JOB DESCRIPTION

Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab

1. OWNING
2. GENERAL MANAGER
a. Memimpin perusahaan dengan menertibkan kebijakan - kebijakan
perusahaan.
b. Memilih, menetapkan dan mengawasi tugas dari karyawan dan masing-
masing kepala bagian (Manager).
c. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang
adminsitrasi keuangan, kepegawaian, dan kesekretariatan.
d. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan
peralatan lengkap.
e. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta
pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
3. SECURITY
a. Melaksanakan kebijaksanaan dalam bidang pencegahan dan
penanggulangan atas bahaya yang mengganggu keamanan dan
keselamatan hotel, tamu, karyawan dan lingkungannya.
b. Memeriksa sescara berkala fasilitas hotel yang digunakan mencegah
bahaya kebakaran.
c. Memeriksa secara berkala fasilitas yang tidak dipergunakan
(khususnya malam hari) antara lain: Pintu, Jendela, aliran listrik, air
dan lain – lain agar aman dari berbagai gangguan yang mungkin timbul
(pencurian, pemborosan energi dan lain – lain).
d. Memeriksa secara terus menerus situasi keamanan dan ketertiban serta
keselamatan didalam area parkir.
e. Menyidik dan menanggulangi kasus – kasus kejahatan dan mencatat,
lalu lapor pada Supervisor atau Asst. Chief Security / Chief Security.
f. Mengawasi arus tamu dan karyawan diarea tamu (Lobby, Restaurant,
Koridor, dll)
g. Memeriksa barang bawaan setiap karyawan yang pulang kerja.
 h. Memeriksa setiap barang bawaan tamu yang akan memasuki hotel
dengan alat detector.
i. Memeriksa setiap mobil tamu yang memasuki area hotel dengan alat
yang tersedia.
j. Membina hubungan didalam atau diluar hotel yang serasi serta
menciptakan suasana kerja yang sehat.
k. Melaksanakan tugas security sesuai dengan prosedur dan tempat
tugasnya yang telah ditetapkan (area parkir, area tamu serta area
karyawan dan barang)
l. Melakukan tugas lain yang berkaitan dengan tugas dan tanggungjawab
security atas dasar perintah atasan.
m. Mengamankan dan menjaga peraturan dan kebijaksanaan hotel, yang
berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab security.
4. HUMAN RESOURCE
a. Mengajukan program kerja operasional yang mencakup fisik, manusia
dan lingkungan.
b. Melaksanakan kebijaksanaan dalam bidang pencegahan dan
penanggulangan atas bahaya yang mengganggu keamanan dan
keselamatan hotel, tamu, karyawan dan lingkungan .
c. Mengadakan kontrol / inspeksi secara periodik atas pelaksanaan tugas
anggota security maupun keamanan secara keseluruhan.
d. Memeriksa secara berkala fasilitas hotel yang digunakan untuk
pencegahan bahaya kebakaran .
e. Menyidik dan menganggulangi kasus – kasus kejahatan dan mencatat
serta melaporkan pada atasan.
f. Mengadakan Briefing dengan bawahan.
g. Memberikan masukan / ususlan kepada atasan tentang segala sesuatu
yang mencakup bidang pengelolaan security department demi
terciptanya mutu dan citra hotel lebih baik dimata umum.
 h. Meneliti kembali hasil kerja bawahan, baik administrasi maupun
operasional, dan mengesahkan usulan bawahan dan atau permintaan
tertentu yang terkait dengan kelancaran dan mutu operasional.
i. Membina hubungan didalam dan diluar hotel yang serasi serta
menciptakan suasana kerja yang sehat.
j. Mengatur keamanan parkir kenadaraan tamu (Mobil, sepeda motor, dll)
k. Menyelidik dan memantau adanya keresahan karyawan dan
melaporkan kepada atasan untuk segera dikoordinasikan.
l. Melakukan tugas lain yang berkaitan dengan masalah security atas
dasar perintah atasan.
5. FRONT OFFICE
Front Office
Manager:
bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, mengendalikan dan
mengkoordinasikan operasi front office, dan memastikan agar keleluasaan
dan kerahasiaantamu terjaga, dan pelayanan reservasi, penerimaan tamu,
komunikasi dan informasi selalu berstandar tertinggi. Manager FO
bertanggung jawab untuk memastikan agar program-program
pengembangan staff dijalankan secara tepat guna, dan tata cara
administratif penjualan kamar terjamin.
Administrasi
a. Membantu General Manager dalam mengembangkan rincian struktur
organisasi front office, uraian pekerjaan, jadwal penempatan karyawan,
dan tata cara operasi.
b. Membuat dan memastikan keberlanjutan standar tertinggi pelayanan
reservasi kamar, penerimaan tamu, komunikasi dan informasi.
c. Membuat peraturan kesopanan dalam menangani tamu, telepon,
permintaan informasi dan pengaduan dan memastikan peraturan
tersebut dipatuhi pada setiap saat.
d. Membantu General Manager dalam merusmuskan tariff diskon untuk
berbagai macam segmen pasar dan tarif musim sepi, dengan
 mempertimbangkan anggaran yan telah ditetapkan untuk tariff kamar
rata-rata.
e. Membantu General Manager dalam membuat anggaran tahunan untuk
telepon, dan pusat bisnis.
f. Menyediakan semua data terkait kepada Manager Pemasaran untuk
persiapan anggaran penjualan tahunan.
g. Menyimpan data statistic front office.
h. Menyusun data perbandingan hotel secara harian, dengan salinan
kepada bagianpemasaran.
i. Bertanggung jawab atas keseluruhan administrasi bagian Front Office
dengan biaya wajar dan secara tepat guna.
j. Mengadakan pengarahan pra pelayanan secara berkala dan paling tidak
rapat staf bagian secar bulanan.
k. Meninjau dan menganalisa laporan – laporan pengamatan pasar dan
dataperbandingan hotel dan mengetahui perubahan tren pasar.
6. ENGINEERING
a. Bertanggung jawab dalam pemeliharaan dan perbaikan seluruh
bangunan hotel yang meliputi antara lain perabotan, perlengkapan,
peralatan dan fasilitas lainnya.
b. Memastikan ketersediaan air, pencahayaan dan power untuk Hotel.
c. Menyediakan jasa perbaikan engineering yang dibutuhkan untuk
pengoperasian fasilitas hotel secara aman dan efisien.
d. Menyimpan informasi tentang semua temuan yang berkaitan dengan
departemen Engineering.
e. Mendistribusikan tenaga listrik yang diperlukan sesuai kebutuhan,
dengan cara yang ekonomis dan efisien.
f. Memimpin briefing harian sebagai alat koordinasi di Engineering
Departemen.
g. Memproduksi dan mendistribusikan air pada suhu dan kondisi yang
dibutuhkan dengan cara yang paling ekonomis dan efisien.
h. Menghasilkan dan mendistribusikan uap pada kondisi dan tekanan
yang dibutuhkan dengan cara yang paling ekonomis dan efisien.
i. Mengembangkan Perintah Kerja untuk Manajemen untuk memastikan
bahwa semua peralatan dikirim ketujuan Engineering melalui WO dan
mengidentifikasikan dengan baik dan dilaksanakan tepat waktu.
j. Mengatur staf yang bertanggung jawab selama waktu operasi untuk
memenuhi tingkat pelayanan standar hotel, dalam hal komunikasi dan
pemecahan masalah teknis.
k. Menghasilkan laporan bulanan kepada General Manager untuk
kemajuan pemeliharaan dan semua aspek masalah Engineering yang
terkait dengan hotel, termasuk biaya operasi dan perkiraan biaya
operasional teknik.
l. Menjaga suhu ruangan dan kenyamanan tertentu di seluruh area hotel
sebagaimana dirancang dan ditentukan dengan cara yang paling
ekonomis.
m. Memastikan bahwa lift beroperasi sebagaimana dirancang untuk
memenuhi kebutuhan dengan cara yang paling ekonomis dan efisien.
n. Menjaga program perawatan preventif untuk semua instalasi peralatan,
bangunan, perabot dan perlengkapan untuk memastikan
penggunaannya secara maksimal dan menghindari kerusakan secara
minimum.
o. Memastikan suku cadang yang memadai sesuai dengan kondisi saat ini
dengan memperkirakan dan memesan komponen yang dibutuhkan
pada waktunya.
p. Mencari informasi dan pengetahuan untuk mengikuti perkembangan
praktik industri dan kemajuan teknologi, metode baru, peralatan dan
material.
q. Menyiapkan laporan bulanan, grafik dan data pemakaian / konsumsi
bulan sebelumnya, bahan bakar minyak, gas, air, listrik, uap, bensin
dan kondisi teknik berbagai sistem pada form laporan khusus.
r. Memberikan gambaran yang benar tentang di mana hotel berada dalam
pemeliharaan.
 s. Mengkonsumsi secara bijak berdasar rekomendasi apa yang harus
dilakukan untuk perbaikan dan koreksi.
t. Merencanakan, mengarahkan dan mengkoordinasikan dengan baik
pengoperasian Departemen Engineering.
u. Menganalisis dan meningkatkan secara bulanan keefektifan
Departemen Teknik yang beroperasi untuk melihat bahwa kebijakan
kerja dan prosedur operasional yang mapan dipatuhi dan tindakan
korektif yang segera diambil kapanpun dan dibutuhkan.
v. Delegasikan tugas dan wewenang kepada personil yang berada di
bawah arahannya untuk melaksanakan tanggung jawab dan
objektivitas untuk memastikan fungsi yang benar dari Departemen
Teknik dengan tanggung jawabnya.
w. Mempertahankan dan melanjutkan program pelatihan untuk
personilnya untuk menjaga kewaspadaan tinggi terhadap efisiensi,
efektivitas metode kerja yang lebih baik dan lebih ekonomis.
x. Memeriksa seluruh properti Hotel dan berkonsultasi dengan semua
Kepala Departemen mengenai masalah pemeliharaan dan solusinya.
y. Mengadakan pertemuan bulanan departemen Engineering.
z. Memelihara ruang penyimpanan Engineering dengan baik.
7. F & B PRODUCTION
a. Membantu Chef dalam operasional kitchen.
b. Wajib menjaga standarisasi produksi menu baik dalam cita rasa
maupun dalampenyajiannya.
c. Membantu dalam menjalankan menu promosi.
d. Mengawasi dengan detail oprasional yang di jalankan oleh masing-
masing staffkitchen.
e. Membantu dalam mengatur jadwal kerja staff kitchen.
f. Mengontrol kesedian bahan baku oprasional kitchen dengan benar dan
teliti.
g. Menjalankan jadwal cleaning area kerja berkala (General Cleaning).
h. Membantu dan mengontrol cost produksi kitchen.
 i. Membantu dalam melakukan penilaian kerja staff kitchen.
8. F & B SERVICE
a. Menerapkan Standart Service dan memastikan standart tersebut di ikuti
dan di jalankandengan baik oleh staff departemen F & B
b. Memastikan seluruh Equipment operational berfungsi dengan baik dan
layak pakai
c. Memperhatikan secara detail dan teliti Inventaris dan Asset yang di
sediakan di area F & B
d. Bertanggung jawab atas kebersihan , kerapian , standarisasi , hygiene
dan fungsi fasilitas tamulainnya dapat berjalan dengan baik
e. Memastikan equipment seperti Glassware, Chainware dan Linen
yang rusak, cacat atau bernoda tidak di gunakan
f. Memastikan bahan bahan minuman dan makanan yang di jual jauh dari
masa expired date.
g. Memastikan standarisasi operational berjalan sesuai dengan yang di
harapkan
h. Mengecek dan meneliti sebelum menyetujui pekerjaan atau perawatan
preventif sekaligus perbaikan
9. SALES MANAGER
a. Merencanakan anggaran dan jadwal atau program Sales Call dan Sales
Trip.
b. Membagi tugas para Sales Executive.
c. Memelihara hubungan yang baik antara Sales & Marketing, sama-sama
mengikuti perkembangan yang mana masih kurang mencapai sasaran
yang lebih baik.
d. Mengkoordinir kegiatan – kegiatan Sales Executive.
e. Membuat rencana satu bulan mendatang dan rencana kerja mingguan
dengan maksud memaksimalkan para Sales Executive dan dana promosi.
f. Mengadiri Sales & Marketing meeting sesuai jadwal yang ditentukan.
g. Melaksanakan tugas – tugas lain atas instruksi atasan.
h. Mewakili atasan bila diperlukan.
 i. Membina hubungan baik dengan department lain terutama yang erat
hubungannya dengan tugas – tugas sales.
j. Mengadakan operation trace yang baik dan rapi untuk semua report dari
sales executive.
k. Bertanggung jawab atas setiap harga yang ditawarkan kepada accountnya
sesuai dengan batasan yang berlaku.
l. Bertanggung jawab dalam pemberian discount yang disesuaikan dengan
situasi pengisian kamar dan tidak melebihi dari wewenang yang
diberikan.
m. Membantu melaksanakan setiap tugas yang diberikan oleh General
Manager.
n. Bertanggung jawab atas tercapainya target yang telah ditentukan.
o. Dapat menangani tamu yang mempunyai prospek bisnis.
p. Mampu bertindak sebagai public relation.
10. ACCOUNTING
Administrasi
 Tugas Harian (Daily)
1. Menerima Copy tembusan Purchase Request (PR), Purchase Order
(PO), Receiving Report (RR), dan Invoice atau Nota.
2. Membuat Voucher Payable dengan melampirkan Dokumen-doukumen
pendukung sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan Voucher payable tersebut kepada General Cashier untuk
dibuatkan Cek / BG dan ditanda tangani oleh Chief Accountant dan
GM.
4. Membukukan semua pembayaran Account Payable dan Cek / BG ke
dalam Voucher Register dan semua pembayaran Tunai atau Genral
Cashier Rembuisment ke dalam Voucher Register sesuai Chart of
Account yang berlaku dan ketentuan yang telah di tetapkan.
5. Menyiapkan jadwal semua pembayaran Account Payable yang sudah
jatuh tempo kepada General Cashier untuk diajukan semua
pembayarannya.
6. Konfirmasi Account Payable yang akan dibayar dengan Cost Control.
 7. Memberikan informasi kepada Assistant & Chief Accounting
mengenai masalah harga pembelian barang – barang.
8. Menyimpan (Filling) semua voucher Payable sesuai dengan ketentuan.
9. Mengeposkan ke dalam Account Payable Card masing-masing Vendor
yang menyangkut pembelian, pembayaran dan sisa utang.
10. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh atasan.
 Tugas Bulanan (Monthly)
1. Menutup Voucher Register Book dan membuat Jurnal Account
Payable, Konfirmasi atas oembelian barang – barang inventory dan
Expenses dengan Cost Control.
2. Menutup Account Payable Card Masing – masing Vendor dan
membuat Aged Trial Balance of Account Payable untuk lampiran
Financial Statement.
3. Menghadiri rapat Accounting Department.