Manajemen dan

Planning di Industri Farmasi

Definisi Manajemen :
Adalah usaha atau kegiatan yang dilaksanakan secara efisien dan efektif untuk mencapai
Tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan bantuan orang lain

Definisi manajemen secara klasik adalah :

Seni dan ilmu tentang perencanaan , pengorganisasian , pengarahan / penggerakan
Koordinasi pengawasan usaha manusia dan sumber-sumber untuk kebaikan umum dalam
Rangka kerja organisasi dan lingkungan ekonomi dari perusahaan

Fungsi-fungsi Manajemen
a. Perencanaan
b. Pengorgaisasian
c. Pengarahan / menggerakkan
d. Pengkoordinasian
e. Pengawasan / pengendalian
 Mengapa Manajemen itu penting ????
1. Pekerjaan itu berat dan sulit  diperlukan pembagian kerja , tugas dan tanggung jawab
untuk menyelesaikannya
2. Perusahaan akan berhasil baik bila manajemen diterapkan dengan baik
3. Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi
4. Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan-pemborosan
5. Manajemen menetapkan tujuan dan usaha utk mewujudkan dengan memanfaatkan 6M
dalam proses manajemen tersebut
6. Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan
7. Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur
8. Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan
9. Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerjasama sekelompok orang
 Kegiatan Manajemen

Manajemen / Organisasi

Masukan / Input Proses Keluaran / Output

6M 3P Produk / Jasa
Manusia Perencanaan Yang memberi kepuasan
Material Pengorganisasian Bagi semua yang
Money pengawasan Berkepentingan secara
Machines optimal dan seimbang
Methods
Market
 Sistem , Pendekatan , dan fungsi-fungsi Manajemen

1. Manajemen Bapak (Paternalistic Management)

Keputusan dan kebijakan terpusat ditentukan oleh bossnya / Bapaknya

2. Manajemen Tertutup (Closed Managemnt)

Pimpinan tidak memberitahukan atau menginformasikan keadaan perusahaan kepada
bawahannya walaupun dalam batas-bats tertentu saja

3. Manajemen Terbuka (Open Management)

Pimpinan banyak menginformasikan kondisi perusahaan sehingga bawahan banyak
mengetahui kondisi perusahaan (termasuk yang confidential)

4. Manajemen Demokrasi
Pekerja diikutsertakan berpartisipasi memberikan saran , pemikiran dan cara-cara
pemecahan terhadap masalah yang dihadapi
Proses Manajemen dan Peranan Manajer
1. Tugas manajemen adalah memanfatkan sumberdaya untuk mencapai sasaran yang
ditetapkan
2. Manajer harus mampu mengubah sumber daya yang tak terorganisasi dengan
menggerakkan alat produksi , mengkoordinasikan kegiatan dalam perusahaan
dengan dunia luar serta memotivasi karyawan dan bekerja bersama-sama untuk
mencapai sasaran
3. Manajer harus mampu melaksanankan pengembangan dan pembaharuan
4. Manajer harus memperhatikan bahwa yang diatur adalah orang yang mempunyai
sikap selalu berubah dan mau membentuk kelompok informal

Syarat sebagai manajer :

1. Berkeinginan tahu 2. Mampu menganalisa 3. Mampu berintegrasi
4. Trampil berkomunikasi dan mendidik 5. Bersikap rasional dan obyektif
6. Bersikap pragmatis.
4. Mempunyai rasa prioritas, rasa urgensi, rasa dapat memillih waktu
rasa bersatu padu , rasa bersangkut paut
8. Bersifat sederhana 9. Bersifat berani 10.Bersifat tegas dalam tindakan
Peranan Apoteker di Perusahaan Farmasi

a. Bidang tekhnik:
1. Apoteker bekerja di lab. Quality Control
2.Apoteker bekerja di bidang pembuatan Obat
3.Apoteker bekerja di bidang pengembangan (Manufacturing
Process Development)
- Process Development : pengembangan material, bahan kemas dll.
- Analytical Development : penegembangan metoda analysisis baru dll
b. Bidang administrasi :
Reglulatory Affair : berhubungan dengan BPOM berkaitan dengan perijinan
mengurusi registrasi produk baru / renewal.
Inventory Control , dokumentasi, , Urusan paten dan Perundang-undangan
c. Bidang Medical Representative :
merupakan salah satu bagian yang sangat penting
sebagai badan kontak antara industri farmasi dan dunia pengobatan
Planning ,
in the Pharmaceutical Industry
Bagian-bagian / Departemen di Industri Farmasi

1. Departemen PPIC
2. Departemen Produksi  CPOB
3. Departemen QC  CPOB
4. Departemen QA  CPOB
5. Departemen Engineering
6. Departemen Manufacturing Process Development MPD (Litbang)
7. Departemen Finance
8. Departemen HRD / HCD
9. Departemen IT
10. Depaartemn WareHouse (Material – Finished Goods)
 Proses Manufacturing

PPIC
QC Engieering

Supplier WH Prod QA WH Distributor

(PBF)

MPD HRD
Finance

: Manufacturing Process : Alur dokumen

: Production Process : Alur Barang

Bagian-bagian / Tugas Produksi :

1. Produk Tablet
Weighing  Granulation (mixing)  Tableting  Packaging (1st ,2nd Packaging)

2. Produk Cair (larutan)

Weighing  Mixing  Filtration  Filling  Sterilization  ALT Packaging
(Injection)
3. Semi Solid (Salep)
Weighing  Emulsifying Process (basis Salep) Particle Reduction (larutan)
Filling  Packaging

4. Produk Cair (Sirop)

Weighing  Mixing  Filling  Leakage Test (Reverse Method) Packaging
Dampak Perencanaan yg Baik :
1. Saling pengertian antar bagian
2. Tercapainya keseimbangan dalam inventory (bahan baku, WIP, Obat jadi)
3. Terciptanya program sarana produksi yang seimbang dan stabil
4. Memaksimalkan sumber daya (orang, mesin, alat dan ruang
penyimpanan)
5. Investasi minimal pada barang ½ jadi (WIP)
6. Hemat biaya penyimpanan
7. Hemat biaya tidak langsung
8. Angka kerusakan dan cacat produk rendah
9. Angka kelebihan bahan ½ jadi rendah
10. Biaya pelacakan rendah
PENGENDALIAN PERSEDIAAN (INVENTORY CONTROL)

Terdapat 3 alasan perlunya persediaan bagi industri, yaitu:

1. antisipasi adanya unsur ketidakpastian permintaan
2. adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier
3. adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu (lead time) waktu pemesanan.

Tujuan diadakannya persediaan antara lain adalah:

1. untuk memberikan layanan terbaik pada pelanggan
2. untuk memperlancar proses produksi
3. untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stockout)
4. untuk menghadapi fluktuasi harga.

Biaya persediaan (inventory cost)

1. Biaya Pemesanan (order cost)
2. Biaya Penyimpanan (carrying cost atau holding cost)
3. Biaya Kekurangan Persediaan (stock out cost)
4. Biaya yang dikaitkan dengan kapasitas
5. Biaya barang atau bahan itu sendiri

Keseluruhan biaya tadi akan mempengaruhi total biaya persediaan (Total Inventory
Cost/TOC)
Analisis Pareto (konsep ABC)
Dalam pengendalian persediaan, dapat dilakukan klasifikasi item barang Klasifikasi yang
sering digunakan adalah Klasifikasi Pareto, Hukum ini pertama kali dicetuskan oleh
Vilfredo Pareto, seorang ahli ekonomi dan sosiologi berkebangsaan Italia. Klasifikasi
Pareto disebut juga Klasifikasi ABC

Teknik analisa pareto :

1. Tentukan penggunaan tahunan setiap item persediaan
2. Kalikan penggunaan tahunan setiap item dengan harga satuannya, sehingga didapat
nilai penggunaan tahunan
3. Susun item-item persediaan dalam daftar nilai penggunaan tahunan, yang terbesar
diletakkan di atas, sedangkan terkecil diletakkan paling bawah dalam daftar
4. Tambahkan secara kumulatif item persediaan dan nilai penggunaannya
5. Konversikan jumlah kumulatif menjadi prosentase kumulatif
Tabel Pareto
Analisis Pareto (konsep ABC)
Manfaat pengendalian persediaan secara Pareto :
1.Membantu manajemen dalam menentukan tingkat persediaan yang efisien
2.Memberikan perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat memberikan cost
benefit yang besar bagi perusahaan
3.Dapat memanfaatkan modal kerja (working capital) sebaik-baiknya sehingga dapat
memacu pertumbuhan perusahaan
4.Sumber-sumber daya produksi dapat dimanfaatkan secara efisien yang pada akhirnya
dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi fungsi-fungsi produksi
Kunci sukses pengendalian persediaan secara Pareto
1.Item-item pada kelas/kelompok A harus dikendalikan secara ketat, catatan persediaan
harus mendetail dan tepat
2.Item-item pada kelas/kelompok B dilakukan pengawasan secara normal, penyesuaian
dapat dilakukan baik mengenai kuantitas pemesanan (ROP) maupun titik pemesanan
kembali.
3.Item-item pada kelas/kelompok C dilakukan pengendalian secara lebih sederhana
(minimum). Pengendalian minimum, berarti :
> Menjamin bahwa item-item yang bernilai rendah SELALU ada dalam persediaan,
mempunyai persediaan yang cukup sehingga tidak terjadi stock out
> Melipat dua/tigakan jumlah persediaan yang masuk kelas/kelompok C tidak akan
memberatkan biaya penyimpanan
> Untuk mempunyai persediaan yang cukup untuk item-item kelas/kelompok C, maka
pengadaan item-item tersebut dilakukan pada jangka waktu yang lama (setiap 3 – 6
sekali)
Pertimbangan Khusus :
< Item yg peka terhadap waktu (expire date)
< Item yg mudah rusak pada saat penyimpanan (stabilitas)
< Item dengan penanganan khusus, langka, proses pemesanan sulit

Sistem Pareto/ABC, tidak hanya digunakan untuk pengawasan persediaan, tetapi dapat juga
digunakan menentukan tingkat persediaan pengaman, khususnya untuk produk akhir (obat
jadi).
Manajemen Farmasi
Guidelines di Perusahaan Farmasi

Visi

Misi

Strategy

Goals

Planning
 GOALS : Industri punya goal / target yang akan dicapai dalam waktu 1 tahun
(annually) , Tools yang akan dipakai disebut PLANNING

Perusahaan
Farmasi

Divisi
Divisi Plant Divisi lain
Marketing
(Industri Farmasi)

Goals dan Planning dibuat masing2 oleh Divisi Marketing , Divisi Plant (Industri Farmasi)
Dan Divisi lain sebagai dasar dan landasan mereka bekerja pada tahun tersebut
Divisi Marketing

Target Sales Rp 1 T
Produk2 yang dijual :  Target Sales (Item product)

No Produk pcs
1 Basic Solution 35 ,000,000
2 Specialite (amino acids) 2,000,000
3 Plastic Ampoule Injeksi 15,000,000
4 Ethical Drugs 10,000,000
5 IV Set 9,000,000
6 Food Supplement 5,000,000
 GOALS
(Divisi Marketing)

- Departemen Finance
- Departemen HRD
Departemen PPIC - Departemen Produksi  Unit Produksi Basic Solution
- Departemen QC Departemen QA
- Departemen ProDev
- Departemen Engineering
- Departemen Purchasing
- Departemen PPIC / Warehouse
Unit Produksi Basic Solution (BS)

Sales Target Marketing

Unit Produksi BS
35,000,000 Botol
BUDGETING

- Berapa batch produk hrs dIbuat based on batch size

- Berapa man hours harus dikerjakan
- Berapa Over time direncanakan
- Berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan
- Berapa jumlah tenaga kerja yang perlu ditraining
- Kapan tenaga bagian Inspeksi harus dilakukan kualifikasi
- Kapan mesin baru dijadawalkan kualifikasi
- Didapatkan Prodctivity per product
- Sehingga dari bagian Finance diperoleh :
- NILAI / HARGA PER UNIT PRODUCT
Selain melakukan Budgeting , Unit Produksi Basic Solution membuat GOAL

Sifatnya , GOAL harus bisa SMART :

Specific , Goal harus jelas dan tidak ambigous sehingga mudah dimengerti

Measurable , bisa diukur mengenai waktumya kapan, jumlahnya berapa

Achievable , Goal bisa dicapai

Reasonable , dapat diketahui mengapa dibuat Goal tsb , karena ada Issue
yang sdg berkembang (masalah yg harus diselesaikan)

Timely , Goal jelas waktunya kapan akan dicapai

 OGSM Unit Produksi Basic Solution
Objectives : Terjadi kekurangan product di pasaran karena pengiriman terlambat , serta
kurangnya innovasi product baru shg banyak produk kompetitor masuk di
pasar
No Goal Strategy Measurement
1 Level up kapabilitas karyawan Training karyawan tingkat Q-1 seluruh
khusunya tentang kualitas operator sampai KaRu karyawan sdh
product ditraining
2 Pergantian mesin lama ke mesin Kualifikasi mesin baru utk Mesin baru Q1
baru menambah kuantitas produk dioperasikan
dan kualitas memenuhi
persyaratan
3 Persiapan audit BPOM dengan Penkondisian produksi spt Hasil audit BPOM
hasil “Tidak ada Critical Finding” “every day audit” dan “tidak ada critical
Self audit pada tiap proses finding”
4 Memenuhi permintaan Koordinasi dg bagian terkait Request
marketing sesuai yg secara berkala dipertajam marketing 100%
dibudgetkan dipenuhi % on time
5 Memenuhi permintaan Registrasi New Product Product launching
marketing “New Product (validasi dan data uji stabilitas) Q3
Launching” pada Q3
 Key Performance Indicator
Berdasarkan Goal yang telah dibuat dan disepakati seseorang / karyawan dilakukan
Assessment terhadap kinerjanya oleh atasannya
Apakah semua item goal telah tercapai (achieved) apakah tidak , kemudian bisa
dilakukan Kalkulasi untuk menilai prestasi kerja /kinerja karyawan tersebut

Penilaian prestasi kerja bisa dengan sistem 360 derajad artinya , selain atasan
(boss / superior), peer (karyawan setara) dan sub ordinator (bawahan) yang masing2
Diberikan form untuk melakukan assessment terhadap karyawan yang bersangkutan
yang Sifat penilaian tersebut adalah confidential

Boss

Penilaian sistem 360 derajad

peer karyawan peer

Catatan : KPI cara 360 derajad biasanya

tidak disukai menejamen karena masalah
Sub
Ordinator “Confidential” menjadi masalah Crucial
Latihan Studi Kasus
Tiap kelas dibagi 8 kelompok (grup) silahkan diatur sendiri jumlah / anggota grupnya
Setiap grup mengerjakan studi kasus (industri - Proses perencanaan Produksi) ditunjuk
pembicara tiap grup yang mewakili anggotanya menyampaikan hasil pekerjaannya
Studi Kasus (Pembelajaran)
Sebuah industri Farmasi merencanakan produksi 200.000 @ 500 mg/ Tablet dengan
Formula sebagai berikut :
Bahan baku A(API) : 2 kg
Bahan baku B (pembawa) : 60 kg
Bahan baku C (pengikat) : 30 kg
Bahan baku D (lubricant) : 8 kg
Bahan baku A (API) didatangkan dengan proses import dimana sesudah tiba di pabrik harus
menjalani pemeriksaan QC selama 5 hari , baru bisa dilakukan proses produsi
Dimana di gudang tersedia bahan2 tersebut dengan kemasan sbb:
Bahan Baku A : 10 kg
Bahan Baku B : 3 sak @ 25 kg
Bahan baku C : 2 sak @ 20 kg
Bahan baku D : 1 sak @ 10 kg
Bahan kemas primer (stripping) 5 roll @ 50.000 tablet
Proses Produksi
Selama proses produksi (1 hari) terjadi kerusakan bahan kemas 50 tablet dan diperbaiki serta diganti
kemasannya hingga produk menjadi baik dan selama pemeriksaan QC (3 hari) produk jadi tidak
terjadi abnormalitas, catatan : semua bahan sisa produksi harus diserahkan kembali ke gudang
Pertanyaan :
Rencanakan proses produksi , mulai bahan baku datang , proses pemeriksaan QC , proses produksi
dan Pengujian QC utk Finished Product hingga produk siap didistribusikan ke pelanggan . Misal ,
produk harus diserahkan ke pelanggan pada tanggal 25 Januari 21.
Berapa masing2 bahan baku sisa produksi (A,B ,C , D dan bahan kemas primer) yang harus
dikembalikan ke gudang
Pustaka :
1. Prof. Drs. Moh. Anief , Apt. , Manajemen Farmasi,
Fakultas Farmasi Universitas Gajah Mada,Januari 2005 (cetakan keempat)
2. Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan , Manajemen dasar , pengertian dan Masalah, Bumi
Aksara , Mei 2005 , cetakan ke empat
3. Priyambodo, Manajemen Produksi dan Operasi, File WordPress , 2014
Terima kasih &
Selamat Belajar