Tugas Inidividu

Sistem Informasi dan Manajemen

Metode Konversi Sistem Informasi

Disusun Oleh:

Novia Yuni Artha Nainggolan

(K25161099.62E)

Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc

Magister Manajemen Bisnis

Sekolah Bisnis Institut Pertanian Bogor
2017
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, yang menggenggam

kehidupan setiap makhluk-Nya. Atas karunia dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan

paper dengan judul Metode Konversi Sistem Informasi. Paper ini membahas kajian tentang

mekanisme konversi sistem infomasi disertai kendala yang mungkin dihadapi selama proses

konversi.

Penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas segala bantuan pengajaran dan

arahan yang telah diberikan oleh Bapak Dr. Ir. Arief Imam Suroso, M.Sc selama penulis

mengikuti Mata Kuliah Sistem Informasi dan Manajemen (SIM). Penulis menyadari bahwa

makalah ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu evaluasi dan saran konstruktif

merupakan hal yang sangat dibutuhkan guna perbaikan di masa mendatang. Akhirnya semoga

karya ini bernilai ibadah bagi penulis dan dapat memberikan manfaat bagi pembaca.

Jakarta, Februari 2017

– Penulis –

i
 DAFTAR ISI

BAB I Pendahuluan ..................................................................................................................... 1

I.1. Latar Belakang .............................................................................................................. 1

I.2. Rumusan Masalah ......................................................................................................... 2

I.3. Tujuan Penulisan ........................................................................................................... 3

BAB II Tinjauan Pustaka ............................................................................................................. 4

II.1. Teknologi Informasi...................................................................................................... 4

II.2. Sistem Informesi Manajemen ....................................................................................... 5

II.3. Konversi Sistem ........................................................................................................... 6

BAB III Pembahasan ................................................................................................................... 8

III.1. Penerapan Metode Konversi ......................................................................................... 8

III.2. Keunggulan dan Kelemahan Metode Konversi ............................................................ 9

III.3. Metode untuk Mengkonversi File Data Yang Ada ....................................................... 14

III.4. Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi ...................................................... 16

BAB IV Penutup .......................................................................................................................... 21

Daftar Pustaka .............................................................................................................................. 22

ii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Komponen Sistem Informasi .................................................................................. 6

Gambar 3.1. Konversi Langsung ................................................................................................ 10

Gambar 3.2. Konversi Paralel ..................................................................................................... 11

Gambar 3.3. Konversi Bertahap .................................................................................................. 12

Gambar 3.4. Konversi Pilot ........................................................................................................ 13

Gambar 3.5. Evaluasi sistem baru setelah implementasi ............................................................ 16

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Perubahan dalam dunia teknologi informasi berjalan begitu cepat. Kompetisi berlangsung

sangat ketat, sehingga muncul istilah hyper competition, siapa yang tidak mau berubah

akan tertinggal. Sistem usang sudah selayaknya diganti dengan yang baru, agar dapat

menopang kinerja operasional organisasi/perusahaan yang kian cepat dan kompleks.

Bahkan jikalau bisa diagendakan dan dianggarkan secara rutin agar dapat mendorong

terciptanya pertumbuhan yang berkelanjutan (sustainable growth).

Penggunaan teknologi informasi memang memiliki banyak manfaat bagi perusahaan,

namun hal ini tidak menutup kemungkinan dapat mengakibatkan efek sebaliknya kepada

perusahaan akibat pemilihan teknologi yang tidak tepat guna. Pengguna, dalam kasus ini

berarti perusahaan dan organisasi, dituntut bersikap bijaksana dalam memilih teknologi

apa yang akan digunakan untuk perusahaan mereka. Konversi sistem lama ke sistem baru

tentunya tak terelakkan. Namun hal ini bukan sesuatu yang mudah. Pada kenyataannya,

dalam implementasi sistem informasi dari manual ke otomatis banyak menemui kendala

di berbagai perusahaan. Salah satunya adalah karena karyawan sebagai penggunanya

(end users) kurang mampu beradaptasi dalam menjalankan fungsi sistem informasi

tersebut dikarenakan mereka sudah lama menggunakan sistem manajemen manual.

Dibutuhkan persiapan dan perencanaan yang matang oleh perusahaan agar hasil dari

sistem yang baru tersebut dapat sepenuhnya mendukung aktivitas dan meningkatkan

produktifitas perusahaan. Biasanya cara yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi

1
 hal ini adalah melakukan pelatihan (training) kepada para karyawannya dengan cara

memakai jasa pihak lain atau vendor teknologi informasi (TI) yang sudah berpengalaman

di bidangnya.

Konversi sistem telah menjadi hal yang lumrah terjadi bagi organisasi atau perusahaan

yang ingin terus berkembang. Sistem lama jika sudah kalah cepat geraknya dengan

lingkungan usaha yang terjadi, maka tak ada alasan untuk menunda perubahan sistem ini.

Namun konversi tersebut tidak dapat dijalankan dengan sembarangan. Banyak faktor

yang harus dipertimbangkan, demi menjaga keberlangsungan operasional usaha. Bentuk-

bentuk konversi sistem informasi ini harus disesuaikan dengan karakter bisnis dan

harapan di masa depan. Dengan begitu, diharapkan perubahan atau transisi tidak

menimbulkan down system atau turbulensi kinerja operasional dan harapan akan adanya

perbaikan dan peningkatan value organisasi dapat tercapai.

Dalam makalah ini akan diuraikan lebih jauh mengenai metode konversi sistem informasi

pada suatu perusahaan disertai dengan kendala yang mungkin dihadapi dan solusi untuk

mengatasi kendala tersebut.

I. 2. Rumusan Masalah

1. Memahami metode sistem konversi dari sistem lama ke sistem yang baru

2. Memahami kelebihan dan kekurangan serta kendala dari metode sistem konversi

tersebut

2
I. 3. Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini secara umum untuk mengetahui dan memahami metode konversi

sistem informasi yang dapat dilakukan pada suatu perusahaan.dan menjelaskan kelebihan dan

kekurangan serta kendala dalam metode sistem konversi dalam suatu perusahaan Sedangkan

tujuan khususnya adalah sebagai salah satu tugas pada mata kuliah Sistem Informasi dan

Manajemen angkatan E62 Program Pasca Sarjana Sekolah Bisnis,Institut Pertanian Bogor yang

difasilitasi oleh Dosen Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc,CS.

3
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

II. 1. Teknologi Informasi

Teknologi informasi dan komunikasi mencakup dua aspek yaitu , Teknologi Informasi dan

Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi mencakup segala hal yang berkaitan dengan proses,

penggunaan sebagai alat bantu , manipulasi , dan pengelolaan informasi. Sedangkan Teknologi

Komunikasi mencakup segala hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk

memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Maka Teknologi Informasi

dan Komunikasi adalah suatu kesatuan yang tidak terpisahkan yang mengandung pengertian luas

tentang segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan , manipulasi , pengelolaan dan transfer

ataupemindahan informasi .Adapun pengertian Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)

menurut para ahli yakni , menurut Susanto Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah sebuah

media atau alat bantu yang digunakan untuk transfer data baik itu untuk memperoleh suatu data

atau informasi maupun memberikan informasi kepada orang lain serta dapat digunakan untuk

alat berkomunikasi baik satu arah ataupun dua arah.

Menurut Eric Deeson , Harper Vollins Publishers , Dictonary of Information Technology

“ Information Technology (IT) the handling of information by electric and electronic (and

microelectronic) means.” Here handling includes transfer , processing , storage and access, IT

special concern being the use of hardware and software for these tasks for the benefit of

individual people and society as a whole.” Dari penjelasan diatas : kebutuhan manusia didalam

mengambil dan memindahkan , mengolah dan memproses informasi dalam konteks social yang

mengungtungkan diri sendiri dan masyarakat secara kesulurahan. Bagaimana implikasinya agar

4
dapat menguntungkan secara individual dan masyarakat secara kesuluruhan tidak

didefinisikan secara lebih khusus.

II. 2. Sistem Infomasi Manajemen

Menurut James A. O’Brien (2006), Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun

dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang

mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem

informasi merupakan tanggungjawab dari seluruh komponen organisasi. Sistem informasi juga

dapat berperan dalam bisnis menejemen dan untuk pengambilan keputusan serta memungkinkan

suatu bisnis dapat berkembang. Termasuk dalam komponen sistem informasi adalah perangkat

keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, orang, basis data (database) dan

jaringan komputer dan komunikasi data. Sistem informasi manajemen (manajement information

system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di

dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan

manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari

interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data

untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam

kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah

mungkin SIM yang kompleks dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut,

bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer

(computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem

informasi. Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi

kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management),

5
managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level

management). Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur

utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran,

pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat

terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management

disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas. Top level

management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical

level dan lower management dengan tehcnical level.

Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi

II. 3. Konversi Sistem

Menurut Riyanti dalam riyanti.staff.gunadarma.ac.id menyebutkan bahwa, konversi sistem

merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan

sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Menurut

artikata.com, konversi adalah perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem yang lain;

6
perubahan pemilikan atas suatu benda, tanah, dan sebagainya; perubahan dari satu bentuk

(rupa dan sebagainya) ke bentuk (rupa dan sebagainya) yang lain.

Saat ini, implementasi sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan

penggantian software, database, dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi

yang paling penting yang dibutuhkan ketika meng-install software baru disebut konversi

data. Misalnya, penginstalan paket software yang baru dapat memerlukan konversi elemen

data di database yang dipengaruhi oleh aplikasi yang baru ke dalam format data yang baru.

Aktivitas konversi data lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak

tepat, penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan

pengaturan data ke dalam format data yang baru, seperti database, datamart, dan gudang data.

proses konversi data yang baik merupakan hal yang penting karena data yang diformat atau

disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari

kegagalan dalam implementasi sistem baru (O’Brien, 2005).

7
 BAB III

PEMBAHASAN

III. 1. Penerapan Metode Konversi

Fenomena penyebab kegagalan pengalihan konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru

dapat berasal dari 3 pihak terkait yang berperan didalam pengembangan sistem informasi, yaitu:

manajemen yang mewakili pihak perusahaan atau end-user, vendor sebagai pihak ketiga yang

membantu dalam perancangan, pengembangan serta implementasi sistem baru tersebut

dan user sebagai pengguna umum sistem tersebut.

Kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah-

langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi. Adapun hal yang perlu dilakukan

sebelum proses konversi adalah :

a. Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design.

b. Konstruksi, meliputi penyusunan kode dan pengujian

c. Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software), meliputi kegiatan :

Developmental (error testing per modul oleh programmer), Alpha testing (error testing

ketika sistem digabungkan dengan interface user oleh software tester), dan Beta testing

(testing dengan lingkungan dan data sebenarnya)

Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode

konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi

dan meningkatkan keberhasilan proses konversi. Empat bentuk utama dari konversi sistem

8
mencakup konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap (phased) dan konversi

percontohan (pilot).

III. 2. Keunggulan dan Kelemahan Metode Konversi

James A. O’Brien (2006) mengatakan bahwa operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat

menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi (convertion) dari

penggunaan sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Pada

saat menganalisis konversi sistem perlu dipertimbangkan pendekatan konversi yang paling bagus

untuk dilakukan. Teknik konversi sistem yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan

sistem yang baru yaitu

2.1 Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya

dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi

langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem

lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem

lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.

2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.

3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.

4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara

sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Keunggulan :

Relatif tidak mahal.

9
Kelemahan :

Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. Berikut merupakan ilustrasi konversi langsung.

Gambar 3.1. Konversi Langsung

2.2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui

masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka

sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman,

tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system

sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru

beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel,

output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya

direkonsiliasi.

Kelebihan :

Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem

rangkap tersebut, karena ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel,

maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan

berkala dengan personel operasi dan pemakai.

10
 Gambar 3.2. Konversi pararel

2.3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan

sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan

yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk

mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua

sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada

konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan

beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat

menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu

yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk

menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber

pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan

sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab

orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

11
 Gambar 3.3. Konversi bertahap

Keterangan gambar

a. Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan

sistem yang lama

b. Sistem harus disegmentasi

c. Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama.

d. Daya terapnya terbatas, proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang.

Contoh :

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan

sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data

input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan

pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama

dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem

diimplementasikan.

2.4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi

tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka

akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya

dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari

12
organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in

mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Gambar 3.4. Pilot conversion

a. Perlunya segmentasi organisasi.

b. Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung.

c. Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel.

d. Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W.

Contoh :

Salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya bisa berfungsi sebagai kelinci

percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem

baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi,

sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi ini

lebih sedikit beresiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah

dibandingkan dengan metode paralel.

Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh

dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis

dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan. Selain

berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk

13
 melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau

sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

III. 3. Metode untuk Mengkonversi File Data Yang Ada

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem

menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru.

Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah

ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

1. Format file tersebut

2. Isi file tersebut
3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan
Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek
konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk
menjalankan konversi file :

a. Konversi File Total

Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di
atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca
komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format
lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang
lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan
file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru,
dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama
konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan
integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi
file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi.

14
b. Konversi File Gradual
Konversi file gradual (sedikit demi sedikit), umumnya digunakan dengan metode paralel
dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya
konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.
Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi
sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa
aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah
dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.

2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account
receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika
record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama
diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di
update.
4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada
file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru
disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.
c. Mengkonversi File Data
Keberhasilan konfersi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem
menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru, file sendiri dapat
diklasifikasikan menjadi

d. File Master
Merupakan file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan
atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

e. File Transaksi
File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem
informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.

15
 f. File Indeks
File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks
baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami
konversi.

g. File Tabel
File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi seiama konversi sistem. File tabel bisa juga
diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.

h. File Backup
Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi
kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file
dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

i. Mengkonversi Sistem Baru

Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalam pengconversian
tergantung pada beberapa faktor antara lain : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali,
Jaringan, prosedur.

Gambar 3.5. Evaluasi sistem baru setelah implementasi

III. 4. Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi

Konversi sistem informasi yang lama menjadi sistem informasi baru bisa berhasil dan juga bisa

gagal. Hal itu dipengaruhi oleh stakeholder yang terlibat dalam pembuatan dan implementasi

sistem informasi tersebut. Misalnya dalam pembuatan sistem informasi berupa ERP. Ada

16
beberapa hal yang menjadi penyebab utama kegagalan proyek ERP. Dalam hampir semua kasus,

para manajer bisnis dan ahli TI dari perusahaan ini meremehkan kerumitan perencanaan,

pengembangan, dan pelatihan yang dibutuhkan untuk bersiap-siap menghadapi sistem ERP baru

yang akan secara radikal mengubah proses bisnis dan sistem informasi mereka.

Kegagalan untuk melibatkan para karyawan yang terkena dampak dalam tahap perencanaan dan

pengembangan serta program manajemen perubahan, atau mencoba untuk melakukan terlalu

banyak hal dengan cara yang terlalu cepat pada proses konversi, adalah penyebab-penyebab

umum dari kegagalan proyek ERP. Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas

pekerjaan baru yang dibutuhkan oleh sistem ERP, dan kegagalan konversi data dan pengujian

yang cukup atas data, adalah penyebab lain dari kegagalan. Dalam banyak kasus, kegagalan ERP

juga disebabkan karena perusahaan atau manajemen TI terlalu mempercayai berbagai pernyataan

yang diberikan para penjual software ERP atau bantuan dari perusahaan konsultan prestisius

yang dipekerjakan untuk memimpin implementasi tersebut.

Pengalihan sistem informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal,

terjadi karena:

1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang baru.

2. Sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya,

sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan sistem baru justru

mempersulit kinerja yang sudah ada.

3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.

17
 4. Tidak ada komunikasi yang baik di antara vendor sebagai penyedia TI dengan perusahaan

sebagai pengguna, sehingga sistem baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan

kebutuhan pengguna.

5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar

perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan

teknologi tersebut.

6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.

7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru

maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan

menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja),

kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi

karyawan/PHK,sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini

maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan

bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu

sendiri.

Langkah-langkah preventif yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:

1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang

belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti

yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan

perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin

dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.

18
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung

pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara

subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini

mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus

segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat

perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.

3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai

maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek

pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis

informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan

mengambil empat langkah berikut :

1. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job

enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan

membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang

kemampuan mereka.

2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud

perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis

dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.

3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan

manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-

dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi

formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya

kepercayaan.

19
4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama,

identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan

menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga

membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

20
 BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan

hap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap di mana sistem yang telah

dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan, baik berupa perangkat keras maupun perangkat

lunak yang digunakan. Dengan penerapan sistem yang dirancang, hasilnya dapat dioperasikan

dan digunakan secara optimal sesuai kebutuhan. Tahap konversi sistem bersifat urgen di mana

walaupun sistem telah didesain dan digunakan dengan baik, kesuksesan sistem informasi

tergantung dari seberapa baik konversi sistem yang dilakukan.

Dalam pemilihan pendekatan konversi implementasi sistem informasi manajemen, harus

menentukan sendiri strategi konversi yang mana yang cocok diterapkan pada perusahaan, karena

setiap perusahaan adalah unik dan memiliki kemampuan dan keterbatasan yang tidak sama.

Strategi mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pengalihan atau konversi sistem yang

dapat dilakukan yaitu: Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy), Konversi

Paralel (Parallel Conversion), Konversi Bertahap (Phased Conversion), Konversi Pilot (Pilot

Conversion).

21
 DAFTAR PUSTAKA

Husda, Elfi Nur. 2016.Pengantar Informasi Teknologi.Penerbit Baduose Media.

O’Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System. McGraw-Hill Irwin companies.
O’Brien, James A. (2006). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat.
O’Brien, J A & Marakas, G M. 2011. Management Information Systems Tenth Edition.
MgGraw-Hill Inc, New York.
O’Brien, JA and George Marakas. 2010. Introduction to Information Systems. Fifteenth Edition.
McGraw-Hill International Edition.
http://ptifauzanstmik.blogspot.co.id/2016/01/makalah-perkembangan-teknologi.html
http://fizzulhaq.blogspot.com/2009/11/pengertian-sistem-informasi-manajemen.html
http://riyanti.staff.gunadarma.ac.id

22