BAB 1.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
upaya kesehatan mayasrakat dan upaya kesehayan perseorang tingkat pertama,
dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai
derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya
(Kemenkes, 2014).
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia tentang
Rekam Medis tahun 2008, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam Medis harus dibuat
secara tertulis, lengkap dan jelas atau secara elektronik. Dokumen rekam medis
adalah sebagai sumber informasi yang bertujuan untuk menunjang tercapainya
tertib administrasi guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di puskesmas.
Untuk menghasilkan rekam medis yang baik dan memuat informasi yang lengkap
dan berkesinambungan sehingga keselamatan pasien terjaga, maka perlu
diperhatikan manajemen rekam medis khususnya sistem penomoran.
Unit rekam medis sebagai salah satu gerbang terdepan dalam pelayanan
kesehatan, dapat sebagai salah satu ukuran kepuasan pasien dalam menerima
pelayanan. Ruang lingkup unit rekam medis mulai dari penerimaan pasien sampai
dengan penyajian informasi kesehatan. Tugas unit rekam medis mulai dari
pengumpulan data, pemrosesan data, dan penyajian informasi kesehatan. Data
yang dikumpulkan berupa data sosial dan medis. Data sosial didapatkan ketika
pasien mendaftar sebagai pasien, sedangkan data medis didapatkan setelah pasien
mendapat pemeriksaan dari tenaga kesehatan (Budi, 2011).
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis adalah tata cara
penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai
bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Nomor Rekam Medis
memiliki berbagai kegunaan atau tujuan yaitu: sebagai petunjuk pemilik berkas

1
 2

rekam medis pasien yang bersangkutan, untuk pedoman dalam tata-cara

penyimpanan (Penjajaran) berkas rekam medis dan sebagai petunjuk dalam
pencarian berkas rekam medis yang telah tersimpan di filling. Terdapat tiga
system pemberian nomor pasien masuk (Admission Number System) yaitu:
pemberian nomor secara seri (Serial Numbering System), Pemberian nomor secara
unit (Unit Numbering System), Pemberian nomor secara Seri Unit (Serial Unit
Numbering System) (Budi, 2011).
Puskesmas Gladak Pakem merupakan salah satu Puskesmas yang
menyediakan pelayanan rawat inap dan rawat jalan di Kabupaten Jember,
Kecamatan Pakem. Selain rawat inap dan rawat jalan jenis pelayanan yang
disediakan oleh Puskesmas Gladak Pakem diantaranya UGD, poli umum, poli
gigi, poli KIA. Sebagai puskesmas yang menyediakan pelayanan rawat inap dan
rawat jalan di daerah Pakem menjadikan Puskesmas Gladak Pakem memiliki
angka kunjungan pasien rawat inap dengan kunjungan kurang lebih 10 sampai 11
per bulan, sedangkan untuk rawat jalan memiliki jumlah kunjungan 30-50 pasien
per hari. Dengan hal ini dapat disimpulkan dengan jumlah kunjungan yang
tergolong tinggi masih banyak terjadi masalah duplikasi penomoran rekam medis.
Permasalahan tersebut belum pernah diteliti oleh peneliti lainnya.
Berdasarkan hasil wawancara terhadap petugas pendaftaran rawat jalan
dan rawat inap bahwa sistem penomoran Puskesmas Gladak Pakem menyatakan
bahwa satu pasien rawat jalan akan mendapatkan satu nomor rekam medis pada
setiap kali pasien datang berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan dan akan
selamanya menggunakan nomor tersebut sedangkan pasien rawat inap akan
mendapatkan nomor rekam medis baru setiap pasien berkunjung dan mendapatkan
berkas rekam medis baru .
Fungsi petugas dalam pemberian nomor rekam medis sangat diperlukan
agar tidak terjadi penggandaan nomor rekam medis, selain itu peran petugas
pendaftaran dalam penjelasan mengenai Kartu Identitas Berobat (KIB) agar
dibawa setiap kali berobat sangat berpengaruh pada ketertiban administrasi
sehingga akan lebih cepat dalam melayani pasien lama yang berobat kembali.
 3

Berdasarkan survei awal pada bulan Juli 2017, diketahui bahwa penulisan
nama disesuaikan dengan identitas pasien dan diberikan satu nomor rekam medis.
Akan tetapi masih terdapat kejadian mengenai duplikasi nomor rekam medis pada
dokumen rekam medis. Duplikasi yang terjadi bukan hanya satu pasien dengan
dua nomor rekam medis tetapi ada juga satu pasien memiliki dua nomor rekam
medis untuk pasien rawat jalan, seperti table 1.1.

Tabel 1.1 Data Nomor Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Pada Bulan Juli 2017
yang Terduplikasi

Jumlah Berkas Yang Nomor Duplikasi

Minggu Keterangan
Kunjungan Terduplikasi RM (%)

Minggu I 97 pasien 4 Nomor RM 2002 2 pasien 1.00 %

2017 2 pasien
2070 2 pasien
2080 2 pasien
Minggu II 90 pasien 3 Nomor RM 1625 2 pasien 0.75 %
1679 2 pasien
2749 2 pasien
Minggu III 86 pasien 4 Nomor RM 2739 2 pasien 1.00 %
1171 2 pasien
2777 2 pasien
1215 2 pasien
Minggu IV 128 pasien 3 Nomor RM 2779 2 pasien 0,75 %
2742 2 pasien
2080 2 pasien
14
Jumlah 401 pasien Nomor 3.5 %
RM
Keterangan: Data Primer Penelitian, 2016

Data duplikasi nomor rekam medis pasien rawat jalan di peroleh dan di
sajikan pada tabel 1.1 menyebutkan bahwa dari 401 kunjungan rawat jalan selama
sebulan pelayanan di bulan Juni 2017, didapatkan 14 nomor rekam medis yang
mengalami duplikasi sehingga didapatkan tingkat duplikasi nomor rekam medis
mencapai 3.5%.
Data pasien rawat inap berjumlah 11 berkas pada bulan Juli 2017 dan
seluruh berkas tersebut mengalami duplikasi karena setiap pasien yang datang
 4

akan diberikan nomor baru (berkas baru). Oleh karena itu dapat disimpulkan
bahwa sistem penomoran yang digunakan di Puskesmas Gladak Pakem tidak
terlaksana dengan baik untuk pasien rawat jalan, sedangkan sistem penomoran
yang dilakukan rawat inap adalah setiap pasien datang untuk berobat akan
mendapatkan nomor baru, sehingga satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu
nomor rekam medis (berkas), sehingga membuat semua nomor akan mengalami
duplikasi dan ditunjang tidak adanya SPO (Standart Procedur Operational)
tentang pemberian nomor rekam medis. Hal ini mengakibatkan terjadinya
duplikasi nomor rekam medis.
Duplikasi nomor rekam medis pada Puskesmas Gladak Pakem
menimbulkan beberapa dampak diantaranya infomasi pelayanan yang diberikan
kepada pasien tidak berkesinambungan dan terjadi penumpukan berkas rekam
medis yang menyebabkan keadaan rak filling tidak cukup untuk menampung
berkas rekam medis lainnya. Berdasarkan hasil observasi di bagian pendaftaran
rawat jalan dan rawat inap terjadinya duplikasi karena perilaku petugas dalam
menginputkan nama kedalam sim-tronik yang tidak sesuai dengan KTP dan
kurang teliti dalam mencari nomor rekam medis pasien dan tidak adanya SPO
(Standart Procedur Operational) sebagai pedoman bagi petugas rekam medis
rawat jalan dan rawat inap untuk sistem penomoran. Oleh sebab itu peran petugas
di bagian pendaftaran rawat inap dan rawat jalan berpengaruh dalam terjadinya
duplikasi pada nomor rekam medis rawat inap dan rawat jalan. Hal tersebut sesuai
dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Rokaiyah dan Setijah (2015) bahwa
sikap petugas yang kurang teliti menjadi salah satu penyebab duplikasi nomor
rekam medis.
Menurut penelitian (Irlianti & Dwiyanti,2014) menyatakan bahwa
Antecedent dibagi menjadi dua yaitu pengetahuan dan sikap. Behavior dapat
dilihat dari reaksi atau tindakan terhadap adanya “Antecedent” atau pemicu
terjadinya perilkau. Concequences dapat di bagi menjadi dua yaitu Reward dan
Punishment.
Perilaku petugas menjadi salah satu menyebab terjadinya duplikasi
penomoran rekam medis. Menurut Notoatmodjo (2014) menyatakan bahwa
 5

perilaku merupakan suatu proses dan sekaligus hasil interaksi antara: Antecedent
(pemicu yang menyebabkan seseorang berperilaku) meliputi pengetahuan dan
sikap, Behavior (reaksi atau tindakan terhadap adanya “Antecedent” atau pemicu
tersebut yang berasal dari lingkungan) berupa pembuatan SPO, Concequences
(kejadian selanjutnya yang mengikuti perilaku atau tindakan tersebut) seperti
Punisman. Berdasarkan uraian permasalahan tersebut peneliti tertarik untuk
menganalisis sistem penomoran pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap di
Puskesmas Gladak Pakem Jember tahun 2017.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan hal tersebut, maka rumusan masalah yang akan diteliti adalah
analisis sistem penomoran pendaftaran rawat inap dan rawat jalan di Puskesmas
Gladak Pakem Jember tahun 2017?

1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum
Menganalisis bagaimana pelaksanaan sistem penomoran di tempat
pendaftaran pasien rawat inap dan rawat jalan di Puskesmas Gladak Pakem 2017
1.3.2 Tujuan Khusus
1. Mengidentifikasi faktor Antecedent dalam kejadian duplikasi nomor
rekam medis di Puskesmas Gladak Pakem
2. Mengidentifikasi faktor Behavior dalam kejadian duplikasi nomor
rekam medis di Puskesmas Gladak Pakem
3. Mengidentifikasi faktor Concequences dalam kejadian duplikasi
nomor rekam medis di Puskesmas Gladak Pakem
4. Menyusun upaya perbaikan Sistem Penomoran Rekam Medis Rawat
Jalan dan Rawat Inap di Puskesmas Gladak Pakem
 6

1.4 Manfaat penelitian

1.4.1 Manfaat Bagi Puskesmas
Sebagai bahan acuan dan pertimbangan bagi instansi terkait yaitu
Puskesmas Gladak Pakem dalam menentukan kebijakan lanjutan guna perbaikan
mutu berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap.
1.4.2 Manfaat Bagi Institusi Pendidikan
Diharapkan penelitian ini dapat memperkaya bahan kepustakaan dan
mampu memberikan kontribusi pada pengembangan ilmu Rekam Medis yang
dapat ditindak lanjuti.
1.4.3 Manfaat Bagi Peneliti Lain
Dapat digunakan sebagai tambahan referensi bagi peneliti lain yang akan
melakukan penelitian serupa dengan yang peneliti lakukan.