BMKG

MODUL DIKLAT SOSIO CULTURAL

07.01 PRESENTASI
EFEKTIF

TIM PENYUSUN :
Nurahmini, S.Sos, M.Pd

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

BADAN METEOROLOGI KLIMATOLOGI DAN GEOFISIKA
TAHUN 2017
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan YME, bahan ajar PRESENTASI EFEKTIF ini telah selesai disusun.
Sejalan dengan Peraturan Pemerintah (PP) No. 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan
Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil (PNS), upaya untuk terus meningkatkan kualitas
SDM di lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG) khususnya
menjadi salah satu tupoksi dari pusdiklat melalui pendidikan dan pelatihan. Tugas ini
penting mengingat kebutuhan akan SDM yang berkualitas menjadi semakin mendesak di
tengah berbagai kondisi cuaca global yang semakin tidak menentu. Kedepan diharapkan,
BMKG dengan SDM yang berkualitas dan handal, tidak saja mampu berperan di tingkat
lokal, tetapi juga di tingkat regional maupun global.
Masukan, kritik, dan saran sangat dibutuhkan untuk perbaikan di masa yang akan datang,
sehingga modul-modul ini dapat terus up-to date dan seirama dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
Semoga bahan ajar PRESENTASI EFEKTIF ini bermanfaat dan saya ucapkan terima kasih
dan penghargaan yang tinggi kepada tim penyusun atas kontribusi dan kerja samanya.

Jakarta, Oktober 2017

KEPALA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

BADAN METEOROLOGI KLIMATOLOGI DAN GEOFISIKA

Drs. Herizal, M.Si

NIP. 196107041984031001

2 |P u s d i k l a t B M KG
 BAB I
Pendahuluan

.1. Latar Belakang

Ada banyak gagasan cemerlang dalam kepala kita, sayangnya kita tidak berhasil
mengkomunikasikan gagasan itu dengan berbagai macam alasan. Namun, ketika ada
orang lain yang menyampaikan gagasan yang sama kemudian kita bilang, ” Saya
sudah memikirkan hal itu...” Pernyataan itu tidak ada artiya lagi. Sebab semua orang
sudah tahu bahwa gagasan itu bukan milik kita, melainkan milik orang lain yang
mampu mengkomunikasikannya dengan baik. Inilah salah satu masalah yang dihadapi
oleh begitu banyak orang, masalah lainya adalah banyak orang yang takut ketika
harus melakukan presentasi, keringat panas dan dingin langsung mengucur ketika
berdiri didepan forum, suara yang biasanya lantang langsung melempem seperti
orang yang berbisik-bisik. Tubuh yang biasanya tegar serta merta menjadi gemetar.
Padahal, presentasi merupakan keterampilan yang wajib dikuasai oleh seorang
Pegawai Negeri Sipil. Oleh karenanya, setiap Pegawai Negeri Sipil yang belum
memiliki kemampuan untuk melakukan presentasi dengan baik, hendaknya diberikan
kesempatan mengasah keterampilan ini.
Modul ini menitik beratkan pada pembahasan pada penguasaan teknik
presentasi melalui pemahaman terhadap elemen-elemen yang mempengaruhi
keberhasilannya, faktor-faktor yang menghambat kelancarannya, aspek-aspek mental
yang mempengaruhinya, penampilan fisik yang menunjang maupun penggunaan alat
bantu. Dengan demikian diharapkan peserta mampu membangun kemampuan dan
rasa percaya diri yang tinggi dalam melakukan presentasi secara efektif

.2. Deskripsi Singkat

Mata Diklat Presentasi Efektif membahas tentang dasar-dasar presentasi, jenis-jenis
alat Bantu penyajian, strategi penggunaan alat bantu, komunikasi non verbal dalam
penyajian, teknik menjawab pertanyaan, strategi penyajian efektif, serta penerapan
kegiatan presentasi dalam suatu forum diskusi kelompok, seminar, dan konferensi
dalam lingkup nasional maupun internasional. Jangka waktu pembelajaran mata
Diklat ini adalah 8 jam pelatihan dan dilaksanakan dengan metode kegiatan
partisipasi aktif peserta dalam kelompok, pasangan, individu, dan kelas dengan
berbagai ragam bahan dan media pembelajaran.

.3. Manfaat
Dari hasil belajar pada modul Presentasi Efektif ini peserta diharapkan mampu
memahami dan menerapkan bagaimana menyajikan berbagai presentasi individu
maupun presentasi kelompok, dengan mempersiapkan aneka ragam bentuk penyajian
yang berhubungan dengan bidang tugas masing-masing pada tingkat institusi, unit
kerja maupun kebutuhan individu sebagai Aparatur Negara yang kompeten dalam
tugas dan tanggungjawabnya.

3 |P u s d i k l a t B M KG
.4. Tujuan Pembelajaran
Setelah selesai mempelajari modul ini Peserta diharapkan mampu menjelaskan
tentang pengertian serta teknik-teknik persiapan dan pelaksanaan presentasi lisan
yang efektif dalam forum diskusi kelompok, kelas, seminar dan konferensi.

1.5. Materi Pokok

a. Pengertian dan macam presentasi lisan.
b. Langkah-langkah persiapan dan teknik pelaksanaan presentasi lisan
c. memilih, mengembangkan dan menggunakan alat bantu penyajian lisan
d. menjawab pertanyaan dan saran pendengar
e. jenis dan penggunaan ragam bahasa non-verbal penyajian lisan
f. Penerapan Presentasi Efektif

1.6. Indikator Hasil Pembelajaran

Indikator-indikator hasil belajar adalah :
1. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar Presentasi;
2. Peserta mampu memahami dan menjelaskan tahapan persiapan dan pelaksanaan
presentasi;
3. Peserta mampu memahami dan menjelaskan jenis-jenis alat bantu penyaji;
4. Peserta mampu memahami dan menjelaskan alat bantu sesuai tujuan penyajian;
5. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penggunaan alat bantu yang
benar dan komunikatif;
6. Peserta mampu memahami dan menjelaskan peran dan jenis komunikasi non-verbal
dalam penyajian;

4 |P u s d i k l a t B M KG
 BAB II
DASAR-DASAR PRESENTASI

Indikator Keberhasilan Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu
menjelaskan pengertian presentasi, komponen dasar presentasi
efektif, jenis presentasi lisan dalam dunia kerja,kegagalan umum
dalam presentasi, jenis penyaji yang cenderung bermasalah, dan
kriteria keberhasilan presentasi.

2.1. Pengertian Presentasi Lisan

Dalam suatu presentasi lisan, terdapat beberapa komponen yang saling
mendukung keberhasilan penyajian Penyaji (presenter) adalah figur utama yang
menyajikan isi presentasi dan bertanggung jawab penuh dalam kelangsungan dan
efektivitas penyajian. Moderator (Chairperson) adalah figur kedua yang bertugas
mengatur mekanisme kelangsungan urutan dan tata cara penyajian.
Kelompok ketiga adalah pendengar (audience) yang berkumpul mengikuti
penyajian untuk tujuan yang berbeda seperti mencari jawaban atas
permasalahannya, mengikuti trend baru, diutus oleh instansinya, atas kemauan
sendiri, dan atau berbagai tujuan lainnya yang berbeda dari satu individu kepada
individu lain.
Dari ketiga kelompok utama diatas (penyaji, moderator, dan pendengar), kelompok
mana yang paling dominan dalam menentukan keberhasilan suatu penyajian?
Pertanyaan ini dapat diinterpretasikan dari berbagai sudut pandang; namun pada
dasarnya suatu penyajian lisan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar.
Apabila pendengar "mengerti" akan inti suatu sajian, maka dapat dikatakan
presentasi tersebut berhasil. Dari uraian ini dapat disimpulkan bahwa pendengar
mempunyai kontribusi yang lebih besar dalam menentukan keberhasilan suatu
penyajian.
Presentasi Lisan adalah bagian komunikasi, di mana dalam proses komunikasi ini
ada inti yang dikomunikasikan (content), ada proses komunikasi (metode), dan ada
media penyajian (alat bantu). Kesemua komponen ini saling terkait menciptakan suatu
presentasi lisan yang optimal dan efektif.
Apa sebenarnya konsep presentasi lisan? Presentasi Lisan dapat disimpulkan
sebagai komunikasi antara penyaji (presenter) dengan sekelompok pendengar
(audience) dalam situasi teknis, scientifik atau professional untuk satu tujuan tertentu
dengan menggunakan teknik sajian dan media tertentu.

2.2. Jenis-jenis Presentasi Dalam Dunia Kerja

Secara umum presentasi dapat dikategorikan kedalam 2 (dua) bagian besar yaitu :
1. Presentasi Pretemporaneous,
segala jenis penyajian yang dipersiapkan sedemikian rupa tanpa menyesuaikan
isi sajian dengan kebutuhan pendengar
a. Presentasi Teks (Reading Presentation)

5 |P u s d i k l a t B M KG
 Presentasi teks (Reading Presentation) adalah suatu bentuk penyajian lisan di
mana penyaji sepenuhnya menggunakan teks (membaca kata demi kata).
Contohnya dari bentuk penyajian ini adalah penyajian surat keterangan,
kertas kerja sama, hasil temuan atau penyajian mewakili pembicara yang
sebenarnya.
Jika anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini, tulislah teks anda
dalam bahasa komunikatif. Selama penyajian, berikan perhatian kepada
semua pendengar, proyeksikan gaya ucapan dan laval bicara anda beri
contoh-contoh pendukung dan jagalah kecepatan berbicara, intonasi suara
anda jangan monoton.

b. Presentasi Hafalan (Memorized Presentation)

Presentasi hafalan adalah suatu gaya penyaji di mana isi bahan sajian ditulis
dalam bentuk teks tertulis lalu dihafalkan. Contohnya bentuk penyajian
hafalan adalah laporan hasil studi singkat, hasil kunjungan atau observasi
Jika Anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini, perhatikan gaya
penyajian monoton. Kemampuan menghafal yang terbatas akan terlihat
kurang interaksi dengan pendegar selama penyajian berlangsung karena
konsentrasi penyaji kepada hafalannya.
2. Presentasi Extemporaneous,
a. Penyajian Spontan (the Impromptu Presentation)
Bentuk penyajian langsung adalah penyajian lisan spontan informal tanpa
persiapan yang matang di pihak pembicara. Contohnya dalam pertemuan
khusus Anda diminta memberikan sambutan karena kapasitas dan posisi yang
Anda miliki.
Jika Anda HARUS menggunakan teknik penyajian ini, sebelum penyajian
tentukan tujuan penyajian penyajian Anda, urutkan pointer penyajian sesuai
daya nalar pendengar, sajikan contoh-contoh yang mendukung uraian isi
sajian anda, dan ulangi poin inti penyajian.

b. Penyajian Langsung Menggunakan Kartu (The Note Card Presentation).

Uraian dalam penyajian ini disesuaikan dengan nalar pendengar, namun inti
penyajian tetap disesuaikan dengan tujuan penyajian. Teknik penyajian ini
bebas, natural, dipersiapkan dengan sebaiknya, namun tetap disesuaikan
dengan tingkat respon pendengar selama penyajian.
Jika Anda menggunakan teknik sajian ini, persiapkan bahan sajian Anda.
Tulislah outline penyajian di kartu-kartu kecil dan latihlah penyajian Anda
sampai anda gunakan. Sajikan penyajian Anda senatural mungkin, gunakan
teknik penyajian yang telah Anda persiapkan namun sesuaikan dengan
respon pendengar. Jangan khawatir kalau pendegar melihat kartu penyajian
Anda.
Dari jenis presentasi di atas, jenis penyajian menggunakan kartu merupakan jenis
presentasi yang paling berhasil. Penyajian tipe ini terkontrol dengan baik dan
sesuaikan dengan respon kemampuan pendengar.
Segala jenis penyajian disesuaikan dengan tingkat penerimaan pendengaran yang
bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar.

6 |P u s d i k l a t B M KG
2.3. Presentasi = Komunikasi
Presentasi merupakan bentuk sebuah komunikasi. Komunikasi presentasi dilakukan
secara terpadu lewat suara dan bahasa tubuh. Agar sebuah pesan dalam komunikasi
dapat tersampaikan dengan baik, ada tiga komponen penting dalam komunikasi
presentasi, yaitu :
1. Pemberi Pesan (komunikator)
2. Media yang digunakan
3. Penerima Pesan (audiens)
Komponen diatas dapat tercapai jika komunikator menggunakan media yang tepat,
dengan cara penyampaian yang tepat, dan pada waktu yang tepat pula. Ini
meminimalkan kemungkinan terjadinya penyimpangan informasi yang disampaikan
oleh komunikator sehingga dapat diterima dengan baik oleh audiens. (penerima
pesan)

2.4. Kegagalan Umum Dalam Presentasi

Mengapa suatu presentasi iisan tidak berhasil atau tidak mencapai sasaran? Berikut
ini dirangkum perihal yang menjadikan suatu penyajian lisan kurang efektif.
1. Riset data dan bahan sajian yang kurang lengkap
2. Organisasi dan urutan isi penyajian tidak jelas
3. Pemilihan kata, pengucapan dan intonasi bahasa kurang jelas
4. Penjelasan isi yang bertele-tele
5. Kurang mampu meringkas sari penyajian
6. Data dalam penyajian tidak tepat dan atau tidak "up-to-date"
7. Kurang menguasai teknik presentasi lisan
8. Kurang persiapan dan latihan penyajian lisan
9. Analisis peserta yang tidak memadai, terbatas atau tidak sesuai
10. Gangguan suara lain saat penyajian lisan berlangsung

2.5. Kriteria Keberhasilan Presentasi

Untuk memaksimalkan keberhasilan suatu presentasi, para penyaji perlu
memperhatikan saran berikut ini :
1) Usahakan menarik perhatian peserta sejak awal penyajian.
2) Sajikan isi presentasi secara sistematis dan jelas.
3) Penjelasan Anda harus disesuaikan dengan tingkat nalar pendengar.
4) Sajikan bukti dan contoh yang memperkuat argumen Anda.
5) Tentukan tindak lanjut penyajian bagi Anda dan bagi peserta.

2.6. Rangkuman
Pemahaman dasar-dasar presentasi selalu dimulai dari pengertian presentasi yang
berarti komunikasi antara penyaji dengan pendengar dalam situasi teknis, saintifik
atau profesional; dan untuk tujuan tertentu dengan menggunakan teknik sajian dan
ragam media presentasi.
Dalam pelaksanaannya, presentasi dikategorikan ke dalam 2 (dua) bagian besar
yaitu :

7 |P u s d i k l a t B M KG
1. Presentasi pretemporaneous, segala jenis penyajian yang dipersiapkan
sedemikian rupa tanpa menghiraukan kesesuaian isi sajian dengan kebutuhan
pendengar
2. presentasi extemporaneous, segala jenis penyajian yang disesuaikan dengan
tingkat penerimaan pendengar dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan
pendengar. Presentasi pretemporaneous meliputi
presentasi dengan membaca teks dan presentasi hafalan. Sedang presentasi
extemporaneous meliputi presentasi spontan dan presentasi langsung dengan
menggunakan kartu.

Akhirnya keberhasilan suatu presentasi dinilai dari ketercapaian tujuan presentasi.

Tingkat pemahaman dan penerimaan pendengar atas esensi presentasi merupakan
kriteria dominan menentukan keberhasilan suatu presentasi lisan yang efektif.

8 |P u s d i k l a t B M KG
 BAB III
PRESENTASI EFEKTIF

Indikator Keberhasilan Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu
menjelaskan dan menguraikan prinsip presentasi dimulai dari
tahapan persiapan,pelaksanaan, dan evaluasi

Tahapan berikut ini menyajikan ilustrasi langkah presentasi lisan yang efektif mulai dari
tahap persiapan, pengenalan diri dan pengenalan pendengar sampai kepada tahap
penyajian lisan.

3.1. TAHAP PERSIAPAN PENYAJIAN EFEKTIF

1. Analisis pendengar dan situasi penyajian lisan
2. Analisis penyaji dan tujuan penyajian lisan
a. Pengumpulan bahan sajian yang akan digunakan``
b. Penentuan dan pemilihan inti/isi presentasi lisan
c. Penentuan dan pengembangan alat bantu penyajian
d. Pengembangan pembukaan penyajian
e. Pengembangan penutup penyajian
f. Latihan presentasi lisan - gladi resik
g. Penyajian Lisan Langsung

Tahap 1 : Analisis Pendengar Dan Situasi Penyajian Lisan

Dalam tahapan ini Anda penyaji perlu melakukan analisa keberadaan calon
pendengar (audience) dan situasi (setting) tempat penyajian yang akan di gunakan. Analisa
pendengar secara umum meliputi:
a) Bidang tugas dan kelompok para pendengar. Apakah mereka berasal dari bidang
tugas tertentu (contohnya para guru, dokter, pegawai pemerintah, dsb.)
b) Lama mereka bertugas di instansi tersebut. Apakah bidang tugas mereka
berhubungan langsung dengan isi sajian Anda dan sudah berapa lama mereka
melakukan tugas tersebut
c) Seberapa jauh pengetahuan pendengar akan isi presentasi. Perlu mengetahui sejauh
mana cakupan penguasaan akan isi sajian yang akan d i presentasikan. Bidang
apa yang belum mereka kuasai dan aspek apa saja dari inti sajian yang mungkin
menarik kepada pendengar.
d) Bagaimana tingkat kebutuhan mereka atas isi penyajian. Perlu d i ketahui tingkat
kebutuhan dan manfaat sajian kepada bidang tugas mereka saat ini. Inti sajian
diharapkan dapat menambah wawasan dan hal baru dalam meningkatkan mutu kinerja
pendengar.

9 |P u s d i k l a t B M KG
Analisis pendengar secara khusus meliputi:
a) Bagaimana tanggapan mereka mengenai Anda sebagai penyaji. Apakah mereka
mengenal Anda secara pribadi atau sebaliknya? Bagaimana tingkat penerimaan
mereka kepada Anda sebagai pembicara dalam situasi ini?
b) Apa alasan mereka menghadiri presentasi Anda? Apakah memang benar untuk
memenuhi kebutuhan mereka, atau karena paksaan atasannya.

Tahap 2 : Analisis penyaji dan tujuan penyajian lisan

Tentukan sejauh mana kemampuan Anda akan isi penyajian? Apakah inti penyajian
merupakan bagian dari pendidikan atau pengalaman Anda? Hasil temuan Anda atau
bidang tugas yang telah biasa Anda geluti?
Tentukan tujuan penyajian Anda. Apakah tujuan presentasi Anda persuasi,
informasi, menghibur pendengar, atau mengevaluasi sesuatu? Tujuan penyajian ini harus
jelas kepada pendengar dan kalau boleh harus mencerminkan aspek kebutuhan pendengar.
Kembangkan tujuan penyajian yang "SMART" sesuai kemampuan dan latar
belakang pendengar dan hasil yang ingin Anda capai. Tujuan yang SMART adalah
tujuan yang khusus -"Specific", dapat diukur dengan jelas - "Measurable", dapat dicapai -
"Achievable", realistis sesuai keadaan dan kondisi penyajian - "Realistic in Scope", dan
sesuai dengan alokasi waktu yang tersedia - "Realistic Time Bound".
Tentukan tujuan penyajian lisan Anda dengan menjawab pertanyaan pertanyaan berikut
ini:
a) Apa yang ingin Anda capai di akhir penyajian? Apa kriteria keberhasilannya?
b) Apa yang Anda inginkan dikuasai pendengar setelah mengikuti presentasi ini? Apa
kriteria keberhasilnya?

Langkah a : Tahap Pengumpulan Bahan Penyajian Lisan

Tentukan sejauh mana cakupan isi presentasi yang telah Anda kuasai? Dalam konteks ini
selalu berawal dari tingkat pengetahuan dan penguasaan Anda saat ini akan isi sajian
Anda. Setelah itu Anda perlu mengobservasi sekeliling Anda dan kumpulan bahan yang
dapat digunakan dalam penyajian lisan Anda. Kalau perlu diskusikan dengan pakar
lainnya, teman atau baca beberapa publikasi mengenai topik/isi presentasi Anda.
Selama tahapan ini, tetap perhatikan tujuan presentasi lisan Anda. Rangkuman isi
penyajian perlu dirinci dengan baik. Anda mungkin perlu mengembangkan pengantar
khusus untuk setiap topik dan bagaimana teknik penguraiannya.
Dalam tahapan pengumpulan bahan sajian ini, tulislah semua bahan di kartu
penyajian. Jangan khawatir jika Anda punya banyak kartu penyajian. Kartu-kartu ini
akan Anda gunakan dalam menyeleksi inti penyajian lisan Anda di kemudian hari.

Langkah b : Tahap Seleksi Dan Penentuan Inti Presentasi

Dari bahan yang telah diakumulasi dalam kartu penyajian, tentukan dan pilihlah
rangkuman isi presentasi lisan Anda. Dalam seleksi ini Anda perlu menentukan topik
rangkuman inti beserta sub topiknya. Pilihan ini harus disusun dalam pola susunan isi
sesuai topik dan tujuan penyajian. Suatu presentasi lisan harus dapat menjelaskan isi
penyajian secara rinci kepada pendengar, dan kartu-kartu penyajian yang akan Anda
gunakan hanya berisi judul penyajian, outline dan rincian sub-topik penyajian, kutipan,
contoh-contoh, phrasa khusus dan tanda khusus lainnya untuk kelancaran penyajian Anda dan
mudah kepada pendengar untuk mengikutinya.

10 |P u s d i k l a t B M KG
 Untuk menjamin keberhasilan suatu penyajian lisan, Anda harus dapat menjelaskan
isi penyajian secara rinci sesuai kebutuhan pendengar, menyajikan keterkaitan antara topik-
topik penyajian, menjabarkan isi dengan menggunakan teknik bervariasi seperti penyajian
masalah-solusi, sebab-akibat, kronologi, dan sebagainya. Semua kartu penyajian harus
diurutkan dengan tanda khusus supaya mudah Anda gunakan.

Langkah c : Tahap Memilih, Mengembangkan Dan Menggunakan Alat Bantu Penyajian

Perlu Anda ingat bahwa apapun jenis alat bantu yang digunakan, Anda sebagai penyaji
harus dapat menggunakan alat tersebut dengan baik. Penggunaan alat bantu merupakan
tanggung jawab penuh dari penyaji. Jangan mengharapkan penyelenggara atau
moderator membantu Anda, khususnya dalam situasi seminar dan konferensi.
Pilih, kembangkan dan persiapkan semua alat bantu sebelum presentasi dimulai.
Urutan penggunaan media ini harus jelas dan tepat. Jangan sajikan suatu alat bantu apabila
Anda belum siap menyajikannya dan kurang berhubungan dengan inti sajian Anda.
Apabila Anda menggunakan peralatan elektronik, persiapkan alat tersebut dengan
lengkap sebelum peserta memasuki ruang penyajian. Dan sewaktu menggunakan alat
bantu elektronik, usahakan berbicara lebih keras dan proyeksikan volume suara dan laval
pengucapan Anda. Jangan sekali-kali berdiri di antara pendengar dan alat bantu elektronik
yang mengakibatkan alat tersebut kurang jelas kepada pendengar. Setelah selesai
menggunakan alat bantu, matikan semua peralatan eletronik yang digunakan, dan simpan
alat tersebut dengan baik dan rapi.
Alat bantu apapun yang Anda gunakan selama penyajian harus dapat membantu
penyaji memperjelas isi penyajian (ukuran, warna dan isi harus jelas dan tepat). Volume
suara harus lebih tinggi saat menulis di papan, di flipchart, di OHP atau saat
menggunakan peralatan elektronik lainnya.

Langkah d : Tahap Pengembangan Pembukaan Presentasi

“Tak kenal maka tak sayang" adalah suatu ungkapan yang bermakna bahwa kalau kita
kurang mengenal atau tidak mengenal siapa pembicara maka perhatian kita tidak dapat
sepenuhnya diberikan kepada penyajiannya. Walaupun penyaji secara umum telah
diperkenalkan oleh moderator, dia harus juga memperkenalkan dirinya secara ringkas dan
perkenalkan topik yang akan dibawakannya.
ujuan pembukaan adalah untuk menarik perhatian pendengar dan memberi
orientasi pendengar terhadap isi penyajian Anda. Pembukaan ini harus bebas, jelas,
casual dan natural. Untuk dapat menarik perhatian pendengar Anda boleh menyajikan
cerita ilustratif, kutipan khusus, pertanyaan atau berikan komplemen kepada pendengar.
Untuk orientasi pendengar terhadap penyajian, Anda boleh menyajikan rangkuman isi,
informasi dan latar belakang penyajian Anda. Jangan sekali-kali minta maaf, berdebat
atau menggunakan bahan yang tidak relevan dengan sajian Anda. Mulailah pembukaan
Anda dengan bahasa isyarat yang baik seperti kefakuman sesaat dan memandang
pendengar. Berikan perhatian merata kepada seluruh pendengar. Biasanya lama
pembukaan penyajian berlangsung sekitar 10% dari alokasi waktu presentasi(Eisenberg,
1982).

11 |P u s d i k l a t B M KG
Contoh Pembukaan Presentasi Lisan :
Selamat Pagi Ibu Bapak sekalian. Nama saya John Rosinsky. Adapun judul makalah yang akan
saya sajikan adalah Peningkatan Kualitas Pengawasan di Industri ABM.
Dalam sajian pagi ini, saya akan menyampaikan 4 bagian penting; pertama saya akan
menguraikan sekilas tentang sejarah pengawasan kualitas di Industri ABM, kemudian saya
akan membicarakan pola pengembangan dalam pengawasan kualitas di beberapa cabang
industri kami. Bagian ketiga akan berisi hasil yang dicapai dari pengawasan ini, dan di
bagian akhir saya akan sajikan arah dan masa depan dari pengawasan kualitas di industri
ABM. Di akhir penyajian saya akan berusaha menjawab semua pertanyaan dari para
pendengar.
Baiklah, saya akan mulai dengan sajian latar belakang pengawasan di......
Langkah e : Tahap Penutup Suatu Penyajian Lisan
Suatu presentasi lisan dikatakan lengkap apabila penyajian tersebut memiliki komponen,
PEMBUKAAN, PENJELASAN ISI, PENUTUP, dan TANYA JAWAB. Pokok pemikiran yang
perlu Anda perhatikan dalam menutup presentasi lisan adalah: Penutup sajian harus berisi
elemen yang paling strategis dan berisi rangkuman penyajian Anda. Penutup harus dapat
memperjelas inti penyajian dan bukannya menyajikan materi baru. Adapun alokasi waktu
yang biasanya diberikan kepada penutup dalam suatu seminar dan konferensi adalah
sekitar 5% dari seluruh waktu penyajian. Selama penyajian lisan Anda, inti sajian dapat
diulangi antara 3 sampai 10 kali untuk memperjelas isinya kepada pendengar.

Langkah f : Tahap Latihan Penyajian Atau Gladi-resik

Latihan penyajian lisan/gladi resik atau "Dummy Run" merupakan langkah terakhir dalam
persiapan presentasi lisan. Semakin berpengalaman seorang penyaji maka waktu latihan
yang dibutuhkannya semakin singkat dan bervariasi sesuai fokus perhatian dalam fokus
latihan yang dilakukan.
Secara umum tujuan latihan penyajian adalah untuk meyakinkan kualitas
penampilan penyaji. Teknik latihan ini bervariasi. Yang paling utama Anda harus
mencobakan latihan sendiri, latihan bersama teman, atau latihan dengan direkam
video/audio. Sewaktu latihan berlangsung, cobalah mengingat outline penyajian, dan
latihlah sampai bahan sajian dan isinya Anda kuasai. Perbaiki mekanisme penyajian
Anda dengan memperhatikan tutur bahasa, nada suara, lafal pengucapan, dan hal
lainnya seperti postur gerak tubuh dan ekspressi wajah.
Latihan penyajian meningkatkan rasa percaya diri Anda, dan latihan ini menutupi
kekurangan yang mungkin masih terdapat dalam teknik penyajian Anda. Latihan juga
berfungsi memacu penyaji untuk terbiasa dengan bahan sajian, memacu Anda
menggunakan alat bantu - teristimewa alat bantu elektronik. Latihan mempersiapkan Anda
mengatasi potensi masalah atau pertanyaan yang mungkin ditanyakan pendengar.
Akhirnya latihan membantu Anda mengukur penggunaan waktu dengan sebaiknya

12 |P u s d i k l a t B M KG
Langkah g : Tahap Penyajian Presentasi Lisan
Tahapan ini dibagi atas tiga bagian besar yang meliputi kegiatan yang perlu diperhatikan
sebelum penyajian berlangsung, selama penyajian dan kegiatan sesudah penyajian
selesai.

3.2. KEGIATAN PENYAJI SEBELUM PENYAJIAN

Persiapkan semua peralatan yang Anda butuhkan yang meliputi susunan tata
ruang, handout penyajian, mesin overhead projector (OHP) transparancy, dan alat
bantu penyajian lainnya seperti gambar, pointer, flipchart, dan Iain-lain. Selama
persiapan ini usahakan rileks. Ini kesempatan Anda untuk menunjukkan kemampuan
Anda kepada pendengar dalam isi sajian yang telah Anda persiapkan. Kalau
perlu persiapkan gaya penampilan dan kerapian busana Anda, dan bersiaplah
dan berikan senyum kepada peserta yang mulai memasuki ruangan penyajian.
3.3. KEGIATAN PENYAJI SELAMA PENYAJIAN
Selama penyajian berlangsung, senantiasa pikirkan isi penyajian Anda (content),
siapa pendengar Anda (Audience), dan apa tujuan penyajian Anda (Purprose).
Gunakan kartu penyajian Anda dengan sebaiknya, tetapi Anda harus memberikan
perhatian yang merata kepada pendengar. Sajikanlah presentasi yang hidup,
antusias, bersahabat, dan dengan sikap yang tulus. Anda harus berusaha menjadi
diri Anda sendiri, jangan meniru gaya orang lain. Sesuaikan volume suara dengan
akustik ruangan dan jumlah pendengar teristimewa kalau Anda menggunakan
microphone. Selama penyajian tukarlah posisi penyajian Anda; variasikan antara
berdiri, duduk dan bergerak. Dengan demikian kesempatan pendengar untuk
tertidur berkurang karena gerakan kepala pendengar mengikuti pendengar yang
menjadi fokus perhatian selama penyajian.
Sewaktu menyajikan, jangan bicara terlalu cepat atau lambat - variasikan
kecepatan bicara Anda, volume suara dan intonasi. Sajikan isi informasi pada
tingkat menengah berdasarkan kemampuan peserta.
Setiap topik penyajian harus Anda presentasikan dengan urutan: (a). Focusing,
beri tanda kepada pendengar tentang topik yang akan disajikan; (b). Informing,
beritahu pendengar akan isi topik sajian Anda; dan (c). Defocusing, rangkumlah
apa yang baru saja Anda sajikan.
Di awal penyajian Anda perkenalkan kembali diri Anda secara singkat namun
fokuskan kepada thema penyajian dan jelaskan alasan pemilihan judul. Mengapa?
Karena dalam tahapan ini Anda berusaha memotivasi pendengar terhadap sajian
Anda dan Anda menciptakan tingkat kredibilitas Anda sebagai penyaji. Sajikan
hubungan antara topik; Focus, Inform, dan Defocus setiap topik dalam penyajian (isi
penyajian). Rangkumlah inti penyajian (Penutup). Gunakan alat bantu yang telah Anda
persiapkan dengan sebaiknya dan di akhir penyajian ucapkan termakasih atas
partisipasi pendengar dalam penyajian.

3.4. KEGIATAN PENYAJI SETELAH PENYAJIAN SELESAI

Setelah Anda berhasil melaksanakan penyajian lisan, kumpulkan semua bahan
penyajian Anda termasuk alat bantu dan peralatan yang Anda gunakan. File
bahan sajian ini dengan rapi untuk presentasi lisan di masa mendatang.
Kegiatan lain diakhir penyajian meliputi evaluasi penyajian Anda dengan
menulis perihal yang menurut Anda berhasil disajikan dengan baik; perihal yang

13 |P u s d i k l a t B M KG
 menurut Anda perlu lebih ditingkatkan di masa mendatang; perihal baru yang
terlupakan atau yang Anda dapatkan dari penyajian itu. Hasil evaluasi dan
masukan ini akan bermanfaat apabila Anda diminta menyajikan inti sajian yang
sama di masa mendatang.
Dari uraian di atas; berikut ini dirangkum urutan perihal yang perlu diperhatikan
oleh pembicara yang meliputi:
1. Ucapkan terimakasih kepada orang yang memperkenalkan Anda.
2. Ucapkan terimakasih kepada pendengar atas kesempatan penyajian Anda dan
atas kerjasama yang baik dan koperatif selama penyajian.
3. Jangan mengunyah permen karet atau merokok sewaktu penyajian.
4. Jangan basahi bibir Anda dengan lidah atau bersuara dari celah gigi.
5. Nomorilah kartu penyajian Anda atau hand out Anda.
6. Rapikan pakaian dan penampilan Anda sebelum penyajian, bukan selama
penyajian.
7. Jangan terlalu banyak menggunakan "Pet Phrases" seperti, "You know", "O.K"., "all
right", "Terrific", "ahh...", "dan". Variasikan.
8. Jangan lupa, pendengar terdiri dari individu yang menginginkan Anda berhasil.
Mereka bukan musuh kila. Mereka berada dipihak kita.
9. Jangan gunakan "lelucon" yang tidak berhubungan dengan penyajian Anda.
10. Jangan berteriak kepada pendengar. Gunakan microphone seperlunya.
11. Waktu penyajian jangan lewat. Lebih baik penyajian dipersingkat dari
pada diperpanjang.
12. Jangan gunakan kata yang artinya kurang jelas atau Anda tidak dapat
mengucapkannya
13. Jangan bermain dengan koin, perhiasan, kancing atau alat lainnya selama
penyajian.
14. Usahakan kalimat Anda singkat, jelas dan mudah dimengerti pendengar.
15. Jangan bersandar ke podium selama penyajian.
16. Jagalah "Eye contact - perhatian". berikan perhatian yang merata kepada
semua pendengar.
17. Tukarlah posisi bicara Anda untuk mengatasi kebosanan pendengar.
18. Variasikan intonasi dan kecepatan suara Anda. Kadang kala cepat, lambat
atau sedang.
19. Lafal pengucapan kata harus jelas, diperlambat.
20. Ulangi penekanan "Key Words - katakunci" selama penyajian.

3.5. Tingkat Konsentrasi Pendengar Dalam Presentasi

Berdasarkan riset di beberapa seminar dan konferensi nasional dan internasional
(Marpaung: 1989), Anda dapat melihat tingkat konsentrasi pendengar dalam
berbagai penyajian yang berlangsung sekitar rata-rata 45 menit :
6 - 10 menit pertama konsentrasi pendengar cenderung naik (tinggi).
Secara umum mereka mengharapkan sesuatu dari penyajian ini.
25 - 30 menit selanjutnya, konsentrasi pendengar biasanya menurun dengan
berbagai alasan; mungkin karena teknik penyajian yang tidak sesuai,
membosankan, monoton, teknik penyaji membaca teks. Sebenarnya penggunaan
waktu dalam tahapan ini adalah untuk sajian isi. Penyaji harus dapat menggunakan
waktu ini seefisien mungkin untuk menyajikan isi kepada pendengar.

14 |P u s d i k l a t B M KG
 4 - 6 menit terakhir adalah bagian penutup atau rangkuman penyajian.
Pendengar biasanya konsentrasi kembali untuk memberikan rasa hormat kepada
penyaji, dan karena penyajian akan selesai.

3.6. Rangkuman
Dalam perencanaan dan pelaksanaan penyajian lisan, terdapat 7 tahapan penyajian
yang mencakup: Pengumpulan bahan sajian; Penentuan dan pemilihan inti presentasi;
Penentuan dan pengembangan alat bantu; Pengembangan pembukaan penyajian;
Pengembangan penutup penyajian; dan Latihan Presentasi Sedang langkah ketujuh
meliputi tanggung jawab dan perihal yang perlu
diperhatikan oleh penyaji sebelum penyajian, sewaktu penyajian dan sesudah
penyajian lisan selesai.

Selain ketujuh langkah di atas, penyaji juga perlu memperhatikan 2 aspek utama
lainnya selama persiapan dan selama penyajian berlangsung yang meliputi: Analisa
pendengar dan situasi penyajian lisan, dan Analisa penyaji dan tujuan penyajian
lisan.

Untuk memaksimalkan suatu penyajian lisan, penyaji perlu

mengetahui mekanisme pembagian waktu penyajian. Untuk
pembukaan (Introduction) dialokasikan sekitar 10% dari total waktu yang tersedia.
Untuk paparan rincian inti penyajian (the content of the talk) dialokasikan sekitar 75 –
85 % dari total waktu yang tersedia. Untuk penutup (closing) dialokasikan sekitar 5%
dari total waktu penyajian. Selebihnya dialokasikan untuk sesi tanya jawab yang
dapat berlangsung selama penyajian atau diakhir penyajian.

15 |P u s d i k l a t B M KG
 BAB IV
ALAT BANTU PRESENTASI
Indikator Keberhasilan Setelah membaca Bab ini, para peserta Diklat diharapkan mampu
menjelaskan dan menguraikan konsep dan peran alat bantu
presentasi, jenis-jenis alat bantu presentasi, persyaratan alat bantu
presentasi yang efektif, dan strategi pemilihan, pengembangan dan
penggunaan alat bantu efektif

4.1. Konsep dan Peran Alat Bantu

Alat bantu adalah alat yang membantu memperjelas isi suatu penyajian. Tujuan
penggunaan alat bantu adalah untuk menarik perhatian pendengar, meningkatkan
daya tarik pendengar terhadap penyajian, dan membantu pendengar untuk mengerti
hubungan antara topik, fakta, dan obyek penyajian.
Dengan kata lain penggunaan alat bantu dalam melakukan presentasi
umumnya digunakan oleh penyaji (presenter), dengan menggunakan alat bantu,
dimana penyaji dapat memberikan penjelasan keterangan dari isi sajian lebih luas,
tepat dan mudah dicerna oleh pendengar (audiens), Oleh karena itu gunakan variasi
alat bantu, seperti: Perbandingan, statistik, dan alat lainya yang sesuai dan
mendukung ide utama sajian Anda. dengan demikian presentasi akan menjadi lebih
menarik dan hidup.
Dalam suatu presentasi lisan, hasil survey kemampuan peserta dalam mencerna isi
penyajian ditentukan oleh berbagai hal. Secara umum pendengar mengerti akan isi
suatu presentasi lisan dari berbagai aspek :
1. 10% dari bacaan
2. 20% dari pendengaran
3. 30% dari penglihatan
4. 50% dari pendengaran dan penglihatan
Uraian ini jelas menunjukkan bahwa partisipasi aktif pendengar dan manfaat
alat bantu penyajian sangat berpengaruh dalam pencapaian hasil suatu penyajian
lisan. Keberhasilan presentasi lisan bukanlah semata-mata ditentukan oleh penyaji
sendiri, namun dari tingkat pemahaman pendengar akan apa yang mereka
pendek dari sajian presentasi tersebut. Pendengarlah yang paling menentukan
tingkat keberhasilan suatu penyajian lisan.

4.2. Jenis-jenis Alat Bantu Penyajian

Jenis alat bantu penyajianyang biasa digunakan dalam suatu komunikasi formal dan/
atau presentasi adalah beberapa alat di bawah ini, seperti:
1. Charts: biasanya digunakan mengarahkan pemikiran menjelaskan bidang khusus,
menyimpulkan, menunjukan trend baru, hubungan dan perbandingan hal khusus.
Informasi ini biasanya tertuang dalam transparansi, slide, flipchart atau power
points. Kalau alat bantu anda berupa transparansi yang katakata maximum
menggunakan penggunaan teks 6 kata per baris dan 10 baris dalam satu visual
dengan menggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap.

16 |P u s d i k l a t B M KG
 2. Ilustrasi, Diagram, dan Peta: Alat bantu jenis ini digunakan untuk menunjukan alur
pergerakan, gambaran umum atau impressi menyajikan mekanisme lengkap suatu
kegiatan. Bahan ini sangat berguna untuk mempengaruhi sikap dan emosi
pendengar melalui berbagai teknik efek dari film yang ditonton.
3. Video dan Film: sering digunakan untuk menyajikan peristiwa secara utuh atau
sebagian. Alat bantu ini sangat berguna untuk menyampaikan sesuatu secara
gamblang sesuai apa adanya atau sesuai keinginan pembuat film.
4. Slides, transparansi: Sering digunakan menggambarkan ilustrasi, prinsip, urutan
kejadian yang dikembangkan melalui foto-foto.
5. Contoh Barang atau spesimen : bahan berikut ini digunakan untuk menunjukan
bentuk obyek barang yang sebenarnya.
6. Model atau replika: Alat bantu dalam ukuran kecil ini menunjukan suatu operasi
tanpa harus menggunakan materi yang sebenarnya, membuat gambaran
pekerjaan besar dalam replika kecil dan hasil akhir suatu kegiatan proyek dalam
dimensi yang di perbesar untuk dapat menguraikan mekanisme kerjanya.
7. Handout, modul: Alat bantu ini biasanya digunakan oleh peserta sebagai sumber
bacaan dalam melakukan tugas tertentu sesuai permintaan.
8. Manual, Pamphlets, Bulletin: Jenis alat bantu ini digunakan untuk menyajikan
informasi standar, petunjuk dan bahan referensi awal suatu kegiatan.
9. Cartoon, Poster dan Tanda Khusus: Jenis alat bantu ini digunakan untuk menarik
perhatian dan meningkatkan minat pendengar terhadap bidang sajian.
10. Foto, Textbook atau Ilustrasi majalah: Jenis alat bantu ini biasanya digunakan
sebagai bahan diskusi untuk mengambarkan situasi yang sebenarnya, bahan
ilustrasi kepada topik khusus dalam presentasi dan kegiatan khusus.
11. Studi Kasus: Jenis alat bantu ini biasanya digunakan secara bersamaan dan saling
berhubungan dengan topik sajian dengan mengikuti prinsip khusus, latihan dan
prosedur yang dijelaskan diinterprestasikan dan diformulasi oleh kelompok
tersebut.
12. Demonstrasi/Peragaan: Alat bantu ini digunakan untuk menunjukkan bagaimana
cara pelaksanaan metode khusus atau prosedur suatu kegiatan.

4.3. Persyaratan Alat Bantu Penyajian

Alat bantu penyajian yang efektif harus dapat menyajikan inti/isi sajian lebih baik
dari ucapan (kalimat ucapan). Alat bantu presentasi yang baik biasanya
menggunakan kombinasi antara uraian, gambar, grafis, dan teknologi.
Dalam mengembangkan alat bantu gunakan aspek artistik memadai, aspek
tata ruang media, dan aspek lain seperti warna untuk memperjelas kata kunci
penyajian. Warna utama untuk kata inti adalah biru tua, hitam, coklat, dan merah
tua, sedang warna untuk dekorasi adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu.
Setiap alat bantu yang digunakan harus berisi sajian fakta yang akurat benar,
dan up-to-date dengan ukuran yang sesuai dengan seting uangan dan jumlah
pendengar. Alat bantu tersebut harus terprogram rapi, jelas, terang dan mudah
dibaca walau oleh pendengar yang dibelakang sekalipun. Beberapa kriteria yang
dapat digunakan sebagai persyaratan dalam memilih dan mengembangkan alat
bantu penyajian meliputi:
1. aspek efektifitas bahan-tujuan jelas dan isi materi yang didukung mudah
dimengerti.
2. aspek efisiensi yang terkandung dalam bahan.

17 |P u s d i k l a t B M KG
 3. biaya yang lebih murah, baik saat pembelian, pengembangan dan
pemeliharaan.
4. kesesuaian bahan dengan metode penyajian.
5. kesesuaian media dengan karateristik peserta penyajian.
6. pertimbangan praktis, dari segi tempat fasilitas yang ada, keamanan
penggunaan, daya tahan dan kemudahan memperbaiki.
7. ketersediaan media tersebut berikut suku cadangnya.

4.4. Strategi Pemilihan Dan Pengembangan Alat Bantu Efektif

Berikut ini beberapa strategi umum dalam pemilihan dan pengembangan alat bantu
penyajian yang efektif yang meliputi :
1. Tentukan judul penyajian dan tujuan penyajian.
2. Tentukan jenis kegiatan sesuai tujuan penyajian.
3. Tentukan target populasi pendengar (lokasi, jumlah, dll).
4. Pilih metode penyajian yang tepat.
5. Tentukan karakteristik pendengar anda, kemampuan awal, dll.
6. Pilih dan kembangkan media penyajian yang paling sesuai dengan tujuan
penyajian dan karakteristik pendengar.
7. Kembangkan pointer petunjuk penggunaan bahan tersebut.
Dalam pelaksanaan suatu penyajian, bahan penyajian seperti flipchart sering sekali
menjadi media penyajian utama. Berikut disajikan beberapa strategi pengembangan
dan penggunaan flipchart.
1. Tulislah isi pesan di atas kerta flipchart dengan ukuran tulisan yang besar.
2. Jangan menulis “scribble” asal-asalan.
3. Berdirilah pada satu sisi flipchart, jangan didepannya.
4. Gunakan variasi warna untuk pesan dan dekorasi.
5. Beri tanda penggunaan flipchart.
6. kalau tidak ada board flipchart, gunakan Blu-Tack.
7. Persiapkan flipchart dengan isi yang rumit sebelum penyajian.
8. Maksimum 10 baris dalam satu flipchart.
9. Gunakan kata kunci bukan kalimat lengkap dalam flipchart Anda.
10. Kembangkan judul dalam setiap lembar flipchart.
11. Gunakan warna untuk mempertegas isi sajian dalam flipchart.

Tabel1 : Petunjuk Pemilihan, Beberapa Alat Bantu Penyajian

TRANSPARANSI/
KONDISI UMUM FLIPCHART SLIDES
SLIDES
 Pendengar  Di bawah 20 org  + 100 orang  Lebih dari 100 org
 Tingkat  Informal  Informal, Formal  Segala bahan dapat
Formalitas  Simpel  Simpel dapat di  digambar
 Teknik  Jepitan & Kertas  Photo Copy  Proyektor / screen
 Pengembangan  Waktu menulis saja  Proyektor & Layar  Pengembangan/
 Alat ruangan  Murah  Menggambar/ketik  fotografi = cetak
 Waktu  dapat di Photo Copy  Mahal
pembuatan  Mahal kalau Typeset
 Biaya

18 |P u s d i k l a t B M KG
4.5. Rangkuman
Alat bantu penyajian adalah alat yang membantu penyaji memperjelas isi suatu
penyajian. Penggunaan alat bantu penyajian adalah untuk menarik perhatian
pendengar, meningkatkan daya tarik pendengar terhadap penyajian, dan membantu
pendengar untuk mengerti hubungan antara topik, fakta dan objek sajian.
Setiap inti sajian yang tertuang dalam alat bantu penyajian harus dijelaskan
dan disajikan menarik kepada pendengar. Oleh karena itu gunakan variasi alat
bantu seperti: Perbandingan, statistik, dan alat lainya yang sesuai dengan tujuan
penyajian, dan mendukung ide utama sajian Anda.

19 |P u s d i k l a t B M KG
 BAB V
TEKNIK MENJAWAB PERTANYAAN

Indikator Keberhasilan Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu
memahami dan menjelaskan mengapa pendengar bertanya,
menguraikan strategi persiapan dan pelaksanaan sesi tanya
jawab, teknik menjawab pertanyaan dalam presentasi, dan
teknik mengatasi demam panggung dalam suatu penyajian

Dalam presentasi lisan, komponen tanya jawab sering digunakan untuk mengukur
kesuksesan suatu penyajian. Kualitas dan kuantitas pertanyaan dapat menggambarkan
sejauh mana pendengar mengikuti dan mengerti isi penyajian
5.1. Mengapa Pendengar Bertanya?
Biasanya para pendengar bertanya karena mereka menghendaki klarifikasi atas
satu bagian penyajian Anda. Mereka tidak dapat melihat aplikasi isi penyajian
dengan kebutuhan mereka, atau mereka tidak setuju dengan satu bidang
penyajian Anda dan mencoba memperluas cakupan pembahasan suatu topik tertentu.

5.2. Kapan Sesi Tanya Jawab Dilaksanakan ?

Sesi tanya jawab presentasi lisan dapat dilaksanakan di akhir penyajian (secara
singkat) atau selama penyajian berlangsung. Dalam sesi ini penyaji harus dapat
mengontrol pertanyaan dan jawaban yang diberikan terhadap pertanyaan.
Penyaji harus mendengarkan pertanyaan dengan seksama saat ditanyakan untuk
mengetahui isi dan emosi pertanyaan pertanyaan tersebut. Kalau ada pertanyaan
yang kurang jelas, penyaji dapat mengulangi atau merangkum pertanyaan, namun
harus meminta persetujuan penanya apakah rangkuman tersebut telah benar.
Rangkuman ini membantu pendengar lainnya dalam mengetahui inti pertanyaan dan
membantu penyaji untuk lebih mengerti inti dari pertanyaan tersebut.
Jangan sekali-kali menjawab pertanyaan yang tidak Anda ketahui jawabannya.
Jawaban Anda harus terstruktur, jika memungkinkan harus didukung oleh bahan
visual untuk memperjelas uraian jawaban Anda.

5.3. Bagaimana Teknik Mengatasi Pertanyaan Pendengar?

Sewaktu mempersiapkan penyajian Anda, jangan lupa mengantisipasi pertanyaan
yang mungkin ditanyakan pendengar saat presentasi lisan Anda. Setiap
pertanyaan yang terlontar dari pendengar harus Anda simak secara lengkap;
Jangan dipotong. Jika perlu ulangi pertanyaan yang kurang jelas. Perbaiki
pertanyaan panjang atau pertanyaan yang kurang jelas Anda dengar, namun
jangan lupa meminta persetujuan penanya mengenai inti pertanyaannya.
Dalam memberi jawaban usahakan singkat dan jelas. Jika ada penanya yang
mengotot dan ingin berdebat, tawarkan untuk diskusi setelah selesai penyajian Anda.
Dalam suatu penyajian Anda bertanggungjawab kepada semua pendengar bukan
hanya kepada penanya. Oleh karena itu jangan terpancing berdebat atau
terperangkap kepada pertanyaan yang tidak berhubungan dengan penyajian
Anda. Dalam situasi Anda tidak tahu jawaban terhadap satu pertanyaan, beri tahu
penanya bahwa Anda tidak mempunyai jawaban yang lengkap kepada pertanyaan
tersebut, namun tawarkan solusi bahwa Anda akan mencari jawabannya dan akan

20 |P u s d i k l a t B M KG
 kembali kepada penanya; setelah itu teruskan kepada pertanyaan lainnya.

5.4. Bagaimana Teknik Mendengar Pertanyaan Pendengar?

Seperti diuraikan sebelumnya bahwa kualitas dan kuantitas pertanyaan pendengar
dapat menjadi perangkat evaluasi yang menentukan keberhasilan suatu penyajian.
Jangan sia- siakan kesempatan ini untuk melengkapi keberhasilan penyajian Anda.
Sebelum menjawab pertanyaan pendengar, berikut ini diuraikan langkah dan teknik
mendengarkan pertanyaan pendengar.
a. Dengarkan pertanyaan secara atentif tanpa interupsi. Lihatlah siapa yang
bertanya dan simak makna pertanyaan mereka.
b. Dengar pertanyaan secara emphatis, jika mungkin dengarkan dengan
simpatik kepada penanya, kepribadiannya, emosinya maupun motif yang
ada di belakang pertanyaan tersebut. Secara rinci buatlah posisi Anda dalam
posisi si penanya.
c. Dengarkan secara konstruktif apa yang ditanyakan. Dengarkan makna maksimal
dari pertanyaan tersebut dan tunjukkan bahasa gerak tubuh yang
mengisyaratkan Anda memperhatikan pertanyaannya. Hal ini akan memotivasi
penanya untuk memperjelas pertanyaannya. Observasi juga tingkat keseriusan
pendengar lainnya terhadap pertanyaan tersebut.
d. Dengarkan secara analitis tanda-tanda khusus dalam pertanyaan tersebut.
Selalu menanyakan pada diri sendiri: " Apa yang Anda maksud dengan ....?"
e. Dengarkan secara restrospektif. Tangkaplah kata kunci dari pertanyaan
tersebut, kalau perlu Anda boleh mencatatnya dalam bahasa Anda sendiri.
f. Dengarkan dengan pikiran terbuka, teristimewa apabila Anda tidak setuju
dengan pertanyaan tersebut. Dengar apa yang mereka utarakan, bukan
apa yang Anda inginkan atau harapkan mereka tanyakan.

5.5. Rangkuman
Pendengar bertanya karena menginginkan penjelasan isi sajian, tidak melihat aplikasi
isi penyajian terhadap kebutuhan mereka, tidak setuju dengan bidang penyajian,
atau mencoba memperluas cakupan pembahasan topik tertentu. Sesi Tanya jawab
biasanya dilaksanakan diakhir penyajian atau selama penyajian berlangsung.
Penyaji harus mengontrol pertanyaan dan jawaban terhadap pertanyaan. Penyaji
harus mendengarkan pertanyaan dengan seksama untuk mengetahui isi dan emosi
pertanyaan. Kalau ada pertanyaan yang kurang jelas, penyaji dapat mengulangi
atau merangkum pertanyaan, namun harus meminta persetujuan penanya apakah
rangkuman tersebut telah benar. Sewaktu mempersiapkan penyajian, antisipasi
pertanyaan yang mungkin timbul saat presentasi. Setiap pertanyaan harus Anda
simak secara lengkap; Jangan dipotong. Jawaban terhadap pertanyaan harus
singkat dan jelas. Jika ada penanya yang mengotot dan ingin berdebat, tawarkan
untuk diskusi setelah selesai penyajian Anda.
Jangan terpancing berdebat atau terperangkap kepada pertanyaan yang
tidak berhubungan dengan penyajian Anda. Kalau Anda tidak tahu jawaban
terhadap pertanyaan, beritahu penanya bahwa Anda tidak mempunyai jawaban
yang lengkap saat ini, namun tawarkan solusi bahwa Anda akan mencari
jawabannya dan akan kembali kepada penanya. Hal ini jauh lebih baik daripada
mengarang jawaban dan ternyata salah.

21 |P u s d i k l a t B M KG
 Demam panggung adalah faktor psikologis yang selalu menghantui penyaji baru
atau penyaji yang belum berpengalaman. Mereka selalu melihat dari sudut
kekurangan atau pandangan yang menganggap bahwa pendengar akan selalu
melihat aspek kelemahan penyajian. Sebenarnya para pendengar adalah bagian
dari presentasi yang bersama-sama mengharapkan keberhasilan penyajian. Rasa
demam panggung biasanya disebabkan persiapan yang kurang memadai.
Persiapkan penyajian Anda dengan seksama. Untuk mengatasi demam panggung
Anda dapat menggunakan teknik “Inhale’ – tarik nafas panjang. “hold”. Tahan
sementara, dan “exhale” , buanglah nafas Anda. Gunakan teknik ini selama 2-3 kali
sewaktu persiapan sebelum penyajian. Cara lain, Anda boleh minum air putih dingin
untuk menurunkan tekanan psikologis Anda. Cara lain adalah katakan juga kepada
diri sendiri bahwa Anda adalah pemimpin dan pengguna waktu selama presentasi
lisan berlangsung.

22 |P u s d i k l a t B M KG
 BAB VI
KOMUNIKASI NON VERBAL

Indikator Keberhasilan Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu
menjelaskan pengertian komunikasi non-verbal, ragam
komunikasi non-verbal, dan jenis komunikasi non-verbal penyaji

6.1. Pengertian Komunikasi Non Verbal

Komunikasi gerak (non-verbal communication) adalah segala jenis komunikasi antar
pribadi yang tanpa menggunakan kata-kata, namun hanya menggunakan gerak
tubuh dan/atau ekspresi wajah.
Dalam suatu presentasi lisan, kesuksesan suatu penyajian biasanya ditentukan
oleh kemampuan bahasa verbal penyaji (7%), vokal dan laval pengucapan penyaji
(38 %), dan ekspresi serta gerak tubuh penyaji (55%). Jadi 93% kesuksesan
presentasi lisan bukan ditentukan oleh kemampuan bahasa yang digunakan
penyaji, tetapi oleh komunikasi gerak (non-verbal elements) yang terjadi selama
penyajian.
Komunikasi non-verbal sering juga disebut sebagai "Kinesics, Nonverbal
Communication, Body Language, Gestures Atau Silent Communication".
Apapun terminologi yang digunakan, semuanya bermakna proses komunikasi
antara dua pihak dengan menggunakan kode bahasa isyarat, gerak di luar bahasa
lisan dan tulisan. Body language (Bahasa tubuh) adalah gerak bagian tubuh yang
ditujukan untuk memperjelas dan/atau memberi arti kepada penyajian Anda.

6.2. Ragam Komunikasi Non-Verbal Dalam Penyajian

Berikut disajikan beberapa gerak non-verbal pendengar yang perlu disimak dan
diperhatikan oleh penyaji. Setiap jenis gerak ini memberikan makna penerimaan
pendengar akan isi sajian Anda
1. Rejection Gestures gerakan tubuh di mana tangan atau kaki bersilang, bersandar
kemeja, menggosok hidung, mata dan telinga. Gerakan-gerakan ini menunjukkan
bahwa pendengar menolak atau tidak menyetujui apa yang kita sajikan.
2. Cooperation Gestures jenis gerakan sebagai bagian gerak tubuh di mana orang
duduk di sisi kursi, membuka kancing jas atau jeketnya. Gerakan ini
menunjukkan bahwa orang tersebut tertarik atau menyenangi apa yang kita
sajikan.
3. Interuption Gestures adalah gerakan angkat tangan dekat kuping, bibir atau
arah depan tubuh. Gerakan ini menunjukkan bahwa orang tersebut ingin
menginterupsi karena mau bertanya, meluruskan sesuatu hal, tidak setuju dengan
uraian Anda, atau menolak apa yang Anda sajikan.
4. Confidence Gestures - berdiri tegak, kurangi kedip mata, tetap
memperhatikan penyaji, memijit ujung jari, bersandar dengan tangan di
belakang kepala. Gerakan ini bermakna keyakinan akan sajian Anda. Dia
berada di pihak pembicara dan mungkin mau memberi kontribusi untuk
penambahan penjelasan atas uraian Anda.

23 |P u s d i k l a t B M KG
 5. Frustration Gestures - bunyi jari, napas tersengal, menggaruk bagian belakang
leher. Gerakan ini menunjukkan tingkat frustasi pendengar kepada penyaji,
mungkin karena apa yang di sajikan bertentangan dengan yang dia ketahui,
kurang akurat, dan tidak dapat menerima isi sajian penyaji.
6. Nervous Gestures - bunyi kerongkongan, bersiul, meremas tangan. Gerakan ini
menunjukkan rasa grogi, mungkin karena merasa rendah diri, kurang menguasai
permasalahan, dan berada di tempat dan posisi yang tidak / kurang sesuai.
7. Boredom Gestures - tapping kaki, genderang meja atau kursi, bermain dengan
pen, tangan menyangga kepala. Gerakan ini menunjukkan tingkat kebosanan
pendengar akan isi sajian. Hal yang didengar tidak menarik, tidak ada hal
baru, telah menguasai isi sajian penyaji dan menganggap sia-sia berada di
ruangan.

6.3. Rangkuman
Komunikasi non-verbal adalah semua gerakan bermakna sebagai bagian dari proses
komunikasi antara dua pihak dengan menggunakan kode bahasa isyarat, gerak
diluar bahasa lisan dan tulisan. Kesuksesan penyajian ditentukan oleh kemampuan
bahasa verbal penyaji (7%), vokal dan lafal pengucapan penyaji (38%), dan
ekspresi serta gerak tubuh penyaji (55%). Jadi 93% kesuksesan presentasi lisan
bukan ditentukan oleh kemampuan bahasa yang digunakan penyaji, tetapi oleh
komunikasi gerak (non-verbal elements) yang terjadi selama penyajian (Menrabhian).
Ragam bahasa gerak tubuh pendengar yang terdapat dalam penyajian lisan dan
perlu mendapat perhatian penyaji mencakup:
a. Rejection Gestures;
b. Cooperation Gestures;
c. Interruption Gestures;
d. Confidence Gestures;
e. Frustation Gestures;
f. Nervous Gestures;
g. Boredom Gestures;
Gerak tubuh penyaji yang baik dalam suatu presentasi lisan adalah gerakan tubuh
yang normal berkali-kali normal, natural dan jangan mengulangi gerak yang sama
berkali-kali. Gerak tubuh, tangan dan mimik serta raut wajah harus divariasikan.
Gunakanlah gerak tubuh Anda yang natural, jangan dibuat-buat dan jangan meniru
gaya orang lain karena ini dapat berdampak fatal terhadap penyajian Anda.

24 |P u s d i k l a t B M KG
 BAB VII
PENERAPAN PRESENTASI EFEKTIF

Indikator Keberhasilan Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu
menjelaskan strategi persiapan dan menerapkan presentasi
efektif dalam Kelompok.

7.1. Persiapan Presentasi Dalam Kelompok

Dalam melakukan persiapan presentasi, peserta dibagi dalam kelompok kecil (5
sampai 7 orang maksimum jumlah anggota dalam setiap kelompok). Pembagian
kelompok disarankan berdasarkan jenis rumpun tugas dan tanggung jawab yang
sama atau berdasarkan permasalahan, minat dan atau topik bahasan yang sama.
Secara berkelompok pilih salah satu topik sajian yang akan Anda sajikan atau pilih
salah satu topik dari alternatif yang disajikan fasilitator. Persiapkan suatu presentasi
singkat dan lengkap. Jumlah waktu penyajian yang dialokasikan kepada setiap
kelompok sekitar 15 menit, dengan rincian penyajian sekitar 12 menit dan tanya
jawab sekitar 3 menit. Dalam setiap kelompok harus ada penyaji moderator dan
pendengar. Dalam tahap penyajian ini, anggota kelompok mempersiapkan bahan
penyajian yang meliputi transparansi penyaji atau slides dan kartu penyaji, sedang
moderator mempersiapkan biodata si penyaji dan tata cara memperkenalkan
penyaji. Tema/topik pilihan bebas sesuai latar belakang tugas peserta atau kondisi
umum yang terjadi saat ini.
Contoh ragam pilihan dari fasilitator adalah:
1. Paparan satu kegiatan di organisasi tempat Anda bertugas;
2. Paparan tugas dan tanggung jawab Anda di kantor;
3. Upaya meningkatkan produktifitas/efektifitas kerja di instansi/unit kerja Anda;
4. Topik bebas, “up-to-date” namun ruang lingkup pembahasan harus rinci;
5. Pilih satu topik dari kliping yang disediakan oleh fasilitator/widyaiswara.

7.2. Presentasi Dalam Kelompok

Sebelum melakukan presentasi kelompok, fasilitator mengarahkan seting penyajian
kelompok, dan memberi contoh perangkat evaluasi penyajian. Selama penyajian
suatu kelompok peserta dikondisikan sebagai pendengar dan, kelompok lain beserta
narasumber bertugas sebagai evaluator yang menilai keberhasilan presentasi
dengan menggunakan lembar evaluasi penyajian. Setelah penyajian kelompok,
narasumber dan anggota kelompok lainnya diharapkan memberikan umpan balik
(feedback) akan kelebihan dan kekurangan penyajian kelompok yang dievaluasi.
Penyajian seperti diatas perlu disarankan dilakukan setelah semua presentasi
kelompok selesai untuk menjaga kemurnian penyajian sesuai persiapan kelompok.
Esensi dalam evaluasi ini diharapkan berupa keterbukaan atas kelebihan dan
kekurangan strategi berpresentasi yang dihadapi kelompok dan peserta kelompok.
Anggota kelompok dan peserta Diklat lainnya boleh bertanya atau memberi
komentar dan saran perbaikan. Kondisi evaluasi seperti ini akan memotivasi peserta
Diklat untuk saling belajar dari sesama peserta lainnya.

25 |P u s d i k l a t B M KG
 BAB VIII
PENUTUP

8.1. Kesimpulan
Keberhasilan suatu institusi, organisasi, kelompok bahkan individu tidak hanya
ditentukan oleh tingkat kematangan intelektual dan kompetensinya, tetapi juga dari
kemampuan berkoordinasi, berkolaborasi dan membangun jejaring kerja. Semua hal
itu dapat tercipta apabila semua orang kompeten dan terampil berkomunikasi, dan
berpresentasi, baik dalam situasi formal, informal dan dalam kehidupan sehari-hari.

Kemampuan presentasi merupakan keterampilan yang dapat diasah, dipelajari dan

ditingkatkan. Dengan mempelajari modul ini paling tidak sudah mulai terbangun
kemauan untuk meningkatkan kompetensi diri menjadi penyaji yang efektif dalam
lingkup tugas dan dalam kehidupan ini.

8.2. Tindak Lanjut

Kemampuan berpresentasi merupakan komunikasi yang integratif, artinya,
kemampuan ini tidak langsung sepenuhnya dikuasai hanya dengan membaca modul
ini. Kemampuan presentasi ini perlu terus diasah dan dipraktikkan menjadi bagian
dari tugas dan tanggungjawab sehari-hari. Jangan lupa, ikuti semua tahapan yang
disajikan dalam modul dari tahap persiapan, pengembangan bahan sajian,
penyajian, dan tahap evaluasi..

26 |P u s d i k l a t B M KG
 DAFTAR PUSTAKA

1. Andrews, James R. (1979), Essentials of Public Communications, John Wiley & Sons,
Inc., Canada.

2. Calnan, James and Barabas, Andras (1981), Speaking at Medical Meetings, a

practical guide, 2nd edition, William Heinemann Medical Books Ltd.,London.

3. Doolittle, Robert J. (1984), Professional Speaking, A Concise Guide, Scott, Foresman and
Company, Glenview, Illinois, USA.

4. Dunckel, Jackqueline and Parnham, Elizabeth (1984), The Business Guide toEffective
Speaking, Making Presentations, Using Audio Visuals and Dealing with the
Media,International Suf-Wunsel Press Ltd., North Vancouver, BC.

5. Eisenberg, Anne (1982), Effective Technical Communication, McGraw-Hill, Inc., New

York. Ellis, Mark & O'Driscoll, Nina, (1992), Giving Presentations, Longman, England.

6. Fitzpatrick, Anthony (1979), English for International Conferences, Materials for Language
Practice, Pergamon Press Ltd., Oxford.

7. Gelb, Michael (1988), Present Yourself The Simple Way to Give Powerful and Effective
Presentations, Guild Publishing, London.

8. Lembaga Administrasi Negara (2008), Teknik Komunikasi dan Presentasi Yang Efektif –
LAN Jakarta

9. Marpaung, Pangihutan (1995), Oral Presentation in English, chairing a meeting

/conference and English for seminars and conferences, National Agency for
State Administration - LAN Jakarta.

10. Menrabhain, Albert (1982), "How the Message is Understood" in Communication

Skills Guide, Effective Speaking, by: Maria Pemberton, The Industrial Society, Peter
Runge House, London.

11. Turner, Stuart (1988), The Public Speaker's Bible, The Definite Guide to Speaking
in Public, Biddies Limited, Guild Publishing, Surrey, London.

12. Zimmer, Marc (1987), Effective Presentations, Sphere Reference, Sphere Books Limited,
Suffolk.

27 |P u s d i k l a t B M KG