RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI PENYIMPANAN SURAT KANTOR

PERTANAHAN KAB. MAMUJU, SULAWESI BARAT

Disusun Oleh : MITRA

NIP : 19960622 201903 1 001
Jabatan : Calon Pengelola Sistem dan Jaringan
Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II PUSAT

PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA
RUANG/BADAN PERTANAHAN NASIONAL
BOGOR 2019
LEMBAR PENGESAHAN

Rancangan Aktualisasi ini diajukan oleh :

Nama Peserta : MITRA, A.Md
NIP : 19960622 201903 1 001
Jabatan : Calon Pengelola Sistem dan Jaringan
Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju
Angkatan : VI

Isu yang di angkat :

“BELUM OPTIMALNYA PENYIMPANAN SURAT”
Telah diseminarkan dan diterima sebagai salah satu persyaratan Pelatihan Dasar
CPNS untuk selanjutnya di aktualisasikan pada tanggal 26 September 2019.

Bogor, 23 September 2019

Coach, Mentor,

Ir. Utari Hargiyanti Fahmi Fauzi, A.Md

NIP 196705271990102001 NIP. 19861027 200804 1 002
A. LATAR BELAKANG

Dalam rangka pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan

Negara sebagaimana tertuang dalam Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945, perlu dibangun Aparatur Sipil Negara yang
memiliki integritas, profesional, netral, dan bebas dari intervensi politik,
bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme, serta mampu
menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu
menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan bangsa
berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia
Tahun 1945 serta Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur
Sipil Negara (selanjutnya disebut UU ASN).
Arsip surat baik itu surat masuk, surat tugas, SK dan yang lain
sangat diperlukan untuk kelancaran kinerja sehari-hari dan pelayanan
kepada masyarakat. Kondisi penyimpanan surat saat ini yaitu dengan di
arsip di bundel kemudian disimpan kedalam lemari pada suatu ruangan,
sehingga menurut penulis ini belum optimal dan sering mendapatkan
kendala-kendala seperti pencarian surat yang membutuhkan waktu relatif
lebih lama, hingga keamanan data diragukan.
Terkait dengan lempiran V Peraturan Menteri Agraria dan Tata
Ruang/ Badan Pertanahan Nasional Nomor 18 Tahun 2015 Tentang
Uraian Jabatan Fungsional Di Lingkungan Kementerian Agraria Dan
Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional disebutkan bahwa uraian tugas
jabatan pengelola sistem dan jaringan adalah:
a. Menyusun bahan daftar inventaris aplikasi komputer dan spesifikasi
perangkat keras komputer dan jaringan yang digunakan
b. Menyusun bahan petunjuk penggunaan aplikasi komputer, pengelolaan
sistem dan jaringan komputer
c. Melakukan pengelolaan sistem operasi komputer atau aplikasi yang
digunakan dalam unit kerja terkait untuk memberikan hak akses user kepada
pegawai

3
d. Melakukan instalasi dan pembaharuan aplikasi komputer dan anti virus
e. Melakukan pengelolaan database
f. Melakukan pemantauan dan deteksi kerusakan dan pemeliharaan terhadap
aplikasi, perangkat dan jaringan komputer agar berjalan secara optimal
g. Menyusun bahan permasalahan dan perubahan /perkembangan aplikasi,
perangkat dan jaringan komputer.
Berdasarkan uraian di atas, Penulis yang memiliki jabatan sebagai
Calon Pengelola Sistem dan Jaringan di Kantor Pertanahan Kabupaten
Mamuju, mengaktualisasikan nilai - nilai dasar profesi ASN (Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti
Korupsi) dan Menerapkan Manajemen ASN, Pelayanan Publik dan Whole of
Government berdasarkan kegiatan yang sudah direncanakan sesuai tugas
pokok dan fungsi penulis sebagai Calon Pengelola Sistem dan Jaringan.

B. IDENTIFIKASI ISU

Berdasarkan uraian tugas sebagaimana disebutkan di atas

dikonversikan ke dalam bentuk permasalahan, maka akan ditemukan isu
atau potensi permasalahan yang mungkin muncul dalam penyelenggaraan
pemerintahan pada sektor pertanahan, khususnya yang menjadi
kewenangan Kementerian Agraria dan Tata Ruang Badan Pertanahan
Nasional, baik itu pada bagian Tata usaha hingga ke Seksi yang lain pada
Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju.
Berdasarkan dari latar belakang dan berdasarkan materi pembelajaran
Whole of Government, Manajemen ASN dan Pelayan Publik, penulis
menemukan beberapa isu pada Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju
diantaranya:
1. Belum optimalnya penyimpanan surat
2. Kurang optimalnya manajemen sharing data antar seksi dan ruangan
3. Kurang optimalnya layanan informasi di loket
Untuk mengetahui satu gagasan yang dapat dilaksanakan, maka penulis
akan melakukan analisis terhadap 3 (tiga) gagasan diatas dengan

4
menggunakan metode pendekatan USG (Urgency, Seriousness, and Growth).
Metode USG adalah salah satu jenis metode pendekatan untuk mendapatkan
1 (satu) permasalahan yang paling tinggi total nilainya guna menentukan isu
yang diangkat berdasarkan tingkat urgensi, keseriusan, dan kemungkinan
berkembangnya masalah tersebut.

Tabel 1. Tabel USG

No. Uraian Isu Urgency Serousness Growth Total Keterangan
1. Belum 4 5 5 14 Isu terpilih
Optimalnya
Penyimpanan
Surat
2. Kurang 3 3 3 9
optimlanya
manajemen
sharing data
antar seksi dan
ruangan
3. Kurang 3 4 5 12
optimalnya
layanan
informasi di
loket

5
 Perihal isu tersebut dapat dilihat dari pohon masalah berikut :

Belum Optimalnya
Penyimpanan surat

Tempat Tidak ada media belum tersedia

penyimpanan arsip penyimpanan secara penyimpanan surat
kurang digital terpusat

Membuat sistem
Menambah tempat Digitalisasi
aplikasi persuratan
penyimpanan penyimpanan surat
berbasis website

Gambar 1. Analisis Pohon Masalah

C. IDENTIFIKASI GAGASAN

Berdasarkan isu “kurang Optimalnya Penyimpanan Surat” yang ada diatas

maka ditemukan ada 3 gagasan utama untuk memecahkan isu tersebut :
1. Menambah tempat penyimpanan arsip surat
2. Digitalisasi penyimpanan surat
3. Membuat sistem aplikasi persuratan berbasis website

D. ANALISIS TEORI TAPISAN

Untuk Menentukan gagasan pemecahan isu dibutuhkan teori tapisan
Mc. Namara . Tujuan teori Mc. Namara ini adalah untuk mendapatkan
gagasan pemecah isu yang paling tepat untuk dijaikan rancangan aktualisasi.
Caranya dengan menentukan tingkat efektivitas, efisisensi, dan kemudahan.
Gagasan pemecahan isu dengan menentukan skala nilai 1-5.

6
 Tabel 2. Tabel Tapisan
No. Ide/Gagasan Efisiensi
Efektivitas biaya kemudahan Total

1. Menambah tempat penempatan surat

4 2 4 10

2. Digitalisasi penyimpanan surat

4 5 5 14

3. Membuat sistem aplikasi persuratan berbasis 4 3 4 11

website

Melalui analisa gagasan pemecah isu menggunakan teori tapisan Mc. Namara,
maka dapat ditarik kesimpulan gagasan utama untuk memecahkan isu terpilih
berdasarkan total skor yang paling besar yaitu “ Digitalisai Penyimpanan Surat ”

7
 A. RANCANGAN AKTUALISASI

Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju

Identifikasi Isu : 1. Belum Optimalnya Penyimpanan Surat

2. Kurang optimalnya manajemen sharing data antar seksi dan ruangan
3. Kurang optimalnya layanan informasi di loket

Isu yang Diangkat : Belum Optimalnya Penyimpanan Surat

Identifikasi Gagasan : 1. Menambah tempat penempatan surat

2. Digitalisasi penyimpanan surat
3. Membuat sistem aplikasi persuratan berbasis website

Gagasan Terpilih : Digitalisasi Penyimpanan Surat

Tabel 3. Tabel Rancangan Aktualisasi

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output /Hasil Keterkaitan Kontribusi Penguatan Nilai
Substansi Mata Terhadapan Visi Organisasi
Pelatihan
1. Konsultasi 1. Konsultasi mengenai Isu yang di pilih, Konsultasi mengenai Dari adanya Mewujudkan
Dengan isu alat/bahan yang isu (Agenda II) kegiatan ini dapat sikap jujur, adil,
Mentor dan 2. Mengidentifikasi alat- diperlukan serta Etika publik mendukung transparan,
Coach alat yang dibutuhkan akun media Berbicara dengan terwujudnya
akuntabel, tepat
3. Membuat akun media penyimpanan sopan terhadap pengelolaan ruang
4. Membuat jadwal mentor/coach pada dan pertanahan waktu, cerdas,
kegiatan saat konsultasi yang terpercaya kreatif dengan
Komitmen Mutu dan berstandar filosofi senang
Mendengarkan dan dunia memudahkan.
menjalankan arahan
dari coach/mentor 2. Mewujudkan
sesuai untuk hasil
Sikap ramah,
yang baik
sopan, dan
Anti korupsi disiplin, kreatif
Dalam penyedian alat- serta
alat yang dibutuhkan professional
menggunakan alat dalam
yang telah disediakan memberikan
dan telah
pelayanan
dikomonikasikan
dengan atasan

Konsultasi mengenai
isu (Agenda III)
Manajemen ASN
Menerima arahan dari
atasan yang
berwenang secara
profesiona

Mengidentifikasi alat-
alat yang dibutuhkan
(Agenda II)
Etika Publik
Saat bertanya dengan
sopan dan santun
Akuntabilitias
Mengumpulkan
informasi dari ahli
sehingga info yang
didapat lebih
tertercaya
Komitmen Mutu
Mencari peralatan
tidak melihat pada
bentuk tampilan
namun pada kualitas

Agenda (III)
Manajemen ASN
Dalam proses
identifikasi
berkonsultasi kepada
atasan

Membuat akun media

Agenda (II)
Akuntabilitas
Akun yang dibuat
dijaga kerahasiaanya
Komitmen Mutu
Akun yang dibuat
pada google
merupakan site yang
terpercaya
Anti Korupsi
Tidak memalsukan
info adanya biaya
dalam pembuatan
akun

Agend (III)
Manajemen ASN
Menjaga kerahasian
akun diberikan pada
staf yang diberi tugas

Membuat jadwal
kegiatan
Agenda (II)
Akuntabilitas
Menyusun jadwal
sesuai waktu yang
ditetapkan dan jelas.
Anti korupsi
Disiplin dalam
membuat jadwal dan
menjalankannya
Komitmen Mutu
Jadwal yang telah
 dibuat dilaksanakan
tepat pada
waktunya(tercapai
sesuai jadwal)

Agenda (III)
Manajemen ASN
Menjalan jadwal
dengan profesional,
sesuai aturan yang
telah diberikan atasan
2 Pengelompokan 1. Memilih Jenis-Jenis Surat terklarifikasi Memilih Jenis-jenis Dari adanya 1. Mewujudkan
Surat surat sesuai jenisnya Surat (Agenda II) kegiatan ini dapat sikap jujur, adil,
2. Memetakan surat Komitmen Mutu mendukung transparan,
sesuai jenis surat Bekerja dengan teliti terwujudnya
akuntabel, tepat
3. Menggabungkan surat saat memilih dan pengelolaan ruang
mengelompokkan dan pertanahan waktu, cerdas,
jenis-jenis surat yang terpercaya kreatif dengan
Nasionalisme dan berstandar filosofi senang
Menata surat sehingga dunia memudahkan.
memudahkan untuk
dicari 2. Mewujudkan
Akuntabilitas Sikap ramah,
Mampu
sopan, dan
mempertanggung
jawabkan keakuratan disiplin, kreatif
hasil dari serta
pengelompokan surat professional
Agenda (III) dalam
Manajemen ASN memberikan
Penyusunan surat pelayanan
sesuai jenisnya
dengan teliti

Memetakan surat
sesuai jenis surat
Agenda (II)
Akuntabilitas
Memetakan dengan
jelas dan penuh
tanggung jawab.
Nasionalisme
Kerja keras tidak
mudah bosan dalam
memetakan
Etika Publik
Jujur dan bertanggung
jawab terhadap hasil

Agenda (III)
Pelayanan Publik
Bekerja tanpa
mengeluh dan tanpa
mengharap imbalan
 Menggabungkan surat
Agenda (II)
Akuntabilitas
menggabungkan
dengan jelas dan
penuh tanggung
jawab.
Nasionalisme
Kerja keras tidak
mudah bosan dalam
menggabungkan surat
Etika Publik
Jujur dan bertanggung
jawab terhadap hasil

Agenda (III)
Pelayanan Publik
Bekerja tanpa iklash
dan sabar.

3. Melakukan 1. Melakukan Scan Tersedianya Soft Melakukan scan Dari adanya 1. Mewujudkan
scan surat berdasarkan jenis file surat sesuai jenis surat kegiatan ini dapat sikap jujur, adil,
surat Agenda (II) mendukung transparan,
Akuntabilitas terwujudnya
akuntabel, tepat
2. Memindahkan File Teliti jenis file yang di pengelolaan ruang
 hasil scan scan dan pertanahan waktu, cerdas,
Etika publik yang terpercaya kreatif dengan
3. Menyimpan surat Bekerja dengan iklash dan berstandar filosofi senang
yang telah di scan dan tanpa tekanan dunia
memudahkan.
berdasarkan jenisnya Komitmen mutu
Tidak buru” dalam
scan agar rapi 2. Mewujudkan
Sikap ramah,
Agenda (III) sopan, dan
Manajemen ASN disiplin, kreatif
Scan file sesuai serta
prosedur dan cara professional
yang baik.
dalam
Memidahkan File memberikan
hasil Scan pelayanan
Agenda (II)
Komitmen Mutu
Saat memindahkan
file, baiknya tidak
membuka program
lain agar laptop tidak
crash
Akuntabilitas
Mempertanggung
jawabkan hasil scan
yang dipindahkan sdh
benar.
Etika publik
Tetap disiplin dan
menjaga keamanan
data
Agenda (III)
Manajemen ASN
Copy file sesuai
prosedur hingga
selesai tanpa
membuka program
lain di
laptop/komputer.

Menyimpan surat
yang telah di scan
berdasarkan jenisnya
Agenda (II)
Akuntabilitas
Teliti jenis surat yang
di simpan di folder
yang berbeda
Etika publik
Bekerja dengan iklash
dan tanpa tekanan
Komitmen mutu
Tidak buru” dalam
menentukan folder
tiap surat agar mudah
 dicari.

Agenda (III)
Manajemen ASN
Menentukan folder
berdasarkan jenis
surat

4. Melakukan 1. Memilih Jenis surat File digital surat Memilih jenis surat Dari adanya 1. Mewujudkan
Upload file yang akan di upload sdh masuk ke yang akan di upload kegiatan ini dapat sikap jujur, adil,
surat Google drive Komitmen Mutu mendukung transparan,
2. Mengubah format Surat yang dipilih terwujudnya
akuntabel, tepat
surat tepat sesuai jenisnya pengelolaan ruang
Etika publik dan pertanahan waktu, cerdas,
3. Upload surat ke Cermat, disiplin saat yang terpercaya kreatif dengan
Google Drive proses memilih surat dan berstandar filosofi senang
yang di upload. dunia memudahkan.
Akuntabilitas
Surat yang di upload 2. Mewujudkan
dipilih secara teliti Sikap ramah,
sopan, dan
Agenda (III)
Manajemen ASN disiplin, kreatif
Pemilihan surat yang serta
akan di upload professional
disusun dengan baik. dalam
memberikan
pelayanan
 Mengubah format
surat
Komitmen Mutu
Format surat yang
diubah yang akan
diubah ke Pdf sesuai
jenisnya.
Etika publik
Cermat, disiplin saat
proses mengubah
format surat
Akuntabilitas
Format surat
berbentuk pdf sesuai
yang direncanakan

Agenda (III)
Manajemen ASN
Berkerja sesuai
prosedur dintandai
Format surat yang
diubah tidak boleh
corroupt.

Upload surat ke
Google Drive
Komitmen Mutu
Semua surat masuk ke
 akun google drive
sesuai jenis suratnya
Etika publik
Menjaga rahasia dan
kemanan surat di
google drive
Akuntabilitas
Akun google drive
tidak diberikan kepada
selain yang berhak.

Agenda (III)
Manajemen ASN
Konsultasi dengan
atasan terkait data
yang ada di akun
google drive

5. Implementasi 1. Konsultasi kepada File Konsultasi kepada Dari adanya 1. Mewujudkan

kegiatan mentor (atasan) hardcopy/Softcopy mentor/coach kegiatan ini dapat sikap jujur, adil,
2. Uji coba kegiatan file surat Agenda (II) mendukung transparan,
3. Menampilan/men- Nasionalisme terwujudnya
akuntabel, tepat
cetak hasil Komonikasi dengan pengelolaan ruang
atasan dan meminta dan pertanahan waktu, cerdas,
saran untuk perbaikan yang terpercaya kreatif dengan
 dan berstandar filosofi senang
Komitment Mutu dunia memudahkan.
Menerima dan
menjalankan saran 2. Mewujudkan
hasil konsultasi untuk
Sikap ramah,
lebih baik
sopan, dan
Etika Publik disiplin, kreatif
Konsultasi dengan serta
cara yang baik dan professional
tepat waktu. dalam
memberikan
Agenda (III)
pelayanan
Whole of Goverment
Kepercayaan terhadap
saran yang diberikan
mentor/coach

Uji coba Kegiatan

Agenda (II)
Nasionalisme
Saat uji coba
diperlihatkan kepada
atasan bersama-sama

Komitment Mutu
Hasil uji coba
dijelaskan alur dari
pelaksanaannya.

Etika Publik
Disiplin dan sopan
serta hormat saat
memperlihatkan/uji
coba

Agenda (III)
Manajemen ASN
Menjelaskan kepada
mentor/coach hasil uji
coba manfaat dan
tujuannya.

Menampilan/men-
cetak hasil (II)
Nasionalisme
Memperlihatkan hasil
baik itu tampilan
digital maupun fisik
kepada atasan untuk
diperiksa dan diberi
masukan

Akuntabilitas
Menampilkan/memper
lihatkan sesuai akun
yang dibuat

Komitment Mutu
Dapat mengubah cara
pengarsipan manual
ke digital sehingga
lebih Efisien.

Whole of
Government
kegiatan ini tidak
hanya memudahkan
tatausaha namun
berefek untuk semua
seksi/ruangan
 JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Habituasi (per hari)

No. Kegiatan September-Oktober

26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Konsultasi Dengan
1.
Mentor dan Coach
Pengelompokan
2.
Surat
Melakukan scan
3.
surat

Melakukan Upload
4.
file surat

Implementasi
5.
kegiatan

Keterangan :
Hari sabtu-minggu
Hari kerja

23