Latar Belakang

1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM

2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan  Penyusutan dan 
6. Pemusnahan berkas RM
7. Adanya rasa was-was  Aspek hukum 

Penyusutan / Retensi :
                Adalah pengurangan jumlah formulir yang     terdapat di dalam berkas RM dengan
cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

Pemusnahan :
                Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM
yang sudah tidak mengandung nilai guna .  

Tujuan Retensi :
1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas  RM aktif
2. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna ) 
4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif 

Dasar  Hukum :
1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan
Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)
2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160  tahun 1995 : Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit
3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47) 
4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006
5. PERMENKES  No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.

Dasar Hukum :
Pasal  8  ayat  1  :
                Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya
untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan

Pasal  8  ayat  2  : 
                Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali
ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik

Pasal  8  ayat  3  :
                Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik………harus disimpan untuk jangka
waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut

Pasal  9 ayat 1  :
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat

Pasal  9 ayat  2  : 
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan 

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi

Berkas Rekam Medis In Aktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas RM in aktif
3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan 

Tata Cara Penilaian

1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif
2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:

 Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

 Nilai guna:

                a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek

                b) Sekunder: pembuktian, sejarah 

Lembar rekam medis yang dipilah:

1. Ringkasan masuk dan keluar
2. Resume
 3. Lembar operasi
4. Identifikasi bayi
5. Lembar persetujuan
6. Lembar kematian 

 Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif

 Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan
 Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite
Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait 

Persiapan
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.

 Rawat jalan : 2003 – 7 tahun   = Tahun 1996

 Rawat Inap  : 2003 – 12 tahun = Tahun 1991                         

2. Dibuat TIM PENILAIAN à SK.Direksi

 Ka. Rekam Medis                                             - Panitia Rekam Medis

 Perawat Senior                                 - Komite Medik
 Petugas terkait

3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN à SK Direksi

 Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

4. Disiapkan form pertelaan :

No No. Rekam Medis Tahun Jangka Waktu Diagnosa Akhir
.

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

BERITA ACARA PENYUSUTAN

SK…./…/… 2004
Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2004 bertempat di halaman parkir RS XXXX yang
berlokasi di                     Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan
pemusnahan berkas Rekam Medis pasien  Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000 berkas
( dengan perincian terlampir ) .