Pengertian manajemen properti

Ricky W. Griffin .Manajemen Properti sebagai sebuah proses perencanaan,

pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk
mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan
dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas
yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Tujuan manajemen properti adalah sebagai berikut :

 
1.     Mengelola properti sebagai investasi / bisnis, yaitu memaksimalkan
pendapatan dan modal investor.
2.     Mengelola dan melaksanakan aspek fisik secara efektif dan efisien, guna
mendapakan hasil yang optimal.

Dengan mengetahui tujuan dari manajemen properti, adapun kegiatan manajemen

properti yang meliputi :
 Menyiapkan dan membuat kontrak kerjasama dalam manajemen
(Management Contract). Nah disini teman-teman perlu membuat  kontrak yang
dibuat dengan jelas dan memuat kontek-kontek seluruh isi perjanjiannya yang
harus ada di dalamnya sehingga kemungkinan besar tidak menimbulkan potensi
konflik dan hal yang tidak diinginkan di kemudian hari. Misalnya  jadwal mulai
kontrak dan berakhirnya kontrak, serta pasal-pasal yang berkumungkinan
didalamnya hak dan kewajiban dari  masing- masing pihak yang bersangkutan,
serta panismen dan lain sebagainya sehingga memungkinkan keberlangsungan
serta terhindar dari pidana atau hukum.
 Menyusun rencana kerja serta bagaimana manajemen dalam pengambil
alihan tugas  manajemen dari sebuah property. yang dimiliki (Taking Over
Management). Nah dalam rencana  kerja ini perlu disusun secara detail yang
meliputi rencana  jangka pendek, menengah dan jangka panjang serta kapan
properti manajemen  mulai dilibatkan didalamnya, apakah dilaksanakan pada awal
sebelum pembangunan (pre construction), atau pada saat pembangunan (under
construction), dan bahkan pada saat bangunan telah siap untuk dihuni dan
dioperasikan (operational building).
 Memelihara dan mengelola bangunan (Maintenance and Building
Management). Dalam kaitannya dengan masalah biaya pemeliharan bangunan
/Life Cycle Costing (LCC) perlu perencanaan dan aplikasi yang tepat sasaran.
Karena lalainya pelaksanaan dari tugas  ini,  kerusakan kecil pada bangunan akan
mengakibatkan kerugian yang  jauh  lebih besar. Selain itu pengelolaan bangunan
secara menyeluruh termasuk faktor keamanan dan kenyamanan bangunan bagi
pengguna perlu diutamakan.
 Melakukan pemasaran dan negosiasi harga sewa (Marketing and Lease
Negotiation). Aktifitas ini sangat menentukan keberhasilan  suatu properti yang
dikelola sebagai suatu investasi. Dengan kemampuan yang dimiliki oleh seorang
properti manajer diharapkan dapat memaksimalkan tingkat hunian (occupancy
rate) dan meminimalisasi tingkat kekosongan (vacancy rate).
 Mengatur sistem penagihan dan pengelolaan uang sewa (Lease
Management & Rental System). Data base harus jelas dan up to date untuk
meminimalisasi tunggakan sewa (collection loss) yang berisi informasi rinci
tentang penyewa sehubungan dengan kemampuan mereka dalam membayar uang
sewa. Analisis besaran sewa (rent analysis), tinjauan kenaikan sewa (rent review)
maupun service charge yang dikenakan kepada pengguna harus dilakukan dengan
sangat hati-hati. Properti manajemen yang melakukan hal ini dengan ceroboh
mengakibatkan banyak konsumen yang pindah dikarenakan besarnya beban sewa
yang ditanggung oleh mereka.
 Manajemen sistem administrasi dan keuangan (Financial Management and
Administration System). Sistem ini sangat diperlukan untuk memonitor seluruh
aktifitas yang berkaitan dengan keuangan dan administrasi. Sehingga dapat
menghindarkan adanya kemungkinan kebocoran-kebocoran keuangan yang dapat
terjadi diakibatkan lemahnya sistem manajemen keuangan.
 Manajemen sistem informasi (Management Information System). Saat ini
sudah eranya komputerisasi. Di negara-negara maju sudah banyak bangunan pintar
(intelligent building) yang pengoperasiannya menggunakan sistem informasi yang
akurat dan cepat karena menggunakan informasi teknologi yang memadai sesuai 
dengan  kemajuan jaman. Hal ini akan sangat membantu dan memudahkan
manajemen properti dalam mengoptimalkan properti yang dikelolanya.

Ruanglingkup manajemen properti cukup luas, namun dapat dibedakan

menjadi tiga yaitu :

 Mengelola properti sebagai suatu investasi

  Mengelola Properti sebagai bisnis/usaha

 Mengelola properti kaitannya dengan pajak dan asuransi:

1.Mengelola properti sebagai suatu investasi;
indikator yang perlu di perhatikan untuk mencapai tujuan manajemen
properti sebagai suatu investasi,Total investasi, total rentable area, prediksi
harga sewa/jual, tingkat hunian/penjualan, biaya operasional dan biaya
lainnya. Sehingga diharapkan investasi memiliki kinerja yang baik hal ini dapat
di tunjukan dengan :

A. tingkat hasil pengembalian intern atau internal rate of return (IRR).

B. Nilai bersih sekarang / net present value (NPV).

C. periode pengembalian.

D. indikator penilaian investasi lainya yang memperlihatkankinerja tersebut.

 2.Mengelola Properti sebagai bisnis/usaha meliputi:

memasarkan untuk memperoleh penawaran terbaik, menagih sewa dan biaya
pelayanan, memelihara, mengelola keuangan dan melaporkan, memonitor nilai
properti, melengkapi sarana dan fasilitas, memahami pentingnya komunikasi dan
informasi.
 
 3. Mengelola properti kaitannya dengan pajak dan asuransi:
meneliti kewajaran dari nilai objek pajak, meneliti aspek legalitas yang
berhubungan dengan kepemilikan atau penguasaan properti, monitor peraturan
berkaitan dengan pajak,keringanan pajak, asuransi kebakaran, polis asuransi dan
penutupan asuransi.
System dalam manajemen properti adalah untuk melaksanakan tujuan, aktifitas dan
ruang lingkup manajemen properti, diperlukan sistem manajemen yang meliputi
pelaksanaan tepat dan benar dalam menghimpun data data yang sangat penting
lainnya :
A.     Melaksanakan rincian manajemen properti secara tepat; bertujuan menyajikan
informasi agar tanggung jawab yang akan disertakan dapat dilaksanakan secara
tepat dan cepat. Pendataan ini harus dilengkapi data sebagai berikut :

 Penyusunan data properti;informasi data yang pemuat detail klien, seperti

penulisan nama alamat dan detail dari perjanjian.

 Informasi tambahan; informasi mengenai hal hal yang telah memperoleh suatu
kesepakatan pemilik.

  Catatan kontrak dan penilaian harga sewa pasaran; informasi tentang kontrak
dan tinjauan sewa sesuai dengan yang berlaku di pasar.

  Recana pemeliharaan dan penggantian; aturan jadual pemeliharaan jangka

pendek dan jangka panjang.

B.     Pengelolaan sistem yang benar;

  Kegiatan ini akan di lakukan oleh seorang akuntan atau bagian keuangan.
Seperti pembayaran faktur, penagihan uang sewa, langkah persiapan piutang
klien.

C.     Menghimpun dan menganalisis data penting lainnya seperti;

 menganalisi Data pengenai asuransi properti

  menganalisi Data inspeksi properti

  Kondisi dan potensi pengembangan properti

  Informasi keadaan properti, gambar, foto dan bila perlu 3d file.

  Bistek (building plan) dan pemeliharaan

  Persutujuan mengenai data perencanaan

 Data alamat

  Kontrak manajemen

  Kontrak pemeliharaan

  Kontrak kerja karyawan.