Notulensi Evaluasi Baksos Forsmawi 2022

Panitia

Divisi Pendanaan :

• Masalah Nyebar Proposal dan follow up. Fokusnya terbagi-bagi. Antara Nyebar dan follow
up satu waktu.
• Teman-teman datangnya sering telat,pas cari dana. Efeknya kalau kesiangan kesulitan cari
uang.
• Kurang Kontribusi teman-teman lainnya. yang ikut membantu anak pendanaan. Waktunya,
habis juga untuk di UPT.
• Untuk pendanaan jangan di gabung dengan danusan karena ekotif sendiri kurang
kontribusinya.
• Anggotanya yang kurang aktif mba alfani, selain itu sudah kontribusi semuannya.
• Masalah, list-listan pemetaan wilayah tidak dikirim ke grub besar agar tidak ada campur
aduk.
• Kurang Orang Yang membantu kontribusi di pendanaan. Selain itu, mungkin di karenakan
kurangnya penyebaran informasmi masalah pemetaan dana yang di dapat dari toko mana.
• Kurang jelasnya siapa yang memegang uang, Untuk minta uang. Jadi ketika butuh uang
kesulitan meminta uang
• Dari Perkab banyak dari panitia kurang tau mengenai sponsoran yang mau dituju yang
mana
• Dari Humas kurang kontribusi dari teman-teman , tapi disisi lain kontribusi juga sudah
berusaha dilakukan teman-teman meskipun melalui danusan dsb. Ataupun memvanti
secara kecil-kecilan
• Dari MM kontrubusi meskipun ke pendanaan ngga bisa maksimal, berusaha membantu
karena keterbatasan SDM
• Dari Ketua, Maunya terbagi pendanan yang follow up dan penyebaran kalau terbagi, nanti
malah alan muncul miss komunikasi. Udah bener pembagian secara pemetaan. Apalagi
komunikasi satu pintu itu lebih enak dan penting. Kalau masalah waktu, harus lebih
ditekankan lagi. Karena waktu itu penting. Kalau masalah kontribusi, Kontribusi emang
penting. Apalagi di sponsoran itu lebih penting lagi karena uang lebih banyak dri spomsor
dari pada danusan. Masalah danus dan sponsor di gabung, alasannya karena kurangnya
SDM juga. Sehingga lebih efisiem jika Danusan dan Pendaan di gabung. Masalah, uang
yang belum full udah di pecah, karena dari kita juga salah untuk menutupi uang-uang yang
 belum penuh, misal kaos yang belum di bayar lunas terpaksa mengambil uang pendanaan
untuk mengcover uang sementara. Terpaksa pendanaan harus terpecah belah. Selain itu ,
masalah menunggu anggota yang ikut cari pendaan ngga dateng-datang ini akan jadi
evaluasi lebih lanjut. Selain itu, pendanaan mendapat uang lebih dari target tiga kali target.
Ini adalah effort yang luar biasa dari pendanaan.
• Masalah mengembalikan, uang transportasi. Anak acara tindak minta diganti, tapi kalau
mau diganti tiap divisi harus diganti, dari humas juga sama seperti anak acara. Anak perkab
juga sama sudah ihklas tidak minta diganti. Anak konsum, kalau satu diganti semua diganti.
Satu ngga diganti semua ngga diganti tapi konsum sudah ihklas. Jadi keputusannya,
masalah transportasi nunggu hasil sisa bersihnya uang berapa mau di pake apa ngga. Atau
gimana nanti bisa buat makan dsb. Jadi belum bisa diambil keputusan juga. Nunggu
kesepakatan bersama dulu.

Divisi Perkab :

• Anggota perkab banyak yang ngga datang, selain itu, juga tidak pernah berkonrribusi sama
sekali. Tidak membantu sama sekali seperti veliyan dkk.
• Masalah list kebutuhan Perkab, Tidak ada inisiatif dari tiap divisi seperti kebutuhannya apa
aja kurang inisiatif. Selain itu, untuk kebutuhan untuk hiasan panggung. Tidak di siapkan
lebih awal. Banyak kebutuhan yang tidak segera di list.
• -kebersihan, kurang menjaga kebersihan, banyak sampah yang berserakan. Itu bukan tugas
perkab tapi tugas bersama karena kebersihan lebih pentung.
• Perkab minta uang ke bendahara lama. Sehingga lama, untuk memulai kebutuhan perkab
agak lama.
• Bekas cuci piring konsum, tidak beres karena efeknya harus di paculi perkab bekas
sampahnya.
• Selain itu, buat konsum kurang efisien nasinya tidak dibungkus bawa pireng agak ribet.
Ahkirnya membuang nasi satu bakul.
• Untuk jobdeskan dari perkab banyak di saut yang lain
• Dari MM, narget bener terlalu cepat padahal sponsoran belum selesai sehingga harus
nambah logo terus.
• Dari acara, masih kurang barang dsb. tapi Alhamdulillah bisa di handle perkab dengan
baik. Sehingga, harusnya dari perkab bisa lebih mengingatkan anggota yang lain.
• Dari konsum, masalah panci dari perkab.Tapi kebetulan ada bantuan dri anggota lain
• Humas ngga ada kesinambungan dengan perkab, tapi eval dari humas untuk ngechek
ngechek barang.
 • Dari BPH, barang lebih di siapkan lagi. Kaya lampu dan kabel harusnya lebih di siapin lagi
jadi pas hari H ngga ada kelabakan.
• tanggapan dari perkab, masalah banner, dari mm kenapa mintanya kecepatan soalnya yang
antri di tukang banner banyak.
• Masalah barang yang belum ready pas hari H, aslinya sudah di siapin perkab. Cuma
ternyata masih kurang, selain itu dari anggota. Sebenernya udah mau disiapin h-acara cuma
ternayata pas hari H banyak hal tidak terduga yang efeknya harus beli barang pas hari H.
• Pentingnya, memberi data kepemilikan barang. Agar tidak ada barang yang hilang, atau
terselip.

Divisi Konsumsi :

• H-Seminggu sebenernya dari konsum serta panitia atau peserta udah fiks mau di kasih nasi
bungkus. Cuma H-3 ada saran untuk di jadiin prasmanan, karena cowok dan cewek porsi
makannya beda.
• Dari konsum merasa bersalah, karena ngga diskusi dulu sama panitia serta anggota. Atau
mengambil keputusannya cuma sama BPH.
• Terus, masalah sisa makanan. Ternyata emang tidak efektif dibuat prasmanan karena
banyak, membuang makanan malahan.
• Selain itu, masalah bakar-bakar banyak kotoran bekas acara. Yang di kasih di depan ruang
makanan. Efeknya ahkirnya makanan pagi telat. Dan tidak ada yang makan
• Masalah, barang konsum. Ada yang ngambil ahkirnya hilang padahal punya ibu yang
masak makanan. Efeknya anak konsum ada rasa ngga enak dengan ibunya.
• Makanan prasmanan emang tidak efektif, karena mau tidak mau harus. Di cuci piring
sendiri. Ahkirnya, tempat cuci piringnya jadi becek.
• Panitia dan peserta tidak mau diambilin anak konsum untuk makanan. Ahkirnya rusuh
• Lalu, untuk konsumsi ada kurang konsum. karena salah hitung tamu.
• Anak konsum ada yang ngga aktif sama sekali, ngga pernah ikut kontribusi. Dari awal
sampe acara.

Divisi Humas :

• Dari anak humas, kekurangan SDM karena anak humas banyak yang hilang. Dan kurang
kontribusi. Selain itu, dari anak humas banyak yang di lempar ke divisi lain. Efeknya,
semangat anggotanya menurun
• Selain itu, dari anak humas banyak yang ghosting. Karena kurang aktif dan kontribusi.
• Anak humas, juga sering mendadak karena surveynya yang mendadak juga. Selain itu
karena koornya jarang buka HP.
 • perizinan humas, agak ribet. Harus ke kesbangpol dulu. Dikira langsung ke kecamatan, ke
desa, RT, RW.
• Ada salah undangan, dari acara jam 09.00. malah mengundang ke kecamatan jam 07.00.
salah tanggal juga. Yaitu di undangan jam 6,7,8. Padahal aslinya tanggal 6 saja. Mungkin,
itu salah humas juga yang kurang teliti.
• Bagian publikasi, yang pegang humas sendiri. Koornya tidak membagi jobdesk ke stafnya.
Ahkirnya, sering backup ke MM ngga namun dari humas tidak disalurkan ke staff juga.
Selain itu, kesusahan buat membagi pembuatan konten. Ahkirnyaa cuma 3 konten yang
dibuat anak humas. Karena anak humas juga banyak yang ngga bisa editing, ngga ada
talent.
• Masalah inisiatif anak MM, terkait jobdesk yang banyak di cover anak humas. Apalagi
masalah video dan editing. Banyak di handle anak humas. Padahal masalah konten adalah
tugas anak MM.
• Tapi ahkirnya di live report kegiatan baksos, sudah di handle dari MM selama tiga hari.
Cuma memang untuk editing dan juga jobdeskan H-acara kebanyakan di handle anak
humas.
• Kenapa anak humas banyak yang delegasi, alasannya karena di seleksi CV kebanyakn lebih
relate buat di humas.
• Untuk, Humas harusnya konten planner dan untuk editing dan pembuatan konten harusnya
di humas. Selain itu untuk masalah kesalahan dari surat, itu juga kesalahan dari sekertaris.

Divisi Multimedia :

• Evaluasi internal, yaitu pembagian jobdesk udah di kasih tanggung jawab tiap anak MM. Itu
adalah tanggung jawab anak MM tapi masih banyak yang hilang tanggung jawab.
• Untuk PR MM adalah After Report dan sertifikat.
• Untuk Komunikasi masih kurang, sehingga pembagian jobdesk kurang jelas. Selain itu, banyak
konten yang dadakan. Karena dari divisi lain yang dadakan mintanya.
• Dari acara, anak MM ngga ada dokumentasi di RT 3. anak MM kurang nyebar buatt
dokumentasi.
• Dari Humas, desain kaos. Yang bikin malah anak Humas. Yang dipilih malah desain anak
humas (Ferdian).
• Dari Ketua, mau konsepanya kaya apa di MM konsep tone warnanya apa, terus sumbernya
gimana. Agak kurang nyambung kadang. Jadi kurang branding aja. Terus untuk editing desain
kurang bikin editing yang grafis banget.
• SDM anak MM, sedikit. Selain itu anak MM kameranya kurang sehingga tidak bisa menyebar.
• Selain itu, untuk desain kaos sudah di pasrahkan. Makanya desain anak humas ahkirnya yang
di pakai.

Divisi Acara :

• Anak acara tugas dan tanggung jawabnya cepat, Tapi kadang lupa dan kurang cepat buka
rundown. Secara teknisnya anak acara banyak yang kurang paham. Tapi sudah bagus dan
chemistry tiap anggota acara dapet.
• Eval Internal, Mungkin dari koor merangkul anak acara. Makanya banyak yang lupa
jobdeskanya dan kerjanya kurang cepat. Terus ahkirnya koornya banyak ngoyak-ngoyak
anggotanya. Kurang melihat, acara.
• Dari acara merasa kurang merangkul semua divisi sehingga kurang ada chemistry diantara
semuanya. Ahkirnya pas hari - H , banyak hal yang berubah dari rundown. Seperti briefing dsb
banyak berubah. Banyak hal yang di luar acara. Yang ngga terhandle.
• Pas hari-H banyak keos. Karena kurang survey, dan SDM dari jeruk gulung. Banyak keos
acara. Sehingga chemistry juga penting.
• Lebih kepekaan, dari teman-teman panitia. Buat membantu.
• Dari humas, banyak yang kurang plotingan. Sesuai rundown masing-masing. Tapi sayang,
tetap plotingan yang jadi patokan berkegiatan. Merasa tanggung jawab yang kurang tiap orang.
• Dari perkab kurang koordinasi meja berapa, sehingga kurang meja. Selain itu, barang buat
hadiah kurang kebetulan acara bilang malam sehingga besok bisa di beliin hadiah.
• Masalah wifi yang disebar ahkirnya dimatiin karena disebar, ahkirnya anak MM tidak bisa
Upload live report.
• Pendanaan, setiap RT dibagi kupon biar rata aja. Dari bu kasun saran aja.
• BPH, Lebih ke rapat teknis, terus gladi penting biar lebih mateng. Jika acara, lebih dari satu
hari setiap hari di kirim ke grub kaya rundownya.
• Untuk penjualan di paketin, di kasih kupon di rapiin. Banyak yang ambil banyak.dsb. biar
bazarnya lebih terorganizir.
• Dari ketua, tidak semua anak acara paham dari acaranya sendiri. Masalah waktu, banyak molor
dan keluar track acara. Koordinasi yang kurang, ngga paham semua acara sulit. Banyak yang
keos ahkirnya di acara. Masalah pembagian tanggung jawab dan pemplotingan, harusnya yang
plottingan lebih di sosialisasikan dri acara ke setiap divisi. Harusnya lebih perhatian. Masalah
paketan bazar, ngga di paketin karena keterbatasan stock.
• Masalah plotingan yang meminta tolong koor, karena memang koor yang lebih mengenal
staffnya. Tapi dari acara lebih salah lagi, soalnya kurang koordinasi.
• Untuk masalah koordinasi meja, Ahkirnya memakai seadanya orang. Karena banyak hal yang
situasional dan kondisional.
• Untuk masalah tidur di MI, baru di kabarin dari pihak MI H-1 buat tidur di tempat
• Masalah kupon, Sebeneranya h-acara sudah disiapin kupon. Cuma karena keterbatasan barang
ahkirnya diputuskan buat ngga pake kupon.

BPH

Sekertaris :

• Dari anak acara. Karena dari Tya di take over Rena, efeknya kurang miss komunikasi jadi
suratnya banyak yang salah. Dari surat, tanggal dan jam. Jadi kurang memahami jobdeskannya
karena berubah dariba tya ke mba rena.
• Dari konsum, untuk list daftar hadir terlalu mepet padahal mau dipesenin makanan. Butuh
waktu cepet.
• Dari Humas, Sekertaris berubah efeknya slow respon. Selain itu masalah hari dan waktu di
undangan. Sekeretaris, berubah ahkirnya jobdeskan agak kurang jelas.
• Dari pendanaan. Masalah perihal proposal ke dinas dan umkm salah. Seharusnya ke dinas
permohonan pengajuan dana, kalau ke umkm perihal.
• Daftar hadir tidak jalan, jalan hanya di hari pertama karena sekretaris ngga ada.
• Dari ketua, emang agak kesulitan ngga ada sekretaris. Tapi memang situasi dan kondisi.

Bendahara :

• Slow respon, dimana pas acara butuh uang. Agak kesulitan waktu dan kondisi karena
bemdaharanya susah di hubungin.
• Dari konsum, juga merasa kesulitan menghubungi bendahara. Padahal keperluan konsum
butuh uang buat beli dan pesan.
• Bendahara dari Humas, harusnya pendataan kaos pake g form kurang terorganisir. Uangnya
beresiko terpencar-pencar.
• Dari Multimedia, kurang cepat responnya. Ahkirnya pemesanan kaos, banner dab agak
kesulitan.
• Dari Pendanaan, slow respon banget bendahara. Apalagi kalau balas chat langsung 3 bendahara
langsung balas ke pendanaan.
• Kalau dari perkab, samaa ngga di balas chat dari bendahara
• Dari mas ilham, arus keuangan harus buat ulang karena zulfa kurang handleling dan juga
kurang komunikasi. Zulfa juga tidak nge back up nimas dan dewita. Banyak miss komunikasi.
Zulfa juga punya masalah kena tipu masalah donasi baksos.
• Masalah transparasi ulang, masih di koordinasiin lagi, dan bakalan di update rekapan total.
Untuk masalah uang bersih, belum bisa terlihat transparasinya soalnya belum selesai di rekap
bendahara.
• Dari ketua, bendahara emang udah slow respon dari awal apalagi mendekati acara makin slow
respon

Ketua dan wakil ketua :

• Dari pendanaan. Mas Danar dan Mas Anan kurang ada chemistry kurang ada kepekaan satu
sama lain. Kalau chat jangan terlalu spam, nanti ahkirnya anak pendanaan males. Terlalu
banyak memberi rekomendasi kurang berkontribusi, yang buat anak pendanaan kurang suka.
Listnya ada yang salah yaitu ke rumah sakit, ada yang harusnya ngga usah di ambil malah
disuruh ambil.
• Multimedia, sebelum hari H sering di ingetin cukup membantu banget anak multimedia. Untuk
live report hari h fasilitas wifi tidak ada. Untuk, dokumentasi foto kemarin link foto terlalu di
cepat-cepatin. Sehingga anak multimedia terlalu di tergesa-gesakan
• Dari perkab, kurang merangkul anatara ketua dan staff kurang ada chemistry
• Sempat ada salah paham antara ank FM dan juga volunteer baksos masalah panitia. Yang
berbeda.
• Humas ada maslaah grand desain. Kaya to do list kurang jelas tiap divisi. Apalagi jika bisa di
buat grand desain jobdeak tiap minggu nanti bakaln lebih terorganisir lagi. Kemudian yang
kedua, ketupel dan waketupel kurang koordinasi ke staff. Kaya lebih merangkul, ke koor saja.
Efeknya kurang ada chemistry anatara staf dan BPH. Karena sangat ketergantungan koor untuk
komunikasi. Lebih baik kalau ada apa-apa mukai dari progress dsb lebih baik di komunikasi
di grub besar. Dari pada di grub koor biar lebih banyak transparasinya.
• Dari acara, kurang ada chemistry antara ketupel dan waketupel. Dengan staff banyak yang
belum kenal mas danar dan mas hasbi. Komunikasi harusnya lebih banyak di grub besar.
• Selain itu, masalah ketupel dan waketupel kurang merangkul anatara volunteer dan panitia.
Jadi lebih ada chemistry supaya ngga terlihat kesenjangan anatara panitia dan peserta
• masalah ketupel dan waketupel yang ga masuk, grub tiap divisi. Juga harusnya lebih atraktif
lagi buat join grub.
• Masalah Gdrive sangatlah penting, untuk sebuah kepengerususan lanjutan. Contoh sususan
acara dsb sangatalah penting untuk iventaris proker selanjutnya.
• Untuk rapat kaos, hanya di koor karena masalah waktu jugaa yang mepet.
 Untuk SC dan PJ

• Humas Dan Publikasi

Sc Humas Mba anisa, kontribusinya udah bagus dan jugaa sangat komunikatif dan juga
membantu banget. Selain itu, bantuan edit meng edit sangat membantu. Apalagi pas online
sangat membantu cuma pas offline emang kurang atraktif. Untuk PJ harusnya banyak bantu
kontribusi daripada sekedar ngasih saran ngga cuma sekedar komunikasi tapi juga ada
kontribusi langsung dan kerja langsung. Untuk presiden forsmawi, kurang menaungi dan
kontribusi misal seperti sambutan dsb.

• Acara

Sc acara Clarin, karena lagi ada proker FM dia kurang fokus ke baksos, untuk PJ yaitu presiden
forsmawi kurang kontribusi seperti sambutan dsb. Sebagai bentuk perhatian, kepada
anggotanya yang udah berjuang menyiapkan acara baksos forsmawi.

• Konsumsi

Mas Arul, orangnya fast respon, cuma pas rapat offline orangnya ngga datang. Tapi masih
banyak kontribusi secara online.

• Multimedia.

Sangat kontribusi secara online yaitu komunikatif jika dimintai saran sangat memberikan saran

• Pendanaan

Sangat kontributif dan juga sangat membantu. Sempat membantu juga mencari dana ke bupati

• Perkab

Sangat kontributif baik offline dan online bahkan turun tangan langsung.

• Umum

Sc Umum Mba fara, cukup membantu. Kadang saling kritik dengan Mas Anan tapi kadang
juga santai. Selain mba fara ada mas fahmi, sayangnya kurang kontribusi ,kurang komunikasi
dan juga presuasif dan atraktif. Sehingga kurang chemistry di dalamanya apalagi dalam setiap
peoker. Untuk PJ, Kurang kontribusi dan juga suka PHP. Kurang ada chemistry antara PJ dan
juga seluruh panitia baksos