BAB IV

KEGIATAN YANG MENJADI

TOPIK LAPORAN

4.1 Landasan Teori Kuliah Kerja Praktek

Sebelum penulis memaparkan isi dari laporan ini, penulis harus
mempunyai landasan teori yang kuat terlebih dahulu sehingga
penulis dapat mempertanggungjawabkan isi keseluruhan dari laporan
ini. Oleh karena itu pada sub bab ini, penulis akan menuliskan
landasan teori dari pendapat para ahli mengenai pengertian sistem,
informasi, sistem informasi dan persediaan.

A. Pengertian Sistem
Dalam melakukan suatu kegiatan perlu adanya sistem yang tepat
agar setiap kegiatan dapat diselesaikan secara efisien dan sesuai
dengan tujuan yang ingin dicapai. Untuk lebih jelasnya akan di
kemukakan mengenai pengertian system dari beberapa ahli berikut
ini, diantaranya adalah:
Definisi sistem menurut Jerry Fitz gerald, Ardra F. Fitz Gerald,
dan Warren D. Stalling, Jr. Dalam bukunya yang berjudul
”Fundamentals of System Analis” yang diterjemahkan oleh Jogiyanto
H.M dalam bukunya yang berjudul ”Analisis dan Desain Sistem
Informasi” adalah:

21
 ”Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
yang tertentu.”[1]

Definisi sistem menurut Barry E. Chusing yang diterjemahkan

oleh Jogiyanto H. M adalah ”Kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”[1]
Definisi sistem menurut Dr. Azhar Susanto,Mbus,Ak dalam
bukunya yang berjudul ”Sistem Informasi Manajemen Konsep dan
Pengembangannya” adalah :

”Kumpulan/ group dari sub sistem/ bagian/ komponen

apapun baik phisik atau pun non phisik yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara
harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.”[2]

Dari definisi-definisi sistem diatas maka penulis dapat

menyimpulkan bahwa pengertian dari sistem adalah suatu jaringan
kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur, sub sistem, dan elemen-
elemen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai
suatu tujuan.

B. Pengertian Informasi
Definisi informasi menurut Jogiyanto H. M dalam bukunya yang
berjudul ”Analisi dan Desain Sistem Informasi” adalah ”data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerimanya.”[1]

22
 Definisi informasi menurut Dr. Azhari Susanto,Mbus,Ak dalam
bukunya yang berjudul ”Sistem Informasi Manajemen Konsep dan
Pemngembangannya” adalah ”Salah satu jenis sumber daya yang
paling utama yang dimiliki oleh suatu organisasi apapun jenis
organisasi tersebut.”[2]
Dari beberapa definisi informasi diatas maka dapat diambil
kesimpulan bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi
bentuk yang berguna yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau
organisasi.

C. Pengertian Sistem Informasi

Definisi sistem informasi menurut Jogiyanto H. M dalam
bukunya yang berjudul ”Analisis dan Desain Sistem Informasi”
adalah :

”Suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”[1]

Definisi sistem informasi menurut Dr. Azhar Susanto,Mbus,Ak

dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Informasi Manajemen konsep
dan Pengembangannya” adalah :

”Kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non

phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja
sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu
mengolah data menjadi informasi yang berguna.”[2]

23
 Berdasarkan definisi sistem informasi diatas dapat diambil
kesimpulan bahwa pengertian sistem informasi adalah kumpulan dari
beberapa sub sistem yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk
mengolah data menjadi sesuatu yang berguna bagi perusahaan
berupa laporan-laporan.

D. Pengertian Persediaan
Persediaan merupakan bagian yang memiliki peran penting pada
setiap perusahaan. Pada Setiap perusahaan pasti terdapat bagian
persediaan sebagai pengelola gudang dalam proses pemasukkan dan
pengeluaran barang di gudang. Untuk lebih jelas lagi berikut
pengertian dari persediaan :
Definisi persediaan menurut Donald E. Kieso, jerry J.
Weygandt, Terry D. Warfield dalam bukunya yang berjudul
”Akuntansi Intermediate” adalah ”Pos-pos yang dimiliki untuk dijual
dalam operasi bisnis normal atau barang yang akan digunakan atau
dikonsumsi dalam memproduksi barang yang akan dijual.”[3]
Dari definisi diatas jelas bahwa persediaan adalah bagian yang
bertindak sebagai pengelola gudang yang bertugas mengelola barang
yang dimiliki perusahaan yang selanjutnya akan digunakan sebagai
proses produksi.

E. Pengertian Sistem Informasi Persediaan

Dari pengertian sistem, informasi, sistem informasi, dan
persediaan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa
pengertian dari Sistem Informasi Persediaan adalah kumpulan sub-

24
sub sistem atau komponen-komponen sistem yang saling berinteaksi
untuk mengolah data barang, mulai dari pemasukkan barang ke
gudang sampai pengeluaran barang dari gudang hingga
menghasilkan laporan yang berguna bagi perusahaan.

F. Pengertian Bagan Alir (Flowchart)

Definisi bagan alir menurut Jogiyanto H. M dalam bukunya
yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi adalah :

”bagan (chart) yang menunjukan alir (flow) di dalam

program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir
duganakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan
untuk dokumentasi.”[1]

Terdapat beberapa jenis bagan alir yang biasa digunakan, yaitu

sebagai berikut:
A. Bagam alir sistem (systems flowchart)
Merupakan bagan alir yang menunjukan arus pekerjaan secara
keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan dari
prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Bagan alir sistem
menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem
digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang telah
ditentukan.
B. Bagam alir dokumen (document flowchart)
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut dengan
bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart
merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan

25
 formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen
ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang
digunakan didalam bagan alir sistem.
C. Bagam alir skematik (schematic flowchart)
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir
yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu menggambarkan
prosedur didalam sistem. Perbedaannya adalah bagan alir
skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem,
juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan
lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini
adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang
kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir.
D. Bagam alir program (program flowchart)
Bagan alir program (program flowchart) terdiri dari dua macam,
yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan
bagan alir program komputer terinci (detailed computer program
flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk
menggambarkan tiap-tiap langkah didalam program komputer
secara logika. Bagan alir logika program ini dipersiapkan oleh
analis sistem.
E. Bagam alir proses (process flowchart)
Merupakan bagan alir yang benyak digunakan di teknik industri.
Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk
menggambarkan proses dalam suatu prosedur.

26
 Berdasarkan penjelasan diatas penulis dapat menarik kesimpulan
bahwa bagan alir (flowchart) adalah suatu gambaran umum tentang
sistem yang berjalan yang berfungsi sebagai alat bantu komunikasi
dan untuk dokumentasi serta menyajikan kegiatan mulai dari
manual, komputerisasi maupun semi manual khususnya bagan alir
sistem dan dokumen yang bersangkutan dengan sistem informasi
pesediaan suku cadang pada PT. Wijaya Lestari Dago.

4.2 Hasil dan Pembahasan Kuliah Kerja Praktek

A. Sistem Kerja Partman
Sistem kerja partman pada PT. Wijaya Lestari Dago dapat
dilihat pada bagan alir berkut ini :
A. Mekanik datang ke gudang dengan membawa dokumen PKB,
dan menyerahkan dokumen PKB ke partman untuk diestimasi
sekaligus sebagai dokumen pengambilan spare part.
B. Partman menerima dokumen PKB dan mengestimasi dokumen
tersebut sekaligus memberikan spare part yang dibutuhkan oleh
mekanik. Sebelum memberikan spare part, partman mengecek
stok yang tersedia, jika spare part yang dibutuhkan kosong
maka partman membuat dokumen PO (Purchas Order) rangkap
dua. Satu diarsipkan dan satu lagi dikirimkan ke supplier
menggunakan faximile.
C. Supplier menerima dokumen PO dari partman lalu mengeceknya.
Setelah mengecek dokumen PO, supplier menyiapkan barang
yang dipesan dan membuat dokumen SJ (Surat Jalan), DN
(Delivery Note), dan dokumen PL (Picking List) masing-masing

27
 dibuat rangkap dua. Dokumen yang asli diarsipkan dan copy-
annya diberikan ke partman.
D. Partman menerima barang beserta dokumen SJ, DN, dan PL.
Setelah barang datang partman mengecek barang apakah sesuai
dengan PO atau tidak. Setelah dicek, partman membuat dokumen
SPG (Surat Penerimaan Gudang) rangkap dua. Dokumen SPG
yang asli diarsipkan yang selanjutnya digunakan untuk
pembuatan laporan barang masuk. Dan copy-annya diberikan ke
bagian administrasi untuk dibuat laporan pembelian spare part.
Setelah dibuat dokumen SPG partman membereskan barang
sesuai dengan lokasi yang sudah tersedia.
E. Bagian Administrasi menerima dokumen SPG dari partman dan
dari dokumen SPG tersebut dibuatkan laporan pembelian spare
part sebanyak rangkap dua, yang asli diarsipkan dan copy-annya
diberikan kepada Kepala Bengkel.
F. Setelah barang tersedia partman memberikan spare part yang
dibutuhkan mekanik sesuai dengan dokumen PKB. Setelah
barang dibawa oleh mekanik, partman membuat dokumen BPSC
(Bukti Pengeluaran Suku Cadang) dibuat rangkap dua. Dokumen
yang asli diarsipkan yang selanjutnya akan digunakan untuk
membuat laporan barang keluar, sedangkan copy-annya diambil
mekanik jika pekerjaan service-nya telah selesai.
G. Mekanik yang telah selesai men-service mobil dating ke partman
dan mengambil dokumen BPSC yang telah dibuat oleh partman
dan memberikannya ke bagian administrasi untuk dibuatkan

28
 laporan penjualan spare part sebyak rangkap dua. Laporan yang
asli diarsipkan dan copy-annya diberikan ke Kepala Bengkel.
H. Partman membuat laporan persediaan dari dokumen SPG dan
dokumen BPSC. Laporan persediaan tersebut dibuat rangkap
dua, laporan yang asli diarsipkan oleh partman dan copy-annya
diberikan kepada Kepala Bengkel.
I. Kepala Bengkel menerima laporan pembelian dan laporan
penjualan spare part dari bagian administrasi, serta menerima
laporan persediaan spare part dari partman. Setelah semua
laporan diterima selanjutnya laporan-laporan tersebut diarsipkan.

29
1. Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Persediaan

Gambar 4.1 Bagan alir sistem sistem informasi persediaan

30
Gambar 4.2 Bagan alir sistem sistem informasi persediaan

(Lanjutan)
31
Gambar 4.2 Bagan alir sistem sistem informasi persediaan

(Lanjutan)

32
Keterangan :
1. PKB : Perintah Kerja Bengkel
2. BPSC : Bukti Pengeluaran Suku Cadang
3. PO : Purchase Order
4. LBK : Laporan Barang Keluar
5. SJ : Surat Jalan
6. DN : Delivery Note
7. PL : Picking List
8. SPG : Surat Penerimaan Gudang
9. LBM : Laporan Barang Masuk
10. LPB : Laporan Pembelian
11. LPJ : Laporan Penjualan
12. LP : Laporan Persediaan

B. Fungsi yang Terkait dan Dokumen yang Digunakan

Sistem informasi Persediaan ini terdapat beberapa fungsi yang
terkait, antara lain :
1. Partman
Fungsi partman didalam sistem informasi persediaan ini adalah
mengelola gudang tempat penyimpanan spare part, yaitu mulai
dari pembuatan purchase order samapai dengan pembuatan
dokumen BPSC (bukti pengeluaran suku cadang).Partman juga
melayani mekanik yang datang untuk mengambil spare part di
gudang. Selain melayani mekanik, partman juga melayani
customer yang akan membeli spare part tanpa melakukan
service.

33
2. Kepala Bengkel
Fungsi kepala bengkel dalam sistem informasi persediaan ini
adalah mengontrol kinerja partman, mekanik, dan staf-staf
lainnya. Dan menerima keluhan dari para customer yang
melakukan service jika ada kesalahan.

3. Administrasi
Fungsi admnistrasi dalam sistem ini adalah membuat laporan
pembelian dan penjualan spare part yang dilakukan partman,
dan menyerahkan laporan-laporan tersebut kepada kepala
bengkel.

4. Mekanik
Fungsi mekanik dalam sistem informasi persediaan ini adalah
melakukan service atau perbaikan mobil milik customer.

Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem

informasi persediaan adalah sebagai berikut:
1. PO (Purchase Order)
Dokumen yang dibuat untuk memesan barang atau spare part
yang sudah habis persediaannya.

2. SPG (Surat Penerimaan Gudang)

Dokumen yang dibuat sebagai bukti bahwa barang telah masuk
dan ada di gudang.

34
3. BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang)
Dokumen yang digunakan untuk mengeluarkan barang yang
tersedia di gudang.

4. PKB (Perintah Kerja Bengkel)

Dokumen yang digunakan sebagai perintah pengerjaan service
oleh mekanik dan sebagai dokumen untuk pengambilan spare
part dari gudang.

5. SJ (Surat Jalan)
Dokumen yang digunakan oleh supplier untuk pengantaran
barang, dan diarsipkan oleh bagian partman setelah barang
sampai digudang.

6. DN (Delivery Note)
Dokumen yang digunakan sebagai bukti pengiriman barang oleh
supplier, yang berisi daftar nama barang yang dipesan.

7. PL (Piciking List)
Dokumen yang digunakan untuk menyesuaikan barang yang
dipesan dengan barang yang dikirimkan.

35