MODUL PERKULIAHAN

DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

DIGITAL

Mampu Memahami ruang lingkup dokumentasi dan publikasi bagi Public

Relations

Program Tatap
Fakultas Kode MK Disusun Oleh
Studi Muka
Ilmu Public 01 P05172000 Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
Komunikasi Relations 9

Abstract Kompetensi

Dokumentasi PR, Pengertian; Memahami ruang lingkup

Pengertian Dokumen, Pengertian dokumentasi dan publikasi bagi
Dokumentasi, PengertianPublikasi, Public Relations
Pengertian Data danInformasi, Jenis
Data PR, Informasi dan
Dokumentasi; Dokumentasi dan
Publikasi sebagai fungsi dan tugas
humas
Ruang Lingkup dokumentasi dan publikasi bagi Public Relations

Istilah “Hubungan Masyarakat” yang disingkat “Humas” sebagai terjemahan dari istilah
Public Relations, di Indonesia sudah benar-benar memasyarakatkan dalam arti kata telah
dipergunakan secara luas oleh departemen, jawatan, perusahaan, badan, lembaga dan lain-lain
organisasi kekaryaan. Karena Public Relations menyangkut kepentingan setiap organisasi,
baik itu bersifat komersial maupun yang nonkomersial, maka kehadirannya sangat
dibutuhkan.

Diterjemahkannya Public Relations yang merupakan metode komunikasi dan objek studi
ilmu komunikasi itu menjadi hubungan masyarakat (Humas). Hingga awal tahun 1970-an
tercatat tidak kurang dari dua ribu definisi mengenai Public Relations atau hubungan
masyarakat yang dapat dijumpai dalam buku-buku, majalah-majalah ilmiah, atau berkala-kala
lainnya. Definisi-definisi tersebut diketengahkan oleh para ahli hubungan masyarakat dengan
titik pandangan dari berbagai sudut, ada yang dari sudut manajemen, sudut ekonomi dan lain-
lain.

Karena banyaknya definisi hubungan masyarakat tersebut, maka para pemraktek hubungan
masyarakat sedunia yang terhimpun dalam The International Public Relations Associations
bersepakat untuk merumuskan sebuah definisi yang diharapkan dapat diterima oleh semua
pihak. Definisinya adalah sebagai berikut:

“Public Relations is a management function of a continuing and planned character, through

which public and private organizations and institutions seek towin and retain the
understanding, sympathy and support of those with whom they are or may be concerned – by
evaluating public opinion about themselves, in order to correlate as far as possible, their own
policies and procedure to achieve, by planned and widespread information, more productive
coorperation and more efficient fulfillment of their common interest.”

(Hubungan Msayarakat adalah Fungsi manajemen dari ciri yang dijalankan secara
berkesinambungan dan berencana, dengan mana organisasi-organisasi dan lembaga-lembaga
yang bersifat umum dan pribadi berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati dan
dukungan dari mereka yang ada sangkut pautnya atau yang mungkin ada sangkut pautnya –

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

2 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
dengan menilai pendapat umum di antara mereka dengan tujuan sedapat mungkin
menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan mereka, guna mencapai kerja sama yang
lebih efisien, dengan melancarkan informasi yang berencana dan tersebar luas). (Onong
Uchyana, 2002).

Sedangkan definisi menurut Institute of Public Relations (IPR)

Menurut kamus IPR terbitan bulan November 1987: “Praktek humas dan PR adalah
keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam
rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi
dengan segenap khalayaknya”.

Pada Agustus 1978, telah diadakan Pertemuan asosiasi-asosiasi PR seluruh dunia di Mexico
City, dan kemudian menghasilkan pernyataan mengenai definisi PR sebagai berikut: “Praktek
kehumasan adalah suatu seni sekaligus suatu disiplin ilmu sosial yang menganalisis berbagai
kecenderungan, memperkirakan setiap kemungkinan kosekuensi darinya, memberi masukan
dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, serta menerapkan program-program
tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi dan atau kepentingan
khalayaknya”. (Frank Jefkins, 1995)

Dari sebagian pengertian tentang Public Relations diatas, maka dapat disimpulkan bahwa
Public Relations adalah suatu fungsi manajemen yang berperan sebagai jembatan komunikasi
antara lembaga dengan publik, baik internal maupun eksternal organisasi. Eksternal
organisasi yaitu memberikan informasi kepada khalayak di luar lingkungan. Sedangkan
kedalam yaitu berupaya memberikan saran-saran kepada publik internal. Serta mampu
menerapkan program-program yang telah direncanakan dan mampu mengatasi masalah yang
akan terjadi. Sehingga akan terbentuk kerjasama dan loyalitas baik dari publik internal
maupun eksternal organisasi.

Tujuan Humas

Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan
dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi dan
perilaku komunikannya. Bila kita bawa ke dalam tujuan humas, maka tujuan humas adalah

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

3 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
terjaga dan terbentuknya kognisi, afeksi, dan perilaku positif publik terhadap
organisasi/lembaga. Dengan demikian, rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas
adalah sebagai berikut :
1. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian (Aspek Kognisi) Tujuan humas pada
akhirnya adalah membuat publik dan organisasi/ lembaga saling mengenal. Baik
mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing.
2. Menjaga dan Membentuk saling Percaya (Aspek Afeksi) Bila tujuan yang pertama
mengarah pada penguatan dan perubahan pengetahuan (kognisi), maka tujuan berikutnya
adalah lebih pada tujuan emosi, yakni pada sikap(afeksi) saling percaya (mutual
confidence).
3. Memelihara dan Menciptakan Kerja Sama (Aspek Psikomotoris) Tujuan berikutnya
adalah dengan komunikasi diharapkan akan terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata.

Mengacu pada tiga tujuan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa setelah
pengetahuan/pikiran di buka, emosi/kepercayaan disentuh maka selanjutnya perilaku
positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali pada tujuan yang lebih besar, yakni
terbentuknya citra yang positif terhadap organisasi lembaga dimana humas berada. (frida
Kusumastuti, 2002.)

Fungsi Humas

Fungsi merupakan kegunaan untuk mencapai tujuan organisasi/lembaga. untuk mencapai

tujuan suatu lembaga, maka humas memiliki dua fungsi, yakni fungsi konstruktif dan fungsi
korektif.
a) Fungsi Konstruktif
Peranan humas dalam hal ini menyiapkan mental publik untuk menerima kebijakan
organisasi/lembaga, humas menyiapkan “mental” organisasi lembaga untuk memahami
kepentingan publik, humas mengevaluasi perilaku publik maupun organisasi untuk
direkomendasikan kepada manajemen, humas menyiapkan prakondisi untuk mencapai saling
pengertian, saling percaya dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan publik
organisasi/lembaga yang diwakilinya. Fungsi konstruktif ini mendorong humas membuat
aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung
bersifat proaktif. Termasuk di sini humas bertindak secara preventif (mencegah).

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

4 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
b) Fungsi korektif
Fungsi korektif maksudnya adalah apabila suatu organisasi mengalami masalah-masalah
(krisis) dengan publik, maka disinilah peran humas dalam mengatasi agar terselesaikannya
masalah tersebut.

Sementara menurut Cutlip dan Center mengatakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal berikut:
1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.
2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi
dari lembaga kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk
kepentingan umum.
4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik internal
maupun eksternal.(Frida Kusumastuti, 2002)

Dari beberapa pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi dari Humas bagi organisasi
adalah pertama, fungsi konstruktif yaitu dengan cara menunjang kegiatan serta mencapai
tujuan dari suatu organisasi, mampu berkomunikasi baik internal maupun eksternal
organisasi, melayani publik sesuai dengan kebutuhan dan keinginan, dan mampu membina
hubungan harmonis. Sedangkan untuk fungsi kedua adalah fungsi korektif. Fungsi korektif
ini berperan saat suatu organisasi ataupun lembaga telah mengalami masalah-masalah krisis
sehingga humas berperan untuk mengatasi terselesaikannya masalah yang sedang terjadi.

Proses Humas

Hubungan Masyarakat menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masing-
masing. Perannya sebagai wahana komunikasi di dalam maupun keluar organisasi. Dalam
organsasi berusaha menyelenggarakan komunikasi internal perusahaan. Dan keluar
memberikan informasi kepada masyarakat. Maka

dengan begitu dibutuhkan proses humas yang tepat dalam menjalankan tugasnya, yaitu
sebagai berikut : (menurut Cutlip dan Center)
1. Fact Finding (Pengumpulan data)

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

5 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
Tahap Fact Finding merupakan kegiatan mendapatkan data dan fakta yang erat sangkut
pautnya dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Data harus lengkap dan keterangan-
keterangan yang mentah di olah. Pada fase ini seorang PRO harus mengadakan perbandingan,
pertimbangan dan penilaian. Sehingga akhirnya diperoleh kesimpulan sampai dimana derajat
ketelitian dan derajat kebenaran dari data yang diperoleh.

2. Planning (Perencanaan)
Dalam tahap ini PRO melakukan penyusunan daftar masalah. Dengan adanya daftar itu maka
akan dapat diambil suatu pemikiran yang cepat untuk mengatasinya serta menentukan orang-
orangnya yang akan menggarap pelaksanaannya. Perencanaan ini perlu disusun dengan
matang, mengingat kegiatan ini merupakan salah satu tahap yang turut menentukan
suksesnya pekerjaan Humas secara keseluruhan.

3. Communicating (Komunikasi)
Tidak lepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan dan apa yang
dikomunikasikan sebenarnya dapat diperoleh dari tujuan yang diharapkan dapatt dihasilkan
dari kegiatan Public Relations. Efektifitas komunikasi selain ditentukan isi pesan serta teknik
penyebaran, ditentukan khususnya oleh Predisposisi (keadaan mudah terpengaruh) untuk
menerima isi tersebut.

4. Evaluation (Penilaian)
Setelah fase komunikasi, maka suatu organisasi ingin mengetahui akibat dan pengaruhnya
terhadap publik. Hal ini dilakukan melalui evaluasi. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk
mengetahui apakah kegiatan public relations benar-benar dilaksanakan menurut rencana
berdasarkan hasil penelitian atau tidak. Maka, penilaian sangat lah penting, tanpa adanya
penilaian tidak akan diketahui sampai dimana kelancaran kegiatan public relations yang telah
berlangsung. (Bambang Siswanto, 1985. Hal 15-22)

Ruang Lingkup dan Perincian Tugas Humas

Ruang Lingkup Hubungan Masyarakat (Humas) dalam menjalankan tugas adalah meliputi
antara lain :
a. Pengumpulan data

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

6 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
Pengumpulan data mempunyai tugas mengumpulkan dan mengolah data untuk keperluan
informasi bagi masyarakat dan lembaga serta informasi umpan balik dari masyarakat. Dengan
rincian tugas :
1. Mengumpulkan data untuk keperluan informasi
2. Mengolah data
3. Menyajikan data sehingga siap digunakan

b. Penerangan
Penerangan mempunyai tugas mempersiapkan pemberian penerangan kepada masyarakat
tentang kebijakan dan pelaksanaan kegiatan lembaga melalui media massa. Yaitu rincian
tugas sebagai berikut :
1) Menyebarkan informasi, dengan jelas :
a) Menyediakan dan mengumpulkan bahan informasi
b) Memberikan paket informasi.
c) Memberikan bahan berita (release) baik yang tertulis maupun foto.

2) Mengadakan hubungan dengan media massa, yang berupa :

a) Menyiapkan baik lewat pers maupun media online yang berbentuk berita, wawancara,
varia pendidikan, dinamika pembangunan, siaran pedesaan, apresiasi budaya dan lain-lain.
b) Mengadakan konferensi Pers
c) Mengatur wawancara langsung antara pejabat dengan para wartawan.

3) Mengadakan pemberian kehumasan yang berupa :

a) Mengadakan temu karya (rapat kerja)
b) Mengadakan temu karya para wartawan dengan para pejabat

4) Membuat dokumentasi kegiatan lembaga, meliputi dokumentasi foto, rekaman pidato,

film movie, sambutan-sambutan, siaran lagsung di youtube, zoom meeting dll
5) Menyelenggarakan pameran
6) Memberikan pelayanan informasi dengan menyajikan berita-berita dan kliping.
7) Mentranskrip rekaman pidato dan mengarsipkannya.
8) Mengalbumkan foto-foto kegiatan
9) Mengikuti kunjungan kerja pejabat/pimpinan.
2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR
7 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
10) Mengadakan wisata pers (pers tour) ke obyek yang telah ditentukan.

c. Publikasi
Publikasi mempunyai tugas mengurus publikasi tentang kebijakan dan pelaksanaan kegiatan
lembaga. Berikut perincian tugas dari publikasi :
1) Menerbitkan warta harian, mingguan, majalah bulanan dan folder (leaflet).
2) Menerbitkan buku kerja.
3) Menerbitkan kalender kerja.
4) Ikut serta menyelenggarakan pameran, antara lain pameran
pembangunan.

Hubungan antara Humas dengan Dokumentasi Kegiatan

Setiap lembaga maupun organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai sesuai dengan
tujuan yang telah ditetapkannya terlebih dahulu. Seberapa jauh berhasil atau tidak tergantung
dari usaha serta kemampuan pengelola lembaga dan organisasi itu sendiri, khususnya peranan
Humas juga sangat diperlukan. Hal ini dapat dilihat dari fungsi humas dalam suatu kegiatan.
Dengan adanya devisi humas diharapkan suatu kegiatan dapat berjalan sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya. Salah tugas humas yang harus diperhatikan
dalam suatu kegiatan adalah Dokumentasi.

Dokumentasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan data. Setelah
mendapatkan data dari suatu kegiatan maka langkah selanjutnya adalah membuat
dokumentasi kegiatan. Dalam membuat dokumentasi kegiatan lembaga meliputi dokumentasi
foto, rekaman pidato, sambutan-sambutan serta siaran langsung youtube atau cloud meeting.

a. Dokumentasi Foto
Kekuatan gambar yang melebihi kata-kata. Foto selalu memberi dampak otentik. Meskipun
foto dapat direkayasa, seperti halnya statistik, orang biasanya mudah menerima bukti berupa
foto daripada kata-kata.

Dalam humas foto, foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita,
iklan,maupun untuk kepentingan arsip/dokumentasi. Oleh karena itu, humas harus dapat

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

8 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
mengusahakan foto yang baik, yakni yang menarik dan menyolok, terjaga kebaruannya,
diambil pada saat yang tepat, “berbicara” atau mengkomunikasikan sesuatu. Foto-foto ini
diambil oleh fotografer yang profesional dengan sutradara seorang humas yang terlatih.
(Frida Kusumastuti, 2002. Hal 33)

b. Dokumentasi Sambutan-sambutan
Seseorang yang berprofesi humas di lembaga pemerintahan atau perusahaan swasta dalam
peristiwa-peristiwa tertentu dituntut untuk bisa menulis naskah pidato bagi atasannya.
Sistematika naskah pidato, pada dasarnya terdiri dari :
1. Pendahuluan, berisi penjelasan singkat dan latar belakang tentang tujuan substansi
yang dipidatikan supaya terbentuk hubungan berfikir dengan khalayak pendengar.
2. Inti materi pidato yaitu uraian yang berisi tentang argumentasi yang mengacu kepada
topik pidato yang telah dipilihnya dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
3. Kesimpulan berisi saripati dari keseluruhan materi yang dipidatokan. (Soleh Soemirat
dan Elvinaro Ardiant, 2005. Hal 75- 76)

c. Dokumentasi Press Release

Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations dalam
suatu organisasi yang disampaikan kepada pengelola pers/redaksi media massa (tv, radio,
surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. (Soleh Soemirat dan
Elvinaro Ardiant, 2005. Hal 54)

Sesuai dengan kegunaan Press Release untuk mempublikasikan kegiatan, maka press release
juga dapat digunakan sebagai data untuk dijadikan bukti telah terlaksananya suatu acara.

Dokumentasi PR

Pengertian dokumentasi yaitu dalam arti luas adalah yang berkaitan dengan
kegiatan menghimpun, mengolah, menyeleksi, dan menganalisa yang kemudian
mengevaluasi seluruh data, informasi dan dokumen tentang suatu kegiatan, peristiwa,
atau pekerjaan tertentu yang dipublikasikan baik melalui media elektronik maupun
cetak dan kemudian disimpan secara teratur dan sistematis. Pengertian umum lainnya
mengenai kegiatan pendkomentasian dalam administrasi perkantoran, yaitu dikenal

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

9 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
dengan istilah filling yakni setiap surat masuk dan keluar biasanya disimpan atau dikenal
dengan sebutan “difail” (be filed)atau diarsipkan ke dalam suatu tempat tertentu yang sengaja
sebagai tempat penyimpanan surat atau dokumen (filling cabinet) Adalagi mengartikan
dokumentasi tersebut sebagai bagian dari kegiatan dan hasil potret atau pemotretan
(foto dokumentasi), serta kegiatan merekam melalui casset recorderdan video recorder
mengenai suatu peristiwa (event) atau kejadian tertentu dianggap cukup penting unyuk
diabadikan, dan kemudian tahap berikutnya menjadi bahan pendokumentasian.

Menurut Federation Internationale de Documents (FID) yang merumuskan dokumentasi

sebagai berikut :“documenter C’est reunir, classers et distribuer des documents de tout genre
dans tours les domains de l’activite humaine”Arti umumnya sebagai berikut, bahwa
dokumentasi merupakan kegiatan yang menghimpun, menyusun, dan menyebarluaskan
tentang segala macam jenis dalam seluruh lapangan aktivitas kehidupan manusia. Kemudian
kegiatan yang berkaitan antara dokumentasi dan kliping (doklip) bidang kehumasan
(PR Activities) adalah merupakan sebagai alat bantu, yang memiliki beberapa manfaat,
yaitu :
1. Sebagai bahan informasi terkini, yang dapat diedarkan ke bagian lain yang dianggap
mempunyai hubungan atau kepentingannya masing-masing.
2. Sebagai bahan referensi tertentu sebagai data atau informasi penunjang, misalnya
untuk penyusunan naskah pidato, (PR Speech Writing), PR House Journaldan lain
sebagainya
3. Sebagai pedoman atau acuan untuk mengantisipasi langkah-langkah suatu kejadian atau
eventtertentu yang tengah dihadapi atau di masa mendatang. Untuk perbaikan dan
pengembangan dari langkah-langkah program kerja perusahaan di masa-masa
mendatang.
4. Khususnya kliping berperan sebagai sumber informasi dan data untuk memantau
kegiatan pihak pesaing (competitor)
5. Dapat juga doklip tersebut sebagai tolak ukur tentang sejauh mana keberhasilan
prestasi dan reputasi yang dicapai, mengenai persepsi, keluhan, dan hingga
perolehan citra di mata masyarakatnya.
6. Sebagai media komunikasi internal melalui doklip dan sebagainya.
7. Kemudian kliping tersebut disimpan sebagai kegiatan dokumentasi perusahaan
atau lembaga. (Rosaldy Ruslan, 1998, hal 220-225

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

10 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
Publisitas
Publisitas adalah informasi yang disediakan oleh sumber luar yang digunakan oleh media
karena informasi itu memiliki nilai berita (Kriyantono, 2008, h. 42). Media massa tidak
menarik harga untuk penempatan informasi pada media cetak maupun elektronik. Oleh sebab
itu dimuat atau tidak sebuah informasi tersebut adalah hak media massa. Sumber
penyampaian informasi tidak bisa mengontrol apa saja yang dimuat dalam berita tersebut.
Namun perlu diingat bahwa sebuah informasi apapun menyangkut tentang citra.
Definisi tersebut agaknya hampir serupa dengan Blanco, J (2004, h. 1) yang mendefinisikan
tentang publikasi:
Publicity is free, perceived as objective, and defined as any kind of media or news coverage.
Every time you see someone interviewed on a television or radio show, in a newspaper or
magazine, that’s publicity. No one paid the media outlet to do the interview. A persistent and
assertive publicist convinced a producer or editor that this particular guest would provide
information that would impact lives.
Jefkins (1995, h. 16) mengatakan bahwa yang disebut publisitas adalah dampak dari
diketahuinya suatu informasi. Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa informasi tidak
selamanya mengandung hal baik, namun tidak menutup kemungkinan hal buruk akan
mengikuti. Jefkins (1995, h.16) juga mengatakan bahwa publisitas memunculkan suatu citra,
berdasarkan informasi tertentu. Citra inilah yang akan membuat sebuah perusahaan
memunculkan nilai yang baik atau buruk di dalam masyarakat. Citra adalah persepsi publik
tentang perusahaan menyangkut pelayanannya, kualitas produk, budaya perusahaan, perilaku
perusahaan atau perilaku individu-individu dalam perusahaan dan lainnya (Kriyantono, 2008,
h. 9). Tidak selamanya citra mencerminkan kebenaran, karena citra terletak kepada informasi
yang tersedia. Oleh sebab itu informasi yang benar, terpercaya, tidak memihak, memadai,dan
lengkap benar-benar penting bagi timbulnya citra yang tepat.
Public relations bertujuan untuk membangun citra yang baik bagi perusahaan. Namun selain
itu, ada banyak peranan atau fungsi public relations. Fungsi ini menyangkut apa yang harus
dilakukan public relations dalam mengembang tugasnya sebagai seorang public relations.
Kriyantono (2008, h. 21) dalam bukunya menyebutkan secara garis besar fungsi public
relations, yaitu:
 Memelihara komunikasi yang harmonis antara perusahaan dengan publiknya (maintain
good communication).
 Melayani kepentingan public dengan baik (serve public’s interest)

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

11 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
 Memelihara perilaku dan moralitas perusahaan dengan baik (maintain good morals &
manners).

Publisitas mempunyai keuntungan dan kekurangan yaitu:

Keuntungan Publisitas
 Publisitas mengandung kredibilitas tinggi di mata khalayak media (high credibility).
Khalayak dianggap lebih mempercayai informasi publisitas yang dikemas dalam sajian
berita.
 Publisitas tidak membayar (nonpaid from of communication/no media cost). Yang
dimaksud dengan tidak membayar adalah tidak memerlukan biaya untuk sewa kolom
surat kabar, slot waktu untuk radio dan televisi atau ruang untuk media luar ruang.
 Publisitas memungkinkan cerita lebih detail tentang produk dan perusahaan. Ini karena
penyajiannya berformat berita yang biasa secara lengkap mengandung unsur 5W+1H
(what, who, where, why, when, dan how). Bisa menjelaskan produk yang rumit. Tepat
juga untuk produk baru pada saat launching, karena itu upayakan muncul sebelum
diiklankan. Sekali sebuah produk baru diiklankan, maka nilai beritanya menurun
 Dapat menjelaskan “cacat produk” (crisis-response). Karena sifatnya yang detail dan
dipercaya, maka public relations dapat menggunakan publisitas untuk mengatasi cacat
produk. Cacat produk dapat bersumber dari produknya itu sendiri (misalnya rasanya
pahit, kadaluwarsa, dan lainnya) maupun yang berasal dari factor-faktor di luar produk.

Kekurangan Publisitas
 Tidak dapat dikontrol (no control over the message). Karena sifatnya tidak membayar
atas pemberian, maka public relations tidak mempunyai wewenang untuk menentukan
agar dimuat, kapan informasi itu disiarkan, di mana dimuatnya, dan bagaimana cara
memuatnya. Bisa saja informasi yang dikirim public relations itu tidak dimuat karena
menurut media massa tidak mengandung nilai berita.
 Tidak dapat mengontrol jenis informasi yang dimuat. Setiap berita di media menimbulkan
konsekuensi (dampak) publisitas bagi perusahaan, terlepas apakahpublic relations secara
sengaja mengirim informasi ke media atau tidak. Media bisa saja mencari sendiri.

Dampak Publisitas

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

12 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
Sebagai salah satu kegiatan yang penting untuk dilakukan PR maka penting bagi kita untuk
memahami dampak-dampak yang ditimbulkan ketika kita melakukan usaha-usaha untuk
meraih publisitas.

Berikut ini adalah pendapat seorang ahli mengenal dampak publisitas”

 Publisitas dapat membuat anda menjadi seorang ahli
 Publisitas dapat menjual produk dan jasa
 Publisitas dapat mengedukasi
 Publisitas dapat membentuk opini
 Publisitas dapat menciptakan kredibilitas yang membuka kesempatan

Daftar Pustaka

Onggo, Bob Julius. (2004). Cyber Public Relations. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo

Suryadi H.S, D. (1993). Pengantar Komunikasi Data. Jakarta: Penerbit Gunadarma

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR
13 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom
Sumber internet:

http://aatmandai.blogspot.co.id/2012/05/penerapan-pr-di-dunia-cyber.html

2018 DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI PR

14 DIGITAL Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rizky Oktarina Costa, M.Ikom