Bab 9 Audit Komunikasi

Ainul Bazirah

06520200299

C7

LAPORAN AUDIT KOMUNIKASI

A. PENDAHULUAN

Komunikasi memainkan peran yang penting dalam harian organisasi. Menurut

Sulaman (1995) kebutuhan komunikasi semakin penting dan mendesak. Tanpa

komunikasi yang efektif, parsipasi karyawan akan menurun, tingkat komitmen yang

rendah, he atau tukar informasi, pendapat atau ide dengan tulisan, percakapan atau gambar

visuai atau setiap kombinasi tiga unsur tersebut, sehinga arti komunikasi melibatkan

elemen seperti pengiriman, penerimaas tahanan yang tinggi terhadap inovasi, peningkatan

risiko tethaday ketidakpahaman informasi dan motivasi karyawan menurun. Ini berarti

komunikasi melibatkan elemen seperti pengiriman, penerimaan atau tukar informasi,

pendapat atau ide dengan tulisan, percakapan atau gambar visual atau setiap kombinasi tiga

unsur tersebut sehingga bahan yang dikomunikasikan, yaitu informasi, dipahami dengan

oleh siapa pun yang terlibat dalam prosesnya.

Samsudin (1982) dalam definisinya, mendefinisikan komunit sebagai proses

interaksi yang memiliki tujuan di antara sumber 4 penerima dengan maksud untuk

memahami satu sama lain agar dana mencapai tujuan perubahan dan perilaku yang

direncanakan. Defnis ini mencoba mencantumkan aspek komunikasi sebagai proses inter

aksi, persuasif serta mengubah sikap dan perilaku. Sejalan dengan peran manajemen

organisasi untuk menghasilkan perubahan, maka peran komunikasi adalah suatu yang

tidak dapat dimungkiri sebaga faktor penggerak ke arah kecemerlangan.

Menurut Koontz dan Wiehrich (1991) komunikasi adalah penting dalam manajemen

organisasi, karena ia menggabungkan fungsi-fungsi manajemen. Khususnya, komunikasi

diperlukan untuk: (1) meng atur dan menyebarluaskan tujuan organisasi, (2) menyusun

rencana untuk mencapai tujuan tersebut, (3) mengatur sumber daya manusia dan sumber

lain dalam cara yang paling efisien dan efektif, (4) me milih, membentuk, dan menilai

anggota kerja suatu organisasi, memimpin, mengarah, mendorong, dan menciptakan iklim

yang aka memicu keinginan orang untuk berkontribusi, dan (6) mengontrol kinerja.

Beberapa evaluasi menunjukkan bahwa dalam manajemen org nisasi kebanyakan

waktu yang digunakan adalah untuk berkomu kasi. Penilaian beberapa sarjana (Mintzberg.

1975; Megginson, ley dan Pietri, 1997), menunjukkan 80 persen waktu yang diguna oleh

para manajer adalah untuk berkomunikasi dengan orang lain. giatan berkomunikasi ini

dilakukan bertujuan untuk menggerakkan ermasuk bawahan, rekan kerja, atasan.

Menurut Goldhaber (1992) jika karyawan diberi kebebasan un- tuk memuaskan

kebutuhan mereka, yakni kebutuhan harga diri dan prestasi diri, dan dalam waktu yang

sama berusaha untuk mencapai tujuan organisasi, maka integrasi tujuan nyata tentu dapat

dicapai. Selanjutnya ketika manajemen puncak dan pegawai bawahan mengintegrasikan

tujuanya, maka organisasi akan memenuhi tujuan pemben- tukannya. Herşey dan

Blanchard (1965, hlm. 18) menegaskan:

"..Individu di dalam organisasi (karyawan dan manajer) adalah sama-sa-

ma menganggap tujuannya sama dengan tujuan organisasi atau mer- eka

melihat tujuan mereka sendiri dipenuhi sebagai hasil langsung dan bekerja

untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan itu semakin dekat kita dapat

menemukan tujuan individu dan tujuan organisasi, maka semakin

bertambah lagi kinerja organisasi..."

Dalam manajemen harian organisasi, komunikasi yang jelas tentang tugas, tujuan,
tanggung jawab serta kebijakan yang dipahami akan membantu dalam upaya

meningkatkan pemahaman tentang metode yang tepat untuk digunakan guna mencapai

tujuan organisasi. Menurut George dan Jones (1996) dengan menyediakan informasi yang

memadai terkait dengan metode pelaksanaan pekerjaan serta metode keputusan yang

dibuat oleh manajemen kepada anggota kerja akan menegaskan bahwa “.. intuitively that

satisfied workers will exert more effort and perform better than dissatisfied workers (ms.

242)."

Rocthlisberger (1991) berpendapat bahwa hambatan utama ko- unikasi yang efektif

dalam organisasi adalah ketika seseorang mana- ter tidak menjadi pendengar yang baik

atau di mana dia tidak bisa mendengar dengan penuh bijaksana, menunjukkan rasa simpati

dan pemahaman, serta dengan penuh keterampilan. Sementara Baguley pula dalam

penilaiannya menegaskan bahwa para manajer yang men- dengarkan dengan baik tidak

saja memperoleh fakta yang bernilai, pandangan, dan informasi tetapi juga akan

B. PERNYATAAN MASALAH

Berdasarkan permasalahan tersebut, auditor menemukan adalah war apabila satu

penilaian dibuat untuk melihat membuktikan hipo- tesis untuk membuktikan penilaian

yang lalu tentang

a. Apakah ada perbedaan atau persamaan di kalangan anggota kerja LKIM terhadap

faktor-faktor yang berhubungan dengan dimensi- dimensi kepuasan berkomunikasi

berdasarkan faktor demografis?

b. Apakah tingkat kepuasan berkomunikasi di kalangan anggota kerja LKIM di peringkat

kantor pusat secara keseluruhan?

C. TUJUAN UMUM AUDIT

Kebanyakan auditor dalam komunikasi telah membuat beberapa auditoran yang

bertujuan untuk melihat hubungan antara elemen komunikasi dengan tingkat

produktivitas, pencapaian tujuan dalam proses tujuan, hubungan sosial, dan lain-lain aspek

manajemen

Penilaian ini pula umumnya bertujuan untuk melihat hubungan antara tingkat

kepuasan berkomunikasi dengan tingkat kepuasan kerja Secara khusus, evaluasi ini

bertujuan sebagai berikut:

a. Untuk mengidentifikasi tingkat kepuasan komunikasi berdasarkan dimensi komunikasi

b. Untuk mengetahui apakah ada perbedaan dari segi faktor de grati ke atas dimensi

komunikasi;

c. Untuk menilai praktik komunikasi manajemen yang dilaksanak saat ini oleh

manajemen LKIM dalam usaha untuk mencapai juan pembentukannya.

D. MANFAAT AUDIT

Penilaian ini bertujuan untuk mendapatkan pemahaman dan menganalisis secara

teori dan mengaplikasikan konsep kepuasan ber. komunikasi dalam organisasi serta

bubungannya dengan tingkat ke- puasan kerja. Keputusan yang diperoleh dari evaluasi ini

diharapkan akan membantu auditor untuk mendalami lagi metode yang paling sigmilikan

dalam membentuk praktik komunikasi organisasi yang leb- ili ufektif dalam proses kerja

harian.

E. LINGKUP PENILAIAN

Penilaian ini berbentuk evaluasi kasus yang dikhususkan kepad anggota kerja di

peringkat kantor pusat LKIM saja. Di samping e penilaian ini tidak memperhitungkan

faktor-faktor yang tidak ber hubungan dengan pekerjaan seperti konflik keluarga, dan

kepuasa hidup responden secara keseluruhan.

Asumsi

Penilaian ini tidak memperhitungkan faktor-faktor tidak terkait kerja (non-job

related) seperti masalah keluarga dan lain-lain indikator kenada kepuasan kerja kecuali
dimensi komunikasi. Ini adalah paralel dengan lingkup penilaian yang hanya terfokus

kepada dimensi-dimensi kepuasan berkomunikasi dan hubungannya dengan kepuasan

kerja. Dengan kata lain, penilaian ini difokuskan pada faktor-faktor terkait kerja (job

related factors) dan juga sifat-sifat individu sebagai indikator untuk menunjukkan

hubungan antara tingkat kepuasan berkomuni- kasi dengan tingkat kepuasan kerja.

Hasil penilaian ini menggambarkan tingkat kepuasan di kalangan anggota kerja

LKIM dan tidak dapat digunakan untuk menggambar- kan tingkat kepuasan anggota kerja

di instansi pemerintah yang lain.

Penilaian ini menganggap tidak ada perbedaan mengenai fitur variabel yang

digunakan sebagai indikator untuk menunjukkan tingkat kepuasan berkomunikasi di antara

staf dalam kelompok yang berbagai (Grup Manajemen, Kelompok Dukungan I dan

Kelompok Dukungan II). Ini adalah karena ketiga kelompok kerja tersebut menggunakan

instrumen pengumpulan data yang sama.

F. BATASAN PENILAIAN

Dalam menangani penilaian ini auditor men':mukakan beberapa batasan penilaian

yang telah diidentifikasi berdasarkan aspek berikut:

a. Metodologi pengumpulan data penilaian hanya menggunakan instrument kuesioner

saja, ini disebabkan oleh kendala waktu, keuangan dan layanan asisten auditor. Untuk

tujuan melengkapi keakuratan data yang dikumpulkan seharusnya menggunakan

G. DEFENISI OPERASIONAL DIMENSI KEPUASAN BERKOMUNIKASI

Untuk tujuan memenuhi persyaratan penilaian, defenisi operasional bagi variabel

bebas didasarkan pada defenisi yang buat Oleh Downs Dan Hazen (1977) Dan Downs Dan

Clampitt (1993). Dalam penilaian ini ada sembilan faktor yang digunakan untuk mengukur

tingkat kepuasan berkomunikasi. Faktor-faktor dikelompokkan ketiga dimensi utama,

yakitu: Dimensi Informatif, Dimensi Penghubung dan Dimensi Penghubung-Informasi.

1. Kepuasan Berkomunikasi

Komunikasi yang efektif terjadi ketika adanya tingkat kepuasan yang tinggi

dalam proses komunikasi antar sumber dan penerima. Dengan kata lain, sejauh mana

informasi yang disalurkan secara bilateral memenuhi keinginan dan kebutuhan individu

dalam melaksanakan tugas serta tanggung jawab yang telah dipercayakan atau

setidaknya pemahaman informasi yang diterjemahkan dalam bentuk tingkah laku yang

sejalan dengan kehendak manajemen. Thayer (1967 hlm.64) Mendefenisikan kepuasan

berkomunikasi sebgai:

The personal satisfaction inherent in succesfully communicating to someone

or succesfully being communicated with".

Redding (1972) pula mendefenisikannya sebagai suatu derajat yang komprehensif

tentang kepuasan yang diterima dari lingkungan komunikasi yang lengkap.

Menurut Down dan Hazen (1977) ada sembilan dimensi yang bersifat multi

dimensional yang menjadi inti sari dari kepuasan berkomunikasi dikalangan anggota

kerja organisasi. Dimensi tersebut adalah:

a. Dimensi Informatir

Dimensi informatif terdiri dari faktor kepuasan komunikasi seperti kualitas

informasi, perspektif organisasi dan keutulian organisasi. Dimensi ini digunakan

untuk mengukur kepuasan anggota kerja terhadap informasi yang disalurkan kepada

anggota kerja LKIM.Akurasi informasi yabg jelas serta memadai serta validitas

Informasi yang berkualitas adalah terdiri dari informasi yang jelas, cukup

diterima tepat waktu dan memiliki derajat legitimasi masi yang diterima dapat

memenuhi kebutuhan dan keinginan, individu dalam menjalankan tugas hariannya.

Perspektif perusahaan

Informasi yang jelas tentang tujuan organisasi, perubahan-perubahan dalam

organisasi, kebijakan serta pendekatan dan dur kerja di kalangan anggota organisasi

membantu melancarkan pelaksanaan kerja. Umumnya perspektif perusahaan berisi

nyataan tentang filsafat organisasi, sasaran sistem manajemen. strategi-strategi

terbaru dalam pelaksanaan tugas dan lain-lain in- formasi yang terkait dengan

kepentingan tugas, rasional tentang misi dan visi organisasi dalam jangka pendek

dan jangka panjang. prose-per-(Downs dan Hazen, 1977)

Dalam penilaian ini persepsi anggota kerja akan dievaluasi apa- kah informasi

tentang tujuan, reformasi, dan kebijakan baru di- beritahu untuk pengetahuan mereka

atau tidak.

b. Dimensi Jalinan Hubungan (Relational Dimension)

Dimensi jalinan hubungan dalam penilaian ini berarti kemampuan, kebijakan

dan efektivitas pegawai dalam menciptakan suasana hubungan dan kerja sama yang

ramah dengan lain-lain pegawai di- dalam dan eksternal organisasi. Sifat-sifat ini

dapat membantu dan memudahkan pegawai mencapai tujuan organisasi. Definisi

operasional bagi faktor-faktor yang terkait dengan dimensi informatif adalah seperti

berikut:

1) Komunikasi Horizontal Antara Bagian

Penilaian ini mendefinisikan komunikasi antara bagian sebagai suatu proses

integrasi tindakan di peringkat kegiatan untuk tu- juan meningkatkan tingkat

kecepatannya dalam proses peme- cahan masalah, semangat tim serta koordinasi

ke arah pencapaian tujuan pembentukan organisasi.

2) Komunikasi Subordinasi (kolega)

Adapun komunikasi informal adalah metode di mana informasi diperoleh

dari kolega, kelompok, dan orang yang berpengaruh. Biasanya mengacu pada

pola hubungan pribadi di kalangan ang- gota organisasi terlepas dari posisi
mereka yang relatif dalam struk-tur organisasi. Hubungan seperti ini ada karena

anggota organisasi memiliki keinginan terhadap informasi yang tidak disediakan

melalui komunikasi formal.

c. Dimensi Hubungan-Informatif

Dimensi ini ingin mengukur tingkat kepuasan berkomunika lam aspek

komunikasi serta informasi yang dilaksanakan dalam harian. Selain menilai proses

jaringan hubungan aspek-aspek dal dimensi ini juga ingin mengevaluasi sejauh inana

informasi yang a salurkan berdampak terhadap tingkat kepuasan anggota kerja. Aspa

seperti lingkungan komunikasi yang kondusif, komunikasi pe wasan dan tanggapan

pribadi akan menjadi aspek utama yang akan dinilai tingkat kepuasannya.

1) Lingkungan Komunikasi.

Lingkungan komunikasi menggambarkan tingkat komunikasi dalam

organisasi dan individu. Ini mencakup hal-hal yang mem- bantu dalam

mendorong proses komunikasi antara anggota or-ganisasi yang ada di peringkat

atasan, bawahan, dan horizontal. Lingkungan komunikasi yang bersifat

keterbukaan, mudah di- hubungi, kerjasama, dan keterlibatan bersama dalam

upaya pen- capaian tujuan organisasi (Down dan Hazen, 1977). Kebanyak- an

sarjana dan praktisi berpendapat bahwa dalam organisasi, lingkungan komunikasi

yang sempurna memiliki karakteristik berikut (Daniel, Spikers & Papa, 1997):

a. Komunikasi yang fleksibel dengan memiliki saluran yang terbuka serta

penyebaran informasi dari berbagai arah (atas bawah, dan mendatar).

b. Memiliki informasi yang tepat serta memadai, lengkap ten- tang aspek-aspek

prosedur kerja, penilaian prestasi kerja: kebijakan organisasi, keputusan dan

lain aspek yang terkait dengan tugas.

c. Saling percaya memercayai, keterbukaan, dan dukungan dalam berkomunikasi

antara atasan dengan bawahan.

d. Keterlibatan dalam proses pengambilan keputusan, pemecah- an masalah dan

lain-lain

yang terkait dengan tugas serta kepemimpinan yang demokratis.

Dalam penilaian ini aspek-aspek yang disebutkan di atas akan di- evaluasi

dari segi tingkat kepuasannya.

2) Komunikasi Pengawasan.

Hubungan yang berbentuk difusi dan infusi dalam proses ber- komunikasi

dengan petugas supervisor, Tiga hal penting adalah keterbukaan pejabat atasan

untuk menerima ide-ide, kesediaan untuk mendengar dan perhatian yang

diberikan, serta bimbing- an pejabat atasan dalam menyelesaikan masalah kerja.

Biasanya ia memfokuskan informasi kepada jenis kegiatan yang harus

dilaksanakan, kapan kegiatan tersebut harus dilaksanakan, bagaimana untuk

K. PENILAIAN RINTISAN (PILOT STUDY)

Untuk menentukan validitas dan keandalan instruinen yang digunakan untuk

pengumpulan data, khususnya item-item yang ada dalam kuesioner satu uji coba penilaian

telah dilakukan.

L ANALISIS DAN TEMUAN PENILAIAN

1. Pendahuluan

Segala data yang dianalisis diperoleh dan terfokus pada tes kean- dalan dengan

menggunakan koefisien Cronbach Alpha, dengan tujuan untuk melihat keabsahan dan

keakuratan data yang dikumpulkan me- lalui kuesioner yang telah digunakan.

Penganalisisan ini bagian kedua meliputi enam aspek utama, yate perihal

responden, persepsi responden terhadap dimensi komunikas. tingkat kepuasan

komunikasi secara menyeluruh, tingkat kepuasa komunikasi berdasarkan kelompok

kerja dan tingkat kepuasan kere Penganalisisan bagi aspek ini dibuat dengan

menggunakan metoue statistik deskriptif. Bagian ketiga dalam bab ini akan difokuskan

pade pengujian hipotesis yang menggunakan metode statistik inferensial Penggunaan

metode statistik untuk pengujian hipotesis tergantung nada distribusi kenormalan data,

2. Analisis Tes Kcandalan

Untuk tujuan melihat konsistensi internal instru" ien yang telah digunakan untuk

pengumpulan data, auditor menggunakan tes ke- andalan koefisien (Cronbach Alpha).

Pengujian telah dibuat khusus untuk item yang terkait dengan variabel independen dan

item-item dalam variabel dependen. Nilai Alpha bagi keseluruhan instrumen pe- nilajan

adalah 0,95 (70 item). Untuk penilaian ini temuan dari analisis.

M. ANALISIS FREKUENSI DIMENSI KEPUASAN BERKOMUNIKASI

Statistik deskriptif akan digunakan untuk tujuan penganalisisan menyeluruh tingkat

kepuasan berkomunikasi di kalangan responden. Distribusi frekuensi skor variabel

penilaian dianalisis serta dibaca de- ngan menggunakan metode seperti Mien, skor

rentang dan standar deviasi. Analisis distribusi frekuensi adalah berdasarkan pada tang-

gapan responden terhadap item-item. kuesioner yang telah dibentuk berdasarkan dimensi

dan faktor-faktor yang berhubungan dengan tingkat kepuasan berkomunikasi. Untuk

tujuan memudahkan pema- haman ulasan, distribusi frekuensi telah diklasifikasikan

ketiga peme- ringkatan, yaitu tinggi (sangat tinggi + tinggi), sederhana dan rendah

(sangat rendah + rendah).

N. TEMUAN AUDIT

Dalam menguraikan temuan ini auditor akan membagi diskusi berddasarkan analisis

membahas kecapaian sasaran évaluasi hasil dari pengujian hipote- (2) memberi saran dan

pemakaiannya di mana sesuai oleh LKIM, lan (3) membuat rumu an keseluruhan

penilaian yang dilakukan.

Hasil evaluasi menemukan kualitas informasi yang diterima oleh taf adalah

sederhana dari segi kepadatan dan kejelasan, kecukupan dan ketepatan

waktu.Berdasarkan Temuan audit juga menemukan sumber infor-masi yang diterima dari

O. REKOMENDASI

Temuan ini mendukung pemyataan dari Katz dan Kahn (1978) vang mengatakan,

ada lima pesan utama dalam hubungan antara atas- an dengan staf bawahannya, yaitu

perintah tugas yang jelas, kerasional tugas yang menjelaskan tujuan pelaksanaan tugas

serta hubungannya dengan tujuan organisasi, menginformasikan mengenai prosedur-

prosedur serta informasi yang terkait dengan kebijakan, peraturan dan manfaat organisasi,

memberikan umpan saat di atas prestasi kerja, dan mengindoktrinasi ideologi organisasi

P. KESIMPULAN DAN RUMUSAN

Jika kepuasan terhadap komunikasi menjadi agenda dalam usaha untuk

meningkatkan produktivitas serta kualitas kerja, maka mana- iemen organisasi harus

membantu anggota organisasi meningkatkan praktik komunikasi yang mementingkan

kepada penyaluran infor- masi yang berkualitas, pengawasan yang lebih bersifat

keterbukaan dan penuh dukungan, koordinasi yang terpadu dalam perilaku kerja, dan

akhirnya adalah mendapatkan keterlibatan dan partisipasi semua tingkat anggota kerja

dalam setiap proses kerja ke arah pencapaian tu- juan pembentukan Dewan.