demikian dapat memberi
manfaat, dalam arti dapat mening katkan semangat kerja karyawan.
Pewarnaan pada dinding ruang kerja PT. Vianla Indonesia menggunakan
warna yang lembut. Pewarnaan ruang kantor:
a. Warna Putih
Warna putih adalah simbol kemurnian dan rasa percaya diri.
Kombinasi dua warna ini dapat menciptakan ketenangan serta aksen
minimalis yang akan menambah nuansa aesthetic pada PT. Vianla
Indonesia sehingga pelanggan dan karyawan dapat merasa lebih
nyaman
b. Warna Coklat

28
 Warna coklat menandakan kehangatan dan dapat ditemukan melalui
pemakaian kayu pada dinding serta pemasangan tanaman di tiap sudut
PT. Vianla Indonesia. Suasana yang hangat dan tenang akan mampu
meningkatkan kenya manan dalam diri pelanggan maupun karyawan
yang ada.
3. Sistem Keamanan
Adapun system keamanan yang ada di PT. Vianla Indonesia yaitu sebagai
berikut :
a. CCTV
PT. Vianla Indonesia memerlukan sistem keamanan cctv di beberapa titik
krusial seperti ruang arsip, keuangan perusahaan, bagian kasir, serta
bagian pelayanan agar menghindari kasus yang tidak diinginkan yang
berpotensi untuk dilakukan karyawan ataupun pelanggan.
b. Alat Pemadam Api
Untuk mengantisipasi kejadian yang tidak diinginkan seperti kebakaran,
maka PT. Vianla Indonesia harus memiliki alat pemadam api.
c. Alarm Sistem
Alarm sebagai pertanda untuk memperingatkan jika terjadi sesuatu. Ini
mer upakan salah satu sistem mitigasi yang diterapkan oleh PT. Vianla
Indonesia. d. Tingkat Kelembaban Udara Untuk kenyamanan maksimal,
tingkat kelembaban kantor harus berkisar an tara 40 dan 60 persen,
dengan tingkat kelembaban optimal sekitar 50 persen. Tingkat
kelembaban berdampak pada tingkat suhu. Jika tingkat kelembaban
berada dalam kisaran yang telah direkomendasikan, suhu kantor dapat di
turunkan di musim dingin dan dinaikkan di musim panas sesuai dengan
kenyamanan, dan sebaliknya.
d. Sirkulasi Udara
Udara di wilayah kerja, di mana banyak peralatan kerja yang
menghasilkan penumpukan panas, harus benar-benar diperhatikan
sirkulasinya jika kualitasnya ingin dipertahankan. Tanpa sirkulasi udara,
suhu udara yang mengelilingi individu cenderung meningkat, yang
mengakibatkan ketidaknyamanan.

29
 BAB X

PENGAWASAN DAN ANGGARAN BIAYA

10.1 Sumber Dana

Adapun sumber dana untuk pembangunan perusahaan ini yaitu berasal dari
dana pribadi dan dana pinjam dari bank, adapun rincian sumber dana PT. Vianla
Indonesaia yaitu sebagai berikut :

No Sumber Dana Total

.
1. Bank Rp. 600.000.000
2. Devi Sofiyanti Rp. 300.000.000
3. Ryan Andryanto Rp. 300.000.000
4. Yola Dwi Juniar Rp. 300.000.000
Total Rp. 1.500.000.000

10.2 Proyeksi Pendaptan PT. Vianla Indonesia

Proyeksi pendaptan PT. Vianla Indonesia diasumsikan sebagai berikut :

No. Keterangan Jumlah

1. Jumlah konsumen/ hari 100
2 Jumlah konsumen/tahun 36.000
3. Harga rata-rata produk Rp. 100.000
4. Proyeksi pendapatan/ tahun Rp. 3.600.000.000

10.3 Perhitungan Laba/Rugi PT. Vianla Indonesia

Pendaptan Rp. 3.600.000.000

Beban operasi

Gedung Rp. 500.000.000

Instalasi peralatan keamanan Rp. 10.000.000

30
Peralatan dan perlengkapan kantor Rp. 350.000.000

Beban usaha

Beban iklan Rp 100.000.000

Beban bunga bank Rp. 120.000.000

Beban penyusutan peralatan Rp. 50.000.000

Beban penyusutan gedung Rp. 15.000.000

Beban umum dan administrasi

Beban gaji Rp. 720.000.000

Beban LTA Rp. 75.000.000

Beban pajak Rp. 4.000.000

Beban lain lain Rp. 10.000.000

Total Beban Rp. 1.306.000.000 -

Laba Bersih Rp. 2.294.000.000

31
 BAB XI

LAYOUT KANTOR

11.1 Layout kantor (lantai 2)

32
11.2 Layout Outlet Penjualan Produk Kecantikan (lantai 1)

33