TUGAS 2 AUDIT SDM

8
NAMA : HADISTI KHOERUNNISA
NIM : 042569652

1. Terdapat beberapa instrumen dalam audit SDM, 3 diantaranya.AUDIT RISET

INSTRUMEN SDM yaitu :

Instrumen ini biasanya digunakan pada tahap pelaksanaan audit yang sudah di jelaskan,
Beberapa instrumen tersebut di antaranya:

1. Analisis dokumen

Analisis dokumen SDM yang dapat dilakukan antara lain dengan berbagai dokumen terkait
manajemen SDM seperti uraian dan spesifikasi jabatan, perhitungan kebutuhan tenaga kerja,
SOP rekrutmen dan seleksi, evaluasi terhadap hasil pelatihan, temuan dukungan , dan
sebagainya. Analisis dokumen bahkan sudah bisa dilakukan sejak investigasi awal. Dengan
menganalisis dokumen yang ada, auditor dapat menemukan kekurangan atau potensi masalah
yang mungkin terjadi dalam pengelolaan SDM. Tentu saja, hasil analisis dokumen ini masih
perlu diklarifikasi oleh auditee untuk meminta penjelasan dan analisis lebih lanjut. Namun
demikian, auditor bisa saja sudah menghasilkan temuan atau bahkan kesimpulan awal setelah
menganalisis dokumen yang ada titik Hal ini dimungkinkan apabila auditor memiliki kompetensi
yang memadai dan memiliki jam terbang atau pengalaman yang cukup dalam melakukan audit.

2. Wawancara

Wawancara adalah cara yang sangat efektif untuk mendapatkan informasi atau mengklarifikasi
temuan yang dihasilkan dari analisis dokumen. Wawancara dapat dilakukan dengan manajer
SDM, profesional SDM yang menangani kegiatan manajemen SDM tertentu, seperti staf untuk
rekrutmen dan seleksi, atau staf yang menangani pelatihan. Wawancara untuk menggali
informasi juga dapat dilakukan pada manajer lini atau karyawan biasa. Yang harus diperhatikan
oleh auditor dalam melakukan wawancara adalah dengan mewawancarai orang atau sumber
informasi yang tepat, dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dalam melakukan audit.
Posisi informan yang lebih tinggi tidak menjamin bahwa informasi yang diberikan akan
memadai terutama jika informasi yang dibutuhkan terperinci atau terperinci. Prinsip komunikasi
atau wawancara secara umum dapat diterapkan dalam proses audit SDM, seperti membangun
hubungan dengan orang yang diwawancarai, menjelaskan maksud dan tujuan wawancara,
melakukan penyelidikan, dan sebagainya. Auditor disarankan untuk menginformasikan terlebih
dahulu tentang jadwal dan materi wawancara, terutama jika auditor meminta orang yang
diwawancarai untuk menyiapkan berbagai laporan atau dokumen yang diperlukan sebelumnya.
Auditor harus mencatat, setidaknya membuat catatan tentang berbagai informasi yang diangkat
dalam wawancara, dan meminta konfirmasi dari orang yang diwawancarai untuk wawancara
yang telah dilakukan.

3. Analisis historis
Analisis terhadap data historis dapat dilakukan dalam audit SDM, misalnya dengan
membandingkan rasio seleksi untuk posisi tertentu, tingkat kehadiran karyawan, atau jumlah jam
pelatihan per orang per tahun selama beberapa tahun terakhir. Data historis ini dapat diperoleh
melalui data sekunder dalam bentuk laporan yang ada atau dalam bentuk data primer melalui
survei dan / atau wawancara. Data historis mungkin tidak tersedia secara langsung tetapi harus
diproses terlebih dahulu dan kemudian dianalisis. Misalnya dalam melakukan proses rekrutmen
dan seleksi, perusahaan tidak dapat menetapkan rasio pemilihan Auditor dapat meminta data
jumlah pelamar, jumlah pelamar yang lolos setiap seleksi, hingga jumlah pelamar yang diterima.
Dari berbagai data ini, auditor kemudian dapat menghitung rasio seleksi dari proses rekrutmen
dan seleksi tersebut. Demikian juga untuk jumlah pelatihan jam per orang per tahun, di mana
auditor dapat meminta jumlah pelatihan selama dan jumlah karyawan untuk mendapatkan
informasi jumlah jam pelatihan per orang per tahun.
 TUGAS 2 AUDIT SDM
8
NAMA : HADISTI KHOERUNNISA
NIM : 042569652

2. Contoh kuesioner Audit fungsi Manajemen Karir (dengan mengacu pada model
karier dan indikator kunci keberhasilan) di suatu perusahaan

  KUISIONER PENGENDALIAN MANAJEMEN

KPM
Obyek Review :Sistem Karier
Lokasi Review : Dep. Evaluasi dan Pengembangan SDM
WP N Management Proses yang di review Kondisi & Penjelasan Lampiran
Ref o
  1 Apakah perusahaan memiliki Sistem    
Karier? Bila Ada apakah sistem
karier tersebut terintegrasi dengan:
Sistem penilaian kinerja?
Sistem pelatihan dan
pengembangan?
Sistem balas jasa?
Jelaskan jawaban anda!

  2 Apakah perusahaan memiliki standar    

operating procedure (SOP) karier?
- SOP perencanaan karier
- SOP pengembangan karier
- SOP perencanaan sukses
Jelaskan jawaban anda!

  3 Apakah sistem karier yang berlaku    

menerapkan model kompetensi?
Jelaskan jawaban anda!
  4 Apakah perusahaan melakukan    
pemetaan SDM? Bila Ada apakah
mencakup:
- Pembuatan rencana assesmen
kompetensi?
- Perumusan profil kompetensi
jabatan struktural berdasarkan fungsi
dan jenjang jabatan?
- Perumusan profil kompetensi
jabatan profesional berdasarkan jenis
dan jenjang jabatan
- Melakukan self assessment
- Melakukan assessment Centre
- Melakukan psikologi assessment

  5 Apakah perusahaan memiliki    

pemetaan sumber daya manusia
( portofolio SDM) berupa?
- Inventory management
- Inventory tenaga profesional

  6 Apakah perusahaan memiliki    

rencana sukses bagi pegawai yang
bertalenta unggul ( High Flyers)?
Jelaskan jawaban anda!

  7 Apakah perusahaan memiliki    

rencana promosi dan mutasi atau
perpindahan jabatan bagi pegawai
dalam rangka mengembangkan diri?
Jelaskan jawaban anda!
 TUGAS 2 AUDIT SDM
8
NAMA : HADISTI KHOERUNNISA
NIM : 042569652
  8 Apakah perusahaan melakukan    
perencanaan karir pegawai
Berdasarkan kesepakatan bersama
antara atasan dan bawahan? Bila Ada
apakah mencakup:
- Pemberian pendidikan karier?
- Pemberian informasi karier?
- Pemberian konseling karier?
Jelaskan jawaban anda!

  9 Apakah perusahaan memberikan    

program pengembangan dalam
jabatan bagi pegawai? Bila Ada
apakah mencakup:
- Program transfer pengetahuan?
- Program pengembangan pimpinan?
- Program pengembangan staf
profesional?
- Pogram pengembangan diri
pribadi?
- Program pengembangan tim
proyek?
Jelaskan jawaban anda!

  10 Apakah perusahaan memiliki:    

- Kriteria mutasi jabatan?
- Kriteria promosi jabatan?
- Kriteria demosi jabatan?
Jelaskan jawaban anda!

  11 Apakah perusahaan melakukan    

program pengembangan berupa:
pendidikan bagi pegawai yang
bertalenta atau tergolong Star?
pendidikan formal bagi pegawai
yang potensial? Jelaskan jawaban
anda!

  12 Apakah perusahaan melakukan    

program mentoring dan coaching
bagi pegawai?
bila ada Jelaskan bagaimana
prosesnya!

  13 Apakah perusahaan memiliki    

penggolongan jabatan berdasarkan
keluarga jabatan? bila ada Jelaskan
jawaban anda!

  14 Apakah perusahaan memiliki pola    

karir yang memenuhi:
- Kebutuhan perusahaan?
- Kebutuhan pribadi atau individu?
Mohon jelaskan!

  15 Apakah perusahaan memiliki jalur    

karir bagi jabatan struktural? jabatan
profesional? mohon jelaskan!

Paraf Catatan Reviewer

   

Auditor Auditee

(…………………………….) (…………………………………)
 TUGAS 2 AUDIT SDM
8
NAMA : HADISTI KHOERUNNISA
NIM : 042569652

3. Menghitung tingkat absensi, disertai dengan ilustrasinya dan contonya :

Metode menghitung tingkat absensi yang direkomendasikan oleh Productivity Council of

Australia (Cascio, 1992) adalah sebagai berikut:

Total number of separate absences

Frequency rate =
Avarage strength pf work force

Dalam menghitung tingkat frekuensi ini karyawan yang meninggalkan jam kerja lebih
dari 1 jam dianggap absen Apapun alasannya. jadi frekuensi red hanya mengukur jumlah absensi
saja dan tidak mengukur lamanya absen. Misalnya, sebuah perusahaan memiliki 60 orang
karyawan dan dalam bulan Agustus 2009 ada 180 kasus karyawan yang absen (meninggalkan
jam kerja lebih dari 1 jam) maka tingkat frekuensi absen perusahaan pada bulan Agustus 2009
adalah sebagai berikut :

Total number of separate absences

Frequency rate =
Avarage strength pf work force

180
=
60

=3

Selain frequency rate, ada juga ukuran absence rate yang mengukur berapa banyak jam
kerja yang hilang karena karyawan absen dalam periode tertentu. Menghitung absence rate yang
dilakukan dengan cara sebagai berikut:

Total labour hours lost throght absences

Absence Rate = ×100
Total labour hours rostered

Misalnya sebuah perusahaan memiliki 100 karyawan dengan total jam kerja yang
dijadwalkan pada bulan tertentu sebesar 16.000 jam kerja. apabila pada bulan tersebut terjadi 800
jam kerja yang hilang karena karyawan absen maka absence rate pada bulan tersebut adalah:

Total labour hours lost throght absences

Absence Rate = ×100
Total labour hours rostered

800
= ×100
16000

= 5%
Untuk analisis lebih lanjut, perusahaan dapat saja menghitung tingkat frekuensi dan
tingkat absensi per Departemen atau divisi. Perusahaan juga dapat membuat kategori alasan
mengapa karyawan absen, dengan izin atau tidak, dan sebagainya.
 TUGAS 2 AUDIT SDM
8
NAMA : HADISTI KHOERUNNISA
NIM : 042569652

Sumber : Buku Materi Pokok Audit SDM EKMA4476/2SKS/MODUL3-4