NAMA: Muhamad Ridho Andika.

Pengertian kantor modern

Perkantoran modern adalah suatu tempat

yang memiliki struktur bangunan besar dan
sesuai tuntutan jaman yang memiliki tata
ruang yang baik, menggunakan alat dan
perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
dan memiliki pegawai yang disiplin,
profesional serta sikap dan memiliki pola
pikir yang baik, efektif dan efisien.

Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern

1. Menerima informasi. Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya

adalah surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan berbagai kegiatan
organisasi. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu, kantorpun
memperoleh informasi.

2. Merekam informasi. Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat

disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Beberapa rekaman (record)
diminta untuk disimpan menurut hukum, tetapi di samping itu, rekaman harus
disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan
dan pengendalian organisasi. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan
hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dan sebagainya misalnya korespondensi,
pesanan, faktur, laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil analisis
lainya.

3. Mengatur informasi. Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam

bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Data dikumpulkan dari berbagai
sumber yang berbeda, perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab
untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani
manajemen, adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan
oleh staf yang terlatih dengan baik. Contoh pengaturan informasi adalah
penyiapan berbagai macam laporan.

4. Memberi informasi. Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi dari

rekamannya. Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin, sebagian lagi
bersifat khusus, dan informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis,
misalnya instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.

5. Melindungi Aset. Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas
hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi informasi saja.
 Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan
melindungi hasil rekaman yang vital, mengamankan uang tunai yang harus
disimpan di brankas atau di bank.

1. Sistem remote working akan tetap berlanjut

Setelah sistem kerja jarak jauh atau remote working diadopsi dan berjalan dalam
jangka waktu yang cukup panjang, banyak karyawan yang merasakan berbagai
keuntungan dari sistem WFH. Bahkan banyak karyawan yang memutuskan untuk
mencari perusahaan yang masih menerapkan sistem kerja WFH meskipun pandemi
telah berakhir.

Banyak orang yang percaya bahwa sistem kerja remote working atau WFH akan
menjadi sistem kerja yang permanen di sebagian besar perusahaan. Berdasarkan
survei yang dilakukan oleh perusahaan riset global Gartner, yang melibatkan 317
Chief Financial Officer (CFO) dan pemimpin divisi keuangan di dalam perusahaan,
menemukan bahwa 74% perusahaan berencana untuk mengubah sistem kerja
karyawan yang dulunya bekerja di kantor menjadi bekerja dari jarak jauh secara
permanen pasca pandemi COVID-19.

2. Teknologi akan terus memegang peranan penting

Banyak orang memprediksikan bahwa sistem kerja remote working akan tetap
berlanjut di masa depan. Dengan demikian, peran teknologi akan terus dibutuhkan.

Saat karyawan bekerja dari jarak jauh, perusahaan akan mengandalkan beragam
teknologi agar karyawan bisa tetap bekerja tanpa gangguan. Jadi, beragam aplikasi
untuk meeting virtual, absensi online, manajemen proyek, dll akan terus memegang
peran penting di masa depan

3. Kantor modern semakin diminati

Melihat peningkatan minat karyawan yang ingin bekerja secara fleksibel dari jarak
jauh, di masa depan akan ada banyak perusahaan yang memutuskan untuk
menerapkan sistem kerja WFH ataupun hybrid working. Akibatnya, kebutuhan
perusahaan akan ruang perkantoran yang luas menjadi sedikit berkurang karena
sebagian besar karyawan akan bekerja dari rumah. 

Jenis Ruang Kantor Modern

1. Virtual Office
Virtual office adalah ruang kantor modern yang memungkinkan pemilik bisnis untuk
memiliki alamat kantor yang bisa digunakan sebagai alamat legal bisnis tanpa harus
menyewa kantor fisik. Secara garis besar, fasilitas-fasilitas umum yang akan
disediakan saat Anda menyewa virtual office adalah:

 Alamat perusahaan
 Penyedia layanan virtual office akan memberikan alamat perusahaan. Alamat
tersebut dapat digunakan sebagai alamat bisnis.

 Resepsionis

Perusahaan juga akan memperoleh fasilitas berupa layanan resepsionis untuk

membantu Anda dalam menangani masalah pengiriman atau penerimaan surat,
mengatur ruang meeting, serta membantu menyambut klien atau tamu perusahaan
yang adtang ke kantor.

 Ruang meeting

Mengingat tidak semua aktivitas bisnis dapat diselesaikan secara online maka
penyedia layanan virtual office juga menyediakan ruang meeting yang dapat
digunakan. 

Dengan virtual office, perusahaan bisa menghemat biaya operasional. Selain itu,
karyawan juga tetap bisa bekerja dari manapun mereka mau.

2. Co-working Space
Co-working space adalah tempat kerja modern di mana karyawan akan berbagi
ruang kerja dengan karyawan dari perusahaan lain. Dengan kanta lain, co-working
space merupakan uang kerja bersama. 

Saat Anda menyewa kantor modern ini, Anda akan memperoleh beragam fasilitas
agar karyawan bisa bekerja dengan nyaman. Beberapa fasilitas yang disediakan
seperti:

 koneksi WiFi
 printer
 meja dan kursi kerja
 ruang meeting
 cafetaria
 dan lain-lain

Co-working space ini bisa menjadi solusi jika perusahaan Anda ingin menerapkan
sistem remote working atau hybrid working karena perusahaan tidak perlu menyewa
satu gedung fisik yang luas. Dengan co-working space, perusahaan dapat menyewa
ruangan sesuai dengan apa yang mereka butuhkan

3. Hot Desk
Hot desking adalah ruang kantor modern di mana karyawan akan menempati kursi
yang berbeda setiap harinya tergantung pada kursi mana yang kosong saat
karyawan tiba. Ruang kerja ini dapat diterapkan di kantor milik pribadi ataupun di co-
working space yang Anda sewa. Dengan menggunakan ruang hot desk, perusahaan
bisa menghindari pemborosan karena perusahaan hanya akan menyediakan kursi
berdasarkan jumlah karyawan yang bekerja dari kantor.
 Sama seperti kantor modern yang lain, saat Anda menyewa ruang hot desk, Anda
juga akan memperoleh berbagai fasilitas, seperti:

 koneksi WiFi
 dapur
 ruang meeting
 printer
 dan lain-lain

4. Daily Pass
Daily Pass adalah tempat kerja yang dapat disewa oleh 1 orang secara harian.
Kantor ini bisa menjadi solusi jika perusahaan Anda menjalankan sistem remote
working dan membutuhkan ruang untuk bekerja bersama tim selama beberapa hari
dalam seminggu atau beberapa hari dalam sebulan. Kantor daily pass ini juga dapat
dipilih bagi perusahaan-perusahaan yang tidak ingin berkomitmen untuk
berlangganan dalam durasi yang panjang. 

5. Conventional office
Meskipun sistem kerja remote akan semakin populer namun perusahaan yang
menerapkan sistem kerja on-site akan tetap ada di masa depan. Jadi, kantor
konvesional tetap akan memiliki banyak peminat.

Dengan menggunakan kantor konvensional, perusahaan Anda bisa bebas mengatur

desain ruangan agar sesuai dengan image perusahaan yang ingin dibangun. Selain
itu, perusahaan juga bisa lebih mudah dalam menerapkan budaya perusahaannya.