TUGAS KELOMPOK MATA LATSAR KOMITMEN MUTU

I. SOAL :
Cari 1 lingkup instansi yang dapat dijadikan sebagai Role Model, didasarkan pada
penerapan nilai-nilai dasar komitmen mutu.
1. Nilai-nilai komitmen mutu apa yang telah diaktualisasikan saat memberikan pelayanan?
2. Apa tantangan yang dihadapi dalam mengaktualisasikan nili-nilai mutu tersebut dalam
memberikan pelayanan?
3. Bagaimana caranya mengatasi tantangan tersebut?

II. PEMBAHASAN
Organisasi Perangkat Daerah (OPD) :
DINAS ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

Sebelum melakukan pembahsaan terkait kualitas mutu pelayanan di dinas kependudukan

dan pencatatan sipil kab. Fakfak, perlu kita ketahui bagaimana standar pelayanan yang
diterapkan untuk melakukan pelayanan. Layanan publik yang dilakukan dinas kependudukan
dan pencatatan sipil meliputi pelayanan perekaman/pembuatan e-ktp, kartu keluarga, akta
kelahiran, akta kematian, permohonan skpwni, skppln, dan lain lain. Pada kesempatan ini kami
memilih salah satu contoh kegiatan pelayanan yang dilakukan di dinas kependudukan dan
pencatatan sipil, yakni pelayanan perekaman e-ktp. Pola pelayanan perekaman e-ktp ini dapat
dianggap mewakili pola perekaman dokumen kependudukan lainnya.
Sebelum melakukan/menilai mutu pelayanan, perlu kita ketahui standar pelayanan yang
dilakukan untuk melakukan pelayanan perekaman e-ktp hingga pada penerbitan ktp tersebut,
berikut adalah kegiatan/standar kegiatan pelayanan yang dilakukan :
1. Menerima permohonan penerbitan ktp-el
2. Meneliti kelengkapan berkas permohonan ktp-el
3. Merekam data pemohon ktp-el
4. Memverifikasi dan memberikan paraf pada berkas permohonan
5. Mencetak ktp-el
6. Memverifikasi hasil cetakan dan mengkonfirmasi data bermasalah serta memberikan
paraf pada arsip berkas permohonan ktp-el
7. Memverifikasi hasil cetakan dan memberikan paraf pada arsip berkas permohonan ktp-
el
8. Memverifikasi hasil cetakan dan memberikan paraf pada arsip berkas permohonan ktp-
el
9. Membuat tanda terima / rekap hasil cetak ktp-el sebelum diserahkan ke pemohon
10. Menyerahkan ktp-el kepada pemohon
 Dari tahapan kegiatan diatas yang merupakan standar pelayanan yang dilakukan oleh
dinas kependudukan dan pencatatan sipil, dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten
fakfak sudah atau telah melaksanakan standar pelayanan yang ditetapkan tersebut,. Dalam
melakukan kegiatan tersebut dikaitkan dengan mutu kualitas pelayanan, hasil pengamatan
kami adalah sebagai berikut :
1. NILAI-NILAI KOMITMEN MUTU YANG YANG TELAH DIAKTUALISASIKAN
A. Efisiensi dan efektifitas
Pelayanan yang dilakukan oleh dinas kependudukan dan pencatatan sipil
kabupaten fakfak sudah berlangsung efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan pelayanan
yang dilakukan secara terpusat di kantor dinas, menggunakan sistem perekaman
hingga pencetakan dokumen administrasi digital dan jika tidak terdapat persoalan
(gangguan jaringan,kehadiran operator admnistrasi) maka dokumen kependudukan
sudah bisa langsung diterima oleh masyarakat pada hari tersebut.
B. Mutu pelayanan.
Output pelayanan yang berikan sudah menunjukan kualitas yang baik dikarenakan
asn yang melayani sudah memahami prosedur teknis pelayanan dokumen
kependudukan dan setiap warga masyarakat diberikan pola pelayanan yang sama,
mendapatkan hasil berupa dokumen kependudukan yang formal dan dapat digunakan
untuk semua kebutuhan atau kepentingan masyarakat.
C. Adaptif dan responsif.
Asn yang melakukan pelayanan terhadap masyarakat terlihat sudah adaptif
menghadapi berbagai macam masyarakat yang datang dari berbagai tempat dan latar
belakang, contohnya ketika terdapat masyarakat yang datang dengan kondisi
penyandang disabilitas, maka asn yang melayani tampak responsif dan dapat
menyesuaikan cara memberikan pelayanan. Begitupun dengan melayani masyarakat
lainnya, terlihat asn yang melakukan pelayanan sudah tampak responsif ketika
menyambut masyarakat dan siap melakukan pelayanan yang disesuaikan dengan
kepentingan atau kebutuhan masyarakat yang datang untuk mendapatkan dokumen
kependudukan.
D. Perbaikan berkelanjutan
Evaluasi selalu dilakukan, di kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Fakfak, salah satunya dengann menyediakan kotak saran dan masukan
yang digunakan untuk menjadi dasar evaluasi perbaikan pelayanan ke depannya.

Disamping itu, perilaku layanan prima yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Fakfak terus dilakukan dn ditingkatkan. Hal ini terlihat dari sikap-
sikap ASN di Dinas terkait dalam melayani masyarakat seperti :
 - Menyapa dengan dan menanyakan dengan ramah kebutuhan masyarakat
- Mendengar dengan sabar dan aktif penyampaian keperluan dari masyarakat
- Penampilan yang rapi
- Menerangkan persyaratan dan hal hal yang akan dilakukan
- Berusaha secepat mungkin untuk melayani keperluan masyarakat disesuaikan dengan
kebutuhan masyarakat (selama jaringan server tidak mengalami gangguan)

2. TANTANGAN YANG DIHADAPI DALAM MENGAKTUALISASIKAN NILI-NILAI MUTU

Menurut hasil pengamatan kami, terdapat beberapa hal yang secara umum terjadi
pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil dalam mengaktualisasikan nili-nilai mutu
pelayanan. Beberapa diantara adalah sebagai berikut :
A. Secara internal :
- Jumlah operator (adb,perekaman e-ktp, kia, dll) masih kurang, sehingga akselerasi
pelayanan seringkali terganggu (lamban) ketika jumlah masyarakat yang datang
banyak, dengan kebutuhan dokumen yang beragam jenis
- Jaringan/server yang terkadang mengalami gangguan. Meski jarang terjadi namun
hal ini juga merupakan salah satu masalah yang dapat memperlambat kegiatan
pelayanan karena hampir semua pelayanan pembuatan dokumen kependudukan
sudah menggunakan sistem online.
B. Secara ekternal,
- Pola sikap masyarakat yang terkadang tidak sabar untuk mengantri untuk
mendapatkan pelayanan
- Masyarakat masih kurang memahami pentingnya dokumen kependudukan
- Jarak antara distrik-distrik dan ibukota kabupaten sebagai pusat pelayanan sangat
jauh
- Kurangnya pemahaman masyarakat tentang pentingnya akta perkawinan dan akta
kelahiran
- Rendahnya kesadaran masyarakat untuk tertib administrasi kependudukan

3. CARA MENGHADAPI TANTANGAN

Dalam rangka peningkatan mutu kualitas pelayanan, dinas kependudukan dan
pencatatan sipil melakukan in0vasi-inovasi untuk menjawab tantangan-tangan yang
dihadapi, adapun inovasi-inovasi yang dilakukan adalah sebagai berikut.
- Memaksimalkan program semedi (sehari mesti jadi)
Terus mengoptimalkan waktu pelayanan, rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pelayanan adalah 1 hari.
- Perkasa (pencanangan kampung sadar administrasi kependudukan)
- Pelampung daper (pelayanan kampung di daerah perbatasan)
- Jebol ppkpl (jemput bola pelayanan perekaman ktp el di lembaga
permasyarakatan)
- Penikmat (pelayanan nikah massal di kampung-kampung bagi masyarakat yang
beragama kristen)
- Pedang (pelayanan sidang isbat nikah massal bagi penduduk yang beragama
islam)
- Penandatanganan dokumen kependudukan menggunakan tte (tandatangan
elektronik). Cukup dengan kadis memasukan password dimanapun dan kapan pun
tanpa harus menggunakan bolpen. Dokumen sudah bisa dicetak dimana saja
(selama ada jaringan internet).