Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi

PERANAN KOMUNIKASI DALAM SUATU ORGANISASI

Aris Febri Rahmanto

Dosen FIKOM Universitas INDONUSA Esa Unggul, Jakarta
aris.febri@indonusa.ac.id

ABSTRAK
Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi sangatlah penting dalam suatu
kehidupan berorganisasi, bahkan menjadi tuntutan. Komunikasi dalam
organisasi menjadi titik sentral dalam menciptakan situasi dan lingkungan
yang kondusif, menjalin komunikasi berkesinambungan, meningkatkan
kepercayaan publik, meningkatkan citra baik perusahaan/ organisasi bahkan
membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu
produk/jasa. Oleh karena itu komunikasi dalam suatu organisasi harus
dipahami dengan benar, diaplikasikan serta dikembangkan oleh siapapun
baik perorangan, masyarakat dan organisasi.

Kata Kunci: Komunikasi, organisasi, fungsi, bentuk, media

Pendahuluan laku yang terjadi pada orang-orang

Kegiatan komunikasi selalu
terjadi dalam kehidupan sehari-hari,
sejak bangun tidur hingga berangkat
tidur lagi. Ini berarti tidak ada aktifitas
tanpa komunikasi secara langsung
maupun tidak langsung, verbal mau-
pun nonverbal, begitu juga dengan
organisasi. Organisasi menempatkan
komunikasi sebagai salah satu unsur
administrasi, padahal fungsi komu-
nikasi dalam organisasi jauh lebih dari
itu dan mempunyai banyak sekali
manfaat yang dapat dicapai, dengan
demikian sangatlah jelas bahwa
dengan kegiatan “komunikasi” sangat
penting dalam kehidupan beror-
ganisasi, sebelum kita uraikan teknik-
teknik komunikasi, coba kita lihat
peran komunikasi dalam organisasi
sebagai berikut :
1. komunikasi dalam perusahaan
sebagai titik sentral
2. Dalam setiap proses komunikasi,
hubungan kemanusiaan merupa-
kan proses yang menyangkut
kepribadian, sikap dan tingkah
yang terlibat
3. Organisasi melaksanakan komuni-
kasi persuasif dua arah disemua
bidang kegiatan dengan maksud
memberikan motivasi kerja, ber-
tanggung jawab dan produktif
4. Atas dasar pengertian tersebut
terlihat bahwa komunikasi timbal
balik dalam suatu organisasi meru-
pakan proses integrasi antar
manusia yang brersifat manusiawi
yang menuju perasaan lahir batin.
Komunikasi dalam suatu orga-
nisasi selalu merupakan komunikasi
timbal balik, demi kepentingan semua
pihak.
Dalam berkomunikasi kita
menciptakan persamaan pengertian,
ide, pemikiran, dan sikap tingkah laku
kita terhadap orang lain. Jadi komu-
nikator dan komunikan mempunyai
kesamaan dan kesepakatan pesan
sehingga menimbulkan suatu penger-
tian. Dalam proses komunikasi meli-
batkan beberapa komponen yaitu:

59 Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004

 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi

1. Komunikator (sumber) Komponen-komponen terse-

2. Pesan but sama penting meskipun bisa salah
3. Saluran satu akan mendapat tekanan pada
4. Komunikan (organisasi/publik) situasi tertentu, komponen ini
5. Efek berperan sebagai suatu proses komu-
nikasi yang sederhana dapat dilihat
pada gambar dibawah ini :
Source Encoder Signal Decoder Destination

Gambar 1
Model Schramm

siapa apa dengan kepada pengaruhnya

apa siapa apa

sumber pesan saluran penerima bagaimana

apa pesan

Gambar 2
Model Laswell

Beberapa faktor yang yang 3. Faktor pesan

perlu diperhatikan di dalam proses a. gagasan dan isi pesan
komunikasi menurut K. Anderson, b. Susunan pesan
1978, adalah sebagai berikut : c. Bahasa dan gaya
1. Faktor sumber dan penerima d. Cara penyampaian: lisan,
pesan tertulis, dan lain-lain
a. Pengetahuan, gagasan, pikiran
dan pengalaman Bentuk-Bentuk Komunikasi
b. Sikap, keyakinan dan tujuan 1. Berdasarkan bidang
c. Kebutuhan, keinginan dan Yang dimaksud dengan bidang
nilai-nilai adalah bidang kehidupan manusia,
d. Kepentingan dimana diantara jenis kehidupan
e. Keanggotaan dan peranan yang satu dengan jenis kehidupan
dalam kelompok yang lain. Berdasarkan bidangnya
f. Kecakapan berkomunikasi komunikasi meliputi jenis-jenis
g. Persepsi terhadap unsur-unsur sebagai berikut :
lain a. Komunikasi sosial
2. Faktor saluran b. Komunikasi
a. Karakteristik saluran atau organisasi/manajemen
media yang digunakan c. Komunikasi bisnis
b. Seberapa besar jumlah d. Komunikasi politik
publiknya e. Komunikasi internasional

Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004 60

 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi

f. Komunikasi antar budaya dengan kelompok orang yang

g. Komunikasi pembangunan jumlahnya lebih dari dua orang
h. Komunikasi tradisional d. Komunikasi massa adalah
(Onong Uchjana Effendi, komunikasi yang dilakukan
2000) melalui media massa

Selain jenis-jenis bidang komuni- Perbedaan dari jenis-jenis

kasi di atas, tidak jarang dijumpai komunikasi tersebut deilihat dari
yang lainnya, misalnya family dampak yang ditimbulkan oleh
communication, health communication interaksinya
dan lain sebagainya a. Komunikasi intrapersonal dam-
2. Berdasarkan Sifat paknya hanya dirasakan oleh diri
Ditinjau dari sifatnya komunikasi kita sendiri
diklasifikasikan sebagai berikut: b. Komunikasi interpersonal dam-
a. Komunikasi verbal paknya dapat dirasakan oleh
1. Komunikasi lisan pihak-pihak yang terlibat dan
2. Komunikasi tulisan pada waktu itu juga
b. Komunikasi non verbal c. Komunikasi massa atau sering
1. Komunikasi tubuh disebut komunikasi melalui
2. Komunikasi gambar media massa dampaknya baru
3. dan lain lain akan dirasakan dan tampak
3. Berdasarkan tujuan dalam beberapa waktu kemudian
a. Mengubah sikap
b. Mengubah opini/ pendapat/ Efektifitas komunikasi inter-
pandangan personal akan tercapai apabila meme-
c. Mengubah perilaku nuhi beberapa komponen sebagai
d. Mengubah masyarakat berikut:
4. Berdasarkan fungsi a. Adanya kesamaan kepentingan
a. Menginformasikan antara komunikator dengan
b. Mendidik komunikan
c. Menghibur b. Adanya sikap yang mendukung
d. Mempengaruhi dari kedua belah pihak
5. Berdasarkan jenisnya c. Sikap positif yaitu pikiran atau
Ada beberapa bentuk komunikasi ide yang diutarakan dapat
yang perlu diketahui untuk men- diterima sebagai sesuatau yang
dukung kegiatan organisasi, yaitu: mendatangkan manfaat bagi
a. Komunikasi intrapersonal kedua belah pihak
adalah komunikasi yang ber- d. Sikap keterbukaan yang ditam-
langsung pada diri sendiri pilkan oleh kedua belah pihak
b. Komunikasi interpersonal adalah e. Masing-masing pihak mencoba
komunikasi yang berlangsung menempatkan diri pada mitra
pada orang lain atau bisa disebut bicaranya
juga dengan komunikasi kelom-
pok Dari beberapa komponen di
c. Komunikasi kelompok adalah atas dapat ditarik kesimpulan bahwa
komunikasi yang berlangsung komunikasi timbal balik itu memiliki
peranan yang sangat penting di dalam

61 Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004

 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi
pergaulan manusia, tanpa komunikasi
masyarakat tidak mungkin akan bisa
terbentuk, karena komunikasi inter-
personal sangat menentukan keber-
hasilan komunikasi timbal balik dalam
organisasi.
6. Berdasarkan Ruang lingkupnya
a. Komunikasi Internal
Menurut Sr. Maria Assumpta
Rumanti, 2002, dalam suatu
organisasi yang melekat dan
tidak bisa tidak ada adalah
sebagai berikut :
- Pertama ; sasaran organisasi
adalah publik internal dan
publik eksternal. Publik
internal adalah orang-orang
yang berada didalam suatau
organisasi yaitu seluruh
karyawan dari staff sampai
dengan karyawan terbawah.
Publik eksternal adalah orang-
orang yang berada di luar
organisasiyang ada hubu-
ngannya dan diharapkan ada
hubungannya dengan orga-
nisasi tersebut.
- Kedua : Kegiatan organisasi
adalah komunikasi dua arah
atau timbal balik. Ini berarti
bahwa dalam penyampaian
informasi baik kepada public
internal maupun eksternal
harus terjadi umpan balik,
dengan demikian organisasi
mengetahui opini publik seba-
gai efek komunikasi yang
dilakukan. Opini publik yang
menyenangkan sangat diharap-
kan demi kepentingan kedua
belah pihak. Jadi kegiatan
komunikasi dalam organisasi
itu ditujukan kepada masya-
rakat yang ada didalam
organisasi dan masyarakat di
luar organisasi.
Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004
Komunikasi Internal diklasi-
fikasikan menjadi komunikasi
personal/ pribadi dan komu-
nikasi kelompok. Komunikasi
ini biasanya dilakukan dengan
tatap muka belangsung secara
dialogis sehingga bisa berlang-
sung kontak pribadi. Komu-
nikasi personal lewat media
adalah komunikasi dengan
mennggunakan alat misalnya
telepon, memo dan lain seba-
gainya, karena dengan meng-
gunakan alat diantara kedua
orang tidak ada kontak pribadi,
sedangkan tatap muka meru-
pakan jenis komunikasi yang
sangat efektif untuk mengubah
sikap, pendapat dan prilaku.
Dengan kontak pribadi me-
mungkinkan komunikator
memahami, dan menguasai
hal-hal berikut :
1. Kerangka referensi komunikan
selengkapnya
2. Kondisi fisik dan mental komu-
nikan sepenuhnya
3. Suasana lingkungan pada saat
terjadi komunikasi
4. Tanggapan komunikasi secara
langsung
Dengan memahami dan meng-
etahui hal tersebut di atas maka
komunikator akan dapat melakukan
kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Mengontrol setiap kata dan
kalimat yang diucapkan.
2. Mengulangi kata-kata yang penting
disertai penjelasan.
3. Memantapkan pengucapan dengan
bantuan mimik dan gerak tangan
4. Mengatur intonasi sebaik-baiknya
5. Mengatur rasio dan perasaan
62
 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tah dari atasan sangat jelas dan
komunikasi interpersonal tatap muka operasional pekerjaan akan
adalah sebagai berikut: bisa berjalan dengan baik serta
1. Bersikap simpatik laporan-laporan baik lisan
2. Tunjukkan sebagai komu- maupun tertulis juga akan
nikator terpercaya berjalan lancar serta beres.
3. Bertindaklah sebagai pem- Yang perlu diperhatikan dalam
bimbing bukan pendorong berkomunikasi terhadap sesa-
4. Kemukakanlah fakta dan ma teman sekerja hendaknya
kebenaran terdapat rasa hormat, seder-
5. Berbicara dengan gaya hana, dan jujur. Keterbukaan
mengajak bukan menyuruh dan disiplin menjadi budaya
6. Jangan bersikap super yang harus ditekuni secara
7. Jangan mengetengahkan bersama-sama maka akan
hal-hal yang mengkha- menumbuhkan rasa saling
watirkan menghormati. Hati yang jujur
8. Jangan mengkritik dengan merupakan kunci dalam men-
kritik yang tidak mem- jalin hubungan antara yang
bangun satu dengan yang lainnya.
9. Berbicara secara meya- Budaya senyum yang khas,
kinkan jujur dari dalam hati yang
b. Komunikasi dengan Rekan paling dalam serta dilakukan
Sekerja secara menyenangkan, mena-
Dalam komunikasi dengan rik, diimbangi dengan cara
rekan sekerja kita perlu menye- bicara yang ramah sambil
suaikan diri dengan lingku- menatap wajah mitra bicara
ngan, teman sekerja, pimpinan akan semakin menambah
dan seluruh lingkungan orga- semangat persaudaraan yang
nisasi. Kebiasaan, budaya dan diperlukan dalam kerjasama
strategi organisasi harus diso- Hal-hal yang harus dihindari
sialisasikan secara terus mene- dalam berkomunikasi adalah
rus dengan menggunakan be- gosip dan isu mengenai
berapa metode komunikasi, kehidupan karyawan dan juga
tertulis, lisan, langsung dan mengucapkan hal-hal yang
tidak langsung dan juga perlu kurang pantas. Jangan sekali-
diperhatikan kelompok-kelom- kali mempertaruhkan infor-
pok yang mendapat perhatian masi kehidupan pribadi anda
untuk bisa lebih menyesuaikan yang mungkin akan didengar
diri. Semua itu untuk membina orang yang penuh ambisi dan
kerjasama antar pribadi, antar jahat yang dapat memutar-
unit dan dengan atasan. Sikap balikkan kata sehingga dapat
yang baik sesama teman kerja menurunkan wibawa anda
dan terhadap setiap orang akan sendiri. Hal ini merupakan
meningkatkan dan memper- bagian dari politik kerja
lancar kerjasama. Jadi kalau kantor. Memang kita harus
masing-masing pekerjaan ber- supel dalam berkomunikasi,
jalan lancar, penjelasan, perin- terkadang kita harus tegas,

63 Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004

 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi
sopan dan manis serta berwi-
bawa bahkan dalam suatu
kesempatan kita harus diam
berpura-pura tidak mengerti.
Hal ini merupakan kebijak-
sanaan dalam berkomunikasi.
Bagaimanakah kita bisa mem-
buat karyawan lama dan baru
merasa kerasan dan mencip-
takan suasana kerja yang
nyaman dan menyenangkan
untuk setiap harinya dan berta-
han untuk masa yang akan
datang? Jawabannya adalah
kejujuran, integritas dan loya-
litas yang tinggi
c. Arus komunikasi ke Bawah
Kesulitan dari kebanyakan
pesan menuju kebawah karena
bersifat “perintah” dan hanya
satu arah, pada umumnya
orang akan mengalami kesu-
litan untuk menterjemahkan
dari “perintah” tersebut. Di
sini atasan yang membuat
rencana kemudian diperin-
tahkan kepada karyawan untuk
dilaksanakan, sikap semacam
inilah yang sering meresahkan.
Oleh sebab itu komunikasi dua
arah sangatlah penting dalam
membangun relasi yang baik.
Para manajer dan pimpinan
harus bekerja sama mengko-
munikasikan seluruhnya ten-
tang rencana dan garis besar
kebijaksanaan organisasi secara
terbuka, jujur dan dengan cara
yang bebas dan harus bersedia
mendengarkan dan memberi
dorongan kepada karyawannya
secara tulus dan terbuka.
Sangat perlu disadari bahwa
komunikasi ke atas merupakan
sumber utama dan terpenting
sebagai umpan balik guna
melancarkan kerjasama dalam
Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004
membangun suasana kerja
yang kondusif
d. Arus komunikasi ke Atas
Nilai utama dari komunikasi ke
atas adalah karyawan mengerti
pesan yang disampaikan
pimpinan, bisa menjadi refleksi
atas dirinya apakah dalam
membawakan pesan sudah
baik atau perlu dengan
menggunakan teknik dan
media komunikasi yang tepat
serta dapat mengerti keku-
rangan dan bersedia memper-
baikinya. Justru dengan proses
umpan balik itulah akan terjadi
pemahaman yang baik dan
menghilangkan banyak salah
pengertian yang terjadi. Mela-
lui komunikasi ke atas secara
terbuka orang bisa mengetahui
sejauh mana daya tangkap dan
pengertian yang ditangkap
mitra bicaranya. Dalam men-
ciptakan semangat kerjasama
dan mendorong serta merang-
sang karyawan lebih aktif
dalam pelaksanaannya peker-
jaan perlu diperhatikan dengan
memberikan kabar yang baik
dan menyenangkan dan mem-
beritahukan masalah-masalah
yang muncul dan perlu diatasi
pada waktunya dan mungkin
perlu melibatkan berbagai
pihak, kalau tidak mungkin
akan berkembang ke situasi
yang eksposif dan mem-
bahayakan. Kita menya-dari
bahwa lebih sulit menyalurkan
komunikasi ke arah atas secara
terbuka, namun kita perlu
menyadari bahwa efeknya
justru akan menguntungkan
semua pihak.
64
 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi

e. Komunikasi Diagonal merlukan berbagai informasi

Komunikasi diagonal meru- dari berbagai pihak. Bila semua
pakan lingkup silang yang proses harus melalui jalan
didasari pada struktur organi- secara structural pasti memer-
sasi seperti hubungan struktur lukan waktu yang sangat lama
yang tidak langsung namun sekali. Problem yang muncul
ada hubungan kerja karena ada adalah bagaimana untuk
spesialisasi, tanggung jawab mengantisipasi keluar ma-
terhadap pelaksaanaan peker- suknya informasi dari berbagai
jaan tertentu dan sebagainya. bidang, diperlukan adanya
Dalam organisasi besar dan hubungan langsung dengan
modern bisa terjadi bentuk berbagai lingkup kerja, seperti :
komunikasi lepas dari garis lini 1. Jalur komunikasi singkat
dan itu sangatlah logis, bagi dan pendek diperlukan
seorang pimpinan atau fung- untuk penyampaian berita
sionaris yang mempunyai tugas secara cepat.
primer untuk menginte- 2. Merupakan penanganan
gerasikan kebutuhan dalam yang praktis ditengah-
pengambilan keputusan me- tengah kesibukan

H H

V
D V = Vertikal
H = Horizontal
D = Diagonal

Sumber : H.E. Stenfert Kroese, 1990, dikutip Sr. Maria Assumpta Rumanti OSF, 2002

Gambar 3
Skema contoh arah komunikasi

65 Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004

 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi

f. Komunikasi dengan Teman paikan dalam waktu yang

Kerja Setingkat lkurang tepat
Mari kita refleksikan bagai- 3. Tanpa memberi contoh nya-
mana tugas-tugas kita dilaksa- ta, penjelasan sifatnya hanya
nakan. Tugas kita dilaksanakan umum
dengan melalui orang-orang 4. Bersikap diktator, kurang
lain. Jadi sangatlah penting menggunakan perasaan seba-
berkomunikasi dengan rekan gai pimpinan
kerja setingkat kita dan 5. Kurang menggunakan pera-
menyadari perlunya perhatian saan sebagai teman
pada komunikasi yang efektif. 6. Lamban, tidak efisien
Akan berbeda kalau kita hanya 7. Terlalu cepat mengambil
mementingkan mitra bicara keputusan
dibandingkan dengan mem- 8. Tidak konsekuen, tidak ada
persiapkan komunikasi di alternatif
segala aspek. Andaikata terjadi Sumber-sumber kesalahan
perselisihan pendapat dengan dalam menginterpretasikan
teman sekerja kita, harus disa- pesan adalah sebagai berikut:
dari dan diperjelas bahwa 1. Informasi tidak lengkap
bukan berselisih dengan pri- 2. Kesimpulan yang terlalu
badi yang bersangkutan tetapi cepat
hanya ketidaksesuaian pen- 3. Generalisasi
dapat. Kita perlu memper- 4. Prasangka
hatikan pentingnya komunikasi 5. Stereotif
dalam pelaksanaan dan fungsi 6. Hallo effect
organisasi secara menyeluruh. 7. Proyeksi
Dalam komunikasi semacam 8. Norma individu
ini sebenarnya akan membuat
organisasi bersatu dan ber- Salah satu hambatan terbesar bagi
fungsi secara optimal. Secara kelancaran arus komunikasi adalah
terus menerus perlu disadari keadaan atau sikap yang sudah
komunikasi adalah tanggung melekat, membudaya dalam orga-
jawab setiap orang dalam nisasi itu sendiri, terdapat jarak
organisasi dan harus berko- fisik antar orang, dan tempat yang
munikasi secara efektif. berjauhan, karena waktu yang
Dengan begitu semua karya- dibutuhkan dalam system
wan ikut terlibat dalam mem- komunikasi organisasi memerlu-
bangun dan mengembangkan kan waktu cukup panjang, berliku-
organisasinya. liku, lambat dan lama sekali
g. Hambatan Komunikasi prosesnya. Hal itu dapat mema-
Penyebab-penyebab dari ham- damkan semangat dan didalam
batan komunikasi itu antara prosesnya melalui berbagai ting-
lain, sebagai berikut : katan sehingga bisa jadi pesan
1. Komunikator berpikir dalam tersebut berubah atau menyim-
lingkup dirinya sendiri pang atau bahkan tidak akurat lagi.
2. Berbicara dengan konteks Bisa jadi hambatan itu justru
penuh rahasia dan disam- dibuat oleh pribadi pimpinan

Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004 66

 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi
sendiri karena sikap, muka yang
menunjukkan ketidaksabaran,
marah, keras, ragu-ragu, acuh dan
seterusnya. Keadaan seperti itu
jelas akan menimbulkan hambatan
terhadap aliran komunikasi.
h. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah
komunikasi dengan pihak luar,
antar organisasi. Komunikasi eks-
ternal dilakukan menurut kelom-
pok sasaran berdasarkan relasi
yang harus dibangun, harus dibina
secara terus menerus yaitu :
1. Hubungan dalam lingkungan
2. Hubungan dengan instansi
pemerintah
3. Hubungan dengan pers
Jadi, komunikasi eksternal ter-
diri dari dua jalur secara timbal
balik yaitu komunikasi dari
organisasi ke publik dan publik
ke organisasi. Komunikasi dari
organisasi ke publik pada
umunya bersifat informatif
yang dibuat sedemikian rupa
sehingga publik merasa ada
keterlibatan dan setidak-tidak-
nya terjadi hubungan batin.
Komunikasi dari organisasi ke
publik dapat melalui berbagai
macam saluran, seperti :
1. Majalah organisasi
2. Pers realease
3. Artikel dalam surat kabar
4. Pidato/ uraian radio dan
televisi
5. Film dokumenter
6. Brosur, leaflets, poster
7. Konferensi pers, dan lain-
lain
Menurut Roy Mitchell seorang
ilmuwan public relations yang berasal
dari Trinidat/ Tobago, dalam kongres
dunia tahun 1985, menyampaikan tiga
67 Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004
hal yang mendasar dan perlu diper-
hatikan adalah :
1. Seorang praktisi profesional adalah
mereka yang mampu menyusun
konsep, menentukan strategi,
mampu sebagai penasehat, mampu
mengetahui tren secara sistematis
dan mampu memimpin prose-
sannya
2. Seorang teknisi dalam arti mampu
mengartikan terhadap pelaksana-
pelaksana, bagaimana poin 1 itu
dioperasikan secara terkoordinasi
dan terorganisasi sehingga strategi
yang ditentukan benar-benar bisa
memberi hasil sesuai perencanaan
3. Pelaksanaan-pelaksanaan perlu
memiliki skill yang dibutuhkan,
oleh karena itu perlu mempunyai
tim kerja yang memiliki berbagai
macam ilmu.
Komunikasi eksternal yang
dilaksanakan secara efisien akan sangat
besar manfaatnya bagi :
1. Manajemen (masukan dalam pera-
turan untuk menyusun kebijakan)
2. Relasi dengan media (menda-
patkan media yang tepat)
3. Aktifitas segala macam kegiatan
yang berhubungan dengan redaksi
4. Kegiatan dalam mengadakan
informasi/ pengumuman
5. Presentasi, representasi, partisipasi
dalam organisasi
Kita perhatikan betapa banyak
berbagai bidang yang dipengaruhi arus
komunikasi eksternal dan berbagai
publik yang perlu dibentuk dan dikem-
bangkan relasinya. Mari kita perha-
tikan bagan komunikasi eksternal yang
menunjukkan bahwa lingkungan
menentukan efektif tidaknya komuni-
kasi yang dilaksanakan.
 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi

Organisasi

P 4
A B
Lintgkungan

Lintgkungan
Q R
2
C D
S
3
1

M : Manajemen
1 : Komunikasi vertikal
2 : Komunikasi horisontal
3,4 : Komunikasi informal
A,B,C,D : Titik temu dalam komunikasi informal
P,Q,R,S : Titik potong pada komunikasi formal dan informal

Sumber : Anne van der Meiden, 1996, dikutip Sr. Maria Assumpta Rumanti OSF, 2002

Gambar 4
Skema Efektif Komunikasi Eksternal

Di sini organisasi mengem- Meskipun formal, tetap bebas, tidak

bangkan relasinya dengan berbagai
kelompok publik. Dengan meng-
gunakan cara apapun semuanya untuk
satu tujuan. Opini publik yang akan
meluruskan organisasi atau berfungsi
untuk mengadakan perubahan atau-
pun perkembangan
Komunikasi Formal, Non For-
mal dan Informal
Menurut H. Frazier Moore,
2004 sebaiknya kita jangan membatasi
diri pada system komuniksi formal
saja, komunikasi formal merupakan
pengolahan pesan, sesuai deengan
kewenangan yang digariskan dalam
rencana organisasi untuk pencapaian
tujuan. Secara struktural harus jelas.
terlalu terikat pada peraturan ketat
yang justru merupakan kendala
komunikasi. Setiap organisasi secara
organisatoris perlu ditertibkan dengan
maksud agar sekitar struktur yang
formal itu ada suatu jaringan yang
selalu dinamis.Komunikasi informal
itu dilakukan pada saat istirahat
pendek setelah bekerja, waktu pulang
kerja dan tidak dilakukan secara resmi.
Dalam komunikasi informal materi
yang dilakukan adalah materi formal
tetapi dibicarakan secara tidak resmi.
Komunikaksi nonformal materi
maupun pembicaraannya tidak resmi,
kapan, dimana, apa, bagaimana, siapa
saja tidak ada peraturan. Dimanapun,
kapanpun dan oleh siapa pun bisa

Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004 68

 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi
terjadi, baik dikantor, disekolah,
dijalan, dipasar dan lain sebagainya.
Oleh karena itu komunikasi yang
efektif bisa berupa formal, nonformal
dan informal
Komunikasi Efektif
Komunikasi efektif harus
direncanakan dengan memperhatikan
situasi, waktu, tempat dan pen-
dengarnya. Permasalahan yang sering
dihadapi adalah kita menempatkan
manusia seakan-akan seperti benda
yang mudah dikumpulkan lalu mudah
diberi penjelasan supaya mereka
mengerti sesuatu. Untuk menjaga
supaya permasalahan itu tidak muncul
perlu diperhatikan beberapa hal
seperti:
1. Bahwa publik kita itu manusia, jadi
mereka tidak pernah bebas dari
berbagai pengaruh apa saja
2. Manusia itu cenderung suka mem-
perhatikan, membaca atau mende-
ngarkan pesan yang dirasakan
sesuai dengan kebutuhan atau
sikap mereka
3. Adanya berbagai media massa
yang beragam memberikan efek
yang beragam pula bagi publiknya
4. Media massa memberikan efek
dengan variasi yang besar kepada
public atau perorangan maupun
kelompok
Dengan kemajuan teknologi,
interaksi antara anggota-anggota dalam
organisasi dan masyarakat semakin
meningkat dan menjangkau bertambah
luas. Untuk membantu supaya
komunikasi kita bisa efektif ada bebe-
rapa ketentuan yang memudahkan
yaitu :
1. Kemampuan mengamati dan
menganalisa persoalan
2. Kemampuan menarik perhatian
69 Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004
3. Kemampuan mempengaruhi pen-
dapat
4. Kemampuan menjalin hubungan
dan suasana saling mempercayai.
Adapun hal-hal yang perlu
dipertanyakan dalam melakukan
komunikasi seperti : apa, mengapa,
bagaimana, dimana, siapa, kapan,
tujuan dan situasinya, karena dengan
menggunakan hal tersebut kita akan
mendapatkan informasi yang sangat
jelas dan mengurangi terjadinya
kesalahpahaman dalam berkomu-
nikasi.
Hubungan Organisasi dengan
Media Menurut Sr Maria
Assumpta Rumanti, 2002
1. Pengertian
Media dalam ilmu komunikasi
dapat diartikan dalam beberapa hal
adalah sebagai berikut :
a. Saluran
b. Sarana penghubung dan
c. Alat-alat komunikasi
Media dalam organisasi adalah
berbagai macam sarana peng-
hubung yang dipergunakan oleh
suatu organisasi dalam menjalin
komunikasi dengan publik, yaitu
publik internal dan publik ekster-
nal untuk membantu pencapaian
tujuan.
2. Tujuan Penggunaan Media
Secara umum penggunaan media
dalam kegiatan organisasi mem-
punyai beberapa tujuan:
a. Membantu mempromosikan
dan meningkatkan pemasaran
suatu produk dan jasa
b. Menjalin komunikasi berkesi-
nambungan
c. Meningkatkan kepercayaan
publik
d. Meningkatkan citra baik orga-
nisasi
 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi

3. Macam Media - Frekuensi penerbitan surat

Untuk mendukung tujuan terse- kabar dibedakan menjadi
but, dalam hal ini dikenal berbagai lima macam (Renald Kasali,
macam media yang dapat diguna- 1993) sebagai berikut :
kan dalam kegiatan organisasi, a. 7x seminggu
Secara garis besar media tersebut b. 6x Seminggu
dapat dikelompokkan sebagai c. 3x seminggu
berikut : d. 2x seminggu
a. Media cetak, termasuk di c. 1x seminggu
dalamnya adalah house journal, b. Ukuran
surat kabar, majalah, dan Di Indonesia dikenal dua jenis
sebagainya; ukuran surat kabar, yakni uku-
b. Broadcasting media, termasuk di ran standar dan ukuran
dalamnya adalah radio, televisi; tabloid. Memang sebagian
c. Special event (kegiatan-kegiatan besar menggunakan ukuran
khusus); standar, akhir-akhir ini banyak
d. Media luar ruang, termasuk di sekali perkembangan, khusus-
dalamnya spanduk, papan nya tabloid. Tabloid biasanya
reklame, poster, dan lain-lain. sudah mempunyai format isi
khusus, misalnya :
Di bawah ini akan dijelaskan mengenai a. Bola - Olahraga
masing-masing media. b. Nova - Kewanitaan
1. Media Cetak c. Fantasi - Berita anak-
a. House Journal anak
House journal adalah suatu “pem- d. Kontan - Berita ekono-
beritaan untuk kalangan sendiri” mi
(Private Publication) yang dibe- c. Sirkulasi,
dakan dari commercial perss. Ada Surat kabar merupakan media
beberapa nama untuk house komunikasi massa yang dapat
journal seperti bulletin, berita menjangkau sebagai berikut:
atau koran. Di negara-negara 1. Surat kabar nasional
berkembang house journal 2. Surat kabar regional
membantu melengkapi pers 3. Surat kabar lokal
komersial, jenis-jenis house journal d. Kekuatan dan kelemahan surat
adalah : kabar
(a) Majalah, 1. Kekuatan surat kabar
(b) Newsletter a. Surat kabar dapat men-
(c) Koran jangkau daerah-daerah per-
(d) Majalah dinding kotaan sesuai dengan
cakupan pasarnya (Market
2. Surat Kabar Coverage)
Surat kabar di Indonesia hadir b. Menyangkut kebiasaan
dalam berbagai macam bentuk, konsumen membawa surat
yang perlu diperhatikan dalam kabar sebagai referensi
merencanakan dan membuat surat untuk memilih barang
kabar adalah : (Catalog Value)
a. Frekuensi terbit

Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004 70

 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi
c. Konsumen memandang
surat kabar memuat hal-hal
yang actual yang perlu
segera diketahui oleh
banyak Pembacanya (Posi-
tive Consumer Attitudes)
d. Mengutamakan pesan-
pesan yang bersifat visual,
berita-berita tertulis,
gambar-gambar, foto
dengan warna dan tata
letak yang khusus
2. Kelemahan surat kabar
a. Sekalipun jangkauannya
bersifat masaal, surat kabar
dibaca orang dalam waktu
singkat dan biasanya hanya
sekali dibaca, selain itu
surat kabar juga cepat basi
(Short Life Span)
b. Isi yang dipaksaan dihala-
man surat kabar yang tidak
punya manajemen redaksi
dan tata letak yang baik
bisa mengacaukan mata
dan daya serap membaca
(Clutter)
c. Sekalipun surat kabar
mempunyai sirkulasi yang
luas, beberapa kelompok
pasar tertentu tetap tidak
dapat dilayani dengan baik
(Limited Coverage of Certain
group)
3. Majalah
Berbeda dengan surat kabar,
majalah lebih menspesialisasikan
produknya untuk menjangkau
konsumen tertentu. Setiap majalah
umumnya mempunyai pembaca
lebih sedikit dibandingkan dengan
surat kabar, namun memiliki pasar
yang lebih mengelompok. Pem-
baca majalah dapat diklasifikasikan
menurut segmen-segmen demo-
grafis, misalnya majalah anak-anak,
remaja pria, remaja wanita, wanita
71 Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004
dewasa, pria dewasa dan lain
sebagainya. Kekuatan dan kelema-
hannya adalah sebagai berikut :
a. Kekuatan majalah
1. Publik sasaran, majalah
dapat menjangkau segmen
pasar tertentu yang terspe-
sialisasi
2. Long life span, memiliki usia
edar lebih panjang
3. Kualitas visual, lebih
menarik karena kertas
maupun cetakannya ber-
kualitas, terutama beri-
tanya
4. Promosi penjualan, sebagai
media yang efektif untuk
menyiarkan pesan iklan,
cenderung ke promosi
penjualan, seperti kupon,
contoh produk, kartu-
kartu petunjuk
b. Kelemahan majalah
1. Biaya tinggi karena majalah
pada umumnya meng-
gunakan kertas kualitas
baik dan eksemplar terba-
tas, ini menyebabkan biaya
produksi lebih tinggi
2. Distribusi, banyak majalah
yang peredarannya lambat
sehingga hanya menumpuk
di toko-toko. Hal ini terja-
di jika sesuatu majalah
tidak memiliki jaringan dis-
tribusi yang tepat. Khusus
untuk daerah-daerah
pedalaman harga bisa ber-
tambah mahal karena biaya
pengiriman yang tinggi
Pemilihan Media Publisitas
Menurut H. Frazier Moore,
2004, pemilihan media massa yang
sesuai dengan sasaran publik sangat
penting dalam tahap persiapan dan
penyebaran berita. Disamping media
 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi
berita yang cukup potensial perlu
untuk dipertimbangkan media-media
publisitas yang lain yang dipandang
ampuh untuk melakukan kegiatan
komunikasi. Media-media tersebut
antara lain :
1. Radio
Siaran radio mempunyai kemam-
puan menjangkau pendengar
diseluruh penjuru tanak air tanpa
kesulitan karena letak geografis
mauppun jarak radio, sebagian
penduduk bisa mengikutinya.
Keunggulan dan kelemahan siaran
radio
- Keunggulan siaran radio
a. Siaran radio mempunyai
kekuatan mengutarakan
gagasan atau pendapat
secara sederhana dan
langsung
b. Teks siaran radio sangat
luwes, karena mudah
dikoreksi ditambah atau
ditulis kembali sebelum
siaran
c. Radio sudah mempunyai
publik khusus
- Kelemahan siaran radio
a. Uraian dialog dan isi
materinya kurang berva-
riasi
b. Fakta-fakta tidak bisa
dibeberkan selengkapnya,
karena selain harus seder-
hana, isi siaran juga harus
disusun singkat
c. Melelahkan, karena perha-
tian pendengar harus
dipusatkan pada suara atau
satu pokok acara selama
waktu tertentu
d. Hanya bisa didengar dan
sekali hanya saat itu
(audio)
Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004
2. Siaran Televisi
Kegunaan siaran televisi untuk
menyebarluaskan informasi dan
berita, sudah cukup banyak siaran
televisi saat ini dan berkembang
sangat pesat. Siaran televisi mem-
punyai keunggulan dan kelamahan
antara lain :
- Keuntungan televisi sebagai
media massa
a. Siaran yang dipancarkan
menjangkau keseluruh
lapisan masyarakat
b. Punya daya tarik khusus
sebagai media “pandang-
dengar” (audio-visual)
- Kelemahan televisi sebagai
media massa
a. Biaya relatif mahal
b. Komunikasi satu arah
c. Sebagai media audio visual,
namun relatif dalam pan-
dangan yang cepat
d. Daya beli cukup mahal
3. Berita
Berita adalah fakta, opini, pesan,
informasi yang mengandung nilai-
nilai yang diumumkan, diinfor-
masikan yang menarik perhatian
setiap orang. Unsur-unsur yang
perlu diperhatikan dalam pem-
buatan berita antara lain:
a. Unsur waktu, berita itu harus
hangat dan actual, baru terjadi
dan merupakan perkem-
bangan terakhir dari suatu
peristiwa
b. Unsur jarak, artinya hubungan
batin/ kejiwaan psikologi,
misalnya peristiwa jatuhnya
pesawat terbang
c. Unsur menempatkan, menga-
tur letak yang terpat pada
orang yang terlibat di dalam
peristiwa penting
72
 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi
d. Unsur pengaruh langsung
kepada minat pembacanya.
Siap yang berpengaruh baik itu
perbuatan, sumbangan, mate-
rial dan sebagainya
e. Unsur minat manusia, biasanya
mengandung hal-hal yang
langsung menyentuh nilai-nilai
kemanusiaan, misalnya berita
tanah longsor, banjir, gempa
bumi dan sebagainya
4. Surat Kabar
Surat kabar dibaca oleh segala lapi-
san masyarakat. Bahasanya harus
sederhana dan mudah dipahami,
gaya bahasa harus menarik dan
tidak berbelit-belit, susunannya
kalimatnya harus tepat dan mudah
ditangkap. Dalam menguraikan
cerita haruslah mudah dibaca dan
dimengerti. Beberapa pedoman
yang perlu diperhatikan dalam
menggunakan bahasa surat kabar
adalah sebagai berikut :
a. Meskipun sederhana harus
tetap teratur dan mudah dipa-
hami
b. Tidak menggunakan bahasa
yang muluk-muluk
c. Hindari bahsa buku yang
menyebabkan kaku, karena
bahasa buku tidak bisa
didengar dalam pembicaraan
d. Hindari kata-kata salah , tiap
perkataan yang dipakai harus
benar dan tepat dalam peng-
gunaannya
e. Susunan bahasa harus hidup
agar menarik perhatian, gaya
bahasa harus baik dan
menyenangkan, wajar, dan
tidak dibuat-buat
5. Jurnalistik
Jurnalis adalah suatu bentuk kegia-
tan, sedangkan pers adalah media
73 Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004
untuk menyalurkan kegiatan
tersebut. Misalnya,
a. memberi informasi;
b. menginterpasikan;
c. membimbinng atau mendidik;
d. menghibur;
6. Pidato
Dalam berbagai situasi seorang
pimpinan sering sekali untuk
diminta berpidato, berbicara dalam
berbagai pertemuan dari yang
sangat sederhana sampai ke perte-
muan yang resmi dan penting.
Semua itu merupakan bentuk
komunikasi antar manusia untuk
mencapai tujuan tertentu. Dalam
berpidato yang perlu diperhatikan
adalah menguasai masalah yang
dibicarakan. Seseorang yang
hendak pidato harus menguasai
dasar-dasar teknik pidato dan
teknik-teknik komunikasi. Untuk
berpidato seseorang harus terampil
dan tangkas, luwes dan etis dalam
berbicara. Tujuan pidato adalah :
a. Menarik perhatian dan
menyenangkan publik
b. Memberi Informasi, menga-
rahkan dan mendidik
c. Merangsang, memotivasi dan
memberi kesan
d. Membujuk/ meyakinkan
kelompok/publik Persyaratan-
persyaratan yang harus ada
dalam berpidato antara lain :
1. Membuat uraian yang
lengkap, pengkajian masa-
lah, kesimpulan dan saran-
saran
2. Uraian tegas dan konsisten
dalam arti tidak memung-
kinkan pertanyaan yang
timbul atau tafsiran yang
keliru
3. Uraian harus jelas, cermat
dan sederhana. Pertanyaan
 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi
–pertanyaan harus dalam
bahasa yang jelas dan
meyakinkan serta tidak
menimbulkan perbedaan
tafsiran
Isi pidato harus disesuaikan
dengan topic yang diberikan. Tetapi
seandainya berdasarkan permintaan
dalam pemilihan dan penenmtuan
topik, harus diperhatikan faktor-
faktor sebagai berikut :
a. Publik.
b. Peristiwa
c. Topik
d. Tersedianya bahan-bahan yang
akan dipergunakan dalam penu-
lisan
e. Secara skematis uraian penyajian
tersebut dapat digambarkan seba-
gai berikut :
- Pendahuluan
- Batang tubuh pidato terdiri dari
beberapa anak judul
- Kesimpulan dan saran
- Penutup
f. Setelah bahan pidato selesai,
kemudian dibuatkan catatan-
catatan kecil untuk mengingat
urutan-urutannya dan untuk mem-
bantu pembicara dapat menatap
publik.
Kesimpulan
Komunikasi dalam organisasi
menjadi titik sentral dalam setiap
proses dan hubungan kemanusiaan
yang menyangkut kepribadian, sikap,
dan tingkah laku
Komunikasi timbal balik
memiliki peranan penting dalam
pergaulan manusia, sedangkan ko-
munikasi interpersonal sangat menen-
tukan keberhasilan komunikasi timbal
balik. Beberapa jenis komunikasi yang
dapat membawa organisasi kearah
perbaikan dan pengembangan sebagai
berikut :
Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004
1. Komunikasi vertical sebagai nilai
utamanya adalah pimpinan yang
akan mengetahui apakah karya-
wan mengerti pesan yang disam-
paikan.
2. Komunikasi diagonal merupakan
komunikasi singkat atau pendek,
diperlukan untuk menyampaikan
berita secara cepat, dan pena-
nganan yang praktis ditengah-
tengah kesibukan.
3. Komunikasi horizontal merupakan
jalur komunikasi dalam pelak-
sanaan dan fungsi organisasi secara
keseluruhan, membuat organisasi
bersatu dan berfungsi.
4. Komunikasi internal bertujuan
membangun kerja sama, membuat
dan menjadikan karyawan ikut
memiliki dan bertanggung jawab
terhadap organisasinya, mem-
bentuk citra baik organisasi dan
menanamkan kepercayaan bagi
public eksternal. Sedangkan komu-
nikasi eksternal menciptakan opini
public sebagai efeknya.
5. Komunikasi eksternal mencip-
takan relasi dan pengembangan
serta merupakan kelangsungan
kehidupan organisasi
6. Seorang praktisi professional
mampu menyusun konsep, me-
nentukan strategi, sebagai pena-
sihat dan mampu mengikuti tren
secara sistematis prosesnya
7. Sebagai teknisi mampu meng-
operasikan suatu konsep secara
terkoordinasi, terorganisasi dan
berhasil sesuai rencana
8. Komunikasi interpersonal dapat
menentukan keberhasilan komu-
nikasi dengan dibantu oleh sikap
dan tingkah laku yang etis,
konsentrasi pada komunikasi akan
memudahkan kontak pribadi
74
 Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi

Daftar Pustaka
Effendy, Uchjana Onong, ”Ilmu,
Teori dan Filsafat
Komunikasi”, Citra Aditya
Bakti, Bandung, 2000.

Mulyana, Deddy, ”Ilmu Komunikasi

Suatu Pengantar”, Remaja
Rosdakarya, Bandung 2002.

Rumanti, Assumpta Maria Sr, ”Dasar-

Dasar Public Relations ; Teori
dan Praktik”, Gramedia
Widiasarana Indonesia, Jakarta
2002.

Ruslan, Rosady, ”Etika Kehumasan;

Konsepsi & Aplikasi”, Raja
Grafindo Persada, Jakarta
2002.

Kasali, Renald, ”Membidik Pasar

Indonesia; Segmentasi
”Targeting Positioning”,.
Gramedia Pustaka Utama,
1998

Arni Muhammad, ”Komunikasi

Organisasi”, Remaja
Rosdakarya, Bandung, 2004.

Thoha, Miftah, ”Perilaku Organisasi ;

Konsep Dasar dan
Aplikasinya”, RajaGrafindo
Persada, Jakarta, 2003.

Moore, Frazier H, ”Humas;

Membangun Citra Dengan
Komunikasi”, Remaja
Rosdakarya, Bandung, 2004.

75 Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004