Training Admin Head Office – Transcon

Tugas Tanggung Jawab Admin HO

Penerimaan dokumen original dari consumer

- Surat kuasa pengambilan DO  yg perlu diterima  diverifikasi diberikan ke DL
- Bill of Lading  yg perlu diterima  diverifikasi diberikan ke DL
- Packing List
- Invoice
- Surat Pinjam Container yg perlu diterima ika dibutuhkan
- Certificate of Origin  yg perlu diterima ika dibutuhkan

Bill of lading dikasih ke pelayaran (shipping)  untuk mendapatkan DO dari pelabuhan

Penarikan DO by TCI Meminta form penarikan barang customer kepada agen

pelayaran / penerbangan (moda transport impor/expor)
 Syarat
 Bill of lading
 Surat kuasa customer
 Surat pinjam container (jika ada)
 Tata cara
 cek schedule pelayaran, waktu sandar di website pelayaran
 Cek harga penarikan barang (DO)
 menginfokan DO ke CSO untuk dibayar customer (by customer)
 max pada h-1, diurus DO
 Mengajukan pembayaran ke sSO untuk di kasbon oleh finance
 Setelah itu, DO diambil DL, admin akan melakukan totalan kasbon

Booking outbound dan inbound  Penarikan barang dari pelabuhan ke PLB (inbound),
pengeluaran barang dari PLB ke customer / pelabuhan (outbound).

o Inbound berdasarkan Pemberitahuan Import Barang  dokumen SSO, data yang perlu disubmit
ke SSO:
o Data barang (LCL)
o Data Container (stripping)
o Dokumen inbound yang perlu di submit di sso
o Bill of lading
o Packing list  acuan utama, input data ke SSO dari sini
o BV 1.6
o Outbound berdasarkan request dari customer semua / partial.
o BC 2.8  acuan utama
o BC 1.6  acuan barang yang diambil yang mana
 o Masuk ke job tally oleh admin PLB
o Surat jalan issued by Admin PLB

Step by step tahapan Inbound-Outbound di SSO Transcon

Inbound

1. Masuk SSO Transcon

2. Menu Warehouse  internal link
3. Data ambil dokumen yg dibutuhkan dari menu upload  masukkan nomor AJU  download
dokumen yg dibutuhkan (Packing List*, BL, BC 1.6)  buka
4. Dari dropdown sebelah kiri, klik menu booking  import  category  input nomor AJU 
masukkan file xml
5. Masukkan dan tanggal pendaftaran dan NOPEN dari BC 1.6
6. Klik data container  masukkan input data container (no, jenis, width, height) dari data bill of
lading  seal container (nomor sebelah container)
7. Klik data goods  clear all dulu  baru add import goods  masukkan data dari BC 1.6 dan
packing list (mulai HS, item code, sampai weight gross). Khusus untuk barang dari PT SMGP di
PLB Medan 2, maka perlu diisi whey number*. Isi quantity, unit / satuan, dst.
8. Take xml goods  klik tombol “+” compare dengan packing list  close
9. Take barang ke container  masukkan barang yg udah di input ke container di atas (barang
yang sudah diinput di kolom goods akan pindah ke atas(kolom container)) *biasanya ada opsi
“take”
10. Import now

*untuk barang dari PLB Medan 2 dari perusahaan SMGP (Sorik Merapi Geothermal), perlu packing
lists khusus yang mendetailkan whey number, packing list dapat di minta ke Mas Walid (bag medan)

Outbound

1. Masuk SSO Transcon

2. Menu Warehouse  internal link
3. Data ambil dokumen yg dibutuhkan dari menu upload  masukkan nomor AJU  download
dokumen yg dibutuhkan (BC 1.6 & BC 2.8)  buka
4. Dari dropdown sebelah kiri, klik menu booking  create new booking
5. Category  select outbound
6. Booking type  sesuaikan dengan type yang ada pada laman dokumen BC 2.8
7. Select customer dan supplier sesuai dengan BC 2.8
8. Select dokumen yang dibutuhkan (sesuaikan dengan AJU BC 2.8) (pastikan reference otomatis
keluar)  Jika reference belum keluar, berarti booking inbound belum complete /selesai)*
9. Masukkan detail kapal (vessel) dan no perjalanan (voyage)
10. Masukkan detail barang di BC 2.8 (CIF, NOPEN, TAPEN, No Bill of Lading)
11. Tidaak perlu masukkan detail container
12. Masukkan detail barang yang akan diambil di Goods  add goods  take  take barang sesuai
dengan detail yang ada di BC 2.8 (jenis, jumlah, dan spesifikasi barang)
13. Save Booking
  Jika reference belum keluar, cek booking inbound item tsb melalui search no. aju BC 1.6, cek
status, jika belum complete, cek syarat apa yg belum selesai, hubungi pihak admin PLB untuk
selesaikan hal tsb. Jika sudah, refresh halaman Booking outbound, reference akan muncul.

Complete Booking  checkout booking yang telah diselesaikan

- verifikasi semua status boooking (yes) ( 3 items inbound, 5 items outbound), pastikan semua
pertanyaan sudah di checkout
- Jika ada yg belum di checkout maka kontak admin PLB dan SS masalahnya apa.
- Schedule KPI admin HO penyelesaian outbound H+1

Validasi Jobs Tally  verifikasi jobs yang dikerjakan oleh tally dengan dokumen
- Inbound  ada 2, unload LCL, Stripping
- Unload LCL  dibandingkan dengan dokumen BC 1.6, Packing List, Bill of Lading
- Stripping  dibandingkan dengan dokumen BC 1.6, Packing List, Bill of Lading
- Yg di cek nama barang, quantity, Tonase (toleransi 5%), Volume barang (toleransi 5%)

- Outbound  dibandingkan dengan B C 2.8, surat jalan, foto tally

- Yg di cek nama barang, quantity, nomor TEP (Transport Entry Permit), surat jalan, nopol kendaraan
- Jika ada disrepansi, konfirmasi ke coordinator Branch
o Tally salah input  coordinator kirim form edit untuk diisi HO
o Barang berbeda dengan edit  kooroinator buat berita acara

Step by Step Validasi – Load (barang keluar)

1. Masuk SSO Transcon

2. Menu Warehouse  internal link
3. Menu dropdown samping  Tally  job document
4. Pilih tanggal yang mau di validasi  piih job tally dengan dokumen LO  action-view
5. Copy no job (yg ada LO)  cari di tally history  action -review job
6. Copy no job (yg ada LO)  cari di tally history  view job results
7. Compare plat nomor yang ada di data job result dgn foto yg diupload
8. Copy no booking  klik dropdown samping  report - booking comparator
9. Search no booking  cek jumlah keluar masuk barang di sistem Antara stok tally dan spv
10. Balik ke review job tally (no 4)  klik validate job

Step by Step Validasi Unload / Stripping

1. Masuk SSO Transcon

2. Menu Warehouse  internal link
3. Menu dropdown samping  Tally  job document
4. Pilih tanggal yang mau di validasi  piih job tally dengan dokumen UL - SP  action-view
5. Copy no job (yg ada UL-SP)  cari di tally history  action -review job
6. Copy no job (yg ada UL-SP)  cari di tally history  view job results
7. Select no booking  pindah ke laman booking  select no upload dokumen  pindah ke laman
upload
 8. Select dokumen packing list
9. Compare nama, jumlah barang, berat, volume dan kubikasi yang ada di packing list dengan yang
ada di laman job tally (no 4)
10. Bandingkan dengan foto untuk kubikasi
11. Jika sudah clear , klik validate jobs di pojok kanan atas

Report remunerasi ke HRD

- Dilaporkan setia hari senin
- Report remunerasi siapa aja:
o Admin PLB (ketepatan waktu, kelengkapan data, ketepatan ddata, sesuai KPI
o Admin TPP ()
o Dinas luar DO
o Dinas Luar Penarikan

Report ke Finance

- Report mingguansetiap hari senin dan bulanan (h+1) akhir bulan (tgl 1 next month) mengenai
o Jika terdapat aktivitas khusus terhadap kargo (biasanya cleaning Ban), catat kegiatan tersebut untuk
kargo apa, caranya konfirmasi ke SPV (coordinator surabaya)
o Jika terdapat barang Outbund Sorik Merapi Geothermal P (SMGP), direkap saja barang SMGP
o Laporan investigasi  ketika ada diskrepansi kubikasi dan tonase lebih dari 5% yg didapat melalui
validase tally

Id : Chasbi

Pass : Transcon2021

Transcon-id.com/sso-demo Ch4nn3L@tci
Training 25/10/2021