Bab 9.

Penyusunan Personalia Organisasi

A. Pengertian Penyusunan Personalia
Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang bekenaan dengan penarikan,
penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Proses
penyusunan personalia (staffing process) adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan
terus-menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-
orang yang tepat dalam posisi tepat dan pada waktu yang tepat.

B. Proses/Fungsi Penyusunan Personalia

1. Perencanaan sumber daya manusia.
2. Penarikan
3. Seleksi
4. Pengenalan dan Orientasi
5. Latihan dan Pengembangan
6. Penilaian Pelaksanaan kerja
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
8. Perencanaan dan Pengembangan karier

C. 1.Perencanaan SDM
Tiga bagian perencanaan personalia yang Utama:
1. Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi.
2. Kemampuan yang didibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dan
beberpa jumlah karyawan yang di butuhkan
3. Pemahaman pasar tenaga kerja, dimana karyawan potensial ada pertimbangan kondisi
permintaan dan penawaran karyawan

1. Penentuan Kebutuhan jabatan

Penyusunan personalia Organisasi mengestimasi jumlah Karyawan total yang dibutuhkan
Menentukan spesifikasi jabatan(job spesification) Penentuantujuan-tujuan dan rencana
organisasi Organisasi mempertimbangkan “persediaan” karyawan yang telah tersedia untuk
melakukan berbagai pekerjaan Penetapan berbagai jenis program kegiatan bagi pemenuhan
kebutuhan

2. Penentuan spesifikasi jabatan

Malalui proses analisa jabatan perusahaan menentukan ketrampilan hasil analisa jabatan
berupa diskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan Diskripsi jabatan pernyataan pernas yataan
tertulis yang meliputi tugas- tugas wewenang , tanggung jawab dan hubungan hubungan
lini( baik keatas maupun kebawah) Spesifikasi jabatan Pernyataan pernyataan tertulis yang
menunjukan kualitas minimum karyawan yang dapat diterima agar mampu menjalankan
suatu jabatan yang baik

3. Penentuan Tujuan dan Rencana

Apa rencana Pelaksanaan? Apa produk-produk baru yang diperkenalkan? Jawaban-jawaban
pertanyaan akan memmpengaruhi jumlah dan jenis karyawan yang akan di tarik,.

4. Penentuan jumlah personalia keseluruhan

Kebutuhan personalia perusahaan harus diperkirakan dalam hal spesialisasi pekerjaan,
ketrampilan jabatan, karekteristik personalia, dan jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk
melaksanakan suatu pekerjaan

5. Penentuan Jumlah Personalia Sekarang

Pemahaman akan “persediaan” personalia memenuhi persyaratan, memungkinkan
menejemen untuk menyelaraskanya dengan jumlah personalia keseluruhan yang dibutuhkan.
“ persediaan” ini memberikan pandangan menyeluruh tentang kekuatan kerja sekarang

6. Penentuan Jumlah Personalia

Menyangkut jumlah karyawan yang dibutuhkan ,faktor-faktorlain seperti : pengalaman,
umur, jenis kelamin, perkiraan jumlah pensiun, terminasi, dan transfer harus
dipertimbangkan.

7. Penetapan Program kegiatan

Suatu program kegiatan mencangkup semua fungsi- fungsi pesonalia yang dibutuhkan untuk
memenuhi kebutuhan personalia dan tujuan perusahaan, termasuk penarikan , seleksi,
pengembangan, pemeliharaan, dan pemberiaan balas jasa personalia

8. Pengembangan Sumber-sumber Penawaran personalia

Pada umumnya, “Semakin besar dan banyak sumber-sumber penawaran, semakin besar
kemungkinan bagi perusahaan untuk menemukan personalia dengan kualitas yang
dibutuhkan” Contoh : “Jalinan kerjasama antara perusahaan dengan universitas-universitas
dalam penarikan tenaga kerja”

Berbagai Sumber Penawaran Personalia

Eksternal Lamaran-lamaran pribadi Promosi Organisasi buruh/karyawan Kantor penempatan
tenaga kerja Manager Personalia Transper Sekolah-sekolah Pendaftaran Perusahaan-
perusahaan pesaing Migrasi dan imigrasi

C.2-3. PENARIKAN DAN SELEKSI KARYAWAN

Penarikan Personalia Penarikan (recruitment) adalah pencarian dan penarikan sejumlah
karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan–kebutuhan
organisasi.Penarikan ini berasal dari:
1. Dalam organisasi ( Internal ): a. Penataran ( Upgrading) b. Pemindahan ( Transferring ) c.
Pengangkatan ( Promoting )
2. Dari luar organisasi ( Eksternal ): a. Lamaran pribadi, b. Organisasi buruh / karyawan, c.
Kantor penempatan tenaga kerja, d. Sekolah – sekolah, e. Perusahaan – perusahaan pesaing,
f. Migrasi dan immigrasi

Metode dalam penarikan personalia :

1. Pengiklanan Leasing ( penggunaan tenaga honorer ),
2. Rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja
3. Penarikan dari lembaga-lembaga pendidikan
4. Kantor penempatan tenaga kerja dan serikat buruh

Seleksi Personalia Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari kelompok karyawan-
karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu. Prosedur seleksi: Wawancara
pendahuluan, Pengumpulan data-data pribadi (biografis), Pengujian (testing), Wawancara
yang lebih mendalam, Pemeriksaan referensi-referensi prestasi, Pemeriksaan kesehatan,
Keputusan pribadi, dan Orientasi jabatan
Faktor-faktor yang dicari dalam diri karyawan yaitu:
Latar belakang pribadi Bakat dan minat ( attitude and interest ), Sikap dan kebutuhan
( attitudes and needs ), Kemampuan-kemampuan analisis dan manipulatif, Ketrampilan dan
kemampuan teknik, Kesehatan, Tenaga dan Stamina

C. 4. Orientasi Karyawan Baru

Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan
organisasi melalui bentuk orientasi. Tahap orientasi: Kegiatan pengenalan dan penyesuaian
karyawan baru dengan organisasi, pada tahap ini karyawan diberi informasi mengenai
kebijakan-kebijakan personalia, prosedur kerja, gambaran umum dan sifat perusahaan.

C.5. LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

Tujuan : “Untuk memperbaiki efektifitas kerja Karyawan dalam mencapai hasil-hasil kerja
yang telah ditetapkan”. Cara meningkatan efektivitas kerja: Latihan ; untuk memperbaiki
penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu,
terperinci, dan rutin. Pengembangan; mempunyai ruang lingkup lebih luas dalam
pengembangan dan peningkatan kemampuan, sikap, dan sifat-sifat kepribadian.

Metoda-Metoda Latihan dan Pengembangan

Metoda “On-the-job” dan Metoda “Off-the-job” , Planned progression/pemindahan krywn
dlm hal2 tertentu, Rotasi jabatan, Penugasan sementara, Sistem penilaian prestasi formal,
Program pengembangan eksekutif (manajer b’partisipasi dlm program u/ umum), Latihan
laboratorium (belajar lebih sensitif/peka thdp org lain & lingkngnnya), dan Pengembbangan
organisasi

C. 6. PENILAIAN PELAKSANAAN KERJA

Penilaian Pelaksanaan/ prestasi kerja adalah proses yang terus menerus dilakukan untuk
memberikan umpan balik kepada karyawan informasi seberapa baik mereka melakukan
pekerjaanya untuk organisasi

Penilaian Pelaksanaan Kerja dapat dilakukan dengan cara : 1. Informal; biasanya

diselenggarakan secara spontan 2. Formal; biasanya diselenggarakan setiap setengah tahun
atau setahun sekali

Penilaian pelaksanaan kerja formal bertujuan untuk : 1. Memberitahu secara formal

kepada karyawan bagaimana nilai prestasi kerjanya 2. Menentukan karayawan mana yang
berhak mendapatkan kenaikan gaji 3. Mengetahui karyawan mana yang perlu mendapatkan
latihan tambahan 4. Menentukan calon karyawan yang dapat dipromosikan

Penilaian Pelaksanaan kerja dilakukan dengan cara RATING yang berarti membandingkan
prestasi karyawan dengan standar yang telah ditentukan . Penilaian dengan Rating oleh:
atasan terhadap bawahan, sekelompok atasan terhadap bawahan, teman sekerja dan Rating
oleh bawahan terhadap atasan

C.7.. PEMBERIAN KOMPENSASI

Kompensasi adalah pemberian upah karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas
jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan
diwaktu yang akan datang.
Penentuan Kompensasi Kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek manajemen ditentukan oleh
interaksi dari tiga faktor, yaitu: Kesediaan membayar, Kemampuan membayar, dan
Persyaratan-persyaratan pembayaran

Kesediaan membayar Adalah bukan merupakan pernyataan yang berlebihan untuk

menyatakan bahwa para manajer sebenarnya ingin membayar upah secara adil.

Kemampuan membayar Tanpa memperhatikan faktor lainnya, dalam jangka panjang realisasi
pemberian kompensasi akan tergantung pada kemampuan membayar dari perusahaan.

Persyaratan-persyaratan pembayaran Dalam jangka pendek, pengupahan dan penggajian

sangat tergantung pada tekanan-tekanan eksternal dari pemerintah, organisasai karyawan
(serikat buruh) kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja (colective bergaining) dan
para pesaing.

Bentuk-bentuk Pembayaran
Upah harian, Gaji tetap, Upah insentif (seperti bonus dan komisi) Profit sharing plan
(pembagian laba)

D. 7. Pemeliharaan Kesehatan dan Keamanan

Perusahaan memperhatikan hal ini untuk memberikan kepada karyawan, kondisi kerja
yang lebih sehat dan lebih aman serta lebih bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan
tersebut, terutama bagi perusahaan yang mengalami tingkat kecelakaan yang tinggi.
Program ini dapat dilakukan antara lain dengan penyediaan dokter dan klinik kesehatan
perusahaan, pengaturan tempat kerja yang sehat dan aman, penyediaan alat-alat
pengamanan (alat pemadam, klinik kesehatan 24 jam dll)

E. Faktor2 yg mempengaruhi prestasi karyawan

Latar belakang pribadi → pendidikan & pengalaman, Bakat & minat → mengukur
kemampuan & minat se2org Sikap & keb → meramalkan tanggungjwb Kemampuan
analitis & manipulatif → mempelajari pemikiran & penganalisaan Ketrampilan &
kemampuan teknik → menilai kemampuan pelaksanaan aspek2 teknik pkrjn Kesehatan,
tenaga, & stamina → kemampuan fisik dlm plksnaan pkrjn

Latihan:
Mahasiswa mampu menghitung kebutuhan tenaga dalam pengorganisasian

Analisis tenaga kerja Analisis tenaga kerja (Work force analysis dilakukan untuk menentukan
jumlah tenaga yang dibutuhkan Hitung jumlah waktu untuk menyelesaikan aktivitas yang
berhubungan langsung dengan pekerjaan (Cyclical time)

Hitung waktu untuk menghilangkan kelelahan (Fatigue time)

MATERI BELAJAR Hitung jumlah waktu untuk menyelesaikan aktivitas yang tidak
berhubungan langsung dengan pekerjaan (Non cyclical time) Hitung waktu untuk
menghilangkan kelelahan (Fatigue time) Hitung waktu untuk keperluan pribadi (Personnal
time)
Hasilnya ditambah dengan prosentase absensi pekerja per bulan
MATERI BELAJAR Jumlahkan cyclical time, non cyclical time, fatigue time, personnal
time, kemudian dibagi jam kerja per hari dikalikan dengan hari kerja per bulan Hasilnya
ditambah dengan prosentase absensi pekerja per bulan Hasil akhir menunjukan jumlah tenaga
yang diperlukan

Cyclical time = 2000 jam Non cyclical time= 40% Fatigue time = 20 %
MATERI BELAJAR Cyclical time = 2000 jam Non cyclical time= 40% Fatigue time = 20 %
Personnal time = 20 % Jam kerja = 8 jam Hari kerja = 25 hari

Tenaga yang dibutuhkan 20 orang

MATERI BELAJAR (0,4x2.000) + (0,2x2.000) + (0,2x2.000) = 3.600 : (8 x 25) = 18 18 +
(0,1x18) = 19,8 Tenaga yang dibutuhkan 20 orang