Akbar Maulana Fakhruqi 490529 Jason Connery 490348

Drajat Mukti Prabowo 491125 Khalimah 490605

Metoda Dalam Penilaian Aset

Menentukan Biaya Manajemen

Dalam menentukan biaya manajemen suatu properti diperlukan inventaris variabel-
variabel yang berkaitan dalam biaya manajemen itu sendiri. Semua biaya harus diperhitungkan
secara masak sesuai anggaran yang disediakan. Kesemua variabel tersebut diungkapkan dalam
perwujudan biaya secara langsung dan tidak langsung yang menjadi akumulasi dari biaya total
dalam menjalankan suatu bisnis. Secara umum biaya manajemen itu sendiri berkisar dari 2%
hingga 20% dari pendapatan kotor dari keuntungan marjin.
Biaya langsung/direct cost adalah biaya yang terjadi akibat aktivitas manajemen itu
sendiri atau manajemen pada perusahaan yang berhubungan langsung. Sedangkan biaya tidak
langsung/inderect cost dalam istilah suatu perusahaan, ketika pihak manajemen
mengalokasikan anggaran biaya untuk keperluan lain di luar kegiatan/aktivitas manajerial
properti yang biasanya sebagai bentuk antisipatif bilamana secara langsung biaya mengalami
kenaikan (overheat cost).
Akumulasi antara biaya langsung dan tidak langsung ditambah prosentase keuntungan
yang dibagi dalam satu tahun akan menjadi biaya per-unit. Sebagai contoh sederhana, seorang
manajer properti diberikan anggaran $1000 untuk menangani 100 properti, dengan
menambahkan marjin keuntungan 20%. Itu berarti dalam satu tahun, biaya untuk manajemen
properti per-unit sebesar $120.
Dalam banyak kasus, biaya manajemen setiap properti bisa berbeda satu sama lain.
Ketika seorang manajer properti mengelola 10 properti, bisa jadi 5 properti akan menghabiskan
biaya yang sama sedangkan 5 lainnya membutuhkan biaya yang beragam. Keberagaman itulah
yang disebut biaya penyesuaiaan per-unit. Dalam menentukan biaya manajemen itu sendiri
terdapat dua pendekatan yakni pendeketan per-unit atau menggunakan lembar kerja harga
manajemen/management pricing worksheet.
Menentukan Prosentasi Biaya Manajemen
 Sebagai contoh, ada 20 unit bangunan yang memiliki pendapatan kotor/gross income
$36.500 per-tahun. Dengan menggunakan nominal biaya per-unit $120 (misal) maka total
biaya yang harus di cover adalah $2.400 ($120 x 20 = $2.400). Dengan asumsi tingkat
kekosongan/vaccany rate sebesar 5% maka gorss income terbarunya menjadi $34.675
($36.500 x 0,5 = $1.825; $3.650-$1825=$34.675). Sehingga prosentase biaya manajemen yang
harus dikeluarkan adalah 7% yang diperoleh dari biaya yang harus di cover ($2.400) dibagi
dengan gross income terbaru ($34.675 ). prosentase ini dapat digunakan baik bagi pemilik
maupun pengelola, sebagai insentif mengelola aset. Hal tersebut sangat bermanfaat untuk
meningkatkan keuntungan pemilik properti.
Menentukan Biaya Manajemen Secara worksheet
Secara prinsip serupa dengan cara yang pertama, hanya saja pada pendekatan ini biaya
yang harus dikeluarkan untuk manajer dikeluarkan secara per-item kehadiran atau aktivitas
manajer. Berbeda pada metode pertama yang dihitung secara lump sum dalam setahun atau
periode waktu tertentu. Pada metoda ini biaya dibebankan tergantung keaktivan manajer dalam
setiap proses manajerial. Hal ini tentu saling menguntungkan baik dari pihak pemilik ataupun
manajer. Pemilik hanya akan mengeluarkan biaya bila manajer melakukan pekerjaanya,
sedangkan manajer hanya akan dibayar jika melakukan pekerjaanya.
Dalam Buku KEPI&SPI 2018
Dalam SPI 106, SPI 106 – Pendekatan dan Metode Penilaian, bertujuan membahas persyaratan
dalam penerapan pendekatan dan metode penilaian secara konsisten dalam praktek
professional terbaik. Pendekatan dan metode penilaian merupakan bagian dari praktek
implementasi namun dalam SPI ini pengeturannya dipisah.
14.0 Pendekatan Penilaian
14.1 Pendekatan Penilaian merupakan landasan proses penilaian dilengkapi denganmetode
penilaian dari masing-masing pendekatan yang digunakan. Penilaian untuk aset atau liabilitas,
baik di dalam mengestimasikan Nilai Pasar maupun selain Nilai Pasar, mengharuskan seorang
Penilai untuk mengaplikasikan satu atau lebih pendekatan penilaian. Tiga pendekatan yang
dijelaskan dan didefinisikan dalam KPUP ini merupakanpendekatan utama yang digunakan
didalam proses penilaian yakni Pendekatan Pasar, Pendekatan Pendapatan dan Pendekatan
Biaya. Satu atau lebih dari pendekatan penilaian dapat digunakan untuk proses penilaian yang
ditetapkan oleh Dasar Nilai yang sesuai (lihat butir 10.1. sampai 10.4 di atas). Semua
pendekatan tersebut didasarkan pada prinsip ekonomi atas keseimbangan harga, antisipasi
manfaat atau substitusi.
14.2 Penilaian tidak berbasis pasar dapat menerapkan pendekatan sama, tapi umumnya akan
melibatkan tujuan yang tidak untuk memberi Nilai Pasar.
Sebagai contoh:
a) Suatu entitas dapat menerapkan Pendekatan Biaya dengan membandingkan biaya bangunan
lainnya terhadap biaya bangunan yang direncanakan oleh entitas, dengan memastikan diskon
atau premium untuk properti tertentu yang berbeda dengan pasar pada umumnya. Pendekatan
ini diterapkan pada jenis properti tertentu (misalnya properti khusus) dan mungkin merupakan
biaya tidak berbasis pasar sehingga Dasar Nilai yang mungkin digunakan adalah Nilai dalam
Penggunaan.
b) Pemilik tanah mungkin membayar harga premium untuk properti yang bersebelahan. Ketika
menerapkan Pendekatan Pasar untuk menentukan harga tertinggi yang mungkin dibayarkan
oleh pemilik untuk properti yang bersebelahan, Penilai mendapatkan nilai yang mungkin
berada di atas Nilai Pasar. Estimasi nilai ini di beberapa negara disebut Nilai untuk Pembeli
Khusus (Special Purchaser Value) atau di dalam SPI dikenal sebagai Nilai Khusus.
c) Seorang investor mungkin menerapkan tingkat pengembalian yang tidak berbasis pasar dan
hanya berlaku untuk investor itu sendiri, sehingga ketika menerapkan Pendekatan Pendapatan
untuk menentukan harga yang akan dibayarkan investor untuk investasi tertentu berdasarkan
tingkat pengembalian yang diantisipasi olehinvestor, Penilai mendapatkan estimasi Nilai
Investasi.
14.3 Biaya Pengganti Terdepresiasi (Depreciated Replacement Cost - DRC) adalah metode
penerapan dari Pendekatan Biaya, yang digunakan untuk menentukan indikasi nilai dengan
menghitung Biaya Reproduksi Baru atau segala bentuk keusangan. Biaya Pengganti Baru dari
aset dikurangi dengan penyusutan fisik dan segala bentuk keusangan.
14.4 Setiap pendekatan penilaian memiliki metode penerapan alternatif dan teknik perhitungan,
Keahlian dan pelatihan yang didapatkan Penilai, standar lokal,kebutuhan pasar dan data yang
tersedia merupakan faktor-faktor yang berpengaruh dalam penentuan metode atau metode-
metode penilaian yang sesuai untuk diterapkan. Alasan untuk adanya pendekatan maupun
metode penerapan alternatif adalah untuk memberikan kepada Penilai serangkaian prosedur
alternatif yang pada akhirnya akan dipertimbangkan dan bila perlu direkonsiliasikan menjadi
estimasi nilai akhir, tergantung kepada jenis nilai tertentu yang akan digunakan.
14.5 Pendekatan dan metode penilaian yang digunakan dalam berbagai jenis penilaian,
termasuk real properti, personal properti, badan usaha dan HKF pada prinsipnya adalah sama.
Untuk pendekatan penilaian badab usaha dan HKF, merujuk kepada Jenis Properti butir 4.8
dan SPI 330 - Penilaian Bisnis.Namun demikian, dalam penilaian berbagai jenis properti, data
yang digunakan berasal dari berbagai sumber yang berbeda yang akan menggambarkan pasar
dari properti (dan/atau jasa atau badan usaha) yang dinilai. Sebagai contoh, bangunan kantor
biasanya dijual dan dinilai dalam pasar real estat yang relevan sedangkan nilai dari saham
perusahaan properti yang memiliki sejumlah bangunan, terlihat dari harga yang terbentuk di
pasar saham yang terkait.
Jenis-Jenis Metode Penilaian
15.0 Pendekatan Pasar
15.1 Pendekatan Pasar menghasilkan indikasi nilai dengan cara membandingkan aset
yang dinilai dengan aset yang identik atau sebanding, dimana informasi harga transaksi atau
penawaran tersedia.
15.2 Dalam Pendekatan Pasar, langkah pertama adalah mempertimbangkan harga yang baru
terjadi di pasar dari transaksi aset yang identik atau sebanding. Jika transaksi terakhir yang
telah terjadi hanya sedikit atau tidak ada, dapat dipertimbangkan dengan menggunakan harga
yang ditawarkan (untuk dijual) atau yang terdaftar (listed) dari aset yang identik atau
sebanding, relevansinya dengan informasi ini perlu diketahui secara jelas dan dengan seksama
dianalisis. Dalam hal ini perlu dilakukan penyesuaian atas informasi harga transaksi atau
penawaran apabila terdapat perbedaan dengan transaksi yang sebenarnya, sesuai dengan Dasar
Nilai dan asumsi yang akan digunakan dalam penilaian. Perbedaan dapat juga meliputi
karakteristik hukum, ekonomi atau fisik dari aset yang ditransaksikan (aset pembanding) dan
yang dinilai.
16.0 Pendekatan Pendapatan
16.1 Pendekatan Pendapatan menghasilkan indikasi nilai dengan mengubah arus kas
di masa yang akan datang ke Nilai ini.
16.2 Pendekatan ini mempertimbangkan pendapatan yang akan dihasilkan aset selama masa
manfaatnya dan menghitung nilai melalui proses kapitalisasi. Kapitalisasi merupakan konversi
pendapatan menjadi sejumlah modal dengan menggunakan tingkat diskonto yang sesuai. Arus
kas dapat diperoleh dari pendapatan suatu kontrak atau beberapa kontrak atau bukan dari
kontrak; misalnya keuntungan yang diantisipasi akan diperoleh dari penggunaan atau
kepemilikan suatu aset.
16.3 Pendekatan Pendapatan dapat diterapkan untuk liabilitas, dengan mempertimbangkan arus
kas yang diperlukan untuk memenuhi liabilitas sampai lunas.
17.0 Pendekatan Biaya
Pendekatan Biaya menghasilkan indikasi nilai dengan menggunakan prinsip ekonomi,
dimana pembeli tidak akan membayar suatu aset lebih daripada biaya untuk memperoleh aset
dengan kegunaan yang sama atau setara, pada saat pembelian atau
konstruksi. Pendekatan ini berdasarkan pada prinsip harga yang akan dibayar pembeli di pasar
untuk aset yang akan dinilai, tidak lebih dari biaya untuk membeli membangun untuk aset yang
setara, kecuali ada faktor waktu yang tidak wajar, ketidaknyamanan, risiko atau faktor lainnya.
Umumnya aset yang dinilai akan kurang menarik dikarenakan faktor usia atau sudah usang,
dibanding dengan aset alternatif yang baru dibeli atau dibangun. Untuk hal ini, diperlukan
penyesuaian karena adanya perbedaan biaya dengan aset alternatif, tergantung pada Dasar Nilai
yang diperlukan. Dalam penilaian bisnis, Pendekatan Biaya dikenal sebagai Pendekatan Aset
Financial Reports
Sebelum menyiapkan laporan keuangan, manager harus menyiapkan sebuah metode
akuntasi dimana untuk dana yang diterima dan dicairkan, perlu diingat bahwa ini untuk
kebutuhan sang pemilik aset. Aturan hukum pada kebanyakan negara bagian mewajibkan
untuk menggunakan makelar yang berlisensi.
Sebuah buku besar tentang pencatatan piutang lebih diutamakan karena semua bukti
penerimaan kas dapat dicatat pada kartu buku besar yang sesuai. perintah pencatatan tertulis
harus dikeluarkan untuk segala pembelanjaan dan pesanan atas pembelian harus sesuai pada
faktur yang datang sebelum pembayaran dilakukan.“mengotomatisasi fungsi – fungsi ini dapat
mengurangi beban dalam menyiapkan laporan. Setelah data dimasukkan sekali. Sistem
akuntansi yang terintegrasi sepenuhnya secara dramatis dapat mengurangi beban manager pada
waktu menproses fungsi akuntasi dengan sebuah sentuhan pada sebuah tombol. Beberapa
piranti lunak mengijinkan akun yang terpisah untuk setiap properti dan pemilik, mengatur uang
tunai atau basis akrual, kalender atau tahun fiskal.
Manajer harus familier dengan berbagai jenis laporan :
1. Budget comparison statement
2. Cash flow report
3. Profit and loss statement
4. Operating budget
Walaupun terdapat persamaan pada terminologi, bentuk, dan urutan dari laporan,
seorang manajer properti yang sukses dapat mengadaptasikan format mereka pada setiap
permintaan pemilik. Bentuk yang digunakan pada pembahasan ini untuk ilustrasi dan adaptasi.
1. Budget Comparison Statement
Perbandingan atas budget untuk properti dibandingkan atas hasil aktual dengan
gambaran budget asal dimana pada awal dari periode tersebut atau saat manager
mengasumsikan untuk pertanggung jawaban untuk properti tersebut. Ketika
dipertahankan atas daftar periksa operasi, dengan rasio dari periode saat ini
diperiksa dengan seksama terhadap kinerja masa lampau, perkembangan dapat
terdeteksi sehingga dapat menarik perhatian dari manajer properti itu. Tanpa
perbandingan ini, aset – aset dapat menjadi tidak terobservasi dan tidak teratur
sehingga dapat memicu masalah di kemudian hari. Sebuah contoh perbandingan
budget dapat ditunjukkan pada figur 9.3 dibawah ini.
 Figure 9.3 - Budget Comparison Statement

2. Cash Flow Report

Laporan arus kas bulanan menjelaskan secara lebih mendetail atas status keuangan
dari properti itu dalam suatu rentang waktu pada figur 9.4. laporan bulanan memberi
informasi kepada pemilik tentang sumber pendapatan dan penggunaan dana,
pendapatan operasional bersih, dan yang paling penting adalah laporan finansial.
Biasanya disertakan dengan sebuah catatan dari manajer yang menjelaskan tentang
hal – hal yang abnormal.
a. Income
Porsi pendapatan termasuk pendapatan bruto atas rental, tunggakan atas
penyewaan, kontrak penjualan, utilitas, biaya penyimpanan, penjualann layanan
tambahan kepada penyewa. Kemudian, setiap kerugian yang terjadi dari
pengusiran atas penyewaan yang tertunggak dipotong dari total pendapatan
kotor. Sehingga figur akhirnya adalah pendapatan bersih dari properti.
Sebagai kontrol, beberapa penyewa mensyaratkan seorang manajer properti
untuk mendata secara terpisah atas kategori dari aset – aset yang tidak
menghasilkan pendapatan seperti:
- Unit sewa yang kosong
- Ruang pendukung (kantor manajer atau tempat tinggal dan perbaikan
ataupun ruang penyimpanan) dan
- Ruang kosong yang dalam perbaikan mayor.
Semua ruang sewa pada sebuah proyek sebaiknya diperhitungkan saat
menghitung pendapatan kotor potensial. Nilai sewa dari setiap ruang yang tidak
menghasilkan pendapatan dipotong dari pendapatan kotor potensial penyewaan
sehingga diperoleh penghasilan tertagih kotor.
 Total ruangan yang dapat disewakan – semua ruang yang tidak disewa =
penghasilan penyewaan tertagih

Figure 9.4 - Cash Flow Report

b. Expenses
Biaya operasional dapat berupa biaya langsung maupun tidak, dan terdapat
empat kategori umum:
1. Wages Paid to building personnel
2. General operating expenses (such as utilities)
3. Maintenance expenses
4. Administrative costs
Biaya langsung tidak berfluktuasi dengan pendapatan penyewaan dan dapat
berupa biaya berulang reguler atau biaya periodik. Biaya berulang teratur tiap
bulan contohnya gaji pegawai, biaya pengoperasian, biaya perbaikan. Biaya
periodik seperti pajak dan asuransi biasanya dengan jarak pembayaran yang
lebih panjang. Biaya biaya ini ditanggung langsung oleh bangunan ini.
 Layanan perbaikan khusus seperti perbaikan atap, biaya utilitas,
pengembalian dana, dan belanja modal adalah biaya variabel, dan dapat berupa
berulang atau tidak. Biaya dekorasi, perbaikan atau penggantian minor,
penambahan persediaan akan dengan mudah terprediksi terjadi pada interval
sepanjang tahun. Pertamanan dan pembuangan salju adalah contohnya. Variasi
biaya pengoperasian – peningkatan modal, penambahan, atau memperbaiki
kerusakan akibat kebakaran—bisa ataupun tidak terjadi.
Ketika kedua biaya tetap dan variabel di kurangi dari total pendapatan,
menghasilkan figur pendapatan operasional bersih sebelum hutang. Pendapatan
operasional bersih dikurangi pembayaran KPR (biaya tetap lainnya) dan
deposito untuk cadangan sama dengan arus kas atau penerimaan bersih dikirim
kepada pemilik untuk bulan itu.

Rumusnya adalah:
Gross rental income + income from other sources – losses incurred = total
income.
Total income – operating expenses = net operating income before debt
service
Net operating income before debt service – debt service – reserves = cash
flow

3. Profit and Loss Statement

Pemilik mengharapkan bahwa adanya laporan untung rugi setiap bulannya, per
kuartal, semi-tahunan, atau tahunan. Laporan arus kas bulanan menyediakan data
mentah dari setiap laporan ini. Kebanyakan laporan ini menyertakan penerimaan
kotor daripada sumber yang diperinci dari pendapatan dan jumlah keseluruhan
pengeluaran dari seluruh biaya pengoperasian dibanding pengeluaran individual.
Keseluruhan jumlah biaya untuk pembayaran pinjaman tidak dapat dianggap
sebagai biaya pada laporan laba rugi karena itu berdasarkan laporan bulanan. Hanya
bagian bunga dari setiap pembayaran bunga yang dianggap sebagai biaya. Bagian
ekuitas dari setiap pembayaran pinjaman sebenarnya diterapkan pada keseluruhan
utang yang akan berakhir, sehingga meningkatkan ekuitas pemilik pada properti
dan meng-akrualkan pada keuntungannya. Setelah pembayaran hutang telah
dipotong dari pendapatan kotor, pinjaman harus ditambahkan kembali untuk
memperoleh keuntungan bersih pada laporan laba rugi.
Sederhananya formula untuk laporan laba rugi pada segala jenis properti adalah:
Gross receipts – operating expenses – total mortgage payment + mortgage
loan principal = net profit
 Figure 9.5 - Contoh Laporan Laba Rugi

4. Operating Budget
Ini untuk memberikan ide kepada pemilik tentang yield tunai yang dapat
diharapkan dari aset properti selama suatu periode tetap, biasanya dalam setahun.
Budget menjadi panduan operasi masa depan dari properti dan menjadi acuan
peforma dari masa lampau. Jika estimasi bidget dari sebuah periode tidak sesuai
dengan pendapatan bulanan aktual dan laporan penggunan serta laporan laba rugi
untuk periode yang sama, maka perlu dilakukan adjustment pada biaya
pengoperasian atau prosedur pengoperasiannya. Kebanyakan manajer membagi
biaya pengoperasian tahunannya menjadi kuartalan sehingga mereka dapat
membandingkan pendapatan aktual dengan biaya.

a. Estimate conservatively
Manajer wajib untuk tidak mengatur target yang tidak masuk akal untuk
agen penyewa atau site manager. Target tidak masuk akal ini menyusahkan, dan
jika mental organisasi menjadi sangat terbebani, personel yang kompeten diam
– diam dapat mencari pekerjaan lain. Manajer yang baik seharusnya mengatur
target yang realistis agar perusahaannya itu dapat tumbuh dan berkembang.
Jika menyiapkan proyeksi budget, gunakan tingkat penyewaan saat ini
untuk mengestimasi, dibanding menggunakan pertumbuhan pendapatan. Jika
pada laporan laba rugi pada akhir periode menunjukkan pendapatan yang lebih
baik daripada yang diproyeksi sebelumnya pada proyeksi budget, manajer akan
menunjukkan mana yang merupakan kontribusinya.
Contohnya gedung dengan 4buah unit apartemen dengan 2 kamar tidur
disewa per unit $500 perbulan, tahun fiskal lampau memperoleh $24000 ($500
x 12 x 4), namun hasil aktualnya berupa $22.800 karena tingkat okupansinya
95% (22.800 / 24.000) dalam kasus ini 5% harus dikurangi pada proyeksi tahun
fiskal berikutnya dalam proyeksi pendapatan tahun berikutnya.
Metode tersebut dapat digunakan pada properti industri dan komersil
yang diitagihkan pada basis luas kaki. Contohnya sebuah gedung memiliki luas
2000 kaki persegi yang dapat disewakan. Bea tertagih kotor $12/ft2 atau $24000
 pertahun untuk seluruh gedung ($12 x 2000). Namun yang diperoleh tahun
kemarin $18000, sehingga tingkat okupansinya hanya 75% ($18000/$24000).
b. Examine discrepancy and prepare explanantion.
Sebelum memproyeksikan biaya untuk termyn baru dari sebuah proyek,
manajer harus menganalisa setiap perbedaan antar biaya yang diantisipasi
sebagai terproyeksi pada tahun sebelumnya dengan biaya yang sebenarnya
seperti yang tertera pada laporan arus kas pada periode yang sama. Perbedaan
yang substansial mengindikasikan masalah pada manajemen atau benda yang
diproyeksikan tidak realistis. Sehingga jika ada penurunan pendapatan, maka
manajer harus mampu menjelaskannya.
Setelah menjelaskan alasannya, manajer harus mengatus kembali policy
pengoperasaian atau proyeksi pada periode berikutnya. Akumulasi dari budget
dan hasil yang komparatif atas periode tertentu menyediakan sinopsis yang
bernilai dari tren belakangan ini dan memberitahu manajer mana area yang tidak
memiliki progress baik.
Proyeksi atas budget juga membuat para penyewa dan tunggakan dapat
tertutup dalam suatu periode. Laporan arus kas untuk bulan lampau dapat
memberitahu manajer berapa tunjangan yang dapat diberikan. Hubungan antara
sewa yang ditagih dan uang yang terkumpul dapat digunakan untuk
memproyeksi tingkat okupansi untuk properti tersebut.
c. Allow for an evaluation of management skills
Pemilik dapat menggunakan budget dan melaporkan serta menentukan
kemampuan dari manajer dalam menghadapi finansial dan pola pasar serta
menghadapi nya. Buku dan catatan dari firma manajemen dapat di audit paling
tidak secara tahunan. Tidak hanya ini adalah bentuk dari kepercayaan yang baik,
namun biasanya peminjam dan pihak lain memerlukan audit sebelum
mengeksekusi pinjaman dan dokumen legal yang berkaitan dengan properti
yang dibawah manajemen pihak lain.

Reports For Tax Purposes

1. Income and expense statement
Laporan ini untuk mengatur total NOI dari properti agar menjelaskan depresiasi
selama tahun fiskal berjalan. Dengan segala jenis pengeluaran seperti perubahan
penyewa yang dianggap sebagai perkembangan modal, dihilangkan dari
klasifikasi pengeluaran kemudian dimasukkan kedalam jadwal depresiasi
properti itu.
- Depresiasi
Akun depresi untuk menentukan penurunan nilai dari kemunduran fisik,
kemunduran fungsi, serta kemunduran ekonomis. Untuk keperluan
pelaporan pajak, hanya depresiasi atas penurunan fisik yang dikurangi dari
pendapatan properti itu.
 Nilai nya digunakan berdasarkan atas aturan pajak yang berlaku, dimana
akan berbeda tergantung tanggal dimana properti tersebut beroperasi.
Manajer properti juga harus berkonsultasi dengan penasehat pajak befor
menyiapkan formulir pelaporan pajak tahunan.

- Properti sebelum tahun 1981.

Properti yang mulai beroperasi sejak sebelum 1981 dapat menggunakan
beberapa periode pemulihan yang berbeda. Ketika depresiasi dari sebuah
properti telah dihitung menggunakan sebuah metode tertentu, metode lain
tidak dapat digunakan tanpa otorisasi IRS. Sebelumnya terdapat 3 standar
metode dalam menghitung tingkat kemunduran fisik:
a. Straight line method
b. Declining balance method
c. Sum-of-the-years’-digits method

Straight line method menghitung depresiasi dengan asumsi bahwa

kemunduran terjadi dengan tingkat yang stabil atas umur efektif bangunan.
Presentasi atas biaya bangunan secata tahunan itu hilang melalui depresiasi
dan ditemukan dengan membagi 100% terhadap umur efektif dari bangunan
itu. Contoh bahwa sebuah properti dapat digunakan untuk 50 tahun dengan
perbaikan normal, tingkat depresiasi garis lurus 2% (100% / 50 = 2%).
Tingkat depresiasi tahunan di kalikan dengan biaya depresiasi bangunan
pertahunnya. Figur ini dapat dikalikan dengan umur bangunan untuk
mencari total uang yang terdepresiasi akrual. Jika porsi terdepresiasi dari
sebuah properti di contoh sebelumnya senilai $60.000 dan berumur 3 tahun,
jumlah dollar dari depresiasinya menjadi $1200 pertahun ($60.000 x 2%).
Propertinya akan terdepresiasi $3.600 ($1200 x 3) dan biaya depresiasi akan
menjadi $56.400 ($60.000 - $3600).

Metode declining balance dan sum-of-the-years’-digits adalah

bentuk dari depresiasi yang terakselerasi. Berdasarkan premis dimana
properti terdepresiasi lebih cepat pada tahun – tahun awal, kemudian
pengurangan besar terhadi di tahun pertama dari umur ekonomis bangunan,
dengan kemudian penurunan pengurangan pada tahun – tahun berikutnya.
Penggunaan metode yang umum digunakan dari menghitung depresiasi
yang dipercepat adalah declining balance method. Dimana mengatur tingkat
garis lurus berdasarkan persen faktor tergantung dari tipe properti. Tingkat
penurunan rata- rata adalah 150% dan 125% tingkat depresiasi garis lurus.
Contohnya 200% metode declining balance method melipat gandakan
tingkat depresiasi garis lurus. Jika tingkat depresiasi garis lurus adalah 2%
maka persen pengali digunakan pada 200% declining balance method akan
berupa 4%.
Accelerated Cost Recovery System (ACRS), 1981
Kongres menghasilkan system ini untuk properti yang beroperasi dari
1981-1986. Metode yang dihasilkan ACRS ini menjelaskan pemulihan dari
pengeluaran yang melalui tunjangan depresiasi dimana bervariasi
tergantung jenis dari bangunan yang terdepresiasi.
Tabel yang dikemukakan oleh IRS mengatur presentasi ACRS
tergantung tipe properti dan periode dimiliki. Tabel untuk real estate juga
diaplikasikan pada basis bulnan pada tahun pertama properti tersebut
beroperasi dan membolehkan pemulihan lebih dari periode tahun yang
ditentukan. Presentase untuk real estate kecuali perumahan untuk
pendapatan rendah, presentase hanya berlaku pada perumahan ini
ditunjukkan pada tabel yang berbeda.

Modified Accelerated Cost Recovery System, 1986

ACRS mengamandemen aturan sebelumnya menjadi dimana properti
yang beroperasi pada 1987, pada dasarnya 4 kelas properti dijumlahkan
dimana 2 diantaranya adalah kelas dari real properti, dimana keduanya harus
di depresiasi menggunakan straight-line method. Residential rental real
estate diatur 27.5 tahun atas umur yang terdepresiasi dan real properti non-
residensial adalah 31.5 tahun.
Metode depresiasi yang telah ditentukan dimaksudkan agar setiap kelas
properti, dibandingkan memberikan tabel yang diundang-undangkan seperti
pada 1981. Pada beberapa kelas properti, 200% dari declining balance
method telah ditentukan, tapi pembayar pajak dibolehkan untuk
menggunakan straight-line method jika properti metode itu akan
menghasilkan depresiasi yang lebih besar. Untuk kelas lainnya penurunan
diatur pada 150%.

Revenue Reconciliation Act of 1993.

Untuk properti yang beroperasi pada atau setelah 13 mei 1993, ubahan
yang baru meningkatkan periode pemulihan dari properti non-residensial
dari 31.5 tahun menjadi 39 tahun. Peningkatan modal selanjutnya kepada
properti yang menghasilkan pendapatan, dapat memperoleh pengecualian
tertentu, didepresiasi terhadap umur efektif dari renovasi. Perbaikan atas
prasarana didepresiasikan atas umur dari penyewaan kecuali umur dari
properti itu di perpanjang dengan peningkatan (renovasi).
 Aturan depresiasi harus di aplikasikan secara hati – hati mengenai
peningkatan modal berikutnya karena beberapa peningkatan tidak dapat
didepresiasikan.

Investment tax credit

Section 42 dari Internal Revenue Code membahas tetntang isu ini untuk
rumah residensial dan banyak keluarga. Kredit atas pajak federal
diperbolehkan untuk investasti properti tertentu, dan regulasinya bervariasi
untuk energi, anti polusi, kepemilikian saham oleh karyawan, dan kategori
lainnya atas investast properti. Revisi aturan pajak tahun 1986 dan 1993
menyediakan potongan pajak kepada pemilik perumahan pendapatan
rendah. Jika potongan pajak di klaim dan properti telah dijual sebelum suatu
periode waktu tertentu, maka harus dibayarkan kepada IRS.
Potongan pajak tersedia dan berlaku untuk bangunan yang direnovasi,
restorasi dari struktur yang terbukti historis. Tidak seperti depresiasi,
potongan pajak bukan benda pengeluaran untuk menghitung pendapatan
yang dipajak melainkan mengganti rugi langsung wajib pajak. Disana
tersedia potongan dollar per dollar untuk sebuah konstruksi baru untuk
perumahan multifamily. Properti adalah unit yang terkualifikasi
menggunakan median pendapatan untuk seluruh area. Program ini cukup
populer untuk kalangan investor dan penyewa yang dimana bisa untuk dan
menerima manfaat atas penyewaan yang disubsidi.

2. After Tax Cash Flow

Harga yang didepresiasi dikurangi dari total pendapatan bersih dari
properti pada tahun itu. Sehingga menghasilkan figur untuk wajib pajak pemilik
pada pendapatan untuk properti tersebut pada tahun tersebut. Pajak terutang
sebenarnya adalah penghasilan kena pajak dikalikan tingkat persen wajar yang
ditentukan oleh tingkat pengenaan pajak kepada pemilik. Pendapatan kena
pajak dikurang utang pajak, dikurangi pokok penambahan, ditambah depresiasi,
sehingga mendapatkan nilai setelah pajak atas properti itu.
Contohnya adalah sebuah gedung apartemen dihargai $600.000 ketika
baru memperoleh pendapatan kotor tahunan $100.000 kemudian biaya
operasional tahunan $60.000. pembayaran pinjaman $30.000 secara tahunan,
$20.000 untuk pembayaran saldo pokok. Properti memiliki tingkat depresiasi
garis lurus 2% dan berumur 1 tahun pada saldo pokok. Jika pemilik memiliki
tingkat pengenaan 28% maka akan dihitung sebagai berikut:
- Tax Reform Act of 1986
Kerugian (dan potongan) dari perdagangan pasif atau aktivitas bisnis,
hingga sejauh mereka melebihi pendapatan dari segala aktivitas pasif secara
umumnya, tidak dapat dikurangi terhadap pendapatan lain seperti gaji dan upah,
atau bunga dan deviden. Pengecuali utama adalah kemampuan dari pembayar
pajak berpendapatan menengan dapat mengurangi hingga $25.000 pada
kerugian penyewaan dari real estate yang di kelola secara aktif.
Agar terkualifikasi, seseorang harus menyediakan lebih dari 50% dari
jasa pribadinya kepada perdagangan real property atau bisnis sepanjang tahun
pajak atau 750 jam untuk melayani aktivitas ini dan berpartisipasi secara terus
menerus. Aktivitas yang disyaratkan adalah pengembangan/ulang konstruksi,
rekonstruksi, akuisisi, konversi, operasi menyewa, manajemen, sewa, atau
aktivitas makelar jual beli. Setiap partisipasi sudah diatur secara ketat oleh IRS,
sehingga lebih baik membahasnya dengan akuntan.

- Revenue Reconciliation Act of 1993

Dimulai 1 Januari 1994, pembayar pajak atas aktivitas penyewaan real
estate dimana mereka berpartisipasi secara materialis adalah bukan subjek
pembatasan dibawah aturan kerugian pasif jika pembayar pajak yang berhak
dengan syarat berkaitan terhadap jual beli real properti atau bisnis dimana
pembayar pajak menyediakan layanan. Yang berjak diperbolehkan memotong
kerugian atas sewa real properti mereka dari komisi, upah, bunga, dan deviden.
Aturan pajak sangat rumit dan selalu berubah, sehingga manajer properti
harus tau atas aturan dasatnya karena masih dapat terjadi kesalahpahaman antar
beberapa pemilik dan banyak investor mencari keringanan pajak.
Bagaimanapun manajer properti harus berkonsultasi pada akuntan pajak yang
terkualifikasi agar memperoleh informasi terakurat.

3. Tax Records
 Pemilik properti yang membayar orang untuk bekerja kepada mereka di
anggap pemberi kerja untuk federal dan penghasilan pajak negara dan mungkin
memerlukan mengisi dokumen tertentu dengan agensi pemerintahan.
Kebanyakan negara bagian memiliki spesifikasi akurat kepada angka minimal
dari orang yang bekerja, jumlah nilai upah terbayarkan dan bekerja pada kondisi
yang mengharuskan seorang pemilik diklasifikasikan sebagai pemberi kerja.
- Karyawan dan kontraktor independen
Perbedaannya juga cukup signifikan pada federal dan pajak negara
bagian. Pekerja adalah karyawan dan jika mereka bekerja untuk seseorang
memliki hak untuk mengontrol langsung dimana, kapan, dan bagaimana
mereka kerja serta menentukan hasil pekerjaan mereka.
Kontraktor Independen dapat mengontrol kapan, dimana, dan
bagaimana mereka kerja dan memperkerjakan agar menghasilkan suatu
produk. Sebuah perjanjuan antar pemilik dengan kontraktor independen
juga mengharuskan memasukkan klausul untuk hak terminasi oleh kedua
belah pihak dan memberitahukan. Ini hanya contoh saja agar manajer tidak
mencoba menjadikan pekerja sebagai kontraktor independen jika
kontraktor yang bonafide tidak ada, karena penalti nya sangat keras.

4. Employee Documentation
- Employer Identification Number (EIN)
Jika pekerja pada suatu perusahaan taat hukum, manajer properti harus
memperoleh NPWP atas nama pemilik.
- Employee’s Withholding Allowance Certificate (W-4)
Setiap pekerja wajib memikiki Social Security number dan mengisi
formulir W-4, pekerja dengan sertifikat Withholding Allowance,
menyatakan pembebasan pajak yang ingin mereka klaim pada laporan pajak
mereka. Pemerintah mewajibkan pada pemberi kerja dengan tanggung
jawab untuk memperoleh sertifikat W-4 untuk memenuhi regulasi penting
yang berkenaan dengan para pegawai.
- Employment Eligibility Verification (I-9)
Ketika dipekerjakan, para pegawai harus memenuhi form I-9 agar mereka
dapat bekerja secara hukum di AS. Harus memenuhi dan menandatangani
bahwa membuktikan kewarganegaraan mereka. Jika non-kewarganegaraan
harus membuktikan bahwa secara hukum diperbolehkan menjadi
Permanent Residence atau otorisasi pemberian kerja. Bagian kedua adalah
pemberi kerja harus review dan memverifikasi pernyataan dengan formulir
yang telah diisi. Formulir harus ditunjukkan kepada petugas Immigration
and Naturalization Service atau Departement of Labor jika diminta untuk
inspeksi. Pelanggaran akan di hukum sangat berat.
- Employer’s Quarterly Tax Return (941)
 Setelah menyediakan pekerja dengan W-4 maka pemberi kerja harus
mengisi form 941, untuk semua pendapatan kena pajak yang ditahan dari
upah pekerja. Dalam mengisi 941, pemberi kerja harus juga mengisi:
- Form W-3, Wage and Tax Statement untuk setiap pekerja,
menunjukkan seluruh upah yang telah dibayarkan dan jumlah yang
ditahan sepanjang tahun.
- Form W-3, Transmittal of Wage and Tax Statement. Form W-2
mewajibkan pekerja berhubungan dengan form W-3, dan nilai yang
ditunjukkan harus sama antar kedua form.
- State Obligations
Untuk memenuhi kewajiban pajak pendapatan, pemberi kerja harus mendaftar
kepada negara bagian dimana mereka beroperasi. Kewajiban ini juga harus
menggunakan form yang berbeda dari setiap negara bagian. Namun form W-
2 hingga W-4 adalah form yang umum digunakan
- Noncash Compensation
Ketika menghitung pajak, manajer harus mengindikasikan upah yang
dibayarkan yang bukan dalam bentuk uang, dalam harga pasar wajar.
Contohnya kendaraan dan biaya hidup untuk manajer lapangan. Akuntan yang
berkualifikasi atau pengacara harus menentukan tindakan yang baik atas
segala bentuk kompensasi yang diberikan kepada pekerja sebagai pengganti
upah.
- FICA Insurance (Federal Insurance Contribution Act)
Pada akta ini memerlukan pemberi kerja pada satu atau lebih orang untuk
membayar Social Security Retirement fund. Dimana tingkat pajaknya telah
ditentukan oleh Congress dan dibagi kepada pemberi dan penerima kerja.
Pemberi kerja harus menahan jumlah wajar dari cek gaji karyawan serta
mengumpulkan total kontribusi dari kedua pihak kepada pemerintah federal.
- Disability and workers’ compensation
Selain Social Security, kompensasi asuransi pekerja disabilitas harus
disediakan dapat melalui agensi pemerintahan atau perusahaan asuransi
swasta.
- Statement of Miscellaneous Income (1099)
Pemberi kerja harus mengeluarkan form 1099, kepada setiap kontraktor
independen yang barangsiapa tidak termasuk dan membayar lebih dari $600
dalam setahun dan kepada setiap pemilik properti menentapkan jumlah sewa
yang dikumpulkan agen atas nama pemilik.
- Unemployment taxes (FUTA)
Pengembalian atas yang ditentukan pada akta ini harus diisi oleh setiap
pemberi kerja dari satu atau lebih orang yang bekerja dengan porsi yang sama
untuk 20 minggu dalam tahun tersebut atau memperoleh paling sedikit $1500
dalam tahun itu. Total pajak yang dikenakan akan bervariasi menurut jumlah
dari pajak pengangguran yang dibayarkan oleh pemberi kerja setiap pekerja.
B. Determining Profitability
Dalam laporan penerimaan dan pengeluaran, laporan laba rugi, dan analisis arus kas
yang dibuat oleh manajer dapat membantu pemilik untuk menentukan apa propertinya
menguntungkan untuk disimpan. Bisa juga untuk menentukan kompetensi manajer.
Metode yang dapat digunakan:
1. Break-even analysis
Dalam menghitung keuntungan atas suatu bangunan apakah dalam titik balik
modal, tingkat okupansi dimana pemasukan kotor sama dengan biaya tetap.
Pada proyek komersil besar, analisis balik modal digunakan apakah
investasinya sudah balik modal. Ketika pendapatan kotornya sudah melewati
titik balik modal, maka sudah menguntungkan, rumusnya adalah sebagai
berikut:

Dengan menggunakan laporan pemasukan dan pengeluaran bulanan manajer

properti dapat mendifferensiasi antara FC dan variable cost. FC sudah pasti
sama baik disewa atau tidak dan termasuk gaji, pembayaran pinjaman, pajak
properti, pengeluaran dalam modal baru. Variable cost biasanya adalah
tergantung seberapa banyak tingkat okupansi, biaya manajemen, biaya
perbaikan, biaya utilitas, dsb.

Contoh lainnya adalah sebuah properti dengan pendapatan tahunan $140.000

dengan variable cost tahunannya $28.000. VCRnya adalah 20%. ( VCR =
$28.000/$140.000 = 0.20 atau 20%).

2. Return on investment
Dalam menghitung keuntungan juga dapat dihitung menggunakan metode ROI,
dimana apa yang dibayar oemilik juga akan kembali kepada pemilik. Rationya
dikonversi menjadi persentase pengembalian dan diukur sesuai keinginan
pemilik. Persamaannya adalah sebagai berikut :
 Contoh properti dengan ATCF $15.000 dimana pemilik memiliki ekuitas (E)
investasi $100.000, tingkat pengembaliannya adalah 15% ($15.000/$100.000 x
100 = 15%). Bisa dibilang juga pengembaliannya sebelum basis pajak.
Jika investasi tunai dianalisa dengan cara ini seringkali disebut cash-on cash
return dengan contoh $100.000 sebagai investasi awal dengan pengembalian
cash-on-cash return 15%. Maksud cash-on cash juga dapat berupa sebelum atau
sesudah basis pajak.

3. Capitalization rate
Analisa atas proyeksi Net Operating Income (NOI) sebagai perbandingan dan
pengukuran, pengembalian dijelaskan dalam bentuk tingkat kapitalisasi.
Dengan maksud utamanya adalah mengonversi pendapatan masa depan menjadi
nilai saat ini, rumusnya adalah sebagai berikut:

Contohnya dengan properti yang menghasilkan $100.000, investor

mengharapkan tingkat kapitalisasinya 10 dan berharap membayar sekitar
$1.000.0000, investor tau bahwa bangunannya dan pendapatannya sedikit
berisiko dan banyak pekerjaan akan mengapilkasikan ringkat 12, dan membayar
hanya $833.333. disisi lain yang terbaik bagi pembeli (cap rate 12) tidak terlihat
baik untuk penjual.

Contoh lain adalah jika membuat peningkatan dimana menurunkan tingkat

konsumsi energi dapat meningkatkan nilai ketika menentukan cap rate.
Misalnya sudah disertifikasi oleh ENERGY STAR, program yang disponsor
oleh Environmental Protection Agency (EPA), yang mengestimasi setiap
penurunan 10% penggunaan energi dapat meningkatkan 1.5 NOI. setelah
memasang peningkatan tersebut, anggap bahwa pendapatan meningkat 1.5%
menjadi $101.500. asumsi bahwa dengan risiko yang sama akan menerapkan
cap rate 10. Maka gedung tersebut akan bernilai $1.015.000. kebanyakan
investor akan membandingkan kapitalisasi dengan proyek yang serupa untuk
membandingkan kualitas investasi pada subjek properti.

Basic Maintenance Procedures

1. Routine Maintenance
Mirip seperti pekerjaan rumah biasa, jadi perawatan dilakukan secara berulang.
Dibeberapa bangunan multitenant seperti perumahan harus dibersihkan dan dikontrol
 setiap hari. Pembersihan dan perawatan harus dijadwalkan dan dikontrol untuk
menghindari pembengkakan biaya.
Pada properti komersial, biaya operasional untuk pemeliharaan rutin dapat
mencapai 18% dari anggaran, karena pemeliharaan tertentu seperti menyedot debu dan
membersihkan elevator harus dilakukan setiap hari. pemelharaan lainnya seperti
membersihkan jendela dan selokan lebih jarang dilakukan.
2. Preventive Maintenance
Kegiatan pemeliharaan rutin dan inspeksi rutin gedung dan peralatannya harus
dijadwalkan. Contoh pemeliharaan preventif yang baik adalah mengganti filter AC
secara teratur atau memeriksa dan menguji tungku pada awal musim pemanasan.
Inspeksi ini akan mengungkapkan masalah struktural dan mekanis sebelum perbaikan
besar diperlukan, dengan harapan menghilangkan atau mengurangi biaya pemeliharaan
korektif.
3. Corrective Maintenance
Ketika sesuatu rusak, itu harus diperbaiki. Pemeliharaan korektif melibatkan
perbaikan aktual yang menjaga peralatan, utilitas, dan fasilitas bangunan berfungsi
seperti yang dikontrakkan oleh penyewa. Memperbaiki boiler, memperbaiki faucet
yang bocor, dan mengganti unit AC yang rusak adalah contoh perawatan korektif.
Pentingnya pemeliharaan korektif tidak dapat terlalu ditekankan. Perawatan
yang tidak ditangani dengan benar (atau lebih buruk, diabaikan) dapat menyebabkan
penyewa pergi. Menunda atau mengabaikan perbaikan yang diperlukan juga tidak
hanya merusak reputasi pemilik dan manajer, tetapi juga menambah biaya saat
perbaikan akhirnya dilakukan.
4. New Construction Maintenance
Pemeliharaan konstruksi baru sering dilakukan atas permintaan dan biaya
penyewa, biasanya merupakan kategori pemeliharaan yang terkait erat dengan leasing
dan hubungan penyewa. Perawatan ini dirancang untuk meningkatkan daya jual
properti. Ini mungkin sama mendasarnya dengan wallpaper baru, perlengkapan lampu,
dan karpet. Jika konstruksi baru bersifat ekstensif, ini dapat disebut sebagai
peningkatan (upgrading), yang mungkin mencakup pintu masuk baru, penambahan
kolam renang, atau mengubah ruang penyimpanan menjadi ruang konferensi. Persiapan
cangkang bangunan baru untuk mengakomodasi penyewa baru disebut penyelesaian
akhir (finish-out). Demikian pula, renovasi ruang yang sebelumnya ditempati dapat
disebut siap pakai. Ketika tuan tanah mendekorasi ulang atau merehabilitasi ruang
untuk penyewa sebagai syarat pembaruan sewa, ruang tersebut diperbaharui
(rifurbished).

5. Deferred Maintenance
Meskipun tidak sepenuhnya merupakan jenis pemeliharaan, pemeliharaan yang
ditangguhkan adalah istilah umum dalam bisnis manajemen properti, dan terjadi ketika
perbaikan yang jelas ditunda dan tidak dilakukan saat diperlukan. Bangunan mulai
kehilangan nilai. Jenis depresiasi ini biasanya dapat diatasi dengan melakukan
 perbaikan dan peningkatan yang diperlukan. Kadang-kadang disebut penyusutan fisik
yang dapat disembuhkan ( curable physical depreciation) atau keusangan yang dapat
disembuhkan (curable obsolescene).
The Property Manager and Maintenance Personnel
Manajer juga harus fasih dengan ekonomi, kepegawaian, dan penjadwalan yang terlibat
dalam kelancaran kinerja tugas pemeliharaan. Orang-orang yang melaksanakan pekerjaan
dapat berupa karyawan gedung atau personel luar yang dipekerjakan berdasarkan kontrak.
Tergantung pada ukuran properti, jumlah layanan yang diperlukan akan menentukan apakah
akan mempekerjakan staf pemeliharaan di tempat atau mengontrakkan setiap permintaan
layanan. Setelah menentukan pekerjaan yang harus dilakukan, dan waktu serta biaya yang
terlibat, manajer properti akan membuat keputusan mana yang paling hemat biaya bagi
pemiliknya.
1. Resident Managers
Sebagian besar properti residensial 16 unit atau lebih memiliki manajer atau
perwakilan pemilik di tempat setiap saat. Manajer tetap ini (yang dapat disebut
pengawas atau manajer di lokasi) umumnya mengoordinasikan semua operasi
pemeliharaan gedung. Meskipun tanggung jawab manajer tetap meningkat seiring
dengan ukuran bangunan, individu ini harus melapor langsung kepada manajer properti.
Seorang manajer properti tunggal dapat tetap mengikuti kebutuhan
pemeliharaan beberapa bangunan besar tanpa terjebak dalam rutinitas operasi harian
masing-masing dengan secara teratur meninjau laporan yang disampaikan oleh manajer
residen. Namun, manajer properti tetap harus mengunjungi setiap gedung secara
berkala untuk mengumpulkan informasi tentang pemeliharaan dan perbaikan yang
diperlukan dan untuk mengetahui di mana biaya operasi dapat dipotong.
2. On-Site Maintenance Staff
Untuk sebagian besar gedung dengan banyak penyewa, persyaratan personel
minimum harus dipelajari dengan cermat untuk memastikan bahwa staf penuh waktu
cukup besar untuk memenuhi tugas pemeliharaan rutin gedung. Kekurangan staf bisa
sama mahalnya dengan kelebihan staf. Pemeliharaan bangunan yang buruk akan
menurunkan kualitas bangunan, dan ketika penyewa yang tidak senang tidak
melanjutkan masa sewanya, pendapatan sewa akan turun.
Kebijakan keanggotaan serikat pekerja lokal juga akan mempengaruhi
komposisi staf pemeliharaan gedung. Petugas kebersihan semi-terampil, insinyur
pemeliharaan umum yang terampil, tukang listrik, tukang ledeng, dan sebagainya,
termasuk dalam serikat pekerja yang berbeda, dan aturan serikat pekerja umumnya
melarang mempekerjakan pekerja non-serikat. Oleh karena itu, ketika mempekerjakan
staf bangunan permanen, manajer harus mempertimbangkan kemungkinan biaya dan
ketidaknyamanan yang mungkin timbul dari pekerja campuran dan non-serikat, atau
anggota serikat pekerja yang bersaing.
Untuk menghindari kesalahpahaman di masa depan, setiap karyawan yang baru
direkrut harus ditunjukkan tanggung jawab pekerjaan tertentu di tempat tersebut.
 Deskripsi pekerjaan sederhana yang mencantumkan berbagai tanggung jawab
karyawan dapat membantu selama periode orientasi.
Manajer ingin menekankan bahwa setiap karyawan mewakili pemilik, jadi
anggota staf gedung harus menyenangkan, bisnis, dan rapi. Banyak manajer yang
berpengetahuan luas menyediakan seragam servis bagi personel pemeliharaan untuk
meningkatkan prestise bangunan dan untuk memperkuat identifikasi pemberi kerja-
karyawan di antara tim pemeliharaan.
3. Contract Service
Layanan yang dilakukan oleh orang luar secara teratur dengan biaya tertentu
dikenal sebagai layanan kontrak. Manajer yang mewakili beberapa pemilik yang
berbeda, terutama tempat tinggal keluarga tunggal yang tersebar, akan mengontrak
perbaikan berdasarkan kebutuhan kasus per kasus. Kesederhanaan ini memungkinkan
pemilik untuk ditagih hanya untuk layanan yang dilakukan di gedung mereka.
Persyaratan perjanjian manajemen sering kali menetapkan batas atas kontrak layanan
yang dapat dijalankan oleh manajer tanpa persetujuan dari pemiliknya.
Sebelum memasuki kontrak layanan apa pun, manajer harus meminta
penawaran kompetitif dari beberapa kontraktor lokal. Jika sesuai, manajer kemudian
dapat membandingkan biaya kontrak dengan biaya penggunaan personel di tempat.
Dalam banyak situasi, pembersihan jendela, pembuangan sampah dan salju,
pengendalian hama, dan keamanan adalah layanan yang biasanya dapat dilakukan
dengan lebih efisien dan lebih murah oleh kontraktor luar.
Referensi dan riwayat kerja perusahaan kontraktor harus diperiksa sebelum
dipekerjakan; pada kenyataannya, penawaran tidak boleh diminta dari kontraktor yang
tidak memenuhi syarat dengan cara ini. Bagian dari kualifikasi kontraktor adalah untuk
memverifikasi bahwa kontraktor akan mempertahankan tanggung jawab dan asuransi
kompensasi pekerja selama pelaksanaan kontrak. Manajer harus memperoleh Sertifikat
Asuransi yang menyebutkan bahwa pemilik dan manajer disebut sebagai tertanggung
tambahan dalam polis kontraktor. Manajer juga ingin mengetahui apakah karyawan
perusahaan terikat dan apakah memiliki lisensi atau izin yang diperlukan.
Untuk melindungi manajer dan pemilik, kontrak layanan harus selalu tertulis
dan berisi ketentuan pemutusan hubungan kerja. Ketentuan yang terakhir ini menjadi
penting jika pelayanan tidak memuaskan atau jika harta tersebut dijual atau
dimusnahkan. Sebelum pembayaran dilakukan kepada kontraktor luar, manajer harus
mendapatkan keringanan hak gadai mekanik atau pembebasan tenaga kerja dan
material. Meskipun nama yang berbeda digunakan untuk dokumen-dokumen ini,
tujuannya adalah untuk memberikan bukti bahwa pekerjaan dan bahan telah dibayar
dan bahwa kontraktor membayar subkontraktor.
4. Hiring and Firing Maintenance Employees
Persetujuan untuk mempekerjakan dan memberhentikan karyawan harus berada
di bawah kendali manajer properti atau agen pemilik dan tidak sepenuhnya diserahkan
kepada kebijaksanaan manajer tetap atau pengawas. Namun demikian, manajer properti
harus menerima pendapat manajer tetap tentang integritas, industri, dan keterampilan
 calon pelanggan selama proses perekrutan. Hal yang sama bahkan lebih penting ketika
penghentian terlibat.
Setiap pelamar untuk posisi pemeliharaan harus melengkapi aplikasi pekerjaan.
Penampilan, sikap, motivasi, pengalaman, pendidikan, keandalan, dan kemampuan
kinerja calon karyawan harus menjadi faktor utama. Selain itu, referensi pekerjaan masa
lalu adalah penting dan harus diperiksa. Jika referensi negatif diterima yang
bertentangan dengan evaluasi manajer terhadap pelamar, manajer harus mencoba untuk
menentukan apakah konflik kepribadian menyebabkan laporan yang tidak
menguntungkan dari mantan majikan, daripada kemampuan karyawan.
Kepatuhan ADA Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA)
berlaku untuk setiap perusahaan manajemen yang memiliki 15 atau lebih karyawan.
Secara singkat, pemberi kerja tidak boleh bertanya kepada pelamar apakah mereka
memiliki kecacatan, atau menanyakan sifat atau tingkat keparahan kecacatan. Manajer
dapat menanyakan apakah pelamar dapat melakukan fungsi pekerjaan penting seperti
yang dijelaskan. Pemeriksaan kesehatan mungkin diperlukan setelah tawaran dibuat
dan sebelum karyawan benar-benar mulai bekerja. ADA tidak mendorong,
mengizinkan, atau melarang pengujian obat yang tidak dianggap sebagai pemeriksaan
medis.
Maintenance Management
Ada kebutuhan pasti untuk teknik perencanaan jangka panjang dan jangka pendek
untuk mengendalikan kenaikan biaya pemeliharaan. Perencanaan darurat harus dimasukkan
dalam rencana pemeliharaan karena keadaan darurat yang tidak terduga lebih mahal jika tidak
ditanggapi dengan cara yang teratur dan telah direncanakan sebelumnya.
Program pemeliharaan harus mencakup rencana untuk hal-hal berikut:
1. Preventive Maintenance
Pemeliharaan preventif telah menjadi seperangkat prosedur yang sangat
berkembang. Pemeliharaan ini melibatkan kegiatan pemeliharaan terjadwal dengan
hati-hati dan formulir inspeksi yang disiapkan yang mencantumkan elemen fisik dan
sistem penting dari properti. Tujuan pemeliharaan preventif ada dua: untuk mengurangi
biaya perbaikan dan penggantian dan untuk menghindari gangguan dalam pelayanan
kepada penyewa.
Program pemeliharaan preventif harus diterapkan di semua properti—baik
perumahan atau komersial, properti kecil atau besar—dan dapat berkisar dari upaya
pekerja pemeliharaan paruh waktu hingga karyawan penuh waktu yang menggunakan
program komputerisasi yang canggih dan dipimpin oleh seorang pekerja penuh waktu.
karyawan waktu.
Program software sangat efektif dalam merancang program pemeliharaan
preventif. Setelah data terkait dimasukkan, laporan dapat dibuat secara teratur untuk
memungkinkan manajer menjadwalkan perbaikan dan melacak penyelesaiannya. Ada
lima langkah dasar dalam merancang program pemeliharaan preventif agar sesuai
dengan kebutuhan bangunan tertentu:
 • Menyiapkan inventaris peralatan dan bangunan.
• Tentukan tugas pemeliharaan yang diperlukan.
• Hitung biayanya.
• Jadwalkan tugas.
• Menyimpan catatan.

Inventory Membuat inventaris lengkap semua peralatan yang mungkin harus

dipelihara. Setiap item harus dicantumkan dan dijelaskan, termasuk pabrikannya,
prosedur operasi, lokasi di gedung, tanggal dan tempat pembelian, dan jaminan yang
ada. Inventaris harus menunjukkan di mana mendapatkan suku cadang dan servis dan
kapan setiap item perlu dilumasi, dibersihkan, atau dirombak. Elemen fisik seperti
dinding dan penyangga harus didaftar berdasarkan lokasi dan dijelaskan. Manajer
kemudian dapat memutuskan peralatan dan struktur fisik apa yang harus dimasukkan
dalam program pemeliharaan preventif.

Determine necessary maintenance tasks Manajer dan pengawas pemeliharaan harus

memutuskan jenis inspeksi dan tugas pemeliharaan preventif apa yang harus dilakukan
dan seberapa sering. Item struktural seperti dinding dan atap harus dijadwalkan untuk
inspeksi, pengecatan, dan penambalan. Peralatan seperti elevator, AC, instalasi
pemanas, pompa, dan motor juga harus diperiksa dan diservis secara teratur. Suku
cadang harus disimpan untuk menggantikan suku cadang mesin yang rusak atau aus.
Eksterior dan interior bangunan harus diperiksa secara berkala. Beberapa area perlu
diperiksa setiap hari, sedangkan yang lain dapat diperiksa lebih jarang.

Calculate costs Setelah tugas ditentukan, manajer kemudian harus menghitung berapa
banyak waktu, tenaga, dan uang yang akan dibutuhkan oleh program pemeliharaan
preventif. Angka akhir harus realistis baik dari segi anggaran maupun jumlah pekerjaan
yang terlibat.

Schedule tasks Karena tugas-tugas ini bervariasi dalam frekuensi — mingguan, dua
bulanan, atau musiman — jadwal setahun penuh mudah ditentukan di banyak program
perangkat lunak. Setelah dijadwalkan, manajer dapat dengan mudah mengeluarkan
perintah kerja dan memverifikasi penyelesaian pekerjaan. Sementara semua area harus
diperiksa secara teratur, waktu harus disisihkan untuk menyelesaikan pekerjaan darurat
yang tidak direncanakan.

Keep records Satu set lengkap catatan tersebut akan memastikan pemeliharaan
preventif sistematis, meminimalkan gangguan dalam layanan penyewa, dan
menghemat uang pemilik. Manajer residen atau pengawas gedung harus menyerahkan
laporan inspeksi harian dan mingguan kepada manajer properti yang juga dimasukkan
ke dalam laporan riwayat pemeliharaan.
Manajer harus menindaklanjuti program dengan menyimpan dan secara teratur
meninjau catatan hasil inspeksi pemeliharaan preventif dan tugas untuk setiap bagian
 peralatan. Laporan-laporan ini pada akhirnya akan menunjukkan apakah pemeriksaan
dan kegiatan tertentu dapat dilakukan lebih jarang, sehingga menghemat tenaga dan
uang, atau apakah barang-barang tertentu harus lebih sering diperiksa. Mereka juga
memverifikasi bahwa personel pemeliharaan benar-benar melakukan tugas-tugas ini
dan menunjukkan efektivitas biaya dari program pemeliharaan preventif.
Program pemeliharaan preventif yang dirancang dan diterapkan dengan baik
mungkin tidak menunjukkan hasil atau penghematan yang signifikan selama enam
bulan hingga satu tahun. Namun, pada akhirnya akan membuahkan hasil dalam hal
peningkatan efisiensi dan ekonomi operasi.
2. Routine Inspections
Dari sudut pandang praktis, tanggung jawab pertama manajer adalah menyadari
keseluruhan kondisi dan operasi setiap properti di bawah pengawasannya. Efektivitas
manajer sebagai administrator pemeliharaan bergantung pada inspeksi rutin yang
menyeluruh dan pada kemampuan untuk menunjukkan dengan tepat dan memperbaiki
kelemahan dalam tim pemeliharaan. Selain meninjau laporan pemeliharaan preventif,
manajer properti harus melakukan pemeriksaan langsung dan datang ke lokasi,
sebaiknya setiap empat hingga enam minggu sekali. Perjalanan inspeksi ini
memungkinkan pemeriksaan sistem, peralatan, dan kondisi bangunan yang lebih
ekstensif. Pemeriksaan musiman atap bangunan dan tahan cuaca harus disertakan
dalam pemeriksaan.
Pemeriksaan pemeliharaan harus menjadi prosedur rutin untuk menemukan
masalah kecil sebelum menjadi lebih buruk. Inspeksi lebih komprehensif ketika
manajer membawa daftar periksa fitur bangunan yang akan diperiksa. Jika daftar
periksa mencantumkan nama personel pemeliharaan yang dipekerjakan oleh gedung
dan tugas yang menjadi tanggung jawabnya, manajer juga dapat menilai kinerja
karyawan gedung saat berkeliling di lokasi fisik. Daftar periksa inspeksi dapat
membantu manajer menjelaskan kepada pemilik rekomendasi untuk perbaikan atau
penggantian selain menjelaskan pengeluaran yang dilakukan untuk layanan
pemeliharaan dan perbaikan.
Secara umum, manajer harus memeriksa semua fitur interior dan eksterior
setiap properti dan memasukkan komentar tentang kondisi halaman, dinding, tangga
masuk, pintu, kotak surat, tangga darurat, jendela, atap, dan atap. Penelusuran reguler
menawarkan manajer peluang reguler untuk mencatat potensi pelanggaran keamanan
yang mungkin terjadi. Saat memeriksa interior properti apa pun, manajer harus
mengamati kondisi pintu masuk, tangga, koridor, lift, perlengkapan lampu, lobi, dan
area umum lainnya; pabrik pemanas dan ventilasi; pemanas air panas; dan sistem
perpipaan dan unit pembuangan limbah. Pintu, kunci, transom, langit-langit, alas tiang,
jendela, perlengkapan lampu dan sakelar, outlet listrik, lantai, pipa ledeng, dan
perlengkapan permanen lainnya juga harus diperiksa saat memeriksa ruang yang baru
saja dikosongkan.
Perbaikan yang diperlukan dan biaya yang diantisipasi harus dicatat pada daftar
periksa untuk membantu manajer mengatur jadwal kinerja dan anggaran operasi.
Meskipun tidak bijaksana untuk terjerat dalam masalah pemeliharaan harian yang
 sepele, manajer properti harus menyadari semua masalah utama di sekitar tempat
karena dia pada akhirnya bertanggung jawab atas semua pengeluaran pemeliharaan.
3. Maintenance Requests
Manajer properti harus memberitahu semua penyewa untuk melaporkan
masalah dan kebutuhan pemeliharaan segera ke manajemen atau kantor gedung,
sebaiknya secara tertulis. Karyawan gedung harus waspada terhadap kebutuhan
pemeliharaan properti dan tahu bagaimana melaporkan masalah tersebut.
4. Control Plants
Teknik kontrol memastikan program pemeliharaan yang berkelanjutan dan
hemat biaya. Peluang pengurangan biaya harus diidentifikasi dan diberi peringkat
sesuai dengan kemampuannya untuk menghasilkan penghematan. Prosedur untuk
memulai perintah kerja, ketepatan waktu, pengendalian bahan, penjadwalan kerja, dan
pelaporan pengendalian kemudian dapat dinilai kembali berdasarkan data baru yang
dikumpulkan selama analisis pengurangan biaya.
Pekerjaan khusus yang dilaksanakan oleh personel pemeliharaan di tempat atau
dikontrak harus ditentukan dan direncanakan oleh staf administrasi pemeliharaan.
Badan administratif ini, yang mungkin hanya terdiri dari manajer properti dan manajer
tetap atau beberapa karyawan yang sangat terlatih, juga harus bertanggung jawab atas
penganggaran, pengendalian material, dan laporan manajemen.
Rencana rinci adalah dasar dari pengawasan pemeliharaan yang efektif.
Rencana tindakan harus dirancang untuk semua tugas perbaikan, pembersihan, dan
konstruksi yang akan dilakukan oleh personel pemeliharaan. Meskipun tingkat detail
yang disertakan dalam program perencanaan awal akan bervariasi dari satu gedung ke
gedung lainnya, semakin banyak kontrol yang diberikan oleh pihak administrasi,
semakin efektif dan hemat biaya program pemeliharaan yang sebenarnya.
Short-term plants Mendekorasi ulang, dan memasok saham menawarkan peluang
jangka pendek untuk melakukan pengendalian biaya. Perencanaan yang cermat di
bidang ini akan menghasilkan pengurangan biaya yang kecil namun cepat.
Pembelian persediaan dalam jumlah besar, juga dikenal sebagai pembelian
volume, adalah salah satu alat pengendalian biaya paling efektif yang tersedia bagi
manajer. Dalam beberapa kasus, telah meningkatkan margin keuntungan pada properti
sebanyak 3,5%. Untuk membeli dalam jumlah besar, manajer harus memiliki ruang
penyimpanan setidaknya untuk persediaan barang selama enam bulan. Sistem
persediaan yang akurat memungkinkan manajer untuk mengidentifikasi barang-barang
yang jarang digunakan atau yang memiliki umur simpan yang pendek. Persediaan ini
tidak boleh dibeli dalam jumlah besar, melainkan sesuai kebutuhan.
Langkah-langkah keamanan harus dilembagakan untuk melindungi saham
berharga dari pencurian. Satu perusahaan memecahkan masalah pengendalian pusat
yang mahal dengan mempertahankan persediaan kecil barang-barang yang sering
digunakan di kantor-kantor manajer tetap. Sistem lain dikenal di industri lain sebagai
persediaan “just-in-time”—yaitu, memesan apa yang dibutuhkan, saat dibutuhkan.
Keberhasilan persediaan JIT tergantung pada pasokan yang andal dan cepat. Biaya
persediaan yang sering, pengawasan penerbitan, dan langkah-langkah keamanan
 lainnya yang diperlukan dengan stok besar harus diukur terhadap biaya pembelian yang
lebih kecil yang lebih tinggi. Perangkat lunak komputer dapat menyederhanakan tugas-
tugas ini.
Long-term plants Langkah pertama dalam perencanaan pengendalian biaya jangka
panjang adalah mengidentifikasi peluang untuk menghemat biaya operasional. Manajer
properti harus mempelajari alternatif fungsional untuk sistem mekanik dan listrik utama
properti dan memeriksa cara untuk menghemat pemeliharaan, tenaga kerja, dan upah.
Misalnya, mungkin lebih murah untuk menyewa tukang daripada petugas kebersihan.
Meskipun gaji untuk yang pertama lebih tinggi, biaya tambahan dibenarkan karena
keserbagunaan tukang menghemat upah yang seharusnya dibayarkan kepada personel
kontrak untuk perbaikan dan pekerjaan lain.
Biaya konsumsi bahan bakar dan utilitas, sebagian besar biaya operasional
sebagian besar properti, sangat bervariasi. Biaya menjalankan pabrik pemanas dan
memelihara peralatannya harus dipantau selama periode waktu tertentu. Perwakilan
dari perusahaan utilitas dapat memberikan informasi yang berguna tentang jenis
layanan dan cara mengurangi biaya utilitas.
5. Information Required to Handle Maintenance Requests
Scope and location of the job Ruang lingkup dan lokasi pekerjaan harus dijelaskan
secara akurat. Instruksi untuk "mengganti kabel ground untuk kabel TV di 3C" jauh
lebih eksplisit daripada "memperbaiki kabel TV di lantai tiga." Awak pemeliharaan
yang dikirim untuk melakukan pekerjaan akan dapat menentukan terlebih dahulu di
mana mereka akan bekerja dan alat apa yang mereka butuhkan untuk pekerjaan itu.
Job priorities Staf administrasi harus menentukan dan menetapkan prioritas pekerjaan.
Urutan di mana pekerjaan untuk hari, minggu, atau bulan harus dilakukan harus
ditentukan. Masalah langsung seperti pipa air yang pecah atau jendela benar-benar
didahulukan daripada pemeriksaan servis rutin dan kesulitan kecil seperti keran bocor.
Method to use and materials needed Rencana pemeliharaan juga harus menentukan
metode terbaik untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Dari informasi ini, staf
administrasi dapat menentukan bahan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan
dapat memiliki persediaan yang sesuai. Karyawan juga akan mengenali terlebih dahulu
alat, perlengkapan, dan persyaratan keselamatan khusus untuk pekerjaan tertentu.
Personnel and hours needed Untuk menjadwalkan waktu kru pemeliharaan secara
efisien, staf administrasi harus mempelajari semua pekerjaan yang dapat diperkirakan
sebelumnya dan memproyeksikan sejauh mungkin jumlah personel yang dibutuhkan
dan jam kerja yang akan dibutuhkan. Secara alami, ruang lingkup pekerjaan akan
menentukan seberapa detail data tersebut. Alokasi waktu dan personel yang tepat dan
realistis harus menghasilkan kinerja pekerjaan yang efektif dengan biaya yang wajar,
sehingga menghindari keresahan penyewa karena layanan yang tidak memadai.
Program pemeliharaan yang terencana dengan baik juga melindungi posisi
keuntungan pemilik dengan menahan omset penyewa seminimal mungkin dan menjaga
integritas fisik properti. Dengan terampil menilai dan menyeimbangkan kebutuhan
layanan dan biaya pemeliharaan, manajer bekerja untuk keuntungan bersama dari
semua pihak terkait.
 Kunci keberhasilan pemeliharaan adalah mengidentifikasi apa yang perlu
dilakukan, siapa yang melakukannya, berapa biayanya, dan apakah pekerjaan dilakukan
dengan benar. Adalah berguna untuk mendekati manajemen pemeliharaan dari
perspektif layanan pelanggan daripada hanya dari sudut pandang teknik. Penyewa
menghargai tanggapan cepat atas permintaan mereka; namun demikian, perbaikan dan
pemeliharaan tanpa batas dapat dengan cepat menguras pundi-pundi keuangan.
6. Choosing Computer Software
Computere software adalah solusi yang jelas untuk membantu manajer ketika
menjadwalkan perbaikan yang diminta, melacak waktu dan biaya perbaikan, dan
menjadwalkan pemeliharaan preventif rutin. Tidak semua program menawarkan
kemampuan yang sama.
Manajer harus menentukan bagaimana perangkat lunak menangani salah satu situasi
berikut:
• Menangani perintah kerja sementara yang unik
• Penjadwalan perintah kerja
• Mengambil perintah kerja dan laporan
• Permintaan khusus dari penyewa
• Respons penyewa terhadap ketepatan dan kualitas pekerjaan
• Faktur untuk pekerjaan yang dilakukan
• Penjadwalan perintah kerja
• Kemampuan untuk menagih kembali biaya ke penyewa
• Bayar vendor
• Lacak biaya perbaikan
• Memantau kinerja pekerja dan gajinya
• Perincian inventaris dan peralatan
• Mengintegrasikan informasi pemeliharaan ke laporan keuangan seperti buku
besar, hutang, piutang, dll.
Selain itu, banyak program memantau perintah kerja hingga penyelesaian dengan
inventaris persediaan dan bahan yang terus diperbarui. Beberapa menyediakan modul
untuk mengidentifikasi bangunan inventaris dan aset unit, seperti kompor dan lemari
es. Juga berguna adalah database untuk catatan pembelian, informasi garansi, kontrak
pemeliharaan, dan jadwal penyusutan. Beberapa program mengintegrasikan kontrol
anggaran dan modul pesanan pembelian yang memfasilitasi pembelian situs dan kontrol
pengeluaran. Manajemen aset tetap menjadi lebih mudah karena data memungkinkan
manajer untuk memutuskan kapan harus memperbaiki dan kapan harus mengganti.
Contracting For New Construction
1. Alterations
Aktivitas konstruksi yang berasal dari perubahan yang diminta penyewa
menentukan kebijakan perekrutan. Jika perubahan substansial yang dibutuhkan
penyewa adalah peristiwa yang berulang secara teratur, seperti yang sering terjadi
di ruang industri dan komersial, staf permanen tukang kayu profesional, tukang
 listrik, dan plester mungkin terbukti lebih hemat biaya dan efisien daripada
menggunakan kontraktor luar secara tetap.
Konstruksi baru terkadang diperlukan untuk melindungi nilai properti,
meningkatkan pendapatan bersihnya, meningkatkan daya jualnya, atau memenuhi
spesifikasi penyewanya. Konstruksi dasar bangunan baru, terutama bangunan
komersial, seringkali hanya mencakup cangkang dan sistem pemanas, ventilasi,
dan pendingin udara
2. Building Conversions
Manajer properti juga mungkin bertanggung jawab atas konversi bangunan,
yang seringkali memerlukan renovasi besar-besaran, dan mungkin beberapa
konstruksi baru. Terlepas dari pendekatan yang diadopsi, modal besar diperlukan
untuk mengubah atau mengadaptasi bangunan yang terbengkalai untuk memenuhi
kebutuhan penyewa baru. Sulit bagi penyewa untuk memvisualisasikan bagaimana
ruang akan terlihat setelah renovasi, jadi perubahan mungkin harus diselesaikan
sebelum penyewa diminta dan ruang ditampilkan.
3. General Contracting
Tugas pertama adalah memutuskan apakah manajer akan menyewa kontraktor
utama atau kontraktor umum yang kemudian akan menyerahkan pekerjaan itu ke
berbagai keahlian dan akan mengawasi proyek. Ketika kontraktor utama digunakan,
hanya satu set rencana dan spesifikasi yang diperlukan. Sebagian besar pekerjaan
pengubahan dan konstruksi besar diawasi oleh kontraktor utama. Sebagai alternatif,
manajer dapat bertindak sebagai kontraktor umum dan menugaskan pekerjaan
secara langsung kepada arsitek, insinyur, tukang kayu, tukang ledeng, dan pemasok
yang diperlukan.
Setelah keputusan telah dibuat apakah akan menyewa kontraktor umum atau
membuat kontrak dengan berbagai keahlian secara terpisah, manajer harus
menentukan bagaimana mendapatkan kontrak yang sebenarnya. Ada dua jenis
kontrak untuk konstruksi: penawaran kompetitif (competitive bids) dan kontrak
negosiasi (negotiated contracts). Tawaran kompetitif dapat diperoleh dari
kontraktor umum untuk semua atau sebagian pekerjaan atau langsung dari
perwakilan perdagangan dan pemasok yang terampil sedangkan pada kontrak
negosiasi, manajer pertama-tama memilih satu kontraktor umum atau satu
kontraktor terkemuka di setiap bidang. Kontraktor ini kemudian mengajukan
proposal bersama memperkirakan total biaya proyek.
4. Fee Choices
Meskipun sebagian besar kontrak konstruksi dinegosiasikan berdasarkan biaya
tetap (tawaran biaya tetap) atau biaya tetap (tawaran biaya tetap), kontraktor
tepercaya mungkin meminta untuk dibayar berdasarkan biaya-plus (penawaran
biaya-plus). Dalam hal ini, kontraktor akan memberikan perkiraan awal pada
pekerjaan yang diusulkan dan akan dibayar biaya aktual pekerjaan ditambah
persentase keuntungan, biasanya sekitar 15%. Metode pembayaran ini disarankan
hanya ketika berurusan dengan kontraktor yang sudah mapan.
5. Payment Time Table
 Kontrak untuk perubahan, renovasi, dan konstruksi lainnya harus diteliti oleh
manajer. Perjanjian tersebut harus menentukan dengan tepat kapan kontraktor harus
dibayar. Merupakan kebiasaan untuk membayar sekitar 40% dari biaya ketika
pekerjaan setengah selesai, tetapi setidaknya 10% harus ditunda selama sebulan
setelah pekerjaan selesai jika layanan tambahan diperlukan.

Managing Energy Eficiency

Mengelola biaya energi semakin penting di properti residensial dan komersial.
Dengan perencanaan dan manajemen yang efektif, seorang manajer properti dapat
menunjukkan kemampuan profesionalnya dan mencapai penghematan yang dramatis.
Desain dan konstruksi modern sering kali mencakup fitur hijau dan berkelanjutan. Fitur
hijau adalah fitur yang memanfaatkan daur ulang, memiliki dampak lingkungan yang
rendah, dan merupakan alternatif yang sehat untuk praktik bangunan tradisional.
Beberapa bangunan mendekati keberlanjutan, yaitu menghasilkan sebagian atau
seluruh energi yang digunakan oleh bangunan dan penghuninya.
Langkah-langkah manajemen energi harus melibatkan semua personel dalam
organisasi. Beberapa langkah hemat energi yang murah dapat diambil dengan
konservasi sederhana, sementara yang lain memerlukan pengeluaran besar untuk
perkuatan dan komputerisasi sistem pemanas dan pendingin udara. Life-cycle costing
adalah metode untuk mengukur dan membandingkan tidak hanya biaya awal peralatan
serupa tetapi juga biaya operasi selama masa manfaat peralatan untuk menentukan
efektivitas biaya satu merek peralatan tertentu di atas yang lain.