Virtual Office & Office Automation

A. Kantor Virtual atau Virtual Office

Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah ruang kerja yang berlokasi di dunia
internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki fisik lokasi usaha. Kantor
virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang
bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual
memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan
menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Tujuan Kantor Virtual
Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Kantor
Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan lingkungan
kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai efisiensi kerja
yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Sebuah kantor virtual dapat
memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa
ruang kantor tradisional.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office
automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas kerja
mereka. Untuk perusahaan skala kecil dan menengah menggunakan Kantor virtual tidak
sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal pengurangan kantor secara fisik, maka yang
dikurangi adalah wujud fisik kantor berupa ruangan, meja kursi, maupun lemari arsip.
Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat bekerja melalui kantor virtual. Keberadaan kantor
virtual bagi seorang karyawan dapat datang ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya,
kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik
datang dan hadir di lingkungan kantor.
Infrastruktur
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi
perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan
kondisi karyawan untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan
persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup
kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional.
Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen,
lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya.
Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:

Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi.

Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book,
dll.

Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum
diskusi, aplikasi konferensi dll.

Communication Service
C ommunication service atau layanan komunikasi yang diberikan memudahkan penyewa
kantor virtual dengan (calon) klien mereka. Tidak heran, ada yang menyebut virtual office
sebagai jembatan pertemuan pebisnis dan klien. Apa saja layanan komunikasi yang umum
diberikan?
1. Resepsionis jarak jauh
Ketika klien menelpon ke nomor telepon perusahaan (yang disewa), yang akan menerima
adalah resepsionis yang disediakan oleh penyedia virtual office. Ia akan menerima telepon
seolah-olah mereka resepsionis yang bekerja penuh waktu di perusahaan Anda. Ketika klien
berkata bahwa ia akan berbicara pada si pemilik bisnis, resepsionis jarak jauh akan
meneruskan telepon ke nomor telepon/HP pemilik bisnis, seolah-olah si pemilik bisnis ada di
dekat resepsionis.
2. Asisten virtual
Penyedia virtual office biasanya menyediakan pula layanan asisten virtual yang akan menghandle masalah administrasi perusahaan dari jarak jauh (umumnya mereka berkantor secara
teratur di kantor yang alamatnya Anda sewa menjadi alamat kantor).
3.

Call center

Pemilik bisnis biasanya sibuk sehingga tidak punya waktu untuk melayani klien atau
customer yang akan berkonsultasi maupun komplain. Untuk ini, layanan call center pun
disediakan penyedia virtual office. Semua panggilan yang masuk akan diterima dan dijawab
oleh petugas call center, biasanya menggunakan suara yang sama (sudah direkam atau
otomatis). Dengan adanya fasilitas ini, Anda tidak perlu repot-repot membuat rekaman suara
untuk call center sendiri atau mempekerjakan 1 orang khusus untuk menerima telepon masuk
sehingga Anda dapat menekan biaya operasional.
4.

Kotak suara

Klien juga kadangkala perlu meninggalkan pesan untuk kemudian didengar oleh pemilik
bisnis untuk dijawab nantinya. Untuk ini, penyedia kantor virtual menawarkan layanan kotak

suara. Layanan ini umumnya dipakai ketika telepon yang diteruskan pada Anda (call
forwarding) tidak diangkat.
5. Gedung kantor dan Ruang rapat
Klien kadangkala perlu benar-benar bertatap muka dengan pemilik bisnis untuk sekedar
berkomunikasi atau menyampaikan hal-hal yang sangat penting. Untuk ini, penyedia virtual
office menyediakan fasilitas kantor nyata yang bisa dikunjungi, sesuai dengan alamat yang
Anda peroleh saat menyewa kantor visual.
Manfaat virtual office
a. Lebih Fleksibel
Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja kita.
Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan
bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada
perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.
b. Hemat Biaya
Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita
tidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan
sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah 13 koneksi internet maka
kantor virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal
kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.
c. Banyak Pilihan Pekerjaan Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan
banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi
pekerjaan dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau
membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance.
Dan enaknya pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.
d. Penghasilan Tak Terbatas
Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak
terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaran sebanyakbanyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan.
e. Banyak mempunyai Waktu Luang Denga Keluarga
Dengan bekerja secara online kita akan mempunyai waktu dengan keluarga lebih banyak,
karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu dengan istri dan
anak kita. Sehingga hubungan dengankeluargapun menjadi lebih harmonis.
Kerugian virtual office
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga
Perkembangan Kantor Virtual

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph
Gregory mendirikan Virtual Office, Inc, di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di
seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai Intelligent Office.
Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual,
memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infratruktur
otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan
bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan
menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lainlain.
Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ruang kerja di dunia maya,
tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional.
Layanan komunikasi Kantor Virtual

Resepsionis Jarak Jauh Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan
teknologi Komunikasi yang terintegrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk
menggantikan resepsionis tradisional.

Asisten Virtual Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang
bekerja dari rumah, dan jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.

Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan
mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual
menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.

Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.

Gedung Kantor Virtual kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di
kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan
karyawan lain atau relasi.

Layanan Ruang Kantor Virtual

Alamat Profesional Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.

Alamat surat Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat
tanpa konotasi dari sebuah PO Box .

Resepsionis Tenaga Resepsionis sebagai wakil untuk menerima dan menandatangani

paket atau dokumen.

Bisnis Meeting Space Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per
jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.

Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax,
fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi /
ruang tunggu dan dapur.

Live Resepsionis Virtual Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem
otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa
membeli peralatan mahal.

Keuntungan Kantor Virtual

Secara spesifik ada lima keuntungan yang dapat diperoleh dengan keberadaan kantor virtual:
1. Pengurangan biaya operasional perusahaan seperti lokasi dan ruang tempat usaha, biaya
peralatan kantor, gaji karyawan.
2. Kantor virtual menggunakan jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk komunikasi
terjadi melalui kantor virtual tercatat secara formal.
3. Rapat atau pertemuan dapat dilakukan melalui konferensi telekonferensi dan video, dan
dokumen dapat ditransmisikan secara elektronik.
4. Pengurangan halangan aktivitas kerja seperti hujan, jalan macet, tempat jauh sudah tidak
dapat lagi menjadi alasan untuk tidak bekerja.
5. Keuntungan sosial dari kantor virtual adalah memberikan kesempatan dan kemampuan
bekerja untuk individu yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, penyandang
disabilitas, maupun lanjut usia.
Kerugian penggunaan kantor maya bagi para pegawainya antara lain:
Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena
kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang
dilakukan.
Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer
maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang
dibutuhkan menjadi berkurang.
Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang
untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi
tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang ketat pada
pengamanan sistem komputer.
Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan
kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja
kantor.
Dalam aplikasi atau penggunaan virtual office, apa saja yang akan diperoleh penyewa?
Tentunya, selain alamat kantor di lokasi strategis dengan biaya rendah. Secara umum,
layanan yang diberikan dapat dibagi menjadi 2:

Space service/layanan ruang kerja

Communication service/layanan komunikasi

Pengguna umum Virtual Office:

Home Industri barang/jasa

Akuntan

Pengacara

Hukum Perusahaan

Toko online

Dokter / Terapis

Bisnis konsultan

Mediator / resolusi konflik

Kamar Dagang

Senior manajemen

Real estat

Perusahaan hipotek

Broker Saham / perencana keuangan

Koleksi lembaga

Jaringan kelompok

Pelatih / instruktur

Inkubator

B. Office Automation
Definisi Official Automation
OBrien ( 1996 ) mendefinisikan Official Automation sebagai sistem informasi berbasis
telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan-

pesan, dokumen-dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup

kerja, dan organisasi. Official Automotion merupakan sebuah ruang kerja yang berlokasi di
dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan
untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki fisik lokasi usaha.
Kemampuan official automation untuk menghubungkan orang-orang secara elektronik
membuka jalan baru dalam hal bagaimana pekerjaan kantor dilakukan. Pekerjaan tersebut
bisa dilakukan di mana pun karyawan berada. Konsep official automation mengakui bahwa
pekerjaan kantor dapat dilakukan di hampir semua lokasi geografis selama tempat kerja
terkait dengan satu atau lebih lokasi perusahaan yang memiliki kemampuan komunikasi
elektronik. Official automation merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran
dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu
kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di
manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses
internet.

Keterangan Gambar

Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi
informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan
datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah
kata, e-mail, dan konferensi komputer.

Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan

lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.

Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti

konferensi video dan audio

Tujuan Official Automation

Penggabungan dari beberapa teknologi

Memperbaruhi proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
Meningkatkan produktivitas dan efektifitas pekerjaan
Official Automation memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan
komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah
Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Pengguna Official Automation

Official Automation digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada
dasarnya ada empat kategori pemakai Official Automation, yaitu :

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan sumber daya
perusahaan.
Profesional
Professional tidak mengelola orang, tetapi menyumbang keahlian khususnya , misalnya
pembeli, wiraniaga, dan asisten staff.
Sekretaris
Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas,
seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
Clerical Employee ( pegawai administrasi )
Biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas sekretaris, seperti mengoperasikan mesin,
menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirimkan surat.
Dampak positif Official Automation

Mendorong untuk belajar keterampilan baru

Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin
Lebih mudah dan lebih cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan
Bertambahnya
kesempatan
dalam
bidang
pemeliharaan
peralatan,
teknologi/elektronik, programmer, dan rekayasa software
Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu
Lebih sedikit pekerjaan.

Dampak negatif Official Automation

Cenderung karyawan menjadi machine-minders

Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan
Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin
Implikasi terhadap pemberi pekerjaan
Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik
Tidak semua software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan

Aplikasi Office Automation

Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :
o Pengolah Kata merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis,
sehingga memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
o

Surat Elektronik, tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah

manajer berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau
biasa disebut email efektif jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian
pesan berjarak jauh.

o Voice Mail, syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail
ialah setiap orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu
diperlukan komputer dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk
digital dan kemudian merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut
dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang
akan disampaikan.
o

Kalender Elektronik atau Electronic Calendering merupakan penggunaan jaringan

komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan.

o Konferensi Audio digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah,
sehingga dapat mengefisiensikan waktu penyampaian pesan.
o Konferensi Video merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan
televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah.
o Konferensi Komputer computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi dengan
menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan
karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Computer
converencing dapat terdiri dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang
berbeda.Selain itu, computer converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat
geografis.
o

Transmisi Faksimili, Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili
yang digunakan untuk mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang
dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian
membuat salinannya diujung yang lain. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah
dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah scr cepat dan
mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis

o Video Text ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi
dan grafik yang tersimpan ke layar CR
Macam-Macam System Otomatisasi Kantor
1

3
4

System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system
teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup
kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice
mail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system (BBS) adalah suatu
lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan
selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain
System Kolaborasi Elektronik
Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran
komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan
untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system
kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi
elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya
System Publikasi Dan Pengolahan Image Elektronik
System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi
informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari
system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik
document management, presentase graphics dan multimedia presentation.
System Pengolahan Kantor
System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor
otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitasaktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan
electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,
daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakaipemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
System Elektronik Formal
Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM
Elektronik Informal
Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat
diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

Daftar Pustaka
McLeod Raymond, Sistem Informasi Manajemen Jilid 2-edisi Bahasa Indonesia, 2001, Prentice
Hall.
http://en.wikipedia.org/wiki/Virtual_office
W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, 1999.
http://www.transformasi.net/articles/read/25/keuntungan-dan-kerugian-menggunakan-officeautomation-system.html#sthash.ro9D3Gmc.dpuf
Amsyah Zulkifli. Manajemen Sistem Informas, edisi 3. PT Gramedi. Jakarta, 2001