REKAM MEDIS ELEKTRONIK

1. Standar Prosedur Operasional

Keamanan, Kerahasiaan dan Integrasi Data Pada EMR

2. Pengertian
Rekam Medis Elektronik adalah setiap catatan, pernyataan, maupun interpretasi yang dibuat oleh
dokter atau petugas kesehatan lain dalam rangka diagnosis dan penanganan pasien yang
dimasukkan dan disimpan dalam bentuk penyimpanan elektronik (digital) melalui sistem komputer.

3. Tujuan
Memberikan data medis pasien yang komprehensif bagi dokter atau petugas kesehatan lainnya
dalam menentukan tindakan medis maupun non medis bagi pasien.

4. Kebijakan
1. Program EMR hanya boleh digunakan oleh dokter, petugas medis ataupun karyawan
Rumah Sakit Husada yang tugas dan kewajibannya berhubungan langsung dengan data
medis pasien.
2. Data pasien yang tersimpan di database EMR adalah hak milik rumah sakit dan tidak boleh
diberikan ke pihak lain tanpa persetujuan rumah sakit.
3. Penambahan, modifikasi dan penghapusan data harus tercatat Tempat, Waktu dan User
yang bersangkutan.
4. Printer, USB Drive dan antar muka lainnya yang memungkinkan distribusi data EMR hanya
boleh berada di EDP dan Ruang Rekam Medis.
5. Semua data medis pasien harus menggunakan Nomor Rekam Medis sebagai referensi
akses data

5. Prosedur:
5.1. Keamanan, Kerahasiaan dan Integrasi Data Pada EMR
1. Pemberian Hak Akses Data EMR
a. Karyawan mengajukan permohonan pembuatan User ID dan Password ke bagian
EDP dengan mengisi formulir No._____
b. EDP memastikan bahwa data pada formulir adalah benar karyawan yang bertugas
di bagian tersebut dengan cara konfirmasi ke atasan karyawan yang bersangkutan
c. Setalah mendapat konfirmasi, EDP membuatkan User ID dan random password
atas karyawan tersebut dan memberikan hak akses sesuai lokasi tugasnya.
d. EDP memberitahu User ID dan Password ke karyawan yang bersangkutan
e. Jika karyawan tersebut resign, maka atasannya harus memberitahu EDP maksimal
1 x 24 jam setelah terhitung tanggal keluar.
f. EDP me-non aktifkan user account atas karyawan yang resign tersebut.

2. Penginputan Data EMR

a. Karyawan yang hendak input data EMR harus login menggunakan user accountnya
sendiri.
b. Jika karyawan lupa akan user-id dan password, maka tidak boleh menggunakan
user account karyawan lainnya melainkan mengajukan pembaharuan account
kepada EDP.
c. Setelah selesai bertugas, user logout dari sistem.
 3. Distribusi Copy Data EMR
a. User yang membutuhkan copy data EMR mengajukan permohonan dengan
mengisi formulir no.____
b. Kepala Rekam Medis memberikan persetujuan dan kemudian data tersebut dicopy
dari komputer EDP.

4. Bridging System External EMR

a. System External mengajukan permohonan akses data EMR dengan menyertakan
spesifikasi data yang dibutuhkan kepada EDP
b. EDP menganalisa kebutuhan data apakah dapat mana saja yang dapat dipenuhi
dari sistem EMR
c. System External dan Developer EMR melakukan pengembangan bersama sesuai
persetujuan dari rumah sakit (EDP)
d. System External, Developer EMR, EDP dan Karyawan Rumah Sakit yang
menggunakan system external tersebut melakukan test integrasi untuk
memastikan bahwa bridging system dapat berjalan dengan baik.
5.2. Downtime pada EMR
1. Persiapan
a. EDP secara rutin memastikan bahwa formulir manual tersedia pada setiap unit
pelayanan minimal untuk kebutuhan 1 x 24 jam
b. Untuk Downtime yang terrencana, maka EDP wajib memberitahu ke semua unit 1 x
24 jam sebelumnya
c. Untuk Downtime yang tidak terrencana, maka EDP wajib memberitau ke smua unit
paling lambat 15 menit setelah kejadian.
2. Saat Downtime
a. Karyawan tetap menjalankan tugasnya melayani pasien dan mengganti inputan
yang ada ke formulir yang sudah disiapkan
b. Jika Downtime lebih dari satu hari, maka formulir manual yang sudah terisi
disimpan dalam arsip terpisah per-hari dan diberikan ke bagian rekam medis setiap
hari jam 7 pagi
c. Jika Downtime tidak lebih dari satu hari, maka kepala unit berkewajiban memanage
arsip formulir

3. Saat Uptime
a. EDP memberikan pemberitahuan ke semua layanan bahwa system sudah dapa
digunakan paling lambat 15 menit setelah sistem berjalan.
b. Jika downtime kurang dari satu hari, maka semua formulir manual yang sudah terisi
diinputkan kembali ke sistem paling lambat 2 x 24 jam setelah sistem berjalan
kembali
c. Jika downtime lebih dari satu hari, maka semua formulir manual yang sudah terisi
dan disimpan oleh bagian rekam medis, dimasukan ke dalam sistem dalam bentuk
scan arsip.
5.3. Backup Data pada EMR
1. EDP membuat otomasi backup data EMR minimal 1 hari sekali
2. Setiap hari pada jam 7 pagi EDP memastikan bahwa backup data H-1 sudah berjalan
3. EDP memindahkan media backup ke komputer / media terpisah dari server database
5.4. Penelusuran Jejak RM pada EMR
1. Pemohon penelusuran jejak mengajukan permohonan Telusur Jejak RM dengan mengisi
formulir nomor_____
2. Kepala bagian memberikan persetujuan pada formulir tersebut
3. EDP mengeluarkan laporan Jejak RM sesuai yang dimohonkan sesuai periode yang
diberikan.
4. Laporan tersebut di-print dan di-tanda-tangani oleh EDP dan Kepala Rekam Medis
5.5. Pengarsipan RM pada EMR
1. Pengarsipan data RM dapat diajukan dengan mengisi formulir nomor____ dan Nomor
Rekam Medis yang diminta arsipnya.
2. Kepala Rekam Medis menyetujui formulir
3. EDP membuatkan arsip pasien sesuai yang tertulis dan disetujui formulir tersebut dalam
bentuk PDF per-pasien
4. EDP memberikan file PDF tersebut dalam bentuk CD atau Copy File ke pemohon. Pemohon
menanda-tangani serah terima arsip di formulir nomor _____