T U G A S D A N F U N G S I S U B D I R E K T O R AT
P E R E N C A N A A N T E K N I S D I R E K T O R AT P S P A M
1. penyiapan penyusunan kebijakan dan strategi serta perencanaan teknis
pengembangan sistem penyediaan air minum;
2. penyusunan program anggaran kegiatan pembinaan teknis,
pengawasan teknis pengembangan system penyediaan air minum;
1
PENAPISAN ISU
CORE ISU
DAMPAK
2
TAHAPAN KEGIATAN
KEGIATAN 2
Membaca dan memahami
serta mempelajari cara
pengoperasian aplikasi e-
Step 4
KEGIATAN 1 monitoring
Diskusi internal dan
konsultasi dengan Step 3
atasan atau mentor
Step 2
KEGIATAN 4
Finalisasi (mencetak,
Step 1 dan sosialisasi) buku
KEGIATAN 3 panduan penarikan
data e-monitoring
Merumuskan prosedur dalam penyusunan
dan langkah-langkah laporan progress.
pengoperasian aplikasi
e-monitoring pada buku
panduan.
3
Kegiatan 1
Diskusi internal dan konsultasi dengan atasan atau mentor sebagai persiapan Rancangan
Aktualisasi adalah sebagai berikut
1
mentor dan atasan lain di lingkungan
Subdit rentek, Dit PSPAM.
2
pengambil data e-monitoring terkait
pelaksanaan tugas pengambilan data.
4
Kegiatan 2
Membaca dan memahami serta mempelajari cara pengoperasian aplikasi e-monitoring
1
pengoperasian aplikasi e-monitoring agar
dapat mengenali cara penggunaanya.
3
kepada pimpinan dan Konsultan
Individual di Subdirektorat.
5
Kegiatan 3
Merumuskan prosedur dan langkah-langkah pengoperasian aplikasi e-monitoring pada buku
panduan.
1
mengidentifikasi kisi-kisi atau langkah
penting ke dalam buku panduan
6
Kegiatan 4
Finalisasi (mencetak, dan sosialisasi) buku panduan penarikan data e-monitoring dalam
penyusunan laporan progress.
2
mensosialisasikan Buku Panduan di
lingkungan Subdit Rentek.
7
HASIL AKTUALISASI
8
OUTLINE BUKU
9
OUTLINE BUKU
10
PENGUATAN NILAI-NILAI ORGANISASI
Merumuskan prosedur
dan langkah-langkah ANTI KORUPSI
pengoperasian aplikasi KOMITMEN MUTU
e-monitoring pada buku
panduan.
Membaca dan memahami
serta mempelajari cara
pengoperasian aplikasi e- NASIONALISME
monitoring AKUNTABILITAS
Diskusi internal dan ETIKA PUBLIK KOMITMEN MUTU
konsultasi dengan AKUNTABILITAS
atasan atau mentor KOMITMEN MUTU
KEGIATAN 4
ETIKA PUBLIK
AKUNTABILITAS
KEGIATAN 3
KEGIATAN 2
KEGIATAN 1
11
KONTRIBUSI TERHADAP TUGAS DAN FUNGSI
01 Memaksimalkan
pelaksanaan analisa teknis,
02
evaluasi dan pelaporan
pengembangan sistem
03 penyediaan air minum; 04
12
HAMBATAN DAN STRATEGI
HAMBATAN
Terdapat istilah-istilah sistem penyediaan air minum yang kurang penulis pahami,
data sangat banyak dan hanya dapat dilakukan secara manual
Narasumber sulit dihubungi karena mendapat perintah dinas luar.
STRATEGI
Berkoordinasi dan berdiskusi dengan atasan terkait hal yang kurang dipahami dalam
penyusunan buku panduan pengambilan data e-monitoring
Pengambilan data e-monitoring dilakukan hanya sebagian saja yang kemudian
dijadikan contoh laporan.
Melakukan koordinasi online dengan staf yang dijadikan narasumber menggunakan
aplikasi Team Viewer sebagai alat bantu komunikasi.
13
MANFAAT
fungsi, dan program yang dilaksanakan oleh unit kerja yang menjadi tempat
berlangsungnya kegiatan aktualisasi.
14
KESIMPULAN DAN SARAN
KESIMPULAN
Buku panduan berisi pengenalan dan langkah-langkah dalam penarikan data progress
yang dilanjutkan dengan langkah-langkah pengolahan data sehingga menjadi sebuah
laporan dalam bentuk paparan presentasi. buku panduan yang merupakan output dari
kegiatan aktualisasi ini akan memudahkan pegawai/staf dalam melakukan penarikan
data e-monitoring dalam penyusunan laporan progress sebagai bahan paparan
pelaporan kepada Direktur Pengembangan SPAM.
SARAN
1
perkembangan dan kemajuan, identifikasi permasalahan, serta mengupayakan
antisipasi atau pemecahannya.
- Peraturan Pemerintah No. 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan
Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan
2
Panduan ini nantinya akan memuat informasi langkah-langkah dalam penarikan
data secara menyeluruh pada aplikasi e-monitoring serta memuat template penyajian
data tersebut menjadi sebuah laporan yang sistematis. Langkah-langkah yang
disajikan sudah disertai gambar-gambar tampilan tatap muka yang terdapat dalam
aplikasi tersebut yang bertujuan untuk memudahkan pegawai untuk memahami
langkah demi langkah dalam pengoperasian program e-monitoring tersebut.
1.2 Tujuan
Tujuan dari rancangan aktualisasi ini adalah:
1. Buku panduan yang menjadi output kegiatan aktualisasi bertujuan untuk
memudahkan seluruh pegawai dalam pengambilan data dari e-monitoring dan
pengolahan data terkait pengawasan dan evaluasi program kerja dan progress
kegiatan yang sedang dilaksanakan, baik secara fisik maupun keuangan;
2. Mengoptimalkan monitoring progress pekerjaan dari seluruh wilayah kerja
secara berkala dan meningkatkan kualitas pegawai di lingkungan Subdirektorat
Perencanaan Teknis Direktorat PSPAM;
3. Memenuhi syarat kelulusan pelatihan dasar Calon Pegawai Negeri Sipil
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
1.3 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penyusunan rancangan aktualisasi ini adalah
sebagai berikut:
1. Bagi organisasi, dapat meningkatkan komitmen mutu para pegawai dalam
melaksanakan tugas sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas
pelaksanaan kebijakan di bidang ke-Cipta Karya-an khususnya dilingkungan
Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum Direktorat Jenderal
Cipta Karya;
2. Bagi peserta latsar, dapat meningkatkan pemahaman mengenai tugas, fungsi,
dan program yang dilaksanakan oleh unit kerja yang menjadi tempat
berlangsungnya kegiatan aktualisasi.
3
1.4 Ruang Lingkup Kegiatan
Ruang lingkup kegiatan aktualisasi ini adalah sebagai berikut:
1. Mencakup isu atau permasalahan yang terjadi di tempat OJT yang dilaksanakan
yaitu Sub direktorat Perencanaan Teknis, Direktorat Pengembangan Sistem
Penyediaan Air Minum.
2. Pelaksanaan aktualisasi dilakukan di Sub irektorat Perencanaan Teknis
Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum.
3. Penyusunan panduan yang berisi langkah-langkah penarikan data e-monitoring
hingga pengolahan data menjadi bahan paparan laporan progres.
4
BAB II
RANCANGAN AKTUALISASI
5
g. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri.
Subdirektorat Perencanaan Teknis mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
penyusunan kebijakan dan strategi, perencanaan teknis, evaluasi dan pelaporan
pengembangan sistem penyediaan air minum serta pengembangan inovasi teknologi.
Dalam melaksanakan tugas, Subdirektorat Perencanaan Teknis me-
nyelenggarakan fungsi:
a. penyiapan penyusunan kebijakan dan strategi serta perencanaan teknis
pengembangan sistem penyediaan air minum;
b. penyusunan program anggaran kegiatan pembinaan teknis, pengawasan teknis
pengembangan sistem penyediaan air minum;
c. pelaksanaan analisa teknis, evaluasi dan pelaporan pengembangan sistem
penyediaan air minum; dan
d. pengelolaan data dan informasi penyelenggaraan sistem penyediaan air minum.
6
masih menggunakan metode face to face yang disinyalir kurang efisien dari segi
waktu.
Ketiga isu diatas yang penulis ambil merupakan hasil scanning selama kegiatan
On Job Trainning (OJT) di lingkungan kerja Subdirektorat Perencanaan Teknis,
Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum.
7
Keterangan :
U = Urgency
S = Seriousness
G = Growth
8
• Growth (G): Nilai 5 (lima) penulis berikan untuk isu ini karena jika dilihat
dari segi kemungkinan buruknya masalah tersebut jika tidak segera diatasi
akan sangat mempengaruhi proses pengambilan keputusan oleh
pimpinan. Kurangnya kemampuan pegawai dalam penyusunan laporan
akan sangat menghambat dalam penyiapan laporan progres dan evaluasi
kegiatan, khususnya Kegiatan Pengembangan SPAM diseluruh Indonesia.
C. Isu ketiga “Kurang efisiennya proses Konsultasi notulensi hasil rapat yang
masih menggunakan kertas sebagai media (Paper based) serta dalam
pelaksanaannya masih menggunakan metode face to face yang disinyalir kurang
efisien dari segi waktu” dengan total nilai 11
• Urgency (U): Jika dilihat dari seberapa mendesaknya isu ini untuk
ditangani, penulis menganggap masalah tersebut belum masuk dalam
kategori urgen karena konsultasi nutulensi hasil rapat menggunakan
kertas masih efektif, mengingat ketersediaan kertas bekas yang masih
bisa digunakan kembali masih terbilang banyak.
• Seriousness (S): meskipun dari segi Urgency penulis memberi nilai 3
(tiga), bukan berarti masalah tersebut tdak serius. Karena jika masalah
tersebut terus dibiarkan tanpa adanya inovasi, ada kemungkinan lama
kelamaan akan terbiasa dan kurang efektif dari segi waktu karena tdak
selamanya atasan berada di ruang kerja untuk memeriksa notulensi
tersebut. Oleh karena itu penulis memberi nilai 4 (empat).
• Growth (G): Nilai 4 (empat) penulis berikan untuk isu ini karena jika dilihat
dari segi kemungkinan buruknya masalah tersebut jika tidak segera diatasi
masih bisa ditanggulangi walaupun lama kelamaan sistem konsultasi
dengan menggunakan metode ini semakin tidak efisien dan bergantung
pada pertemuan langsung dengan atasan.
9
pegawai khusunya dilngkungan Direktorat Pengembangan SPAM mampu
mengoperasikan dan mengambil data dari aplikasi e-monitoring hingga menyusun
laporan progress yang mengakibatkan proses pengawasan dan evaluasi menjadi
kurang mkasimal. Sehingga berdampak pula pada kemajuan pembangunan,
peningkatan dan perluasan sistem penyediaan air minum sehingga dapat merusak
citra PNS sebagai pelayan publik.
2.6 Kegiatan
Penggunaan buku Panduan Pengambilan Data e-monitoring dalam Penyusunan
Laporan Progres diharapkan dapat memudahkan para staf/pegawai, khususnya di
lingkungan Subdirektorat Perencanaan Teknis, Direktorat Pengembangan SPAM
untuk memahami pengoperasian aplikasi e-monitoring online dan penarikan data
progress sebagai bahan penyusunan laporan, serta dapat memperlancar proses
monitoring dan evaluasi kegiatan pengembangan SPAM. Proses pembuatan buku
panduan ini dilaksanakan melalui beberapa kegiatan sebagai berikut:
1. Diskusi internal dan konsultasi dengan atasan atau mentor sebagai persiapan
Rancangan Aktualisasi;
2. Membaca dan memahami serta mempelajari cara pengoperasian aplikasi e-
monitoring;
3. Merumuskan prosedur dan langkah-langkah pengoperasian aplikasi e-
monitoring pada buku panduan;
4. Mencetak, publikasi dan sosialisasi buku panduan.
10
2.6.1 Tahapan Kegiatan
Tahapan kegiatan dari masing-masing kegiatan yang akan dilaksanakan
untuk membuat panduan prngambilan data e-monitoring dalam penyusunan
laporan progres sebagai berikut:
1. Diskusi internal dan konsultasi dengan atasan atau mentor sebagai
persiapan Rancangan Aktualisasi adalah sebagai berikut:
a) Memaparkan rencana Aktualisasi kepada mentor dan atasan lain di
lingkungan Subdit rentek, Dit PSPAM.
b) Melakukan diskusi dengan petugas pengambil data e-monitoring terkait
pelaksanaan tugas pengambilan data.
c) Melakukan konsultasi dengan pimpinan terkait hal hal yang kurang
dipahami dan langkah yang diambil dalam penyusunan laporan.
Pada tahapan kegiatan ini mengamalkan nilai etika publik yaitu
menghargai komunikasi, konsultasi, kerjasama, serta menunjukkan kode etik dan
kode perilaku ASN yang hormat sopan, dan santun.
2. Membaca dan memahami serta mempelajari cara pengoperasian aplikasi e-
monitoring. Tahapan kegiatan mempelajari cara pengoperasian aplikasi e-
monitoring adalah sebagai berikut:
a) Berkoordinasi dengan salah satu staf/pegawai yang memahami
pengoperasian aplikasi e-monitoring agar dapat mengenali cara
penggunaanya.
b) Pada tahapan kegiatan ini memerlukan suatu kode etik dan kode perilaku
yang hormat, sopan dan santun dalam berkoordinasi dengan sesama
pegawai, sehingga dapat menemukan suatu pemahaman tentang
pengoperasian aplikasi e-monitoring dengan baik. Tahapan kegiatan ini
menerapkan nilai etika publik.
c) Mengoperasikan aplikasi e-monitoring dengan langkah-langkah yang
telah dipelajari secara mandiri dan bertanggung jawab. Pada tahapan
kegiatan ini, sebagai seorang PNS harus memiliki mutu yang baik,
sehingga setelah mempelajari cara pengoperasian aplikasi e-monitoring,
harus bertekad dan bertanggung jawab untuk bisa mengoperasikannya
11
secara mandiri. Nilai yang diterapkan yaitu akuntabilitas dan komitmen
mutu.
d) Konsultasi rancangan buku panduan kepada pimpinan dan Konsultan
Individual di Subdirektorat.
3. Merumuskan prosedur dan langkah-langkah pengoperasian aplikasi e-
monitoring pada buku panduan. Tahapan kegiatan merumuskan prosedur
dan langkah-langkah pengoperasian aplikasi e-monitoring pada buku
panduan adalah sebagai berikut:
a) Mencari referensi design buku panduan dan mengidentifikasi kisi-kisi
atau langkah penting ke dalam buku panduan.
b) Dalam proses pembuatan buku panduan, perlu diketahui data apa saja
yang dibutuhkan dan kemudian diambil sebagai bahan laporan. sehingga
mengimplementasikan nilai akuntabilitas.
c) Mengumpulkan informasi untuk dituangkan ke dalam buku panduan
serta menyusun desain layout buku panduan penarikan data e-
monitoring.
d) Desain layout buku panduan yang disusun atas outline yang berisi hal-
hal yang benar, sehingga dapat dipertanggung jawabkan dan layout atau
tata letak diusahakan menarik. Nilai yang diterapkan adalah
akuntabilitas.
e) Mendiskusikan dengan pimpinan terkait pembuatan draft panduan
f) Setelah pembuatan desain, maka perlu didiskusikan lagi dengan
pimpinan sehingga menghargai komunikasi, konsultasi dam kerjasama.
Nilai yang diterapkan yaitu nilai etika publik.
4. Finalisasi (mencetak, dan sosialisasi) buku panduan penarikan data e-
monitoring dalam penyusunan laporan progress. Tahapan kegiatan finalisasi
buku panduan penarikan data e-monitorng dalam penyusunan laporan
progress adalah sebagai berikut:
a) Mengevaluasi hasil penyusunan buku panduan dan mencetak buku
panduan yang telah disetujui. Pada kegiatan ini menerapkan nilai
akuntabilitas karena evaluasi yang dilakukan menunjukkan tindakan
yang ingin menghasilkan produk yang baik dan bertanggung jawab, nilai
12
komitmen mutu karena menerima masukan dan saran sebagi bentuk
penyusunan program yang berbasis mutu, dan nilai etika publik karena
menghargai komunikasi, konsultasi dan kerjasama.
b) Membagikan sekaligus mensosialisasikan Buku Panduan di lingkungan
Subdit Rentek. Nilai Nasionalisme terlihat dalam kegiatan ini karena jika
panduan ini bermanfaat dan dapat digunakan dalam pembelajaran
pengoperasian aplikasi e-monitoring, sehingga diharapkan seluruh
pegawai mampu mengoperasikan aplikasi ini yang dapat membantu
subdit Rentek dalam menjalankan tugas dan fungsi, dalam hal ini adalah
kegiatan pengawasan dan evaluasi.
13
JADWAL KEGIATAN
14
BAB III
PELAKSANAAN AKTUALISASI
15
Istilah-istilah dalam aplikasi e-monitoring masih awam bagi penulis
mengingat latar belakang pendidikan penulis adalah teknik sipil dan juga
pengalaman kerja penulis sebelumnya bukan di bidang penyelenggaraan sistem
penyediaan air minum. Sebelumnya penulis bekerja sebagai Quantity Surveyor di
sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang pengembangan perumahan.
Untuk itu, perlu adanya koordinasi dengan atasan terkait hal yang kurang
dipahami.
16
Gambar 2. Membaca buku petunjuk aplikasi e-monitoring
17
Gambar 3. Berkoordinasi dengan staf dalam pengoperasian e-monitoring
18
data e-monitoring disesuaikan dengan kebutuhan laporan progress yang dapat
dimutakhirkan (update) kapanpun sesuai periode laporan progressyang
dibutuhkan.
Dalam perumusan buku panduan ini, penulis memfokuskan pada
penjelasan langkah-langkah pengambilan data progress pada kegiatan yang
dibawahi oleh Direktorat Pengembangan PSAM, yaitu data progress per balai
per provinsi sampai dengan per paket kegiatan. Data tersebut kemudian disalin
ke dalam aplikasi MS Excell untuk diolah lebih lanjut sesuai dengan format
laporan progress yang mudah difahami, yaitu dalam bentuk tabel dan diagram.
19
3. Langkah-langkah penarikan data, berisi 30 langkah yang harus dilakukan
dalam pengambilan dan pengolahan data progress hingga menjadi bahan
paparan laporan progress.
4. Penutup, menjelaskan tentang ungkapan terimakasih dan harapan atas
manfaat dari buku panduan yan penulis susun
Waktu dalam tahap penyusunan desain buku panduan ini adalah 14 hari
kerja dengan tahapan sebagai berikut:
- Mencari referensi desain buku panduan dan mengidentifikasi kisi-kisi atau
langkah penting ke dalam buku panduan;
- Membuat dan menyusun desain buku panduan aplikasi e-monitoring.
Desain buku panduan aplikasi e-monitoring dibuat dan disusun dalam
langkah-langkah yang sistematis;
- Mendiskusikan dengan atasan terkait penyusunan desain buku panduan
pengambilan data e-monitoring. Kegiatan ini dilakukan bertujuan agar buku
paduan lebih mudah difahami.
20
Gambar 7. Mendiskusikan dengan atasan penyusunan buku panduan
21
dan kekeliruan dalam beberapa bagian dalam buku panduan tersebut, pada
umumnya kesalahan terdapat pada tata cara penulisan dan Ejaan Yang
Disempurnakan (EYD) dan konsistensi cara penulisan.
- Sosialisasi buku panduan kepada para staf/pegawai di lingkungan
Direktorat Pengembangan SPAM
- Merevisi kesalahan dan kekeliruan yang telah dikoreksi oleh atasan. Revisi
ini bertujuan untuk memperbaiki desain yang telah dibuat dapat dipahami
dan tidak menimbulkan penafsiran lain oleh pembuat aplikasi atau orang
yang akan menginput data pada aplikasi tersebut.
22
Gambar 10. Revisi buku panduan
- Mencetak buku panduan yang telah disetujui oleh mentor dan atasan.
Salinan buku panduan akan dilampirkan dalam laporan aktualisasi ini pada
bagian lampiran.
Gambar 11.
23
dengan atasan menerapkan nilai Etika Publik. Saat berkoordinasi dengan
atasan menunjukkan sikap kode etik dan kode perilaku ASN seperti sopan,
santun, ramah dan tanpa tekanan.
- Komitmen Mutu, dengan melakukan perbaikan setelah dievaluasi untuk
mencapai tujuan yaitu mutu yang baik.
- Nasionalisme, buku panduan pengambilan data e-monitoring ini dapat
digunakan dan dapat membantu dalam penyusunan laporan progress bagi
para staf/pegawai Kementerian PUPR, khususnya Direktorat
Pengembangan SPAM.
24
3.3 Hasil Aktualisasi
Hasil dari kegiatan aktualisasi dengan masa habituasi selama 1 bulan adalah
dalam bentuk buku Panduan Pengambilan Data dari aplikasi e-monitoring berisi
pengenalan aplikasi e-monitoring dan langkah-langkah penarikan data beserta
standarisasi tabel data laporan sebagai bahan paparan pelaporan Progres.
25
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Rancangan kegiatan aktualisasi dilaksanakan dan diselesaikan dengan baik
meski menemui beberapa kendala dan kekurangan. Dengan adanya kegiatan
aktualisasi ini, para pegawai/staf, khususnya di Subdirektorat Perencanaan Teknis
diharapkan mampu mengoperasikan aplikasi e-monitoring. Buku panduan berisi
pengenalan dan langkah-langkah dalam penarikan data progress yang dilanjutkan
dengan langkah-langkah pengolahan data tersebut, sehingga menjadi sebuah laporan
dalam bentuk paparan presentasi. Dengan adanya buku panduan yang merupakan
output dari kegiatan aktualisasi ini akan memudahkan pegawai/staf dalam melakukan
penarikan data e-monitoring dalam penyusunan laporan progress sebagai bahan
paparan pelaporan kepada Direktur Pengembangan SPAM.
4.2 Saran
Dalam penyusunan buku panduan ini masih mengalami banyak kendala,
disamping terbatasnya waktu pelakasanaan habituasi yang diberikan, para CPNS pun
harus bisa menyesuaikan diri dengan lingkungan baru, yakni pada unit kerja
penempatan OJT untuk menjalani masa habituasi. Untuk lebih menyempurnakan buku
panduan ini, perlu dilakukan pembelajaran dan pemahaman lebih dalam mengenai
aplikasi e-monitoring oleh CPNS dengan cara lebih aktif konsultasi dengan atasan dan
berkoordinasi dengan staf/pegawai yang lebih berpengalaman dalam pengoperasian
apliaksi e-monitoring. sehinga penyusun selanjutnya mampu menciptakan buku yang
lebih sistematis, lebih detil, dan lebih mudah untuk difahami.
26