Contoh Administrasi Kepala Sekolah SD

Paling Lengkap
Menjadi kepala sekolah memang tidak mudah. Sebab selain masih memegang peran sebagai
seorang pendidik, ia juga memegang peran manajerial yang berkaitan dengan administrasi
pendidikan. Peran administrasi kepala sekolah memiliki landasan Peraturan Menteri Pendidikan
dan Kebudayaan (Permendikbud) Nomor 15 Tahun 2018. 
Dalam Permendikbud tersebut, disebutkan kepala sekolah adalah guru yang bertugas
memimpin dan mengelola sebuah unit pendidikan. Posisi ini memiliki peran manajerial,
kewirausahaan, supervisi guru dan tenaga kependidikan.
Sebagai salah satu pokok tugas jabatan formal di dunia pendidikan, tugas administrasi
kepala sekolah harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Ini menjadi bukti kepala sekolah
bertanggung jawab terhadap atasannya (Dinas Pendidikan/Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan), para guru dan staf, serta para siswa.
Berdasarkan fungsinya posisinya, tugas administrasi kepala sekolah dapat dibagi menjadi empat,
yakni:
1. Manajerial
Kepala sekolah dituntut untuk mampu dan juga handal dalam mengatur setiap kegiatan yang
berada di lingkungan sekolah, serta segala sesuatu yang berkaitan erat dengan kebutuhan
sekolah. Banyak penelitian menunjukan bahwa fungsi manajerial kepala sekolah memiliki
pengaruh positif terhadap kegiatan dan perangkat sekolah.
2. Perencanaan
Kepala sekolah dituntut mampu membuat dan menyusun perencanaan, baik yang berkaitan
dengan kegiatan belajar mengajar, pelatihan guru dan staf, serta berbagai perencanaan lainnya.
Ketika kepala sekolah tidak mampu menjalankan perencanaan dengan baik, maka akan
mengakibatkan aktivitas di sekolah terganggu, yang pada akhirnya akan berdampak buruk
terhadap sekolah dan peserta didik.
3. Pengawasan
Kepala sekolah harus mengawasi setiap kegiatan sekolah yang dilakukan di lingkungan sekolah
maupun kegiatan ekstrakurikuler di luar lingkungan sekolah yang membawa nama baik sekolah.
Dalam menjalankan fungsi pengawasan ini, kepala sekolah dituntut untuk objektif dan juga adil,
baik dalam hal pemberian hukuman, sanksi, atau reward.
4. Supporting
Selain mengelola, merencanakan kegiatan dan mengawasi kegiatan sekolah, seorang kepala
sekolah juga dituntut memiliki fungsi dukungan bagi setiap perangkatnya. Dukungan di sini bisa
dalam bentuk keberadaannya yang bisa menggantikan guru yang tengah berhalangan, membantu
mengawasi kegiatan ekstrakurikuler di tempat. Untuk melaksanakan fungsi dukungan dengan
baik, seorang kepala sekolah harus memiliki jiwa sosial yang tinggi.
Dalam menjalankan tugas administrasi kepala sekolah, seseorang harus mampu berlaku adil
terhadap orang-orang yang menjadi bawahannya, sehingga tidak terjadi diskriminasi. Sebaliknya,
kepala sekolah harus mampu menciptakan semangat kebersamaan antara guru, staf, dan para
siswa.
Tugas administrasi kepala sekolah tergolong penting, karena posisi ini merupakan
administrator pendidikan. Jika kepala sekolah tidak menguasai administrasi pendidikan di
sekolah, sekolah yang dipimpinnya tidak berjalan lancar apalagi mencapai tujuan yang
diharapkan. Oleh karena itu, agar tujuan pendidikan tercapai dengan baik, kepala sekolah harus
memahami administrasi sekolah dan menjalankannya.
Jenis Tugas Administrasi Kepala Sekolah
Berdasarkan peran dan fungsi posisinya, tugas administrasi kepala sekolah dapat dibagi menjadi
lima, antara lain:
 Pengajaran
 Kesiswaan
 Kepegawaian
 Keuangan
 Perlengkapan
Tujuan penyusunan lima tugas administrasi kepala sekolah ini adalah, untuk menjabarkan
secara operasional kegiatan administrasi pendidikan yang tercantum dalam buku pedoman
administrasi dan supervisi. Kemudian, dapat menjadi pegangan bagi guru dan perangkat sekolah,
serta untuk menyeragamkan sistem pembinaan administrasi sekolah.
Lima pokok tugas administrasi kepala sekolah ini juga berfungsi untuk mengkoordinasikan
seluruh elemen di lingkungan sekolah. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan
kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat atau kesimpangsiuran dalam tindakan.
Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian dan personel dapat bekerja sama menuju ke
satu arah tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk itu, dalam menjalankan lima tugas administrasi kepala sekolah ini selain
kemampuan manajerial juga dibutuhkan kemampuan komunikasi yang baik.
Jika dijabarkan lebih lanjut, bentuk tugas administrasi kepala sekolah adalah sebagai berikut:
1. Pengajaran
 Pembagian tugas mengajar untuk guru
 Pemeriksaan persiapan mengajar
 Jurnal penyelesaian kasus di sekolah
 Jurnal/Buku tentang hubungan kemasyarakatan
 Persiapan mengajar
 Program bimbingan
 Jurnal/Buku pencapaian target dan daya serap kurikulum
 Daftar penyerahan nilai hasil belajar
 Buku kunjungan pengawas ke sekolah
 Notulensi rapat guru atau rapat komite sekolah
 Buku ekspedisi
 Buku tamu umum
 Buku tamu khusus
 Buku supervise
2. Kesiswaan
 Formulir pendaftaran siswa baru
 Buku calon peserta didik baru
 Buku peserta didik baru
 Daftar nama siswa
 Papan absen siswa
 Rekapitulasi absensi harian siswa
 Rekap mutasi siswa
 Buku kenaikan kelas
 Buku prestasi siswa akademik/non-akademik
3. Kepegawaian
 Catatan penilaian pegawai
 Jurnal/Buku diklat atau penataran
 Buku penghargaan
 Buku seminar/lokakarya
 Buku izin keluar pegawai/guru
  Buku piket
4. Keuangan
 Jurnal kas umum
 Jurnal kas pembantu
 Rencana pelaksanaan pembelajaran
 Surat permohonan pindah sekolah
 Surat keterangan pindah sekolah
 Surat keterangan siswa pindahan

5. Perlengkapan
Tugas administrasi kepala sekolah di bidang perlengkapan ini mencakup penyusunan buku
atau daftar inventaris barang yang menjadi kebutuhan sekolah. Ini mencakup barang untuk
kebutuhan kegiatan belajar-mengajar dan kegiatan ekstrakurikuler, serta kegiatan pendukung
lainnya.
Patut diingat, keseluruhan tugas administrasi kepala sekolah ini tidak seluruhnya dijalankan oleh
satu orang, yakni kepala sekolah. Mengingat fungsi manajerialnya, tugas-tugas administrasi ini
dapat didelegasikan ke perangkat sekolah. Misalnya, di bidang kesiswaan, kepegawaian dan
keuangan, tugas dapat dijalankan oleh Bagian Tata Usaha Sekolah.
Di bidang kepegawaian, kepala sekolah tidak hanya menjalankan peran supervisi atas
dokumen-dokumen administrasi saja. Melainkan juga menjalankan fungsi sebagai evaluator,
melalui catatan penilaian pegawai (guru dan staf). Dari evaluasi ini, dapat diketahui apa saja
kompetensi guru yang perlu diperbaiki dan bisa dikembangkan.
Tugas administrasi kepala sekolah yang dimaksud adalah mengawasi dan mengarahkan.
Seorang kepala sekolah sebagai pemimpin juga bertanggung jawab apabila ada kesalahan dalam
pelaksanaan tugas-tugas administrasi yang berkaitan dengan sekolah. Dalam tugasnya, kepala
sekolah juga dibantu oleh wakil kepala sekolah, yang juga mengemban tugas administrasi (selain
sebagai pendidik tentunya).
Meski demikian, tugas administrasi kepala sekolah yang telah disebutkan ini bukan
menjadi patokan utama. Jika seseorang mampu menjalankan tugas administrasi kepala sekolah,
ia tidak otomatis menjadi pemimpin, karena baru menjalankan salah satu fungsi kepala sekolah,
yakni sebagai administrator.
Selain menjalankan tugas administrasi kepala sekolah, orang yang ditunjuk untuk memimpin
sekolah juga berperan sebagai katalisator. Dalam menjalankan peran ini, seseorang dituntut
mampu membangkitkan dan menggerakkan semangat guru, staf, dan siswa dalam pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan.

Contoh Tugas Administrasi Kepala Sekolah

Berikut ini contoh formulir atau jurnal yang menggambarkan tugas administrasi kepala sekolah:
Berikut ini contoh lembaran tugas administrasi kepala sekolah di bidang perencanaan
pengajaran. Melalui lembar isian seperti ini, pembagian kerja di sekolah akan lebih teratur, serta
lebih mudah bagi kepala sekolah untuk memantau para guru yang bertugas.
Ini merupakan contoh lembar isian untuk buku/jurnal kas yang masuk dalam tugas
administrasi kepala sekolah di bidang keuangan. Pengisiannya tidak selalu dilakukan sendiri oleh
kepala sekolah, melainkan bisa oleh bagian keuangan. Namun, kepala sekolah wajib
mengetahuinya dan memeriksa, sehingga bisa memastikan tidak ada penyimpangan atas dana
sekolah.