PANDUAN PENULISAN

PROPOSAL PROYEK AKHIR

Proposal idealnya dituliskan dalam 2-5 halaman dan dijelaskan secara singkat.
Proposal industry minimal memiliki 6 aspek berikut yaitu Business Pain Points,
Business Expectations and Limitations, Solution, Financial Benefit, Intangible Benefit,
dan Timeline proyek.
Tips: Review kembali Materi Pengayaan II mengenai Design Thinking. Silahkan
browsing menggunakan search engine (internet), atau ChatGPT, dan berkreativitas
dalam jawaban yang dibuat.

1. Business Pain Points

Pertanyaan 1.1: Apakah yang (kira-kira) sedang dialami oleh user?
Pola dan tips menjawab:
Menjawab kira-kira permasalahan atau business problem apa yang dihadapi oleh
perusahaan. Business problem dapat berupa hal-hal apa saja yang menjadi
problematika, contohnya kerugian yang dihadapi oleh perusahaan karena terjadi
oversupply yang dikarenakan jumlah produksi jauh melebihi demand yang ada di
pasar, pengiriman barang yang membutuhkan waktu sangat lama, atau kualitas
barang yang menurun. Problem inilah yang akan dijawab dengan proyek atau
solusi yang dipilih.

Contoh:
Sebuah industri manufaktur mengalami kesulitan dalam memantau kesehatan dari
50 mesinnya yang menghasilkan xxx kg produk per mesin per hari dan seringkali
mengalami kegagalan yang tak terduga yang menyebabkan waktu berhenti
produksi (tidak ada produksi dalam interval waktu tertentu).

Pertanyaan 1.2: Berapa estimasi kerugian yang dialami karena problem di atas?
Pola dan tips menjawab:
Jawaban atas pertanyaan ini adalah untuk menjelaskan business problem yang
diberikan sebelumnya. Kerugian biasanya dijelaskan dalam bentuk angka atau
mata uang. Misalnya perusahaan mengalami kerugian sebesar 100 unit barang
xxx atau sebesar USD 5,000 per tahun. Apabila tidak ada data, kerugian dapat
diasumsikan. Misalnya harga produksi barang xxx adalah sebesar USD 50 per
unit, maka total kerugian produksi adalah:
100 unit * USD 50 / unit = 5,000 USD

Contoh:
The business pain points experienced by the industry are:
Waktu berhenti tidak terencana: Dari data Q2 2023 (April-Juni 2023), industri ini
telah mengalami 100 kejadian kegagalan dari mesin-mesinnya. Setiap kejadian
menyebabkan 12 jam waktu berhenti (jam yang tidak produktif). Secara total,
industri ini menderita 1.200 jam waktu berhenti.
Biaya tenaga kerja yang dikeluarkan: Industri ini memerlukan 10 orang dalam divisi
pemeliharaan untuk melakukan analisis dan prediksi kegagalan secara manual.
Setiap orang menghabiskan rata-rata 3 jam untuk inspeksi. Karena kedua faktor
ini, perusahaan mengalami kerugian pendapatan sebesar USD XXX.

1
Pertanyaan 1.3: Divisi apa saja kah / business user siapa saja kah yang terdampak
masalah tersebut?
Pola dan tips menjawab:
Pertanyaan ini dijawab singkat saja yaitu siapakah (user) yang kira-kira mengalami
dampak dari kerugian ini dan mengapa. User dapat berupa sebuah Divisi di dalam
perusahaan.

Contoh:
Divisi Pemeliharaan (Maintenance Division) adalah yang paling bertanggung
jawab atas pemeliharaan mesin-mesinnya.

Pertanyaan 1.4 Apa kira-kira Key Performance Indicator (KPI) dari divisi tersebut
sesuai dengan masalah yang ada?
Pola dan tips menjawab:
KPI merupakan indikator yang harus dicapai sebuah divisi. Ketercapaian pada
sebuah KPI dipengaruhi oleh seberapa baik kinerja dari divisi tersebut. Apabila
sebuah KPI tidak dapat tercapai, maka akan berpengaruh terhadap sebagian dari
pencapaian perusahaan, dan ini terkait dengan business problem di awal.
Nantinya, solusi yang ditawarkan diharapkan dapat membantu user dalam
mencapai KPI ini. Jawaban dapat dibuatkan dalam bentuk table sebagai berikut

KPI Target Definisi

KPI 1 ? (Angka) Definisi dari KPI yang akan dicapai
KPI 2 ? (Angka) Definisi dari KPI yang akan dicapai

Contoh:
Key Performance Indicator (KPI) yang harus dicapai oleh Divisi Pemeliharaan
adalah terdiri dari 2 aspek:
KPI Target Definisi
Pemeliharaan 100% Dari 100 mesin yang ada, seluruhnya tidak
kesehatan mesin dapat mengalami kegagalan mesin secara
tiba-tiba
Efisiensi waktu 1 Selama 6 jam target yang biasa dicapai, waktu
pemeliharaan pemeliharaan juga harus 6 jam. Apabila
mesin ternyata 12 jam, maka hasilnya 6/12=0.5

2. Business Expectations and Limitations

Pertanyaan 2.1 Apa ekspektasi yang dimiliki oleh Business User?

Pola dan tips menjawab:
Menjelaskan ekspektasi dari dimiliki oleh Business User (BU), apakah berbentuk
sebuah solusi untuk dapat menghindarkan user dari waktu pengerjaan suatu task
yang memakan waktu sangat lama atau solusi untuk mencegah dari kerugian yang
tidak dapat diprediksi oleh user. Sebaiknya ekspektasi ini berupa output yang akan
dihasilkan dan digunakan oleh user. Ekspektasi inilah nanti yang akan dijawab oleh
solusi yang ditawarkan.
Contoh:
Divisi Pemeliharaan menginginkan automasi pada aspek pemeliharaan mesin
dimulai dari analisis jangka waktu (Remaining Useful Life atau RUL) dari mesin-
mesin yang ada, analisis terhadap sensor-sensor yang ada pada mesin, sehingga
membantu mereka dalam mengidentifikasi potensi kegagalan fungsi mesin.
Dengan solusi seperti ini akan menghindari biaya yang harus ditanggung akibat
production downtime, sebagai Key Performance Indicator dari Divisi
Pemeliharaan.

2
Pertanyaan 2.2 Apa saja Batasan-batasan yang mungkin dimiliki Business User?
Pola dan tips menjawab:
Batasan-batasan dimiliki oleh Business User mempengaruhi seberapa kompleks
solusi yang akan dibuat. Semakin kompleks sebuah solusi akan semakin sulit
untuk diterapkan dengan Batasan-batasan tersebut. Dapat dituliskan dalam
bentuk poin-poin sekiranya limitasinya apa saja.
Contoh:
Batasan-batasan yang dimiliki adalah sebagai berikut:
• Human resource: Tenaga ahli yang diperlukan untuk melakukan proses
pemeliharaan terbatas jumlahnya
• Budget constraint: Jumlah biaya yang dialokasikan untuk proses
pemeliharaan untuk Q3 2023 terbatas
• Infrastructure: Divisi Pemeliharaan belum memiliki infrastruktur IT yang
memadai untuk proses automasi pemeliharaan mesin

3. Solution

Pertanyaan 3.1. Solusi apa yang ditawarkan dan mengapa solusi ini cocok untuk
menyelesaikan business problem?
Pola dan tips menjawab:
Berdasarkan informasi business problem dan ekspektasi dari Business User,
maka selanjutnya adalah menjelaskan solusi yang akan diajukan. Solusi yang
diajukan sudah pasti merupakan topik yang sudah dipilih. Selanjutnya
menjelaskan singkat solusi apa yang ditawarkan dan mengapa solusi tersebut
tepat untuk menyelesaikan business problem yang ada. Dapat juga menjelaskan
secara singkat bagaimana solusi tersebut akan dibuat.
Contoh:
Solusi yang kami ajukan berjudul PINTAR atau Predictive Intelligent Network for
Timely Asset Reliability. PINTAR merupakan model machine learning yang dapat
menghitung Remaining Useful Life (RUL) atau masa pakai mesin dan memprediksi
apakah mesin akan mengalami kegagalan fungsi pada waktu tertentu. Solusi ini
akan dirancang untuk menghasilkan output di atas dengan cara mengenali
behaviour dari sensor-sensor yang ada pada mesin.

Pertanyaan 3.2. Seperti apakah proses bisnis yang sudah berjalan? As-Is Process
Pola dan tips menjawab:
As-Is merupakan proses bisnis yang selama ini dilakukan yang memakan waktu
atau human resource banyak. Sebagian besar proses bisnis yang dilakukan masih
manual (human-intensive) sehingga memakan waktu yang cukup lama dan proses
yang Panjang sehingga solusi kita dibutuhkan untuk mensimplifikasi proses yang
sudah berjalan. Dapat dijelaskan terlebih dahulu kira-kira aktivitas apa saja yang
ada di dalam proses bisnis yang berlangsung, lalu digambarkan diagram flowchart
sederhana bagaimana proses tersebut dijalankan. Untuk aspek pengurangan
waktu (time cost reduction), bisa dijelaskan berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk proses manual tersebut.
Flowcart merupakan opsi menjawab. Jika tidak dapat menghasilkan flowchart,
minimal dapat menyebutkan aktivitas-aktivitas apa saja yang ada di dalamnya dan
berapa lama.
Contoh diagram flowchart:

3
Pertanyaan 3.3. Seperti apakah proses bisnis yang akan dipropose dengan solusi
ini? To-Be Process
Pola dan tips menjawab:
To-Be merupakan proses bisnis yang akan dilakukan dengan adanya solusi ini
untuk mengurangi waktu dan human resource sehingga lebih efisien. To-Be juga
merupakan workflow yang akan dijalankan oleh solusi yang diajukan. Dapat
dijelaskan terlebih dahulu kira-kira aktivitas apa saja yang ada di dalam proses
bisnis setelah solusi ini dijalankan, lalu digambarkan diagram flowchart sederhana
bagaimana proses tersebut dijalankan. Untuk aspek pengurangan waktu (time cost
reduction), bisa dijelaskan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proses
tersebut.
Flowcart merupakan opsi menjawab. Jika tidak dapat menghasilkan flowchart,
minimal dapat menyebutkan aktivitas-aktivitas apa saja yang ada di dalamnya dan
berapa lama.
Contoh diagram flowchart:

Pertanyaan 3.5 Bagaimana struktur dari solusi yang dipropose?

Pola dan tips menjawab:
Dapat dijelaskan lebih lanjut struktur dari solusi yang diajukan. Biasanya industri
akan melihat infrastruktur seperti apa dari solusi tersebut. Kita bisa menjelaskan
dengan diagram flowchart seperti apa rangkaian alur dari data dari data source
yang kemudian diolah oleh model dan model menghasilkan output prediksi yang
dapat disimpan dalam Database. Lalu output ini akan ditunjukan kepada user
melalui User Interface (UI) misaknya Dashboard atau Web App.
Flowchart dapat menggunakan template yang sudah dishare dalam PowerPoint
berjudul Template Solution Infrastructure Simpel.pptx. Silahkan dimodifikasi.

4
Pertanyaan 3.4. Bagaimana solusi ini akan digunakan oleh business user?
Pola dan tips menjawab:
Pertanyaan ini dapat dijawab dengan singkat apa User Interface (UI) yang akan
digunakan oleh user sehingga user dapat mengonsumsi hasil prediksi yang
diberikan oleh algoritma solusi yang akan dibuat. UI dapat berupa dashboard atau
web application. Sebaiknya juga menjelaskan singkat informasi apa yang akan
muncul pada dashboard atau web app tersebut.
Contoh:
Sebagai interface, kami akan mengembangkan dashboard untuk menampilkan
status dari sensor-sensor mesin serta menginformasikan peluang kegagalan
fungsi dari mesin-mesin yang ada.

4. Financial Benefit
Pertanyaan 4.1. Apa jenis financial benefit yang potensial dari solusi ini?
Pola dan tips menjawab:
Pertanyaan ini dapat dijawab dengan singkat apa jenis financial benefit yang
dihasilkan oleh solusi yang diajukan, kira-kira apa benefit yang cocok untuk proyek
yang dipilih. Ada 4 kategori besar financial benefit yang menjadi pola di industri
(dijelaskan pada Sesi Pengayaan IV).
Contoh:
Solusi yang kami kembangkan memiliki keuntungan finansial berupa downtime
cost avoidance.

Pertanyaan 4.2. Berapa estimasi benefit yang didapatkan?

Pola dan tips menjawab:
Bagian ini dapat dijawab sesuai dengan kemampuan masing-masing kelompok.
Pada pertanyaan ini dapat membuat perhitungan yang sederhana untuk
menghitung financial benefit berdasarkan apa yang ditulis pada jawaban
pertanyaan sebelumnya. Dapat dengan cara memberikan estimasi tertentu
misalnya harga jual barang xxx di pasaran, dikalikan dengan berapa unit barang,
menghasilkan jumlah revenue yang didapatkan dari barang tersebut. Apabila
mengalami kesulitan dalam menghitung, dapat menyebutkan saja estimasi range
dari benefit yang diajukan.
Contoh:
Selama Q2 2023 (April-Juni 2023), terdapat 100 kejadian mesin yang mengalami
kegagalan fungsi. Target dari akurasi solusi yang akan dikembangkan adalah 95%,
artinya ada 95 dari 100 kejadian kegagalan fungsi yang dapat diprediksi benar
sehingga dapat dicegah. Sehingga, ada sebesar $570,000 downtime cost
reduction yang didapatkan.
5. Intangible Benefit

Pola dan tips menjawab:

5
 Intangible benefit merupakan benefit yang tidak dapat dikuantifikasi ke dalam mata
uang. Tidak ada standar khusus untuk intangible benefit untuk masing-masing
proyek atau solusi, tetapi bisa mengacu pada penjelasan saat Sesi Pengayaan II)

Contoh:
Solusi yang kami kembangkan memiliki beberapa intangible benefit sebagai
berikut:
• Proses identifikasi kegagalan fungsi mesin dan pemeliharaan yang
terautomasi dari yang sebelumnya masih manual dan memerlukan waktu
yang lama
• Dashboard memberikan informasi yang berguna bagi Divisi Pemeliharaan
dalam merencanakan proses maintenance dari mesin yang sedang
dioperasikan
• Hasil dari prediksi dapat diterima oleh user dalam waktu yang lebih cepat

6. Timeline Proyek
Pola dan tips menjawab:
Timeline memberikan rangkaian aktivitas yang akan dilakukan untuk
pengembangan solusi. Biasanya disajikan dalam bentuk Gantt Chart. Template
Gantt Chart sudah disediakan pada Template Timeline Project Management.pptx
Contoh:

7. Anggota Proyek

Nama Tanda tangan

8. Sign Off User

(TTD)

Nama Coach Yohanes Nuwara

(IT Project Manager) (Business Sponsor)