MANAJEMEN PROYEK

RENCANA PROYEK PEMBUATAN MINUMAN KALENG

HAZELNUT CAFFE LATTE

Disusun Oleh :

Aglabi Faskhia Yorgi ( 0101517002)

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS AL-AZHAR INDONESIA

JAKARTA

2021
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Portable Coffeeshop merupakan coffeeshop alternative yang mengemas sebuah kedai
kopi berbentuk ruko menjadi tipe kopi kelontong yang biasa dijajakan dipinggir jalan daripada
coffeeshop lain. Dimana konsep seperti ini jarang digunakan oleh coffee shop lain yang
mengutamakan menyewa lahan untuk dine-in. Hal tersebut dimanfaatkan oleh Portable
Coffeeshop untuk menembus bisnis kopi yang diluar kebiasaan tujuan nya adalah untuk
memudahkan penikmat kopi mendapatkan kopi yang diinginkan tanpa harus berlama lama.

Akibat pandemic COVID-19 maka Portable Coffeeshop harus mengubah strategi bisnis
nya menjadi take away dikarenakan mematuhi protocol kesehatan dimana semua restoran hanya
menerima pengemasan take away demi mencegah kerumunan yang berakibat menularnya virus
COVID-19. Maka dari itu dibuatlah minuman dengan pengemasan kaleng yang bertujuan untuk
menjangkau konsumen agar tidak melakukan dine-in demi mematuhi protocol kesehatan, yang
kedua adalah mengurangi sampah plastic yang dihasilkan oleh karena itu menggunakan kemasan
kaleng.

Hazelnut Coffee Latte sendiri merupakan salah satu minuman yang paling disukai dari
sekian banyak menu kopi di kedai. Oleh karena itu kedai sendiri berusaha untuk menjangkau
konsumen agar tetap dirumah saja demi mematuhi protocol kesehatan.

1.2 Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan ini adalah meliputi ;

1. Tujuan Umum
Tujuan Umum adalah berkaitan dengan menambah pemasukan bagi kedai dimana
seluruh kedai kopi yang ada berusaha semaksimal mungkin mencari tambahan
pendapatan untuk memastikan kedai tetap beroperasi ditengah pandemic dimana
tidak boleh mengumpulkan orang dalam kerumunan
2. Tujuan Khusus
 Tujuan Khusus sendiri yaitu menjangkau konsumen yang rindu akan Hazelnut
Coffee Latte dari Portable Coffeeshop, selain itu mengurangi sampah plastic yang
sukar untuk didaur ulang karena sudah banyak sampah seperti masker bekas
pakai, plastic dll.

1.3 Manfaat
Manfaat dari proyek pembuatan minuman kaleng kopi rasa hazelnut antara lain ;

1. Membantu program pemerintah #dirumasaja dengan menyediakan kemasan take

away yang kemudian bisa memesan lewat online seperti instagram ataupun
tokopedia.
2. Mengurangi sampah plastic yang beredar, nantinya kemasan bekas kopi ini bisa
dijadikan gelas minum yang berguna untuk 5 sampai 10 tahun kedepan.
3. Menjangkau konsumen yang ingin menikmati kopi tetapi yang tidak terlalu kuat
dalam rasa kopi tersebut.

BAB II

PROJECT SCOPE MANAGEMENT

2.1 WBS
Work Breakdown Structure (WBS) hampir memiliki pengertian yang mirip dengan
daftar tugas. WBS adalah sebuah cara yang digunakan untuk mendefinisikan dan
mengelompokkan tugas-tugas dari sebuah proyek menjadi bagian-bagian kecil sehingga lebih
mudah di atur. Dalam WBS terdaftar setiap pekerjaan, setiap sub-pekerjaan, setiap tonggak
penting dari proyek (milestone1) dan produk atau jasa yang akan diserah terimakan
(deliverables2). WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top down dan secara hirarkis
menerangkan komponen-komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan
dengannya Struktur dalam WBS mendefinisikan tugas - tugas yang dapat diselesaikan secara
terpisah dari tugas-tugas lain, memudahkan alokasi sumber daya, penyerahan tanggung jawab,
pengukuran dan pengendalian proyek.
1
Tonggak Sejarah
2
Hasil Akhir
Gambar 1. WBS Penyusunan Strategi Portable Coffeeshop
2.2 Predence Diagram

Gambar 2. Predence Diagram Hazelnuts Caffe Latte

Table 1.Tabel Keterangan Node Precedence Diagram

No Kegiatan
1 Persiapan
2 Survey Kemasan Kaleng
3 Riset Resep Kopi
4 Pemesanan Bahan Baku
Membuat Kopi dengan
5 1
mesin espresso
6 Menyiapkan Kaleng
7 Memasukkan Sirup
8 Memasukkan Fresh Milk
9 Memasukkan Kopi
Aktivitas
Waktu (Hari)
Pendahulu
1 _
1 1
2 1
3 1
4
1 5
1 6
1 7
1 8
2.3 Gantt-Chart
Pada dasarnya, gantt chart  adalah salah satu alat yang digunakan dalam manajemen
proyek yang mampu membantu meningkatkan produktivitas perorangan atau tim. Manajemen
perusahaan bisa menggunakan alat ini untuk meningkatkan produktivitas kerja, khususnya ketika
membuat jadwal, memantau kesuksesan proyek yang sedang dikerjakan.

Table 2. Gantt Chart Produksi Hazelnut Caffe Latte

Hari
Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7
Persiapan
Survey Kemasan Kaleng
Riset Resep Kopi
Pemesanan Bahan Baku
Membuat Kopi Dengan
Mesin Espresso
Menyiapkan Kaleng
Memasukkan Sirup
Memasukkan Fresh Milk
Memasukkan Kopi
Proses Pendinginan
2.4 Struktur Organisasi

Gambar 3. Struktur Organisasi Proyek

Dalam membuat proyek minuman kaleng Hazelnuts Caffe Latte dibutuhkan struktur
organisasi sebagai berikut ;

1.1 Supervisor (1 orang)

Supervisor bertujuan untuk mengawasi serta menjalankan roda kepemimpinan proyek
serta penjadwalan agar proyek dapat dikerjakan dengan maksimal dan tepat waktu
2.1 Head Bar (1 orang)
Head Bar bertanggung jawab untuk meracik kopi serta penentuan takaran resep setiap
entitas bahan serta kualitas dari minuman kaleng.
3.1 Packaging (2 orang)
Lini packaging bertujuan untuk mengemas minuman kaleng sesuai standar dan prosedur.
 BAB III

BIAYA

Berikut dibawah ini adalah rincian biaya yang dikeluarkan Portable Coffeeshop dalam
membuat proyek minuman kaleng ini ;

Table 3. Rinciang Biaya Produksi

No Uraian Jumlah
1 Bahan Langsung
Beans Rp 75,000.00
Hazelnut Syrup Rp 115,000.00
Kaleng Rp 45,000.00
Es Batu Rp 20,000.00
Fresh Milk Rp 25,000.00
Jigger Rp 12,000.00
2 Tenaga Kerja Langsung Rp 250,000.00
3 Overhead
Listrik Rp 125,000.00
Ongkos Kirim Rp 25,000.00
Gas Rp 20,000.00
Rp 712,000.00
 BAB IV

PROJECT MANAGEMENT FRAME WORK

Project Management Framework merupakan pengaplikasian dari knowledge, skills,

tools, dan technique pada aktivitas suatu proyek untuk mencapai kebutuhan/harapan dari
seluruh stakeholder yang terlibat dalam proyek SI

4.1 Scope Management

Portable Coffeshop memiliki ruang lingkup antara lain yaitu sumber daya manusia itu
sendiri yang memiliki keandalan dalam melaksanakan jobdesc antara lain supervisor mengawasi
jalan nya produksi dan pemecahan masalah ditempat yang tidak membutuhkan peranan kepala
kedai, head bar yang sudah mengerti akan kualitas minuman serta packaging. Selain itu sumber
daya yang berbentuk support untuk keuangan sangat penting demi menunjang arus produksi.

4.2 Time Management

Dalam hal pembuatan minuman kaleng, produksi memakan waktu sampai 5 hari yang
kemudian dimasukkan ke freezer demi menjaga kualitas nya selama 2 hari sebelum dijual kepada
konsumen. Artinya minuman tersebut baru siap dijual ke konsumen 1 minggu setelahnya. Ini
berarti tugas bagian marketing apakah system penjualan menggunakan PO ataupun dibuat 1
minggu sebelumnya untuk memastikan minuman tersebut ready stock

4.3 Cost Management

Pada hal biaya sendiri, total untuk memproduksi minuman kaleng 100pcs adalah Rp.
712.000.00. Dijelaskan rincian biaya nya dimana aspek tersebut merupakan aspek-aspek yang
krusial yang mendukung untuk produksi minuman kaleng Hazelnuts Caffe Latte.

4.4 Quality Management

Pada tahap Quality Management, untuk kualitas sendiri kedai menggunakan beberapa
alat bantu yang berguna untuk monitoring takaran pada minuman seperti timbangan, gelas takar,
keller dan jigger yang berguna untuk memudahkan barista dalam meracik minuman sesuai resep.
4.5 Human Resources Management
Pada hal tenaga kerja, kedai memiliki professional di bidang nya seperti Head Bar yang
sudah berpengalaman untuk meracik dan riset soal rasa kopi, sementara packaging adalah
waitress yang biasa menangani masalah konsumen diantara nya soal packing take away.

4.6 Communication Management

Kedai sendiri memiliki manajemen komunikasi yang bertugas sebagai titik temu antara
bagian produksi dan bagian manajerial seperti contohnya meeting. Dalam hal lain, manajemen
komunikasi juga bertugas dalam rangka mengunggah foto ataupun video ke account social media
kedai untuk membagikan info mengenai minuman kaleng tersebut.

4.7 Risk Management

Table 4. Tabel Risk Management Product

Resiko Akibat Mitigasi Solusi

Tidak adanya supplier Tidak dapat membuat minuman Melakukan konfirmasi Mencari supplier alternative
bahan untuk membuat terkait kesediaan bahan lain yang menyediakan
minuman baku kepada toko bahan baku
Mesin espresso Tidak dapat membuat base Melakukan cek mesin Menyediakan mesin
bermasalah espresso sebagai bahan baku espresso terkait masalah espresso manual seperti
minuman tersebut Rockpresso
Tidak lakunya produk Kedai akan mengalami kerugian Menentukan desain yang Melakukan inovasi terkait
menarik untuk kaleng desain kaleng agar menarik
perhatian konsumen

4.8 Procurement Management

Pada hal ini, kedai menghitung kembali jumlah PO yang masuk serta minuman yang
ready stock kemudian pada tingkat manajemen menghitung kembali bahan baku serta tingkat
permintaan konsumen sehingga pihak manajemen bisa menyelaraskan tingkat produksi sehingga
tidak ada biaya yang over dan bahan baku yang terbuang sia-sia, akibatnya mengurangi tingkat
pemborosan biaya.