BAB III
LANGKAH TEKNIS PENYUSUNAN DOKUMEN PERENCANAAN
SATUAN KERJA
10
Pedoman Penyusunan Dokumen Perencanaan Satuan Kerja
kelompok yaitu internal dan eksternal. Untuk inventarisasi kondisi internal organisasi antara
lain dapat berupa:
(1) Data base internal
(2) Laporan kinerja tahunan termasuk Laporan Akuntabilitas Kinerja
(3) Hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan
(4) Laporan hasil audit keuangan
(5) Laporan kinerja pegawai
(6) File tentang berbagai kebijakan yang pernah diambil.
(7) Hasil survey yang pernah dilakukan, termasuk hasil evaluasi mendalam terhadap
kegiatan-kegiatan tertentu yang bersifat mendalam.
Sumber-sumber informasi untuk analisis kondisi eksternal organisasi antara lain dapat
berupa:
(1) Laporan statistik dari Badan Pusat Statistik yang relevan dengan kewenangan dan
fungsi organisasi, khususnya dari Badan Statistik di provinsi dan/atau kabupaten/kota.
(2) Laporan pertanggungjawaban Bupati/Walikota dan badan/dinas/UPTD/BUMD yang
langsung terkait dengan sub sector di wilayah kerja Satker..
(3) Laporan dari asosiasi profesi regional atau daerah
(4) Informasi dari media baik cetak maupun siaran.
(5) Laporan hasil penelitian dari pusat penelitian pada berbagai Lembaga, badan atau
universitas di daerah
(6) Laporan yang relevan dari Lembaga-lembaga swadaya masyarakat.
11
Pedoman Penyusunan Dokumen Perencanaan Satuan Kerja
12
Pedoman Penyusunan Dokumen Perencanaan Satuan Kerja
akan dihadapi dalam rangka melaksanakan penugasan yang diamanatkan dalam RPJMN pada
sub skctor, khususnya yang berada pada wilayah kerja Satker yang bersangkutan.
Satker dapat menganalisis potensi, permasalahan dan tantangan yang akan dihadapi dengan cara:
a. menganalisis perubahan yang akan terjadi pada lingkungan organisasi baik secara internal
maupun eksternal (analisis lingkungan strategis).
b. menganalisis hasil evaluasi pencapaian pelaksanaan kegiatan Satker
c. menganalisis hasil penjaringan aspirasi Masyarakat.
Analisis lingkungan strategis bertujuan untuk:
a. Mendeteksi perubahan-perubahan dan peristiwa-peristiwa penting, khususnya berkaitan
dengan bidang sosial, politik, ekonomi, serta kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.
b. Mendefinisikan tantangan, peluang atau perubahan-perubahan yang diakibatkan oleh
peristiwa-peristiwa penting tersebut di atas, terhadap organisasi.
c. Mengetahui peluang-peluang spesifik yang ada dalam lingkungan organisasi
d. Memberikan informasi mengenai orientasi masa depan kepada setiap jajaran pimpinan dan
staf.
e. Memberikan sinyal kepada seluruh jajaran tentang apa yang harus diperbuat terhadap
organisasi.
Analisis lingkungan strategis meliputi lingkungan internal dan eksternal.
a. Lingkungan Internal organisasi berupa:
(1) Kekuatan (strengths) yaitu situasi dan kemampuan internal yang bersifat positif yang
memungkinkan organisasi menuai keuntungan strategis dalam mencapai tujuan dan
sasaran kegiatan.
(2) Kelemahan Internal (weakness) adalah situasi dan faktor-faktor luar organisasi yang
bersifat negatif, yang menghambat organisasi mencapai atau mampu melampaui
pencapaian.
Kekuatan dan kelemahan lingkungan internal yang dapat dikelola oleh organisasi
meliputi:
(a) Struktur organisasi termasuk susunan dan penempatan personilnya.
(b) Sistem organisasi dalam mencapai efektivitas organisasi termasuk efektivitas
komunikasi internal beserta proses bisnis/tata laksana organisasi.
(c) Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur termasuk komposisi dan kompetensinya.
(d) Biaya operasional berikut sumber pendanaanya.
(e) Faktor-faktor lain yang menggambarkan dukungan terhadap proses kerja organisasi
yang sudah ada, maupun yang secara potensial dapat muncul di lingkungan internal
organisasi seperti teknologi yang telah digunakan sampai saat ini.
b. Lingkungan eksternal organisasi meliputi:
(1) Peluang (opportunities) yaitu situasi dan faktor-faktor luar organisasi yang bersifat
positif, yang membantu organisasi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
(2) Tantangan (threats) adalah faktor-faktor luar organisasi yang bersifat negatif, yang dapat
mengakibatkan organisasi gagal dalam mencapai visi dan misi.
Peluang dan tantangan lingkungan eksternal yang tidak dapat dikelola dan dikendalikan
organisasi meliputi berbagai faktor yang dapat dikelompokkan menjadi:
(a) Task Environment: factor yang secara langsung berinteraksi dan mempengaruhi
organisasi seperti: pelanggan, konsumen, stakeholder.
(b) Economic Environment: meliputi analisis kondisi eknomi pada tingkat daerah,
seperti masalah keuangan Pemerintah Daerah, dan sebagainya.
(c) Technological Environment: perubahan-perubahan dan kemajuan teknologi yang
menuntut oganisasi untuk menyesuaikannya baik dalam hal kecepatan, ketepatan
maupun efektivitas dan efisiensi.
13
Pedoman Penyusunan Dokumen Perencanaan Satuan Kerja
(d) Social Environment: menyangkut perilaku sosial dan nilai-nilai budaya yang juga
terus mengalami perubahan dan dinamika. Saat ini nilai-nilai keterbukaan dan
transparansi misalnya menjadi suatu keharusan bagi instansi pemerintah. Demikian
pula nilai-nilai kebebasan berpendapat dan menyampaikan kritik secara terbuka dari
masyarakat.
(e) Ecological Environment, merupakan hal yang paling sulit dianalisis sehingga
identifikasi tentang kecenderungan dan peluang sulit dilakukan karena tergantung
pada tingkat kemapanan lingkungan, dan belum ada suatu pembakuan yang telah
disepakati bersama. Termasuk dalam lingkungan ini adalah tingkat polusi dan
pencemaran lingkungan fisik atau alam, dan kerentanan bencana di suatu daerah.
(f) Political Environment: merupakan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berkaitan
dengan kegiatan organisasi, misalnya kebijakan perpajakan, perijinan serta
kebijakan lain yang memiliki dampak jangka panjang, termasuk keputusan-
keputusan politik yang dibuat oleh lembaga-lembaga perwakilan di daerah.
(g) Security Environment: berkaitan dengan permasalahan keamanan yang berpengaruh
terhadap kehidupan dan kelangsungan suatu organisasi dan berkaitan dengan
kesejahteraan masyarakat.
Metode yang biasanya digunakan dalam analisis lingkungan ekternal dan internal ini antara lain
metode Strengths-Weaknesses-Opportunites-Threats (SWOT) Analysis, Critical Strategic Issues
(CSI), Cost Benefits Analysis (CBA).
14
Pedoman Penyusunan Dokumen Perencanaan Satuan Kerja
Struktur Manajemen Kinerja merupakan sasaran kinerja yang secara akuntabilitas berkaitan
dengan Sarker yang bersangkutan.
Karakteristik yang harus terdapat dalam rumusan Indikator Kinerja Kegiatan antara lain:
a. harus mencerminkan tujuan Satker sesuai dengan tugas dan fungsi pada wilayah kerjanya;
b. harus bersifat spesifik dan terukur;
c. harus dapat mendukung pencapaian Indikator Kinerja Kegiatan; dan
d. harus dapat dievaluasi berdasarkan periode waktu tertentu.
Rumuskan Indikator Output Kegiatan harus memenuhi kriteria penyusunan indicator kinerja
yang baik sebagai berikut:
a. Specific: indikator kinerja dapat diidentifikasi dengan jelas dan tidak bermakna ganda
sehingga mudah untuk dimengerti dan digunakan.
b. Measurable: indikator kinerja dinyatakan dengan jelas dan terukur dengan skala penilaian
tertentu yang disepakati, dapat berupa pengukuran secara kuantitas, kualitas atau harga;
c. Achievable: indikator kinerja merupakan sesuatu yang dapat dicapai;
d. Relevant: mencerminkan keterkaitan (relevansi) secara logis dan langsung antara target
output kegiatan dengan outcome dalam rangka mencapai target outcome pada Unit
Organisasi dan/atau unit kerja.
e. Time Bond: waktu/periode pencapaian indikator kinerja ditetapkan.
Masing‐masing indikator kinerja, selanjutnya harus dilengkapi dengan informasi indikator
kinerja. Informasi indikator kinerja dalam kerangka pengukuran kinerja terdiri atas:
a. Nama indikator: mengidentifikasi nama dan kategori indikator (indicator output);
b. Tujuan/kepentingan: menjelaskan apa yang ingin dicerminkan dari sebuah indikator dan
mengapa itu penting;
c. Metode penghitungan: menggambarkan cara penghitungan indikator (jika indikator yang
digunakan merupakan hasil perhitungan dari data/informasi yang dikumpulkan);
d. Tipe penghitungan: mengidentifikasi sifat indikator kinerja (bersifat kumulatif atau non‐
kumulatif);
e. Indikator baru: mengidentifikasi indikator baru atau indikator lama yang berubah sasaran
kinerjanya dibanding periode sebelumnya;
f. Kinerja yang diharapkan: mengidentifikasikan tingkat dan arah kinerja yang diharapkan;
g. Penanggungjawab indikator: mengidentifikasi bagian/bidang penanggungjawab dalam
pendefinisian, analisis data, interpretasi dan pelaporan indikator;
h. Pengelola data indikator: mengidentifikasi unit kerja penanggungjawab dalam memastikan
data indikator telah terkumpul dan tersedia sesuai jadwal;
i. Waktu pelaksanaan pengumpulan data indikator: tanggal yang ditetapkan untuk memulai
pengumpulan data indikator;
j. Jadwal pelaporan: mengidentifikasi jadwal pelaporan indikator (apakah dilaporkan
pertigabulan, persemester atau pertahun);
k. Sumber pengumpulan data: menggambarkan darimana data/informasi didapat dan
bagaimana pengumpulannya; dan
l. Hambatan pengumpulan data: mengidentifikasi hambatan pengumpulan data/informasi
terkait pengukuran kinerja.
Tahapan Perumusan Tujuan dan Sasaran
a. Tahap Persiapan yaitu tahapan untuk menginventarisasi dan menganalisis seluruh data-data
yang berkaitan dengan hasil analisis lingkungan strategis dan data-data lain yang
dibutuhkan.
b. Tahap Brainstroming yaitu tahap mengidentifikasikan dan membahas berbagai alternatif
tujuan dan output kegiatan yang ingin dicapai.
15
Pedoman Penyusunan Dokumen Perencanaan Satuan Kerja
c. Tahap Menetapkan Prioritas yaitu tahap memilih tujuan dan output kegiatan yang menjadi
prioritas utama bagi organisasi. Sehingga dapat diketahui tujuan dan output kegiatan mana
yang akan dicapai terlebih dulu dengan memperhatikan kemampuan yang dimiliki oleh
organisasi.
d. Tahap Mengkaji Ulang yaitu tahap di mana tujuan dan output kegiatan yang telah disusun
dalam prioritas tertentu, dikaji ulang dengan kondisi lingkungan internal dan eksternal
dengan memadukan umpan balik customer dan stakeholders. Pada tahap ini juga perlu
dilakukan identifikasi kemungkinan-kemungkinan yang terjadi jika tujuan-tujuan yang telah
ditetapkan tidak dapat terlaksana.
e. Tahap Penajaman yaitu upaya untuk memperoleh hasil rumusan tujuan dan output kegiatan
yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan pada setiap entitas. Upaya terakhir ini dapat
dilakukan berulang-ulang sebelum dilakukan pembahasan pada level yang lebih tinggi dan
sosialisasi di lingkungan Unit Organisasi dan/atau Unit Kerja/UPT.
16
Pedoman Penyusunan Dokumen Perencanaan Satuan Kerja
17