Manajemen Pemeliharaan Bangunan Gedung

seputar teknik sipil November 03, 2018

Pemeliharaan bangunan merupakan dasar facility management pada suatu

bangunan. Pelakana pemeliharaan bangunan (building maintenance) dari
pihak facility management di suatu perusahaan pada umumnya akan
diserahkan kepada penyedia jasa. Akan tetapi, tanggung jawab utama
tersebut tetap tidak otomatis menjadi tanggung jawab penyedia jasa.

Sistem Manajemen Pemeliharaan Bangunan Gedung

Organisasi pengoperasian dan pemeliharaan pada suatu bangunan gedung

dipengaruhi oleh tingkat kompleksitas bangunan yang meliputi luas dan
dimensi bangunan, sistem bangunan yang digunakan, teknologi yang
diterapkan, serta aspek teknis dan nonteknis lainnya, seperti:

1) Ukuran fisik bangunan gedung

2) Jumlah bangunan
3) Jarak antar bangunan
4) Modeltransportasi yang digunakan oleh pekerja dan penyelia
5) Kinerja produksi atau operasionaltiap lokasi
6) Jenis peralatan dan perlengkapan
7) Jenis dan fungsi bangunan gedung

Organisasi pemeliharaan bangunan bertanggung jawab atas kelancaran

operasional bangunan, yaitu pelaksanaan pengoperasian sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. oleh karena itu,
organisasi memiliki ketentuan:

1) Seluruh personel mempunyai tugas, tanggung jawab dan wewenang yang

jelas dan terukur.
2) Seluruh personel merupakan tenaga terampil dan handal sudah terlatih serta
siap Pakai.

Struktur Organisasi Pemeliharaan Bangunan Gedung:

1) Dipimpin oleh seorang manajer gedung
2) Sekurang-kurangnya memiliki empat bagian yang meliputi teknik
(engineiringl, tata graha (housekeeping), layanan pelanggan (customer
corel, serta keuangan dan administrasi (finance and administrotion)
3) Bagian engineering dan housekeepen memempunyai penyelia (supe rvisor)
4) Bagian lainnya dibantu oleh beberapa staf
5) Setiap penyelia mempunyaitim pelaksana

Sifat Kegiatan Pemeliharaan

1) Inpeksi
Kegiatan pengecekan atau pemeriksaan berkala dan usulan penggantian
pada beberapa bagian.

2) Kegiatan Teknik (Engineering)

 Kegiatan percobaan atas alat yang baru dibeli dan kegiatan pengembangan
atau komponen peralatan yang perlu diganti serta penelitian kemungkinan
pengembangannya.

3) Kegiatan Produksi (Production)

Kegiatan pemeliharaan yang sebenarnya, yaitu teknik pemeliharaan dan
kegiatan yang disarankan inspeksi.

4) Kegiatan Administrasi (Clerical Work)

Kegiatan pencatatan mengenai biaya kegiatan pemeliharaan, biaya
komponen (spare part) yang dibutuhkan, serta penyiapan jadwal
pemeliharaan.

Fungsi, Tanggung Jawab, dan Kewajiban

A. Manajer Gedung
1) Secara umum melakukan koordinasi pekerjaan Kepala Bagian Teknik (Chief
Engineering), Kepala Bagian Tata Graha (Chief Housekeeping), Kepala
Bagian Keuangan dan Administrasi (Chief Finonce and Administrotion), serta
Kepala Bagian Layanan Pelanggan (Chief Customer Care).

2) Mengawasi pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan peralatan gedung,

melakukan inspeksi langsung secara teratur ke seluruh area gedung, serta
menerapkan sistem pengarsipan yang teratur untuk seluruh dokumen, buku
manual pengoperasian, dan laporan kegiatan yang ada.

3) Hal yang lebih penting adalah memelihara dan membina hubungan kerja
baik internal dan eksternal agar tercipta suasana kerja yang baik dan saling
mendukung agar gedung dapat beroperasional dengan efektif dan efisien.

B. Kepala Bagian Teknik (Chief Engineering)

1) Mengoordinasi, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan penyelia dan
pelaksana yang berada di bawah kewenangannya.
2) Menyusun rencana anggaran operasional.
3) Mengoordinasi, mengarahkan, serta mengawasi kegiatan pemeliharaan,
perawatan, dan perbaikan peralatan atau perlengkapan bangunan dan
instalasi serti utilitas bangunan.
4) Mengevaluasi dan memberi masukan tentang penggunaan bahan dan energi
serta biaya operasional.
5) Menyusun dan menyajikan laporan operasionalsesuai dengan standar baku
operasional Standord Operotion Procedure (SOP).
6) Melakukan kajian-kajian untuk program penghematan energi tanpa harus
mengurangi tingkat pelayanan yang telah ditetapkan.

C. Kepala Bagian Tata Graha (Chief Housekeeping)

1) Mengoordinasi dan memberikan arahan kepada penyelia (supervisor) atau
rekanan penyedia jasa.
2) Menyusun rencana anggaran kebersihan.
3) Memeriksa kebersihan secara rutin,
4) Mengendalikan penggunaan bahan dan peralatan pembersih.
5) Menyusun dan menyajikan laporan operasional sesuai dengan standar baku
operasional.
6) Melakukan kajian-kajian untuk program penghematan (efisiensi) tanpa harus
mengurangitingkat pelayanan yang telah ditetapkan.

D. Kepala Bagian Layanan Pelanggan (Chief Customer Care)

1) Mengoordinasi, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan kerja yang berada di
bawah koordinasinYa.
2) Menyusun rencana kerja dan anggaran operasional untuk periode tertentu.
Meneliti laporan dan usulan yang disampaikan oleh pelanggan dan atau
pimpinan.
3) Membahas bersama Manajer Gedung tentang masalah internal dan
eksternaluntuk mengatasi keluhan dan usulan pelanggan.
4) Membina hubungan harmonis baik internal maupun eksternal'
5) Merumuskan, mengevaluasi dan memberikan rekomendasi, serta mengawasi
proses pengadaan barang dan jasa yang berkaitan dengan administrasi
gedung.
6) Melakukan kajian-kajian untuk program peningkatan layanan pela ngga n
untuk menda patka n pela nggan selia (loyal customer)

E. Kepala Bagian Keuangan & Administrasi (Chief Finonce &

Administration)
1) Mengoordinasi, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan kerja yang berada di
bawah koordinasinya agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja.
2) Menyusun rencana kerja dan anggaran operasional manajemen untuk
periode tertentu.
3) Meneliti laporan dan usulan permintaan alokasidana.
4) Membahas bersama Manajer Bangunan tentang penggunaan dana taktis
operasional.
5) Menyusun dan melaporkan penggunaan dana operasional.
6) Merumuskan, mengevaluasi dan memberikan rekomendasi, serta mengawasi
proses pengadaan barang dan jasa yang berkaitan dengan realisasi
anggaran.
7) Memeriksa pembelian, pengadaan barang/jasa, serta pengeluaran uang
sesuai wewenang yang ditetapkan.
8) Melakukan kajian-kajian pengadaan barang/jasa untuk mendapatkan best
volue of money dalam setiap transaksi tanpa mengurangi kualitas dan waktu
yang dapat dipenuhi.

Baca: Metode Dan Penerapan Keadaan Darurat Pemeliharaan Bangunan

Kebutuhan Sumber Daya Manusia

 Persyaratan Penyedia Jasa dan Tenaga Ahli atau Terampil pemeliharaan
Bangunan Gedung adalah:
1) Persyaratan Penyedia Jasa
Penyedia jasa bidang pemeliharaan bangunan gedung adalah badan usaha
yang dapat melakukan pekerjaan dan mempunyai kompetensi bidang
pemeliharaan bangunan gedung sesuai ketentuan peraturan undang-udang.

2) Persyaratan Tenaga Ahli atau Terampil

Tenaga ahli atau terampil bidang pemeliharaan bangunan gedung adalah
orang perorangan yang memiliki kompetensi keahlian atau keterampilan
bidang pemeliharan bangunan gedung sesuai ketentuan peraturan undang-
undang.

3) Tenaga Kerja
a) Satu orang penyelia (supervisor) untuk gedung dengan kualifikasi pendidikan
minimal Sl Teknik Sipil atau Arsitektur.
b) Tenaga Honorer meliputi: tukang batu, tukang kayu, dan sebagainya dengan
pengalaman minimal 10 tahun. Jumlahnya disesuaikan dengan luasan atau
volume pekerjaan.

Kebutuhan sumber daya manusia untuk pelaksanaan pemeliharaan

bangunan, yaitu:

a) Satu orang pengawas atau pelaksana untuk setiap 1-5 pekerja.

b) Satu orang penyelia (supervisorl untuk setiap 5 pengawas atau pelaksana.
c) Satu orang manajer pemeliharaan untuk setiap 3 sampai 5 penyelia.
d) Satu orang mointenonce engineer untuk setiap 30 sampai 70 pekerja.
e) Satu orang tenaga administrasi untuk setiap 100 pekerja.

Waktu Kegiatan
1) Untuk kerusakan di area yang bisa mengganggu aktivitas kantor, maka
perbaikan harus dilaksanakan di luar jam kerja atau saat ruangan tidak
dipakai untuk kerja dengan seizin Pemberi Tugas.
2) Untuk kerusakan di luar area yang ditempati karyawan atau area yang tidak
mengganggu aktivitas kantor, maka perbaikan boleh dilaksanakan pada jam
kerja kantor dengan seizin Pemberi tugas.

Program Pembekalan, Pelatihan, dan Pemagangan

1) Program pembekalan diberikan saat pekerja mulai bekerja di bagian
pemeliharaan, yang mencakup materi:

a) Kebijakan perusahaan/lembaga/institusi dan manual prosedur

b) Deskripsi pekerjaan
c) Peraturan kerja
d) Kontrak kerja
e) Panduan keselamatan
f) Program pemberian bonus dan insentif
g) Panduan kesejahteraan pekerja
h) Struktur organisasi
i) Tata letak bangunan gedung

2) Program pelatihan di dalam (untuk meningkatkan pengetahuan dan

keterampilan) dan atau di luar tempat kerja (untuk menambah pengetahuan
dan keterampilan) dilakukan secara berkala serta mencakup materi:

a) Untuk bidang keahlian

b) Untuk bidang keterampilan

3) Program pemagangan merupakan gabungan antara pelatihan di dalam

institusi (in-house troining) dan pelatihan di tempat kerja (on-the-job
training), dengan jumlah jam latih minimum 1O0 jam per mata pelajaran
 atau latihan, total lama pemagangan 8.000 jam kerja, serta persyaratan
peserta sebagai berikut:

a) Usia peserta sesuai ketentuan perundangan

b) Menandatangani perjanjian pemagangan
c) Lama program minimum satu tahun
d) Instruksi diberikan pula di dalam kelas
e) Setelah selesai program pemagangan, atas rekomendasi instruktur dan
manajemen, peserta diberikan sertifikat

Sistem Kontrol Pemeliharaan

Setiap program pemeliharaan harus memiliki sistem kontrol yang jelas dan
terukur. Sistem kontrol pemeliharaan secara umum harus dapat diukur,
penyimpangannya harus dianalisa, rencana pemeliharaan harus diatur, dan
sistem pemeliharaan tersebut harus dapat digunakan dengan baik.

Adapun alat/cara yang digunakan sebagaisistem kontrol pemeliharaan

adalah:

1) Rencana dan Jadwal Perencanaan

Fungsi untuk melakukan perencanaan pemeliharaan, (preventive
maintenance, inspeksi, pembersihan, dan kapan waktunya reparasi).

2) Sistem Surat Perintah Kerja (Work Order System)

Surat pemberitahuan berisi dikerjakan diluar/dida lam perusa haan, tenaga
dan bahan yang dibutuhkan pada waktu pelaksanaan.

3) lnventarisasi peralatan dan material

Fungsi untuk melakukan pengontrolan terhadap kebutuhan peralatan dan
material se-ekonomis dan se-efisien mungkin serta membantu memonitor
peralatan mekanikal elektrikal, supaya berfungsi dengan normal. Oleh
 karena itu data peralatan yang harus ada yaitu no, jenis, tahun pembuatan,
kapasitas, cara, operasi dll.

4) Lakar catat (loq book)

Merupakan buku catatan kerja yang meliputi seluruh aktivitas yang terjadi di
lapangan dengan sistem kerja peralatannya yang dijelaskan terperinci sesuai
dengan kronologis kejadian sesungguhnya (jumlah peralatan, leta ( karakter
alat, lama inspeksi internal, dan biaya pemeliharaan).

5) Log Sheet
Berupa lembaranform yang berisi kebutuhan masing-masing peralatan yang
harus digunakan pada saat melakukan pengecekan.

6) Kartu Service
Berupa lembaranform yang telah tersedia sesuai dengan kebutuhan masing-
masing peralatan, dan disimpan tergantung di unit peralatan.

7) Stondard Operoting Procedure (SOP)

Berfungsi sebagai tuntunan yang dibuat untuk diikuti agar seluruh aktivitas
operasional dan maintenance berjalan sesuai dengan standard yang telah
ditetapkan.

8) Safe Job Procedure (SJP)

Berfungsi sebagai alat penuntun agar dalam melakukan pekerjaan
memenuhi aspek keselamatan.