PENGENDALIAN

DOKUMEN
SISTEM

4 AGUSTUS 2015

SHARING KNOWLEDGE SYSTEM DEVELOPMENT

Peserta Sharing

Yuli Wulansari - RZ Stratejik

Rosi Witantri - Cita Sehat
Ardhani Reswari - RZ
Erlin Femilian - Validata Teknologi
Asep Warsa - Tajira Solusi Utama
Abdullah - Mayarakat Ternak Nusantara
Irwansyah - Indonesia Juara

2
JENIS DOKUMENTASI LINGKUP PENGENDALIAN

Distribusi
Dokumen

Peminjaman
Dokumen

Dokumen Rekaman

Pemeliharaan
Dokumen
PIHAK PENGENDALI

1. Document Controller Lembaga Retensi &

Pemusnahan Dokumen
2. Document Controller Unit Kerja

Hak Akses
Dokumen

3
 JENIS DOKUMENTASI KERJA
LEMBAGA
Level 2
Level 1 Level 3 Level 4
DOKUMEN
Standar
INTERNAL Kebijakan
Operasional
Instruksi Format
Perusahaan Kerja Rekaman
Prosedur

REKAMAN Hasil Kerja

DOKUMEN
Kebijakan dan peraturan umum yang diterbitkan oleh pihak eksternal
EKSTERNAL

4
KONTROL DISTRIBUSI DOKUMEN

Dokumen asli Dokumen salinan Dokumen yang sudah

yang dikontrol tidak berlaku bagi lembaga

5
DOCUMENT CONTROLLER
Document Controller
Unit Kerja
Document Controller
Lembaga Bagian yang ditunjuk oleh
masing-masing pimpinan unit kerja
Bagian yang memiliki untuk melakukan
fungsi system development fungsi pengelolaan dokumen
di masing-masing unit kerja

6
 PEMELIHARAAN DOKUMEN

Hardcopy dokumen
disimpan di tempat yang aman

Dokumen dicatat dalam

Daftar Pengendalian Dokumen
dan Rekaman (DPDR)

Setiap bulan diakukan review DPDR dan pengecekan

kesesuaian penempatan dokumen sesuai DPDR

Document controller unit kerja melakukan update DPDR

yang dikirimkan ke document controller lembaga
7
 RETENSI &
PEMUSNAHAN DOKUMEN
Retensi adalah masa penyimpanan dokumen
Retensi = selama masa berlaku + 5 tahun setelah masa berlaku habis

Pemusnahan (dibakar, dicacah, dll)

Dokumen disimpan Pengajuan pemusnahan dokumen menggunakan sehingga fisik dan informasinya
sampai masa retensinya habis Formulir Pemusnahan Dokumen dan Rekaman tidak dapat dikenali lagi
Pengajuan pemusnahan kepada Dokumen yang dimusnahkan dicatat dalam Daftar
atasan system development dan unit kerja terkait Dokumen dan Rekaman yang Dimusnahkan

8
 HAK AKSES DOKUMEN
Akses oleh Pihak INTERNAL
Akses oleh Pihak EKSTERNAL

CONFIDENTIAL RESTRICTED
 Pada dasarnya pihak eksternal tidak memiliki hak

 Hanya diakses oleh tim  Boleh diakses oleh seluruh akses terhadap dokumen

manajemen dan/atau user karyawan  Permintaan akses bagi pihak eksternal harus

tertentu melalui persetujuan tim manajemen

 Akses diberikan dalam batasan tertentu sesuai

 Akses oleh bagian selain tim kepentingan atau keperluannya

manajemen dan/atau user  Diberikan dibawah pengawasan/kontrol

tertentu harus disertai  Informasi yang diberikan layak menjadi konsumsi

persetujuan tim manajemen publik

9
 PEMINJAMAN DOKUMEN
Softcopy diperbolehkan dipinjamkan,
Kategori dokumen yang dipinjamkan untuk kepentingan:
adalah controlled copy  keperluan pemeriksaan/audit
Dokumen boleh dipinjamkan
dalam bentuk hardcopy

 review atau revisi dokumen

10
TERIMA KASIH

11