Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

com

Bab 13 Membangun Sistem Informasi 495

Bisnis
Masalah

• Proses manual yang tidak efisien

• Pilih sistem
• Unit pelaporan organisasi
larutan Pengelolaan baru
• Memantau proyek • Sistem warisan kuno

• Desain ulang
keuangan
pelaporan Informasi Bisnis
proses Organisasi Sistem Larutan
• Mengubah
keuangan Perencanaan dan • Menghemat waktu
pelaporan Sistem Konsolidasi
struktur • Kurangi biaya
• Menyediakan pelaporan oleh pabrik
dan pusat laba
• SAP BPC
• SAP ERP Teknologi
• Plug-in
• Skrip khusus

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dipikirkan: Bagaimana sistem SAP BPC
Cameron yang baru memenuhi persyaratan informasinya? Seberapa besar sistem baru itu
mengubah cara Cameron menjalankan bisnisnya?

13-1 Bagaimana membangun sistem baru menghasilkan

perubahan organisasi?
Membangun sistem informasi baru adalah salah satu jenis perubahan organisasi yang
direncanakan. Pengenalan sistem informasi baru melibatkan lebih dari sekadar perangkat
keras dan perangkat lunak baru. Ini juga mencakup perubahan dalam pekerjaan,
keterampilan, manajemen, dan organisasi. Ketika kami merancang sistem informasi baru,
kami mendesain ulang organisasi. Pembangun sistem harus memahami bagaimana suatu
sistem akan mempengaruhi proses bisnis tertentu dan organisasi secara keseluruhan.

Pengembangan Sistem dan Perubahan Organisasi

Teknologi informasi dapat mempromosikan berbagai tingkat perubahan organisasi, mulai
dari inkremental hingga jauh jangkauannya. Gambar 13.1 menunjukkan empat jenis
perubahan struktural organisasi yang dimungkinkan oleh teknologi informasi: (1)
otomatisasi, (2) rasionalisasi, (3) desain ulang proses bisnis, dan (4) pergeseran paradigma.
Masing-masing membawa risiko dan imbalan yang berbeda.
Bentuk paling umum dari perubahan organisasi yang didukung TI adalah
otomatisasi. Aplikasi pertama dari teknologi informasi yang terlibat membantu
karyawan dengan melakukan tugas-tugas mereka lebih efisien dan efektif.
Menghitung gaji dan register penggajian, memberi teller bank akses cepat ke
catatan simpanan pelanggan, dan mengembangkan jaringan reservasi nasional
untuk agen tiket pesawat adalah contoh otomatisasi awal.
Bentuk perubahan organisasi yang lebih dalam—yang mengikuti dengan cepat dari
otomatisasi awal—adalah rasionalisasi prosedur. Otomasi sering mengungkapkan
hambatan baru dalam produksi dan membuat pengaturan yang ada untuk
496 Bagian Empat Membangun dan Mengelola Sistem

GAMBAR 13.1 PERUBAHAN ORGANISASI MEMBAWA RISIKO DAN HADIAH

Bentuk paling umum dari perubahan organisasi adalah otomatisasi dan rasionalisasi. Strategi yang relatif
bergerak lambat dan berubah lambat ini memberikan pengembalian yang sederhana tetapi risiko yang kecil.
Perubahan yang lebih cepat dan lebih komprehensif—seperti desain ulang dan perubahan paradigma—
membawa imbalan yang tinggi tetapi menawarkan peluang kegagalan yang besar.

Tinggi

Pergeseran paradigma

MEMPERTARUHKAN

Desain ulang

Rasionalisasi

Rendah

Otomatisasi

Rendah Tinggi

KEMBALI

prosedur dan struktur sangat rumit. Rasionalisasi prosedur adalah perampingan

prosedur operasi standar. Misalnya, sistem pelaporan keuangan Cameron
International yang baru efektif bukan hanya karena menggunakan teknologi
komputer tetapi juga karena perusahaan menyederhanakan proses bisnisnya
untuk fungsi ini. Lebih sedikit langkah manual yang diperlukan.
Rasionalisasi prosedur sering ditemukan dalam program-program untuk melakukan
serangkaian peningkatan kualitas yang berkelanjutan dalam produk, layanan, dan operasi,
seperti manajemen kualitas total (TQM) dan Six Sigma. Manajemen kualitas total (TQM)
menjadikan pencapaian kualitas sebagai tujuan itu sendiri dan tanggung jawab semua orang
dan fungsi dalam suatu organisasi. TQM berasal dari konsep yang dikembangkan oleh pakar
kualitas Amerika seperti W. Edwards Deming dan Joseph Juran, tetapi dipopulerkan oleh
organisasi Jepang.Six Sigma adalah ukuran kualitas yang spesifik, mewakili 3,4 cacat per
sejuta peluang. Sebagian besar perusahaan tidak dapat mencapai tingkat kualitas ini tetapi
menggunakan six sigma sebagai tujuan untuk mendorong program peningkatan kualitas
yang berkelanjutan.
Jenis perubahan organisasi yang lebih kuat adalah desain ulang proses bisnis, di mana
proses bisnis dianalisis, disederhanakan, dan didesain ulang. Desain ulang proses bisnis
mengatur ulang alur kerja, menggabungkan langkah-langkah untuk mengurangi
pemborosan dan menghilangkan tugas-tugas yang berulang dan membutuhkan banyak
kertas. (Kadang-kadang desain baru menghilangkan pekerjaan juga.) Ini jauh lebih ambisius
daripada rasionalisasi prosedur, membutuhkan visi baru tentang bagaimana proses harus
diatur. Sesi Interaktif tentang Organisasi menyajikan contoh lain.
Rasionalisasi prosedur dan mendesain ulang proses bisnis terbatas pada bagian-
bagian tertentu dari bisnis. Sistem informasi baru pada akhirnya dapat mempengaruhi
desain seluruh organisasi dengan mengubah cara organisasi menjalankan bisnisnya
atau bahkan sifat bisnisnya. Misalnya, perusahaan angkutan truk dan transportasi jarak
jauh Schneider National menggunakan sistem informasi baru untuk mengubah model
bisnisnya. Schneider membuat pengelolaan bisnis baru

SESI INTERAKTIF ORGANISASICarter Mendesain
Ulang Proses Bisnisnya
Carter's telah membangun bisnis besar dengan
mendandani anak-anak kecil dan Anda mungkin memakai
beberapa produknya ketika Anda tumbuh dewasa.
Perusahaan ini adalah pemasar pakaian bermerek AS
terbesar khusus untuk bayi dan anak kecil, dan termasuk
merek OshKosh B'gosh. Barang dagangan Carter dijual
secara online, di lebih dari 1.000 toko perusahaan di
Amerika Serikat dan Kanada, dan di 18.000 department
store dan toko khusus. Perusahaan ini memiliki
pendapatan tahunan melebihi $3 miliar dan berbasis di
Atlanta, Georgia. Sistem keuangan Carter menangani
ratusan ribu transaksi setiap hari.
Sampai saat ini, sistem yang digunakan Carter
untuk memproses transaksi ini sangat manual dan
berbasis kertas dan tidak dapat lagi mengikuti
pertumbuhan perusahaan atau lingkungan bisnis
yang semakin digital. Selama bertahun-tahun
perusahaan itu mengandalkan lebih dari 20 sistem
keuangan warisan, beberapa di antaranya adalah
buatan sendiri dan kuno. Jika sistem tidak terintegrasi
satu sama lain sebagaimana mestinya, Carter
menggunakan proses manual untuk menjaga
semuanya bekerja bersama. Ini menciptakan
kemacetan yang memperlambat pemrosesan dan
juga meningkatkan kemungkinan kesalahan
manusia. Misalnya, mengelola tagihan balik
memerlukan banyak entri data manual dan melacak
spreadsheet, email, folder, dan faks dari berbagai
sistem untuk merekonsiliasi tagihan balik tertentu ke
buku besar yang sesuai.
Manajemen Carter ingin mengubah peran fungsi
keuangan dari keasyikan dengan pemrosesan transaksi
menjadi lebih fokus pada analisis data keuangan dan
memandu pengambilan keputusan. Untuk mencapai tujuan
ini, perusahaan membutuhkan perbaikan proses baik dalam
proses keuangan bisnis dan teknologi. Ini berarti
merampingkan dan menyederhanakan proses keuangan
sehingga departemen keuangan memiliki lebih banyak
waktu untuk pekerjaan analisis dan pelaporan. Pada tahun
2015, Carter meluncurkan inisiatif “Visi untuk Nilai” untuk
mencapai tujuan ini.
Selain mengganti sistem usang dengan teknologi
yang lebih mutakhir, termasuk sistem perencanaan
sumber daya perusahaan (ERP) terpusat, proyek ini
memberikan peluang untuk memodernisasi proses
keuangan. SAP Business Suite 4 SAP pilihan Carter
Bab 13 Membangun Sistem Informasi 497
Perangkat lunak HANA (juga dikenal sebagai SAP S/4HANA)
untuk tujuan ini dan bekerja dengan Konsultan Deloitte
untuk bantuan dalam integrasi dan implementasi sistem.
SAP S/4HANA adalah rangkaian perangkat lunak bisnis
yang didasarkan pada platform komputasi dan manajemen
data berkecepatan tinggi HANA milik SAP, dan dirancang
untuk mendukung semua proses perusahaan sehari-hari.
Solusi perangkat lunak baru harus berinteraksi dengan baik
dengan sistem terkait lainnya di luar keuangan seperti
sistem manajemen pesanan dan sistem titik penjualan. SAP
S/4HANA menawarkan integrasi ke berbagai sumber data
dari berbagai aplikasi SAP dan non-SAP, keuangan dan
lainnya.
Perancangan ulang proses bisnis sama pentingnya
dengan keberhasilan proyek seperti halnya teknologi baru.
Menerapkan perangkat lunak SAP memberi Carter
kesempatan untuk mengubah proses lama dan tidak
efisien menjadi proses modern yang mencerminkan praktik
terbaik untuk lini bisnis dan industrinya. Carter harus
membandingkan proses keuangannya dengan praktik
terbaik ini, yang banyak di antaranya tergabung dalam
perangkat lunak SAP. Pembandingan menyeluruh
diperlukan mempertanyakan alasan di balik setiap proses
keuangan inti. Untuk setiap proses berdasarkan teknologi
yang ada, implementasinya harus menanyakan apakah
bisa didesain ulang pada platform teknologi baru agar
lebih efisien. Carter juga memeriksa apakah proses akan
lebih baik dilayani dengan tetap menggunakan sistem lama
daripada bermigrasi ke SAP S/4HANA. Carter memutuskan
untuk mempertahankan proses pada sistem yang ada
kecuali bermigrasi ke SAP S/4HANA memberikan manfaat
yang jelas. Untuk sistem yang menjalankan proses
keuangan inti, SAP S/4HANA lebih unggul.
Pada Juli 2016, Carter meluncurkan SAP S/4HANA
Finance dengan proses procure-to-pay, invoice-to-
cash, fixed assets, dan record-to-report yang didukung
oleh sistem baru. Memindahkan proses procure-to-pay
ke SAP S/4HANA meningkatkan efisiensi dengan
menghilangkan entri data manual dan meningkatkan
visibilitas transaksi saat mengalir melalui sistem.
(Procure-to-pay adalah proses pembelian barang dan
mencakup keputusan awal untuk melakukan
pembelian, proses pemilihan barang, dan transaksi
untuk membayar barang yang dibeli.) Daripada
memerlukan berbagai panggilan telepon, email, dan
salinan kertas pendukung
498 Bagian Empat Membangun dan Mengelola Sistem

dokumentasi, perangkat lunak memandu proses. Aplikasi
Manajemen Faktur SAP memungkinkan proses faktur
terpusat dengan memindai, membaca, dan mengajukan
faktur melalui pengenalan karakter optik (OCR), yang
memulai alur kerja faktur melalui daftar pembuat kode dan
pemberi persetujuan yang telah ditetapkan hingga
pembayaran faktur. Setelah informasi faktur dimasukkan,
dapat diakses secara otomatis di mana saja sepanjang
siklus hidup proses, dan pengguna dapat melihat semua
informasi yang terkait dengan transaksi faktur pada satu
layar. Misalnya, ketika menyetujui faktur, sistem
memungkinkan staf Carter untuk melihat data faktur yang
mengalir ke hutang untuk memulai proses pembayaran.
Pelacakan tagihan balik yang dihasilkan sistem dan kemampuan
yang ditingkatkan untuk memantau status tagihan balik di
sistem telah menciptakan penghematan waktu dan efisiensi
yang signifikan dalam penagihan dan penagihan. Semua
informasi ada di sistem SAP, jadi siapa pun yang menyetujui
tolak bayar dapat melihat semua riwayat di satu tempat. Selain
riwayat tolak bayar, setelah tolak bayar disetujui, sistem
mengirimkan tolak bayar tertentu ke buku besar umum
tertentu. Sistem ini juga telah membuat proses untuk aset tetap
menjadi lebih efisien dengan menghilangkan perutean manual
dan ketergantungan spreadsheet.
Sumber: “Transforming a Retail Brand Leader dengan SAP S/4HANA
Finance,” events.sap.com, diakses 24 Februari 2018; Ken Murphy,
“Platform Keuangan Generasi Selanjutnya di Carter's,”Profil Orang
Dalam SAP, 19 Desember 2016; dan www.corporate.carters.com,
diakses 26 Februari 2018.

PERTANYAAN STUDI KASUS

1. Bagaimana proses bisnis Carter sebelumnya
mempengaruhi kinerja bisnisnya?
2. Faktor manajemen, organisasi, dan teknologi apa
yang berkontribusi pada masalah Carter dengan
proses bisnisnya?
3. Diagram proses bisnis Carter yang lama dan didesain
ulang untuk membayar faktur.
4. Jelaskan peran teknologi dalam perubahan
proses bisnis Carter.
5. Bagaimana proses bisnis Carter yang didesain ulang
mengubah cara kerja perusahaan? Apa dampak
bisnis mereka? Menjelaskan.

logistik untuk perusahaan lain. Bentuk perubahan bisnis yang lebih radikal ini
disebut apergeseran paradigma. Pergeseran paradigma melibatkan
pemikiran ulang sifat bisnis dan sifat organisasi.
Pergeseran paradigma dan desain ulang proses bisnis sering kali gagal karena perubahan
organisasi yang ekstensif sangat sulit untuk diatur (lihat Bab 14). Lalu, mengapa begitu
banyak perusahaan merenungkan perubahan radikal seperti itu? Karena imbalannya sama
tinggi (lihat Gambar 13.1). Dalam banyak contoh, perusahaan yang mencari perubahan
paradigma dan mengejar strategi rekayasa ulang mencapai peningkatan yang menakjubkan
dalam tingkat pengembalian investasi (atau produktivitas). Beberapa dari kisah sukses ini,
dan beberapa kisah kegagalan, disertakan di seluruh buku ini.

Desain Ulang Proses Bisnis

Seperti Cameron International, yang dijelaskan dalam kasus pembuka bab, banyak
bisnis saat ini mencoba menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan proses
bisnis mereka. Beberapa dari sistem ini memerlukan perubahan proses tambahan,
tetapi yang lain memerlukan desain ulang proses bisnis yang lebih luas. Untuk
menghadapi perubahan ini, organisasi beralih ke manajemen proses bisnis.Manajemen
proses bisnis (BPM) menyediakan berbagai alat dan metodologi untuk menganalisis
proses yang ada, merancang proses baru, dan mengoptimalkannya
 Bab 13 Membangun Sistem Informasi 499

proses. BPM tidak pernah disimpulkan karena perbaikan proses membutuhkan perubahan
terus-menerus. Perusahaan yang mempraktikkan manajemen proses bisnis melalui langkah-
langkah berikut:

1. Mengidentifikasi proses untuk perubahan: Salah satu keputusan strategis terpenting yang
dapat dibuat perusahaan bukanlah memutuskan bagaimana menggunakan komputer
untuk meningkatkan proses bisnis, tetapi memahami proses bisnis apa yang perlu
ditingkatkan. Ketika sistem digunakan untuk memperkuat model bisnis atau proses bisnis
yang salah, bisnis dapat menjadi lebih efisien dalam melakukan apa yang seharusnya tidak
dilakukan. Akibatnya, perusahaan menjadi rentan terhadap pesaing yang mungkin telah
menemukan model bisnis yang tepat. Waktu dan biaya yang cukup besar juga dapat
dihabiskan untuk meningkatkan proses bisnis yang berdampak kecil pada kinerja dan
pendapatan perusahaan secara keseluruhan. Manajer perlu menentukan proses bisnis apa
yang paling penting dan bagaimana meningkatkan proses ini akan membantu kinerja
bisnis.
2. Analisis proses yang ada: Proses bisnis yang ada harus dimodelkan dan
didokumentasikan, mencatat input, output, sumber daya, dan urutan kegiatan.
Tim desain proses mengidentifikasi langkah-langkah yang berlebihan, tugas padat
kertas, kemacetan, dan inefisiensi lainnya.
3. Desain proses baru: Setelah proses yang ada dipetakan dan diukur dari segi waktu
dan biaya, tim desain proses akan mencoba memperbaiki proses dengan merancang
yang baru. Proses "calon" baru yang disederhanakan akan didokumentasikan dan
dimodelkan untuk dibandingkan dengan proses lama.
4. Menerapkan proses baru: Setelah proses baru telah dimodelkan dan dianalisis secara
menyeluruh, itu harus diterjemahkan ke dalam seperangkat prosedur dan aturan kerja
baru. Sistem informasi baru atau peningkatan pada sistem yang ada mungkin harus
diimplementasikan untuk mendukung proses yang didesain ulang.
Proses baru dan sistem pendukung diluncurkan ke dalam organisasi bisnis. Saat
bisnis mulai menggunakan proses ini, masalah akan terungkap dan ditangani.
Karyawan yang bekerja dengan proses dapat merekomendasikan perbaikan.

5. Pengukuran terus menerus: Setelah sebuah proses diimplementasikan dan dioptimalkan,

proses tersebut perlu terus diukur. Mengapa? Proses dapat memburuk dari waktu ke waktu
karena karyawan kembali menggunakan metode lama, atau mereka mungkin kehilangan
efektivitasnya jika bisnis mengalami perubahan lain.

Gambar 13.2 mengilustrasikan proses “apa adanya” untuk membeli buku dari toko
buku fisik. Pertimbangkan apa yang terjadi ketika pelanggan mengunjungi toko buku
fisik dan mencari buku di raknya. Jika dia menemukan buku itu, orang itu membawanya
ke kasir dan membayarnya melalui kartu kredit, uang tunai, atau cek. Jika pelanggan
tidak dapat menemukan buku tersebut, dia harus meminta petugas toko buku untuk
mencari di rak atau memeriksa catatan inventaris toko buku untuk melihat apakah ada
stok. Jika petugas menemukan buku itu, pelanggan membelinya dan pergi. Jika buku
tersebut tidak tersedia secara lokal, petugas akan menanyakan tentang pemesanan
untuk pelanggan dari gudang toko buku atau dari distributor atau penerbit buku.
Setelah buku yang dipesan tiba di toko buku, karyawan toko buku menelepon
pelanggan dengan informasi ini. Pelanggan harus pergi ke toko buku lagi untuk
mengambil buku dan membayarnya. Jika toko buku tidak dapat memesan buku untuk
pelanggan, pelanggan harus mencoba toko buku lain. Anda dapat melihat bahwa
proses ini memiliki banyak langkah dan mungkin mengharuskan pelanggan untuk
melakukan beberapa perjalanan ke toko buku.
Gambar 13.3 mengilustrasikan bagaimana proses pembelian buku dapat
didesain ulang dengan memanfaatkan Internet. Pelanggan mengakses toko
buku online melalui Internet dari komputernya. Dia mencari katalog online
toko buku untuk buku yang dia inginkan. Jika buku tersedia,
500 Bagian Empat Membangun dan Mengelola Sistem

GAMBAR 13.2 PROSES BISNIS SEBAGAIMANA ADANYA UNTUK PEMBELIAN BUKU DARI TOKO BUKU FISIK
Membeli buku dari toko buku fisik membutuhkan banyak langkah yang harus dilakukan baik oleh penjual maupun
pelanggan.

Buku Ya
Pergi ke Mencari Pembelian Ambil buku Pergi ke
Pelanggan toko buku rak tersedia? buku rumah toko lain

Ya
Tidak
Tidak

Tidak
Ya

Staf Staf Menanyakan Sudah bisa

Ditemukan
pencarian tentang memesan memesan?

Pelanggan
Kembali ke Pembelian Ambil buku
toko buku rumah

Tempat Menerima
Staf Memberitahukan

memesan buku pelanggan

pelanggan memesan buku secara online, memberikan informasi kartu kredit dan alamat
pengiriman, dan buku dikirim ke rumah pelanggan. Jika toko buku online tidak membawa
buku tersebut, pelanggan memilih toko buku online lain dan mencari buku tersebut lagi.
Proses ini memiliki langkah-langkah yang jauh lebih sedikit daripada proses pembelian buku
di toko buku fisik, membutuhkan lebih sedikit usaha dari pihak pelanggan, dan
membutuhkan lebih sedikit staf penjualan untuk layanan pelanggan. Oleh karena itu, proses
baru ini jauh lebih efisien dan menghemat waktu.
Desain proses baru perlu dibenarkan dengan menunjukkan seberapa banyak hal itu mengurangi
waktu dan biaya atau meningkatkan layanan dan nilai pelanggan. Manajemen pertama-tama mengukur
waktu dan biaya dari proses yang ada sebagai baseline. Dalam contoh kita,

GAMBAR 13.3 PROSES RANCANG ULANG UNTUK PEMBELIAN BUKU ONLINE

Menggunakan teknologi Internet memungkinkan untuk mendesain ulang proses pembelian buku sehingga membutuhkan lebih sedikit
langkah dan menghabiskan lebih sedikit sumber daya.

Ya

Akses online Cari online Buku Masukkan pesanan dan Terima buku
toko buku katalog tersedia? data pembayaran dalam surat

Tidak

Pilih lainnya
on line
toko buku
 Bab 13 Membangun Sistem Informasi 501

waktu yang diperlukan untuk membeli buku dari toko buku fisik dapat berkisar
dari 15 menit (jika pelanggan segera menemukan apa yang diinginkannya)
hingga 30 menit jika buku tersedia tetapi harus ditemukan oleh staf penjualan.
Jika buku harus dipesan dari sumber lain, prosesnya mungkin memakan waktu
satu atau dua minggu dan perjalanan lagi ke toko buku untuk pelanggan. Jika
pelanggan tinggal jauh dari toko buku, waktu perjalanan ke toko buku harus
diperhitungkan. Toko buku harus membayar biaya pemeliharaan toko fisik dan
persediaan buku, untuk staf penjualan di lokasi, dan untuk biaya pengiriman
jika buku harus diperoleh dari lokasi lain.
Proses baru untuk membeli buku secara online mungkin hanya memakan waktu beberapa
menit, meskipun pelanggan mungkin harus menunggu beberapa hari atau seminggu untuk
mengirimkan buku dan harus membayar biaya pengiriman. Tetapi pelanggan menghemat
waktu dan uang dengan tidak harus pergi ke toko buku atau melakukan kunjungan
tambahan untuk mengambil buku. Biaya penjual buku lebih rendah karena mereka tidak
perlu membayar lokasi toko fisik atau inventaris lokal.
Meskipun banyak perbaikan proses bisnis bersifat inkremental dan berkelanjutan,
ada kalanya perubahan yang lebih radikal harus dilakukan. Contoh kami tentang toko
buku fisik yang mendesain ulang proses pembelian buku sehingga dapat dilakukan
secara online adalah contoh dari jenis perubahan radikal dan berjangkauan luas ini.
Ketika diterapkan dengan benar, desain ulang proses bisnis menghasilkan keuntungan
dramatis dalam produktivitas dan efisiensi dan bahkan dapat mengubah cara bisnis
dijalankan. Dalam beberapa kasus, ini mendorong “pergeseran paradigma” yang
mengubah sifat bisnis itu sendiri.
Ini benar-benar terjadi dalam ritel buku ketika Amazon menantang toko buku
fisik tradisional dengan model ritel online dan pembaca e-book Kindle. Dengan
secara radikal memikirkan kembali cara sebuah buku dapat diterbitkan, dibeli, dan
dijual, Amazon dan toko buku online lainnya telah mencapai efisiensi yang luar
biasa, pengurangan biaya, dan cara baru dalam berbisnis.
BPM menimbulkan tantangan. Eksekutif melaporkan bahwa penghalang tunggal terbesar untuk
perubahan proses bisnis yang sukses adalah budaya organisasi. Karyawan tidak menyukai rutinitas
yang tidak biasa dan sering mencoba menolak perubahan. Hal ini terutama berlaku untuk proyek-
proyek di mana perubahan organisasi sangat ambisius dan berjangkauan luas. Mengelola
perubahan bukanlah hal yang sederhana atau intuitif, dan perusahaan yang berkomitmen pada
perbaikan proses yang ekstensif memerlukan strategi manajemen perubahan yang baik (lihat Bab
14).

Alat untuk Manajemen Proses Bisnis

Banyak perusahaan perangkat lunak menyediakan alat untuk berbagai aspek BPM, termasuk
IBM, Oracle, dan TIBCO. Alat-alat ini membantu bisnis mengidentifikasi dan
mendokumentasikan proses yang memerlukan perbaikan, membuat model proses yang
ditingkatkan, menangkap dan menegakkan aturan bisnis untuk melakukan proses, dan
mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung proses baru atau yang didesain ulang.
Perangkat lunak BPM juga menyediakan analitik untuk memverifikasi bahwa kinerja proses
telah ditingkatkan dan untuk mengukur dampak perubahan proses pada indikator kinerja
bisnis utama.
Misalnya, Perusahaan Asuransi Nasional Amerika, yang menawarkan asuransi jiwa, asuransi
kesehatan, asuransi kecelakaan properti, dan layanan investasi, menggunakan perangkat lunak
Pegasystems BPM untuk merampingkan proses layanan pelanggan di empat kelompok bisnis.
Perangkat lunak yang dibangun membuat aturan untuk memandu perwakilan layanan pelanggan
melalui satu tampilan informasi pelanggan yang dikelola dalam beberapa sistem. Dengan
menghilangkan kebutuhan untuk menangani beberapa aplikasi secara bersamaan untuk
menangani permintaan pelanggan dan agen, proses yang ditingkatkan meningkatkan kapasitas
beban kerja perwakilan layanan pelanggan sebesar 192 persen.
502 Bagian Empat Membangun dan Mengelola Sistem

13-2 Apa saja aktivitas inti dalam proses

pengembangan sistem?
Sistem informasi baru adalah hasil dari pemecahan masalah organisasi. Sistem
informasi baru dibangun sebagai solusi untuk beberapa jenis masalah atau
serangkaian masalah yang dirasakan organisasi sedang dihadapi. Masalahnya
mungkin salah satu di mana manajer dan karyawan menyadari bahwa organisasi
tidak berkinerja sebaik yang diharapkan atau bahwa organisasi harus
memanfaatkan peluang baru untuk tampil lebih sukses.
Kegiatan yang menghasilkan solusi sistem informasi untuk masalah atau
peluang organisasi disebut pengembangan sistem. Pengembangan sistem
adalah jenis masalah terstruktur yang diselesaikan dengan aktivitas yang
berbeda. Kegiatan ini terdiri dari analisis sistem, desain sistem, pemrograman,
pengujian, konversi, dan produksi dan pemeliharaan.
Gambar 13.4 mengilustrasikan proses pengembangan sistem. Kegiatan
pengembangan sistem yang digambarkan biasanya berlangsung secara berurutan.
Tetapi beberapa kegiatan mungkin perlu diulang atau beberapa mungkin terjadi secara
bersamaan tergantung pada pendekatan pembangunan sistem yang digunakan (lihat
Bagian 13-4).

Analisis Sistem
Analisis sistem adalah analisis masalah yang coba dipecahkan oleh perusahaan
dengan sistem informasi. Ini terdiri dari mendefinisikan masalah, mengidentifikasi
penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang
harus dipenuhi oleh solusi sistem.
Analis sistem membuat peta jalan dari organisasi dan sistem yang ada,
mengidentifikasi pemilik utama dan pengguna data bersama dengan perangkat keras
dan perangkat lunak yang ada. Analis sistem kemudian merinci masalah sistem yang
ada. Dengan memeriksa dokumen, kertas kerja, dan prosedur, mengamati operasi
sistem, dan mewawancarai pengguna utama sistem, analis dapat mengidentifikasi area
masalah dan tujuan yang akan dicapai oleh solusi. Seringkali, solusinya membutuhkan
pembangunan sistem informasi baru atau meningkatkan yang sudah ada.

GAMBAR 13.4 PROSES PENGEMBANGAN SISTEM

Membangun sistem dapat dipecah menjadi enam kegiatan inti.

Sk
An SaTm eu
Aak M S
kSauSm
Sau
ya
nAn iAanD
Ce
nay
MASnaTeyaSHau

S kS
CTm

aTm
aki a

eM
PRHD

aGya u DeSSay
Gn a
MSn
CH

AM
navi
eR

SHa
GaRi

nayi
RH
S

a P
TeSTSaya
nG
 Bab 13 Membangun Sistem Informasi 503

Analisis sistem juga mencakup: studi kelayakan untuk menentukan apakah

solusi itu layak, atau dapat dicapai, dari sudut pandang keuangan, teknis, dan
organisasi. Studi kelayakan menentukan apakah sistem yang diusulkan diharapkan
menjadi investasi yang baik, apakah teknologi yang dibutuhkan untuk sistem
tersedia dan dapat ditangani oleh spesialis sistem informasi perusahaan, dan
apakah organisasi dapat menangani perubahan yang diperkenalkan oleh sistem.

Biasanya, proses analisis sistem mengidentifikasi beberapa solusi alternatif yang

dapat ditempuh organisasi dan menilai kelayakannya masing-masing. Sebuah
laporan proposal sistem tertulis menjelaskan biaya dan manfaat, dan keuntungan
dan kerugian, dari setiap alternatif. Terserah manajemen untuk menentukan
campuran biaya, manfaat, fitur teknis, dan dampak organisasi mana yang mewakili
alternatif yang paling diinginkan.

Menetapkan Persyaratan Informasi

Mungkin tugas yang paling menantang dari analis sistem adalah untuk menentukan
kebutuhan informasi spesifik yang harus dipenuhi oleh solusi sistem yang dipilih. Pada
tingkat paling dasar,persyaratan informasi sistem baru melibatkan identifikasi siapa
yang membutuhkan informasi apa, di mana, kapan, dan bagaimana. Analisis kebutuhan
dengan hati-hati mendefinisikan tujuan dari sistem baru atau yang dimodifikasi dan
mengembangkan deskripsi rinci tentang fungsi yang harus dilakukan sistem baru.
Analisis kebutuhan yang salah adalah penyebab utama kegagalan sistem dan biaya
pengembangan sistem yang tinggi (lihat Bab 14). Sebuah sistem yang dirancang di
sekitar kumpulan persyaratan yang salah harus dibuang karena kinerja yang buruk atau
perlu menjalani modifikasi besar. Bagian 13-4 menjelaskan pendekatan alternatif untuk
memunculkan persyaratan yang membantu meminimalkan masalah ini.
Beberapa masalah tidak memerlukan solusi sistem informasi tetapi memerlukan
penyesuaian manajemen, pelatihan tambahan, atau penyempurnaan prosedur
organisasi yang ada. Jika masalahnya terkait dengan informasi, analisis sistem mungkin
masih diperlukan untuk mendiagnosis masalah dan sampai pada solusi yang tepat.

Desain Sistem
Analisis sistem menjelaskan apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi persyaratan
informasi, dan desain sistem menunjukkan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan ini.
Desain sistem informasi adalah keseluruhan rencana atau model untuk sistem itu. Seperti
cetak biru sebuah bangunan atau rumah, ia terdiri dari semua spesifikasi yang memberikan
sistem bentuk dan strukturnya.
Perancang sistem merinci spesifikasi sistem yang akan memberikan fungsi
yang diidentifikasi selama analisis sistem. Spesifikasi ini harus membahas
semua komponen manajerial, organisasi, dan teknologi dari solusi sistem.
Tabel 13.1 mencantumkan jenis spesifikasi yang akan dihasilkan selama desain
sistem.
Seperti rumah atau bangunan, sistem informasi mungkin memiliki banyak
kemungkinan desain. Setiap desain mewakili perpaduan unik dari komponen teknis dan
organisasi. Apa yang membuat satu desain lebih unggul dari yang lain adalah
kemudahan dan efisiensi yang memenuhi kebutuhan pengguna dalam serangkaian
kendala teknis, organisasi, keuangan, dan waktu tertentu.

Peran Pengguna Akhir

Persyaratan informasi pengguna mendorong seluruh upaya pembangunan sistem. Pengguna
harus memiliki kontrol yang cukup atas proses desain untuk memastikan bahwa sistem
mencerminkan prioritas bisnis dan kebutuhan informasi mereka, bukan bias dari sistem.
504 Bagian Empat Membangun dan Mengelola Sistem

TABEL 13.1 SPESIFIKASI DESAIN SISTEM

KELUARAN PENGOLAHAN DOKUMENTASI
Medium Komputasi Dokumentasi operasi
Isi Modul program Dokumentasi sistem
Waktu Laporan yang diperlukan Dokumentasi pengguna

MEMASUKKAN
Waktu KONVERSI
Asal-usul PROSEDUR MANUAL Aturan konversi data
Mengalir Kegiatan apa Metode pengujian

entri data Siapa yang melakukannya? Strategi konversi

ANTARMUKA PENGGUNA
Kapan PELATIHAN
Kesederhanaan
Bagaimana
Teknik pelatihan
Di mana
Efisiensi Modul pelatihan
Logika KONTROL PERUBAHAN ORGANISASI
Masukan Kontrol input (karakter, batas, Perancangan ulang tugas

kesalahan
kewajaran)
Desain pekerjaan
Kontrol pemrosesan (konsistensi,
DESAIN BASIS DATA Proses desain
jumlah catatan)
Model data logis Desain struktur organisasi
Kontrol keluaran (total, sampel
Persyaratan volume dan kecepatan keluaran) Hubungan pelaporan
Spesifikasi rekaman Kontrol prosedural (kata sandi,
formulir khusus)

KEAMANAN

Kontrol akses
Rencana bencana
Jalur audit

staf teknis. Bekerja pada desain meningkatkan pemahaman dan penerimaan pengguna terhadap
sistem. Seperti yang kami jelaskan di Bab 14, keterlibatan pengguna yang tidak memadai dalam
upaya desain merupakan penyebab utama kegagalan sistem. Namun, beberapa sistem
memerlukan lebih banyak partisipasi pengguna dalam desain daripada yang lain, dan Bagian 13-4
menunjukkan bagaimana metode pengembangan sistem alternatif mengatasi masalah partisipasi
pengguna.

Menyelesaikan Proses Pengembangan Sistem

Langkah-langkah yang tersisa dalam proses pengembangan sistem menerjemahkan
spesifikasi solusi yang ditetapkan selama analisis dan desain sistem ke dalam sistem
informasi yang beroperasi penuh. Langkah-langkah penutup ini terdiri dari
pemrograman, pengujian, konversi, produksi, dan pemeliharaan.

Pemrograman
Selama pemrograman tahap, spesifikasi sistem yang disiapkan selama tahap desain
diterjemahkan ke dalam kode program perangkat lunak. Saat ini, banyak organisasi tidak lagi
melakukan pemrograman mereka sendiri untuk sistem baru. Sebagai gantinya, mereka
membeli perangkat lunak yang memenuhi persyaratan untuk sistem baru dari sumber
eksternal seperti paket perangkat lunak dari vendor perangkat lunak komersial, layanan
perangkat lunak dari penyedia layanan perangkat lunak, atau perusahaan outsourcing yang
mengembangkan perangkat lunak aplikasi khusus untuk klien mereka (lihat Bagian 13 -4).
 Bab 13 Membangun Sistem Informasi 505

Pengujian
Lengkap dan teliti pengujian harus dilakukan untuk memastikan apakah sistem
menghasilkan hasil yang benar. Pengujian menjawab pertanyaan: Akankah sistem
menghasilkan hasil yang diinginkan dalam kondisi yang diketahui? Beberapa perusahaan
mulai menggunakan layanan komputasi awan untuk pekerjaan ini.
Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan ini secara tradisional
diremehkan dalam perencanaan proyek sistem (lihat Bab 14). Pengujian memakan waktu:
Data pengujian harus disiapkan dengan hati-hati, hasil ditinjau, dan koreksi dibuat dalam
sistem. Dalam beberapa kasus, bagian dari sistem mungkin harus didesain ulang. Risiko yang
dihasilkan dari mengabaikan langkah ini sangat besar.
Pengujian sistem informasi dapat dipecah menjadi tiga jenis kegiatan: pengujian unit, pengujian
sistem, dan pengujian penerimaan. Pengujian unit, atau pengujian program, terdiri dari pengujian
setiap program secara terpisah dalam sistem. Secara luas diyakini bahwa tujuan pengujian
tersebut adalah untuk menjamin bahwa program bebas dari kesalahan, tetapi tujuan ini secara
realistis tidak mungkin. Pengujian harus dilihat sebagai sarana untuk menemukan kesalahan
dalam program, dengan berfokus pada menemukan semua cara untuk membuat program gagal.
Setelah mereka ditunjuk, masalah dapat diperbaiki.
Pengujian sistem menguji fungsi sistem informasi secara keseluruhan. Ini mencoba
untuk menentukan apakah modul diskrit akan berfungsi bersama seperti yang
direncanakan dan apakah ada perbedaan antara cara sistem benar-benar bekerja dan
cara itu disusun. Di antara area yang diperiksa adalah waktu kinerja, kapasitas
penyimpanan file dan penanganan beban puncak, kemampuan pemulihan dan restart,
dan prosedur manual.
Ujian penerimaan memberikan sertifikasi akhir bahwa sistem siap digunakan
dalam pengaturan produksi. Pengujian sistem dievaluasi oleh pengguna dan
ditinjau oleh manajemen. Ketika semua pihak puas bahwa sistem baru memenuhi
standar mereka, sistem secara resmi diterima untuk dipasang.
Tim pengembangan sistem bekerja dengan pengguna untuk merancang rencana pengujian
yang sistematis. NSrencana tes mencakup semua persiapan untuk rangkaian tes yang baru saja
kami jelaskan.
Gambar 13.5 menunjukkan contoh rencana pengujian. Kondisi umum yang diuji
adalah record change. Dokumentasi terdiri dari serangkaian rencana pengujian

GAMBAR 13.5 CONTOH RENCANA UJI UNTUK MENGUJI PERUBAHAN REKAM

Saat mengembangkan rencana pengujian, sangat penting untuk memasukkan berbagai kondisi yang
akan diuji, persyaratan untuk setiap kondisi yang diuji, dan hasil yang diharapkan. Rencana pengujian
memerlukan masukan dari pengguna akhir dan spesialis sistem informasi.

Prosedur Alamat dan Pemeliharaan

Seri Tes 2
“Rekam Seri Perubahan”
Disiapkan oleh: Tanggal: Versi: kapan:

Tes Kondisi Mengharapkan Keluaran Lanjut

Ref. Diuji Persyaratan Khusus Hasil Pada Layar
2.0 Ubah catatan
2.1 Ubah yang ada bidang kunci Tidak diperbolehkan

catatan
2.2 Perubahan tidak ada Bidang lainnya "Kunci tidak sesuai"
catatan pesan
2.3 Perubahan dihapus Catatan yang dihapus harus “Dihapus”
catatan tersedia pesan
2.4 Jadikan kedua Ubah 2.1 di atas Oke jika valid Transaksi V45
catatan mengajukan

2.5 Sisipkan catatan Oke jika valid Transaksi V45

mengajukan

2.6 Batalkan selama Batalkan 2.5 Tidak ada perubahan Transaksi V45
mengubah mengajukan
506 Bagian Empat Membangun dan Mengelola Sistem

layar dipertahankan pada database (mungkin database PC) yang cocok untuk
jenis aplikasi ini.

Konversi
Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru. Empat
strategi konversi utama dapat digunakan: strategi paralel, strategi peralihan
langsung, strategi studi percontohan, dan strategi pendekatan bertahap.

Di sebuah strategi paralel, baik sistem lama dan pengganti potensialnya dijalankan
bersama untuk sementara waktu sampai semua orang yakin bahwa yang baru berfungsi
dengan benar. Ini adalah pendekatan konversi yang paling aman karena, jika terjadi
kesalahan atau gangguan pemrosesan, sistem lama masih dapat digunakan sebagai
cadangan. Namun, pendekatan ini sangat mahal, dan staf atau sumber daya tambahan
mungkin diperlukan untuk menjalankan sistem tambahan.
NS strategi pemotongan langsung menggantikan sistem lama sepenuhnya dengan
sistem baru pada hari yang ditentukan. Ini adalah pendekatan yang sangat berisiko
yang berpotensi lebih mahal daripada menjalankan dua sistem secara paralel jika
ditemukan masalah serius dengan sistem baru. Tidak ada sistem lain untuk mundur.
Dislokasi, gangguan, dan biaya koreksi mungkin sangat besar.
NS strategi studi percontohan memperkenalkan sistem baru hanya ke area
terbatas organisasi, seperti satu departemen atau unit operasi. Ketika versi
percontohan ini selesai dan bekerja dengan lancar, itu akan dipasang di
seluruh organisasi, baik secara bersamaan atau bertahap.
NS strategi pendekatan bertahap memperkenalkan sistem baru secara bertahap, baik
berdasarkan fungsi maupun unit organisasi. Jika, misalnya, sistem diperkenalkan
berdasarkan fungsi, sistem penggajian baru mungkin dimulai dengan pekerja per jam yang
dibayar mingguan, diikuti enam bulan kemudian dengan menambahkan karyawan bergaji
(yang dibayar bulanan) ke sistem. Jika sistem tersebut diperkenalkan oleh unit organisasi,
kantor pusat perusahaan mungkin akan diubah terlebih dahulu, diikuti oleh unit operasi yang
berada di luar empat bulan kemudian.
Perpindahan dari sistem lama ke sistem baru mengharuskan pengguna akhir dilatih untuk
menggunakan sistem baru. Terperincidokumentasi menunjukkan bagaimana sistem bekerja
dari sudut pandang teknis dan pengguna akhir diselesaikan selama waktu konversi untuk
digunakan dalam pelatihan dan operasi sehari-hari. Kurangnya pelatihan dan dokumentasi
yang tepat berkontribusi pada kegagalan sistem, jadi bagian dari proses pengembangan
sistem ini sangat penting.

Produksi dan Pemeliharaan

Setelah sistem baru diinstal dan konversi selesai, sistem dikatakan dalam produksi.
Selama tahap ini, sistem akan ditinjau oleh pengguna dan spesialis teknis untuk
menentukan seberapa baik telah memenuhi tujuan aslinya dan untuk memutuskan
apakah ada revisi atau modifikasi yang sesuai. Dalam beberapa kasus, formalaudit
pasca implementasi dokumen disiapkan. Setelah sistem disetel dengan baik,
sistem harus dipelihara saat dalam produksi untuk memperbaiki kesalahan,
memenuhi persyaratan, atau meningkatkan efisiensi pemrosesan. Perubahan
perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi, atau prosedur ke sistem produksi
untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan baru, atau meningkatkan
efisiensi pemrosesan disebutpemeliharaan. Pemeliharaan rutin menghabiskan
sebagian besar anggaran TI banyak perusahaan, tetapi dapat dikurangi secara
signifikan melalui praktik dan teknologi pembangunan sistem yang lebih mutakhir.
Tabel 13.2 merangkum aktivitas pengembangan sistem.