ADMINISTRASI KESISWAAN

Makalah
Disusun untuk Memenuhi Tugas Presentasi Mata Kuliah
“Administrasi dan Supervisi Pendidikan”

Dosen Pengampu: Ahmad Fauzi, M.Pd

Disusun Oleh :
1. Abdilah Lina Afifah Mawaddah (06020220019)
2. Muhammad Maulana Ismukafi (06040220082)
3. Nurul Faizah (06020220053)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA ARAB

JURUSAN PENDIDIKAN BAHASA
FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL SURABAYA
2022
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb
Segala Puji bagi Allah Subhanahu Wa Ta’ala, atas rahmat dan hidayah-
Nya, kami masih diberikan kesehatan dan kesempatan hingga dapat
menyelesaikan makalah tentang "Administrasi Kesiswaan". Sholawat dan
salam senantiasa kami haturkan kepada baginda Nabi Muhammad Shallahu
‘Alaihi Wasallam yang telah membawa kita semua dari zaman yang gelap
hingga zaman yang terang benderang.

Ucapan terimakasih kami haturkan kepada ustadz Ahmad Fauzi M.Pd

selaku dosen pengampu mata kuliah Idarah Wal Isyraf yang telah
memberikan tugas makalah ini sehingga kami dapat menambah wawasan
serta pengetahuan baru.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Maka
dari itu, kami mengaharapkan saran dan kritik yang membangun dari dari
para pembaca untuk perbaikan dalam pembuatan makalah selanjutnya.
Semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua. Aamiin.

Surabaya, 16 Oktober 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
BAB I 1
A. Latar Belakang 1
B. Rumusan Masalah 2
C. Tujuan 2
BAB II 3
A. Pengertian Administrasi Kesiswaan 3
B. Bentuk-Bentuk Kegiatan Administrasi Kesiswaan 5
C. Jenis-Jenis Dokumen Administrasi Kesiswaan 9
D. Bentuk dan Format Administrasi Kesiswaan 11
BAB III 26
A. Kesimpulan 26
DAFTAR PUSTAKA 27

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dunia pendidikan tidak dapat dilepaskan dari administrasi.
Keberhasilan penyelenggaraan pendidikan di sekolah sangatlah
tergantung dari komponen-komponen pendukung dari proses
pendidikan di sekolah tersebut, seperta peserta didik, guru,
kurikulum, serta sarana prasarana. Semua komponen harus saling
mendukung agar dapat mencapai keberhasilan dalam
menyelenggarakan pendidikan di sekolah.
Data dan informasi yang menunjukkan perkembangan peserta
didik baik perorangan maupun perkelompok sangat perlu
dikumpulkan, dicatat dan disimpan secara termat dan teratur sejak
pertama kali siswa terdaftar di sekolah sampai siswa tersebut tamat
sekolah.
Rangkaian kegiatan mengumpulkan dan mencatat data serta
informasi siswa tersebut termasuk dalam bidang administrasi
kesiswaan. Kegiatan administrasi kesiswaan tidak dikerjakan
langsung oleh kepala sekolah tetapi dilimpahkan kepada guru dan
pegawai tata usaha.
Dengan kata lain, guru dan pegawai harus memahami seluk beluk
administrasi kesiswaan karena pada hakikatknya guru adalah seorang
administrator pendidikan. Pemahaman yang baik akan administrasi
kesiswaan akan sangat membantu dalam kegiatan mengumpulkan dan
menyimpan catatan siswa. Pemahaman-pemahaman tersebut
berkaitan dengan pengertian administrasi kesiswaan, bentuk-bentuk
kegiatan administrasi kesiswaan, dokumen administrasi kesiswaan,
dan lain sebagainya akan dibahas secara singkat dalam makalah ini.

1
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari administrasi kesiswaan?
2. Apa saja bentuk-bentuk kegiatan administrasi kesiswaan?
3. Apa saja jenis-jenis dokumen administrasi kesiswaan?
4. Bagaimana bentuk dan format administrasi kesiswaan?

C. Tujuan
1. Memahami pengertian administrasi kesiswaan.
2. Mendeskripsikan bentuk-bentuk kegiatan administrasi kesiswaan.
3. Mengidentifikasi dokumen administrasi kesiswaan.
4. Menguraikan bentuk dan format administrasi kesiswaan.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Kesiswaan

Kata Administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu mengarahkan
atau melayani. Administrasi dalam bahasa Inggris dikenal dengan
istilah to administer yang memiliki arti mengatur. Adminstrasi dapat
dimaknai dengan segala kegiatan maupun upaya untuk membantu,
melayani, dan mengarahkan suatu kegiatan agar tercapainya tujuan
yang telah ditentukan. Kegiatan dalam hal ini merupakan serangkaian
aktivitas seperti mencatat, mengumpulkan, mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan informasi yang diperlukan.1
Pengertian Siswa menurut UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional adalah anggota mayarakat yang berusaha
mengembangkan potensi dirinya melalui proses pembelajaran yang
tersedia pada jalur, jenjang, dan jenis pendidikan tertentu. 2 Siswa juga
dapat didefiinsikan sebagai orang atau individu yang menerima
layanan pendidikan sesuai dengan minat, bakat, dan kemampuannya
untuk tumbuh dan berkembang dengan baik, serta memiliki kepuasan
dalam menerima pelajaran yang disediakan oleh pendidiknya. Jadi
kesiswaan atau siswa adalah orang yang mendapatkan layanan
pendidikan untuk mengembangkan potensinya melalui proses
pembelajaran pada semua jenjang.
Administrasi kesiswaan merupakan suatu kegiatan dan upaya
yang mencakup pengaturan tentang admistrasi yang berhubungan
dengan siswa untuk menumbuhkan kemampuan siswa. Administrasi

1
Sri Astuti, Onny Fitriana, and Trisni Handayani, Modul Administrasi Dan Supervisi Pendidikan
(Jakarta: Feniks Muda Sejahtera, 2022).
2
“Undang-Undang (UU) Tentang Sistem Pendidikan Nasional,” https://peraturan.bpk.go.id/.

3
 kesiswaan meliputi ruang lingkup pencatatan data maupun pelaporan.
Dilihat dari segi pembinaan dan segi penertiban administrasi,
pencatatan data dan pelaporan ini termasuk hal yang sangat penting.
Antara keduanya saling berkaitan dan juga penting, maka dari itu
diperlurkan format-format untuk menunjang pencatatan dan
pelaporan tersebut. Administrasi kesiswaan bertujuan untuk
mengatur segala kegiatan peserta didik mulai awal masuk sampai
siswa menyelesaikan pendidikannya agar proses belajar dapat
berjalan secara efektif. 3
Mantja dan Sutisna berpendapat bahwa administrasi
kesiswaan adalah proses pengurusan segala hal yang berhubungan
dengan siswa, pembinaan selama siswa berada di sekolah sampai
lulus dari sekolah melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap
proses pembelajaran yang efektif dan efisien. Administrasi kesiswaan
berhubungan dengan tata usaha dalam penyimpanan data-data
siswa.4
Dari beberapa pengertian diatas, administrasi kesiswaan atau
dapat dinamakan dengan administrasi peserta didik adalah aktivitas
pengurusan serta layanan segala hal berkaitan dengan siswa selama
berada di sekolah yang mencakup ruang lingkup penataan data
maupun pelaporan agar proses belajar mengajar dapat berjalan secara
efektif.
Secara garis besar A. Gaffer MS mengelompokkan administrasi
kesiswaan kepada 3 bidang, antara lain:5
1. Pupil Inventory
Pupil Inventory adalah adalah gambaran data siswa yang akan
memasuki suatu lembaga pendidikan atau sekolah. Dengan

3
Sukarman Purba et al., Administrasi Supervisi Pendidikan (Yayasan Kita Menulis, 2021), 54.
4
Purba et al., Administrasi Supervisi Pendidikan, 53.
5
Astuti, Fitriana, and Handayani, Modul Administrasi Dan Supervisi Pendidikan, 38-39.

4
 adanya Pupil Inventory ini dapat diketahui gambaran tentang
keadaan siswa yang akan memasuki sekolah tersebut, dan juga
dapat melihat pertumbuhan jumlah penduduk siswa. Data ini
digunakan untuk menyusun perencanaan yang menyangkut
fasilitas sarana prasarana, tenaga pengajar dan juga untuk
rencana keuangan yang dibtuhkan oleh lembaga pendidikan.
2. Pupil Accounting
Pupil Accounting adalah penyusunan keterangan tentang
tingkah laku siswa selama di sekolah. Keterangan ini meliputi
masalah-masalah siswa yang tidak masuk sekolah, siswa yang
sering terlambat, dan sebagainya. Pupil Accounting ini lebih
banyak berhubungan dengan absensi siwa.
3. Pupil Personel Service
Pupil Personel Service adalah segala layanan dan upaya yang
dilakukan oleh lemabaga pendidikan untuk kemajuan siswa.
Layanan dan usaha disini berupa bimbingan dan konseling
terhadap siswa yang membutuhkan. Bimbingan ini berupa
bantuan untuk mengetahui bakat, minat dan potensinya dalam
mengatasi masalahnya dan untuk mengetahui langkah-langkah
belajar dan menerapkan pelajaran yang tepat dalam
kehidupannya.

B. Bentuk-Bentuk Kegiatan Administrasi Kesiswaan

Administrasi kesiswaan merupakan kegiatan pendataan atau
pencatatan siswa mulai dari awal masuk sampai meninggalkan
sekolah baik karena lulus atau karena alasan lainnya. Administrasi
kesiswaan meliputi aspek yang luas dan secara operasional dapat
digunakan untuk membantu kelancaran upaya pertumbuhan dan
perkembangan peserta didik melalui proses pendidikan di sekolah. 6
6
Muh Fadli Fajrin, Nasuha Nasuha, and Muhammad Arsyam, “Administrasi Kesiswaan Dalam
Pendidikan” (2020).

5
 Kegiatan administrasi kesiswaan antara lain:
1. Penerimaan peserta didik
Dalam kegiatan penerimaan peserta didik, lembaga pendidikan
biasanya membentuk panitia untuk mengelola penerimaan
peserta didik baru. Pada tahap penerimaan, sesuai dengan
permendikbud pasal 2 ayat (2) bahwa setiap orang berhak
mendapatkan kesempatan yang sama dalam PPDB dan PPDB
dilakukan tanpa diskriminasi.7
Kegiatan penerimaan peserta didik baru perlu memperhatikan
beberapa hal berikut:
a. Jumlah peserta didik yang akan diterima
b. Tanggal dimulai dan diakhirinya pendaftaran
c. Syarat pendaftaran
d. Formulir pendaftaran
e. Tempat pendaftaran dan tes (apabila PPDB dilakukan dengan
tes
f. Penyusunan laporan kepada kepala sekolah dan kepada
Kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten /
Kota.
2. Kebijakan penerimaan peserta didik
Kebijakan penerimaan peserta didik memuat aturan tentang
jumlah peserta didik yang dapat diterima di lembaga pendidikan
tersebut. Jumlah peserta didik telah disesuaikan dengan
kondisional masing-masing lembaga pendidikan, seperti daya
tamping, sarana prasarana, tenaga kependidikan yang ada, jumlah
peserta didik yang tinggal kelas, dsb. Selain itu, kebijakan
penerimaan peserta didik baru juga memuat mengenai system
7
Kemendikbud, “Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan (Permendikbud) Nomor 1
Tahun 2021 Tentang Penerimaan Peserta Didik Baru Jenjang TK, SD, SMP, SMA Dan SMK,”
Permendikbud, 2021,
https://lpmpkaltara.kemdikbud.go.id/wp-content/uploads/2021/01/Permendikbud-Nomor-1-Tahun-
2021.pdf.

6
 penerimaan, waktu penerimaan, serta personalia yang akan
terlibat dalam proses penerimaan peserta didik.
3. Sistem penerimaan peserta didik
Penerimaan peserta didik baru biasanya menggunakan dua
macam sistem, yaitu sistem promosi dan sistem seleksi. Sistem
promosi akan menerima setiap siswa yang telah mendaftar tanpa
adanya tes terlebih dahulu.
Sistem seleksi merupakan sistem penerimaan peserta didik
baru yang menerapkan seleksi atau penyaringan terhadap peserta
didik yang telah mendaftar, sehingga mereka yang mendaftar
sebagai calon peserta didik tidak diterima begitu saja. 8
Sistem seleksi umumnya menggunakan 3 macam cara untuk
menyeleksi peserta didik baru, yaitu seleksi hasil ujian masuk
yang meliputi psikotest, tes jasmani, tes kesehatan, tes akademik,
atau tes keterampilan; seleksi nilai UN, dan seleksi penelusuran
minat dan bakat (PMDK) yang biasanya didasarkan pada prestasi
calon peserta didik di bidang olahraga atau kesenian.
4. Kriteria penerimaan peserta didik
Dalam penerimaan peserta didik terdapat tiga macam kriteria
untuk menentukan diterima atau tidak sebagai peserta didik.
Kriteria tersebut antara lain kriteria acuan patokan (standard
criterian referenced), kriteria acuan norma (norm criterian
referenced), dan kriteria berdasarkan daya tamping sekolah.
Kriteria acuan patokan merupakan syarat atau kriteria yang telah
ditentukan sebelumnya. Sedangkan kriteria acuan norma adalah
penerimaan berdasarkan keseluruhan prestasi yang diperoleh,
dijumlah, dan direrata. Kriteria berdasarkan daya tampung
sekolah adalah penerimaan berdasarkan daya tampung yang telah

8
Ali Imron et al., Perspektif Manajemen Pendididkan Berbasis Sekolah (Malang: Universitas
Negeri Malang, 2004), 43.

7
 ditentukan sehingga memenuhi kriteria ketika di dalam cakupan
daya tampung yang telah ditentukan.
5. Pengaturan kegiatan orientasi peserta didik baru
Kegiatan orientasi peserta didik baru sangat penting, sebab
kegiatan orientasimempunyai pengaruh besar terhadap
kelancaran dan kemudahan siswa dalam proses belajar di sekolah
atau lembaga pendidikan yang bersangkutan.
6. Pengaturan kehadiran peserta didik
Untuk mengendalikan kehadiran siswa dalam mengikuti
pelajaran, pada umumnya sekolah memberlakukan sistem
presensi pada setiap siswa. Sistem presensi dilakukan saat
memulai pembelajaran atau saat jam pelajaran berakhir.
Meskipun sistem presensi dilakukan dengan ketat, tidak me
nutup kemungkinan terjadi ketidakhadiran peserta didik, baik
sebab yang berada di luar kendali atau karena kesengajaan. Untuk
mengidentifikasi penyebab ketidakhadiran peserta didik, presensi
dilakukan dengan pengelompokan sebab-sebab ketidakhadiran
peserta didik menjadi: tidak masuk karena sakit, tidak masuk
dengan izin, tidak masuk tanpa izin, dsb.
7. Pengaturan kegiatan ko-kurikuler dan ekstrakurikuler
Terdapat beberapa kegiatan penunjang pembelajaran
intrakurikuler seperti studi lapangan, karyawisata, kepramukaan,
kegiatan kesenian, olahraga, camping, dan sebagainya. Kegiatan
semacam inilah yang menjadi kegiatan penunjang proses belajar
mengajar yang pelaksanaan kegiatannya di luar waktu kegiatan
intrakurikuler. Meskipun kegiatan ini tidak tercantum dalam
kurikulum, kegiatan ini tetap perlu diatur pelaksanaannya oleh
sekolah mengingat fungsinya sebagai penunjang kegiatan internal.
8. Mengatur perpindahan (mutasi) peserta didik

8
 Perpindahan peserta didik perlu diatur karena perpindahan
antar sekolah harus disertai surat keterangan pindah dari sekolah
asal. Sekolah yang akan menerima peserta didik pindahan harus
meminta surat keterangan pindah. Demikian pula sekolah asal
harus mengeluarkan surat keterangan pindah. Surat keterangan
pindah penting sebab dengan dikeluarkannya surat keterangan
pindah berarti secara hokum telah terlepaslah
pertanggungjawaban sekolah kepada peserta didik yang
bersangkutan, begitupun sebaliknya.9
9. Tata tertib peserta didik
`Menurut Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
tanggal : 1 Mei 1974, No. 14/U/1974, tata tertib sekolah ialah
ketentuan-ketentuan yang mengatur kehidupan sekolah sehari-
hari dan mengandung sanksi terhadap pelanggarannya. Tata
tertib siswa ini memuat mengenai aturan-aturan untuk ditaati
oleh peserta didik dan mengandung hukuman sebagai
konsekuensi bagi siswa yang melanggar aturan-aturan yang telah
ditentukan.
Tujuannya agar terdapat suatu standar tingkah laku,
menjunjung tinggi citra peserta didik, serta dapat mewujudkan
suatu kedisplinan peserta didik dalam mengikuti pembelajaran di
sekolah.

C. Jenis-Jenis Dokumen Administrasi Kesiswaan

Dokumen Administrasi Kesiswaan diantaranya adalah sebagai
berikut:
1. Buku Induk

9
Johari Lubis, Administrasi Dan Perencanaan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Jakarta:
Prenadamedia Group, 2019), 48.

9
 Buku induk adalah buku untuk mencatat semua peserta
didik yang pernah dan sedang mengikuti pelajaran di sekolah
tersebut. Buku induk digunakan untuk mempermudah
penghimpunan data menyeluruh dan dapat digunakan untuk
mengecek kebenaran data milik peserta didik.
2. Buku Klaper
Buku klaper merupakan buku yang catatannya seperti buku
induk tetapi penulisannya disusun berdasarkan abjad huruf
pertama dari nama peserta didik dengan tujuan mempermudah
mencari nama atau nomor pokok siswa.
3. Daftar presensi
Buku daftar presensi dibawa oleh guru untuk mengetahui
kehadiran siswa setiap hari. Selain itu, presensi juga digunakan
sebagai bukti pelaporan kepada orang tua peserta didik.
4. Daftar mutasi
Buku / daftar mutasi berisi tentang catatan peserta didik
yang masuk dan keluar lembaga pendidikan dalam setiap bulan,
semester, atau tahun.
5. Buku legger
Buku legger yaitu buku yang berisi kumpulan nilai peserta
didik dari seluruh mata pelajaran yang digunakan sebagai bahan
pengisian rapor.
6. Buku rapor
Buku rapor adalah buku yang melaporkan prestasi belajar
peserta didik kepada orangtua atau wali maupun kepada peserta
didik itu sendiri. Selain prestasi belajar, dilaporkan juga tentang
kehadiran dan tingkah laku peserta didik.10
7. Daftar Calon & Peserta UASBN/UN
8. Pendaftaran Masuk SMP/MTS SMA/MA/SMK

10
W. Mantja, Profesionalisasi Tenaga Kependidikan, Manajemen Pendidikan Dan Supervisi
Pengajaran (Malang: Elang Mas, 2007), 212.

10
 9. Bank Data Siswa
10. Daftar Rekapitulasi Kenaikan Kelas dan Kelulusan
11. Kegiatan Pengembangan diri
12. Struktur dan jadwal penggunaan Labolatorium
13. AD/ART Osis

D. Bentuk dan Format Administrasi Kesiswaan

Untuk mempermudah jalannya administrasi kesiswaan,
diperlukan format administrasi untuk menyiapkan kelengkapan
administrasi sesuai dengan kebutuhan. Administrasi kesiswaan
memiliki berbagai bentuk dan format yang digunakan oleh sekolah
atau madrasah. Berikut beberapa contoh format administrasi
kesiswaan.

11
1. Formulir Pendaftaran Siswa Baru

12
2. Buku Induk Siswa

13
3. Buku Klapper

14
4. Jumlah Siswa

15
5. Papan Absensi Harian Siwa

6. Buku Absensi Bulanan Siswa

16
17
7. Buku Rekapitulasi Harian Siswa

18
8. Buku Rekapitulasi Absensi Siswa

19
9. Surat Keterangan Pindah Sekolah

20
10. Mutasi Siswa Selama Semester

21
11. Pendaftaran Masuk SMP/MTs – SMA/MA/SMK

22
12. Daftar Naik Kelas

23
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Administrasi administrasi kesiswaan atau dapat dinamakan
dengan administrasi peserta didik adalah aktivitas pengurusan
serta layanan segala hal berkaitan dengan siswa selama berada di
sekolah yang mencakup ruang lingkup penataan data maupun
pelaporan agar proses belajar mengajar dapat berjalan secara
efektif.
2. Bentuk-bentuk kegiatan administrasi kesiswaan antara lain,
penerimaan peserta didik, kebijakan penerimaan peserta didik,
sistem penerimaan peserta didik, kriteria penerimaan peserta
didik, tata tertib peserta didik dan ketatausahaan siswa,
3. Jenis-jenis dokumen administrasi kesiswaan antara lain Buku
Induk, Buku Klapper, Daftar Presensi, Daftar Mutasi, Buku Legger,
Buku Rapor, Daftar Calon & Peserta UASBN/UN, Pendaftaran
Masuk SMP/MTS SMA/MA/SMK, Bank Data Siswa, Daftar
Rekapitulasi Kenaikan Kelas dan Kelulusan, Kegiatan
Pengembangan diri, Struktur dan jadwal penggunaan
Laboratorium, dan AD/ART Osis
4. Format dan bentuk administrasi kesiswaan berguna untuk
menyiapkan kelengkapan administrasi sesuai dengan keubutuhan,
Terdapat beberapa format administrasi kesiswaan diantaranya
mencakup tentang format penerimaan siswa baru, data siswa,
kontrol absensi siswa, mutasi siswa, dan daftar kenaikan kelas.

24
 DAFTAR PUSTAKA

Astuti, Sri, Onny Fitriana, and Trisni Handayani. Modul Administrasi Dan
Supervisi Pendidikan. Jakarta: Feniks Muda Sejahtera, 2022.
Fajrin, Muh Fadli, Nasuha Nasuha, and Muhammad Arsyam. “Administrasi
Kesiswaan Dalam Pendidikan” (2020).
Imron, Ali, Burhanudin, and Maisyaroh. Perspektif Manajemen Pendididkan
Berbasis Sekolah. Malang: Universitas Negeri Malang, 2004.
Kemendikbud. “Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan
(Permendikbud) Nomor 1 Tahun 2021 Tentang Penerimaan Peserta
Didik Baru Jenjang TK, SD, SMP, SMA Dan SMK.” Permendikbud. Last
modified 2021.
https://lpmpkaltara.kemdikbud.go.id/wp-content/uploads/2021/01/
Permendikbud-Nomor-1-Tahun-2021.pdf.
Lubis, Johari. Administrasi Dan Perencanaan Pengembangan Sumber Daya
Manusia. Jakarta: Prenadamedia Group, 2019.
Mantja, W. Profesionalisasi Tenaga Kependidikan, Manajemen Pendidikan Dan
Supervisi Pengajaran. Malang: Elang Mas, 2007.
Purba, Sukarman, Pratiwi Bernadetta Purba, Arin Tentrem Mawati, Zainul
Imron, Sri Rezeki Fransiska Purba, Bonaraja Purba, Karwanti, Dewi
Suryani Purba, and Dina Chamidah. Administrasi Supervisi Pendidikan.
Yayasan Kita Menulis, 2021.
“Undang-Undang (UU) Tentang Sistem Pendidikan Nasional.”
https://peraturan.bpk.go.id/.

25