Selamat berjumpa di ruang diskusi ke-2, setelah Anda membaca BMP ADPU4331

Administrasi Perkantoran, Edisi 2, khususnya Modul 3, silakan aktif di ruang

diskusi ini. Materi diskusi pada inisiasi ke-2 ini adalah:

Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi berjalan sangat cepat, dan

masuk ke dalam semua bidang kegiatan, termasuk kantor . Di mulai pada era
Revolusi Industri 3.0, dikenal istilah virtual office. Pada era Revolusi Industri 4.0,
dan seterusnya bahkan prediksi perubahan akan semakin ekstrim. Sementara disisi
lain peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) dirasakan lambat. Silakan
kemukakan pendapat Anda tentang kantor virtual (dapat Anda cari di internet) dan
perbedaannya dengan pekerjaan kantor umum (manual) dan kesiapan SDM
Indonesia saat ini.

Selamat Berdiskusi!

Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelaksanaan Administrasi Perkantoran

Perkembangan teknologi pada zaman sekarang semakin canggih dan selalu meningkatkan
keunggulannya. Manusia harus mampu memahami dengan benar teknologi tersebut sesuai
dengan perkembanganya. Kemajuan teknologi memberi dampak yang sangat signifikan tidak
hanya dalam bidang ekonomi, sosial, politik, kebudayaan, tetapi juga di dunia pendidikan.
Perkembangan teknologi informasi direspon oleh organisasi dengan mendesain sistem
informasi berbasis teknologi komputer atau website. Sistem informasi yang didukung
teknologi informasi dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi jika didesain menjadi
sistem informasi yang efektif. Dalam suatu organisasi, teknologi informasi sudah menjadi
pilihan utama dalam menciptakan sistem informasi suatu organisasi yang tangguh dan
mampu melahirkan keunggulan kompetitif di tengah persaingan yang semakin ketat (Darmini
dan Putra, 2007:64-67). Saat ini banyak yang sudah menerapkan penggunaan teknologi
informasi yang telah disesuaikan dengan kebutuhannya dalam meningkatkan kinerja
karyawan maupun aparat pemerintahan. Menurut Fauziah dan Hedwig (2010:4) Teknologi
(technology) merupakan peralatan yang digunakan manusia dalam memecahkan masalah
yang digunakan sebagai pengetahuan tata cara pemakaian sebuah perangkat baik perangkat
keras maupun lunak sehingga dapat bekerja secara mudah, baik, dan efisien. Umumnya
teknologi erat kaitannya dengan kehidupan manusia. Berdasarkan aspek kehidupan sudah
digantikan dengan teknologi. Contohnya pekerjaan yang semula dikerjakan secara manual,
sekarang sudah dikerjakan melalui penggunaan teknologi. Terutama dalam hal membantu
menyelesaikan pekerjaan dengan lebih mudah.
 Perbedaan Virtual Office dan Kantor Konvensional
Kantor konvensional adalah tempat kerja yang terdiri dari ruangan-ruangan kantor yang
ditempati oleh sejumlah pegawai atau karyawan. Kantor konvensional biasanya memiliki jam
kerja yang tetap dan karyawan harus hadir di kantor pada jam kerja tersebut. Sedangkan
Virtual Office Virtual office adalah tempat kerja yang memungkinkan karyawan dapat
bekerja dari lokasi mana saja. Pegawai atau Karyawan bisa bekerja dari rumah, café, hotel,
dan tempat lainnya. Yang terpenting adalah memiliki akses internet dan perangkat komputer.

Virtual office maupun kantor konvensional merupakan dua pilihan utama dalam administrasi
perkantoran Tetapi keduanya memiliki perbedaan yang cukup mendasar, sbb.
1. Lingkungan Kerja
Di kantor konvensional, memiliki ruang kerja fisik yang dapat diakses oleh semua karyawan.
Ada juga area umum seperti ruang tunggu dan ruang makan yang bisa digunakan semua
orang di kantor. Karyawan pun bisa bertatap muka secara langsung setiap hari. Lingkungan
kerjanya sangat terorganisir dan terstruktur dengan baik. Dan budaya kerjanya beberapa
sangat formal. Sehingga kadang menghambat kreativitas karyawan.
Sedangkan di Virtual Office, tidak ada ruang kerja fisik. Semua pekerjaan dilakukan secara
online dari lokasi masing-masing karyawan. Untuk melakukan komunikasi antar karyawan,
biasanya akan dilakukan secara online meeting. Lingkungan kerjanya lebih santai dan
fleksibel, sehingga memungkinkan karyawan bisa lebih kreatif dan inovatif dalam pekerjaan
mereka.
2. Lokasi
Kantor konvensional memiliki lokasi fisik yang tetap dan jelas di mana karyawan datang
untuk bekerja setiap hari. Sementara itu, Virtual Office tidak memiliki kantor fisik. Karyawan
dapat bekerja dari rumah atau lokasi lain yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Tetapi
Virtual Office juga tetap memiliki alamat bisnis yang legal dan valid, nomor telepon bisnis
yang valid, atau bahkan bisa mendapatkan layanan ruangan meeting yang bisa digunakan
apabila ingin mengadakan meeting secara langsung.
3. Biaya
Bicara soal biaya, kantor konvensional memerlukan biaya yang lebih tinggi. Misalnya
membeli tanah untuk dibangun kantor, biaya pembangunan kantor, biaya pembelian aset atau
utilitas kantor, biaya pemeliharaan dan lain-lain. Kalaupun mau sewa kantor juga tidak
sedikit biayanya karena pasti butuh biaya pemeliharaan dan pembelian peralatan kantor
lainnya.
 Sedangkan Virtual Office, memiliki biaya yang sangat terjangkau. Biaya sewa Virtual Office
di Zanio bahkan tidak lebih dari Rp 300rb per bulan. Dengan biaya semurah itu, sudah
mendapatkan fasilitas seperti alamat domisili, Lounge Area, High Speed WiFi, Mail
Handling, Professional Receptionist, Call Handling, Meeting Room, dll.
Dengan Virtual Office, tidak perlu mengeluarkan biaya-biaya bulanan seperti listrik, internet,
biaya perbaikan, dll. Jadi sangat terjangkau sekali.
4. Fleksibilitas
Masalah fleksibilitas juga menjadi pembeda di antaranya. Untuk Kantor Konvensional,
masalah fleksibilitas memiliki keterbatasan. Dari sisi jam kerja, kantor konvensional
memiliki jadwal yang terstruktur dan tetap. Karyawan diharuskan hadir di kantor pada jam
kerja yang sudah ditentukan.
Sedangkan pada Virtual Office, memungkinkan karyawan dapat bekerja dari mana saja dan
kapan saja dengan jadwal yang lebih fleksibel.
5. Aksesibilitas
Virtual office memungkinkan perusahaan untuk mengakses talenta yang ada di seluruh dunia.
Tetapi masing-masing bisa menggunakan teknologi untuk berkomunikasi. Sedangkan kantor
konvensional, perusahaan hanya dapat merekrut karyawan dari area lokal karena lokasi
fisiknya yang tetap. Sehingga memudahkan dalam koordinasi dan kolaborasi.
6. Komunikasi
Dalam hal komunikasi, Kantor konvensional biasanya memiliki komunikasi yang lebih
terstruktur dan formal. Ini wajar karena memang bertatap muka secara langsung. Sedangkan
virtual office biasanya menggunakan teknologi untuk melakukan komunikasi, seperti email,
video conference, dan chat. Yang kadang tidak terlihat ekspresi masing-masing karyawan.
7. Supervisi
Kantor konvensional memudahkan supervisor untuk memantau dan mengawasi kinerja
masing-masing karyawan secara langsung. Namun, dalam virtual office, supervisor harus
mengandalkan teknologi untuk memantau kinerja karyawan.
Tidak bisa dipungkiri kalau kemajuan teknologi membuat sistem kerja bisa semakin mudah
dan murah. Keberadaan virtual office meskipun memiliki kekurangan diprediksi akan
semakin menjadi pilihan utama bagi pelaku bisnis untuk memiliki kantor yang lebih fleksibel.

kesiapan SDM Indonesia saat ini:

1. Kementerian Komunikasi dan Informatika RI telah mengembangkan Peta Okupasi TIK
Nasional yang dapat dijadikan acuan dalam pengembangan SDM TIK nasional.
2. berbagai SKKNI Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi telah disahkan oleh
Kementerian Ketenagakerjaan RI perlu dilengkapi agar Peta Okupasi TIK Nasional dapat
diterapkan iii dalam proses sertifikasi, pendidikan dan pelatihan kerja, serta digunakan
oleh industri TIK.
3. ekosistem sertifikasi kompetensi telah terbentuk dengan adanya Badan Nasional
Sertifikasi Profesi yang memberikan lisensi kepada Lembaga Sertifikasi Profesi sebagai
penyelenggara sertifikasi, namun perlu dilakukan harmonisasi peraturan agar dapat
diterapkan di lingkungan Aparatur Sipil Negara: (1) melakukan percepatan penyusunan
SKKNI Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi; (2) melakukan standarisasi dan
penyeragaman skema sertifikasi kompetensi yang mengacu pada Peta Okupasi TIK
Nasional; (3) melakukan standarisasi dan penyeragaman skema sertifikasi kompetensi
yang mengacu pada Peta Okupasi TIK Nasional; (4) menyelaraskan dengan proses
pengadaan Aparatur Sipil Negara dan tenaga ahli di lingungan pemerintah; dan (5)
menyusun dan menerapkan strategi pengembangan SDM TIK nasional secara
berkelanjutan.

Referensi:
-Darmini, I Nyoman Wijana Asmara Putra. 2007. Pemanfaatan Teknologi Informasi Dan
Pengaruhnya Pada Kinerja Individual Pada Bank Dan Perkreditan Rakyat Di Kabupaten
Tabanan. Jurnal akuntansi dan bisnis. Vol. 4. no.1.
-Fauziah & Hedwig, R. 2016. Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah.
-http://www.wantiknas.go.id/wantiknas-storage/file/img/kajian/POLICY%20PAPER
%201%20-%20SDM%20TIK.