PERATURAN DIREKTUR UTAMA

SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL

NOMOR : --------------------(minta ke HDM)

TENTANG

PANDUAN PELAYANAN

PENDAFTARAN PASIEN

SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL

Jln. Kebonjati No 38 Bandung 40181 Indonesia
 LEMBAR VALIDASI

PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL

NOMOR: -------------------------
TENTANG
PANDUAN PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN

Tanda
Nama Jabatan Tanggal
tangan
<NAMA KEPALA

1. INSTALASI /
KETUA KOMITE >
Penyusun
<NAMA KEPALA

2. UNIT / STAF
KOMITE>

<NAMA
1.
MANAJER>
Verifikator
<NAMA SENIOR
2.
MANAJER>
<NAMA
DIREKTUR MEDIS
DAN
KEPERAWATAN/
Validator 1.
DIREKTUR
OPERASIONAL
DAN KEUNGAN/
DIREKTUR JKN>

HALAMAN 2DARI 16
 DAFTAR ISI

LEMBAR VALIDASI.........................................................................................................................2
DAFTAR ISI........................................................................................................................................3
LEMBAR PENGESAHAN..................................................................................................................4
BAB I. DEFINISI.................................................................................................................................6
BAB II. RUANG LINGKUP...............................................................................................................7
BAB III. TATA LAKSANA................................................................................................................8
BAB IV. DOKUMENTASI.................................................................................................................9
DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................................................10

PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 3DARI 16

NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFARAN PASIEN
 LEMBAR PENGESAHAN

PERATURAN DIREKTURUTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL

NOMOR : ……………………(Minta ke HDM)
TENTANG
PANDUAN PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN

Menimbang :

a. bahwa untuk penyelenggaraan pembuatan & perhitungan yang efisien dan efekti
f diseluruh jajaran struktural dan fungsional Santosa Hospital Bandung Central,
maka dipandang perlu dibuat Panduan Pelayanan Pendaftaran Pasien.

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a maka Dir

ektur Utama perlu menetapkan Panduan Pelayanan Pendaftaran Pasien.

Mengingat :

1. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.

2. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit.

3. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

HK.02.02/I/2987/2020 tentang Izin Operasional Rumah Sakit Umum Santosa
Hospital Bandung Central.

4. Surat Keputusan Presiden Direktur PT. Sanbe Prakarsa Husada Nomor

002/SK/PRESDIR/SPH/VII/2019 tentang Pengangkatan dr. Yayu Sri Rahayu,
MM sebagai Direktur Santosa Hospital Bandung Central.

HALAMAN 4DARI 16
 MEMUTUSKAN

Menetapkan : PANDUAN PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN

KEDUA : Panduan di Santosa Hospital Bandung Central digunakan sebagai acua

n dalam penyelenggaraan <jenis pelayanan> yang efisien dan efektif di
seluruh jajaran struktural dan fungsional di Santosa Hospital Bandung
Central.

KETIGA : Adapun panduan tersebut terlampir dalam Peraturan Direktur Utama

ini, dan menjadi satu kesatuan yang tidak terpisahkan.

KEEMPAT : Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan

ketentuanapabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan
ini akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di :Bandung
Pada Tanggal : .......<isi H+3 dari tgl
print, dan bukan tgl merah>
Direktur Utama,

Yayu Sri Rahayu, dr., MM

NIK. 11608167

HALAMAN 5DARI 16
 BAB I. DEFINISI

1.
2.
3. Billing IGD
adalah tagihan kepada Pasien dari Instalasi Gawat Darurat.
4. SEP (Surat Elegibilitas Peserta).
adalah Surat yang diterbitkan oleh BPJS Kesehatan untuk mempermudah peserta layanan
memperoleh di fasilitas kesehatan tingkat lanjutan.
5. Aplikasi Santosa Pasien (SC APP)
adalah layanan via aplikasi android yang diberikan guna membantu dalam pendaftaran akun
Santosa Pasien baik yang berkendala maupun yang belum mendaftarkan akun Pasien Santosa.

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 6DARI 16
NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN
 BAB II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Pelayanan Pendaftaran Pasienmeliputi hal-hal sebagai berikut :

a. Kebijakan Pelayanan Pendaftaran Pasien.
b.
c. Prosedur Kerja Pencetakan Invoice IGD.
d. Prosedur Kerja Pembatalan Billing Pasien.

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 7DARI 16
NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN
 BAB III. TATA LAKSANA

A. KEBIJAKAN PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN

1. Billing Instalasi Gawat Darurat mengambil alih proses pembayaran Pasien Rawat Jalan
dan Rawat Inap pada untuk pembayaran Pasien pada pukul 21:00 s/d 06:59.
2. Proses penyelesaian administrasi Pasien rawat inap Instalasi Gawat Darurat pada hari
Minggu/ Hari Libur adalah pada pukul 16:00 s/d 06:59.
3. Aplikasi SC APP digunakan sebagai appointment yang digunakan di Santosa Hospital
untuk melakukan penginputan perjanjian Pasien atau booking kamar.
4. Kebijakan Closing Bulanan untuk Invoice yang terbentuk di Santosa Hospital wajib
dilakukan untuk transaksi setiap tanggal akhir bulan dengan aturan sebagai berikut:
 Tanggal terakhir di bulan tersebut sebelum pukul 24:00.
 Tanggal 1 di awal bulan sebelum pukul 24:00.

Rumah Sakit memfasilitasi sistem pendaftaran secara langsung (melalui petugas pendaftaran)
maupun secara online untuk memudahkan pelayanan terhadap pasien. sitem pedaftaran
disesuaikan dengan kebutuhan pasien/ keluarga pasien yang menemui hambatan misalnya pasien
lansia, disabilitas (fisik, mental, intelektual), berbagai bahasa dan dialek, budaya yang berbeda
atau hambatan yang lainnya dengan harapan dapat mengurangi hambatan pada saat penerimaan
pasien.
Petugas pendaftaran memastikan kesesuaian identitas dan update data pasien yang di layani
melalui kegiatan pendaftaran. Identitas pasien tersebut dijaga kerahasiannya dari pihak2 yang
tidak berkepentingan. Petugas pendaftaran mengedukasi pasien/ keluarga pasien terhadap
layanan maupun informasi yang di perlukan oleh pasien/ keluarga pasien selama pasien/ keluarga
pasien dilayanani oleh petugas pendaftaran selanjutnya hasil edukasi/ pemberian informasi
didokumentasikan.
B. PROSEDUR KERJA PENDAFTARAN PASIEN RUMAH SAKIT
1. PENDAFTARAN PASIEN IGD
NO. SIAPA APA KAPAN

1. Pasien/ Penjamin Mengunjungi dan melakukan pendaftaran ke bagian

Pendaftaran Instalasi Gawat Darurat Rumah Sakit.
Pasien Instalasi
Gawat Darurat

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 8DARI 16
NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN
 2. Billing Instalasi a. Menerima pendaftaran pasien Instalasi Gawat Setiap ada
Darurat. pendaftaran
Gawat Darurat
b. Menjelaskan kepada Pasien/ Penjamin Pasien pasien di
mengenai kelengkapan berkas pendaftaran Instalasi
pasien Instalasi Gawat Darurat antara lain : Gawat
 Penjamin Umum. Darurat
 Asuransi/ Kontraktor.
 Perusahaan yang telah bekerja sama dengan
pihak Rumah Sakit Santosa.
c. Memeriksa kelengkapan berkas pendaftaran
Pasien Instalasi Gawat Darurat.
d. Jika tidak sesuai/ tidak lengkap maka
menginformasikan ke Pasien/ Penjamin Pasien
terkait dengan kelengkapan yang tidak sesuai.
e. Jika telah sesuai maka melakukan penginputan
pendaftaran pasien Instalasi Gawat Darurat.
f. Membuat Formulir Instalasi Gawat Darurat.
g. Menyerahkan Formulir Instalasi Gawat Darurat
ke Dokter Jaga via petugas Instalasi Gawat
Darurat untuk dilakukan pemeriksaan/ tindakan
medis.

2. PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN DENGAN PENJAMIN JKN

NO. SIAPA APA KAPAN

1. Pasien/ Penjamin Melakukan pendaftaran rawat jalan dengan

Pasien membawa kelengkapan persyaratan penjamin JKN.

2. Petugas Instalasi a. Menerima pendaftaran pasien lama rawat jalan

Rawat Jalan penjamin JKN beserta kelengkapan persyaratan
JKN.
b. Memeriksa kelengkapan persyaratan pasien
lama rawat jalan penjamin JKN.
c. Jika tidak sesuai maka menyerahkan kembali
kelengkapan persyaratan penjamin JKN ke
Pasien/ Penjamin Pasien.
d. Jika telah sesuai maka melakukan penginputan
pendaftaran pasien dengan rujukan JKN.
e.
f. Mencetak dokumen untuk kemudian
menyerahkan ke Pasien/ Penjamin Pasien
antara lain :
 SEP (Surat Elegibilitas Peserta).
 Queueing.
 Struk.
g. Mengarahkan Pasien/ Penjamin Pasien ke

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 9DARI 16
NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN
 klinik yang dituju sesuai dengan SEP (Surat
Elegibilitas Peserta).

3. PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DENGAN PENJAMIN JKN SECARA ONLINE

NO. SIAPA APA KAPAN

1. Pasien/ Keluarga Melakukan Appointmen/ boking terhadap Sebelum

Pasien kunjungan rawat jalan yang dimakasud melalui waktu
aplikasi santosa pasien kunjungan
rawat jalan
2. Pasien/ Keluarga a. Melakukan self registation/ registrasi mandiri di Hari H saat
Pasien mesin self registation/ registrasi mandiri gedung waktu
timur pendaftaran JKN kunjungan
b. Pasien/ keluarga barcode kartu BPJS di mesin ke Rawat
self registation/ registrasi mandiri jalan
c. Untuk pasien baru dengan rujukan baru dan
pasien lama dengan rujukan baru, pasien/
keluarga pasien akan mendapatkan no antrian
setelah proses barcode kartu BPJS yang
selanjutnya akan di panggil oleh petugas
pendaftaran.
d. Untuk pasien lama dengan kontrol lanjutan
(rujukan lama), setelah proses barcode kartu
BPJS akan tercetak :
 Queueing
 Struk (pemberitahuan berkas pasien)
3 Petugas a. Memasukan data pasien dan atau rujukan pasien Saat proses
Pendaftaran (pasien baru dengan rujukan baru dan pendaftaran
pasien lama dengan rujukan baru)
b. Mengarahkan Pasien/ keluarga Pasien ke klinik
yang dituju sesuai dengan SEP (Surat
Elegibilitas Peserta).

4. PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN DENGAN PENJAMIN ASURANSI /

PERUSAHAAN .
NO. SIAPA APA KAPAN

1. Pasien/ Penjamin Melakukan pendaftaran rawat jalan dengan

Pasien membawa Kartu Identitas Berobat.

2. Petugas Instalasi a. Menerima pendaftaran pasien lama rawat jalan

Rawat Jalan beserta Kartu Identitas Berobat.
b. Memeriksa pendaftaran pasien lama rawat jalan
dengan Kartu Identitas Berobat.
Catatan :

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 10DARI 16
NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN
 Bentuk pemeriksaan mencangkup verifikasi
jaminan asuransi atau perusahaan Pasien.
c. Jika tidak sesuai maka menyerahkan kembali
Kartu Identitas Berobat ke Pasien/ Penjamin
Pasien.
d. Jika telah sesuai maka melakukan penginputan
pendaftaran pasien dengan Kartu Identitas
Berobat.
e. Mencetak dokumen untuk kemudian
menyerahkan ke Pasien/ Penjamin Pasien
antara lain :
 Queueing.
 Struk.
 Kartu Identitas Berobat.
f. Mengarahkan Pasien/ Penjamin Pasien ke
klinik yang dituju.

5. PENDAFTARAN RAWAT INAP .

NO. SIAPA APA KAPAN

1. Pasien Keluarga Mengambil antrian untuk proses pendaftaran RI saat hendak

pasien mendaftar
2. Petugas Instalasi a. Petugas memangil dan menerima nomor antrian
Rawat Jalan dari pasien / keluarga
b. Petugas pendaftaran memeriksa kesesuaian
persyaratan pendaftaran rawat inap.
c. Petugas pendaftaran memeriksa ketersediaan
tempat tidur di sistem sc perawat
d. Petugas mendaftaran mendaftarkan pasien
sesuai dengan ruangdan kelas yang dibutuhkan.
e. Petugas pendaftaran menjelaskan tentang hak
dan kewajiban pasien, general consent, serta
f. tata tertib rawat inap
g. Petugas pendaftaran menjelaskan tentang
ketentuan administrasi keuangan dan biaya
sewa kamar perawatan.
h. Petugas pendafaran menyatukan berkas rawat
inap, dan diberikan kepada pasien/ keluarga
pasien untuk di serahkan ke perawat poli/
perawat IGD.
i. Petugas mengarahkan kembali pasien/ keluarga
pasien ke Poliklinik/ IGD dan menjelaskan
bahwa pasien akan di antarkan oleh perawat
terkait ke ruang perawatan.

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 11DARI 16
NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN
 6. PENDAFTARAN PASIEN VIA SC APP
NO. SIAPA APA KAPAN

1. Petugas Medis a. Pro aktif menghampiri Pasien/ Keluarga Pasien

yang baru datang ke Rumah Sakit Santosa.
b. Bersosialisasi dengan Pasien/ Keluarga Pasien.
Catatan :
Menanyakan apakah Pasien sudah memiliki
akun San pasien.
c. Melakukan Login pada sistem SC APP untuk
melakukan verifikasi apakah Pasien sudah
pernah terdaftar di San Pasien.
d. Jika belum pernah terdaftar maka meminta
Identitas Pasien untuk proses pendaftaran akun
San Pasien.
e. Melakukan penginputan data Pasien pada
aplikasi, adapun data pasien yang dilakukan
penginputan adalah sebagai berikut :
 NIK (Nomor Induk Kependudukan).
 Alamat tempat tinggal.
 Nomor ponsel.
 Alamat e-mail.
 Foto E-KTP.
f. Memberikan edukasi ke Pasien/ Keluarga
Pasien berupa :
 Tata cara penggunaan aplikasi.
 Bahwa informasi yang tercantum dalam
aplikasi San Pasien merupakan data pribadi
yang harus dijaga kerahasiaanya .
C. PROSES PENCETAKAN INVOICE
1. PROSES PENCETAKAN INVOICE IGD
NO. SIAPA APA KAPAN

1. Petugas Instalasi a. Mengisi Formulir Instalasi Gawat Darurat Setelah

Gawat Darurat untuk Pasien yang telah dilakukan dilakukan
pemeriksaan/ tindakan medis oleh Dokter. pemeriksaan/
b. Mencatat uraian dari tindakan yang telah tindakan
dilakukan oleh Dokter beserta, penunjang medis oleh
medis, alkes yang telah digunakan Pasien Dokter
beserta dengan resep.
c. Membubuhkan tandatangan dan nama jelas
pada Formulir Instalasi Gawat Darurat.
d. Menyerahkan Formulir Instalasi Gawat
Darurat, beserta uraian pemeriksaan yang telah
dilakukan oleh Dokter.

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 12DARI 16
NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN
 2. Billing Instalasi a. Menerima Formulir Instalasi Gawat Darurat Setiap selesai
Gawat Darurat untuk Pasien yang telah dilakukan dilakukan
pemeriksaan/ tindakan medis oleh Dokter dari pemeriksaan
petugas Instalasi Gawat Darurat dan telah pasien
dilakukan validasi (tandatangan) oleh Petugas Instalasi
Instalasi Gawat Darurat. Gawat
b. Memeriksa Formulir Instalasi Gawat Darurat Darurat
c. Jika tidak sesuai maka menyerahkan kembali
Formulir Instalasi Gawat Darurat ke Petugas
Instalasi Gawat Darurat untuk diperbaiki dan
dilengkapi.
d. Jika telah sesuai maka melakukan penginputan
semua tindakan Dokter beserta dengan uraian
penggunaan alat kesehatan.
Catatan :
Pada saat proses pembuatan Invoice wajib
memastikan kembali hasil penginputan telah
sesuai dengan Formulir beserta uraian
penggunaan alkes.
e. Mencetak Invoice tagihan pasien Instalasi
Gawat Darurat.
Catatan :
Khusus Pasien rawat jalan proses Billing
IGD Wajib melakukan penginputan ke system
terkait dengan uraian tindakan Dokter yang
tertera pada struk dan pemakaian alkes. Setelah
f. Menyerahkan Invoice tagihan ke Pasien/ Invoice
Penjamin Pasien. terbentuk
g. Mengarahkan Pasien ke bagian Kasir untuk
melakukan pembayaran.
D. PEMBATALAN BILLING PASIEN
NO. SIAPA APA KAPAN

1. Perawat Unit a. Membuat struk Dokter yang telah diberikan Setelah

OPD, ODC, UGD keterangan Batal Kunjungan. mendapatkan
Catatan : konfirmasi
Pembatalan Billing dapat dilakukan setelah dari Pasien/
melakukan konfirmasi dari Pasien/ Keluarga Keluarga
Pasien dan Pasien tidak datang pada saat Pasien.
hari kunjungan berobat/ konsultasi.
b. Menyerahkan Struk Dokter “Batal Kunjungan” Maksimal
ke Petugas Billing. H+1 dari
batal
kunjungan
Pasien
2. Petugas Billing a. Menerima Struk Dokter ”Batal Kunjungan” Setiap hari
dari Perawat Unit OPD dan ODC, Unit UGD.

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 13DARI 16
NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN
 b. Memeriksa Struk Dokter ”Batal Kunjungan”.
c. Jika tidak sesuai maka menyerahkan kembali
Struk Dokter ”Batal Kunjungan” ke Petugas
masing-masing Unit untuk dikoreksi.
d. Jika telah sesuai melakukan proses pembatalan Pada hari
Kunjungan Pasien pada sistem. yang sama
dengan
penerimaan
Struk Dokter
e. Menarik Laporan Data Kunjungan Pasien yang Setiap Hari
tidak jadi kunjungan dan tidak disertai dengan di Pagi Hari
Struk Dokter ”Batal Kunjungan”.
f. Menyerahkan Laporan Data Kunjungan Pasien Di hari yang
Batal Kunjungan yang tidak disertai dengan sama dengan
Struk Dokter ”Batal Kunjungan” ke penarikan
Penanggung Jawab masing-masing Unit untuk Data
dilakukan validasi.
g. Menerima Laporan Data Kunjungan Pasien
Batal Kunjungan yang telah divalidasi oleh
Penanggung Jawab masing-masing Unit. Di hari yang
h. Melakukan pembatalan kunjungan pasien sama dengan
secara sistem berdasarkan data yang telah proses
divalidasi oleh Penanggung Jawab masing- validasi
masing Unit. Penanggung
Catatan : Jawab Unit
Petugas Billing wajib pro aktif ke masing-
masing Penanggung Jawab Unit untuk Setiap hari
proses validasi Pasing Batal Kunjungan.
i. Menarik seluruh Data Pasien Batal Kunjungan
baik yang disertai dengan Struk Dokter ”Batal
Kunjungan” dan Data Pasien Batal Kunjungan
yang telah di validasi oleh Penanggung Jawab
masing-masing Unit.

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 14DARI 16
NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN
 BAB IV. DOKUMENTASI

1. Invoice.

2. Struk Dokter.

3. Form Instalasi Gawat Darurat.

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 15DARI 16
NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN
 DAFTAR PUSTAKA

1. Kebijakan Standar Manajemen Rumah Sakit No. 100.000-001/PER/DIR/SHBC/I/2019.

2. Kebijakan Standar Pelayanan Berfokus Pada Pasien No. 100.000-002/PER/DIR/SHBC/I/2019.
3. 001/SPO/BAR/SHBC/X/2019 – Pendaftaran dan Pembayaran IGD.
4. 078/SPO/RM/SHBC/V/2019 – Pendaftaran Pasien Lama Rawat Jalan Dengan Penjamin JKN.
5. 068/SPO/RM/SHBC/V/2019 – Pendaftaran Pasien Lama Rawat Jalan Dengan Penjamin Asuransi
atau Perusahaan.
6. 001/SPO/RM/SHBC/X/2021 – Pendaftaran Akun San Pasien Melalui Aplikasi SC APP.
7. 018/SPO/BAR/SHBC/X/2019 – Pembatalan Kunjungan Pasien Pada Sistem Tagihan.

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA SANTOSA HOSPITAL BANDUNG CENTRAL HALAMAN 16DARI 16
NOMOR : --------------------------------
TENTANG : PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN