PROSEDUR SISTEM PENGADAAN ALAT TULIS KANTOR

PADA SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDRAL INDUSTRI

KIMIA,FARMASI DAN TEKSTIL DI KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Disusun guna memenuhi salah satu tugas akademik

Disusun oleh :
Cressentia Laksmita Paramacanti
2018420091

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS DARMA PERSADA
2022
 LEMBAR PENGESAHAN

Telah dipertahankan didepan majelis penguji PKL Universitas Darma Persada pada :
Hari/Tanggal :
Nama : Cressentia Laksmita Paramacanti
NIM : 2018420091
Jurusan : Akuntansi
Judul : “ Prosedur Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor Sekretariat
Direktorat Jendral Industri Kimia,Farmasi dan Tekstil Di
Kementerian Perindustrian”

Dinyatakan LULUS dengan nilai

PENGUJI

Dr. Atik Isniawati, S.E., Ak. M.Si Jombrik,SE.,MM.

( Pembimbing) ( Penguji)

Mengetahui

Dr. Atik Isniawati, S.E., Ak. M.Si

(Ketua Jurusan Akuntansi)

i
 LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN PKL

PROSEDUR SISTEM PENGADAAN ALAT TULIS KANTOR

PADA SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDRAL INDUSTRI
KIMIA,FARMASI DAN TEKSTIL DI KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

Oleh :

Cressentia Laksmita Paramacanti

2018420091

Menyetujui

Sekretaris Direktorat Jenderal Pembimbing PKL

(Sri Hastuti Nawaningsih,SE,M.Si) (Dr. Atik Isniawati, S.E., Ak. M.Si)

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, karunia
serta hidayah-Nya. Sehingga penulis mampu menyelesaikan laporan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) yang berjudul “Prosedur Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor
Sekretariat Direktorat Jendral Industri Kimia,Farmasi dan Tekstil Di
Kementerian Perindustrian”

” Laporan PKL ini merupakan tugas wajib yang harus diselesaikan oleh mahasiswa
Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Darma Persada. Penulis
menyadari bahwa penyusunan PKL ini tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan dan
dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis
menyampaikan ucapan terima kasih kepada yang terhormat :

1. Ibu Sri Hastuti Nawaningsih, SE, M.Si selaku Sekretaris Direktorat Jenderal
Industri Kimia,Farmasi dan Tekstil
2. Bapak Muhammad Zainal, S.Kom selaku Kabagum Setditjen IKFT, sebagai
pimpinan di bagian umum, yang telah memberikan masukan dalam
pelaksanaan PKL.
3. Bapak Musa , yang telah membantu penulis dalam pelaksanaan PKL
4. Seluruh karyawan Sesditjen IKFT Kementerian Perindustrian yang telah
memberikan ijin dan atas bimbingannya sehingga penulis dapat melaksanakan
PKL.
5. Ibu Dr. Atik Isniawati, S.E., Ak. M.Si selaku dosen pembimbing PKL
Program Studi Akuntansi Falkutas Ekonomi Universitas Darma Persada.
6. Ibu Dr. Atik Isniawati, S.E., Ak. M.Si selaku Ketua Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Darma Persada.
7. Bapak Mu’man Nuryana, Ph.D. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Darma Persada.

iii
 8. Kedua orang tua tercinta, dan teman-teman yang memberikan dukungan dan
memotivasi sehingga laporan ini selesai dengan baik.

Demikian penulis menyadari atas ketidaksempurnaan penyusunan Laporan

Praktek Kerja Lapangan (PKL). Namun, penulis tetap berharap laporan ini akan
memberikan mamfaat bagi para pembaca. Demi kemajuan penulis, penulis juga
mengharapkan adanya masukan berupa kritik atau saran yang berguna.

Jakarta, 3 Februari 2022

Penulis

Cressentia Laksmita Paramacanti

iv
 DAFTAR ISI

Halaman
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PKL....................................................i
KATA PENGANTAR…………………………………………………………..iii
DAFTAR ISI………………………………………………………………….…v
DAFTAR TABEL………………………………………………………………vii
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………….……...viii
DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………….…ix

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………….. 1
A. Latar Belakang…………………………………………............... 1
B. Tujuan Kegiatan Praktek Kerja Lapangan………………………. 2
C. Mamfaat Kegiatan Praktek Kerja Lapangan…………………….. 2

BAB II LANDASAN TEORI……………………………………………… 4

A. Menurut Para Ahli……………………………………………… 4
B. Sistem Pengadaan Barang/Jasa………………………………… 6
C. Komponen yang Terkait Sistem Pengadaan ATK……………… 6

BAB III HASIL KEGIATAN……………………………………………… 11

A. Gambaran Umum………………………………………………. 11
B. Sejarah dan Perkembangan…………………………………….. 11
C. Jadwal Kegiatan…..……………………………………………..17
D. Deskripsi Pekerjaan…………...………………………………...17
E. Bentuk Fasilitas Yang Diberikan………………………………..18

v
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN……………………………… 19
A. Analisa antara Teori dan Praktek…………………………….. 19
B. Gap antara Teori dan Prkatek………………………………….21
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN………………………………….. 22
A. Kesimpulan…………………………………………………… 22
B. Saran………………………………………………………….. 22

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………. 23
LAMPIRAN…………………………………………………………………… 24

vi
 DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Analisa Gap Antara Teori dan Praktek………………………............... 27

vii
 DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3.1 Struktur Organisasi………………………………………………….. 13
Gambar 3.2 Diagram Prosedur Sistem Pengadaan ATK………………………… .14
Gambar 3.3 Gedung Ditjen IKFT Kemenperin……………………………………17

viii
 DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Surat Keterangan PKL……………………………………………….25
Lampiran 2 Daftar Nilai PKL……………………………………………………..26
Lampiran 3 Sertifikat PKL………………………………………………………..27
Lampiran 4 Daftar Kegiatan………………………………………………………28
Lampiran 5 Dokumentasi PKL……………………………………………………33
Lampiran 6 Daftar Bimbingan PKL……………………………………….……...34
Lampiran 7 Lembar Persetujuan Laporan PKL…………………………………...35

ix
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut Pengadaan
Barang/Jasa adalah kegiatan Peirgadaan Barang/Jasa oleh
Kementerian,Lembaga.Perangkat Daerah yang dibiayai, oleh APBN/APBD yang
prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima ,hasil
pekerjaan. ( Peraturan Presiden No.12 Tahun 2021).
Pada suatu instansi pemerintah atau perusahaan swasta pengadaan barang/jasa
sangat mempengaruhi proses jalannya suatu instansi swasta maupun pemerintah
dan keberhasilan suatu perusahaan. Untuk mendapatkan suatu barang atau jasa hasil
yang maksimal harus melalui pengadaan barang terlebih dahulu. Peraturan Presiden
No 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang dan Jasa pemerintah pengganti
Peraturan Presiden yang lama yaitu Peraturan Presiden No 16 Tahun 2018 tentang
pedoman tata cara pengadaan barang/jasa pemerintah, merupakan upaya untuk
membangun kembali landasan implementasi kebijakan pengadaan barang
pemerintah sebagai untuk meningkatkan efisiensi, semangat berkompetisi serta
pemberdayaan masyarakat yang profesional.
( Peraturan Presiden No.16 Tahun 2018).
Suatu instansi baik di pemerintahan atau swasta pasti memiliki harta kekayaan
yang berupa barang-barang inventaris. Barang yang digunakan untuk
menyelesaikan dan menunjang pekerjaan yang ada di dalam suatu instansi atau
lembaga tersebut.( Intruksi Presiden Nomor 10 Tahun 2016)
Alat Tulis Kantor (ATK) adalah sarana penunjang yang mempunyai peranan
vital didalam berjalanya suatu fungsi administrasi perusahaan. Bagian Alat Tulis
kantor (ATK) merupakan faktor penting dalam kebutuhan pekerjaan perusahaan.
Oleh karenanya pengelolaan ATK haruslah mendapat perhatian khusus.

1
 Pengadaan alat tulis kantor merupakan salah satu bentuk sistem pengeluaran
kas yang mengatur tentang pedoman pengadaan barang dan jasa dalam Pemerintah.
Pengadaan barang dan jasa dalam Pemerintahan memerlukan pengeluaran kas yang
jumlahnya tidak tergolong sedikit, hal ini yang mengharuskan Direktrorat Jenderal
Industri Kimia,Farmasi dan Tekstil dalam memperhatikan pengendalian intern
dalam pengadaan alat tulis kantor agar tidak terjadi kecurangan, misalnya kesalahan
pencatatan, kekeliruan penulisan nominal, dan lain sebagainya.
Berdasarkan pada latar belakang di atas, maka dalam penulisan Laporan PKL
ini penulis mengambil judul “Prosedur Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor
Pada Direktorat Jenderal Industri Kimia,Farmasi dan Tekstil di Kementerian
Perindustrian”

B. Tujuan PKL
1. Tujuan Umum
Menambah wawasan pengalaman dan kesempatan kepada mahasiswa
melalui implementasi ilmu Ekonomi Manajemen maupun Akuntansi yang
diperoleh dari Perguruan Tinggi ke dalam Dunia Kerja.
2. Tujuan Khusus
a. Agar mahasiswa dapat mempraktekan ilmu yang yang diperoleh dari
Perguruan Tinggi ke dalam dunia kerja.
b. Mempersiapkan mahasiswa untuk memasuki dunia kerja.
c. Memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk menambah wawasan
pengetahuan sesuai dengan bidang ilmu ekonomi.
d. Meningkatkan kompentensi mahasiswa Fakultas Ekonomi.
C. Mamfaat PKL
1. Bagi Mahasiswa
a. Mahasiswa mendapat pengalaman dan keterampilan kerja pada suatu
instansi atau organisasi.

2
 b. Mahasiswa dapat mengetahui dan mempelajari lingkungan kerja yang
sebenarnya dalam suatu instansi atau organisasi.
c. Mahasiswa dapat membandingkan ilmu yang diperoleh di perkuliahan
dengan realisasi di dunia kerja secara langsung.
d. Mahasiswa mendapatkan tempat untuk mengimplementasikan ilmu
yang telah diperoleh diperkuliahan.
e. Mahasiswa mendapatkan bahan untuk penulisan skripsi
2. Bagi instansi atau organisasi
a. Instansi atau organisasi dapat menjalin kerjasama yang saling
menguntungkan baik dengan Falkutas Ekonomi maupu dengan
Progran Studi Manajemen dan Program Studi Akuntansi.
b. Instansi atau organisasi dapat memanfaatkan tenaga terdidik dalam
membantu penyelesaian tugas – tugas untuk kebutuhan di unit kerja
masing –masing.
c. Instansi atau organisasi mendapatkan masukan baru dari
perkembangan keilmuan yang dimiliki mahasiswa.
3. Bagi Fakultas dan Program Studi
a. Terbinanya jaringan kerjasama antara Fakultas Ekonomi dengan
Instansi atau organisasi tempat mahasiswa melaksanakan PKL.
b. Memperkenalkan Fakultas dan Program Studi kepada instansi atau
organiasi tempat mahasiswa melaksanakan PKL.
c. Mendapatkan masukan yang berguna untuk penyempurnaan
kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan lapangan kerja.
d. Fakultas dan Program Studi dapat meningkatkan kualitas lulusannya
melalui program PKL.

3
 BAB II
LANDASAN TEORI

A. Pengertian Menurut Ahli

Menurut Djahir dan Pratita (2015:6) mengemukakan bahwa “sistem adalah

kumpulan/grup dari subsistem/bagian/komponen apapun, baik fisik ataupun nonfisik
yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk
mencapai satu tujuan tertentu”. Sedangkan menurut Mulyadi (2016:4) menyatakan
bahwa “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu
untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. Selain itu menurut Hutahaean
(2015:2) mengemukakan bahwa “sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu”.

Berdasarkan literlatur diatas dapat disimpulkan sistem merupakan suatu

kumpulan komponen dari subsistem yang saling bekerja sama dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan untuk menghasilkan output dalam mencapai tujuan tertentu.

Berikutnya Mulyadi (2016:4) “prosedur adalah suatu urutan kegiatan

klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang”. Adapun Nikmah menyatakan (2017:75) “prosedur adalah urutan
kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan
cara seragam atau terpadu”. Selanjutnya menurut Rasto (2015:49) ”suatu prosedur
adalah seperangkat tindakan yang ditetapkan atau kejadian yang harus berlaku atau
berlangsung untukmencapai hasil tertentu”.

4
 Dari beberapa literlatur diatas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan
urutan dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh beberapa orang dalam satu
departemen atau lebih yang disusun sebagai penjamin adanya keseragaman perlakuan
terhadap transaksi yang terjadi berulang-ulang.

Pengadaan menurut Febriawati (2013:30) merupakan kegiatan untuk

merealisasikan kebutuhan yang telah ditetapkan dan disetujui anggarannya dalam
fungsi sebelumnya. Selanjutnya menurut Martono (2015:30) Pengadaan barang biasa
disebut dengan bagian purchasimg/procurement. Hal tersebut ada yang membedakan
fungsi purchasing (pembelian) sebagai membeli barang-barang kebutuhan
organisasi,sedangkan fungsi procurement (pengadaan) sebagai
membeli,menyewa,menukar, dan meminjam barang-barang untuk kebutuhan
organisasi. Meskipun demikian, memiliki fungsi,pekerjaan, dan tujuan yang mirip
yaitu menyediakan barang-barang kebutuhan perusahaan/organisasi (bahan
mentah,barang setengah jadi, maupun barang inventori yang berfungsi sebagai
peralatan pemeliharan) untuk mendukung kelancaran proses operasi di perusahaan.
Berikutnya menurut Siahaya (2013:1) pengadaan adalah upaya mendapatkan barang
dan jasa yang dibutuhkan yang dilakukan berdasarkan pemikiran yang logis dan
sistematis dan mengikuti norma dan etika yang berlaku sesuai metode dan
proses pengadaan barang dan jasa yang berlaku.

Bedasarkan literlatur diatas,dapat disimpulkan bahwa pengadaan adalah untuk

memperoleh barang dan jasa yang dilakukan secara sistematis sesuai metode dan
prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh
kegiatan.
Menurut Rachmawati (2016: 280), Alat tulis kantor adalah fasilitas atau
barang-barang yang ada didalam kantor baik langsung maupun tidak langsung yang
digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

5
B. Sistem Pengadaan Barang/Jasa
Sistem Pengadaan Barang/Jasa Menurut Perpres Nomor 12 Tahun 2021 pasal
1, pengadaan barang/jasa pemerintah merupakan kegiatan pengadaan barang yang
dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) atau Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), baik yang dilaksanakan secara swakelola
maupun oleh penyedia barang dan jasa. Terdapat beberapa metode pemilihan
penyedia barang/jasa pemerintahan yang dijelaskan dalam peraturan pokok
mengenai pengadaan barang/jasa yaitu Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021,
antara lain :
1. Metode Pelelangan Umum
Pelelangan umum merupakan metode pemilihan penyedia barang/jasa
lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia
barang/ jasa lainnya yang memenuhi syarat.
2. Metode Pelelangan Terbatas
Pelelangan terbatas merupakan pelelangan yang dilakukan jika pelelangan
umum sulit dilaksanakan karena penyedia barang/jasa yang mampu
mengerjakan diyakini terbatas dan pekerjaannya kompleks.
3. Metode Penunjukan Langsung
Penunjukan langsung merupakan metode pemilihan penyedia barang/jasa
dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) penyediabarang/jasa.
4. Metode Pengadaan Langsung
Pengadaan langsung merupakan pengadaan barang/ jasa, tanpa melalui
pelelangan/seleksi/penunjukan langsung.
C. Komponen yang Terkait Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor
1. Fungsi
Menurut Mulyadi (2016:244), fungsi yang terkait dalam sistem
pengadaan atau pembelian barang/jasa adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang memiliki tanggung jawab dalam membuat dan
mengajukan surat permintaan pembelian jika persediaan di gudang
mencapai jumlah minimum. Permintaan pembelian yang telah

6
 diajukan harus sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang,
untuk memudahkan penyimpanan oleh fungsi penyimpanan.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk mendapatkan
informasi mengenai harga barang dari pemasok yang dipilih. Setelah
mendapatkan pemasok sesuai dengan kriteria dan harga barang yang
diinginkan, fungsi pembelian akan membuat surat order pembelian
yang kemudian dikirim ke pemasok yang telah dipilih.
c. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan barang dagang memiliki wewenang dalam
menerima barang dan melakukan pemeriksaan terhadap barang-barang
yang telah diterima dari pemasok seperti jenis, jumlah maupun
kualitas barang. Guna untuk menentukan apakah barang yang tersebut
sudah sesuai dengan formulir surat order pembelian yang telah
diajukan
d. Fungsi Akuntansi
Pada sistem akuntansi pembelian, Fungsi akuntansi bertanggung
jawab dalam fungsi pencatatan persediaan dan fungsi pencatatan
utang. Fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab dalam
mencatat harga pokok persediaan ke dalam kartu utang sedangkan
fungsi pencatatan utang bertanggung jawab dalam mencatat transaksi
pembelian ke dalam register kas keluar kemudian mengarsip dokumen
bukti kas keluar lalu di catat ke dalam buku pembantu utang.
2. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengadaan atau
pembelian barang/jasa menurut Mulyadi (2016 : 246) adalah sebagai
berikut:

7
 a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang
atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian
melakukan pembelian barang dengan jenis, mutu, dan jumlah
seperti dalam surat tersebut.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak bersifat terjadi berulangkali yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih.
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat
order pembelian.
e. Faktur Pembelian
Dokumen yang digunakan untuk merekam semua transaksi
pembelian bahan baku yang terjadi di perusahaan.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
pengadaan atau pembelian barang/jasa antara lain:
a. Registrasi Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher
payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah registrasi bukti kas keluar.

8
 b. Jurnal Pembelian
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
adalahcjurnal pembelian.
c. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account
payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat
utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan
utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang
berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar.
d. Kartu Persediaan
Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok
persediaan yang dibeli.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Pada prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok.
Pada prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh
informasi harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain.
c. Prosedur Order Pembelian
Pada prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan
kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan barang

9
 Pada prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis,kuantitas,mutu barang yang diterima dari
pemasok,dan kemudian membuat laporan penerimaan barang
untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencacatan Utang
Pada prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai
catatan utang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian
Pada prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari
transaksi pembelian untuk pembuatan laporan manajemen.

10
 BAB III

HASIL KEGIATAN

A. Gambaran Umum Kementerian Perindustrian

Kementerian Perindustrian adalah sebuah organisasi pemerintah yang
memiliki Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) melaksanakan pembinaan terhadap
Industri Negara di Republik Indonesia, lembaga pemerintah ini telah ada sejak tahun
1945. Berdirinya lembaga pemerintah ini tidak serta merta langsung menjadi
Kementerian seperti saat ini. Selama terbangunnya Kementerian Perindustrian
terdapat beberapa tahapan hingga menjadi seperti sekarang.

B. Sejarah dan Perkembangan Kementerian Perindustrian

Kementerian Perindustrian telah ada sejak awal Kabinet Republik
Indonesia I terbentuk pada 19 Agustus 1945 dengan sistem pemerintahan yang masih
menggunakan sistem Presidensil. Saat awal mula terbentuknya, Kementerian
Perindustrian bernama Kementerian Kemakmuran yang pada masa itu berada di
bawah kepemimpinan Ir. Soerachman Tjokroadisoerjo sampai masa jabatannya
berakhir pada 14 November 1945.
Setelah melalui pergantian panjang beberapa Kabinet yaitu Kabinet
Halim, Kabinet Natsir, Kabinet Wilopo, Kabinet Ali Sostroamidjojo II, Kabinet
Buoerhanuddin Harahap, Kabinet Karya, Kabinet Kerja, Kabinet Dwikora, Kabinet
Pembangunan, dan Kabinet Gotong Royong.
Pada Kabinet Indonesia Bersatu Jilid I yang berada di bawah
kepemimpinan Presiden Susilo Bambang Yudhoyono, Departemen Perindustrian dan
Perdagangan dipecah menjadi 2 departemen berbeda yaitu Departemen Perindustrian
yang dijabat oleh Dr. Ir. Andung A. Nitimihardja sebagai Menteri Perindustrian dan

11
Departemen Perdagangan yang dijabat oleh Mari Elka Pangestu sebagai menteri
Perdagangan.

Setelah itu, terjadi perombakan Kabinet Indonesia Bersatu Jilid II yang

berada di bawah kepemimpinan Presiden RI Susilo Bambang Yudhoyono dan Wakil
Presiden Boediono, Departemen Perindustrian diubah menjadi Kementerian
Perindustrian dan dipimpin oleh Mohamad S. Hidayat sebagai Menteri Perindustrian.

1. Visi & Misi Kementerian Perindustrian

Visi
Pembangunan industri nasional adalah Indonesia menjadi Negara
Industri Tangguh. Industri tangguh bercirikan :
1. Struktur industri nasional yang kuat, dalam, sehat dan berkeadilan.
2. Industri yang berdaya saing tinggi di tingkat global dan
3. Industri yang berbasis inovasi dan teknologi.

Misi
Dalam rangka mewujudkan visi tersebut, pembangunan industri
nasional mengemban misi sebagai berikut :
1. Meningkatkan peran industri nasional sebagai pilar dan penggerak
perekonomian nasional.
2. Memperkuat dan memperdalam struktur industri nasional.
3. Meningkatkan industri yang mandiri, berdaya saing, dan maju,
serta industri hijau.
4. Menjamin kepastian berusaha, persaingan yang sehat, serta
mencegah pemusatan atau penguasaan industri oleh satu kelompok
atau perseorangan yang merugikan masyarakat.
5. Membuka kesempatan berusaha dan perluasan kesempatan kerja.

12
 6. Meningkatkan persebaran pembangunan industri ke seluruh
wilayah Indonesia guna memperkuat dan memperkukuh ketahanan
nasional dan
7. Meningkatkan kemakmuran dan kesejahteraan masyarakat secara
berkeadilan.
2. Struktur Organisasi Sekretariat Ditjen IKFT

Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap

bagian maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam
menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Struktur oraganisasi dapat menggambarkan
secara jelas pemisahan kegiatan dari pekerjaan antara yang satu dengan kegiatan yang
lainnya. Didalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan antara
wewenang atau tanggungjawaban kepada siapa, sehingga terdapat suatu pertanggung
jawaban apa yang akan dikerjakan.

Sumber : Direktorat Jenderal IKFT

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Dari gambar struktur organisasi tersebut dapat dijelaskan bahwa Sekretariat

Direktorat Jenderal IKFT terdiri atas:

13
 1. Bagian Program,Evaluasi,dan Pelaporan
2. Bagian Hukum, dan Kerjasama
3. Bagian Keuangan
4. Bagian Kepegawaian dan Umum
Bagian Kepegawaian dan Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan
kepegawaian dan manajemen kinerja pegawai, organisasi dan tata laksana, rumah
tangga, perlengkapan,dan tata usaha.

Sub Bagian Kepegawaian dan Umum terdiri atas:

1. Subbagian Kepegawaian mempunyai tugas melakukan urusan

kepegawain dan manajemen kinerja pegawai.
2. Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan mempunyai tugas
melakukan urusan rumah tangga dan perlengkapan direktorat
jenderal.
3. Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan tata
usaha.
3. Diagram Prosedur Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor
Pada pembahasan ini penulis akan menjelaskan bagaimana
pelaksanaan prosesur sistem pengadaan barang alat tulis kantor di Direktorat
Jenderal IKFT Kementerian Perindustrian.
Adapun alur pelaksaan prosedur pengadaan barang alat tulis kantor di
Direktorat Jenderal IKFT Kementerian Perindustrian sebagai berikut:

14
 Sumber : Ditulis oleh penulis
Gambar 3.2 Diagram
a. Pemintaan Barang
 Pejabat Pembuat Komitmen menunjuk Pejabat Pengadaan untuk
melakukan pengadaan barang.
 Pejabat Pembuat Komitmen membuat Surat Perintah Kerja yang
ditujukan kepada Pejabat Pengadaan
b. Persiapan Pengadaan
 Pejabat Pengadaan mencari info tentang penyedia barang dari
berbagai sumber.
c. Persiapan Pemilihan
 Pejabat Pengadaan mulai menyusun Rencana Kerja dan Syarat
(RKS) dan Harga Perkiraan Sendiri serta mengundang para
penyedia barang.
d. Proses Pemilihan
 Pejabat Pengadaan melakukan negoisasi teknis mengenai harga
dan kualitas barang yang akan dibeli hingga mencapai
kesepakatan.
e. Kesepakatan Pembelian Barang
 Setelah terjadi kesepakatan.
 Pejabat Pengadaan memberitahu Pejabat Pembuat Komitmen
mengenai penyedia barang yang telah dipilih.
 Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara pengadaan penyedia
barang dan mengirimkan kepada Tim Pemeriksa.
f. Penerimaan Barang
 Tim Pemeriksa menerima Berita Acara Pengadaan penyedia
barang.
g. Pengecekan Barang

15
  Tim Pemeriksa memeriksa barang yang sudah dibeli lalu
mengecek kuantitas dan kualitas barang.
 Tim Pemeriksa membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang yang
akan diberikan kepada Bagian Perlengkapan.

h. Penyimpanan Barang
 Bagian Perlengkapan menerima Berita Acara Pemeriksaan Barang
yang disertai barang yang telah dibeli lalu menyimpannya di
gudang.
 Bagian Perlengkapan membuat Berita Acara Penyimpanan Barang.
 Bagian Perlengkapan mengumpulkan berkas berupa Surat Perintah
Kerja dan Berita Acara penyimpanan barang.
i. Permintaan Pembayaran
 Bagian Perlengkapan membuat Surat Perintah Membayar yang
ditandatangani Pejabat Pembuat Komitmen dan Penyedia Barang.
 Sub Bagian Keuangan meneliti kelengkapan berkas dan
membubuhkan cap, tanggal dan nomor diterima
j. Pembayaran
 Sub Bagian Keuangan membuat Surat Perintah Pencairan Dana
yang akan digunakan oleh Bank BRI untuk menyetorkan dana ke
pihak penyedia barang.
b. Tempat dan Waktu
Penulis telah melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Kantor
Kementerian Perindustrian. Waktu Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan selama 3
(tiga) bulan. Terhitung dari tanggal 1 September 2021 s.d. 30 November 2021.
Berikut adalah data lembaga tempat pelaksaan Praktek Kerja Lapangan dilakukan:
Alamat : Jl. Gatot Subroto No.Kav No. 52-53,
RT.001/RW.004, Kuningan Timur,
Kecamatan Setiabudi, Kota Jakarta

16
 Selatan, Daerah Khusus Ibukota
Jakarta 12950
Telp : (021) 5255509.

Website : https://kemenperin.go.id

Berikut gambar Kantor Kementerian Perindustrian :

Sumber : Direktorat Jenderal IKFT

Gambar 3.3 Gedung Kantor Kementerian Perindustrian

C. Jadwal Kegiatan
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilakukan dari hari Senin
sampai hari Kamis, dengan jadwal sebagai berikut :
Senin - Kamis : Pukul 08.00 s.d. 16.00 WIB.
D. Deskripsi Pekerjaan
Selama melakukan Praktek Kerja Lapangan di Kantor Kementerian
Perindustrian Direktorat Jenderal IKFT, penulis ditempatkan di bagian Keuangan.
Adapun aktivitas yang saya kerjakan selama magang berlangsung sebagai berikut :
1. Menginput data barang
2. Mengarsipkan SPM
3. Mengscan Dokumen
4. Membuat Rancangan Anggaran Barang
5. Membuat Kontrak Pengadaan Barang ATK
6. Menfotocopy Dokumen

17
 E. Bentuk Fasilitas yang Diberikan
Selama menjalankan Praktek Lapangan Kerja mahasiswa di fasilitasi
oleh Direktorat Jenderal IKFT Kementerian Perindustrian sebagai berikut :
1. Ruangan ber-AC
2. Kursi,meja,komputer seperti karyawan lain
3. Jaringan internet
4. Uang Saku
5. Mahasiswa mendapatkan surat sertifikasi bahwa mahasiswa
yang bersangkutan telah selesai PKL di Direktorat Jenderal
IKFT Kementerian Perindustrian.

18
 BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN

A. Analisa dan Pembahasan Antara Teori dan Praktek

Laporan ini penulis menganalisa tentang analisis Prosedur Sistem Pengadaan
Alat tulis Kantor pada Direktorat Jenderal Industri Kimia, Farmasi,Tekstil di
Kementerian Perindustrian dalam pelaksanaan pengadaan alat tulis kantor dengan
Metode Pengadaan Langsung ini bepedoman pada Peraturan Presiden Nomor 12
Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, penulis melakukan analisis
dengan membandingkan antara Prosedur Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor secara
teoritis dan praktek. Adapun perbandingan yang terdapat antara prosedur sistem
pengadaan alat tulis kantor pada instansi sebagai berikut :
a. Prosedur Pemintaan Pembelian
Berdasarkan teori bagian gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat permintaan pembelian. Pada prakteknya
pengadaan barang di Ditjen IKFT bagian gudang mengecek barang
yang sudah habis lalu mengajukan permintaan pembelian barang dan
mengisi formulir surat permintaan barang .
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Berdasarkan teori pada bagian pembelian mengirim surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi
harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain. Sama halnya

19
 pada prakteknya Pejabat Pengadaan mulai menyusun Rencana Kerja
dan Syarat (RKS) dan Harga Perkiraan Sendiri serta mengundang para
penyedia barang.
c. Prosedur Order Pembelian
Berdasarkan teori bagian pembelian mengirim surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
organisasi lain dalam perusahaan. Begitupun dengan prakteknya
Pejabat Pengadaan melakukan negoisasi teknis mengenai harga dan
kualitas barang yang akan dibeli hingga mencapai kesepakatan.
d. Prosedur Penerimaan barang
Berdasarkan teori bagian penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis,kuantitas,mutu barang yang diterima dari pemasok,dan
kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
penerimaan barang dari pemasok tersebut. Sama halnya dengan
prakteknya Tim Pemeriksa menerima Berita Acara Pengadaan
penyedia barang beserta barang yang dibeli lalu memeriksa kuantitas
dan kualitasnya lalu membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang. Pada
Bagian Perlengkapan menerima Berita Acara Pemeriksaan Barang
yang disertai barang yang telah dibeli lalu menyimpannya di gudang
lalu membuat Berita Acara Penyimpanan Barang.
e. Prosedur Pencacatan Utang
Berdasarkan teori bagian akuntansi memeriksa dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan
utang. Pada prakteknya bagian keuangan meneliti kelengkapan berkas
dan membubuhkan cap, tanggal dan nomor diterima.
f. Prosedur Distribusi Pembelian
Berdasarkan teori prosedur ini meliputi distribusi rekening yang
didebit dari transaksi pembelian untuk pembuatan laporan manajemen.

20
 Begitupun dengan prakteknya bagian keuangan Surat Perintah
Pencairan Dana yang akan digunakan oleh Bank BRI untuk
menyetorkan dana ke pihak penyedia barang.

B. Temuan GAP Antara Teori dan Praktek

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang penulis lakukan di
Ditjen IKFT, maka penulis menyimpulkan bahwa adanya beberapa permasalahan
berkaitan dengan prosedur sistem pengadaan barang alat tulis kantor yang akan
diuraikan dengan tabel sebagai berikut:

Teori Praktek GAP Penyebab

Prosedur sistem Pengiriman 1. proses Terjadinya

pengadaan dokumen pengiriman keterlambatan
barang alat tulis untuk dokumen pengesahan
kantor ini pembelian tertunda dokumen
dilaksanakan barang 2. pengiriman kontrak
per tiga bulan mengalami dokumen pembelian
dalam setahun keterlambatan pembelian barang dari
dokumen yang barang pihak PPK dan
penunjang seharusnya terlambat dokumen
untuk dikirim satu dari waktu tersebut yang
pembelian alat bulan sebelum yang harus diketik
tulis kantor. pembelian ditentukan secara manual
Dokumen menjadi dua yaitu satu dan memakan
tersebut harus minggu bulan waktu yang
selesai satu sebelum sebelum lama, sehingga
bulan sebelum pembelian pembelian terjadinya
pembelian. dilakukan keterlambatan
pengiriman

21
 dokumen
kontrak
pembelian

Tabel 4.1
Temuan GAP Antara Teori dan Praktek

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Setiap perusahaan selalu membeli alat tulis kantor untuk penunjang
kegiatan operasionalnya, pembelian alat tulis kantor ini sangat penting bagi
Direktorat Jenderal Industri Kimia,Farmasi dan Tekstil.
Setelah penulis melakukan kegiatan PKL di Direktorat Jenderal Industri
Kimia,Farmasi dan Tekstil, berdasarkan uraian mengenai prosedur pengadaan barang
alat tulis kantor, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa pada prosedur sistem
pengadaan alat tulis kantor sudah berjalan baik, namum masih terdapat kendala yaitu
Pengiriman dokumen untuk pembelian barang mengalami keterlabatan yang
seharusnya dikirim satu bulan sebelum pembelian. Hal tersebut disebabkan kontrak
tersebut yang harus diketik secara manual dan memakan waktu yang lama.

B. Saran
Berdasarkan kondisi yang ada pada kegiatan proses pengadaan barang
alat tulis kantor di Direktorat Jenderal IKFT, penulis menyarankan diperlukan adanya
penentuan batas waktu dalam setiap pelaksanaan tugas masing-masing fungsi
sehingga tidak menghambat pelaksanaannya tugas pada fungsi berikutnya.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Djahir, Yulia dan Dewi Pratita. 2015. Bahan Ajar Sistem Informasi Manajemen,
Yogyakarta : Deepublish.

Intruksi Presiden Nomor 10 Tahun 2016

Jeperson Hutahaean. 2015. Konsep Sistem Informasi, Yogyakarta :

CV.Budi Utama

Mulyadi. (2016). Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat.

Rifka R.N., 2017, Step by Step Lancar Membuat SOP, Depok : Huta Publisher

Rasto. 2015, Manajemen Perkantoran Paradigma Baru,

Bandung : CV. ALFABET

Siahaya, Willem. 2013. Manajemen Pengadaan Procurement Management.

Bandung: CV Alfabeta

Peraturan Presiden No.16 Tahun 2018

Peraturan Presiden No.12 Tahun 2021

23
LAMPIRAN

24
Lampiran 1 Surat Keterangan Selesai PKL

25
Lampiran 2 Daftar Nilai PKL

26
Lampiran 3 Sertifikat PKL

27
Lampiran 4 Daftar Kegiatan

28
29
30
31
32
33
Lampiran 5 Dokumentasi PKL

34
Lampiran 6 Daftar Bimbingan PKL

35
Lampiran 7 Lembar Persetujuan Laporan PKL

36