LAPORAN MAGANG

PERANAN RESEPSIONIS DALAM MENJALANKAN

CUSTOMER RELATION DI APARTMEN ROYAL OLIVE

APRILIA
CG181120240
PROGRAM STUDI MANAJEMEN KOMUNIKASI
HUBUNGAN MASYARAKAT

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN MANAJEMEN

INSTITUT ILMU SOSIAL DAN MANAJEMEN STIAMI
2021

i
 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN MAGANG
PERANAN RESEPSIONIS DALAM MENJALANKAN
CUSTOMER RELATION DI APARTMEN ROYAL OLIVE

APRILIA
CG181120240
Program Studi Manajemen Komunikasi
Hubungan Masyarakat

Jakarta,
Pembimbing

Adzan Desar Deryansyah, S.Ikom M.Ikom

Mengetahui
Kepala Program Studi Manajemen Komunikasi

Saktisyahputra. S.Ikom., M.Ikom

ii
 LEMBAR PERNYATAAN TIDAK MELAKUKAN PLAGIAT

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Aprilia
NPM : CG181120240
Kosentrasi : Hubungan Masayarakat

Menyataan bahwa telah melaksanakan praktik magang :

Nama Perusahaan : The Royal Olive Apartment
Divisi : Resepsionis
Alamat : Jl.Warung Jati Barat no.101 Rt.07010
Kel,Pejaten Kec.Pasar Minggu Kota Jakarta Selatan 12510
Periode Magang : 04 Oktober 2021 – 31 Desember 2021
Pembimbing Lapangan : Sulistiyowati

Laporan magang merupakan hasil karya saya sendiri, dan saya tidak melakukan
plagiat. Semua kutipan karya ilmiah orang lain atau lembaga lain yang dirujuk dala
laporan magang in telah saya sebutkan sumber kutipannya serta saya cantumkan di
Daftar Pustaka.

Jika dikemudian hari terbukti ditemukan kecurangan/penyimpangan baik dalam

pelaksanaan magang maupun dalam penulisan laporan magang. Saya bersedia
menerima konsekuensi dinyatakan tidak lulus untuk mata kuliah magang yang telah
saya tempuh.

Jakarta, 08 Febuari 2022

Aprilia
CG181120240

iii
 ABSTRAK
Laporan magang ini mengkaji tentang bagaimana peranan seorang resepsionis dalam
menjalankan customer relation di apartemen royal olive. Metode pengumpulan data
menggunakan dokumenrasi dan observasi langsung. Data yang diperoleh kemudian
dirangkum dan disajikan secara deskriptif. Agar pembaca memperoleh gambaran
berbagai informasi yang berhubungan dengan kegiatan yang dilakukan resepsionis
dalam menjalankan perannya sebagai customer relation. Resepsionis merupakan cover
dari keseluruhan pelayanan building management. Karena kesan pertama yang
diterima tamu dan penghuni merupakan citra yang langsung menggambarkan standar
pelayanan apartemen royal olive. Untuk mencapai tujuan tersebut resepsionis royal
olive melakukan tiga (3) kegitan yaitu : Menyapa dan memberikan infomasi yang
dibutuhkan penghuni atau tamu, Menghandle complain dan berkoordinasi dengan
divisi tekait dan Menghandle telpon masuk dan keluar.

iv
 KATA PEGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, sehingga penulis dapat
menyusun dan menyelesaikan Laporan Magang dengan Judul “PERANAN
RESEPSIONIS DALAM MENJALANKAN CUSTOMER RELATION DI
APARTMEN ROYAL OLIVE ”. Adapun tujuan penulisan Laporan Magang ini guna
memenuhi tugas akhir pada Mata Kuliah Magang. Selain itu, laporan ini juga bertujuan
untuk menjadi bahan acuan bagi pihak kampus untuk mempertimbangkan teori apa saja
yang masih relevan dalam dunia kerja.

Terlebih dahulu penulis ucapkan terimakasih kepada bapak Adzan Desar

Deryansyah selaku dosen pembimbing yang telah membantu saya dalam proses
magang dan penyusunan laporan magang. Saya juga mengucapkan terimakasih kepada
Apartmen Royal Olive yang mengizinkan saya melaksanakan program magang serta
kepada ibu Sulistiyowati selaku pembimbing lapangan selama saya melakukan kegiatan
magang.

Penyusun berharap segala kritik dan saran yang dapat membangun dan
menjadikan laporan ini jauh lebih baik lagi. Penulis mohon maaf atas kesalahan dan
kekurangan dalam penyusunan laporan ini. Semoga laporan magang ini dapat
bermanfaat bagi pembaca.

Jakarta, 08 Febuari 2022

Penulis

v
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ........................................................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN ...................................................................................iii
LEMBAR PERNYATAAN TIDAK MELAKUKAN PLAGIAT ......................iii
ABSTRAK.............................................................................................................. iv
KATA PENGANTAR ............................................................................................ v
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii
DAFTAR TABEL .................................................................................................vii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 1
1.2 Tujuan Magang .................................................................................... 2
1.3 Waktu dan Prosedur Pelaksanaan Magang ....................................... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Profil Perusahaan ................................................................................. 4
2.2 Ruang Lingkup Kerja Divisi Terkait.................................................. 7
BAB III PELAKSANAAN MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi................................................................. 9
3.2 Tugas yang Dilakukan ......................................................................... 9
3.3 Uraian Pelaksanaan Magang ............................................................. 10
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN .................................................................... 14
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 15
LAMPIRAN
1. Form MAGANG-MANKOM-03 ......................................................... 16
2. Form MAGANG-MANKOM-04 ......................................................... 17
3. Form MAGANG-MANKOM-05 ......................................................... 20
4. Form MAGANG-MANKOM-06 ......................................................... 23
5. Form MAGANG-MANKOM-07 ......................................................... 25
6. Form MAGANG-MANKOM-08 ......................................................... 26
RIWAYAT HIDUP PENULIS ............................................................................ 28

vi
DAFTAR GAMBAR
3.1 Sikap salam resepsionis ketika menerima tamu
3.2 Kegiatan koordinasi dengan divisi security
3.3 Kegiatan menerima telpon masuk dan keluar

DAFTAR TABEL
1.1 Tabel jadwal pelaksanaan magang

vii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Kenyataan dalam dunia kerja sering kali menunjukan bahwa lulusan baru
perguruan tinggi belum mampu secara optimal mengaplikasikan ilmu pengetahuan
yang telah didapat dalam perguruan tinggi ke dunia kerja. Hal tersebut mungkin
saja terjadi karena adanya kesenjangan antara teori yang diterima selama masa
perkuliahan dengan kenyataan permasalahan di dunia kerja yang lebih kompleks.
Karena teori dalam perguruan tinggi tercetus sudah sangat lama jauh berbeda
dengan keadaan dunia saat ini yang sudah sangat maju dan berkembang dalam
berbagai aspek. Maka diadakan kegiatan magang untuk mewadahi mahasiswa
belajar mengimplementasikan dan menyesuaikan teori yang didapat dan keadaan
dilapangan.

Magang adalah proses belajar dimana seseorang memperoleh dan

menguasai suatu keterampilan tanpa atau dengan petunjuk orang yang sudah
terampil dalam pekerjaan itu (anwar 2015:77). Berbeda dengan kegiatan belajar di
dalam kelas perguruan tinggi yang lebih banyak membahas teori, magang
merupakan proses belajar yang langsung mempraktekan ilmu pengetahuan yang
didapat. Selain itu dalam proses magang mahasiswa juga dapat mengembangkan
softskill.

Aturan magang Indonesia terdapat dalam UU Ketenagakerjaan No 13

Tahun 2003, Pasal 21 hingga 29. Pasal-pasal ini tidak diubah atau dicabut
oleh Omnibus Law UU Cipta Kerja, sehingga masih tetap berlaku. Selain UU,
aturan karyawan magang juga ditetapkan dalam Peraturan Menteri
Ketenagakerjaan No 36 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Pemagangan di
Dalam Negeri.

Banyak perusahaan swasta dan lembaga pemerintah diberbagai sektor yang

menyediakan tempat untuk mahasiswa melaksanakan magangnya. Salah satunya

1
 adalah perusahaan yang bergerak dibidang property management service atau
building management Apartment Royal Olive yang berada di Jakarta Selatan.
Merupakan salah satu perusahaan yang membuka kesempatan bagi para mahasiswa
untuk melaksanakan program magangnya. Tugas dan tujuan utamanya adalah
menyediakan jasa pengelolaan serta perawatan gedung kepada pemilik gedung dan
para penghuni yang tinggal di Apartment royal olive. Ada berbagai jasa yang
disediakan, seperti kebersihan, keamanan, perbaikan unit, dan ada beberapa
fasilitas tambahan seperti kolam renang, gym, dan taman.

Untuk memberikan pelayanan yang terbaik dalam perusahaan pelayanan

jasa seperti ini dibutuhkan orang atau divisi yang dapat memberikan informasi dan
dapat berperan sebagai penyampai informasi pertama antara pelanggan dan
management. Resepsionis bertugas memberikan pelayanan kepada tamu sehingga
ditempatkan dalam bagian Kantor Depan. Front Office merupakan cover (wajah)
dari keseluruhan jasa yang diberikan suatu Perusahaan, karena kesan pertama yang
diterima tamu dan diciptakan karyawan tersebut adalah citra yang langsung
menggambarkan standar pelayanan Perusahaan tersebut. Oleh karena itu
resepsionis harus berisikan orang-orang yang mempunyai kapabilitas yang baik
dalam memberikan pelayanan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
(Suarthana, 1996). Berdasarkan pernyataan tersebut maka diperlukan kajian lebih
dalam dan analisis tentang pelayanan yang diberikan oleh seorang Resepsionis.
Tentang bagaimana peranan resepsionis dalam menjalankan Customer relationnya.

1.2 Tujuan magang

1. Untuk memenuhi mata kuliah kerja magang dan menyelesaikan salah satu
syarat studi jurusan Manajemen Komunikasi.
2. Memberikan pengalaman bagi mahasiswa/i dalam rangka usaha
menerapkan teori dan pengetahuan serta memperluas wawasan pada
kegiatan nyata di bidang studi management komunikasi.

2
 3. Melatih kemandirian mahasiswa/i dalam ketepatan waktu, kedisiplinan,
tanggung jawab kerja, kemampuan beradaptasi dengan lingkungan kerja,
dan melaksanakan tugas yang diberikan dengan baik,
4. Melihat dan mempraktikkan secara langsung aktivitas yang terkait dengan
bidang ilmu komunikasi di perusahaan swasta, instansi pemerintahan,
ataupun lembaga swadaya masyarakat.
5. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk menemukan
masalah‐ masalah dan menganalisis, lalu menyelesaikan masalah-
masalah yang dihadapi di dunia kerja dengan bekal ilmu yang telah
dipelajari.

1.3 Waktu dan prosedur pelaksanaan magang.

Pelaksanaan program magang dilakukan selama tiga bulan. Dimulai sejak
tanggal 4 Oktober 2021 sampai dengan 31 Desember 2021. Waktu kerja selama 5
hari, dari hari senin-jumat. Dengan jam kerja shifting, d jam 07.00 sampai dengan
jam 15.00.

1.1 Tabel jadwal pelaksanaan magang

Hari Tanggal
Senin 07.00 s/d 15.00
Selasa 07.00 s/d 15.00
Rabu 07.00 s/d 15.00
Kamis 07.00 s/d 15.00
jumat 07.00 s/d 15.00

3
 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Profil Perusahaan

Apartment Roya Olive adalah salah satu bangunan gedung berwujud fisik hasil
dari konstruksi yang menyatu dengan tempat kedudukannya berada diatas tanah seluas
1.2 hektare. Memiliki fungsi sebagai hunian atau tempat tinggal dan kegiatan usaha.
(ref:UU No.28 Tahun 2001 tentang bangunan gedung). Royal Olive Apartment
termasuk dalam hunian eksklusif yang berada di jalan Buncit Raya, Jakarta Selatan
dan telah berdiri sejak tahun 2015. Didirikan oleh developer Pt.Adepede Realty.
Apartment Royal Olive terdiri dari 2 menara apartment dengan total 500 unit dengan
luas berukuran mulai 31,4 m2 - 79 m2 dan ditawarkan dengan harga mulai Rp 300
jutaan sampai Rp1,1 miliaran. Apartment Royal Olive mengusung konsep hunian
modern dengan fasilitas yang akan memberikan kenyamanan bagi penghuni, mulai
tematic swimming pool, sky lounge, fitness center, dan children play ground.

Di Indonesia persyaratan pembangunan gedung tidak dapat dilakukan semena-

mena, pembangunan gedung telah diatur dalam UU No.28 Tahun 2002. Dalam
Undang-undang tersebut diatur dua syarat yang harus dipenuhi dalam bangunan
gedung. Yaitu syarat administrasi, meliputi status hak tanah dan izin pemanfaatan dari
pemegang ha katas tanah yang akan didirikan bangunan gedung, status kepemilikan
bangunan gedung dan izin mendirikan bangunan gedung. Syarat kedua berisikan
perihal keandalan bangunan gedung. Berupa keselamatan, kesehatan, kenyamanan dan
kemudahan. Untuk memenuhi syarat kedua diperlukan sebuah perusahaan yang akan
memanage keperluan persyaratan tersebut yang disebut Building Management.

Building management adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa

pengelolaan serta perawatan gedung, bertugas mempertahankan serta meningkatkan
nilai property melalui manajemen professional secara komperhensif, correctif dan
preventif sesuai standar layanan terbaik yang diberikan kepada pemilik dan penghuni
gapartment. Apartment sendiri adalah sebuah unit tempat tinggal yang terdiri dari

4
kamar tidur, kamar mandi, ruang tamu, dapur, ruang santai yang berada pada satu
lantai bangunan vertikal yang terbagi dalam beberapa unit tempat tinggal dan
dilengkapi berbagai fasilitas yang sesuai dengan standar yang ditentukan.

2.1.1 Visi dan Misi Apartemen Royal Olive

Visi

Menyelenggarakan pengelolaan yang meliputi perencanaan, pemeliharaan,

perbaikan dan pengawasan yag bertujuan menciptakan kenyamanan bagi penguin.

Misi

a. Focus memaksimalkan pelayanan secara professional dan bermartabat

b. Mengembangkan lingkungan hunian untuk meningkatkan nilai hunian
c. Mengutamakan perbaikan berkelanjutan

5
 2.1.2 struktur organisasi building management Apartemen Royal Olive

Developer

P3RSCH

Building
Management

Administrasi &
Keuangan Operasional

Finance HR & GA Tenant Relation

Engginering

Accounting & Tax Parkir

Cashier HouseKeeping

Security

6
2.2 Ruang Lingkup Kerja Divisi Terkait
Dalam building management Apartment, Tenant adalah stakeholder
utama karena merupakan kontributor terbesar bagi Apartment. Stakeholder
adalah seseorang yang sangat mempengaruhi keputusan, kebijakan, praktik
ataupun tujuan dari sebuah organisasi (freeman, dalam Gruning & Repper,
1992, p. 126), dan mereka memiliki kepentingan secara simetrikal dengan
organisasi (Brody, dalam Grunig 1992, p.126). pihak-pihak tersebut yang saling
mempengaruhi (Grunig & Repper, 2008, p. 125). Kontribusi yang diberikan
berupa biaya listrik air, iuran dana simpanan dan iuran dana pemeliharaan
lingungan. Oleh karena itu hubungan yang baik dengan tenant perlu dikelola
dengan baik karena memiliki manfaat yang besar bagi manajemen apartment.

Building management harus memiliki divisi yang bertugas untuk

memberikan pelayanan yang baik dan memudahkan penghuni gedung,
dibutuhkan sebuah divisi yang berperan sebagai sumber informasi pertama
yang dapat ditemui penghuni apartment. Divisi tersebut bernama resepsionis
yang berfungsi sebagai pusat informasi yang akan ditemui pertama kali oleh
para tamu dan penghuni gedung. Maka dapat dikatakan resepsonis adalah
tampilan utama dari keseluruhan jasa yang diberikan suatu perusahaan.Karena
kesan pertama yang diterima tamu dan penghuni adalah adalah citra yang
langsung menggambarkan standar pelayanan Perusahaan. Oleh karena itu
Reseptionis harus di isi oleh orang yang memiliki kemampuan yang baik dalam
memberikan pelayanan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
(Suarthana, 1996).

Tugas utama yang dilakukan seorang resepsionis adalah menerima dan

menyapa para tamu serta penghuni gedung Apartment. Maka seorang
resepsionis tidak hanya membutuhkan penampilan fisik yang rapih dan menarik
namun juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Resepsionis
akan melakukan koordinasi dengan divisi lain seperti, divisi tenant relation,
housekeeping, security, parking dan engginer. Koordinasi yang dilakukan

7
dengan divisi lain terkait complain dan kendala yang terjadi seluruh area
gedung. Misalnya jika ada complain terkait kebersihan di public area maka
resepsionis akan memberikan info kepada divisi housekeeping untuk segera
membersikan area tersebut. Juga tentang keamanan dan kerusakan yang ada di
dalam gedung. Namun untuk complain atau masalah yang perlu di tindak lanjuti
lebih jauh resepsionis akan berkoordinasi dengan divisi tenant relation.

Tenant relation adalah divisi yang berperan sebagai penghubung

komunikasi antara tenant (penghuni) dengan management dan berupaya
membangun hubungan baik dengan pihak tenant. Maka tenant relation harus
memahami kebutuhan tenant dan kebijakan yang berlaku dalam kontrak agar
segala keputusan yang diambil dalam memberikan pelayanan sesuai dengan
aturan yang berlaku dalam kontrak. Selain itu Tenant relation memiliki tugas
untuk menjaga asset perusahaan, mengontrol occupancy unit dan menjalankan
aktifitas oprasional yang berhubungan dengan fasilitas gedung seperti
kebersihan, keamanan dan parkiran.

8
 BAB III
PELAKSANAAN MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi.

Dalam pelaksanaan magang di Apartment Royal Olive, penulis sebagai

mahasiswa ditempatkan pada divisi Tenant Relation sebagai Resepsionis.
penulis memiliki tugas menerima, mendata dan menyapa para tenant dan tamu
yang datang ke apartment royal olive. Memberikan informasi umum yang
dibutuhkan penghuni terkait gedung dan kebijakan yang berlaku dalam
houserule. Penulis akan koordinasi dengan semua divisi di apartment royal
olive. Diantaranya divisi tenant relation, finance, HR, security, housekeeping,
engginer dan parkir. Penulis berkordinasi dibawah bimbingan ibu Sulistiyowati
yang menjabat sebagai chief tenant relation.

3.2 Tugas yang Dilakukan

Penulis mengerjakan beberapa tugas yang diberikan pembimbing magang diantaranya

1. Menyapa dan memberikan infomasi yang dibutuhkan penghuni atau

tamu berhubungan dengan bidang imu komunikasi antar pribadi.
2. Menghandle complain dan berkoordinasi dengan divisi tekait termasuk
dalam bidang ilmu psikologi komunikasi dan komunikasi organisasi.
3. Menghandle telpon masuk dan keluar masuk kedalam bidang ilmu
komunikasi media massa.

9
3.3 Uraian Pelaksanaan Magang
Secara umum tugas resepsionis adalah menyapa dan memberikan
informasi yang dibutuhkan oleh tamu dan tenant apartment, serta menghadle
jika ada complain. Berikut adalah uraian tugas yang dilakukan penulis selama
proses pelaksanaan magang di Apartment Royal Olive.

3.3.1 Menyapa dan memberikan infomasi yang dibutuhkan penghuni

dan tamu.

Resepsionis adalah orang yang mengisi bagian depan kantor

sehingga akan menjadi orang dari perwakilan management yang
pertama kali dengan tamu dan penghuni di lobby apartment royal olive.
Maka resepsionis membutuhkan ilmu komunikasi antar pribadi karena
diharuskan untuk memberikan sapaan yang ramah dan sopan dengan
tujuan menggambarkan pelayanan dari keseluruhan management untuk
membangun citra yang baik dan menjaga hubungan baik antara
management dan tenant. Sehinga para tamu yang pertama kali datang
mendapatkan kesan baik dan memberikan penilaian yang baik pula
terhadap perusahaan. Juga kepada para penghuni agar merasa kerasan
tinggal di apartment royal olive.
Resepsionis juga diharapkan mampu memberikan infomasi
yang dibutuhkan tamu dan penghuni seputar keperluannya di apartment
royal olive. Misalnya tentang kebijakan yang berlaku di apartment royal
olive, informasi seputar fasilitas dalam apartment dan jam oprasional
management. kegiatan ini dilakukan resepsionis untuk membantu para
penghuni, karena tidak semua tenant (khusunya penyewa) mengetahui
kebijakan atau peraturan yang berlaku di Apartemen Royal Olive.
Terlebih lagi masih kurangnya Sign and Symbol (tanda dan simbol)
yang terpasang di area publik sering kali membingungkan para tenant
baru dan tamu. Misalnya saja di area luar lobby yang tidak terpasang
Sign and Symbol larangan merokok atau smoking area menimbulkan

10
kebingungan. Akibatnya jika ada orang yang merokok di area tersebut
beberapa tenant akan merasa terganggu dengan asapnya. Namun
dikarenakan tidak ada sign and symbol yang jelas maka ada rasa segan
untuk menegurnya dan orang yang merokok tersebut dapat mengelak
karena tidak ada sign and symbol yang menyatakan area tersebut tidak
diperbolehkan merokok. Maka disini resepsionis ada untuk memberikan
kejelasan informasi tentang larangan merokok dan kebijakan lainnya.
3.1 Sikap salam resepsionis ketika menerima tamu

3.3.2 Menghandle complain dan berkoordinasi dengan divisi tekait.

Peranan resepsionis dalam menjalankan customer relation-nya

dapat dilakukan ketika mendapati complain dari tenant di apartment.
Apartment royal olive menyediakan kotak saran, telfon kantor dan
hotline management yang difungsikan untuk menampung complain
terkait gedung dan pelayanannya. Namun tidak jarang juga para tenant
dan tamu menyampaikan komplainnya secara langsung kepada
resepsionis yang stadby di lobby. Karena ketika berkomunikasi
langsung dengan perwakilan managemernt (resepsionist) tenant merasa
dan menganggap akan lebih cepat diproses dan langsung mendapatkan
jawaban saat itu juga atas complain yag disampaikan.
Sering kali complain disampaikan dengan cara yang kurang
baik, hal ini dipengarhui keadaan, situasi dan background masing-
masing orang. Ada tenant yang dapat menyampaikan komplainnya

11
dengan ramah, namun tidak jarang pula yang menggunakan bahasa atau
nada bicara yang kurang baik. Untuk menghadapi kasus-kasus seperti
ini. Resepsionis diharapkan mampu memahami sedikit banyaknya ilmu
psikologi komunikasi. Untuk dapat memahami situasi orang tersebut
dan menenangkannya terlebih dahulu agar dapat menerima dengan baik
complain yang ingin disampaikan tenant.
Misanya ketika terjadi kebocoran unit yang diakibatkan
kebocoran pipa aliran air bersih. Resepsionis akan segera berkoordinasi
dengan divisi engginer untuk melakukan pengecekan terkait kerusakan
tersebut saat itu. Dan tenant mendapatkan informasi yang cepat dan
tepat terkait complain yang disampaikan. Kegiatan koordinasi ini
mendorong resepsionis harus memiliki kemampuan berkomunikasi
yang baik dalam organisasi. Agar tidak terjadi misskomunikasi atau
kesalahan dalam berkoordinasi.
Kendala yang ada saat berkoordinasi dengan divisi engginer
adalah tidak memadainya alat komunikasi. Sering kali saat staff
engginer sedang melakukan pekerjaan di basement area atau corridor
yang tidak terjangkau sinyal resepsionis kesulitan untu menyampaikan
taruna. Sangat dikhawatirkan jika terjadi keadaan genting dan
berbahaya namun enginer tidak dapat melakukan tindakan cepat karena
terkendala hal tersebut.
3.2 Kegiatan koordinasi dengan divisi security

12
3.3.3 Menghandle telpon masuk dan keluar.
Menerima panggilan telpon masuk dan melakukan panggilan telpon
keluar adalah salah satu tugas utama seorang resepsionist. Menerima dan
melakukan panggilan telpon adalah sebuah kegiatan komunikasi yang
dilakukan melalui media pesawat telepon dengan tujuan tertentu. Untuk
mencapai tujuan tersebut resepsionis harus melakukan panggilan telpon
dengan tata cara yang benar, tepat dan sopan (appropriate manner). Tujuan
utama resepsionis bersikap sopan dan santun saat bertelepon adalah untuk
memberikan kesan atau citra yang positif bagi perusahaan.
Dalam melakukan tugas tersebut akan ada kemungkinan kendala yang
menghambat jalannya proses kegiatan komunikasi sehingga tidak mencapai
tujuan komunikasi itu sendiri. Diantaranya ada kendala teknis yang
menyebabkan suara penelpon tidak terdengar jelas. Kendala di lingkungan
yang menyebabkan kebisingan sehingga menganggu kegiatan komunikasi.
Resepsionis harus mampu meminimalisir kemungkinan kendala yang akan
terjadi. Selain itu juga harus menyiapkan pulpen dan note untuk mencatat
informasi dari penelpon yang dibutuhkan untuk menyelesaikan complain
tersebut. Resepsionist royal olive diharuskan bertanya nama penelpon dan
nomor unit jika telpon tersebut dari tenant di apartment juga complain dan
keperluannya. Untuk telpon yang berasal dari luar apartement, resepsionis pun
harus mencatat nama penelpon, asal perusahaan dan keperluan atau informasi
yang disampaikan.
Dalam berkomunikasi melalui media telpon resepsionis juga
diwajibkan untuk bersikap ramah dengan nada bicara yang rendah untuk
membangun komunikasi yang menyenangkan sehingga penelpon dapat
mendapatkan kesan yang baik sekaligus membangun citra yang baik bagi
perusahaan.
3.3 Kegiatan menerima telpon masuk dan keluar.

13
 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Resepsionis merupakan bagian terpenting di kantor depan khususnya dan di
The Royal Olive Apartment karena akan berhubungan langsung dengan tenant dan
tamu dan dapat dikatakan sebagai pusat informasi dalam gedung. Tidak hanya
diwajibkan untuk berpenampilan rapih dan menarik resepsionis juga diharapkan
mampu menguasai berbagai bidang ilmu komunikasi. Diantaranya : komunikasi antar
pribadi, psikologi komunikasi dan komunikasi organisasi agar dapat memenuhi dan
menyelesaikan tugasnya dengan baik. Beberapa tugas utama seorang resepsionis
adalah sebagai berikut :
1. Menyapa dan memberikan infomasi yang dibutuhkan penghuni.
2. Menghandle complain dan berkoordinasi deng an divisi lain.
3. Menghandle telpon masuk dan keluar.
4.2 Saran

Untuk menjadikan apartment royal olive lebih baik, penulis memiliki saran
yang mungkin dapat dipertimbangkan oleh management building The Royal Olive
Aparment demi terciptanya suasana yang diharapkan oleh para penghuni serta
mencapai tujuan yang diinginkan Building Management Apartment Royal Olive .
Adapun saran-saran tersebut diantaranya :

1. Perlu ditingkatkan lag koordinasi antar divisi agar pelayanan yang

diberikan lebih berkesinambungan dan segala kebutuhan tenant dapat
terlaksana sehingga dapat menjaga dan meningkatkan kualitas
pelayhanan dan citra baik The Royal Olive Apartment.
2. Perlu adanya perbaikan dan penambahan fasilitas umum yang ada di
The Royal Olive Apartment. salah satunya adalah intercom atau telpon
yang dapat menghubungkan setiap unit ke lobby agar memudahkan
resepsionist dan tamu jika ingin berkomunikasi dengan tenant.

14
 DAFTAR PUSTAKA
Praditasari, onik. (2010). Pernan resepsionis dalam memberikan pelayanan
prima di hotel pramesthi solo, 1-54.

15
Lampiran 3
FORM magang-mankom-03 : Kartu Magang

KARTU MAGANG

Nama : Aprilia NPM : CG181120240

Alamat Rumah : Telp/Hp : 089652549024
Jl.Padat Karya Rt.05/003 No.58 Kel.Pondok
Jaya Kec.Cipayung
No.Surat Izin Kerja Magang : Tanggal Surat : 22 September 2021
021/CD-TC/INSTITUTE STIAI-D/IX/2121
Nama Dosen Pembimbing : Adzan Desar Deryansyah, S.Ikom M.Ikom
Nama Lengkap Perusahaan Tempat Magang Kota : Jakarta Selatan
: Apartment Royal Olive Residence Kode Pos : 12501
Email : Al7652847@Gmail.com Telp : 021 799 3131
Nama Lengkap Supervisor : Sulistiyowati Jabatan : Resepsionis
Bagian/Department Tempat Magang : Resepsionis
Tanggal Diterima Magang di Perusahaan : 4 Oktober 2021

Kartu Magang ini telah saya isi dengan keterangan yang sebenar-benarnya, dan dapat saya
pertangggung jawabkan. Saya siap didiskualifikasi jika memberikan keterangan yang tidak
benar da bertentangan dengan keterangan ini.

Jakarta,
Tanda tangan Mahasiswa Tanda tangan Supervisor

………………………. ….……………….........

16
Lampiran 4
FORM magang-mankom-04 : kehadiran magang

KEHADIRAN MAGANG
PERIODE OKTOBER 2021

No Hari & Tanggal Jam Jam Paraf Keterangan

Masuk Keluar Pembimbing
Lapangan
1 Senin, 4 Oktober 2021 07.00 15.00
2 Selasa, 5 Oktober 2021 07.00 15.00
3 Rabu, 6 Oktober 2021 07.00 15.00
4 Kamis, 7 Oktober 2021 07.00 15.00
5 Jumat, 8 Oktober 2021 07.00 15.00
6 Senin, 11 Oktober 2021 07.00 15.00
7 Selasa, 12 Oktober 2021 07.00 15.00
8 Rabu, 13 Oktober 2021 07.00 15.00
9 Kamis, 14 Oktober 2021 07.00 15.00
10 Jumat, 15 Oktober 2021 07.00 15.00
11 Senin, 18 Oktober 2021 07.00 15.00
12 Rabu, 20 Oktober 2021 07.00 15.00
13 Kamis, 21 Oktober 2021 07.00 15.00
14 Jumat, 22 Oktober 2021 07.00 15.00
15 Senin, 25 Oktober 2021 07.00 15.00
16 Selasa, 26 Oktober 2021 07.00 15.00
17 Rabu, 27 Oktober 2021 07.00 15.00
18 Kamis, 28 Oktober 2021 07.00 15.00
19 Jumat, 29 Oktober 2021 07.00 15.00

Jakarta
Mengetahui,
Pembimbing Lapangan Magang

Nama : Sulistiyowati
Jabatan : Chief Tenant Relation

17
 KEHADIRAN MAGANG
PERIODE NOVEMBER 2021

No Hari & Tanggal Jam Jam Paraf Keterangan

Masuk Keluar Pembimbing
Lapangan
1 Senin, 1 November 2021 07.00 15.00
2 Selasa, 2 November 2021 07.00 15.00
3 Rabu, 3 November 2021 07.00 15.00
4 Kamis, 4 November 2021 07.00 15.00
5 Jumat, 5 November 2021 07.00 15.00
6 Senin, 8 November 2021 07.00 15.00
7 Selasa, 9 November 2021 07.00 15.00
8 Rabu, 10 November 2021 07.00 15.00
9 Kamis, 11 November 2021 07.00 15.00
10 Jumat, 12 November 2021 07.00 15.00
11 Senin, 15 November 2021 07.00 15.00
12 Selasa, 16 November 2021 07.00 15.00
13 Rabu, 17 November 2021 07.00 15.00
14 Kamis, 18 November 2021 07.00 15.00
15 Jumat, 19 November 2021 07.00 15.00
16 Senin, 22 November 2021 07.00 15.00
17 Selasa, 23 November 2021 07.00 15.00
18 Rabu, 24 November 2021 07.00 15.00
19 Kamis, 25 November 2021 07.00 15.00
20 Jumat, 26 November 2021 07.00 15.00
21 Senin, 29 November 2021 07.00 15.00
22 Selasa, 30 November 2021 07.00 15.00

Jakarta
Mengetahui,
Pembimbing Lapangan Magang

Nama : Sulistiyowati
Jabatan : Chief Tenant Relation

18
 KEHADIRAN MAGANG
PERIODE DESEMBER 2021

No Hari & Tanggal Jam Jam Paraf Keterangan

Masuk Keluar Pembimbing
Lapangan
1 Rabu, 1 Desember 2021 07.00 15.00
2 Kamis, 2 Desember 2021 07.00 15.00
3 Jumat, 3 Desember 2021 07.00 15.00
4 Senin, 6 Desember 2021 07.00 15.00
5 Selasa, 7 Desember 2021 07.00 15.00
6 Rabu, 8 Desember 2021 07.00 15.00
7 Kamis, 9 Desember 2021 07.00 15.00
8 Jumat, 10 Desember 2021 07.00 15.00
9 Senin, 13 Desember 2021 07.00 15.00
10 Selasa, 14 Desember 2021 07.00 15.00
11 Rabu, 15 Desember 2021 07.00 15.00
12 Kamis, 16 Desember 2021 07.00 15.00
13 Jumat, 17 Desember 2021 07.00 15.00
14 Senin, 20 Desember 2021 07.00 15.00
15 Selasa, 21 Desember 2021 07.00 15.00
16 Rabu, 22 Desember 2021 07.00 15.00
17 Kamis, 23 Desember 2021 07.00 15.00
18 Jumat, 24 Desember 2021 07.00 15.00
19 Senin, 27 Desember 2021 07.00 15.00
20 Selasa, 28 Desember 2021 07.00 15.00
21 Rabu, 29 Desember 2021 07.00 15.00
22 Kamis, 30 Desember 2021 07.00 15.00

Jakarta
Mengetahui,
Pembimbing Lapangan Magang

Nama : Sulistiyowati
Jabatan : Chief Tenant Relation

19
Lampiran 5
Form Magang Mankom-05 : Laporan Realisasi Magang
Nama Mahasiswa : Aprilia
Npm : CG181120240
Periode : Oktober
Nama Perusahaan : The Royal Olive Apartment
Hari & Tanggal
No
1 Senin, 4 Oktober 2021
2 Selasa, 5 Oktober 2021
3 Rabu, 6 Oktober 2021
4 Kamis, 7 Oktober 2021
5 Jumat, 8 Oktober 2021
6 Senin, 11 Oktober 2021
7 Selasa, 12 Oktober 2021
8 Rabu, 13 Oktober 2021
9 Kamis, 14 Oktober 2021
10 Jumat, 15 Oktober 2021
11 Senin, 18 Oktober 2021
12 Rabu, 20 Oktober 2021
13 Kamis, 21 Oktober 2021
14 Jumat, 22 Oktober 2021
15 Senin, 25 Oktober 2021
16 Selasa, 26 Oktober 2021
17 Rabu, 27 Oktober 2021
18 Kamis, 28 Oktober 2021
19 Jumat, 29 Oktober 2021
Jakarta
Mengetahui,
Pembimbing Lapangan Magang
Nama : Sulistiyowati
Jabatan : Chief Tenant Relation
Jenis Pekerjaan yang Dilakukan Mahasiswa Paraf
Pembimbing
Lapangan
Perkenalan dan penempatan kerja
Memahami jobdesk dan area kerja
Pembagian jobdesk dalam divisi Tenant relation
Mempelajari administrasi sederhana Resepsionis
Mempelajari Hous Rules
Mempelajari pengarsipan surat
Mempelajari greeting telpon masuk dan keluar
Mempelajari laporan data penghuni apartment
Membuat surat izin kerja non fitting out
Membuat surat izin masuk dan keluar barang
Menghandle telpon masuk dan keluar
Handle complain kerusakan unit
Handle barang dan surat masuk
Memberikan informasi kepada penghuni baru
Handle complain terkait pool
Memahami administrasi member parkir
Membuat rekap complain unit
Membuat rekap laporan penghuni apartment
periode bulan oktober
Handle complain kerusakan dinding koridor
20
Nama Mahasiswa : Aprilia
Npm : CG181120240
Periode : November
Nama Perusahaan : The Royal Olive Apartment
No
Hari & Tanggal
1 Senin, 1 November 2021
2 Selasa, 2 November 2021
3 Rabu, 3 November 2021
4 Kamis, 4 November 2021
5 Jumat, 5 November 2021
6 Senin, 8 November 2021
7 Selasa, 9 November 2021
8 Rabu, 10 November 2021
9 Kamis, 11 November 2021
10 Jumat, 12 November 2021
11 Senin, 15 November 2021
12 Selasa, 16 November 2021
13 Rabu, 17 November 2021
14 Kamis, 18 November 2021
15 Jumat, 19 November 2021
16 Senin, 22 November 2021
17 Selasa, 23 November 2021
18 Rabu, 24 November 2021
19 Kamis, 25 November 2021
20 Jumat, 26 November 2021
21 Senin, 29 November 2021
22 Selasa, 30 November 2021
Jakarta
Mengetahui,
Pembimbing Lapangan Magang
Nama : Sulistiyowati
Jabatan : Chief Tenant Relation
Paraf
Jenis Pekerjaan yang Dilakukan Mahasiswa Pembimbing
Lapangan
Melakukan pembuatan member baru parkir
mobil dan motor
Melakukan perpanjangan member parkir
Membuat surat izin kerja non fitting out
Handle complain terkait kebocoran unit
Membuat rekap laporan member parkir
Handle complain terkait limit member parkir
Membuat surat keterangan tinggal
Membuat surat izin masuk dan keluar barang
Memberikan informasi kepada penghuni baru
Handle complain kerusakan toilet unit
Handle complain divisi engginering
Membantu WNA mendapatkan informasi
Handle complain kebocoran sink unit
Melakukan penerimaan barang masuk
Memberikan informasi kepada penghuni baru
Membantu WNA terkait permasalahan ITAS
Membuat surat izin masuk dan keluar barang
Membuat rekap complain unit
Membuat rekap laporan penghuni apartment
periode bulan November
Handle telpon masuk dan keluar
Handle complain terkait kebersihan public area
Menerima dan mengarsipkan surat masuk
21
Nama Mahasiswa : Aprilia
Npm : CG181120240
Periode : Desember
Nama Perusahaan : The Royal Olive Apartment
No Hari & Tanggal
1 Rabu, 1 Desember 2021
2 Kamis, 2 Desember 2021
3 Jumat, 3 Desember 2021
4 Senin, 6 Desember 2021
5 Selasa, 7 Desember 2021
6 Rabu, 8 Desember 2021
7 Kamis, 9 Desember 2021
8 Jumat, 10 Desember 2021
9 Senin, 13 Desember 2021
10 Selasa, 14 Desember 2021
11 Rabu, 15 Desember 2021
12 Kamis, 16 Desember 2021
13 Jumat, 17 Desember 2021
14 Senin, 20 Desember 2021
15 Selasa, 21 Desember 2021
16 Rabu, 22 Desember 2021
17 Kamis, 23 Desember 2021
18 Jumat, 24 Desember 2021
19 Senin, 27 Desember 2021
20 Selasa, 28 Desember 2021
21 Rabu, 29 Desember 2021
22 Kamis, 30 Desember 2021
Jakarta
Mengetahui,
Pembimbing Lapangan Magang
Nama : Sulistiyowati
Jabatan : Chief Tenant Relation
Paraf
Jenis Pekerjaan yang Dilakukan Mahasiswa Pembimbing
Lapangan
Menerima surat dan barang masuk
Menerima telpon masuk
Melakukan perpanjangan member parkir
Rekap laporan member parkir
Membuat surat izin keluar dan masuk barang
Handle complain terkait divisi security
Membuat surat izin kerja non fitting out
Handle complain kebersihan main pool
Membuat surat keterangan tinggal sementara
Menerima tamu WNA
Handle complain terkait kebersihan koridor
Membuat surat izin masuk dan keluar barang
Melakukan paggilan telpon keluar perihal
undangan interview calon karyawan
Membuat surat non fitting out
Handle complain terkait slot parkir
Membuat surat keluar dan masuk barang
Memberikan informasi kepada penghuni baru
Handle complain terkait kerusakan wastafel
Rekap data penghuni
Membuat surat keluar barang
Memberikan informasi kepada penghuni baru
Riview pekerjaan dan perpisahan magang
22
Lampiran 6
Form MAGANG-ANKOM-06 : PENILAIAN MAGANG

PENILAIAN MAGANG
PROGRAM STUDI MANAJEMEN KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOCIAL DAN MANAJEMEN
INSTITUTE ILMU SOCIAL DAN MANAJEMEN STIAMI

Nama Mahasiswa/I : Aprilia

NPM : CG181120240
Kosentrasi : Hubungan Masyarakat
Nama Perusahaan : Apartemen Royal Olive
Alamat Perusahaan & Telepon : Jl.Warung buncit No.101 Jakarta Selatan
Waktu Magang : 3 bulan (4 Oktober 2021 – 30 Desember 2021)
Nama Pembimbing Lapangan Magang : Sulistiyowati
Jabatan : Chief Tenant Relation

JUDUL LAPORAN MAGANG

LAPORAN MAGANG
PERANAN RESEPSIONIS DALAM MENJALANKAN
CUSTOMER RELATION DI APARTMEN ROYAL OLIVE

NO ASPEK YANG DINILAI NILAI BOBOT NILAI

AKHIR
1 Disiplin dalam bekerja : 4 10%
Presensi, ketepatan waktu
2 Pengeusaan pekerjaan : 4 50%
Pengeahuan tentang
pekerjaan, penguasaan
materi, keterampilan yang
berkaitan dengan pekerjaan
yang diberikan, kemampuan
menyelesaikan pekerjaan
3 Teamwork dan komunikasi : 3 20%
Dapat beradaptasi dan
beekrjasama, aktif dan
komunikastif
4 Kepribadian : sikap, 3 10%
kematangan emosi,
tanggung jawab, integritas.
5 Inisiatif dan kreatifitas 4 10%
Total Nilai 100%

23
 Komentar Pembimbing Lapangan Atas Prestasi Kerja Mahasiswa/i
Prodi Manajemen Komunikasi

......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................

Keterangan :

Nilai Angka Nilai Huruf Nilai Angka Keterangan

80-100 A 4 Sangat Baik
79,99-70 B 3 Baik
69,99-60 C 2 Cukup
59,99-40 D 1 Kurang
39,99-0 E 0 Sangat Kurang

Jakarta,…………
Mengetahui
Pembimbing Lapangan Magang

Nama : Sulistiyowati
Jabatan : Chief Tenant Relation

24
Lampiran 7
FORM MAGANG-MANKOM-07
TANDA TERIMA PENYERAHAN LAPORAN MAGANG

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Sulistiyowati
Jabatan : Chief Tenant Relation
Perusahaan : Apartemen Royal Olive

Menyatakan bahwa telah menerima laporan magang dari:

Nama : Aprilia
NPM : CG181120240
Periode Magang : 3 Bulan (4 Oktober 2021 – 30 Desember 2021)
Judul Laporan : Laporan Magang Peranan Resepsionis Dalam Menjalankan
Customer Relation Di Apartmen Royal Olive

Jakarta,
Mengetahui,
Pembimbing Lapangan Magang

Nama : Sulistiyowati
Jabatan : Chief Tenant Relation

25
Lampiran 8
FORM MAGANG-MANKOM-08
PENILAIAN LAPORAN DAN UJIAN MAGANG

Nama Mahasiswa/I : Aprilia

NPM : CG181120240
Konsentrasi : Hubungan Masyarakat
Periode Magang : 3 bulan
Nama Perusahaan : Apartemen Royal Olive
Alamat Perusahaan & Telepon : Jl.Warung buncit No.101 Jakarta Selatan
Waktu Magang : 4 Oktober 2021 – 30 Desember 2021
Nama Pembimbing Magang : Sulistiyowati
Jabatan : Chief Tenant Relation
Tanggal Ujian :

JUDUL LAPORAN MAGANG

LAPORAN MAGANG
PERANAN RESEPSIONIS DALAM MENJALANKAN
CUSTOMER RELATION DI APARTMEN ROYAL OLIVE

No ASPEK YANG DINILAI NILAI BOBOT KETERANGAN

(Di Isi Oleh)
1 Kualitas Kerja Magang 50% PEMBIMBING
LAPANGAN
2 Kualitas Laporan 15% DOSEN
PEMBIMBING
3 Kualitas Laporan 15% DOSEN
PENGUJI
4 Kualitas Presentasi 10% DOSEN
PENGUJI
5 Kualitas Presentasi 10% DOSEN
PEMBIMBING
Nilai Akhir 100% DOSEN
PENGUJI
INDEKS NILAI (A/B/C/D/E) DOSEN
PENGUJI

26
Kriteria Nilai Akademik (NA) :

Nilai Angka Indeks Keterangan

80-100 A Sangat Baik
79,99-70 B Baik
69,99-60 C Cukup
59,99-40 D Kurang
39,99-0 E Sangat Kurang

Mengetahui,

Penguji, Pembimbing Ka. Prodi Manajemen

Komunikasi

Adzan Desar Deryansyah Saktisyahputra.

S.Ikom., M.Ikom S.Ikom M.Ikom

27
 RIWAYAT HIDUP PENULIS
APRILIA, Dilahirkan di Kota Depok. Tepatnya di Kecamatan Pondok Jaya,
Kecamatana Cipayung Kota Depok. Pada hari Sabtu 28 April 2001. Anak pertama dari
ketiga bersaudara pasangan dari Bapak Herry dan Ibu Trika Prasettiawati. Peneliti
menyelsaikan pendidikan Sekolah Dasar di SDN Pancoran Mas 3 di kecamatan
Pancoran Mas Kota Depok pada tahun 2012. Pada tahun yang sama peneliti
melanjutkan Pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan di SMP Islam Nusantara yang
berada di kecamatan Pancoran Mas Kota Depok dan tamat pada tahun 2015. Kemudian
dilanjutkan menempuh pendidikan di Seolah Menengah Kejuruan Mutiara Bangsa
yang berada di kecamatan Tajur Halang Kabupaten Bogor dan diselesaikan pada tahun
2018. Pada tahun 2018 penulis meningkatkan pendidikannya kejenjang perguruan
tinggi, tepatnya di Institut STIAMI Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (Fisip) pada
program studi Managemen Komunikasi dengan kosentrasi ilmu Hubungan
Masyarakat.

28