LATIHAN 4

1. Huraikan pengaruh elemen masa dan elemen etika ke atas keberkesanan perundingan
seorang pengurs kewangan dengan pihak bank. (6m)

Pengaruh elemen masa ke atas keberkesanan perundingan seorang pengurus kewangan

dengan pihak bank:
 Masa merujuk kepada jumlah peruntukan masa yang ditetapkan semasa hendak
menjalankan perundingan.
 Jika tempoh masa untuk berunding antara pengurus kewangan dengan pihak bak
digunakan secara optimum, maka keputusan yang akan diambil adalah lebih baik.
 Pengurus kewangan dan pihak bank perlu menggunakan masa perundingan dengan
sebaik mungkin.
 Pengurus kewangan mesti menepati masa untuk perundingan dengan pihak bank
iaitu perlu pengurus kewangan perlu datang ke pejabat bank pada masa yang
ditetapkan.

Pengaruh elemen etika ke atas keberkesanan perundingan seorang pengurus kewangan

dengan pihak bank:
 Etika merujuk kepada prinsip-prinsip akhlak atau moral yang dipegang oleh
seseorang individu atau sesuatu kumpulan atau masyarakat.
 Pengurus kewangan perlu mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pihak bank.
 Pengurus kewangan perlu memberikan maklumat yang diminta oleh pihak bank
adalah betul dan tepat.
 Pengurus kewangan dan pihak bank perlu berunding dengan niat yang baik dan
secara jujur seta bersopan semasa berunding.

2. Huraikan langkah keempat dalam proses mendengar dan jelaskan dua tujuan Langkah
tersebut dilakukan (6m)

Langkah keempat dalam proses mendengar ialah menilai. Menilai merujuk kepada
pendengar mentafsir atau menganalisis sesuatu maklumat yang diterima berdasarkan
pemahaman mereka dan bagaimana maklumat akan diinterprestasikan. Langkah menilai
bertujuan untuk menilai kesahihan atau kebenaran maklumat yang disampaikan oleh
penghantar berdasarkan pertimbanngan sendiri sama ada perkara itu benar atau palsu.
Pendengar juga akan menentukan kepentingan maklumat yang disampaikan oleh
penghantar.
 3. Soalan kajian kes

Penang Port sdn. Bhd.

Penang Port Sdn, Bhd. (PPSB) merupakan pelabuhan tertua di Malaysia yang
mengendali, mengurus, dan menyelenggara Pelabuhan Pulau Pinang. Visi PPSB adalah untuk
menjadi pelabuhan unggul di rantau ini. Pada tahun 2008, bagi membina imej korporat yang
baharu ke arah penambahbaikan operasi, pihak pengurusan atasan telah melaksanakan
strategi penjenamaan komunikasi.

Melalui strategi penjenamaan ini, beberapa permasalahan komunikasi dalam syarikat

telah dikenal pasti dan perlu dibuat penambahbaikan. Aliran corak informasi yang
dipraktikkan oleh PPSB melibatkan komunikasi yang mengalir daripada pegawai atasan
kepada pekerja peringkat bawahan mengikut hierarki organisasi. Selain itu, komunikasi yang
mengalir juga melibatkan maklumat daripada pekerja bawahan kepada pegawai atasan.
Aliran komunikasi juga berlaku melibatkan pekerja antara jabatan dengan jawatan yang
sama, seperti komunikasi antara kerani unit pentadbiran dengan kerani unit pemasaran.
Terdapat juga komunikasi yang melibatkan interaksi antara pekerja yang tidak sama
peringkat dan tidak mempunyai hubungan secara langsung dengan hierarki jabatan.

Dalam konteks penyaluran maklumat kepada pekerja, walaupun PPSB mempraktikkan

ketiga-tiga bentuk komunikasi, terdapat ketidakseimbangan dalam aliran informasi yang
diterima oleh para pekerja. Majoriti menerima maklumat melalui aliran mendatar, iaitu
perkongsian maklumat dengan rakan sekerja. Perkongsian maklumat ini lebih kepada
komunikasi tidak formal, iaitu kesahihan tentang sesuatu maklumat tidak dapat dipastikan,
termasuk penyaluran maklumat yang salah mengenai syarikat. Masalah ini dapat diatasi
dengan mengamalkan aliran informasi secara formal yang disampaikan kepada pekerja secara
efisien dan terancang. Hal ini dikatakan demikian kerana komunikasi dalaman yang ideal
memerlukan keseimbangan antara maklumat yang diperolehi dengan maklumat yang
diperlukan oleh pekerja. Apabila pekerja kurang mendapat maklumat yang diperlukan, akan
timbul isu spekulasi dan khabar angin. Sebaliknya, apabila pekerja mendapat terlalu banyak
maklumat, maka timbul pula situasi perlambakan maklumat, iaitu maklumat yang diterima
diabaikan oleh pekerja.

Dalam konteks ini, untuk membaiki aliran informasi yang diterima daripada pihak
pengurusan atasan, pihak pekerja merasakan perlu diadakan perbincangan atau mesyuarat
secara bersemuka antara pihak pengurusan dengan pekerja supaya lebih efektif. Komunikasi
secara bersemuka memberikan peluang kepada pekerja untuk bertanya soalan, meminta
pendapat, dan memberi serta menerima maklum balas.

Menurut pekerja, mereka tidak menerima maklumat yang mencukupi berkaitan dengan
isu-isu pentadbiran, seperti isu faedah pekerja, isu mengenai kebajikan pekerja, dan
maklumat berkaitan dengan syarikat. Perkara ini terjadi kerana pengurusan atasan atau
pegawai seliaan masing-masing tidak mengambil berat akan menerima maklumat yang harus
dikongsi bersama pekerja bawahan. Keputusan untuk berkongsi sesuatu maklumat
kadangkala terhalang oleh hierarki organisasi, maklumat yang dirasakan tidak perlu dikongsi
dengan unit-unit lain, dan maklumat yang dikatakan sebagai sulit. Situasi ini bertambah
buruk apabila pengurusan atasan mengharapkan pegawai seliaan untuk menyampaikan
maklumat kepada pekerja bawahan, tetapi maklumat yang mengalir melalui beberapa
peringkat memberikan kesan kepada ketulenan dan kesahihan.

Komunikasi dalaman yang efektif dapat membina reputasi dan kredibiliti syarikat
kerana pekerja digambarkan sebagai sumber yang dipercayai oleh pemilik taruh luaran.

Berdasarkan kajian kes tersebut,

a)Terangkan tiga fakta tentang bentuk-bentuk komunikasi yang dipraktikkan oleh Penang
Port Sdn. Bhd(12)

Komunikasi menegak melibatkan pertukaran maklumat antara dua atau lebih pihak pada
peringkat yang berlainan dari jabatan yang sama dalam hierarki organisasi. Berdasarkan
kajian kes, terdapat komunikasi menegak dari atas ke bawah dan komunikasi menegak dari
bawah ke atas. Komunikasi menegak dari atas ke bawah melibatkan pengaliran mesej
daripada pengurusan atasan kepada pekerja bawahan dalam sesebuah organisasi. Contohnya,
komunikasi yang mengalir melibatkan maklumat daripada pekerja bawahan kepada pegawai
atasan dipraktikkan oleh PPSB. Komunikasi menegak dari bawah ke atas melibatkan
pengaliran mesej daripada pekerja bawahan kepada pengurusan atasan dalam jabatan yang
sama. Contohnya, aliran corak informasi yang dipraktikkan oleh PPSB melibatkan
komunikasi yang mengalir daripada pegawai atasan kepada pekerja peringkat bawahan
mengikut hierarki organisasi.

Komunikasi mendatar melibatkan pertukaran idea dan maklumat antara dua atau lebih
individu atau pekerja secara bebas dalam jabatan yang berlainan pada peringkat yang sama
dalam hierarki organisasi. Contohnya, aliran komunikasi juga berlaku melibatkan pekerja
antara jabatan dengan jawatan yang sama, seperti komunikasi antara kerani unit pentadbiran
dengan kerani unit pemasaran.

Komunikasi melintang melibatkan pertukaran maklumat antara dua atau lebih pekerja
daripada peringkat yang berlainan dan jabatan yang berlainan dalam hierarki organisasi.
Contohnya, komunikasi yang melibatkan interaksi antara pekerja yang tidak sama peringkat
dan tidak mempunyai hubungan secara langsung dengan hierarki jabatan.

b) terangkan halangan terhadap komunikasi berkesan dan langkah-langkah penyelesaian yang

diambil oleh Penang Port Sdn. Bhd.(10)
Halangan terhadap komunikasi berkesan:

Komunikasi psikologikal merujuk kepada halangan komunikasi yang disebabkan oleh cara
berfikir yang berlainan, persepsi atau tanggapan yang berbeza antara penghantar dengan
penerima mesej. Contohnya, pekerja menerima maklumat melalui aliran mendatar, iaitu
perkongsian maklumat dengan rakan sekerja. Perkongsian maklumat ini lebih kepada
komunikasi tidak formal, iaitu kesahihan tentang sesuatu maklumat tidak dapat dipastikan,
termasuk penyaluran maklumat yang salah mengenai syarikat. Selain itu, apabila pekerja
kurang mendapat maklumat yang diperlukan, akan timbul isu spekulasi dan khabar angin.
Sebaliknya, apabila pekerja mendapat terlalu banyak maklumat, maka timbul pula situasi
perlambakan maklumat, iaitu maklumat yang diterima diabaikan oleh pekerja.

Halangan sosiologikal bermaksud halangan komunikasi yang berlaku antara penghantar

dengan penerima disebabkan oleh interaksi sosial dan budaya yang berbeza antara penghantar
dengan penerima mesej. Contohnya, pekerja tidak menerima maklumat yang mencukupi
berkaitan dengan isu-isu pentadbiran, seperti isu faedah pekerja, isu mengenai kebajikan
pekerja, dan maklumat berkaitan dengan syarikat. Hal ini terjadi kerana pengurusan atasan
atau pegawai seliaan masing-masing tidak mengambil berat akan menerima maklumat yang
harus dikongsi bersama pekerja bawahan. Selain itu, keputusan untuk berkongsi sesuatu
maklumat kadangkala terhalang oleh hierarki organisasi, maklumat yang dirasakan tidak
perlu dikongsi dengan unit-unit lain, dan maklumat yang dikatakan sebagai sulit. Situasi ini
bertambah buruk apabila pengurusan atasan mengharapkan pegawai seliaan untuk
menyampaikan maklumat kepada pekerja bawahan, tetapi maklumat yang mengalir melalui
beberapa peringkat memberikan kesan kepada ketulenan dan kesahihan.

Langkah-langkah penyelesaian yang diambil oleh Penang Port Sdn. Bhd:

Langkah pertama ialah mengamalkan aliran informasi secara formal yang disampaikan
kepada pekerja secara efisien dan terancang. Hal ini kerana komunikasi dalaman yang ideal
memerlukan keseimbangan antara maklumat yang diperolehi dengan maklumat yang
diperlukan oleh pekerja.

Langkah kedua ialah mengadakan perbincangan atau mesyuarat secara bersemuka antara
pihak pengurusan dengan pekerja supaya lebih efektif. Hal ini demikian kerana untuk
membaiki aliran informasi yang diterima daripada pihak pengurusan atasan. Komunikasi
secara bersemuka memberikan peluang kepada pekerja untuk bertanya soalan, meminta
pendapat, dan memberi serta menerima maklum balas.