Draft Kajian Kelembagaan
Draft Kajian Kelembagaan
K/L/PD
K/L/PD : ………………………………
Tahun 2020
DAFTAR ISI
1 PENDAHULUAN................................................................................................................................ 1
1.1 LATAR BELAKANG.......................................................................................................................................1
1.2 MAKSUD DAN TUJUAN..............................................................................................................................2
1.3 DASAR HUKUM........................................................................................................................................2
2 METODE............................................................................................................................................... 3
2.1 PENGUMPULAN DATA - INDIKATOR TEKNIS..................................................................................................3
2.2 PENGOLAHAN DATA – METODE PERHITUNGAN PENENTUAN KLASIFIKASI ORGANISASI UKPBJ.............................3
2.3 ANALISIS DATA – MENENTUKAN KLASIFIKASI ORGANISASI UKPBJ...................................................................7
3 ANALISIS DAN HASIL............................................................................................................................. 8
3.1 HASIL PERHITUNGAN INDIKATOR TEKNIS KLASIFIKASI ORGANISASI UKPBJ........................................................8
3.2 STRUKTUR ORGANISASI.............................................................................................................................8
3.3 TUGAS DAN FUNGSI..................................................................................................................................9
4 PENUTUP......................................................................................................................................... 18
LAMPIRAN............................................................................................................................................ 19
1 Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Terbitnya Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah mengamanatkan bahwa Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) berbentuk
struktural yang memiliki fungsi Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa, Pengelolaan Sistem
Informasi Secara Elektronik, Pembinaan Kelembagaan dan SDM Pengadaan, Pemberian
Bimbingan Teknis dan Advokasi Pengadaan Barang/Jasa dan tugas lainnya seperti Agen
Pengadaan dan Pelaksanaan Penyusunan Strategi Pengadaan dan lain sebagainya.
Salah satu amanat Perpres adalah pembentukan UKPBJ yang menjadi Pusat Keunggulan
Pengadaan (Procurement Center of Excellence). UKPBJ sebagai pusat keunggulan pengadaan
adalah unit kerja yang memiliki karakteristik strategis, kolaboratif, berorientasi pada kinerja,
proaktif, dan mampu melakukan perbaikan berkelanjutan sehingga merupakan pendorong
dalam penciptaan nilai tambah dan manfaat dalam kegiatan pengadaan barang/jasa di
Indonesia.
Perpres No 16 Tahun 2018 dan peraturan turunannya secara tegas menyatakan bahwa
kelembagaan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) yang dibentuk di
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah adalah UKPBJ yang berbentuk struktural.
Sebagai lembaga struktural, UKPBJ mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan hanya
sebagai lembaga adhoc, antara lain:
1 Pengadaan Barang/Jasa menjadi fungsi utama, sehingga visi, misi, target, strategi,
dan tujuan UKPBJ dapat diarahkan secara tepat.
2 Personel yang tergabung ke dalam UKPBJ dapat bertindak secara professional untuk
mendukung proses bisnis UKPBJ tanpa gangguan pelaksanaan fungsi lain.
3 Penganggaran kelembagaan menjadi lebih mandiri dan independen, perencanaan
dan keputusan untuk mengalokasikan anggaran kegiatan pun dapat ditentukan
sesuai dengan kebutuhan organisasi.
UKPBJ sebagai Pusat Keunggulan Pengadaan Barang/Jasa adalah unit kerja yang memiliki
karakter strategis, kolaboratif, berorientasi pada kinerja, proaktif dan mampu melakukan
perbaikan berkelanjutan sehingga merupakan pendorong dalam penciptaan nilai tambah
(value added) dan manfaat dalam Pengadaan Barang/Jasa di Indonesia.
Untuk mencapai peran sebagai Pusat Keunggulan Pengadaan Barang/Jasa UKPBJ diberikan
seperangkat fungsi yang bersinergi antara satu fungsi dengan fungsi lainnya dalam rangka
mendorong Pengadaan Barang/Jasa yang efektif dan efisien. Dalam hal ini UKPBJ
melaksanakan fungsi sebagaimana terdapat pada tabel berikut:
1. Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa
2. Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik
3. Pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa
1
4. Pelaksanaan, Pendampingan, Konsultasi dan/atau Bimbingan Teknis Pengadaan
Barang/Jasa
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah
yang berkaitan dengan tugas dan fungsinya
2
2 Metode
2.1 Pengumpulan Data - Indikator Teknis
Berikut ini adalah indikator teknis penentuan klasifikasi UKPBJ :
3
Penjelasan mengenai penentuan kelas interval setiap indikator teknis, skala nilai, bobot, dan skor
sebagaimana dijelaskan pada tabel berikut:*
4
> 600 1000 150
6 Jumlah Pemegang Sertifikat
Ahli PBJ
≤ 200 200 5 10
> 200 – 400 400 20
> 400 – 600 600 30
> 600 – 800 800 40
> 800 1000 50
7 Jumlah Organisasi Perangkat
Daerah
≤ 20 200 10 20
> 20 – 25 400 40
> 25 – 30 600 60
> 30 – 35 800 80
> 35 1000 100
8 Jumlah Penyedia yang
Terdaftar di LPSE
≤ 100 200 10 10
> 100 – 200 400 20
> 200 – 300 600 30
> 300 – 400 800 40
> 400 1000 50
Total Skor Teknis 100 1000
6
> 150 – 200 600 30
> 250 – 300 800 40
> 300 1000 50
Total Skor Teknis 100 1000
7
3 Analisis dan Hasil
3.1 Hasil Perhitungan Indikator Teknis Klasifikasi Organisasi UKPBJ
Berdasarkan hasil perhitungan penentuan klasifikasi UKPBJ menurut Peraturan Menteri Dalam
Negeri Nomor 112 tentang Pedoman Pembentukan UKPBJ di Pemerintah Daerah Provinsi dan
Kabupaten/Kota maka UKPBJ Provinsi/Kabupaten/Kota_____________ diperoleh skor ___ maka
berdasarkan ketentuan peraturan tersebut UKPBJ yang dapat dibentuk adalah ___________.
Kelas A Provinsi
Biro Pengadaan
Barang/Jasa
Jabatan
Fungsional
Bagian/Satpel
Bagian/Satpel Bagian/Satpel
Layanan
Pengelolaan Pembinaan dan
Pengadaan
Pengadaan Advokasi
Secara Elektronik
Subbagian/Satpel Subbagian/Satpel Subbagian/Satpel Fasilitasi
Pengelolaan Strategi PBJ Pengelolaan SPSE Pembinaan SDM
Subbagian/Satpel Subbagian/Satpel Subbagian/Satpel Fasilitasi
Pelaksanaan PBJ Pengembangan SI Penguatan Kelembagaan
Subbagian/Satpel Subbagian/Satpel Subbagian/Satpel
Monev PBJ Pengelolaan Informasi Pendampingan, Konsultasi,
PBJ Bimbingan PBJ
Kelas B Provinsi
Bagian Pengadaan
Barang/Jasa
Jabatan
Fungsional
Sub Sub
Sub Bagian/Satpel
Bagian/Satpel Bagian/Satpel
Layanan Pengadaan
Pengelolaan Pembinaan dan
Secara Elektronik
Pengadaan Advokasi
8
Kelas A Kabupaten/Kota
Bagian Pengadaan
Barang/Jasa
Jabatan
Fungsional
Sub Sub
Sub Bagian/Satpel
Bagian/Satpel Bagian/Satpel
Layanan Pengadaan
Pengelolaan Pembinaan dan
Secara Elektronik
Pengadaan Advokasi
Kelas B Kabupaten/Kota
Kelas A Provinsi
9
barang/jasa
Sub Bagian Pengelolaan Strategi a. Inventarisasi paket pengadaan
Pengadaan Barang/Jasa barang/jasa
b. Pelaksanaan riset dan analisis pasar
barang/jasa, dan
c. Penyusunan strategi pengadaan
barang/jasa
Sub Bagian Pelaksanaan Pengadaan a. Penyiapan dan pengelolaan dokumen
Barang/Jasa pemilihan beserta dokumen
pendukung lainnya dan informasi yang
dibutuhkan
b. Pelaksanaan pemilihan penyedia
barang/jasa
c. Penyusunan dan pengelolaan katalog
elektronik local/sectoral, dan
d. Membantu perencanaan dan
pengelolaan kontrak pengadaan
barang/jasa pemerintah
11
Kelas B Provinsi
12
3 Bagian Pembinaan dan Advokasi a. Pembinaan bagi para pelaku
Pengadaan Barang/Jasa pengadaan barang/jasa pemerintah,
terutama para Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa dan personel UKPBJ
b. Pengelolaa manajemen pengetahuan
pengadaan barang/jasa
c. Pembinaan hubungan dengan para
pemangku kepentingan.
d. Pengelolaa dan pengukuran tingkat
kematangan UKPBJ
e. Pelaksanaan analisis beban kerja UKPBJ
f. Pengelolaan personel UKPBJ
g. Pengembangan sistem insentif personel
UKPBJ
h. Fasilitasi implementasi standardisasi
layanan pengadaan secara elektronik
i. Pengelola dan pengukuran kinerja
pengadaan barang/jasa pemerintah
j. Bimbingan teknis, pendampingan,
dan/atau konsultasi proses pengadaan
barang/jasa pemerintah di lingkungan
Pemerintah Provinsi, Kabupaten/Kota,
dan Desa
k. Bimbingan teknis, pendampingan,
dan/atau konsultasi penggunaan
seluruh sistem informasi pengadaan
barang/jasa pemerintah, antara lain
SIRUP, SPSE, e-katalog, e-monev, SIKaP,
dan
l. Layanan penyelesaian sengketa kontrak
melalui mediasi.
Kelas A Kabupaten/Kota
13
1 Sub Bagian Bagian Pengelolaan a. Inventarisasi paket pengadaan
Pengadaan Barang/Jasa barang/jasa
b. Pelaksanaan riset dan analisis pasar
barang/jasa, dan
c. Penyusunan strategi pengadaan
barang/jasa
d. Penyiapan dan pengelolaan dokumen
pemilihan beserta dokumen
pendukung lainnya dan informasi yang
dibutuhkan
e. Pelaksanaan pemilihan penyedia
barang/jasa
f. Penyusunan dan pengelolaan katalog
elektronik local/sectoral, dan
g. Membantu perencanaan dan
pengelolaan kontrak pengadaan
barang/jasa pemerintah
h. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan
pengadaan barang/jasa
2 Sub Bagian Pengelolaan Layanan a. Pelaksanaan pengelolaan seluruh
Pengadaan Secara Elektronik sistem informasi pengadaan
barang/jasa (termasuk akun pengguna
sistem pengadaan secara elektronik)
dan infrastrukturnya
b. Pelaksanaan pelayanan pengadaan
barang/jasa pemerintah secara
elektronik
c. Fasilitasi pelaksanaan registrasi dan
verifikasi pengguna seluruh sistem
informasi pengadaan barang/jasa
d. Identifikasi kebutuhan pengembangan
sistem informasi
e. Pengembangan sistem informasi yang
dibutuhkan oleh UKPBJ
f. Pelayanan informasi pengadaan
barang/jasa pemerintah kepada
masyarakat luas
g. Pengelolaan informasi kontrak
h. Mengelola informasi manajemen
barang/jasa hasil pengadaan
14
3 Bagian Pembinaan dan Advokasi a. Pembinaan bagi para pelaku
Pengadaan Barang/Jasa pengadaan barang/jasa pemerintah,
terutama para Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa dan personel UKPBJ
b. Pengelolaa manajemen pengetahuan
pengadaan barang/jasa
c. Pembinaan hubungan dengan para
pemangku kepentingan.
d. Pengelolaa dan pengukuran tingkat
kematangan UKPBJ
e. Pelaksanaan analisis beban kerja UKPBJ
f. Pengelolaan personel UKPBJ
g. Pengembangan sistem insentif personel
UKPBJ
h. Fasilitasi implementasi standardisasi
layanan pengadaan secara elektronik
i. Pengelola dan pengukuran kinerja
pengadaan barang/jasa pemerintah
j. Bimbingan teknis, pendampingan,
dan/atau konsultasi proses pengadaan
barang/jasa pemerintah di lingkungan
Pemerintah Provinsi, Kabupaten/Kota,
dan Desa
k. Bimbingan teknis, pendampingan,
dan/atau konsultasi penggunaan
seluruh sistem informasi pengadaan
barang/jasa pemerintah, antara lain
SIRUP, SPSE, e-katalog, e-monev, SIKaP,
dan
l. Layanan penyelesaian sengketa kontrak
melalui mediasi.
Kelas B Kabupaten/Kota
15
1 Fungsi Pengelolaan Pengadaan a. Inventarisasi paket pengadaan
Barang/Jasa barang/jasa
b. Pelaksanaan riset dan analisis pasar
barang/jasa, dan
c. Penyusunan strategi pengadaan
barang/jasa
d. Penyiapan dan pengelolaan dokumen
pemilihan beserta dokumen
pendukung lainnya dan informasi yang
dibutuhkan
e. Pelaksanaan pemilihan penyedia
barang/jasa
f. Penyusunan dan pengelolaan katalog
elektronik local/sectoral, dan
g. Membantu perencanaan dan
pengelolaan kontrak pengadaan
barang/jasa pemerintah
h. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan
pengadaan barang/jasa
2 Fungsi Layanan Pengadaan Secara a. Pelaksanaan pengelolaan seluruh
Elektronik sistem informasi pengadaan
barang/jasa (termasuk akun pengguna
sistem pengadaan secara elektronik)
dan infrastrukturnya
b. Pelaksanaan pelayanan pengadaan
barang/jasa pemerintah secara
elektronik
c. Fasilitasi pelaksanaan registrasi dan
verifikasi pengguna seluruh sistem
informasi pengadaan barang/jasa
d. Identifikasi kebutuhan pengembangan
sistem informasi
e. Pengembangan sistem informasi yang
dibutuhkan oleh UKPBJ
f. Pelayanan informasi pengadaan
barang/jasa pemerintah kepada
masyarakat luas
g. Pengelolaan informasi kontrak
h. Mengelola informasi manajemen
barang/jasa hasil pengadaan
16
3 Fungsi Pembinaan dan Advokasi a. Pembinaan bagi para pelaku
Pengadaan Barang/Jasa pengadaan barang/jasa pemerintah,
terutama para Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa dan personel UKPBJ
b. Pengelolaa manajemen pengetahuan
pengadaan barang/jasa
c. Pembinaan hubungan dengan para
pemangku kepentingan.
d. Pengelolaa dan pengukuran tingkat
kematangan UKPBJ
e. Pelaksanaan analisis beban kerja UKPBJ
f. Pengelolaan personel UKPBJ
g. Pengembangan sistem insentif personel
UKPBJ
h. Fasilitasi implementasi standardisasi
layanan pengadaan secara elektronik
i. Pengelola dan pengukuran kinerja
pengadaan barang/jasa pemerintah
j. Bimbingan teknis, pendampingan,
dan/atau konsultasi proses pengadaan
barang/jasa pemerintah di lingkungan
Pemerintah Provinsi, Kabupaten/Kota,
dan Desa
k. Bimbingan teknis, pendampingan,
dan/atau konsultasi penggunaan
seluruh sistem informasi pengadaan
barang/jasa pemerintah, antara lain
SIRUP, SPSE, e-katalog, e-monev, SIKaP,
dan
l. Layanan penyelesaian sengketa kontrak
melalui mediasi.
17
4 Penutup
Berdasarkan kajian akademis diatas, untuk mencapai UKPBJ sebagai Pusat Keunggulan
Pengadaan Barang/Jasa, Provinsi/Kabupaten/Kota________ perlu membentuk UKPBJ dalam
bentuk struktural berupa _______(Biro/Bagian/Sub Bagian) Pengadaan Barang/Jasa.
18
Lampiran
No Indikator Teknis* Jumlah Skor
1 Rata-rata nilai total paket 3 tahun
terakhir
2 Rata-rata jumlah paket Pekerjaan
Konstruksi 3 tahun terakhir
3 Rata-rata jumlah paket Pengadaan
Barang 3 tahun terakhir
4 Rata-rata jumlah paket Jasa
Konsultansi 3 tahun terakhir
5 Rata-rata jumlah paket Jasa Lainnya
3 tahun terakhir
6 Jumlah pemegang sertifikat ahli PBJ
7 Jumlah OPD
8 Jumlah Kelurahan/Desa
9 Jumlah Penyedia yang terdaftar di
LPSE
Total
19
20