MAKALAH

ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

“ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN SEKOLAH DI SMP MU-
HAMMADIYAH 8 TANGGULANGIN”

Dosen Pengampu
Najih Anwar S.Ag, M.Pd

Penyunsun
1. Afifah Kusuma Rahmah Aktivani (202071900059)
2. Imroatut Taqiyah (202071900068)
3. Siti Nurjamilah (202071900075)

PROGAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA ARAB

FAKULTAS AGAMA ISLAM
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO
SIDOARJO 2021
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan sehingga
kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Administrasi Ketatausahaan Sekolah
di SMP MUHAMMADIYAH 8 TANGGULANGIN” ini dengan tepat waktu. Tanpa per-
tolongan Nya tentunya kami tidak akan sanggup untuk menyelesaikan makalah ini
dengan baik. Shalawat serta salam semoga terlimpah curahkan kepada baginda tercinta
kita yaitu Nabi Muhammad SAW yang kita nanti natikan syafa’atnya di akhirat nanti.

Kami juga mengucapkan terima kasih kepada dosen kami ibu Najih Anwar S.Ag,
M.Pd. yang telah memberi kami kesempatan untuk membuat makalah ini, sehingga kami
bisa menambah pengetahuan dan wawasan. Kami tentu menyadari bahwa makalah ini
masih jauh dari kata sempurna. Untuk itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang
membangun dari pembaca untuk menyempurnakan makalah kami yang berjudul “Admin-
istrasi Ketatausahaan Sekolah di SMP MUHAMMADIYAH 8 TANGGULANGIN” ini.
Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat. Terima kasih.

Sidoarjo, 16 Desember 2021

Tim Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................................. 2

BAB I ....................................................................................................................................................... 4
PENDAHULUAN ...................................................................................................................................... 4
A. Latar Belakang ................................................................................................................................ 4
B. Rumusan Masalah .......................................................................................................................... 5
C. Tujuan Masalah .............................................................................................................................. 5
BAB II ...................................................................................................................................................... 6
PEMBAHASAN......................................................................................................................................... 6
BAB III ................................................................................................................................................... 11
PENUTUP .............................................................................................................................................. 11
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................. 12
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Administrasi Ketatausahaan Sekolah adalah kegiatan administrasi pendidikan di

sekolah yang berkaitan dengan pengelolaan data pencatatan, pengumpulan, penyimpanan,
surat menyurat, dan pelaporan data di sekolah. Ketatausahaan menjadi penting karena
ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah segala urusan sekolah khususnya da-
lam surat menyurat,arsip,pengumpulan data,penyimpanan dan pelaporan data data yang
berada di sekolah. Kegiatan yang mendasari administrasi ketatausahaan adalah mengurus
segala betuk administrasi yang ada di sekolah dan membantu kepala sekolah,guru atau-
pun siswa dalam urusan yang bersangkutan dengan administrasi.

Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mem-

permudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi perso-
nel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya
kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala
Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan
efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan. Bila admin-
istrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelaja-
ran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf
tata usaha yang profesional dan kompeten dibidangnya.
B. Rumusan Masalah

1. Apa saja tugas dan kewajiban tenaga tata usaha yang ada di SMP Muhammadiyah 8
Tanggulangin ?

2. Bagaimanakah cara menghimpun data siswa dan guru yang ada di SMP Muhammadi-
yah 8 Tanggulangin ?

3. Bagaimanakah cara mengelompokkan data siswa yang ada di SMP Muhammadiyah 8

Tanggulangin ?

4. Untuk kepentingan apa saja data pengelolaan siswa dan guru tersebut yang digunakan
di SMP Muhammadiyah 8 Tanggulangin ?

5. Apa kendala yang dihadapi sekolah terkait dengan pengelolaan administrasi siswa dan
guru atau tenaga kependidikan yang ada di SMP Muhammadiyah 8 Tanggulangin ?

C. Tujuan Masalah

1. Agar mengetahui apa saja tugas dan kewajiban tenaga tata usaha yang ada di SMP
Muhammadiyah 8 Tanggulangin.

2. Agar mengetahui bagaimanakah cara menghimpun data siswa dan guru yang ada di
SMP Muhammadiyah 8 Tanggulangin.

3. Agar mengetahui bagaimanakah cara mengelompokkan data siswa yang ada di SMP
Muhammadiyah 8 Tanggulangin.

4. Agar mengetahui kepentingan apa saja data pengelolaan siswa dan guru tersebut yang
digunakan di SMP Muhammadiyah 8 Tanggulangin.

5. Agar mengetahui apa kendala yang dihadapi sekolah terkait dengan pengelolaan ad-
ministrasi siswa dan guru atau tenaga kependidikan yang ada di SMP Muhammadiyah 8
Tanggulangin.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Kajian Teori

a. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Administrasi adalah berasal dari bahasa latin (Yunani) terdiri atas Ad yang
berarti kepada, Ministrare yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Dari
perkataan tersebut terbentuk kata benda Administratio dan kata sifat Administra-
tivus yang kemudian dalam Bahasa Inggris disebut dengan Administration. Kata
tersebut selanjutnya diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia menjadi Administra-
si. Secara bebas dapat diartikan bahwa administrasi itu merupakan pelayanan atau
pengabdian terhadap subjek tertentu. Di Indonesia selain dikenal dengan istilah
Administrasi yang berasal dari Bahasa Inggris dikenal juga dengan istilah Ad-
ministratie yang berasal dari Bahasa Belanda. Hadari, 1984).

Pengertian tatausaha sebagai “segenap rangkaian aktivitas menghimpun,

mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-
keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi”. Jadi, pengertian
administrasi ketatausahaan sekolah yaitu kegiatan untuk mengadakan pencatatan
dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat
digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi warga sekolah atau siapa
saja yang membutuhkannya.

b. Fungsi dan Ruang Lingkup Tata Usaha Sekolah

Inti dari kegiatan tatausaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi) yaitu :

1. Menghimpun : Yaitu kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan terse-

dianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk di-
pergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat : Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat di-
baca,dikirim, dan disimpan. Dalam berkembangan teknologi modern maka
dapat termasuk alat-alat perekam suara.

3. Mengolah : Yaitu bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan

dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih begun.

4. Menggandakan : Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan

alat.

5. Mengirim : Yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat

dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan : Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditem-
pat tertentu yang aman.
B. Hasil Observasi
a) Profil SMP MUHAMMADIYAH 8 TANGGULANGIN

 Nama sekolah : SMP MUHAMMADIYAH 8 TANGGULANGIN

 NPSN : 20501685
 Alamat : Tanggulangin
 Kode Pos : 61272
 Desa / Kelurahan : Ngaban
 Kecamatan : Tanggulangin
 Kabupaten : Sidoarjo
 Provinsi : Jawa Timur
 Status Sekolah : Swasta
 Waktu Penyelenggaraan : 6 / Pagi hari
 Jenjang Pendidikan : SMP
 Naungan : Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
 No. SK. Pendirian : 1225/1104.10/ES.84
 Tanggal. SK. Pendirian : 1984-03-31
 No. SK. Operasional : 1311/104.7.119
 Tanggal SK. Operasional : 1986-11-10
 Akreditasi :A
 No. SK. Akreditasi : 175/BAP-S/M/SK/X/2015
 Tanggal SK. Akreditasi : 27-10-2015
 No. Sertifikasi ISO : Belum Bersertifkat
 Sumber Listrik : PLN
 Akses Internet : Telkom Astinet
b) Laporan Hasil Observasi

1) Apa saja tugas dan kewajiban tenaga tata usaha yang ada di SMP Muhammadiyah 8
Tanggulangin ?

Tugas dan kewajiban tenaga tata usaha yang ada di SMP Muhammadiyah 8
Tanggulangin adalah menyusun administrasi ketatausahaan antara lain: mengagendakan
surat masuk/keluar, mengetik surat, menggandakan surat-surat, mengarsipkan, menata
penomoran surat, merapikan file-file surat, mengirim dan menerima surat-surat, me-
nyusun dan menyajikan data statistik sekolah, mengurus dokumen-dokumen sekolah.

2) Bagaimanakah cara menghimpun data siswa dan guru yang ada di SMP Muhammadi-
yah 8 Tanggulangin ?

Cara menghimpun data siswa dan guru yang ada di SMP Muhammadiyah 8
Tanggulangin adalah dengan mengumpulkan data siswa berdasarkan data formulir pen-
erimaan peserta didik. Sedangkan cara menghimpun data guru adalah dengan mengum-
pulkan data guru dan tenaga kependidikan berdasarkan data yang telah dikumpulkan oleh
guru dan tenaga kependidikan. Seperti ijazah, kartu keluarga (KK), kartu tanda
penduduk (KTP), dan lain-lain.

3) Bagaimanakah cara mengelompokkan data siswa yang ada di SMP Muhammadiyah 8

Tanggulangin ?

Pengelompokan data siswa yang ada di SMP Muhammadiyah 8 Tanggulangin

dikelompokkan berdasarkan tahun penerimaan peserta didik, kemudian dikelompokkan
berdasarkan rombel.

4) Untuk kepentingan apa saja data pengelolaan siswa dan guru tersebut yang digunakan
di SMP Muhammadiyah 8 Tanggulangin ?

Data pengelolaan siswa digunakan untuk presensi kehadiran, penilaian, dan lain
sebagainya. Sedangkan untuk data pengelolaan guru digunakan untuk arsip, honorarium,
dan lainnya.
5) Apa kendala yang dihadapi sekolah terkait dengan pengelolaan administrasi siswa dan
guru atau tenaga kependidikan yang ada di SMP Muhammadiyah 8 Tanggulangin ?

Kendalanya adalah jika pengumpulan berkas tidak lengkap mengakibatkan ter-

bengkalainya pekerjaan tenaga ketatausahaan.
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Administrasi merupakan pelayanan atau pengabdian terhadap subjek tertentu. Se-

dangkan Pengertian tatausaha sebagai “segenap rangkaian aktivitas menghimpun, men-
catat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi”. Jadi, pengertian administrasi ketatausahaan sekolah
yaitu kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan se-
hingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan infor-
masi bagi warga sekolah atau siapa saja yang membutuhkannya.

Dalam kunjungan ke SMP Muhammadiyah 8 Tanggulangin ini kami mendapat-

kan informasi terkait tugas dan kewajiban tenaga ketatausahaan, cara menghimpun data
siswa dan guru, cara mengelompokkan data siswa, dan kendala yang dihadapi tenaga ket-
atausahaan.
 DAFTAR PUSTAKA

Daryanto. 2010. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta.

Hadari Nawawi. 1994. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Gunung Agung.
Y.S. Marjo. 2005. Surat-Surat Lengkap (complete Letters). Jakarta: Setia Kawan Press.