Idempiere

7 Jan 2020
 Daftar Isi
1. Login Idempiere
2. Menu Utama
3. Proses Approval
4. Grid/Table View
5. Puchase Order
6. Purchasing Approval
7. Material Receipt
8. Unprocessed Document
9. Sales Order
10. Product Info
11. Shipment
12. Delivery Journal
13. Permintaan Khusus (PK)
 Daftar Isi
14. Proses Retur
15. Retur Barang Bagus -> Potong Tagihan
16. Retur Barang Bagus -> Tukar Barang Berbeda tetapi Harga Sama
17. Retur Barang Bagus -> Potong Tagihan tetapi belum ada SO
sebelumnya di Idempiere
18. Retur Barang Rusak -> Potong Tagihan
19. Retur Barang Rusak -> Diganti Barang Bagus
20. Peminjaman Barang
21. Pengembalian Barang Pinjaman
22. Internal Use Inventory
 Daftar Isi
23. Natura Lain-Lain/Bonus Barang
24. Natura Lain-Lain/Bonus Barang Kanvaser
25. Production/ Kanibal
26. Sales Order Kanvas
27. Inventory Move Antar Divisi
28. Inventory Move Internal Divisi
29. Inventory Move Antar Depo
30. Inventory Move Dari Gudang Workshop
31. Expense Report
32. Check Stock per Item
33. Check Stock All Item
34. Check Kondisi SO
 1. Login Idempiere
• Masuk dari Browser ke http://192.168.2.9:1188/
• Click pada logo Idempiere
 1. Login Idempiere
• Login dengan User Name
dan Password yang sudah
diberikan
• Select Role untuk memilih
Jenis Job yang akan
dikerjakan
• Remember Me untuk
mengingat kondisi User
Name dan Password
 1. Login Idempiere
• Cara mengganti Password, masuk ke menu My
Profile

• Ganti Password pada kolom Password

• Kemudian Save
 1. Login Idempiere
• Role : Pilihan Job yang akan
digunakan
• Org : Pilihan Depo
– * untuk pilihan semua Depo
– BDG untuk Depo Bandung
– SKB untuk Depo Sukabumi
– CRB untuk Depo Cirebon
• Warehouse : Pilihan
Gudang
• Date : Tanggal sesuai
pengisian datanya (default
tanggal sesuai hari ini)
2. Menu Utama
 2a. Status
• Untuk melihat Log In yang digunakan
• Change Role : Untuk pindah ke Role lain
• Log Out : Keluar dari Idem
 2b. Menu
• Masuk ke Menu yang akan dikerjakan dengan
cara mencari pada kolom Search atau klik
• Pada kolom Search langsung ketik
Menu yang akan dibuka

• Setelah klik maka akan muncul

Menu yang bisa diakses
 2c. Favourite
• Menu yang sering digunakan dapat
dimunculkan di bagian Favourite dengan cara :
– Masuk ke kolom pencarian Menu, kemudian klik
pada lambang bintang di paling kanan
 2c. Favourite
– Atau bisa dilakukan dengan cara drag Menu yang
dipilih dari Menu ke bagian Favourite
 2c. Recent Item
• Recent Item : Dokumen
yang dibuka beberapa
waktu terakhir
 2d. Activities
• Melihat kondisi update dari notifikasi yang ada
– Workflow Activities : Jumlah Data yang harus diproses
(Contoh : Approval)
Klik untuk melihat detail datanya
– Unprocessed Document : Jumlah Data yang prosesnya
belum selesai
Klik untuk melihat detail datanya
Unprocessed Document tidak boleh ada ketika sudah
Closing per-bulan
 2d. Activities
– Notice
– Request
 2e. Views
• Menu untuk melihat langsung ke no. dokumen
tertentu, produk tertentu, customer tertentu
 3. Proses Approval
• Approval akan muncul pada Workflow Activities

• Klik jika akan melihat data yang akan dilakukan proses approval
• Answer :
– Pilih Yes, jika data tersebut akan di-approve
– Pilih No, jika tidak di-approve
• Kemudian klik
 4. Grid/Table View
• Untuk merubah Tampilan pengisian dari View
Standar menjadi Grid/Table View

• Perubahan tampilan dengan tombol Grid

Toggle dari menu utama dalam sebuah
form

• Untuk Customize urutan table, menggunakan

tombol Customize
 4. Grid/Table View
• Menu Customize urutan
Table
• Save Column Width :
Untuk menetapkan
ukuran kolom yang
sudah diesuaikan
• Open in Grid Mode :
Jika NO, maka awal
muncul akan
menggunakan tampilan
Standar, jika YES
tampilan akan langsung
dibuka dalam Grid
Mode
 5. Puchase Order

• Organization : Posisi pembuatan PO yang berpengaruh ke lokasi penerimaan

barangnya (BDG, SKB, CRB)
• Description : Informasi/note untuk PO ke Principle
• Target Document Type : PO Retur/ PO Target/ Purchase Order
• Bussiness Partner : Nama Principle/ Supplier
 5. Puchase Order

• Warehouse : lokasi penerimaan barang, standarnya

diisi dengan ***-ALL-1

• Price List : Price akan digunakan dalam pembuatan PO

• Payment Term : Jangka waktu pembayaran yang sesuai
ke Principle/Supplier
 5. Purchase Order Line
• Untuk pengisian item yang akan di PO masuk
ke Line dengan cara klik dari Button Bar
 5. Purchase Order Line
• Product : Isi product yang akan dibuat PO
• Jika sudah ada kode barang pasti bisa diisi
langsung kode barangnya, atau jika mau
mencari dengan kata/kode tertentu bisa
menggunakan lambang %
 5. Purchase Order Line
• Akan muncul semua item barang dengan kode
tersebut, kemudian kita bisa langsung check list item
barang yang akan kita pilih dan tekan tombol
 5. Purchase Order Line

• Quantity : Jumlah barang yang akan dibeli

• List Price : Akan muncul otomatis sesuai Price List yang sudah diinput
sesuai dengan Harga barang
• Price : Jika akan mengisi dengan langsung Harga Nett Pembelian (Harus
dalam Harga Exclude PPN)
Discount akan muncul otomatis, Idem akan melakukan perhitungan
• Discount : Jika akan mengisi dengan menggunakan Discount dari Price List,
Idem akan melakukan perhitungan dan harga pada Price akan muncul
otomatis
 5. Purchase Order Line
• Tampilan di kanan atas
* : document belum di save
1/ : item ke satu dari …
/1 : dari beberapa item yang sudah dibuat
• Pembuatan PO bisa dengan 2 cara, diinput langsung
item per item atau dengan cara import
• Import PO dilakukan oleh Purchasing jika barang yang
diorder jumlahnya cukup banyak, jadi dari Operational
cukup email Item barang yang akan dibuat PO (ada
template yang dibuat oleh Purchasing untuk diisi)
 5. Purchase Order
• Post It : Note untuk Purchasing diisi pada
Header bukan pada Item PO, untuk memberikan
informasi ke Purchasing
• Jika PO sudah di save dan document In Progress,
untuk memeriksa prosesnya sudah sampai
dimana, bisa dengan klik tombol
 5. Purchase Order

• Workflow Responsible : User yang harus

melanjutkan prosesnya
 5. Purchase Order

• PO Quantity : Jumlah barang yang dibeli

• Delivered Quantity : Jumlah barang yang sudah
diterima (sudah dilakukan Material Receipt)
• On Order Quantity : Jumlah barang yang belum dikirim
oleh Principle/Supplier
• Quantity Invoiced : Jumlah barang yang sudah diterima
Invoicenya dari Principle/Supplier
 6. Purchasing Approval
• PO yang sudah masuk ke Purchasing, maka
proses berikutnya Purchasing melakukan
Document Action untuk diproses
Complete dan kemudian Approval dilakukan
oleh GM
 7. Material Receipt
• Ketika barang datang, Warehouse bagian penerimaan
barang check dahulu barang yang datang tersebut
mengacu ke PO yang mana
• Setelah mengetahui No PO yang dituju maka langsung
membuat Material Receipt
• Material Receipt hanya boleh dibuat untuk 1 PO, tidak
boleh Material Receipt untuk 2 PO
• 1 Tanda Penerimaan Barang (TPB) harus dibuat 1
Material Receipt (MR)
• Proses MR harus diproses sampai Complete, karena
walaupun kondisinya Draft akan tetap memotong Qty
pada PO
7. Material Receipt
 7. Material Receipt
• Trx Organization : diisi sesuai dengan Trx Organization
pada PO
• Purchase Order : Tidak perlu diisi, karena nanti akan
muncul otomatis pada saat dipilih item barang yang
diterima dari No PO tertentu
• Order Reference : No Document TPB
• Document Type : MM Receipt
• Description : Keterangan untuk Finance dan
Purchasing, misalnya ada kondisi barang yang kurang
dikirim atau ada barang yang rusak
• Business Partner : Nama Principle/ Supplier
 7. Material Receipt Line
• Untuk membuat MR Line bisa dengan 2 cara yaitu dengan
Create Lines For,m atau masuk menu MR Line
• Dengan cara Create Lines Form klik

• Akan muncul menu Receipt

• Klik panah bawah pada Purchase Order untuk memilih No

PO yang diterima
 7. Material Receipt Line

• Quantity : Jumlah barang yang diterima

 7. Material Receipt Line

• Purchase Order Line : Item barang yang diterima

• Quantity : Jumlah barang yang diterima
 7. Material Receipt
• Setelah proses MR Receipt sudah selesai maka
lakukan proses Complete Document MR,
untuk memvalidasi Qty yang diterima untuk
masuk ke dalam Stock Quantity
• Jika barang diterima tidak lengkap, kemudian
barang sisanya dianggap tidak akan dikirim
lagi oleh Supplier, maka Purchasing bisa
melakukan proses Close untuk PO tersebut
 7. Material Receipt
• Jika pada saat penerimaan barang ternyata ada
barang yang tidak baik kondisinya atau rusak,
maka MR yang dibuat harus dibagi dua MR.
– MR 1 : Sejumlah barang bagus
– MR 2 : Sejumlah barang rusak
• Untuk MR 2 harus diberikan keterangan di
Description bahwa barang yang diterima adalah
barang rusak
• Kemudian dari Bagian Penerimaan Barang
informasikan ke Admin untuk dibuat Inventory
Move Kirim ke Principle
 7. Material Receipt
• Masuk Inventory Move
 7. Material Receipt
• Organization : Pilih lokasi barang
• Trx Organization : Pilih Produk
• Description : Isi dengan keterangan barang rusak
dari Principle
• Document Type : IM Kirim
• Business Partner : Nama Principle
• Activity : Pilih Pinjam/ Mock Up
• Kemudian masuk ke Inventory Move Line dengan
cara klik
 7. Material Receipt
• Locator : Diisi dengan Gudang yang mengeluarkan Barang (Contoh : BDG-
ALL)
• Locator To : Diisi dengan Gudang Virtual (Contoh : BDG-VIRTUAL)
• Product : Isi Product yang akan dipindahkan dan qty, sesuai dengan MR
yang diterima
• Complete
 7. Material Receipt
• Setelah Proses IM Kirim
• Lakukan proses pengembalian barang
pinjaman menggunakan Inventory Move
• Description : Pengembalian Dari IMK-***-***
• Document Type : IM Terima
• Activity : Pinjam/Mock Up
• Locator : BDG-VIRTUAL
• Locator to : BDG-ALL
 7. Material Receipt
• Setelah selesai Proses IM Terima, berikutnya
dilanjutkan dengan membuat Permintaan
Khusus (PK) dengan kondisi harga disesuaikan
dengan harga yang didapatkan dari bagian FA
 8. Unprocessed Document
• Masuk detail dokumen yang akan diperiksa
• Klik active workflow atau bisa juga cek
pada angka di kanan atas
• Proses sudah sampai dimana bisa diperiksa
dan User bisa push bagian yang belum
melanjutkan prosesnya
 8. Unprocessed Document
• Jika akan membatalkan proses yang sudah
berjalan, tetapi secara data belum diproses
selanjutnya, bisa menggunakan proses Abort
• Masuk detail dokumen yang akan diperiksa
• Klik active workflow
• Kemudian klik
 8. Unprocessed Document
• Pada menu Manage Proses Click pada check
box Abort Process
 8. Unprocessed Document
• Kembali ke data yang sudah di Abort, kemudian
masuk ke dalam Document Action

• Pilih Unlock kemudian OK

• Setela selesai Unlock kita bisa melakukan
perubahan pada data tersebut
 9. Sales Order
• Masuk menu Sales Order
• Kemudian klik new
 9. Sales Order
• Organization : Posisi membuat Order
• Trx Organization : Produk yang akan bertransaksi
• Order Reference : No PO Customer dan juga kondisi yang akan diinformasikan ke
Customer, contohnya Cash/Diambil
• Delivery Note : Diisi dengan informasi/note untuk bagian Delivery
• Invoice Note : Diisi dengan informasi/note untuk bagian Accounting
• Business Partner : Nama Customer
• Rank : Kondisi rank discount Customer sesuai data Promo yang digunakan
• Partner Location : Lokasi pengiriman, bisa diganti jika 1 Nama Customer memiki 2
atau lebih lokasi pengiriman
• Jika Print Out Invoice harus ada PPN maka check list
 9. Sales Order
• Jika ada pengiriman Partial:
– Beda alamat kirim
– 2 kali proses pengiriman
• Delivery Note : Diisi dengan informasi/note
untuk bagian Delivery
• Invoice Note : Diisi dengan informasi/note
untuk bagian Accounting
 9. Sales Order
• Kondisi Struktur SO yang diperbolehkan
adalah :
– 1 SO dengna 1 Shipment dan 1 Invoice
– 1 SO dengan Multi Shipment dan 1 Invoice

• Jika ada kondisi 1 SO dengan Multi Shipment

dan Multi Invoice harus koordinasi dengan
pihak Warehouse dan juga pihak Accounting
 9. Sales Order

• Warehouse : Gudang keluarnya barang

• Price List : Pilih Daftar Harga yang digunakan
• Project : diisi dengan Standar_Standar
 9. Sales Order Line
• Masuk ke Order Line dengan tombol
 9. Sales Order Line
• Product : Item barang yang diorder
Pengisian product bisa dengan mengetik kode AR/kode
barang Idem/kode Principle/nama barang dengan tanda %
• Quantity : Jumlah barang yang diorder
• Setelah selesai input barang dan jumlahnya kemudian
untuk membuat Line barang baru maka klik tombol
atau shortcut ALT+A
• Setelah selesai membuat SO Line kembali ke Menu Sales
Order dengan tombol atau shortcut ALT+Panah Atas
• Kemudian Proses Document klik tombol dan kemudian
pilih Prepare untuk melakukan kalkulasi Promo yang
berlaku
• Setelah sudah final Proses Document dan pilih Complete
 9. Sales Order
• Ketika ada kesalahan input barang dalam SO dan sudah
dilakukan Prepare, untuk melakukan perubahan maka
Quantity Order harus dibuat 0 dahulu, kemudian
Prepare dan Barang bisa diganti dengan yang benar
• Jika terjadi kesalahan tetapi sudah diproses Complete,
maka harus request ke bagian yang melakukan
approval untuk tidak approve dokumen tersebut dan
kemudian Document Action Unlock dan kemudian bisa
melakukan perubahan di dokumen tersebut atau bisa
dengan melakukan proses Abort
 9. Sales Order
• Untuk biaya pengiriman yang ditagihkan ke Customer dibagi
menjadi 2 kategori, yaitu :
– Penagihan dengan Invoice dan Faktur Pajak
– Penagihan hanya dengan Invoice
• Untuk Penagihan dengan Invoice dan Faktur Pajak, nilai biaya
pengiriman dimasukan dalam Sales Order dengan product Charge
• Kemudian untuk Penagihan hanya dengan Invoice, itu dibuat
dengan menggunakan Invoice Other yang diproses oleh Finance
• Untuk melengkapi keterangan penagihan biaya pengiriman, Sales
Admin harus memberikan note pada SO (Delivery Note dan Invoice
Note) : Biaya Pengiriman ditanggung oleh Customer atau Biaya
Pengiriman ditanggung oleh PAS
 10. Product Info
• Untuk memeriksa kondisi product info
• Klik pada menu Sales Order atau bisa search di
menu dan masuk Product

• Name : Nama barang

• UPC/EAN : Kode barang Principle
• SKU : Kode barang AR
 10. Product Info

• Available Quantity : Stock barang yang tersedia

dan bisa diorder
• On Hand Quantity : Stock fisik barang yang ada
• Reserved Quantity : Stock yang sudah dibuat SO
• Ordered Quantity : Barang yang sudah PO tapi
belum datang
 11. Shipment
• Proses setelah SO sudah Approve maka sebelum
pengiriman, bagian Warehouse melakukan proses
Shipment
• Masuk Generate Shipment (Manual)
 11. Shipment

• Klik/Pilih No SO yang akan dibuat Shipment

• Klik setelah sudah selesai
• Akan muncul

• Pilih
 11. Shipment
• Klik Dokumen Shipment yang sudah ditarik

• Maka akan masuk ke detail Shipment tersebut

 11. Shipment Line
• Jika akan mengganti jumlah barang yang akan
dikirim dalam SO tersebut, maka masuk ke
Shipment Line untuk mengganti Quantity nya
 11. Shipment
• Jika proses sudah selesai maka proses dilanjutkan
untuk Complete
• Jika ada kesalahan setelah Complete, maka
dilakukan void dengan masuk ke Process
• Jangan melakukan Proses penarikan beberapa SO
dari Customer yang sama ke 1 Shipment, dengan
cara jangan checklist pilihan
11. Shipment SO Minus
 11. Customer Return
• Penarikan dari Customer RMA
 12. Delivery Journal
• Informasi untuk Invoice yang sedang proses
pengiriman oleh Delivery
 12. Delivery Journal
• Business Partner : Nama Pengirim/Supir
• Klik

• Pada bagian Customer pilih NO

• Cari nama di Name
• Kemudian Klik
 12. Delivery Journal

• User/Contact : Nama Driver

• Position : Driver
• User 2 : Nama Helper
• Position 2 : Helper
• User 3 : Nama Checker
 12. Delivery Journal Line
• Masuk ke Delivery Journal Line dengan klik

• Document Type : Pilih sesuai dokumen yang akan

dikirim
• Invoice : diisi dengan no dokumen yang dibawa
 12. Delivery Journal
• Setelah selesai input dokumen yang dibawa kembali
ke Delivery Journal Header dengan klik
• Kemudian klik pada saat
akan dilakukan pengiriman
 12. Delivery Journal
• Setelah proses pengiriman selanjutnya report Delivery
Journal

• Status : Pilih status pengiriman (Batal Kirim/Delivered)

• Kemudian klik
 12. Delivery Journal
• Masuk ke Delivery Journal Line
• Ganti kondisi Status
• Jika kondisinya Batal Kirim lanjutkan mengisi
Resolution (alasan batal pengiriman)

• Kemudian klik Save

 12. Delivery Journal
• Kembali ke Delivery Journal Header dengan
klik

• Kemudian checklist pada

 13. Permintaan Khusus (PK)
• PK digunakan jika Order yang dibuat tidak
standar, contoh kondisinya :
– Discount spesial yang tidak sesuai Rank Promo
yang berlaku
– Ada Promo Natura yang spesial (bonus barang
yang tidak sesuai dengan Promo)
– Ada Promo Cashback
• Kondisi PK bisa diganti semuanya termasuk
harga, charges, dll
 13. Permintaan Khusus (PK)
• Masuk menu Sales Order
• Pengisian PK sama dengan Sales Order, dengan perbedaan
pada Target Document Type, pilih PK

• Jika akan menggunakan data Promo yang berlaku, maka Affect

Promo harus checklist
 13. Permintaan Khusus (PK)
• Pada PK Line untuk pembuatan Natura khusus
– Input nama barang dan jumlah barang yang menjadi bonus barang
– Kemudian buat Line baru
– Pada bagian nama barang dibiarkan kosong
– Input Charge kemudian diisi Discount Penjualan

– Price diisi minus sesuai dari harga barang yang di bonuskan

– Input Campaign diisi Natura PAS/Natura Principle sesuai yang
mengeluarkan promo bonus barang tersebut
 13. Permintaan Khusus (PK)
• Pada PK Line untuk pembuatan Cashback
– Input Charge kemudian diisi Cashback

– Price diisi minus sesuai dari Cashback yang diberikan

– Input Campaign tidak perlu diisi
 14. Proses Retur
• Berikut ini adalah kondisi bagaimana melakukan proses
Retur :
– Jika belum ada faktur pajak maka wajib melakukan proses Void
Invoice dan Shipment kemudian revisi dari Sales Order
– Untuk Customer PKP, jika sudah ada Faktur Pajak maka lakukan
proses retur dengan menggunakan Customer RMA, dan harus
sudah ada Nota Retur Pajaknya
– Jika Customer PKP dan tidak mau mengeluarkan Nota Retur
Pajak maka harus melakukan proses Void Invoice dan Shipment,
tetapi hal ini harus dilakukan dalam bulan yang sama, tidak
boleh lewat bulan
– Untuk Customer Non PKP dan sudah ada faktur pajaknya,
menggunakan Customer RMA
 14. Proses Retur
• Proses Retur ini harus diperhatikan pada saat
melakukan Approval, harus dipastikan sudah
ada Fatur Pajaknya atau belum
• Untuk memeriksa data faktur pajak sudah ada
atau belum, masuk ke Invoice (Customer)
 14. Proses Retur
• Kemudian check pada kolom Tax Invoice

• Jika sudah ada No Document pada kolom Tax

Invoice, maka Faktur Pajak sudah ada
 14. Klasifikasi Retur Customer
• Retur Barang Bagus -> Potong Tagihan : Customer RMA
(Instruction No. 15)
• Retur Barang Bagus -> Tukar Barang Berbeda tetapi
Harga Sama : Proses SOM-SOP (Instruction No. 16)
• Retur Barang Bagus -> Potong Tagihan tetapi belum ada
SO sebelumnya di Idempiere : Sales Order Retur (SOR)
Instruction No. 17)
• Retur Barang Rusak -> Potong Tagihan : Customer RMA
(Instruction No. 18)
• Retur Barang Rusak -> Diganti Barang Bagus : Proses
SOM-SOP (Instruction No. 19)
 14. Ilustrasi Retur Principle
CUSTOMER PAS PRINCIPLE

Masuk WH
SOM QTY SOP QTY
Stock (+) Barang Stock (-)
(-) (+)
Rusak

Masuk WH
SOP QTY SOM QTY
Stock (-) Barang Stock (+)
(+) (-)
Bagus

PO + MR
Invoice
WH Barang Stock (+)
Tambahan Bagus
Vendor

Proses
Produk PK
Philips WH Barang Stock (-) CN Vendor
Bagus
 15. Customer RMA
• Untuk Retur barang dari customer dengan
kondisi barang bagus dan prosesnya dengan
pemotongan tagihan
• Cari dahulu untuk barang yang akan diretur
dengan cara masuk ke Order Detail
 15. Customer RMA

• Business Partner : Customer yang melakukan Retur

• Product : Item barang yang akan diretur
 15. Customer RMA
• Setelah mengetahui no SO yang akan diretur
kemudian cari No Shipment pengirimannya
dengan cara masuk ke Zoom Across

• Klik Shipment
 15. Customer RMA
• Masuk Menu Customer RMA
 15. Customer RMA
• Trx Organization : Pilih Transaction Product
• Name : Isi Nama Customer yang retur barang
• Description : No Retur AR
• Comment/Help : Alasan barang diretur
• Document Type : Pilih Customer RMA
• RMA Type : Pilih Retur
• Shipment/Receipt : Isi dengan Document No
Shipment
• Warehouse : Isi dengan Gudang barang bagus
(Contoh : BDG-ALL1)
 15. Customer RMA Line
• Masuk ke Customer RMA Line
 15. Customer RMA Line
• Shipment/Receipt Line : Pilih item barang yang
akan diretur
• Quantity : Isi dengan jumlah barang yang
diretur
• Jika sudah selesai kembali ke Customer RMA
Header kemudian Process Complete
 16. Terima Barang Bagus dari
Customer (SOM -> SOP)
• Penukaran barang bagus dari customer dengan kondisi item
barang yang ditukar berbeda tetapi harganya sama, dan
kondisinya tidak memotong tagihan (Contoh : Untuk kasus
penukaran jenis lampu sama tetapi beda warna)
• Target Document Type : Sales Order Minus (SOM)
• Business Partner : Nama Customer
• Kemudian masuk Line SOM dan isi Item barang yang akan
ditukar dari Customer
• Untuk Jumlah barang pada Quantity diisi dengan nilai
Minus (-)
• Harga sesuai harga pricelist sekarang
• Warehouse : Diisi dengan Gudang barang bagus (Contoh :
BDG-ALL)
 16. Penukaran Barang Bagus ke
Customer (SOM -> SOP)
• Proses pengiriman barang bagus untuk penukaran ke
Customer dilakukan dengan membuat SOP
• Target Document Type : Sales Order Plus (SOP)
• Business Partner : Nama Customer
• Kemudian masuk Line SOP dan isi Item barang yang
akan dikirimkan ke Customer
• Jumlah barang pada Quantity diisi dengan nilai Plus (+)
• Harga sesuai harga pricelist sekarang
• Warehouse : Diisi dengan Gudang barang bagus
(Contoh : BDG-ALL)
 17. Sales Order Retur
• Untuk Retur dari Invoice yang Sales Order nya tidak ada di
Idem sebelumnya, dan secara AR akan memotong tagihan
• Masuk dari Internal Order
 17. Sales Order Retur
• Organization : Lokasi membuat SOR
• Trx Organization : Product yang akan dibuat
• Order Reference : No Invoice Ar
• Description : No Invoice AR dan Keterangannya
• Target Document Type : Pilih SO Retur
• Business Partner : Customer yang melakukan
Retur
• Warehouse : Gudang yang akan diproses Retur
• Price List : Daftar harga acuan barang Retur
 17. Sales Order Retur
• Masuk ke Order Line
• Product : Isi dengan item product yang akan diretur
• Quantity : Jumlah barang yang akan diretur, diisi dengan nilai Plus
• Price : Diganti dengan harga Netto pada saat Customer membeli barang tersebut
 17. Sales Order Retur
• Kemudian buat item barang kedua dengan item barang
yang sama tetapi kondisi Quantity minus
• Kembali ke Order Header
• Kemudian Document Proses pilih Complete
• Setelah Complete klik ReQuery
• Setelah Proses ReQuery maka akan muncul Internal
Shipment secara Otomatis, setelah proses Approval
• Yang kemudian akan ditarik untuk membuat Customer
RMA berdasarkan SJR dari SOR tersebut
 17. Sales Order Retur
• Cari No SJR dari Internal Shipment dengan klik
tombol
• Kemudian pilih Internal Shipment

• Dalam Internal Shipment Copy Document No.

untuk dipakai dalam pembuatan Customer RMA
 17. Sales Order Retur
• Masuk ke Customer RMA
• Organization : Lokasi RMA
• Trx Organization : Product yang akan diretur
 17. Sales Order Retur
• Name : Nama Customer yang melakukan Retur
• Description : No Retur AR dan No Invoice AR
• Document Type : Customer RMA
• RMA Type : Retur
• Shipment/Receipt : Masukan No SJR-*** dari
Internal Shipment yang sebelumnya sudah di-
generate
• Kemudian klik
 17. Sales Order Retur

• Pilih item barang yang Quantity nya Plus

• Kemudian klik
• Document Process pilih Complete
 18. Retur Barang Rusak dengan
Customer RMA
• Proses Retur barang dari customer tetapi
kondisi barang rusak dan akan diproses
memotong tagihan/piutang Customer
• Buat Customer RMA
 18. Retur Barang Rusak dengan
Customer RMA
• Isi Organization yang melakukan Retur
• Ini Trx Organization
• Name : Diisi dengan nama Customer
• Document Type : Customer RMA
• RMA Type : Retur
• Shipment/Receipt : Isi dengan No. Shipment Sales Order yang akan diretur
 18. Retur Barang Rusak dengan
Customer RMA

• Warehouse : Diisi dengan Warehouse barang Rusak

(contoh : BDG-RUSAK)

• Kemudian klik Create Lines From

 18. Retur Barang Rusak dengan
Customer RMA
• Checklist barang yang akan diretur kemudian isi
Quantitynya
• Kemudian klik
 18. Retur Barang Rusak dengan
Customer RMA
• Setelah selesai kembali ke Customer RMA
Header
• Kemudian Complete Proses
 19. Terima Barang Rusak dari
Customer (SOM -> SOP)
• Kondisi Retur Barang Rusak dari customer dan diganti dengan
barang bagus (tidak potong tagihan). Retur barang bisa diganti
barang sama ataupun diganti dengan barang yang berbeda
• Target Document Type : Sales Order Minus (SOM)
• Business Partner : Nama Customer
• Kemudian masuk Line SOM dan isi Item barang yang akan
diretur
• Untuk Jumlah barang pada Quantity diisi dengan nilai Minus (-)
• Harga sesuai harga pricelist sekarang
• Warehouse : Diisi dengan Gudang barang rusak (Contoh : BDG-
RUSAK)
 19. Penggantian Barang Bagus ke
Customer (SOM -> SOP)
• Proses pengiriman barang bagus ke Customer
dilakukan dengan membuat SOP
• Target Document Type : Sales Order Plus (SOP)
• Business Partner : Nama Customer
• Kemudian masuk Line SOP dan isi Item barang yang
akan dikirimkan ke Customer
• Jumlah barang pada Quantity diisi dengan nilai Plus (+)
• Harga sesuai harga pricelist sekarang
• Warehouse : Diisi dengan Gudang barang bagus
(Contoh : BDG-ALL)
 19. Claim Barang Rusak ke Principle
(SOM -> SOP)
• Proses pengiriman barang rusak ke Principle dilakukan
dengan membuat SOP
• Target Document Type : Sales Order Plus (SOP)
• Business Partner : Nama Principle
• Kemudian masuk Line SOP dan isi Item barang yang
akan diclaim ke Principle
• Jumlah barang pada Quantity diisi dengan nilai Plus (+)
• Harga sesuai harga pricelist sekarang
• Warehouse : Diisi dengan Gudang barang rusak
(Contoh : BDG-RUSAK)
 19. Terima Barang Pengganti dari
Principle (SOM -> SOP)
• Proses penerimaan barang pengganti dari Principle dilakukan
dengan membuat SOM
• Target Document Type : Sales Order Minus (SOM)
• Business Partner : Nama Principle
• Kemudian masuk Line SOM dan isi Item barang yang akan
diterima dari Principle
• Jumlah barang pada Quantity diisi dengan nilai Minus (-)
• Harga sesuai harga pricelist sekarang
• Warehouse : Diisi dengan Gudang barang bagus (Contoh :
BDG-ALL)
 19. Terima barang pengganti dari
Principle (Philips)
• Khusus untuk Produk Philips, selain melakukan
Proses SOM-SOP, juga harus melakukan proses
berikut ini :
– Buat Purchase Order (PO) ke Principle sesuai barang
yang diterima dari principle untuk penggantian barang
rusak
– Kemudian selanjutnya dibuat Material Receipt (MR)
– Berikutnya dibuat Permintaan Khusus (PK) dengan
Business Partnernya adalah Principle, sesuai dengan
item barang yang diterima dan harga pada PK
disesuaikan dengan Invoice yang diterima dari
Principle
 20. Peminjaman Barang
• Untuk Pinjaman Barang yang nantinya akan
dikembalikan, maka menggunakan Inventory Move
 20. Peminjaman Barang
• Organization : Pilih lokasi barang
• Trx Organization : Pilih Produk
• Description : Isi dengan keterangan peminjaman
(Untuk Mock Up/ Untuk Pameran/ Untuk Gathering)
• Document Type : IM Kirim
• Business Partner : Customer yang meminjam barang
• Activity : Pilih Pinjam/ Mock Up
• Kemudian masuk ke Inventory Move Line dengan cara
klik
 20. Peminjaman Barang
• Locator : Diisi dengan Gudang yang mengeluarkan Barang (Contoh :
BDG-ALL)
• Locator To : Diisi dengan Gudang Virtual (Contoh : BDG-VIRTUAL)
• Product : Isi Product yang akan dipindahkan dan qty
• complete
21. Pengembalian Barang Pinjaman
• Proses pengembalian barang pinjaman
menggunakan Inventory Move
• Description : Pengembalian Dari IMK-***-***
• Document Type : IM Terima
• Activity : Pinjam/Mock Up
• Locator : BDG-VIRTUAL
• Locator to : BDG-ALL
 22. Internal Use Inventory
• Untuk Pinjaman yang nantinya akan dijadikan
Cost
• Masuk ke Internal Use Inventory
 22. Internal Use Inventory
• Organization : Lokasi Barang
• Description : Tujuan pemakaian
• Warehouse : Lokasi barang yang akan diambil
• Document Type : Internal Use
• Cost Center : Bagian yang akan dibebankan
Cost (harus dipastikan dahulu ke bagian
Finance)
 22. Internal Use Inventory Line
• Masuk ke Internal Use Inventory Line
• Product : Barang yang akan dipakai
• Internal Use Qty : Jumlah barang yang akan dipakai
• Charge : Jenis Costnya
– Biaya Promosi
– Perbaikan dan Perawatan
– Perbaikan Gedung dan Prasarana
– Gathering
 22. Internal Use Inventory
• Kembali ke Internal Use Inventory Header
• Masuk ke Document Proses kemudian
Complete
23. Natura Lain-Lain/Bonus Barang
• Proses Bonus Barang diluar Promo yang berlaku, untuk Customer
yang bukan Customer Kanvas
• Membuatnya masuk ke Sales Order
23. Natura Lain-Lain/Bonus Barang
• Organization : Lokasi pembuatan SO
• Trx Organization : Product yang dijual
• Description : No Invoice yang akan diberikan Natura
• Target Document Type : Internal Order NATLL
• Business Partner : Nama Customer
• Warehouse : Pilih Gudang yang mengeluarkan Bonus
Barang
• Price List : Gunakan Price List sesuai Gudang yang
digunakan
• Sales Representative : Nama Sales
• Project : Pilih Standard_Standard
23. Natura Lain-Lain/Bonus Barang
• Masuk ke Sales Order Line
• Input barang yang akan dikeluarkan sebagai
bonus barang
• Masukan Quantity bonus barang
• Kemudian setelah selesai kembali ke Sales Order
Header
• Klik Document Proses dan Complete
• Jika akan melihat dokumen Natura ini masuk
melalui Internal Order, karena di Sales Order tidak
akan muncul dokumennya
 24. Natura Lain-Lain/Bonus Barang
Kanvaser
• Proses Bonus Barang diluar Promo yang berlaku untuk
Customer Kanvas
• Membuatnya masuk ke Internal Order
 24. Natura Lain-Lain/Bonus Barang
Kanvaser
• Organization : Lokasi pembuatan Natura
• Trx Organization : Product yang dijual
• Order Reference : No Natura di AR
• Description : No Natura di AR dan No Invoice yang akan diberikan
Natura
• Target Document Type : Internal Order NATLL
• Business Partner : Nama Customer
• Warehouse : Pilih Gudang yang mengeluarkan Bonus Barang (Pilih
Gudang Kanvas)
• Price List : Gunakan Price List sesuai Gudang yang digunakan (Pilih
Price List Kanvas)
• Sales Representative : Nama Sales
• Project : Pilih Standard_Standard
 24. Natura Lain-Lain/Bonus Barang
Kanvaser
• Masuk ke Sales Order Line
• Input barang yang akan dikeluarkan sebagai
bonus barang
• Masukan Quantity bonus barang
• Kemudian setelah selesai kembali ke Internal
Order Header
• Klik Document Proses dan Complete
• Jika akan melihat dokumen Natura ini masuk
melalui Internal Order dengan dokumen SON-***
 25. Production/ Kanibal
• Production atau Kanibal adalah untuk membuat jenis produk yang terdiri
dari beberapa Produk.
• Prosesnya diawali dengan Inventory Move
 25. Production/ Kanibal
• Organization : Depo yang akan melakukan Production
• Trx Organization : Produk yang akan diproduksi
• Description : Nama Customer yang memerlukan barang
hasil Produksi
• Business Partner : Isi dengan PAS, sesuai Depo
• Activity : Production
• Setelah selesai klik Save
• Kemudian masuk ke Inventory Move Line dengan klik
 25. Production/ Kanibal
• Pada contoh berikut ini adalah untuk pembuatan
2 jenis barang disatukan menjadi 1 barang
 25. Production/ Kanibal
• Locator : Gudang yang dikeluarkan barangnya
(Contoh : BDG-PHI-PRJ1)
• Locator To : Diisi dengan Gudang Workshop
(Contoh : BDG-WORKSHOP)
• Product : Isi kode barang
• Quantity : Isi Jumlah barang dengan nilai (+)
• Kemudian untuk masuk ke item barang
berikutnya klik
 25. Production/ Kanibal
• Buat item barang kedua yang akan dipakai untuk
proses produksi
 25. Production/ Kanibal
• Untuk membuat Product yang akan diproduksi, harus
dipastikan pada Product, Check Box Bill of Materials
harus ada check listnya. Kalau belum ada harus request
ke Purchasing

• Jika sudah dipastikan Produknya bisa diproduksi,

kemudian masuk ke menu Production (Single Product)
 25. Production/ Kanibal

• Organization : Depo lokasi Produksi

• Document Type : Material Production
• Name : Nama Customer yang menggunakan barang hasil
kanibal/Produksi
• Description : Isi dengan Nomor Document IM Kirim (IMK-***-***)
• Product : Diisi dengan Product yang akan diproduksi
• Production Quantity : Jumlah barang yang akan dibuat
 25. Production/ Kanibal
• Locator : Diisi dengan dengan Gudang Workshop dengan cara
klik

• Kemudian pilih Gudang Workshop (Contoh : BDG-WORKSHOP)

• Setelah selesai klik Save
 25. Production/ Kanibal
• Kemudian klik

• Hasil setelah Create/Update Production Line adalah

akan langsung muncul Production Line sesuai dengan
Bill of Materials yang sudah ditentukan sebelumnya
 25. Production/ Kanibal
• Jika ada barang yang dihasilkan dari hasil kanibal/produksi,
maka dibuat Production Line baru dengan Quantity Minus
(-)
• Product : Item barang sisa hasil Produksi/kanibal
• Quantity : Jumlah barang sisa diisi dengan nilai Minus (-)
 25. Production/ Kanibal
• Setelah proses Production selesai, kembali ke
Production Header
• Kemudian Complete Proses
 25. Production/ Kanibal
• Proses selanjutnya masuk Menu Inventory Move
 25. Production/ Kanibal
• Organization : Pilih Depo
• Trx Organization : Pilih Product
• Document Type : Pilih IM Terima
• Activity : Pilih Stock Transfer
• Kemudian masuk ke Move Line
 25. Production/ Kanibal

• Product : Isi dengan product hasil produksi yang akan dimasukan ke

gudang bagus
• Locator : Pilih BDG-WORKSHOP
• Locator To : Pilih Gudang barang bagus (Contoh : BDG-PHI-PRJ1)
• Quantity : Jumlah barang hasil produksi
• Kembali ke Inventory Move Header
• Complete Proses
 25. Production/ Kanibal (Bill of
Material)
• Proses untuk menetapkan Produk yang bisa
dibuat dari beberapa Produk, harus mengatur
barang yang akan diproduksi sebelumnya
• Masuk ke Menu Product
• Cari barang yang akan diproduksi
• Checklist pada Check Box Bill of Materials

• Kemudian masuk ke Bill of Materials Line

 25. Production/ Kanibal (Bill of
Material)

• BOM Product : Isi Produk pertama yang dipakai

• BOM Quantity : Jumlah barang yang dipakai
untuk Produksi
 25. Production/ Kanibal (Bill of
Material)

• BOM Product : Isi Produk kedua yang dipakai

• BOM Quantity : Jumlah barang yang dipakai
untuk Produksi
 25. Production/ Kanibal (Bill of
Material)
• Setelah 2 produk yang dipakai diinput, kembali ke Product
Header dengan klik
• Kemudian klik Verify BOM Structure

• Berikutnya klik
• Proses pembuatan Product Bill of Materials sudah selesai
 26. Sales Order Kanvas
• Penjualan Kanvaser masuk melalui Internal
Order, bukan menggunakan Sales Order
 26. Sales Order Kanvas
• Organization : Lokasi pembuatan SO Kanvas
• Trx Organization : Product yang dijual
• Order Reference : No Invoice Kanvas
• Description : No Invoice Kanvas
• Target Document Type : Sales Order Kanvas
• Business Partner : Nama Customer
 26. Sales Order Kanvas

• Warehouse : Pilih Gudang Kanvas

• Price List : Harus menggunakan Price List Kanvas
• Sales Representative : Nama Sales
• Payment Term : Cash (0 days – Grace 0 days)
• Project : Pilih Standard_Standard
 26. Sales Order Kanvas Line
• Masuk ke Order Line
 26. Sales Order Kanvas Line
• Product : Barang yang dijual
• Quantity : Jumlah barang yang dijual
• Pengisian harga bisa diedit, jadi bisa
mengganti harga ataupun dengan discount
• Harga tidak mengikuti Rank Discount/Promo
yang sudah ada
 26. Sales Order Kanvas
• Kembali ke Sales Order Header
• Kemudian Proses Complete
 27. Inventory Move Antar Divisi
• Untuk memindahkan barang antar Divisi (PEU-PRJ-RTL)
• Inventory Move ini dibuat oleh ADM dengan second role yang bisa
melihat kondisi stock dalam 1 product dan lintas Trx Organization
 27. Inventory Move Antar Divisi
• Organization : Lokasi pembuatan IM Kirim
• Trx Organization : Product yang akan dipindahkan
atau diambil, contohnya jika akan memindahkan
dari Gudang PEU maka pilih BDG-PHI-PEU1
• Document Type : IM Kirim
• Business Partner : Diisi dengan PAS Bandung
 27. Inventory Move Antar Divisi
• Activity Philips trf

• Kemudian masuk ke Item dalam Inventory

Move dengan klik
 27. Inventory Move Antar Divisi

• Locator : Lokasi WH awal barang yang akan dipindahkan, contohnya : BDG-

PHI-PEU1
• Locator to : Lokasi WH tujuan pemindahan barang, contohnya : BDG-PHI-
RTL1
• Product : Barang yang akan dipindahkan
• Quantity : Jumlah barang yang akan dipindahkan
• Kemudian yang melakukan Proses Complete adalah Divisi yang
mempunyai barang (sesuai dengan Trx Organization yang dituju)
 27. Inventory Move Antar Divisi
• Kembali ke Inventory Move Header
• Kemudian Proses Complete
 28. Inventory Move Internal Divisi
• Dilakukan untuk melakukan pemindahaan barang di Internal divisi,
contoh pemindahan dari Gudang Penjualan ke Gudang Kanvaser
• Masuk ke Menu Inventory Move
 28. Inventory Move Internal Divisi
• Organization : Lokasi pembuatan IM Kirim
• Trx Organization : Product yang akan
dipindahkan
• Document Type : IM Kirim
• Business Partner : Diisi dengan PAS Bandung
 28. Inventory Move Internal Divisi
• Activity : Philips Transfer : Untuk sesama Divisi
(Contoh : Dari Gudang Retail1 ke Gudang
Kanvas)

• Kemudian masuk ke Item dalam Inventory

Move dengan klik
 28. Inventory Move Internal Divisi

• Locator : Lokasi WH awal barang yang akan dipindahkan,

contohnya : BDG-PHI-RTL1
• Locator to : Lokasi WH tujuan pemindahan barang,
contohnya : BDG-KANVAS-RIDWAN
• Product : Barang yang akan dipindahkan
• Quantity : Jumlah barang yang akan dipindahkan
 28. Inventory Move Internal Divisi
• Kembali ke Inventory Move Header
• Kemudian Proses Complete
 29. Inventory Move Antar Depo
• Inventory Move antar Depo dibuat oleh bagian Warehouse
• Dibuat untuk proses memindahkan barang antar Depo (BDG-CRB-SKB)
• Masuk ke Menu Inventory Move
 29. Inventory Move Antar Depo
• Organization : Lokasi pembuatan IM Kirim
• Trx Organization : Product yang akan dipindahkan
• Document Type : IM Kirim
• Business Partner : Depo yang dituju, contohnya :
diisi PAS-CRB jika akan melakukan pemindahan
barang ke Cirebon
 29. Inventory Move Antar Depo
• Activity : Pilih Stock Transfer

• Kemudian masuk ke Item dalam Inventory

Move dengan klik
 29. Inventory Move Antar Depo Line

• Locator : Lokasi WH awal barang yang akan dipindahkan

• Locator to : Lokasi WH tujuan pemindahan barang Gudang Transit (Contohnya : TRANSIT-CRB)
• Product : Barang yang akan dipindahkan
• Quantity : Jumlah barang yang akan dipindahkan
 29. Inventory Move Antar Depo
• Kembali ke Inventory Move Header
• Kemudian Proses Complete
30. Inventory Move Gudang Workshop
ke Gudang Bagus
• Untuk memindahkan barang dari workshop setelah adanya
proses Production/Kanibal
• Menggunakan Inventory Move
• Activity : Stock Transfer
• Locator : Gudang Workshop (Contoh : BDG-WORKSHOP)
• Locator To : Gudang Bagus (Contoh : BDG-ALL)
• Proses Inventory Move ini dibuat oleh ADM
 31. Expense Report
• Expense Report untuk laporan claim pemakaian biaya
• Masuk ke Expense Report
 31. Expense Report
• Trx Organization : Pilih sesuai Product yang terbebani biaya
• Description : Diisi dengan keterang biaya yang dipakai, contohnya :
– Biaya Gathering
– Luar Kota pada tanggal **-**
• Business Partner : Nama yang melakukan Claim
• Cost Center : Bagian yang dibebani Cost
 31. Expense Report
• Activity : Jenis biaya
– Insentif : untuk alokasi ke Insentif Sales
– Standard : untuk alokasi biaya yang lainnnya
 31. Expense Report Line
• Masuk ke dalam item Expense Report
 30. Expense Report Line
• Charge : Jenis biaya
– BBM : Pembelian BBM sesuai bagiannya
– Beli hadiah/Bunga untuk Customer (Sales) : Hadiah untuk Customer
– Biaya-biaya yg ditanggung Principle : Biaya yang nantinya digantikan
oleh Principle
– Fee Penjualan : Untuk alokasi Fee ke Customer
– Hotel/Penginapan (Sales) : Biaya menginap luar kota
– Incentif Sales : Alokasi pencairan Insentif Sales
– Makan Luar Kota (Sales) : Biaya makan luar kota sales
– Toll/Parkir (Sales) : Biaya tol dan parkir
– Dll
• Description : Diisi dengan keterangan biaya
– BBM : Diisi dengan Nomor Kendaraan dan KM pembelian BBM
– Incentif Sales : Diisi dengan Bulan Insentif yang dicairkan
 31. Expense Report
• Kembali ke Expense Report Header
• Kemudian Proses Complete
 32. Check Stock per Item
• Untuk Check Stock per item barang : masuk ke
Product Info dari Menu Home pada Windows Views
 32. Check Stock per Item
• Masukan kode barang
• UPC/EAN : Kode barang Principle
• SKU : Kode barang AR
• Pilih Warehouse yang akan dicheck kondisi stocknya
• Kemudian klik tombol
 32. Check Stock per Item
• Pilih Tab Available to Promise
• On Hand Quantity pada line paling bawah adalah sisa
stock yang ada
• Untuk keluar klik tombol
 33. Check Stock All Item
• Untuk Check Stock All Item barang : masuk ke
Rpt_Stock dari Menu
 33. Check Stock All Item
• Pilih Product Category yang akan diperlihatkan
• Pilih tanggal yang akan dilihat dari Movement Date
• Kemudian Pilih Warehouse yang akan dilihat atau bisa juga dengan
memilih Locator
 33. Check Stock All Item
• Maka akan muncul List item produk beserta
Saldo Akhir barang tersebut
 33. Check Stock All Item
• Untuk mengganti jenis view dapat dipilih pada
menu hasil yang dikeluarkan
 34. Check Kondisi SO
• Untuk memeriksa status Sales Order (SO)
• Masuk ke Menu Sales Order
• Klik Search
 34. Check Kondisi SO
• Isi field Document No. dengan “SO%” atau “PK%”,
tergantung Document yg ingin dicari SO atau PK, kalo
mau cari keduanya, field ini dikosongkan saja.
• Isi juga Trx Organization dgn OrgTrx masing-masing
 34. Check Kondisi SO
• Scroll ke bawah sampai menemukan field Document
Status, isi field Document Status dgn “Not Approved”
• Jika akan melihat kondisi yang lain bisa disesuaikan
pada Document Statusnya.
 34. Check Kondisi SO
• Klik tanda centang hijau di kanan bawah untuk
memulai pencarian
• Ubah Grid View ke List View untuk melihat list
hasil pencarian