LAPORAN AKHIR

PRAKTIKUM MANAJEMEN PROYEK

MODUL 6
Backlog Management
Disusun Oleh:

Erras Lindiarda Mahentar [3411191102]

DSE-C

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS
JENDERAL ACHMAD YANI
2021
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.............................................................................................................................. 2
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................. 3
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................... 4
A. Backlog Management .................................................................................................. 4
BAB II........................................................................................................................................ 6
HASIL DAN TUGAS PRAKTIKUM ....................................................................................... 6
A. Bagaimana Cara Membersihkan Jira Backlog ............................................................ 6
B. LATIHAN 4 - Backlog Management........................................................................ 13
BAB III KESIMPULAN.......................................................................................................... 17
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. 1Memilih bug untuk dihapus ................................................................................... 6

Gambar 1. 2 Detail bug yang dipilih ......................................................................................... 7
Gambar 1. 3 Pilih Opsi Delete .................................................................................................. 7
Gambar 1. 4 Popup Delete ........................................................................................................ 8
Gambar 1. 5 Isi Backlog Terbaru .............................................................................................. 8
Gambar 1. 6 Tampilan Halaman All Issues............................................................................... 9
Gambar 1. 7 Issues .................................................................................................................... 9
Gambar 1. 8 Filter ................................................................................................................... 10
Gambar 1. 9 Issues Pada Project ............................................................................................ 10
Gambar 1. 10 More.................................................................................................................. 11
Gambar 1. 11 More Than Day................................................................................................. 11
Gambar 1. 12 Hasil Filter ....................................................................................................... 12
Gambar 1. 13 Export CSV ....................................................................................................... 12
Gambar 1. 14 Bulk change all ................................................................................................. 12
Gambar 1. 15 Melanjutkan perubahan masal ......................................................................... 13
Gambar 1. 16 Choose Operation ............................................................................................. 13
Gambar 1. 17 Konfirmasi perubahan email ............................................................................ 13
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Backlog Management
Backlog merupakan daftar yang di prioritaskan dari seluruh kebutuhan yang perlu
dikerjakan oleh tim. Oleh karena itu, “Apa” yang perlu diselesaikan akan diurutkan
berdasarkan kepentingan. Backlog digunakan dalam sesi perencanaan rilis dan iterasi
(sprint) sebagai sumber fitur dan pekerjaan untuk menggambar dan merencanakan
penyelesaian dalam jangka waktu tersebut.
Di seluruh praktik agile, backlog dapat memiliki beberapa bentuk. Beberapa tim
menggunakan product backlog yang merupakan daftar master dari semua fungsionalitas
yang diinginkan pada produk. Namun, beberapa tim hanya akan memasukkan story
(persyaratan) di backlog, memasukkan bug di backlog produk bersama dengan story,
ataupun memasukkan "risiko" dalam proses perencanaan, dan mengubah "product
backlog" menjadi "project backlog" dan memasukkan item tambahan seperti risiko,
masalah, proses hasil perbaikan, dll.
• Best Practice For a Healthy Backlog
Salah satu alasan terbesar ingin melakukan management backlog adalah agar backlog
project dapat seramping mungkin. Pemborosan dapat merembet di banyak waktu dengan
ide-ide yang mungkin dimiliki dapat menyebabkan kurangnya kejelasan dari waktu ke
waktu dalam pengambilan keputusan dan prioritas. Sehingga banyak masalah yang
menumpuk dalam backlog dan waktu yang dihabiskan lebih lama dalam proses seperti
perawatan dan perencanaan perbaikan backlog.
Jika tidak ditangani secara rutin, dan juga salah satu hal besar terutama saat
menggunakan tools seperti JIRA adalah hal itu dapat memperlambat kinerja Jira
Software. Hal ini dapat berdampak terhadap kinerja tidak hanya sistem dan jira tetapi juga
efisiensi tim.
• Mitos Umum
Mitos pertama adalah hanya Product Owner yang dapat mengelola. Hal ini dapat
memastikan bahwa kita dapat secara konsisten membersihkan backlog sehingga focus
pada hal yang benar pada waktu yang tepat. Dan jika hanya Product Owner yang
mengelola backlog, maka sebenarnya bukan tim yang bekerja sama untuk memahami apa
prioritas sebenarnya. Kenyataannya adalah bahwa Product Owner bertanggung jawab atas
project dan dapat mendelegasikan ke tim scrum untuk membantu dalam pemeliharaan
backlog.
Lalu mitos selanjutnya adalah jika ada di dalam backlog maka harus dikerjakan.
Backlog dapat tumbuh dengan noise yang tidak memiliki nilai tambah, sehingga semakin
banyak backlog maka semakin tidak jelas. Mitos terakhir adalah saat Sprint dimulai,
Tidak bisa mengubah ruang lingkup dan membawa pekerjaan baru sampai sprint berakhir.
Dan kenyataannya adalah sekali lagi prioritas berubah dan itu tergantung pada product
owner untuk mengidentifikasi apa prioritas yang diperlukan dengan prioritas yang baru
ditemukan yang dipekerjakan, tetapi juga mempertimbangkan kapasitas dan jumlah
pekerjaan yang sudah dimiliki tim.
 BAB II
HASIL DAN TUGAS PRAKTIKUM

A. Bagaimana Cara Membersihkan Jira Backlog

Disini kita akan membahas beberapa tips cepat tentang cara melakukannya dengan
cara yang paling efisien dan efektif saat memiliki banyak issue.
• Delete Backlog
Untuk proses delete backlog dapat dilakukan dengan masuk ke Menu Backlog,
sehingga akan tampil seluruh list issues yang telah dibuat, kemudian kita dapat memilih
satu persatu issue dalam backlog untuk melihat secara detail. Issue dalam backlog yang
sudah tidak digunakan atau hal-hal yang tidak lagi diperlukan dapat dihapus agar
membuat backlog yang dimiliki lebih tertata dan bersih. Contoh issue type Bug dengan
nama “Tabel Akun Tidak Muncul” sudah tidak digunakan, maka dapat dihapus dengan
mengklik bug seperti yang terlihat pada Gambar 1.1.

Gambar 1. 1Memilih bug untuk dihapus

Proses klik issue dilakukan agar issue dapat terlihat lebih detail. Selanjutnya klik pada
tombol titik tiga seperti yang terlihat pada gambar 1.2.
 Gambar 1. 2 Detail bug yang dipilih

Selanjutnya setelah klik button, maka akan tampil sebuah pop up pilihan yang dapat
dilakukan untuk issue type bug yang telah dipilih. Karena akan dilakukannya proses
hapus bug, maka pilih “Delete” seperti pada Gambar 1.3.

Gambar 1. 3 Pilih Opsi Delete

Setelah lakukan klik pada pilihan “Delete” maka akan menampilkan popup untuk
mengkonfirmasi kembali bahwa issue yang dipilih akan benar-benar dihapus. Lalu pilih
“Delete” seperti pada gambar 1.4.
 Gambar 1. 4 Popup Delete

Dapat dilihat pada Gambar 1.5, Issue type bug dengan nama “Tabel Akun Tidak
Muncul” berhasil terhapus dari list issue backlog

Gambar 1. 5 Isi Backlog Terbaru

• Clean Up
Dalam project yang sudah memiliki banyak backlog dan sudah berjalan cukup
lama, maintenance backlog sangat diperlukan untuk menghindari munculnya masalah.
Jika tim membiarkan pemeliharaan backlog hanya berjalan untuk sementara waktu,
hal ini akan menyebabkan banyak masalah pada backlog. Untuk mengatasi masalah
ini, harus dilakukannya pembersihan secara berkala. Contoh pembersihan yang dapat
dilakukan adalah clean up, yaitu pembersihan backlog pada project yang telah
berjalan tahunan sehingga memiliki telah banyak issue. Langkah untuk pembersihan
bisa dilakukan dengan rutin menghapus issue yang telah lama, seperti issue yang telah
lebih dari 90 hari. Lakukan hal ini setiap kuartal atau peningkatan program untuk
menjaga backlog tetap bersih dan fokus pada prioritas berikutnya.
Untuk melihat keseluruhan issue dari project yang kita miliki dapat memilih
menu Issue seperti yang terlihat pada Gambar 1.6.

Gambar 1. 6 Tampilan Halaman All Issues

Gambar 1. 7 Issues

Gambar 1.7 menunjukan seluruh issue yang ada pada project. Untuk melihat issue
berdasarkan kategorinya, kita dapat menggunakan lebih banyak filter saat mencari
issue dengan cara memilih menu Filter Advance Issue Search seperti yang terlihat
pada Gambar 1.8

Gambar 1. 8 Filter

Selanjutnya, dapat menampilkan seluruh issue yang ada dalam project Jira yang dapat
di cari seperti pada Gambar 1.9. Pada proses ini, yang akan dilakukan hanya
membersihkan issue yang sudah lebih dari 90 hari pada project.

Gambar 1. 9 Issues Pada Project

Untuk melakukannya, dapat memilih More seperti gambar 1.9. Dapat dilihat terdapat
banyak pilihan untuk dapat menentukan pengelompokan issue sesuai yang
dibutuhkan. Issue yang akan dibersihkan hanya yang sudah lebih dari 90 hari
berdasarkan tanggal update terbaru.
 Gambar 1. 10 More

Selanjutnya input ketentuan update date issue yang akan di cari, disini di input 90
pada More Than Day seperti pada Gambar 1.11, yang artinya mencari issue yang
tanggal updatenya telah melebihi 90 hari.

Gambar 1. 11 More Than Day

Kemudian akan menampilkan hasil dari issue yang dicari berdasarkan kategori atau
filter yang telah diterapkan. Gambar 1.12 menunjukan terdapat 1 issue yang tanggal
update terakhirnya telah melebihi 90 hari. Selanjutnya dapat melakukan perubahan
masal pada issue tersebut.
 Gambar 1. 12 Hasil Filter

Sebelum melakukan perubahan masal, disarankan untuk lakukan backup dengan cara
paling umum yaitu mengekspor ke file CSV sehingga dapat mengimpornya kembali
ke project jika suatu saat dibutuhkan kembali. Pilih tombol Export-> Export Excel
CSV seperti yang terlihat pada Gambar 1.13 maka File CSV akan otomatis
terdownload.

Gambar 1. 13 Export CSV

Selanjutnya akan melakukan perubahan masal untuk issue yang telah di kelompokan.
Pilih tombol tiga titik di ujung kanan atas. Pilih Bulk Change all seperti yang terlihat
pada Gambar 1.14

Gambar 1. 14 Bulk change all

 Kemudian untuk melanjutkan perubahan masal, centang semua issue untuk dilakukan
perubahan dan pilih tombol Next seperti pada Gambar 1.15

Gambar 1. 15 Melanjutkan perubahan masal

Selanjutnya Choose Operation yang akan dilakukan untuk perubahan masal. Karena
pada kasus ini kita akan menghapus issues maka pilih Delete issues Next seperti
yang terlihat pada gambar 1.16.

Gambar 1. 16 Choose Operation

Langkah selanjutnya untuk mengkonfirmasi apakah akan mengirim perubahan ke

email atau tidak dengan pilih Next seperti yang terlihat pada Gambar 1.17.

Gambar 1. 17 Konfirmasi perubahan email

Kemudian langkah terakhir yaitu konfirmasi, pilih confirmation untuk menyelesaikan

proses perubahan masal dan issue yang dipilih akan terhapus dan proses clean up
backlog selesai.

B. LATIHAN 4 - Backlog Management

1. Deskripsikan apa yang dimaksud dari Backlog dalam Jira Software !
Backlog merupakan daftar yang di prioritaskan dari seluruh kebutuhan yang
perlu dikerjakan oleh tim. Oleh karena itu, “Apa” yang perlu diselesaikan akan
diurutkan berdasarkan kepentingan.
2. Kapan backlog akan digunakan dan dibentuk? dan jelaskanlah fungsi
utamanya!
Backlog digunakan dalam sesi perencanaan rilis dan iterasi (sprint) sebagai
sumber fitur dan pekerjaan untuk menggambar dan merencanakan penyelesaian dalam
jangka waktu tersebut. Di seluruh praktik agile, backlog dapat memiliki beberapa
bentuk. Beberapa tim menggunakan product backlog yang merupakan daftar master
dari semua fungsionalitas yang diinginkan pada produk. Namun, beberapa tim hanya
akan memasukkan story (persyaratan) di backlog, memasukkan bug di backlog
produk bersama dengan story, ataupun memasukkan "risiko" dalam proses
perencanaan, dan mengubah "product backlog" menjadi "project backlog" dan
memasukkan item tambahan seperti risiko, masalah, proses hasil perbaikan, dll.

3. Ceritakan mitos umum yang telah dijelaskan sebelumnya !

Mitos pertama adalah hanya Product Owner yang dapat mengelola. Hal ini
dapat memastikan bahwa kita dapat secara konsisten membersihkan backlog sehingga
fokus pada hal yang benar pada waktu yang tepat. Dan jika hanya Product Owner
yang mengelola backlog, maka sebenarnya bukan tim yang bekerja sama untuk
memahami apa prioritas sebenarnya. Kenyataannya adalah bahwa Product Owner
bertanggung jawab atas project dan dapat mendelegasikan ke tim scrum untuk
membantu dalam pemeliharaan backlog.
Lalu mitos selanjutnya adalah jika ada di dalam backlog maka harus
dikerjakan. Backlog dapat tumbuh dengan noise yang tidak memiliki nilai tambah,
sehingga semakin banyak backlog maka semakin tidak jelas. Mitos terakhir adalah
saat Sprint dimulai, Tidak bisa mengubah ruang lingkup dan membawa pekerjaan
baru sampai sprint berakhir. Dan kenyataannya adalah sekali lagi prioritas berubah
dan itu tergantung pada product owner untuk mengidentifikasi apa prioritas yang
diperlukan dengan prioritas yang baru ditemukan yang dipekerjakan, tetapi juga
mempertimbangkan kapasitas dan jumlah pekerjaan yang sudah dimiliki tim.

4. Apa saja yang dapat dilakukan dalam melakukan management backlog yang
baik ?
Salah satu alasan terbesar ingin melakukan management backlog adalah agar
backlog project dapat seramping mungkin. Pemborosan dapat merembet di banyak
 waktu dengan ide-ide yang mungkin dimiliki dapat menyebabkan kurangnya
kejelasan dari waktu ke waktu dalam pengambilan keputusan dan prioritas. Sehingga
banyak masalah yang menumpuk dalam backlog dan waktu yang dihabiskan lebih
lama dalam proses seperti perawatan dan perencanaan perbaikan backlog.

5. Jelaskan perbedaan antara “Delete Backlog” dan “Clean Up” !

Untuk proses delete backlog dapat dilakukan dengan masuk ke Menu Backlog,
sehingga akan tampil seluruh list issues yang telah dibuat, kemudian kita dapat
memilih satu persatu issue dalam backlog untuk melihat secara detail.
Sedangkan Clean Up pembersihan backlog pada project yang telah berjalan
tahunan sehingga memiliki telah banyak issue. Langkah untuk pembersihan bisa
dilakukan dengan rutin menghapus issue yang telah lama, seperti issue yang telah
lebih dari 90 hari. Lakukan hal ini setiap kuartal atau peningkatan program untuk
menjaga backlog tetap bersih dan fokus pada prioritas berikutnya.

6. Apa tujuan dari backlog itu sendiri?

Backlog digunakan dalam sesi perencanaan rilis dan iterasi (sprint) sebagai
sumber fitur dan pekerjaan untuk menggambar dan merencanakan penyelesaian dalam
jangka waktu tersebut.

7. Mengapa Backlog sangat penting?

Karena, product backlog berisi banyak sekali saran dari setiap pihak. Mulai
dari tim sales, business development, pengembangan produk, sampai dari pengguna,
Penghematan waktu dan juga kejelasan pekerjaan setiap tim.
8. Sebutkan dan jelaskan ciri ciri product backlog yang benar dan baik!
• Detailed Appropriately
Ciri pertama dari product backlog yang baik adalah pemberian uraian yang begitu
tepat. Artinya, tidak seluruhnya didalami, dibahas, dan juga ditulis secara detail.
Perlu digaris bawahi bahwa ada banyak yang mengantri di product backlog. Idealnya,
pekerjaan dengan tingkat yang paling penting harus berada di paling atas. Hal tersebut
harus dituliskan rinciannya secara lengkap.
• Emergent
 Seperti yang sudah kita jelaskan sebelumnya bahwa selama produk masih ada, maka
product backlog pun akan terus berjalan. Hal ini juga adalah salah satu ciri dari
product backlog yang baik. Jadi, selama produk masih ada, maka ia akan terus selalu
diperbarui. Pekerjaan pun kerap kali keluar dan masuk dari hal tersebut.
• Estimated
Ciri selanjutnya dari product backlog yang baik adalah estimated. Karakteristik ini
terlihat mirip seperti yang ada pada poin pertama. Estimated dalam hal ini adalah
beban kerja dan juga durasi yang sudah diperhitungkan. Posisi yang paling atas
mampu menunjukkan keterangan waktu yang lebih jelas, seperti dua minggu.
Sementara itu, posisi “lama”, “singkat”, “menengah”, dan lain-lain harus berada di
posisi selanjutnya.
• Prioritized
Ciri yang terakhir adalah disusun dengan berdasarkan skala prioritas. Bila tim tengah
sedang mengerjakan apa yang berada pada posisi atas, maka yang berada pada posisi
bawah tidak harus dipikirkan saat ini. Posisi bawah harus akan dipikirkan, dikaji, dan
ditambahkan detail tertentu setelah apa yang ada pada prioritas tinggi sudah selesai.

9. Apa yang dapat mempengaruhi prioritas Product Owner?

Product Owner hanya satu orang saja dan bukan berupa komite. Product
Owner dapat mewakili keinginan dari komite di dalam Product Backlog, tetapi pihak-
pihak yang ingin mengubah prioritas dari Product Backlog item harus
menyampaikannya lewat Product Owner

10. Bagaimana backlog produk membuat tim tetap agile?

Product backlog bisa membuat suatu tim tetap Agile. Pasalnya, tugas di
dalamnya menggambarkan iterasi alias pecahan pekerjaan.
 BAB III
KESIMPULAN

Backlog merupakan daftar yang di prioritaskan dari seluruh kebutuhan yang perlu
dikerjakan oleh tim. Di seluruh praktik agile, backlog dapat memiliki beberapa bentuk.
Beberapa tim menggunakan product backlog yang merupakan daftar master dari semua
fungsionalitas yang diinginkan pada produk. Pemborosan dapat merembet di banyak waktu
dengan ide-ide yang mungkin dimiliki dapat menyebabkan kurangnya kejelasan dari waktu
ke waktu dalam pengambilan keputusan dan prioritas. Jika tidak ditangani secara rutin, dan
juga salah satu hal besar terutama saat menggunakan tools seperti JIRA adalah hal itu dapat
memperlambat kinerja Jira Software. Hal ini dapat berdampak terhadap kinerja tidak hanya
sistem dan jira tetapi juga efisiensi tim. Mitos pertama adalah hanya Product Owner yang
dapat mengelola. Lalu mitos selanjutnya adalah jika ada di dalam backlog maka harus
dikerjakan. Backlog dapat tumbuh dengan noise yang tidak memiliki nilai tambah, sehingga
semakin banyak backlog maka semakin tidak jelas. Untuk proses delete backlog dapat
dilakukan dengan masuk ke Menu Backlog, sehingga akan tampil seluruh list issues yang
telah dibuat, kemudian kita dapat memilih satu persatu issue dalam backlog untuk melihat
secara detail. Issue dalam backlog yang sudah tidak digunakan atau hal-hal yang tidak lagi
diperlukan dapat dihapus agar membuat backlog yang dimiliki lebih tertata dan bersih. Proses
klik issue dilakukan agar issue dapat terlihat lebih detail. Selanjutnya klik pada tombol titik
tiga seperti yang terlihat pada gambar 6.2. Selanjutnya setelah klik button, maka akan tampil
sebuah pop up pilihan yang dapat dilakukan untuk issue type bug yang telah dipilih. Setelah
lakukan klik pada pilihan “Delete” maka akan menampilkan popup untuk mengkonfirmasi
kembali bahwa issue yang dipilih akan benar-benar dihapus. Lalu pilih “Delete” seperti pada
gambar 6.4. Dalam project yang sudah memiliki banyak backlog dan sudah berjalan cukup
lama, maintenance backlog sangat diperlukan untuk menghindari munculnya masalah.
Langkah untuk pembersihan bisa dilakukan dengan rutin menghapus issue yang telah lama,
seperti issue yang telah lebih dari 90 hari. Gambar 6.7 menunjukan seluruh issue yang ada
pada project. Selanjutnya, dapat menampilkan seluruh issue yang ada dalam project Jira yang
dapat di cari seperti pada Gambar 6.9. Pada proses ini, yang akan dilakukan hanya
membersihkan issue yang sudah lebih dari 90 hari pada project. Dapat dilihat terdapat banyak
pilihan untuk dapat menentukan pengelompokan issue sesuai yang dibutuhkan. Issue yang
akan dibersihkan hanya yang sudah lebih dari 90 hari berdasarkan tanggal update terbaru.
Kemudian akan menampilkan hasil dari issue yang dicari berdasarkan kategori atau filter
yang telah diterapkan. Sebelum melakukan perubahan masal, disarankan untuk lakukan
backup dengan cara paling umum yaitu mengekspor ke file CSV sehingga dapat
mengimpornya kembali ke project jika suatu saat dibutuhkan kembali. Pilih tombol Export->
Export Excel CSV seperti yang terlihat pada Gambar 6.13 maka File CSV akan otomatis
terdownload. Selanjutnya akan melakukan perubahan masal untuk issue yang telah di
kelompokan. Selanjutnya Choose Operation yang akan dilakukan untuk perubahan masal.