Hoteling

Fokus Telecommuting yang pada awalnya hanya terbatas pada beberapa

kelas pekerja kantor tertentu saja yang dapat melakukan pekerjaan mereka di
rumah, telah meluas hingga meliputi seluruh karyawan yang hanya datang ke
kantor bilamana dibutuhkan. Konsep ini dinamakan Hoteling, dan ide dibaliknya
adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat
dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan
dukungan kantor.

Karyawan menggunakan fasilitas terpusat ini dengan cara yang sama

seperti jika mereka menggunakan sebuah hotel ketika sedang bepergian.
Karyawan melakukan reservasi atas fasilitas dengan sumber daya tertentu,
berdasarkan atas pekerjaan yang harus dilakukan. Agar visi ini dapat tercapai,
fasilitas kantor terpusat harus dikelola oleh pegawai pendukung yang memadai
dan menawarkan teknologi yang dibutuhkan.

Keuntungan Hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang

lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk
mendukung personel kantor. Resiko yang ada meliputi anggapan akan hilangnya
“bonus” oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki ruangan kantor pribadi,
hilangnya perasaan berada dalam suatu komunitas, dan potensi dampak negatif
pada budaya korporate.

Keuntungan Kantor Maya

Telecommuting dan Hoteling memungkinkan adanya kantor maya. Kantor
maya mampu mengatasi kendala – kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan
peranti elektronik sehingga memungkinkan diperolehnya beberapa potensi
keuntungan nyata, antara lain :

• Biaya fasilitas yang lebih rendah. Karena beberapa orang karyawan

bekerja di tempat lain, perusahaan tidak membutuhkan kapasitas kantor
yang sebesar dulu, sehingga memungkinkan turunnya biaya untuk sewa
dan perluasan kantor.

• Biaya peralatan yang lebih rendah. Sebagai ganti dari memberikan

seperangkat peralatan kantor kepada setiap orang, para karyawan dapat
saling berbagi peralatan dengan cara yang sama seperti partisipan di
dalam suatu jaringan area lokal berbagi sumber daya komputasi.

• Berkurangnya penghentian pekerjaan. Ketika hujan salju, badai, banjir dan

semacamnya menjadikan karyawan tidak dapat melakukan pekerjaan ke
tempat kerja fisik, aktivitas perusahaan dapat langsung terhenti. Akan
tetapi, dalam suatu kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat terus
dilanjutkan.
 • Kontribusi Sosial. Kantor maya memungkinkan perusahaan
mempekerjakan orang – orang yang sebelumnya mungkin tidak memiliki
peluang untuk bekerja. Orang – orang dengan cacat tubuh, manula, dan
para orangtua dengan anak – anak yang masih kecil dapat bekerja di
rumah. Oleh karena itu, kantor maya memberikan kesempatan bagi
perusahaan untuk mengekspresikan rasa sosialnya.

Kerugian Kantor Maya

Ketika sebuah perusahaan berkomitmen untuk menjalankan strategi kantor
maya, maka perusahaan tersebut akan melakukannya dengan telah memahami
bahwa beberapa dampak negatif yang dapat terjadi, yang meliputi :

• Moral yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan moral karyawan

yang rendah. Salah satunya adalah tidak adanya umpan balik positif yang
berasal dari interaksi tatap muka dengan atasan dan sesama rekan
kerjanya.

• Kekhawatiran akan Resiko Keamanan. Keamanan data dan informasi

dapat lebih sulit untuk dikendalikan di dalam lingkungan kantor maya.

Kantor maya menuntut adanya kerjasama oleh perusahaan maupun

karyawan agar dapat berhasil. Kantor maya dapat menuntut dedikasi yang lebih
besar dari karyawan daripada kantor tetap. Kantor maya bukanlah suatu hal
yang bisa dilakukan oleh semua orang. Kecuali jika para karyawan dapat
mendisiplinkan diri merekan untuk melakukan pekerjaan tanpa supervisi dan
motivasi, kemungkinan besar pekerjaan yang diberikan tidak akan selesai. Bagi
karyawan yang suka untuk bekerja sendirian dan menjadi atasan bagi diri
mereka sendiri, kantor maya dapat menjadi suatu sistem yang ideal.

Organisasi Maya
Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana
kantor maya dapat diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan –
sebuah organisasi maya. Di sebuah organisasi maya ( virtual organization ),
operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi
tidak terikat pada lokasi – lokasi fisik.

Dampak Sosial Organisasi Maya

 Meskipun kantor maya dan organisasi maya diidentifikasi sebagai suatu
strategi bisnis, konsep ini pada akhirnya dapat memberikan pula dampak
negatifkepada masyarakat.

Industri – industri yang paling tertarik pada kantor maya dan organisasi
maya adalah industri yang memberikan nilai tambah dalam bentuk informasi,
ide, dan kecerdasan (intelligence). Istilah Ekonomi Tiga I ( Three I Economi)
diberikan untuk menjabarkan industri – industri seperti ini. Contohnya adalah
dalam bidang pendidikan, perawatan kesehatan, hiburan, perjalanan, olahraga,
dan konsultasi. Seiring dengan semakin banyaknya industri – industri yang
tertarik dengan kantor maya, perubahan yang terjadi mungkin akan
mempengaruhi cara hampir semua orang hidup dan bekerja. Pengaruh ini akan
lebih jelas terlihat pada penampilan fisik dan fungsi dari kota – kota kita. Kantor
maya dan organisasi maya akan menurunkan permintaan gedung – gedung
pencakar langit dan transportasi, menjadikan kota kita lebih tenang, lebih
lembut, dan menjadi tempat yang lebih menarik untuk dihuni.

Agar hal seperti ini dapat terjadi setiap orang harus dapat berpartisipasi.
Pekerja di semua tingkatan harus tertarik pada pekerjaan – pekerjaan di Ekonomi
Tiga I dan mrmiliki pengetahuan dan keahlian yang di butuhkan untuk berhasil.
Tingkat kompetensi yang tinggi seperti ini membutuhkan dedikasi dari pihak
lembaga – lembaga pendidikan maupun pemerintah disemua tingkat untuk
mendorong dan memfasilitasi terjadinya perubahan.

Dewasa ini, hampir seluruh aktivitas perusahaan mencakup lebih banyak

informasi, de, dan kecerdasan dibandingkan masa lalu. Karenanya, universitas –
universitas dan SMA secara rutin memasukkan pengetahuan informasi dan
pengetahuan komputer ke dalam program – programnya. Teknologi informasi
dan sistem informasi terjalin ke dalam struktur proses – proses bisnis.

MENEMPATKAN PENGGUNA SISTEM DAN SPESIALIS

INFORMASI PADA PERSPEKTIF
Unsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling penting dalam
pengembangan dan penggunaan sistem informasi. Para pemain utama adalah
pengguna dan spesialis informasi. Kedua kelompok tersebut membentuk tim
pengembangan.

Pengembangan sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis

informasi. Namun, lama – kelamaan pengguna telah memainkan peranan yang
semakin penting. Sampai ke suatu titik ekstrem, pengguna dapat melakukan
seluruh pekerjaan pengembangan.

Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah, keadaan

dimana pekerjaan dilaksanakan juga ikut mengalami perubahan. Organisasi
tidak lagi berbentuk fisik, yang mengharuskan pekerjaan dan pekerja berada
pada suatu lokasi fisik. Jaringan komunikasi elektronik memungkinkan
perusahaan mencapai suatu organisasi maya, dimana pekerjaan dapat dilakukan
di hampir semua tempat.

KESIMPULAN
Struktur organisasi bisnis klasik yang terdiri atas area –area seperti
keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, produksi, dan pemasaran
merupakan sebuah kemasan sumber – sumber daya fisik.

Spesialis informasi dan pengguna sebuah perusahaan mencerminkan

sumber – sumber daya informasi yang berharga. Spesialis meliputi analis sistem,
administrator basis data, Webmaster dan spesialis jaringan yang bekerja secara
langsung dengan pengguna , dan juga programer dan operator, yang diberi
tugas tanggung jawab dalam mengimplementasikan sistem untuk memenuhi
kebutuhan para pengguna. Pada awalnya, seluruh spesialis informasi diletakkan
di dalam suatu unit layanan informasi yang tersentralisasi. Lama – kelamaan,
banyak dari sumber daya ini dialokasikan ke area – area bisnis dan dipimpin oleh
direktur informasi divisional. Beberapa struktur progresif yang digunakan untuk
mengdokumentasikan hubungan organisasi antara layanan informasi dan area –
area bisnis juga telah diusulkan. Struktur – struktur ini memanfaatkan jaringan –
jaringan penentuan visi yang memungkinkan perencanaan informasi strategis,
jaringan informasi yang memastikan pencapaian solusi sistem yang inovatif di
area – area bisnis, dan jaringan pencarian sumber yang memanfaatkan sumber –
sumber daya eksternal secara maksimal. Struktur – struktur ini menampilkan SI
yang bekerja sama dengan area – area bisnis dalam menghasilkan sistem,
memberikan infrastruktur kepada area bisnis sehingga area – area tersebut
dapat mengembangkan sistemnya sendiri, dan memungkinkan perusahaan
menyesuaikan tingkat sumber daya informasinya pada tingkat bisnis yang
berfluktuasi.

Meskipun keterlibatan para pengguna dalam pengembangan sistem

dibatasi sepanjang tahun – tahun awal komputasi, lama – kelamaan mereka
mendapatkan pengaruh yang semakin besar, yang mencapai puncaknya dalam
dalam komputasi pengguna akhir ( end –user-computing—EUC ). Komputasi
pengguna akhir mengharuskan pengguna mampu mengerjakan paling sedikit
beberap bagia usaha pengembangan bagi sistem mereka sendiri.

Pengguna memiliki tingkat pengetahuan informasi yang berbeda – beda,

dan perbedaan ini, ditambah dengan yang lainnya, menimbulkan variasi tingkat
dukungsn yang diberikan oleh para spesialis informasi. Ketika para pengguna
sebuah perusahaan mampu mengerjakan EUC, mereka merupakan sumber daya
informasi yang sangat berharga. EUC memungkinkan penyesuaian kemampuan
dan tantangan serta memperkecil jarak komunikasi. Risiko – risiko EUC adalah
sasaran sistem yang buruk, sistem yang dirancang dan didokumentasikan
dengan buruk, penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien, dan
hilangnya integritas data, keamanan, dan pengendalian.
 Setiap orang yang mengembangkan sistem baik itu pengguna maupun
spesialis informasi harus memiliki pengetahuan dan keahlian tertentu. Hal ini
merupakan kriteria pendidikan bagi pilihan kerier di bidang sistem informasi.
Pengetahuan melliputi pengatuhuan komputer dan informasi, dasar – dasar
bisnis, teori sistem, proses pengembangan sistem, dan pembuatan model
sistem. Keahlian meliputi komunikasi, kemampuan analitis, kreativitas, dan
kepemimpinan. Seberapa penting tingkat pengetahuan dan keahlian akan
tergantung pada individu, organisasi, dan sistem yang sedang dikembangkan.

Pengetahuan spesialis informasi dan pengguna perusahaan adalah suatu

sumber daya yang berharga dan hendaknya dikelola. Program – program
manajemen pengetahuan ( knowledge – Management –KM ) formal sering kali
terdiri atas sistem – sistem yang mengumpulkan, menyimpan,dan memilah –
milah pengetahuan. Beberapa perusahaan menggunakan peranti lunak siap
pakai sebagai dasar sistem manajemen pengetahuannya.

Otomatis kantor telah memungkinkan sebagian pekerjaan kantor tertentu

dilaksanakan di rumah, suatu fenomena yang disebut telecommuniting.
Perusahaan kemudian menyadari bahwa semua karyawan tidak harus
mengerjakan seluruh pekerjaan mereka di kantor, mereka dapat datang ke
kantor hanya bila diperlukan. Konsep ini yang disebut sebagai hoteling,
mengarah pada konsep kantor maya yang lebih luas, dimana seluruh jenis