AUDIT OF THE PAYROLL AND PERSONNEL CYCLE

1. Accounts and Transactions in the Payroll and Personnel Cycle

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk
mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan
secara wajar sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.

Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya akan digunakan pada
akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila
karyawan telah benar-benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual
untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap
biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.
2. Business Functions in the Cycle and Related Documents and Records

Auditor harus memahami fungsi bisnis dan dokumen serta catatan sebelum dapat menilai
risiko pengendalian dan merancang pengujian pengendalian serta pengujian substantif
atas transaksi.
Sumber Daya Manusia
Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk
mewawancarai dan merekrut personil yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut
juga merupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi
upah, termasuk penambahan dan penghapusan gaji serta perubahan upah dan
pengurangan.
 Catatan Sumber Daya Manusia (Human Resource Records) meliputi data seperti
tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang
diotorisasi, evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja.
 Formulir Otorisasi Pengurangan digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji,
termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan 401(K) dan
program tabungan pensiun lainnya, obligasi tabungan, serta iuran serikat pekerja.
 Formulir Otorisasi Tingkat Pembayaran digunakan untuk mengotorisasi tingkat
pembayaran. Sumber informasinya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh
manajemen, atau dalam kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi.
Pencatatan Waktu (Timekeeping) dan Persiapan Penggajian merupakan hal yang
penting dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban penggajian
selama setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas berikut
diperlukan pengendalian yang memadai:
o Penyiapan kartu waktu oleh karyawan.
o Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan, dan
pembayaran bersih
o Pembayaran gaji
o Penyiapan catatan gaji
 Kartu Waktu (Time Card) adalah dokumen mengindikasikan waktu per jam
karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan.
Dapat berupa formulir kertas atau elektronik, dan dapat disiapkan secara otomatis
oleh jam waktu atau pembaca kartu identifikasi. Biasanya diserahkan setiap minggu.
Karyawan yang menerima gaji tetap atau pembebasan biasanya tidak mengisi kartu
waktu. Mereka hanya diharuskan mengisi laporan waktu untuk mengklaim upah
lembur, cuti liburan, atau sakit.
 Tiket Waktu Pekerjaan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang
dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu. Hanya digunakan jika seorang
karyawan melakukan pekerjaan yang berbeda atau bekerja dalam departemen yang
berbeda. Sering kali dilakukan secara elektronik dengan sistem pelaporan waktu dan
beban.
 File Transaksi Penggajian dibuat oleh komputer, mencantumkan semua transaksi
penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode. Berisi semua
informasi yang dimasukkan ke dalam sistem dan informasi tentang setiap transaksi.
Tergantung pada kebutuhan perusahaan, informasi mengenai file transaksi penggajian
digunakan untuk berbagai catatan, daftar, dan laporan.
 Jurnal atau Daftar Penggajian dibuat dari file transaksi penggajian. Transaksi yang
sama yang dimasukkan dalam jurnal atau daftar juga diposting secara simultan ke
buku besar umum dan ke file induk penggajian.
 File Induk Penggajian (Payroll Master File) adalah file komputer yang digunakan
untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total
 upah karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini.
Diperbaharui dari file transaksi penggajian. Total penghasilan setiap karyawan dalam
file induk sama dengan total saldo penggajian kotor dalam berbagai akun buku besar
umum.
Pembayaran Penggajian
 Pembayaran gaji diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang
dilaksanakannya. Dapat dilakukan dengan cek, tetapi biasanya disetorkan secara
langsung ke rekening bank setiap karyawan. Jumlah yang dibayar merupakan
pembayaran kotor dikurangi pajak dan pengurangan lainnya.
 Rekonsiliasi Rekening Bank Penggajian. Rekonsiliasi bank independen merupakan
hal yang penting bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan
kesalahan dan kecurangan. Akun penggajian imprest (imprest payroll account)
adalah akun penggajian terpisah di mana saldo bernilai kecil dipertahankan. Jumlah
setiap gaji bersih yang tepat ditransfer berdasarkan cek atau transfer dana elektronik
dari akun umum ke akun imprest segera sebelum distribusi penggajian. Akun imprest
membatasi exposure klien terhadap kecurangan penggajian dan memisahkan
pengeluaran gaji rutin dari pengeluaran lainnya. Hal tersebut juga menyederhanakan
rekonsiliasi rekening bank penggajian.
Penyiapan SPT Pajak Penggajian dan Pembayaran Pajak
 Formulir W-2 dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan penghasilan
karyawan selama tahun kalender. Informasi yang sama juga diserahkan kepada
Internal Revenue Service dan komisi pajak negara bagian serta lokal jika dapat
diberlakukan. Informasi ini disiapkan dari file induk penggajian dan biasanya dibuat
oleh komputer.
 SPT Pajak Penggajian diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian, dan
federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.
Sifat dan tanggal jatuh tempo bervariasi tergantung pada jenis pajaknya. Disiapkan
dari informasi yang ada pada file induk penggajian dan biasanya dibuat oleh
komputer.

3. Methodology for Designing Tests of Controls and Substantive Tests of Transactions

Metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas
transaksi bagi siklus penggajian dan personalia adalah memahami pengendalian internal,
menilai risiko pengendalian yang direncanakan, menentukan luas pengujian
pengendalian, dan merancang pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas
transaksi demi memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi.
Memahami Pengendalian Internal-Siklus Penggajian dan Pesonalia
o Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan; karena itu,
auditor harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan
kelemahan yang material untuk setiap organisasi.
o Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian
risiko pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.
o Jika auditor melaporkan tentang keefektifan pengendalian internal terhadap
pelaporan keuangan, tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian
pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan
pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.
o Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada risiko pengendalian
yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya.
o Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan digabungkan
jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan
menggunakan program audit format kinerja.
Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko
pengendalian
 Pemisahan Tugas yang Memadai, untuk mencegah pembayaran berlebih dan
pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus
tetap independen dari departemen sumber daya manusia, yang mengendalikan
aktivitas penggajian kunci. Pemrosesan penggajian harus terpisah dari penerbitan
pengeluaran gaji.
 Otorisasi yang Tepat, hanya departemen sumber daya manusia yang boleh
mengotorisasi untuk menambah dan menghapus karyawan dari daftar penggajian atau
mengubah tingkat upah serta potongan. Persetujuan dapat dibubuhkan pada semua
kartu waktu atau dilakukan atas dasar pengecualian hanya untuk jam lembur saja.
 Dokumen dan Catatan yang Memadai, tergantung pada sifat sistem penggajian.
Catatan waktu harus memadai untuk mengakumulasi biaya penggajian menurut
pekerjaan atau penugasan.
 Pengendalian Fisik Terhadap Aset dan Catatan. Akses cek gaji yang belum
ditandatangani harus dibatasi. Jika cek ditandatangani oleh mesin tanda tangan, akses
ke mesin tersebut harus dibatasi. Jika pembayaran dilakukan melalui setoran
langsung, akses ke sistem yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran harus
dibatasi.
 Pengecekan yang Independen atas Kinerja. Perhitungan penggajian harus
diverifikasi secara independen. Harus mereview output penggajian untuk melihat
setiap salah saji atau jumlah yang tidak biasa.
Formulir dan Pembayaran Pajak Penggajian
 Penyiapan Formulir Pajak Penggajian. Formulir pajak penggajian adalah untuk
pajak seperti pajak penghasilan pemerintah federal dan pemotongan pajak FICA,
pemotongan pajak pemerintah negara bagian dan kota, serta pajak pengangguran
pemerintah federal dan negara bagian.
Rekonsiliasi yang terinci atas informasi yang ada pada formulir pajak dan catatan
penggajian mungkin diperlukan apabila auditor yakin bahwa SPT pajak telah
disiapkan secara tidak benar.
 Pembayaran Potongan Pajak Penggajian dan Pemotongan Lainnya secara
Tepat Waktu. Auditor harus menentukan persyaratan klien untuk menyerahkan
pembayaran, yang dapat ditentukan dengan mengacu pada sumber-sumber. Auditor
dapat menentukan apakah klien telah melakukan pembayaran dalam jumlah yang
benar secara tepat waktu dengan membandingkan pengeluaran kas selanjutnya
dengan catatan penggajian.
Persediaan dan Pertimbangan Kecurangan Penggajian
 Hubungan Antara Penggajian dan Penilaian Persediaan. Klasifikasi akun
penggajian yang tidak tepat dapat mempengaruhi penilaian aset secara material untuk
akun-akun seperti barang dalam proses, barang jadi, atau konstruksi dalam proses.
Auditor harus menekankan pada pengujian pengendalian internal terhadap klasifikasi
transaksi penggajian yang tepat.
  Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada. Auditor dapat menelusuri transaksi
yang dicatat dalam jurnal penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk
menentukan apakah karyawan telah benar-benar bekerja selama periode penggajian.
Jika gaji dibayar dengan cek, endorsement pada cek yang dibatalkan yang ditulis
untuk karyawan dapat dibandingkan dengan tanda tangan yang diotorisasi pada
formulir otorisasi pemotongan karyawan.
 Pengujian atas Kecurangan Waktu. Salah satu prosedurnya adalah merekonsiliasi
total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan jam kerja yang
independen, seperti yang sering kali diselenggarakan oleh pengendalian produksi.
 Laporan Beban yang Curang. Melakukan pengujian dengan memverifikasi
persetujuan yang tepat dan tujuan dari perjalanan bisnis, memeriksa tanda terima
pendukung, dan menentukan apakah penggantian memang ada dalam pedoman
perusahaan.

4. Methodology for Designing Tests of Details of Balances

Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Penggajian (Tahap I)
Auditor harus memahami kemungkinan terjadinya peristiwa tersebut dan menentukan
pengaruh potensialnya terhadap laporan keuangan, termasuk pengungkapan catatan kaki.
Menetapkan Materialitas Kinerja dan Menilai Risiko Inheren (Tahap I)
Auditor sering kali mempertimbangkan pentingnya tujuan audit yang berkaitan dengan
transaksi-keterjadian. Auditor dapat mengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan
penggajian yang kompleks, seperti rencana kompensasi berdasarkan saham, yang dapat
meningkatkan risiko inheren yang berhubungan dengan akuntansi dan pengungkapan
kesepakatan tersebut.
Menilai Risiko Pengendalian dan Melaksanakan Pengujian yang Terkait (Tahap I
dan II)
Melaksanakan Prosedur Analitis (Tahap III)
Merancang dan Melaksanakan Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun
Kewajiban dan Beban (Tahap III)
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban
penggajian adalah:
1. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan),
2. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang
benar (pisah batas).
Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah memastikan bahwa tidak ada kurang saji
atau akrual yang dihilangkan.
Akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan personalia
 Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan
Membandingkan saldo dari pos-pos yang dipotong dengan jurnal penggajian, formulir
pajak penggajian dan pengeluaran kas. Jika pengendalian internal sudah beroperasi
secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat diuji bersamaan dengan prosedur
tersebut
 Gaji dan Upah Akrual
Auditor perlu menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah,
kemudian prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan keakuratan adalah
menghitung ulang akrual klien.
 Komisi Akrual
 Dalam verifikasi komisi akrual auditor perlu menentukan sifat perjanjian komisi dan
kemudian menguji perhitungannya, auditor harus membandingkan metode yang
digunakan dengan tahun sebelumnya untuk tujuan konsistensi.
 Bonus Akrual
Total bonus akhir tahun biasanya memiliki jumlah yang besar, kelalaian pencatatan
dapat membuat salah saji yang material, verifikasi atas bonus akrual tercatat biasanya
dicapai dengan membandingkan jumlah yang diotorisasi pada hasil rapat dewan
direksi.
 Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya
Kebijakan perusahaan harus sesuai dengan standar akuntansi mengenai absen yang
diberi kompensasi.
 Pajak Penggajian Akrual
Auditor dapat memeriksa formulir pajak untuk menentukan jumlah yang harus dicatat
sebagai kewajiban pada tanggal neraca.
Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban
Auditor pada umumnya hanya memerlukan pengujian yang relative sedikit terkait akun
pada laba rugi khususnya beban penggajian dan personalia karena sebagai telah dibahas
pada akun kewajiban yang memiliki keterkaitan. Pengujian tambahan diperlukan apabila
auditor mengungkapkan defisiensi yang signifikan, kelemahan pengendalian internal,
salah saji signifikan atau varians utama yang belum ada pada prosedur analitis, hal
tersebut antara lain:
 Kompensasi Pejabat
Pengujian audit yang biasa adalah untuk memperoleh gaji setiap pejabat yang
diotorisasi dari hasil rapat dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan
pendapatan yang berhubungan.
 Komisi
Beban komisi dapat diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi untuk setiap jenis
penjualan dengan jumlah penjualan dalam kategori tersebut.
 Beban Pajak Penggajian
Auditor dapat melakuakn mengujian mula-mula dengan merekonsiliasi total
penggajian di setiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian untuk seluruh
 tahun, ketika diperlukan pengujian lebih lanjut biasanya dilakukan bersamaan dengan
pengujian akrual pajak penggajian.
 Total Penggajian
Auditor dapat melakukan pengujian dengan merekonsiliasi total beban penggajian
dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2, dengan
tujuan untuk menentukan transaksi penggajian dibebankan ke akun non penggajian
atau sama sekali tidak dicatat di jurnal penggajian.
 Tenaga Kerja Kontrak
Auditor dapat menguji biaya yang dibayarkan ke organisasi luar dengan
membandingkan jumlah degan kesepakatan kontak yang ditandatangani antara
peusahaan dan perusahaan jasa luar.
Tujuan Penyajian dan Pengungkapan
Beberapa transaksi yang kompleks terkait siklus penggajian dan personalia (opsi saham dan
rencana kompensasi eksekutif lainnya) memerlukan pengungkapan catatan kaki. Auditor dapat
menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan penyajian dan
pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.