“Bagaimana perencanaan dan strategi kapasitas pada perusahaan tempat anda bekerja?

”
JAWABAN
Kapasitas merupakan tingkat output maksimal yang dapat diproduksi dari suatu fasilitas
dalam jangka waktu tertentu. Maksud dari fasilitas disini adalah stasiun-stasiun kerja yang
ada dalam organisasi atau keseluruhan dari organisasi itu sendiri. Kapasitas penting
menjadi perhatian manajemen karena jika manajer dari suatu organisasi gagal mengelola
kapasitas, maka perusahaan dapat beresiko tidak mampu memenuhi permintaan di masa
sekarang dan di masa depan. Akibat tidak mampu memenuhi permintaan di masa depan,
tentunya perusahaan akan kehilangan peluang untuk memperoleh keuntungan dan tidak
mampu terus bertumbuh di masa depan (Guritno, 2019).
Dalam konteks manajemen operasi, kapasitas merupakan jumlah unit yang dapat dikelola,
diterima, disimpan, atau diproduksi dalam jangka waktu tertentu. Kapasitas suatu organisasi
dapat menunjukkan apakah organisasi tersebut dapat memenuhi permintaan dari pelanggan
mereka dan dapat juga sebagai acuan apakah produk yang diproduksi dari organisasi
tersebut akan menganggur. Jika kemampuan fasilitas terlalu besar, maka fasilitas akan
banyak menanggur dan banyak mengeluarkan biaya. Sementara itu, jika kemampuan
fasilitas terlalu kecil, besar kemungkinan akan kehilangan pelanggan karena tidak mampu
memenuhi permintaan pelanggan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mampu
mengelola kepasitas suatu fasilitas dengan mempertimbangkan faktor biaya dan permintaan
pelanggan (Guritno, 2019).
Ketika dalam menentukan perencanaan kapasitas, maka akan ditanyakan tiga pertanyaan
mendasar tentang kapasitas, yaitu (1) kapasitas seperti apa yang dibutuhkan, (2) berapa
banyak kapasitas yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan, dan (3) kapan perencanaan
kapasitas tersebut diperlukan. Berbicara tentang kapasitas seperti apa yang dibutuh, hal ini
berhubungan dengan produk dan jasa seperti apa yang akan dipoduksi oleh perusahaan.
Untuk menjawab perkiraan berapa banyak kapasitas yang dibutuhkan untuk memenuhi
keputuhan, maka ada beberapa yang harus dipertimbangkan dalam melalukan perencanaan
jumlah kapasitas ini, yaitu, (1) berapa biaya penambahan kapasitas, bagaimana
pendanaannya, dan berapa kira-kira imbal hasil yang akan didapatkan; (2) Manfaat dan
resiko atas penambahan kapasitas; (3) apakah masalah kapasitas tersebut merupakan
masalah yang terus ada sehingga perlu segera ditangani (4) apakah kapasitas harus diubah
secara keseluruhan, sebagian, atau sebagin kecil saja; (5) apakah rantai pasokan dapat
menangani perusahan yang dibutuhkan (Stevenson, 2018).
Keputusan tentang kapasitas termasuk keputusan strategis (Stevenson, 2018). Manajemen
puncak harus terlibat atas penentuan keputusan kapasitas ini (Guritno, 2019). Ada beberapa
alasan mengapa keputusan kapasitas merupakan keputusan yang sangat penting untuk
menjadi perhatian (Stevenson, 2018) :
1. Keputusan kapasitas memiliki dampak nyata pada kemampuan organisasi dalam hal
menghadapi permintaan produk dan layanan di masa depan. Kapasitas dapat
membatasi berapa output yang mampu diproduksi oleh perusahan. Kapasitas yang
mampu memenuhi permintaan pelanggan dapat memberikan keuntungan yang
sanga besar bagi perusahaan
2. Keputusan kapasitas mempengaruhi biaya operasional. Idealnya, jumlah kapasitas
dan berapa permintaan yang diminta seharusnya seimbang untuk mengurangi biaya
operasional. Namun, pada prakteknya, hal ini tidak selalu dapat dilakukan karena
permintaan aktual berbeda dengan permintaan yang telah diprediksi sebelumnya,
 3. Kapasitas biasanya merupakan faktor penentu biaya awal. Umumnya, semakin
besar kapasitas unit produksi, maka biayanya semakin besar.
4. Keputusan kapasitas seringkali melibatkan komitmen jangka panjang dari
sumberdaya. Dan faktanya ketika keputusan kapasitas sudah diimplementasikan,
keputusan tersebut mungkin sulit atau hampir mustahil untuk diubah tanpa
mengeluarkan biaya
5. Keputusan kapasitas dapat mempengaruhi kompetisi. Jika ada perusahaan yang
memiliki kelebihan kapasitas, atau dapat dengan cepat menambah kapasitas, maka
faktanya perusahaan tersebut akan mampu menghalangi pemain baru untuk masuk
ke industri. Selain itu, kapasitas juga mampu mempengaruhi kecepatan
penyampaian yang dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan.
6. Kapasitas berpengaruh pada kemudahan manajemen. Memiliki kapasitas yang tepat
dapat membuat manajemen lebih mudah daripada ketika kapasitas tidak mampu
memenuhi kebutuhan perusahan
7. Globalisasi telah meningkatkan pentingnya dan komplekstisitas dari keputusan
kapasitas. Rantai pasokan yang berjauhan dan pasar yang berjauhan menambah
ketidakpastian tentang kebutuhan kapasitas.
8. Karena keputusan kapasitas seringkali melibatkan sumber daya keuangan dan
sumber lain yang sangat besar, maka perlu perencanaan yang telah direncanakan
jauh-jauh hari sebelumnya.

Dalam menentukan kapasitas, ada tiga strategi yang dapat dipilih, yaitu leading, following,
dan tracking. Strategi leading merupakan strategi digunakan untuk mengantisipasi
peningkatan permintaan di masa depan. Strategi following merupakan strategi membangun
kapasitas ketika permintaan melebihi kapasitas saat ini. Strategi tracking mirip dengan
strategi following, tetapi penambahan kapasitas dilakukan dalam jumlah yang kecil guna
mengimbangi kenaikan permintaan (Guritno, 2019).
Langkah-langkah dalam proses perencanaan kapasitas (Guritno, 2019). :
1. Perkirakan kebutuhan kapasitas di masa yang akan datang
2. Evaluasi kapasitas yang ada saat ini dan identifikasi gap apa saja yang ada
3. Identifikasi alternatif-alternatif untuk memenuhi kebutuhan
4. Lalukan analisis finansial untuk setiap alternatif
5. Pertimbangkan isu-isu kualitatif untuk setiap alternatif
6. Pilih alternatif yang terbaik untuk masa-masa yang akan datang
7. Awasi hasilnya
Agar dapat melakukan perencanaan kapasitas dengan baik, maka organisasi perlu
memperkirakan kebutuhan kapasitas di masa yang akan datang. Untuk mengukur kapasitas,
ada banyak metode yang digunakan oleh banyak perusahaan. Dan masing-masing
perusahaan memiliki metode-metode yang berbeda-beda. Semua tergantung dari nature
dari masing-masing perusahaan. Namun, secara umum, kapasitas dapat diukur melalui dua
cara, yaitu (Guritno, 2019).:
1. Pengukuran output
Pengukuran output merupakan metode pengukuran yang didasarkan pada output
produk perusahaan. Pengukuran ini banyak digunakan perusahaan yang operasional
produksinya menggunakan proses aliran lini, seperti perusahaan produsen otomotif.
Pengukuran output ini lebih cocok untuk mengukur produk dari perusahaan yang
memproduksi produk yang telah terstandarisasi atau variasi outputnya rendah.
 2. Pengukuran input
Pengukuran output merupakan metode pengukuran yang didasarkan pada barang
input/bahan mentah dari produk perusahaan. Pengukuran ini banyak digunakan
perusahaan yang memiliki variasi output yang beragam.
Berdasarkan jangka waktu, kapasitas dibagi menjadi tiga jangka waktu, diantaranya
(Guritno, 2019) :
1. Jangka panjang
Perencanaan kapasitas yang akan digunakan untuk jangka waktu lebih dari satu
tahun. Perencanaan kapasitas jangka panjang meliputi perencanaan gudang-
gudang, peralatan, dan fasilitas.
2. Jangka menengah
Perencanaan kapasitas yang akan digunakan untuk jangka waktu bulanan.
Perencanaan kapasita jangka menengah biasanya dipakai untuk perencanaan
kapasitas seperti mempekerjakan tambahan tenaga kerja, pembelian peralatan baru,
atau kebijakan sub kontrak
3. Jangka pendek
Perencanaan kapasitas yang akan digunakan untuk jangka waktu kurang dari satu
bulan. Perencanaan ini meliputi kelebihan waktu kerja, transfer dan alternatif
penjadwalan produksi

Studi Kasus - Pelayanan SPT Tahunan di KPP Pratama Lamongan

Setiap tahun, setiap wajib pajak diwajibkan untuk melaporkan kewajiban perpajakannya
dalam format SPT Tahunan. Untuk wajib pajak orang pribadi, waktu pelaporannya antara
awal Bulan Januari sampai dengan akhir Bulan Maret, sementara, untuk wajib pajak badan,
waktu pelaporannya antara awal Bulan Januari sampai dengan akhir Bulan April. Jumlah
wajib pajak orang pribadi KPP sejumlah sekitar 200.000 dan jumlah wajib pajak badan
sejumlah sekitar 50.000. Agar seluruh wajib pajak dapat dilayani dengan baik ketika
melaporkan SPT Tahunan, maka perlu pengelolaan manajemen kapasitas yang baik.
Setiap awal bulan januari minggu pertama, jajaran pejabat eselon 4 dan 3, beserta
pelaksana KPP Pratama Lamongan mengadakan rapat untuk membahas pelayanan SPT
Tahunan dari minggu kedua Januari sampai akhir bulan pri. Dalam rapat tersebut dibahas
tentang jumlah wajib pajak yang akan melaporkan SPT Tahunannya dan jumlah rata-rata
per hari wajib pajak yang datang melaporkan SPT Tahunan. Selanjutnya, setelah
menentukan jumlah wajib pajak yang akan melaporkan SPT tahunan dan jumlah rata-rata
wajib pajak yang melaporkan SPT Tahunan per harinya, dalam rapat tersebut membahas
fasilitas apa saja yang disiapkan guna untuk melayani wajib pajak selama Bulan Januari
sampai Bulan April dan berapa jumlah petugas yang melayani wajib pajak setiap harinya.
Selain itu, dalam rapat juga dibahas tentang kondisi-kondisi tertentu di mana ada lonjakan
jumlah wajib pajak yang tidak terduga dalam melaporkan SPT Tahunannya.
Jika melihat apa saja yang dihabas di dalam rapat, KPP Pratama Lamongan telah
melalukan perencanaan kapasitas dengan baik. Rapat SPT Tahunan telah mengikuti
langkah-langkah proses perencanaan kapasitas, yaitu :
1. Perkirakan kebutuhan kapasitas di masa yang akan datang
KPP Pratama Lamongan telah memperkirakan potensi jumlah wajib pajak yang akan
melaporkan perpajakannya. Potensi jumlah wajib pajak yang akan melaporkan
 perpajakannya dihitung dari jumlah total wajib pajak yang terdaftar di KPP Pratama
Lamongan.
2. Evaluasi kapasitas yang ada saat ini dan identifikasi gap apa saja yang ada
Ketika rapat SPT Tahunan KPP Pratama Lamongan juga mempertimbangkan jumlah
wajib pajak yang lapor tahun lalu. Pertimbangan jumlah wajib pajak yang lapor tahun
lalu digunakan untuk mempersiapkan fasilitas-fasilitas apa saja yang akan digunakan
untuk melayani wajib pajak.
3. Identifikasi alternatif-alternatif untuk memenuhi kebutuhan
Dalam rapat, banyak pegawai yang mengusulkan berbagai alternatif dan strategi
dalam melayani wajib pajak. alternatif-alternatif ini meliputi fasilitas apa yang wajib
ada dalam melayani wajib pajak, jumlah petugas yang melayani, dan desain alur
pelayanan.
4. Lalukan analisis finansial untuk setiap alternatif
Dalam rapat, Sub Bagian Umum dan Kepatuhan Internal memperhatikan dari
berbagai alternatif usulan dari setiap pegawai. Dari beberapa usulan, maka akan
diambil usulan yang mampu berikan pelayanan yang efektif, akan tetapi
mengepankan efiesiensi anggaran.
5. Pertimbangkan isu-isu kualitatif untuk setiap alternatif
Jumlah lonjakan wajib pajak yang tidak terduga juga dipertimbangkan dalam rapat.
6. Pilih alternatif yang terbaik untuk masa-masa yang akan datang
Dari banyak alternatif, maka yang diambil adalah usulan yang mampu memberikan
pelayanan maksimal dan menghemat anggaran.
7. Awasi hasilnya
Setiap dua minggu sekali, diadakan rapat evaluasi untuk membahas masalah-
masalah yang ada dalam pelaporan SPT tahunan. Jika ada lonjakan pengunjung
melaporkan SPT Tahunan, maka akan dibahas apa penyebabnya, dan membahas
apa saja kedepannya untuk mempersiapkan adanya lonjangan pengunjung yang
tidak terduga guna tetap dapat memberikan pelayanan yang berkualitas kepada
wajib pajak dalam melaporkan SPT Tahunan.

DAFTAR PUSTAKA
Guritno, A.J. 2019. Manajemen Operasi Edisi 2. Banten: Penerbit Universitas Terbuka
Stevenson, William J. (2018). Operations Management. 13th Edition. New York: McGraw-Hill
Education.