i

MANAJEMEN PERKANTORAN PENDIDIKAN

 

MAKALAH
untuk memenuhi tugas mata kuliah
Dasar-dasar Manajemen Pendidikan
yang diampu oleh Ibu Dra. Djum Djum Noor Benty, M.Pd. dan Ibu Rochmawati,
S.Pd., M.Pd.
 

Disusun oleh:

Afiq Maulana                    NIM 190131601000

Ahmad Furqon Akhbar     NIM 190131601242
Alroy Reynaldo Susetyo   NIM 190131601251
Faidh Nur Faizi           NIM 190131601000

 
 
 

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
PROGRAM STUDI S1 ADMINISTRASI PENDIDIKAN
SEPTEMBER 2019

i
 i

KATA PENGANTAR

         Puji syukur kami panjatkan kepada tuhan yang maha esa atas rahmat dan
hidayahnya yang dilimpahkan kepada kami semua. Terutama rekan-rekan jurusan
Administrasi Pendidikan karena kami bias menyelesaikan makalah Manajemen
Perkantoran Pendidikan ini dengan tanpa hambatan ini bisa berguna dan bermanfaat
bagi kita dan teman-teman jurusan Administrasi Pendidikan.

         Kami tentu menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan
masih banyak terdapat kesalahan serta kekurangan didalamnya. Untuk itu, kami
mengharapkan kritik dan saran dari pembaca dan dari dosen pengampu untuk
makalah ini. Supaya makalah ini nantinya dapat menjadi makalah yang lebih baik
lagi. Kemudian apabila terdapat banyak kesalahan pada makalah ini penulis mohon
maaf yang sebesar-besarnya.

         Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak khususnya kepada
dosen Dasar-dasar Manajemen Pendidikan kami yang telah membimbing dalam
menulis makalah ini.

Malang, 19 November 2019

i
    Penyusun                         

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................................i
DAFTAR ISI.................................................................................................................ii
DAFTAR TABEL........................................................................................................iii
DAFTAR GAMBAR....................................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN..............................................................................................1
A. Latar Belakang.............................................................................................................1
B. Rumusan Masalah.......................................................................................................1
C. Tujuan..........................................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN...............................................................................................3
A. Pengertian Manajemen Perkantoran Pendidikan..........................................................3
B. Prinsip, Fungsi, dan Tujuan Manajemen Perkantoran..................................................4

ii
 C. Sistem dan Prosedur Kerja Kantor...............................................................................7
D. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Di Lembaga Pendidikan..............................8
E. Peranan & Asas Perkantoran......................................................................................13
F. Unsur-Unsur Perkantoran...........................................................................................14
G. Korespondensi Kantor................................................................................................16
H. Pelayanan Telepon dan Menelepon............................................................................19
I. Arsip dan Pengarsipan................................................................................................20
K. Teknologi Informasi Dalam Perkantoran Modern......................................................27
L. Tenaga Administrasi Sekolah...................................................................................28
BAB III PENUTUP.....................................................................................................41
DAFTAR RUJUKAN..................................................................................................43

DAFTAR TABEL

2.2 Tabel Standar Tenaga Administrasi

iii
 DAFTAR GAMBAR

i
26i
28i

iv
 1

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manajemen Perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya penjurusan
dan pengawasan dari sebuha kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus
dengan cara yang sehemat-hematnya. Peralatan yang canggih tentu bertujuan
untuk  efektifitas dan efesiensi atau hemat dalam segalanya. Dari Manajemen
Perkantoran dapat kita mengetahui fungsi kantor dalam birokrasi
kepemerinatahan, dalam perusahaan,  pengertian kantor, aspek-aspek
manajemen perkantoran, tugas seorang manajemen perkantoran serta
pengawasannya.
Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap
aktivitas ketatausahaan dari suatu kantor untuk mencapai tujuan dengan cara
seefisien mungkin yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut
berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor
disebut dengan manajemen perkantoran.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari manajemen perkantoran pendidikan?
2. Apa prinsip, fungsi, dan tujuan manajemen pendidikan?
3. Bagaimana Sistem dan prosedur kerja kantor?
4. Apa ruang lingkup manajemen perkantoran di lembaga pendidikan?
5. Apa unsur-unsur manajemen pendidikan?
6. Apa peranan dan asas perkantoran?
7. Apa korespondensi kantor?
8. Bagaiaman pelayanan telepon dan menelepon?
9. Apa arsip dan pengarsipan?
10. Bagaimana tata ruang kantor sekolah?
11. Bagaimana teknologi informasi dalam perkantoran modern?
12. Bagaimana tenaga administrasi sekolah?
C. Tujuan
1. Mengetahui pengertian dari manajemen perkantoran pendidikan.

1
2. Mengetahui prinsip, fungsi, dan tujuan manajemen pendidikan.
3. Mengetahui sistem dan prosedur kerja kantor.
4. Mengetahui ruang lingkup manajemen perkantoran di lembaga pendidikan.
5. Mengetahui unsur-unsur manajemen perkantoran pendidikan.
6. Mengetahui peranan dan asas perkantoran
7. Mengetahui korespondensi kantor.
8. Mengatahui pelayanan telepon dan menelepon.
9. Mengetahui arsip dan pengarsipan.
10. Mengetahui tata ruang kantor sekolah.
11. Mengetahui teknologi informasi dalam perkantoran modern.
12. Mengetahui tenaga administrasi sekolah.

2
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen Perkantoran Pendidikan
Menurut Gunawan dan Benty (2017:431) kantor adalah tempat atau
ruang penyelenggaraan kegiatan pengumpulan pencacatan, pengolahan,
penyimpanan, ydan pendistribusian, atau penyajian data dan informasi.
Manajemen perkantoran pendidikan menurut Gunawan dan Benty (2017:432)
adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
pendidikan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakanya
agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan, terlebih dahulu ini
bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan organisasi dari
sejak penciptaanya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya
kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahanya kalau usang.
Sedangkan menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2011:4) manajemen
perkantoran pendidikan merupakan rangkaian proses/aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan, menggerakkan, serta mengawasi sumber daya manusia
atau non manusia untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan
efisien.
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa
manajemen perkantoran adalah proses perencanaan, pengoraganisasian,
pengerakan, dan pengawasan terhadap suatu proses pekerjaan manusia di
lingkup pendidikan perkantoran untuk mencapai tujuan pendidikan yang
efektif dan efisien.
 Disuatu organisasi manajemen perkantoran bukanlah merupakan
kegiatan utama, karena manajemen perkantoran pendidikan hanya berupa
aspek pendukung yang mempengaruhi terselenggaranya kegiatan atau
pelayanan yang diterima pelanggan dari sebuah organisasi. Di suatu sekolah
manajemen perkantoran memiliki peran yang strategis untuk menjembantani
antara pelanggan sekolah, pelanggan sekolah terdiri dari peserta didik,
masyarakat, dan stakeholders.

3
B. Prinsip, Fungsi, dan Tujuan Manajemen Perkantoran
Menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2011:8) prinsip merupakan asas,
yaitu kebenaran yang menjadi dasar dalam berpikir dan bertindak. Prinsip
dalam manajemen perkantoran berfungsi sebagai petunjuk praktis yang dalam
pedoman pelaksanaan pekerjaan kantor.                                                    
Menurut Gunawan dan Benty (2017:436) Prinsip-prinsip manajemen
perkantoran pendidikan adalah:
1. Perencanaan Kerja
Dalam pekerjaan, sebuah perencanaan harus direncanakan dengan
sebaik mungkin dengan menerapkan prinsip 5W + 1H. Dengan sebuah
perencanaan yang baik dan teratur, akan mencapai hasil yang diharapkan
dan bisa lebih baik apa yang diharapkan.
2. Pengorganisasian Kerja
Pengorganisasian harus ditata dan disusun dengan baik, karena
pembagian tugas dan jadwal pelaksanaan pekerjaan harus tersusun dengan
rapi, arus pekerjaan dengan spesifikasi dengan jelas, sehingga pelaksanaan
pekerjaan dapat dilihat dengan jelas, dan terjamin penyelesaianya dengan
cara paling produktif, efektif, dan efisien.
3. Kepemimpinan kerja
Memimpin adalah suatu seni dalam mempengaruhi dan mengarahkan
orang lain agar mereka mau berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak
dicapai oleh kelompoknya. Maka dari itu, seorang pemimpin harus bisa
mempengaruhi dan mengarahkan atau setidaknya memotivasi para
bawahanya agar mau bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan baik
4. Pengendalian Kerja
Pengawasan pekerjaan yang paling efektif adalah dengan pengendalian
internal karena jika pengendalian internal baik maka dalam diri pelaksana
tumbuh dan berkembang dengan baik. Sebaliknya jika melakukan
pengendalian eksternal secara berlebihan dibandingkan pengendalian
internalnya maka akan hanya menguras energi, waktu, dan emosi yang

4
 tinggi. Sehingga dalam proses manajemen prinsip ini menjadi prinsip yang
sangat penting. 
5. Komunikasi Efektif
Sebuah komunikasi yang baik itu penting, karena seluruh prinsip yang
ada di nomor sebelumnya akan terhambat atau pun tidak terlaksana bila
tidak adanya komunikasi yang baik. Pemimpin mempunyai posisi paling
penting dalam suatu komunikasi, seorang pemimpin harus dapat
menciptakan suasana kantor yang kondusif bagi para bawahanya agar dapat
berlangsungnya komunikasi yang terbuka, jujur, produktif, dan beretika
yang baik. Komunikasi di kantor sebaiknya tidak perlu terlalu formal
ataupun birokratis, sehingga inovasi dari berbagai pihak dapat terus
berjalan.
6. Tatanan Kantor
Penataan kantor harus ditata dengan baik agar bisa menjamin
keberlangsungan urusan kantor secara produktif. Tata ruang kantor harus
direncakan secara keilmuan untuk menghindari gerakan-gerakan yang tidak
diperlukan, keterlambatan dan kesukaran dalam menggapai bahan-bahan
pekerjaan. mendayagunakan seluruh fasilitas kantor atau sarana dalam
kantor harus memperhatikan prinsip efektif dan efisien.
7. Peningkatan Mutu Layanan
Peningkatan mutu layanan harus bisa terus diupayakan agar
bisa lebih efektif dan efisian, seperti dalam sistem dan prosedur kantor.
Standar kualitas dan kuantitas juga perlu digunakan dan dikembangkan
sesuai dengan kebutuhan kantor, maka dari itu pemimpin kantor harus terus
bisa mengupayakan berbagai peningkatan mutu pelayanan dengan
berbagai upaya agar dapat menghasilkan cara paling terbaik dalam
menjamin pencapaian hasil yang maksimal, karena pada hakikatnya
pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang bersifat layanan jasa.

5
 Menurut Gunawan dan Benty (2017:438) kantor juga mempunyai
fungsi sebagai berikut.
1. Menerima Informasi
Kantor berfungsi menerima segala macam bentuk informasi, seperti
surat, panggilan telepon, dan juga semua laporan tentang segala macam
kegiatan penyelenggaraan pendidikan di sekolah.
2. Merekam Informasi
Merekam dan menyimpan informasi agar informasi tersebut dapat
sesegera mungkin disiapkan apabila kepala sekolah memintanya.
3. Mengatur Informasi
Mengatur segala macam informasi secara sistematis agar informasi
tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal.
4. Memberi Informasi
Memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan, informasi
bisa diberikan secara lisan atau tertulis.
5. Melindungi Aset
Segala macam bentuk informasi dan data yang diterima oleh kantor
adalah aset kantor tersebut. Kantor harus melindungi aset agar tidak jatuh
pada pihak-pihak yang salah. 
6. Fungsi Hubungan Masyarakat
Ketika masyarakat datang ke sekolah tempat pertama yang di datangi
adalah kantor.
C. Sistem dan Prosedur Kerja Kantor
  Menrurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008:1362) sistem merupakan
perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu
totalitas. Menurut Gunawan dan Benty (2017:440)  metode atau sistem yang
dapat digunakan di sekolah sebagai berikut.
1. Black box Approach, Suatu sistem di mana input dan outputnya dapat
didefinisikan , tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi.
Sistem ini terdapat dalam subsistem tingkat terendah.

6
 2. Analitic System, metode yang mencoba untuk melihat hubungan
seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem
yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidakefektifan
biaya.
Menurut Stallings dalam Gunawan dan Benty (2017:440) prosedur
merupakan urutan dari sebuah tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan
tentang apa yang akan dikerjakan, siapa yang mengajarkan, kapan dikerjakan,
dan bagaimana mengerjakannya. Prosedur kerja disusun untuk memudahkan
suatu pekerjaan. 
Menurut Gunawan dan Benty (2017:441) dalam penyusunan prosedur
kerja membutuhkan beberapa prinsip, yaitu:
1. Rasional, prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami.
2. Sistematis, prosedur kerja harus teratur dan berurutan serta berkaitan
satu sama lain.
3. Operasional, menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat
dikerjakan dan bersifat teoritis.
4. Menggunakan jarak terpendek, setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak
tidak melalui jalur atau jenjang yang pekerjaan.
5. Menekankan pada prinsip kerja, semua pekerjaan yang saling
berkaitan ditempatkan secara berururtan. 
D. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Di Lembaga Pendidikan
Menurut Whitehead dalam Gunawan dan Benty(2017:442)
mengemukakan bahwa terdapat lima bidang kegiatan utama kantor yaitu: (1)
kegiatan komunikasi; (2) kegiatan kalkulasi; (3) pengolahan dokumen; (4)
penyusunan laporan; (5) kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.Pekerjaan
manager pendidikan(dalam konteks ini ialah kepala sekolah) adalah menilai
dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan yaitu dengan cara pengawasan
yang diperoleh melalui: (1) developing performance standard ( perkembangan
tingkat atau derajat pekerjaan); (2) Measuring performance ( pengukuran hasil

7
pekerjaan); (3) evaluating results ( penilaian hasil pekerjaan); dan (4) taking
corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).
1. Developing performance standard, adalah pekerjaan yang harus
diselesaikan oleh manager pendidikan( kepala sekolah) dalam
menetapkan alat-alat pengukuran (yard-stick).Kepala sekolah dengan
alat itu menilai hasil pekerjaaan orang yang harus melapor kepadanya.
2. Measuring performance, adalah kepala sekolah menetapkan status
pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan yang telah selesai.Hal ini dapat
dicapai melalui pengamatan,laporan,dan catatan berbagai kegiatan.
3. Evaluating result, adalah kepala sekolah menetapkan arti perbedaan-
perbedaan dan pengecualian-pengecualian dengan cara membandingkan
hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan.
4. Taking corrective action, adalah kepala sekolah meluruskan dan
mengadakan perbaikan terhadap penyimpanan yang terjadi.
Menurut Akiri (2013) menyatakan bahwa “ As the principal occupies a
very significant position in the school system, for him to be effective, he
needs among others; drive energy, vision, personality, and management
in conflict resolution technique…”
Fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang merupakan pekerjaan
manager pendidikan (kepala sekolah) adalah:
1. Perencanaan (Planning)
Hal-hal yang berkaitan dengan tahap ini adalah: (1)
menjelaskan,memantapkan dan memastikan tujuan yang akan dicapai;
(2) meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan datang;
(3) memperkirakan kondisi-kondisi pekerjaan yang dilakukan; (4)
membuat kebijaksanaan,prosedur,standar,dan metode-metode untuk
pelaksanaan kerja; (5) memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan
terjadi; dan (6) mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil
pengawasan.

8
2. Pengorganisasian (Organizing)
Manager pendidikan ( kepala sekolah) melakukan tugasnya dengan : (1)
membagi pekerjaan ke dalam tugas operasional; (2) mengelompokan
tugas ke dalam posisi secara operasional; (3) menggabungkan jabatan
operasional ke dalam unit yang saling berkaitan ; (4) memilih dan
menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai; (5) menjelaskan
persyaratan dari setiap jabatan; (6) menyesuaikan wewenang dan
tanggung jawab bagi setiap angota; (7) menyedikan berbagai fasilitas
untuk pegawai;dan (8) menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk
hasil pengawasan.
3. Penggerakan (Actuating)
Kegiatan kepala sekolah dalam hal ini meliputi kegiatan: (1) melakukan
kegiatan pastisipasi dengan senang hati terhadap semua
keputusan,tindakan atau perbuatan; (2) mengarahkan dan menantang
orang lain agar bekerja sebaik-baiknya; (3) memotivasi anggota; (4)
berkomunikasi secara efektif; (5) meningkatkan anggota agar memahami
potensinya secara penuh; (6) memberikan imbalan penghargaan terhadap
pekerja yang melakukan pekerjaan dengan baik; dan (7) mencukupi
keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya.
4. Pengendalian (Controlling)
Kepala sekolah selanjutnya melakukan kegiatan pengendalian kepala
sekolah berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk
pengawasan.Kegiatan kepala sekolah dalam pengendalian adalah : (1)
membandingkan hasil-hasil pekerjaan dengan rencana secara
keseluruhan; (2) menilai hasil pekerjaan dengan standar hasil kerja; (3)
membuat media pelaksanaan secara tepat; (4) memberitahukan media
pengukur pekerjaan; (5) memindahkan data secara terperinci agar dapat
terlihat perbandingan dan penyimpangan; (6) membuat saran tindakan-
tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggotan; (7) memberitahu anggota-

9
 anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian penjelasan;dan (8)
melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.
Sementara itu Terry dalam Gunawan dan Benty (2017:443)
Mengemukakan bahwa ruang lingkup kerja manajemen pekantoran ialah: (1) tata
ruang kantor; dan (2) tata persuratan dan kearsipan.
1. Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat dan tempat kerja secara
tepat yang membuat kepuasan bekerja.adapun syarat-syarat tata ruang kantor
adalah: (1) kebersihan; (2) luas ruang kantor tidak boleh dijejali pegawai; (3)
temperatur atau suhu udara cukup; (4) ventilasi dalam ruangan harus
diperhatikan; (5) penerangan cahaya harus cukup; (6) fasilitas
kesehatan,kamar kecil,toilet harus dijaga kebersihannya; (7) air minum harus
disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus; (8) tempat duduk
untuk keperluan ketika sedang bekerja; (9) lantai,gang,dan tangga agar orang
tidak mudah tergelincir atau jatuh; (10) mesin,bagian mesin yang berbahaya
harus diberi pelindung; (11) kotak obat harus tersedia; dan (12) penjagaan
kebakaran harus tersedia di tempat yang terjangkau dan sarana untuk
melarikan diri dari kebakaran harus memadai.
2. Tata Persuratan dan Kearsipan
Surat adalah penyataan tertulis dalanm segala bentuk dan corak yang
digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi
kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Surat-surat
diciptakan organisasi dalam rangka pelaksanaan operasional manajemen,harus
diatur dengan sistem pengurusan surat dengan baik,mencakup kegiatan
penerimaan,pengiriman,pengarahan,dan pendistribusian.
Orang-orang yang terlibat dalam tata persuratan adalah penerima atau
pengirim surat,pengarah surat,pengelola surat,dan penata arsip surat.
Berikut adalah jenis-jenis surat berdasarkan isinya adalah:
a. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal
penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi.

10
 b. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan
kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.
c. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh
bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang berisi catatan
singkat tentang tugas.
d. Surat pegantar adala surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat
yang berisi penjelasan singkat tentang surat,dokumen dan atau
barang,bahan lain yang dikirimkan.
e. Surat kawat atau telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-
kata biasa dan kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan
melalui telegraf.
f. Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan
oleh pejabat yang berwenang.
g. Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan atau petunjuk cara
melaksanakan peraturan perundang-undangan atau perintah yang telah ada.
h. Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk
menghadiri acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
i. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang
berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
j. Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk
bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.
k. Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai
sesuatu hal yang ditunjukan mengenai pegawai atau masyrakat umum.
l. Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawabkan
atau perytaan tersebut.
m. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak
menimbulkan keraguan,
n. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau
peristiwa mengenai waktu,tempat,keterangan,dan petunjuk lain sehubungan
dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

11
 Penataan terhadap pelaksanaan perkantoran harus berujung pada efisiensi.
Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbangdingan terbaik antara usaha dan
hasil yang dicapai.Menurut Gunawan dan Benty (2017:445) ada lima unsur
sumber kerja sehubungan dengan efisiensi dalam pelaksanaan perkantoran
pendidikan yaitu: (1) pikiran untuk mencapai cara yang termudah; (2)
tenaga,untuk mencapai cara yang teringan;(3) waktu untuk mencapai cara yang
tercepat; (4) ruang, untuk mencapai cara yang terdekat; dan (5) benda,untuk
mencapai cara yang termurah
1. Pemaikan Pikiran
Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual,hendaknya
memakai sarana yang memudahkan pembacaan atau penangkapan
mata, ,misalnya dalam menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyakatan
dalam bentuk angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah ditangkap
oleh mata.
2. Pemakaian Tenaga
Pekerjaan jasmani atau tenaga sedapatnya diubah menjadi pekerjaan
otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan mekanis,misalnya
membubuhkan keterangan tertentu pada file-file,hendaknya diubah
dari tulisan tangan menjadi pembubuhan dengan stempel,dalam
mengandakan file hendaknya diusahakan dengan mesin listrik
(copy).
3. Pemakaian Waktu
Hari,bulan dan tahun hendak nya direncanakan pemakaiannya
dengan sebaik-baiknya,sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda
atau terbengkalai.
4. Pemakaian Ruang
Alat-alat pelengkapan kantor hendaknya diletakkan dekat dengan
pegawai yang paling sering menggunakannya untuk mengurangi
jarak mondar-mandir yang banyak.
5. Pemakaian Benda ( Termasuk Uang)

12
 Sekolah dalam pembelian barang-barang administrasi hendaknya
waspada agar tidak terperangkap dalam pengamatan semu. Misalnya
membeli alat tulis yang harganya memang murah tetapi kegunaan
dan tahan lama alat tersebut sangat rendah.
E. Peranan & Asas Perkantoran
Pekerjaan kantor mempunyai peranan yang penting dengan kegiatan
kantor karena pekerjaan kantor merupakan sebuah fungsi yang memberikan
bantuan melalui berbagai aktivitas suatu kantor dan merupakan urat nadi setiap
kantor. Maksudnya seluruh kegiatan manajerial planning, organizing, actuating,
controlling tergantung dari pelayanan kantor yang bersifat membantu.
Menurut Zulkarmain dan Sumarsono (2015:10) Pekerjaan kantor perlu
dikelola seefektif dan seefisien mungkin untuk mewujudkan hal tersebut memang
tidaklah mudah.Berikut ini beberapa asas yang dapat dijadikan pedoman dalam
menjalankan administrasi perkantoran pendidikan menurut Zulkarmain dan
Sumarsono (2015:10).
1. Asas Ketepatan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dengan cara tepat waktu
dan sesuai dengan prosedur yang ada. Dengan tepat waktu dan taat pada
prosedur yang berlaku maka segala pekerjaan kantor akan berjalan secara
efektif dan efisien.
2. Asas Penyerderhanaan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dengan cara sederhana dan
semudah mungkin untuk itu sangat diperlukan adanya Standart
Operational Procedur (SOP) atau Prosedur Operasional Standar (POS).
Sehingga akan memangkas proses yang panjang.
3. Asas Penghematan
Pekerjaan kantor diupayakan dapat menjalankan pekerjaan dengan
cara sehemat mungkin,yakni cara paling mudah (menghemat
pikiran),yang paling ringan (menghemat gerak dan tenaga),yang paling

13
 cepat (menghemat waktu),yang paling dekat (menghemat ruang),yang
paling murah menghemat biaya).
4. Asas Penghapusan
Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan
hasil kerja harus dihapus atau dihilangkan.
5. Asas Fleksibel
Supaya pekerjaan tidak terbengkalai maka semua pekerjaan sebisa
mungkin dikerjakan oleh seluruh pegawai, sehingga ada pegawai yang
berhalangan hadir maka pekerjaan itu bisa dikerjakan oleh rekannya yang
lain.
F. Unsur-Unsur Perkantoran
Menurut Gie (1970:12) manajemen perkantoran terdiri dari delapan unsur :
1. Pengorganisasian
Organisasi adalah suatu tempat berkumpulnya sekelompok orang
untuk bekerjasama dengan memanfaatkan sumbe daya yang ada.Di dalam
organisasi terdapat kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan,
penyusunan, pembagian tugas dari suatu usaha kerjasama dalam upaya
untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Manajemen
Manajemen adalah suatu proses mengatur sesuatu yang dilakukan
oleh sekelompok orang atau organisasi untuk mecapai tujuan bersama.
Kegiatan dalam manajemen adalah untuk menggerakan segenap orang
serta mengarahkan semua fasilitas untuk mencapai tujuan yang
ditentukan.
3. Tata hubungan/komunikasi
Komunikasi adalah suatu aktivitas penyampaian informasi baik itu
ide,dan gagasan dari suaru pihak ke pihak lainya.Komunikasi dalam
administrasi dapat dilakukan secara verbal melalui bahasa tubuh maupun
secara tertulis.
4. Kepegawaian

14
 Kepegawaian adalah proses yang berhubungan dengan pengaturan
tenaga kerja di dalam organisasi.Proses kepegawaian dalam organisasi
dimulai dari penerimaan, pengangkatan, penempatan, pembimbingan,
pengarahan, pemberhentian, promosi.
5. Keuangan
Keuangan dalam administrasi adalah suatu yang berkaitan dengan
pembiayaan di dalam hubungan kerja sama,diantaranya; cara
mendapatkan biaya,pertanggung jawaban biaya, pengelolaan segi
pembayaran,penentuan sumber-sumber biaya.
6. Perbekalan
Perbekalan adalah kegiatan yang berhubungan dengan
perlengkapan dan peralatan yang diperlukan organisasi.Beberapa
kegiatanya adalah pengadaan barang,penyimpanan barang,hingga
penghapusan barang yang tidak dipelukan.
7. Tata Usaha
Ketatausahaan dalam administrasi adalah kegiatan yang berkaitan
dengan pelayanan atas penyelenggaraan usaha.Misalnya pencatatan,
penyimpanan pengiriman dan lain-lain biasa nya kegiatan tata usaha ini
disebut dengan office work.
8. Hubungan masyarakat (Humas)
Hubungan masyarkat atau public relations adalah suatu bagian dari
organisasi yang fungsinya untuk melakukan interaksi hubungan,dan
kerjasama masyarakat yang terkait dengan organisasi tersebut.Tujuan dari
kegiatan humas adalah untuk mendapatkan dukungan penuh dari
masyarkat terhadap organisasi tersebut.
G. Korespondensi Kantor
Korespondensi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah perihal surat
menyurat. Menurut Gunawan & Benty (2017) surat adalah salah satu sarana
komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, instansi,
atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Seiring

15
 dengan berkembangnya teknologi komunikasi dan informasi, kegiatan surat
menyurat saat ini tidak tidak hanya dilakukan dengan media kertas, tetapi juga
menggunakan surat elektronik yang dapat dikirim dengan media pos elektronik
(ponsel) jaringan internet. Surat lembaga yang dikeluarkan oleh organisasi
disebut surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi
atau lembaga resmi.
Menurut Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan dalam Gunawan &
Benty (2017) fungsi surat dinas adalah: (1) sebagai data organisasi, oleh sebab
itu surat dinas dapat dipandang sebagai cerminan organisasi yang mengirimnya;
(2) sebagai dokumen, karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika
diperlukan; (3) sebagai pedoman kerja, seperti surat perjanjian; (4) sebagai
bukti tertulis, terutama surat-surat perjanjian; dan (5) sebagai alat bukti yang
dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti surat-surat
tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi landasan yuridis dan
administratif.
Menurut Gunawan & Benty (2017) bagian-bagian lazim yang ada dalam
surat dinas adalah kepala surat, tanggal surat, nomor surat, sifat surat, lampiran,
hal atau perihal, alamat dalam, kalimat pembuka, isi surat, kalimat penutup, nama
jabatan, nama dan nomor induk pegawai penanda tangan surat, dan tembusan.
Bagian-bagian tersebut memiliki fungsi masing-masing penggunaan dan teknik
pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-masing organisasi.

16
 Keterangan:
1. Kepala Sekolah
2. Logo lembaga
3. Tanggal surat
4. Nomor surat
5. Sifat surat
6. Perihal surat
7. Lampiran
8. Penerima surat
9. Alamat dalam
penerima surat
10. Kalimat pembuka
11. Isi surat
12. Kalimat penutup
13. Nama jabatan pengirim
surat
14. Nama pejabat pengirim
surat
15. Nomor induk pegawai
pejabat pengirim surat
16. Tembusan surat (jika
diperlukan)

Gambar 2.1 Format Surat Dinas

Sumber: Dasar-dasar Manajemen Pendidikan

Menurut Benty dalam Gunawan & Benty (2017) penyusunan surat yang baik
harus memenuhi syarat-syarat, yaitu: (1) harus disusun dengan mengikuti teknik yang
benar, misalnya letak bagian-bagian surat atau bentuk surat yang tepat sesuai dengan
pedoman, pengetikan benar, jelas, bersih, rapi, dan pemakaian kertas yang benar
sesuai dengan jenis, ukuran, serta warnanya; (2) isi surat harus dinyatakan secara
ringkas, jelas, dan ekplisit; dan (3) bahasa yang digunakan harus baku dan efektif,
sedapat mungkin menghindari pemakaian kata asing.

17
 Gambar 2.2 Jenis Lipatan Surat Dinas
Sumber:Dasar-dasar Manajemen Pendidikan

Korespondensi di sekolah diatur oleh kepala tata usaha sekolah, namun hal ini
bergantung dari sekolah yang bersangkutan. Menurut Soerjani dalam Gunawan &
Benty (2017) petugas yang menangani korespondensi adalah (1) agendaris,
petugas yang membuka surat dan membukukannya pada buku agenda; (2)
arsiparis, petugas yang menerima dan menyimpan, mengurus, merawat, dan
melayani bila ada yang meminjam atau memerlukan; (3) ekspeditor, petugas yang
mengatur pengiriman atau distribusi surat dengan menggunakan buku ekspedisi;
(4) kurir atau caraka, petugas yang mengantar dan menyampaikan surat; dan (5)
pengganda, yang terdiri dari juru ketik, juru stempel, dan juru foto kopi.

18
H. Pelayanan Telepon dan Menelepon
Menurut Gunawan dan Benty (2017) pelayanan telepon merupakan pemberian
layanan secara tidak langsung (tidak tatap muka) dengan menggunakan media
telepon. Telepon adalah alat komunikasi yang cepat untuk dapat menerima dan
menyampaikan informasi. Telepon merupakan alat komunikasi yang cepat untuk
menerima dan menyampaikan informasi sekolah, sehingga memerlukan orang
yang ramah, sopan, dan dapat menerima serta menyampaikan informasi sekolah
kepada penelepon.
Menurut Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan dalam Gunawan &
Benty (2017) persiapan yang perlu dilakukan dalam menerima dan melayani
telepon serta menelepon, yaitu:
1. Menyiapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis, serta meletakkannya
di dekat pesawat telepon, agar mudah dijangkau bila memerlukannya sambil
memegang telepon.
2. Membuat satu daftar khusus nomor-nomor telepon penting yang sering
dibutuhkan, dan sediakanlah selalu di meja kerja untuk memudahkan bila
sewaktu-waktu diperlukan.
3. Memahami bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon
interlokal, baik dalam maupun luar negeri.
4. Tidak diperkenankan menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi.
5. Percakapan telepon harus selalu dilakukan dengan sopan, hati-hati, dan
usahakanlah jangan menyela atau memutuskan pembicaraan.
6. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka, ramah, sewajarnya, menggunakan
kata singkat dan jelas dengan nada dan volume suara yang teratur.
7. Berusaha untuk cepat memahami maksud pembicara dan berilah kesan bahwa
penelepon diperhatikan dan dibantu.
8. Jangan menampakkan kesan sibuk pada waktu menerima telepon.
9. Jangan terlalu cepat dalam berbicara, batasi pada masalah yang penting,
usahakan pembicaraan lancar.
10. Hindari penyampaian informasi rahasia, dan masalah yang bersifat pribadi.

19
I. Arsip dan Pengarsipan
Arsip secara etimologis berasal dari Bahasa Belanda archief, yang berarti
menyimpan surat-surat, pengumuman, atau catatan-catatan yang selesai
digunakan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia arsip adalah dokumen tertulis
yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara, ditempat khusus untuk
referensi.
Menurut Gunawan & Benty (2017) ada dua kategori arsip, yaitu arsip
statis dan arsip dinamis. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaran administrasi organisasi. Sedangkan arsip
dinamis adalah arsip yang dipergunaka secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi organisasi.
Menurut Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan dalam Gunawan &
Benty tahap-tahap atau siklus arsip adalah:
1. Tahap Penciptaan
Pada tahap ini arsip dibuat, kemudian digunakan sebagai media
penyampai informasi. Fungsinya adalah sebagai pengawasan. Ada dua cara
pembuatan arsip, yaitu: (1) diterima dari organisasi atau orang berasal dari
luar organisasi; dan (2) dapat dibuat secara internal oleh orang dalam
orgnisasi.
2. Tahap Pemanfaatn Arsip
Pada tahap ini arsip dikategorikan sebagai arsip dinamis. Arsip
dinamis dibagi lagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis
pasif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih
sangat tinggi dalam dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sehari-
hari. Sedangkan arsip dinamis pasif adalah arsip dinamis yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun atau jarang digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi.

20
3. Tahap Penyimpanan dan Penemuan Kembali
Dalam tahap ini arsip disimpan untuk digunakan kembali sewaktu-
waktu jika dibutuhkan di kemudian hari.
4. Tahap Pemindahan
Dalam tahap penyimpanan, sebuah arsip mungkin saja dicari dan
digunakan secara terus-menerus. Arsip dalam hal ini disebut arsip dinamis
aktif. Namun, arsip yang tidak selalu secara terus-menerus digunakan,
sehingga perlu dimusnahkan dan/ atau dipindahkan. Hal yang perlu
dipertimbangkan bahwa sekali arsip dapat beralih dari aktif menjadi pasif,
tetapi keberadaannya masih dalam lingkungan kantor.
5. Tahap Pemusnahan
Merupakan tahap akhir dalam dalam siklus arsip. Beraneka ragam
cara dapat digunakan untuk meniadakan arsip. Cara itu dari yang sederhana
sampai dengan yang mahal, misalnya dengan menggunakan mesin.
Menurut Soerjani dalam Gunawan & Benty (2017) sistem
pengarsipan dapat diselenggarakan dengan lima sistem, yaitu:
1. Sistem Abjad
Sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem pengarsipan yang
lain. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama organisasi, nama orang, nama
instansi, nama tempat, atau nama barang. Sistem abjad merupakan sistem
pengarsipan yang paling banyak digunakan.
2. Sistem Subjek
Sistem subjek merupakan menyusun arsip berdasarkan
kegiatan,urusan, atau masalah yang termuat dalam arsip. Penerapan sistem
subjek dengan kata lain staf menentukan terlebih dahulu permasalahan
pokok dari arsip, kemudian masalah-masalah tersebut dikelompokkan
menjadi satu subjek, lalu dikembangkan menjadi sub-pokok. Sistem abjad
disebut juga sistem pengarsipan langsung (direct filing system).

21
 3. Sistem Nomor
Sistem nomor pada prinsipnya sama dengan sistem abjad, hanya nama-
nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor. Sistem nomor disebut
juda dengan sistem pengarsipan tidak langsung (indirect filing system), karena
sebelum menentukan nomor yang diperlukan, juru arsip harus terlebih dahulu
membuat daftar kelompok masalah seperti pada sistem subjek, baru kemudian
diberi nomor dibelakangnya.
4. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah dengan menyimpan arsip berdasarkan daerah
atau pembagian wilayah dari mana arsip itu berasal. Misalnya pokok
permasalahannya mengambil wilayah provinsi, kemudian sub masalahnya
mengambil nama kota atau kabupaten dalam provinsi tersebut. Selanjutnya
baru nama orang atau lembaga dimana arsip itu diperoleh.
5. Sistem Kronologis
Sistem kronologis digunakan untuk arsip yang disusun menurut urutan
tanggal masuk dan keluarnya arsip. Arsip yang masuk terlebih dahulu di
tempatkan paling depan., sedangkan arsip yang masuk selanjutnya diletakkan
sesuai urutan masuk atau keluarnya.

Tabel 2.1 Contoh Jadwal Retensi Arsip di Sekolah

Sumber : Dasar-dasar Manajemen Pendidikan

22
J. Tata Ruang Kantor Sekolah

Pendidikan dalam zamannya selalu mengalami perkembangan, baik secara

fisik maupun non fisik. Salah satu perkembangan bentuk fisik yaitu berupa ruang
kantor sekolah yang juga memerlukan penataan supaya dapat difungsikan dengan
baik serta efektif dan efesien. Menurut Gunawan dan Benty (2017:463) Tata ruang
kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan
tempat kerja pada ruangan yang tersedia, yang dapat memberikan kenyamanan dan
kepuasan kerja bagi para pegawai.
Menurut Zulkarnain dan Sumarsono dalam Gunawan dan Benty (2017:462)
Dalam sebuah kantor bisa dibilang lengkap jika terdapat :
1. Adminitrasi fisik, berupa manajemen pergedungan dan ruangan;
2. Adminitrasi personalia, yang mengelola seluruh personil kantor;
3. Administrasi ketata-usahaan, yang berupa pencatatan dan penyusunan
informasi yang memiliki nilai atau kegunaan untuk disimpan.
Menata tata ruang kantor tidak semata-mata dilakukan tanpa dasar, tetapi
juga harus memperhatikan hal yang harus dipenuhi. Menurut Gunawan dan Benty
(2017:462-463) Beberapa pedoman dasar dalam etika perkantoran, yang dapat
disingkat dengan akronim IMPACT:
a. Integrity (berintegritas, bertindak jujur, dan benar)
b. Mammers (cara atau bersikap tidak egois, tidak kasar, dan disiplin)
c. Personality (memiliki kepribadian nilai, sikap, dan pendapat sendiri)
d. Appearance (berpenampilan sopan, dan rapi sebaik mungkin)
e. Concideration (mempertimbangkan dan memahami sudut pandang orang
lain)
f. Tatc (bijaksana yaitu berfikir sebelum bicara)
Selain dasar-dasar dalam menata ruang kantor terdapat juga asas-asas yang
perlu diperhatikan. Menurut Gunawan dan Benty (2017:464) Asas-asas yang harus
diperhatikan dalam tata ruang kantor sekolah, adalah:
a. Asas jarak terpendek
b. Asas rangkaian kerja

23
 c. Asas penggunaan segenap ruangan
d. Asas perbahan susunan tempat kerja
Menurut Gunawan dan Benty (2017:463) Adapun fungsi manajemen
perkantoran adalah:
a. Fungsi rutin, membutuhkan pemikiran mencakup pengarsipan dan
pengadaan, biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang bertanggung
jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari;
b. Fungsi teknis, membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan
perkantoran yang memadahi;
c. Fungsi analisis, membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai
kemampuan untuk mengambil keputusan.
d. Fungsi impersonal, membutuhkan keterampilan yang berhubungan dengan
orang lain.
e. Fungsi manajerial, membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran, dan pemotivasian.
Keindahan dan kerapian dalam menata ruang kantor merupakan hal yang
perlu diperhatikan juga, karena hal ini dapat menunjang semangat pendidik
maupun tenaga pendidik dalam menjalankan tugasnya. Menurut Gunawan dan
Benty (2017:463) Adapun tata ruang kantor yang baik dapat dilihat dari pola
pengaturan lingkungan kerja, yaitu:
a. Lingkungan fisik kantor, meliputi pengaturan letak perabot kantor, kualitas
perlengkapan, dan mesin-mesin kantor.
b. Kualitas faktor yang mendukung tata ruang kantor, seperti cahaya
penerangan, warna, udara, suara, dekorasi, dan kebersihan lingkungan
kantor.
Menurut Gunawan dan Benty (2017:464) Adapun jenis tata ruang kantor
sekolah ada tiga, yaitu kantor terbuka, tertutup dan panoramik.
1. Jenis tata ruang kantor tertutup
Setiap tugas menempati ruangan tersendiri dan terpisah dari satuan tugas
yang lainya. Contoh ruang kantor sekolah dengan jenis tata ruang tertutup.

24
 Gambar 2.3 Tata ruang kantor tertutup
Sumber: http://silsilahke.blogspot.com/2017/02/ruang-perkantoran-
teknologi-perkantoran.html

2. Jenis tata ruang kantor terbuka

Suatu ruangan besar dan luas yang didalamnya terdapat beberapa seksi
atau bagian yang bekerjasama tanpa dibatasi sekat. Contoh ruang kantor
sekolah dengan jenis tata ruang terbuka.

25
 Gambar 2.4 Tata ruang kantor terbuka
Sumber: https://nazmiafifah.blogspot.com/2019/01/jurnal-
pengaturan-layout-kantor-terbuka.html

3. Jenis tata ruang kantor panoramik

Gabungan perkembangan modern dari desain ruangan dengan teknik
terbaru untuk menghasilkan sebuah kantor yang memberikan lingkungan
kerja menyenangkan dan hemat dalam penggunaan ruanganya. Contoh
ruang kantor sekolah dengan jenis tata ruang panoramik

Gambar 2.5 Tata

ruang kantor panoramik
Sumber: https://tumpi.id/4-macam-tata-ruang-kantor-usaha/

K. Teknologi Informasi Dalam Perkantoran Modern

Pendidikan yang berjalan saat ini tidak lepas dari manajemen perkantoran
yang memiliki peran penting, salah satunya yaitu dalam bidang teknologi
informasi. Informasi adalah hasil pengolahan dari sebuah model, formasi,
organisasi, ataupun suatu perubahan, bentuk dari data yang nilai tertentu, dan
bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya.
(Gunawan dan Benty 2017:467).

26
 Adapun keuntungan yang dapat diperoleh dalam penggunaan tekhnologi
informasi bagi kantor sekolah. Menurut Gunawan dan Benty (2017:467) Ada
lima keuntungan meliputi:
1. Meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja;
2. Memberikan keputusan yang lebih pasti;
3. Memperluas akses terhadap pihak lain;
4. Memudahkan pengawasan secara langsung kepada staf;
5. Dapat melakukan evaluasi setiap saat untuk melaksanakan perencanaan
program selanjutnya.
Perputaran sistem dalam organisasi dapat diilustrasikan pada gambar berikut

Gambar 2.6 Perputaran Sistem

Sumber:https://theexplorationofmyworlds.wordpress.com/2012/04/06/
77/
Bagi sebuah kantor yang modern, manfaat yang didapat dari teknologi
komunikasi dan informasi yang berbasis internet banyak dirasakan, yaitu:
1. Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan
yang sangat jauh;
2. Dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan erat dengan
masalah-masalah substansi organisasi-organisasi;
3. Dapat mengambil langsung informasi yang akan dibutuhkan sekolah;
4. Dapat mengurangi penggunaan kertas yang menumpuk;
5. Dapat melakukan teleconference antara sesama pengguna. (Gunawan dan
Benty 2017:468)
L. Tenaga Administrasi Sekolah

27
 Tenaga administrasi sekolah adalah tenaga kependidikan yang bertugas
memberikan dukungan layanan administrasi guna terselenggaranya proses
pendidikan di sekolah. Mereka adalah non teaching staff yang bertugas di sekolah
yang sering disebut dengan Tata Usaha (TU).(Surya, 2012)
Menurut Muhyadi dalam Gunawan dan Benty (2017:470) Tenaga
Administrasi Sekolas (TAS) memegang peran penting dalam mendukung
kelancaran sekolah, baik menyangkut kelancaran proses manajemen maupun
proses pembelajaran. Sekolah yang tidak didukung dengan adanya TAS yang
efesien, tidak akan berhasil mencapai sasaran sebagaimana diharapkan. Hal ini
dipertegas oleh Prasojo dalam Gunawan dan Benty (2017:470) yang
mengemukakan peran tenaga administrasi dalam suatu organisasi secara garis
besar mempunyai tiga peranan pokok, yaitu:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
dari suatu organisasi;
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu
untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yabg tepat;
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan
Muhyadi dalam Gunawan dan Benty (2017:471) berpendapat kepala TAS
adalah pemimpin unit administrasi sekolah atau tata usaha sekolah, sehingga perlu
memahami prinsip-prinsip kepemimpinan yang baik. Kepala TAS juga dituntut
memiliki kemampuan manajerial yang memadai, yakni terdiri dari kemampuan
konseptual, sosial, dan teknis. Kompetensi yang harus dimiliki oleh seseorang
kepala TAS adalah komponen kepribadian, sosial, teknis, dan manajerial. Dalam
Peraturan Menteri Pendidian Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2008
tentang standar tenaga administrasi sekolah yang berbentuk tabel sebagai berikut:

Tabel 2.2 Standar tenaga administrasi

DIMENSI KOMPETENSI SUB-KOMPETENSI

KOMPETENSI

28
1. Kompetensi 1.1 Memiliki integritas 1.1.1 Berperilaku sesuai dengan

Kepribadian dan akhlak mulia kode etik

1.1.2 Bertindak konsisten dengan

nilai dan keyakinannya

1.1.3 Berperilaku jujur

1.1.4 Menunjukkan komitmen

terhadap tugas

1.2 Memiliki etos kerja 1.2.1 Mengikuti prosedur kerja

1.2.2 Mengupayakan hasil kerja

yang bermutu

1.2.3 Bertindak secara tepat

1.2.4 Fokus pada tugas yang

diberikan

1.2.5 Meningkatkan kinerja

1.2.6 Melakukan evaluasi diri

1.3 Mengendalikan diri 1.3.1 Mengendalikan emosi

DIMENSI KOMPETENSI SUB-KOMPETENSI

KOMPETENSI

1.3.2 Bersikap tenang

1.3.3 Mengendalikan stres

1.3.4 Berpikir positif

29
1.4 Memiliki rasa 1.4.1 Memahami diri sendiri

percaya diri 1.4.2 Mempercayai kemampuan

sendiri

1.4.3 Bertanggung jawab

1.4.4 Belajar dari kesalahan

1.5 Memiliki fleksibilitas 1.5.1 Mengupayakan keterbukaan

1.5.2 Menghargai pendapat orang

lain

1.5.3 Menerima diri sendiri dan

orang lain

1.5.4 Menyesuaikan diri sendiri

dengan orang lain

1.6 Memiliki ketelitian 1.6.1 Melaksanakan kaidah-kaidah

yang terkait dengan tugasnya

1.6.2 Memperhatikan kejelasan

tugas

1.6.3 Menyelesaikan tugas sesuai

pedoman kerja

1.7 Memiliki 1.7.1 Mengatur waktu

Kedisiplinan 1.7.2 Menaati aturan yang berlaku

1.7.3 Menaati azas yang berlaku

30
 1.8 Memiliki kreativitas 1.8.1 Berpikir alternatif

dan inovasi 1.8.2 Kaya ide/gagasan baru

1.8.3 Memanfaatkan peluang

1.8.4 Mengikuti perkembangan

Ipteks

1.8.5 Melakukan perubahan

1.9 Memiliki tanggung 1.9.1 Melaksanakan tugas sesuai

Jawab aturan

1.9.2 Berani mengambil resiko

1.9.3 Tidak melimpahkan kesalahan

kepada pihak lain

2. Kompetensi 2.1 Bekerja sama 2.1.1. Berpartisipasi dalam kelompok

Sosial dalam tim 2.1.2. Menghargai pendapat orang

lain

2.1.3. Membangun semangat dan

kelangsungan hidup tim

2.2 Memberikan 2.2.1 Memberikan kemudahan

layanan prima layanan kepada pelanggan

2.2.2 Menerapkan layanan sesuai

dengan prosedur operasi

standar

31
 2.2.3 Berempati kepada pelanggan

2.2.4 Berpenampilan prima

2.2.5 Menepati janji

2.2.6 Bersikap ramah dan sopan

2.2.7 Mudah dihubungi

2.2.8 Komunikatif

2.3.1. Memahami struktur organisasi

2.3 Memiliki sekolah/madrasah

Kesadaran 2.3.2. Mewujudkan iklim dan budaya

berorganisasi organisasi yang kondusif

2.3.3. Menghargai dan menerima

perbedaan antar anggota

2.3.4. Memiliki tanggungjawab

mencapai tujuan organisasi

2.3.5. Mengaktifkan diri dalam

organisasi profesi tenaga

administrasi

sekolah/madrasah

2.4 Berkomunikasi 2.4.1 Menjadi pendengar yang baik

Efektif 2.4.2 Memahami pesan orang lain

2.4.3 Menyampaikan pesan dengan

jelas

2.4.4 Memahami bahasa verbal dan

32
 nonverbal

2.5 Membangun 2.5.1. Melakukan hubungan kerja

hubungan kerja yang harmonis

2.5.2. Memposisikan diri sesuai

dengan peranannya

2.5.3. Memelihara hubungan internal

dan eksternal

3. Kompetensi 3.1 Melaksanakan 3.1.1. Memahami pokok-pokok

Teknis Administrasi peraturan kepegawaian

3.1.2. Membantu melaksanakan

prosedur dan mekanisme

kepegawaian

3.1.3. Membantu merencanakan

kebutuhan pegawai

3.1.4. Menilai kinerja staf

3.2 Melaksanakan 3.2.1. Memahami peraturan

Administrasi keuangan yang berlaku

Keuangan 3.2.2. Membantu menyusun

Rencana Anggaran

Pendapatan dan Belanja

Sekolah/Madrasah

(RAPBS/M)

3.2.3. Membantu menyusun laporan

pertanggung jawaban

keuangan sekolah/madrasah

33
3.3 Melaksanakan 3.3.1 Memahami peraturan

Administrasi administrasi sarana dan

sarana dan prasarana

Prasarana 3.3.2 Membantu menyusun rencana

kebutuhan

3.3.3 Membantu menyusun rencana

pemanfaatan sarana

operasional sekolah/madrasah

3.3.4 Membantu menyusun rencana

perawatan

3.4 Melaksanakan 3.4.1 Membantu kelancaran

Administrasi kegiatan komite

hubungan sekolah sekolah/madrasah

Dengan 3.4.2 Membantu merencanakan

Masyarakat program keterlibatan

pemangku kepentingan

(stakeholders)

3.4.3 Membantu membina kerja

sama dengan pemerintah dan

lembaga masyarakat

3.4.4 Membantu mempromosikan

Sekolah atau madrasah

penelusuran tamatan

3.4.5 Melayani tamu

sekolah/madrasah

34
3.5 Melaksanakan 3.5.1 Memahami peraturan

Administrasi kesekretariatan

persuratan dan 3.5.2 Membantu melaksanakan

Pengarsipan program kesekretariatan

3.5.3 Membantu mengkoordinasikan

program Kebersihan,

Kesehatan, Keindahan,

Ketertiban, Keamanan,

Kekeluargaan, dan

Kerindangan (7K)

3.5.4 Menyusun laporan

3.6 Melaksanakan 3.6.1 Membantu penerimaan siswa

Administrasi baru

Kesiswaan 3.6.2 Membantu orientasi siswa

baru

3.6.3 Membantu menyusun program

pengembangan diri siswa

3.6.4 Membantu menyiapkan

laporan kemajuan belajar

siswa

3.7 Melaksanakan 3.7.1 Membantu menyiapkan

Administrasi administrasi pelaksanaan

35
Kurikulum Standar Isi

3.7.2 Membantu menyiapkan

administrasi pelaksanaan

Standar Proses

3.7.3 Membantu menyiapkan

administrasi pelaksanaan

Standar Kompetensi Lulusan

3.7.4 Membantu menyiapkan

administrasi pelaksanaan

Standar Penilaian Pendidikan

3.8 Melaksanakan 3.8.1 Mengkoordinasikan petugas

Administrasi layanan khusus: penjaga

layanan khusus sekolah/madrasah, tukang

kebun tenaga kebersihan,

pengemudi , dan pesuruh

3.8.2 Membantu mengkoordinasikan

program layanan khusus

antara lain Usaha Kesehatan

Sekolah (UKS), layanan

konseling,

laboratorium/bengkel, dan

perpustakaan

3.9 Menerapkan 3.9.1 Memanfaatkan TIK untuk

36
 Teknologi kelancaran pelaksanaan

Informasi dan administrasi

Komunikasi (TIK) sekolah/madrasah

3.9.2 Menggunakan TIK untuk

mendokumentasikan

administrasi

sekolah/madrasah

4. Kompetensi 4.1 Mendukung 4.1.1 Membantu merencanakan

Manajeri Pengelolaan pendidikan berdasarkan

standar nasional Standar Nasional Pendidikan

Pendidikan 4.1.2 Membantu mengkoordinasikan

pelaksanaan Standar Nasional

Pendidikan

4.1.3 Membantu

mendokumentasikan hasil

pemantauan pelaksanaan

Standar Nasional Pendidikan

4.2 Menyusun program 4.2.1 Menentukan prioritas

dan laporan kerja 4.2.2 Melakukan penugasan

4.2.3 Merumuskan tujuan

4.2.4 Menetapkan sumber daya

4.2.5 Menentukan strategi

penyelesaian pekerjaan

37
 4.2.6 Menyusun laporan kerja

4.3 Mengorganisasi- 4.3.1 Menyusun uraian tugas tenaga

kan staf kependidikan

4.3.2 Memberikan pemahaman

tupoksi

4.3.3 Menyesuaikan rencana kerja

dengan kemampuan

organisasi

4.3.4 Menggunakan pendekatan

persuasif untuk

mengkoordinasikan staf

4.3.5 Berinisiatif dalam pertemuan

4.3.6 Meningkatkan keefektifan

kerja

4.3.7 Mengakomodasi ide-ide staf

4.3.8 Menjabarkan kebijakan

organisasi

4.4 Mengembangkan 4.4.1 Memberi arahan kerja

Staf 4.4.2 Memotivasi staf

4.4.3 Memberdayakan staf

4.5 Mengambil 4.5.1 Mengidentifikasi masalah

38
 Keputusan 4.5.2 Merumuskan masalah

4.5.3 Menentukan tindakan yang

tepat

4.5.4 Memperhitungkan resiko

4.5.5 Mengambil keputusan

partisipatif

4.6 Menciptakan iklim 4.6.1 Menciptakan hubungan kerja

kerja kondusif harmonis

4.6.2 Melakukan komunikasi

interaktif

4.6.3 Menghargai pendapat rekan

kerja

4.7 Mengoptimalkan 4.7.1 Memberdayakan aset

Pemanfaatan organisasi berupa sumber

sumber daya daya manusia, sarana dan

prasarana, dana, dan sumber

daya alam

4.7.2 Mengadministrasikan aset

organisasi berupa sumber

daya manusia, sarana dan

prasarana, dana, dan sumber

daya alam

4.8 Membina staf 4.8.1 Memantau pekerjaan staf

39
 4.8.2 Menilai proses dan hasil kerja

4.8.3 Memberikan umpan balik

4.8.4 Melaporkan hasil pembinaan

4.9 Mengelola konflik 4.9.1 Mengidentifikasi sumber

konflik

4.9.2 Mengidentifikasi alternatif

penyelesaian

4.9.3 Menggali pendapat-pendapat

4.9.4 Memilih alternatif terbaik

4.10 Menyusun laporan 4.10.1 Mengkoordinasikan

penyusunan laporan

4.10.2 Mengendalikan penyusunan

laporan

Sumber: Peraturan menteri pendidikan nasional republik indonesia nomor 24 tahun

2008 tentang standar tenaga administrasi sekolah/madrasah

                                                                                                                                          
                          

40
 BAB III
PENUTUP
Manajemen perkantoran adalah proses perencanaan, pengoraganisasian,
pengerakan, dan pengawasan terhadap suatu proses pekerjaan manusia di lingkup
pendidikan perkantoran untuk mencapai tujuan pendidikan yang efektif dan efisien.
Prinsip-prinsip manajemen perkantoran pendidikan terdiri dari perencanaan kerja,
pengorganisasian kerja, kepemimpinan kerja, pengendalian kerja, komunikasi
efektif, tatanan kantor, dan peningkatan mutu layanan. Fungsi dari kantor yaitu
menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberi informasi,
melindungi aset, dan fungsi hubungan masyarakat.
Dalam penyusunan prosedur kerja membutuhkan beberapa prinsip, yaitu
rasional yakni prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sistematis dan
berkaitan satu sama lain, operasional menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang

41
dapat dikerjakan dan bersifat teoritis, menggunakan jarak terpendek, menekankan
pada prinsip kerja yang saling berkaitan ditempatkan secara berururtan.
Fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang merupakan pekerjaan
manajer pendidikan terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengendalian. Dengan ke empat fungsi pokok tersebut maka manajemen perkantoran
akan dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Pekerjaan kantor mempunyai peranan yang penting dengan kegiatan kantor
karena pekerjaan kantor merupakan sebuah fungsi yang memberikan bantuan melalui
berbagai aktivitas suatu kantor. Maksudnya seluruh kegiatan manajerial planning,
organizing, actuating, controlling tergantung dari pelayanan kantor yang bersifat
membantu.
Unsur-unsur yang ada di manajemen perkantoran terdiri dari delapan, yaitu
pengorganisasian, manajemen, tata hubungan komunikasi, kepegawaian, keuangan,
perbekalan, tata usaha, dan hubungan masyarakat. Korespondensi dalam adalah
perihal surat menyura yang merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan dari satu pihak. Selain surat menyurat ada telepon sebagai alat
komunikasi yang cepat untuk menerima dan menyampaikan informasi sekolah,
sehingga memerlukan orang yang ramah, sopan, dan dapat menerima serta
menyampaikan informasi sekolah kepada penelepon. Korespondensi di sekolah
diatur oleh kepala tata usaha sekolah, namun hal ini bergantung dari sekolah yang
bersangkutan.
Dalam manajemen perkantoran pasti adanya pengarsipan yaitu
menyimpan dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan
dipelihara, ditempat khusus untuk referensi.
Pendidikan dalam zamannya selalu mengalami perkembangan, baik
secara fisik maupun non fisik. Salah satu perkembangan bentuk fisik yaitu
berupa ruang kantor sekolah yang juga memerlukan penataan supaya dapat
difungsikan dengan baik serta efektif dan efesien.
Pendidikan yang berjalan saat ini tidak lepas dari manajemen perkantoran
yang memiliki peran penting, salah satunya yaitu dalam bidang teknologi

42
 informasi. Informasi adalah hasil pengolahan dari sebuah model, formasi,
organisasi, ataupun suatu perubahan, bentuk dari data yang nilai tertentu, dan
bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya.
Tenaga administrasi sekolah adalah tenaga kependidikan yang bertugas
memberikan dukungan layanan administrasi guna terselenggaranya proses
pendidikan di sekolah. peran tenaga administrasi dalam suatu organisasi secara
garis besar mempunyai tiga peranan pokok, yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan-
pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, menyediakan
keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, membantu kelancaran
perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan .

DAFTAR RUJUKAN
Akiri, A. A. 2013. “Assesment of instructional and administrative strategies applied
by principals to improve academic performance.” International Journal of
Educational Administration and Policy Studies 1(2): 114. (Online),
(www.academicjournals.org/journal/IJEAPS, diakses 26 November 2019 )
Gie,T.L. 1970. Adminitrasi Perkantoran Modern.1st ed.Yogyakarta: Raya Indria.
Gunawan,I.& Bent,D.D.N. 2017.Manajemen Pendidikan Suatu Pengantar Praktik.
1st ed.Bandung: Alfabeta.
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2008
Tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah Atau Madrasah.
Surya,Priyadi: 2012. Peran Penting Tenaga Administrasi Sekolah Dalam Penguatan
Budaya Sekolah Untuk Impelementasi Pendidikan Karakter.
Zulkarnain, W., & Sumarsono, R.B. 2011. Manajemen Perkantoran Pendidikan.
Malang: FIP Universitas Negeri Malang.

43
Zulkarnain, W., & Sumarsono, R.B. 2015. Manajemen Perkantoran Profesional.
Malang: Gunung Samudera (Ebook),( https://books.google.co.id diakses 23
November 2019).

44