CASE STUDY

PERUSAHAAN JASA KEPELABUHANAN DAN JASA PENUNJANG DI INDONESIA

Mata Kuliah : Seminar Sistem Informasi Akuntasi

Dosen Pengampu : Adhi Alfian, MAk., MiM.
Program : Magister Akuntansi Departemen Akuntansi Universitas Padjadjaran

1. Wilayah Kerja dan Bidang Usaha

Wilayah kerja dan pelabuhan (10 wilayah kerja dan 12 pelabuhan) yang tersebar di wilayah
Indonesia bagian barat. Bidang usaha Perseroan meliputi:
a. Pelayanan Kapal. Pelayanan kapal merupakan jasa kegiatan operasional kapal mulai dari masuk
hingga keluar pelabuhan. Pelayanan kapal meliputi: Jasa Labuh, Jasa Tambat, Jasa Pandu, Jasa
Tunda, Jasa Pelayanan Air, Jasa Kepil.
b. Pelayanan Barang. Pelayanan barang merupakan pelayanan bongkar muat mulai dari kapal
bongkar muat barang hingga penyerahan ke pemilik barang. Pelayanan barang meliputi:
Dermaga Umum, gudang Penumpukan, Lapangan Penumpukan, Dermaga Khusus
c. Pelayanan Rupa-Rupa. Pelayanan rupa-rupa merupakan jasa pelayanan yang menunjang
kegiatan yang ada di pelabuhan. Pelayanan rupa-rupa meliputi: Jasa Pemeliharaan Alat-Alat
Pelabuhan, Jasa Penyewaan Tanah, Bangunan, Air, dan Listrik (TBAL), Jasa Fasilitas Rupa-Rupa
Usaha

2. Struktur tata kelola

a. Rapat Umum Pemegang Saham. RUPS memiliki wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi
atau Dewan Komisaris, dalam batas yang ditentukan dalam undang-undang atau anggaran
dasar. Wewenang tersebut, antara lain:
o Meminta pertanggungjawaban Dewan Komisaris dan Direksi terkait dengan pengelolaan
Perseroan
o Mengubah Anggaran Dasar
o Mengangkat dan memberhentikan Direktur dan Anggota Dewan Komisaris
o Memutuskan pembagian tugas dan wewenang pengurusan di antara Direktur dan lain-
lain.
Sebagai perwujudan dari Tata Kelola Perseroan yang Baik, Perseroan menjamin untuk
memberikan segala keterangan yang berkaitan dengan Perseroan kepada RUPS, sepanjang
tidak bertentangan dengan kepentingan Perseroan dan peraturan perundangundangan.
b. Dewan Komisaris. Dewan Komisaris merupakan organ perseroan yang bertugas untuk
melaksanakan fungsi pengawasan dan pemberi nasihat terkait dengan pengelolaan Perseroan
yang dilaksanakan oleh Direksi. Khususnya terkait strategi usaha, tata kelola perseroan,
implementasi pengendalian internal dan kepatuhan perseroan terhadap peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
 Di tahun 2015, Perseroan tidak memiliki Komisaris Independen. Untuk semakin
menyempurnakan implementasi GCG, saat ini Perseroan sedang dalam proses perumusan dan
pertimbangan atas penunjukkan Komisaris Independen di tahun 2016 sesuai dengan Undang-
Undang, ketentuan dan kriteria yang berlaku.
Seluruh anggota Dewan Komisaris diwajibkan untuk membuat Pernyataan Independensi Dewan
Komisaris, yang memuat keterangan bahwa tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan,
kepemilikan saham dan atau hubungan dengan anggota Dewan Komisaris lainnya dan atau
dengan Pemegang Saham atau hubungan lainnya dengan Perseroan yang dapat mempengaruhi
independensi.
c. Komite di Bawah Dewan Komisaris
Komite Audit. Komite Audit dibentuk untuk membantu Dewan Komisaris melakukan
pengawasan terhadap pengelolaan Perseroan sesuai dengan prinsip GCG. Anggota Komite
Audit diangkat dan diberhentikan oleh Dewan Komisaris dan dilaporkan kepada RUPS.
Komite Pemantau Manajemen Risiko. Komite Pemantau Manajemen Risiko (KPMR) dibentuk
untuk meningkatkan kualitas pengawasan dan pemberian nasihat Dewan Komisaris dalam risiko
manajemen perseroan Enterprise Risk Management (ERM).
Komite Nominasi dan Remunerasi. Pembentukan Komite Nominasi dan Remunerasi ini
bertujuan untuk memberikan dukungan bagi Dewan Komisaris dalam mengawasi implementasi
kebijakan nominasi dan remunerasi Direksi, Tim Manajemen dan karyawan.
d. Dewan Direksi
Direksi termasuk organ perseroan yang memiliki tanggung jawab untuk untuk memastikan
bahwa seluruh aktivitas pengelolaan Perseroan seperti operasional, keuangan, serta lainnya
berjalan secara efi sien dan efektif serta sesuai prinsip-prinsip GCG. Direksi senantiasa
melaksanakan pengelolaan usaha sekaligus mengelola dan melindungi kekayaan perseroan,
strategi, dan rencana anggaran secara teratur serta merupakan representasi dari perseroan baik
secara internal maupun eksternal.

3. Sistem pengendalian internal

Demi mencapai tujuan-tujuan atau objektif yang telah ditetapkan, Perseroan membutuhkan
sistem pengendalian internal yang dirancang dengan matang. Sistem pengendalian internal yang
diterapkan Perseroan mencakup semua hal yang berkaitan dengan kontrol, termasuk kontrol
keuangan, operasional dan kepatuhan. Secara spesifik, sistem pengendalian internal dirancang untuk
memberikan keyakinan yang memadai kepada manajemen bahwa Direksi telah melakukan
penelaahan atas efektivitas sistem pengendalian internal.
Sistem Pengendalian Internal Perseroan telah disahkan oleh Direksi. Dalam implementasinya,
Perseroan terus berupaya memperkuat sistem pengendalian internal melalui:
a. Menciptakan lingkungan dan aktivitas pengendalian melalui penyempurnaan struktur
organisasi, yang mencakup pemisahan tugas dan kewenangan, kebijakan, penerapan sistem
dan prosedur operasi. Aturan pada tingkat manajemen mengharuskan adanya aktivitas
pengendalian sebagai first line of defense pada semua proses bisnis.
b. Penerapan enterprise risk management, risiko-risiko utama dan strategis telah diidentifikasi,
dipetakan, dan dikelola secara memadai.
c. Implementasi Information and Communication Technology (ICT), yang mencakup seluruh
aktivitas perseroan hingga pelaporan.
d. Proses monitoring dan evaluasi dilakukan oleh atasan langsung sebagai second line of defense.
 Pedoman umum sistem internal ini disusun dengan mengacu pada COSO framework principles
dan telah ditetapkan dengan surat keputusan Direksi. Hasil evaluasi atas sistem pengendalian internal
perseroan pada masing-masing komponen diantaranya mencakup:
a. Lingkungan Pengendalian
o Pedoman perilaku (Code of Conduct) telah disampaikan ke setiap insan Perseroan. Di
samping itu, dapat pula diakses melalui website Perseroan, sehingga tidak hanya insan
Perseroan tetapi stakeholder lainnya seperti pelanggan, pemasok, dan pihak-pihak
lainnya yang berkepentingan dapat mengetahui serta memahami aturan dan perilaku
tersebut.
o Independensi Dewan Komisaris terhadap manajemen ditunjukkan ketika harus
memberikan rekomendasi atas usulan bisnis dari Direksi. Semua usulan tidak mendapat
rekomendasi tanpa melalui kajian dari Komite Audit maupun Komite Pemantau
Manajemen Risiko. Melalui rapat koordinasi rutin dengan SPI, Komisaris melalui Komite
Audit melakukan penelaahan atas pelaksanaan fungsi pengawasan SPI termasuk
perkembangan penerapan atas pengembangan pedoman umum sistem pengendalian
internal Perseroan.
o Visi perusahaan telah menjadi daya tarik bagi para tenaga muda maupun profesional
untuk bergabung dan menjadi bagian dari sumber daya Perseroan. Selain itu, manajeman
memiliki kepedulian tinggi untuk memiliki SDM yang andal dan berkualitas melalui
program pendidikan pasca sarjana baik di dalam maupun luar negeri, accelerated
development program untuk mempersiapkan pemimpin masa depan sampai dengan
perbaikan paket remunerasi untuk menjamin kesejahteraan yang lebih baik.
b. Identifikasi Risiko
o Sebagai bagian dari transformasi Perseroan, visi dan strategi telah diidentifikasikan
kembali sehingga Perseroan memiliki tujuan yang lebih jelas, spesifik dan terukur. Hal ini
lebih memudahkan manajamen dalam melakukan identifikasi risiko yang melekat pada
pencapaian tujuan Perseroan.
o Berdasarkan risiko-risiko yang telah teridentifikasi kemungkinan terjadi dan dampaknya
dapat dikendalikan serta dapat diterima dalam risk appetite.
o Enterprise Risk Management yang diterapkan mengharuskan adanya prosedur
pemantauan perubahan lingkungan bisnis sebagai upaya untuk pengkinian (update risk
register).
c. Aktivitas Pengendalian
o Dalam rangka mengendalikan risiko sehingga masuk ke dalam risk appetite, saat ini
Direktorat Operasi sedang melakukan penyempurnaan seluruh bisnis model pelayanan
kapal dan barang sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan
mengefektifkan pengendalian internal. Termasuk di antaranya menerapkan sistem
aplikasi untuk terminal petikemas, terminal kendaraan, sistem pergudangan,
pengelolaan lapangan, dermaga, armada dan sebagainya.
o Penyempurnaan seluruh bisnis model pelayanan di atas merupakan upaya untuk
menerapkan kebijakan pengendalian internal ke seluruh unit kerja dan semua aktivitas.
d. Informasi Dan Komunikasi
o Biro Sistem Informasi meningkatkan efektivitas sistem pengendalian intern dengan
mengembangkan data acquisition system yang memungkinkan pencatatan data otomatis
terhadap semua aktivitas operasi. Selanjutnya data diolah untuk menghasilkan kinerja
dalam rangka meningkatkan kinerja dan kualitas pelayanan.
 o Hal-hal yang bersifat dan dapat mempengaruhi internal control dikomunikasikan kepada
pihak-pihak eksternal.
e. Pemantauan dan Evaluasi
o Pemantauan dan evaluasi yang dilakukan secara periodik maupun terus menerus
dimaksudkan untuk memastikan bahwa sistem pengendalian internal berfungsi dengan
baik dalam mengendalikan risiko.

Perusahaan juga memiliki unit Satuan Pengawasan Internal (SPI), yang merupakan organ tata
kelola perseroan yang menjalankan fungsi pengawasan Perseroan. SPI merupakan organ Direksi yang
bersifat independen, yang membantu Direksi dalam mengevaluasi aktivitas operasional, keuangan,
dan investasi secara efektif dan efisien. Sesuai dengan Piagam Satuan Pengawasan Internal, SPI
merupakan mitra strategis yang tanggap dan dapat dipercaya bagi Direksi dan Manajemen Perseroan.
SPI memberikan assurance atas penerapan manajemen risiko, pengendalian internal, dan Tata Kelola
Perseroan yang Baik di lingkungan Perseroan.
Satuan Pengawas Internal dipimpin seorang Kepala Satuan Pengawas Internal yang melapor
langsung kepada Direktur Utama. Kepala SPI diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama dengan
persetujuan Dewan Komisaris. Untuk menjaga independensinya, Kepala SPI dan seluruh staf SPI
dilarang terlibat dalam pengambilan keputusan dan kegiatan operasional Perseroan, anak perseroan,
perseroan asosiasi, dan kerja sama operasi yang dapat mengganggu independensi Satuan Pengawas
Internal.

4. General IT Governance
Dalam implementasinya, ICT telah menjadi enabler yang turut mendukung “Operational
Excellence” Perseroan mulai dari aspek administrasi, perencanaan, operasional, keuangan, SDM,
pengawasan dan komunikasi dan mendorong terciptanya efisiensi baik dari segi waktu maupun biaya.
Di tahun 2015 Perseroan telah mengaktualisasikan berbagai peningkatan dan pembenahan di
bidang teknologi informasi. Antara lain:
a. Pengoperasian Data Center di Serpong dan Jatiluhur tetap dilakukan, dalam rangka
mendukung Business Continuity Management. Beberapa aplikasi yang sebelumnya
ditempatkan di ruang server di area pelabuhan secara bertahap dipindahkan ke 2 (dua) data
center dengan pertimbangan aspek keamanan dan kemudahan integrasi antar aplikasi.
b. Penyediaan layanan jaringan Wide Area Network (WAN) yang menghubungkan Data Center
dengan Kantor Cabang Pelabuhan dan Kantor Anak Perusahaan dengan menggunakan
teknologi Virtual Private Network (VPN). Untuk seluruh Cabang Pelabuhan juga telah
dilengkapi dengan jaringan backup untuk mengantisipasi apabila jaringan utama bermasalah.
c. Penyediaan jaringan VPN di 4 (empat) Kantor Agen Pelayaran yang beroperasi di Pelabuhan
Tanjung terbesar yang dikelola perusahaan, sehingga Agen Pelayaran dan pemilik
barang/freight forwarder dapat melakukan transaksi permintaan pelayanan dan pembayaran
tanpa perlu datang ke pelabuhan.
d. Penerapan VPN Over GSM bekerja sama dengan pihak provider yang memungkinkan input
data transaksi yang menggunakan mobile device dapat menggunakan jaringan provider.
e. Pengadaan mobile device berupa handheld dan vehicle mounted terminal yang dipasang di
alat RTg dan pager yang dipasang di internal truk (haulage) untuk pengoperasian terminal
operating system OPUS.
 Untuk menyempurnakan sistem finansial, Perseroan mengembangkan beberapa aplikasi, yaitu:
a. Implementasi budget control di kantor Pusat di mana proses penyampaian usulan alokasi
anggaran (Purchase requisition) dan approval dari user ke Direktorat Keuangan dilakukan
secara elektronik dan Direktorat Keuangan bisa mengetahui saldo anggaran per pusat
pelayanan, baik investasi/eksploitasi secara akurat melalui sistem ERP.
b. Penyesuaian tagihan jasa kepelabuhanan dari Dollar ke Rupiah dan telah diberlakukan per 1
Juli 2015 untuk seluruh Cabang dan Anak Perusahaan.
c. Implementasi auto collection untuk jasa pelayanan kapal sebagai pengganti pembayaran di
muka (Sistem Uper/CMS/Pembayaran tunai).
d. Financial closing & consolidation untuk mendukung tutup buku keuangan dengan cut off data
tanggal 25 setiap bulan dan tanggal 31 Desember untuk tahunan.
e. Pembenahan database pelanggan sebagai langkah awal untuk implementasi Customer
Relationship Management (CRM), berupa data cleansing terhadap database pengguna jasa
pelanggan kapal.

PETUNJUK PENGERJAAN

Berdasarkan gambaran profil perusahaan diatas, saudara diminta untuk:

a. Menjelaskan poin utama yang spesifik dimiliki dan dijalankan perusahaan sesuai dengan bidang
usahanya dalam pemberian jasa kepelabuhanan dan jasa penunjang, serta mengapa hal
tersebut dibutuhkan oleh perusahaan.
b. Analisis kelayakan praktik pengendalian internal yang sudah dijalankan berdasarkan prinsip
praktik proses bisnis perusahaan, dan usulan pengembangan yang diperlukan kedepan.
c. Menjelaskan pengembangan pengaplikasian Sistem Informasi yang dibutuhkan oleh
perusahaan kedepan disertai dengan alasan mengapa Sistem Informasi tersebut dibutuhkan.
d. Apabila auditor berencana melaksanakan audit atas pengimplementasian Sistem Informasi di
perusahaan, aspek apa saja yang harus diperhatikan dan bagaimana kerangka kerja proses audit
yang perlu dilakukan.