LAPORAN

PENDIDIKAN SISTEM GANDA

PADA AKADEMI TEKNIK SOROWAKO

04 JULY S/D 30 SEPTEMBER 2022

NAMA : FANI RISYA AFRIZA

NIS :

KELAS : XII OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTOR

PROGRAM : OTOMATISASI PERKANTORAN

SMK BUDI UTOMO SOROWAKO

Jln.Saputan, Magani, Kec. Nuha Kab.Luwu Timur, Prov. Sulawesi Selatan

TAPEL 2022/2023

1
 LEMBAR PENGESAHAN

Yang bertanda tangan dibawah ini menerangkan bahwa :

Nama : FANI RISYA AFRIZA

NIS :

Jurusan : OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

Sekolah : SMK BUDI UTOMO SOROAKO

Benar-benar telah melaksanakan Pembelajaran System Ganda (PSG) selama 3 bulan dari
tanggal 04 July 2022 sampai 30 September 2022 di. Akademi Teknik Soroako

Disetujui oleh :

Pembimbing Di Sekolah I Pembimbing II

RAHMADIANA S.pd MARNIATI

Disahkan Oleh :

KEPALA SEKOLAH

Drs. H. ANWAR. MM

NIP. 19571231 198703 1 083

2
 LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI
DI AKADEMI TEKNIK SOROAKO

Laporan ini telah disetujui

Sebagai Salah Satu Syarat Program PRAKERIN

Mengetahui

Pembimbing I Pembimbing II

Marniati, A., Md. Kartiny Taslim, S,T.

3
 BIODATA DIRI

Nama : Fani Risya Afriza

NIS :

Tempat/Tgl-Lahir : Sorowako, 31 Maret 2005

Jenis Kelamin : Perempuan

Golongan Darah :-

Agama : Islam

Anak ke : 1 (Pertama)

Status : Anak Kandung

Alamat : Jln. Danau Matano

Asal Sekolah : SMK Budi Utomo Soroako

Alamat Sekolah : Jln. Saputan F.16, Soroako-Luwu Timur

No. Tlp : 082393125191

Nama Orang Tua

-Ayah : Faisal

-Ibu : Nismayanti

Pekerjaan Orang Tua

-Ayah : Karyawan Swasta

-Ibu : IRT

4
 KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb

Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
hidayahnya sehingga dapat menyelesaikan Laporan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) ini. Pada
dasarnya, tujuan dibuatnya Laporan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) ini adalah untuk memenuhi
salah satu syarat dalam mengikuti ujian akhir sekolah serta untuk membaca dan memahami
keadaan lingkungan diluar sekolah, berharap dengan diselesaikan laporan ini, dapat mengetahui
lebih dalam mengenai dunia kerja/industri dalam AKADEMI TEKNIK SOROAKO

Saya ucapkan terima kasih kepada :

1. Orang tua yang senantiasa memberikan dukungan moral, materil, dan doa
2. Bpk Drs. H. Anwar selaku Kepala Sekolah SMK Budi Utomo Sorowako
3. Bpk Sukman B, S.Kom. selaku Koordinator PSG
4. Bpk AS’ad Magani, S.T. selaku Koordinator Pelatihan
5. Ibu Rahmadiana, S.H. selaku Pembimbing di Sekolah
6. Ibu Marniati, A, Md. selaku Pembimbing Di ATS
7. Ibu Kartiny Taslim, S,T. selaku Pembimbing di ATS
8. Guru-guru di SMK BUDI UTOMO SOROAKO
9. Dan para staf/pegawai ATS yang membantu secara langsung maupun tidak langsung
dalam melaksanakan pekerjaan yang diberikan kepada saya

Semoga dengan terselesaikannya laporan ini dapat menjadi titik tolak penulis untuk menjadi
lebih maju dan bersungguh-sungguh. Juga berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi
pembaca dalam menuju perubahan.

Sudah tentu kekurangan-kekurangan akan terdapat dalam laporan ini. Karena itu, saya
mengharapkan kritik dan saran untuk perbaikan di masa yang akan datang. Semoga dengan
adanya laporan ini bisa bermanfaat umtuk menambah pengetahuan dan dapat di jadikan bahan
referensi bagi pihak yang membutuhkan.

5
 DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN.......................................................................................................i
LEMBAR PERSETUJUAN.....................................................................................................ii
BIODATA DIRI.....................................................................................................................iii
KATA PENGANTAR.............................................................................................................iv
DAFTAR ISI............................................................................................................................v
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................................1
A. Latar Belakang..................................................................................................................2
B. Maksud Dan Tujuan..........................................................................................................3
C. Manfaat.............................................................................................................................4
D. Tempat PSG/PKL.............................................................................................................5
BAB II URAIAN UMUM...............................................................................................................6
A. Sejarah Singkat ATS.........................................................................................................7
B. Struktur Organisasi...........................................................................................................8
BAB III PEMBAHASAN................................................................................................................9
A. Pengertian Dokumen.......................................................................................................10
B. Tujuan Penataan Arsip....................................................................................................11
C. Penggolongan Surat/Arsip atau Dokumen Kantor..........................................................12
D. Sistem Penyimpanan dalam Penataan Dokumen Kantor................................................13
BAB IV..........................................................................................................................................14
PENUTUPAN................................................................................................................................15
A. Kesimpulan.....................................................................................................................16
B. Saran................................................................................................................................17

6
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
SMK Budi Utomo Soroako adalah suatu lembaga pendidikan kejuruan yang mempunyai tugas
untuk dapat menghasilkan siswa-siswi yang terampil dalam dunia kerja, tangguh, berdedikasi
tinggi serta mampu berinteraksi dalam dunia kerja.

Dalam mencapai tujuan yang mulia tersebut, maka setiap siswa/siswi harus menguasai berbagai
kemampuan dan keterampilan dasar, serta harus memiliki wawasan ilmu pengetahuan yang luas
dalam berilmu.

Agar dapat mencapai tujuan tersebut, maka salah cara adalah dengan menerjunkan siswa/siswi
langsung pada dunia kerja yang sebenarnya. Praktek kerja industry ini dilaksanakan untuk
menambah keterampilan dan pengetahuan siswa/siswi dalam setiap praktek dan menerapkan
teori-teori yang telah penulis dapat pada objek secara langsung. Pengaturan pelaksanaan praktek
kerja industry dilakukan oleh sekolah dengan mempertimbangkan kesediaan lembaga atau dunia
kerja untuk dapat menerima siswa/siswi yang akan melaksanakan praktek kerja industry.

Dengan diadakan praktek kerja industry saat ini sangatlah baik dan berguna bagi setiap siswa-
siswi mendapatkan suatu gambaran yang nyata di dalam menjajaki dunia kerja dan menerapkan
apa-apa saja yang telah didapatkan dari akademi pada pekerjaan yang akan digeluti, sehingga
bila mereka terjun ke dunia kerja tidak mendapatkan kesulitan untuk menyesuaikan diri dengan
lingkungan kerja.

Praktek kerja industry (Prakerin) adalah suatu bentuk penyelenggarankan dari sekolah yang
memadukan secara sistematik dan sinkron antara program pendidikan di sekolah dan program
pengasuhan yang diperoleh melalui kegiatan bekerja langsung di dunia kerja untuk mencapai
suatu tingkat keahlian professional.

Dimana keahlian professional tersebut hanya dapat dibentuk melalui tiga unsur utama yaitu ilmu
pengetahuan, teknik dan kiat. Ilmu pengetahuan dan teknik dapat dipelajari dan dikuasai kapan
dan dimana saja kita berada, sedangkan kiat tidak dapat diajarkan tetapi dapat dikuasai melalui
proses mengerjakan langsung pekerjaan pada bidang profesi itu sendiri. Praktek kerja industry
dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang professional dibidangnya. Prakerin
diharapkan dapat menciptakan tenaga kerja yang professional tersebut.

Dimana para siswa yang melaksanakan pendidikan tersebut diharapkan dapat menerapkan ilmu
yang didapat dan sekaligus mempelajari dunia industry (DI) karena kita belum mengetahui
situasi dan kondisi lingkungan kerja.

B. Maksud Dan Tujuan

Kegiatan praktek kerja yang telah dilaksanakan untuk setiap siswa/siswi merupakan program
keahlian yang tentunya mempunyai tujuan yang telah direncanakan dan diharapkan dapat
dicapai. Adapun tujuan penyelenggaraan praktek kerja lapangan adalah untuk:

 Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian professional dengan tingkat

pengetahuan, dan etos kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.
 Memperkokoh link and match antara dunia pendidikan dengan dunia kerja.
 Meningkatkan efesiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja yang
berkualitas professional.
 Memberikan pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai
bagian proses pendidikan.

7
  Membekali siswa dengan pengalaman-pengalaman yang sebenarnya di dalam
dunia kerja, sebagai persiapan guna menuyesuaikan diri dengan dunia kerja dan
masyarakat
 Dapat meningkatkan rasa percaya dirinya, dalam memecahkan berbagai masalah
atau kesulitan yang ditemuinya
 Untuk merealisasikan pengetahuan yang didapat dari sekolah dengan pekerjaan
yang sebenarnya di perusahaan
 Memperluas pandangan dan wawasan terhadap jenis-jenis pekerjaan yang ada
dibidang bersangkutan dan di tempat praktek dengan segala persyaratan.

C. Manfaat
Setiap kegiatan yang dilakukan pasti memiliki manfaat demikian pula dengan kegiatan praktek
kerja lapangan yang telah selesai dilaksanakan adapun manfaat dari kegiatan praktek kerja yang
telah dilaksanakan adalah sebagai berikut:

 Keahlian professional yang diperoleh dari praktek kerja, dapat meningkatkan rasa
percaya diri, yang selanjutnya akan mendorong untuk meningkatkan keahlian
professional pada tingkat yang lebih tinggi
 Waktu tempuh untuk mencapai keahlian professional menjadi lebih singkat
 Melatih disiplin, bertanggung jawab, inisiatif, kreatifitas, motivasi kerja,
kerjasama, tingkah laku, emosi dan etika
 Menambah pengetahuan mengenai perusahaan

D. Tempat PSG/PKL.
Tempat praktek kerja lapangan(PKL) atau pendidikan sistem ganda(PSG), yaitu sebagai berikut :

Nama : AKADEMI TEKNIK SOROWAKO

Alamat : Jln. S.Brojonegoro No.1 – Sorowako,- Sulawesi Selatan
Kabupaten : Luwu Timur
Contact us : (021) 524 9100 ext.3801-3804 Fax.(021)524 9589
Email : ats@ats-soroako.ac.id
Website : pmb.ats-sorowako.ac.id/

8
 BAB II URAIAN UMUM

A. Sejarah Singkat ATS

ATS (awalnya bernama ISTC: Inco –Sumitomo Technical Training Center) didirikan oleh
PT.Inco Tb atas dana patungan INCO Ltd. Canada dan Sumitomo Metal Mining – Jepang pada
tahun 1991 dengan tujuan memberikan kontribusi di bidang pendidikan dan keterampilan untuk
waktu meningkatkan kualitas sumber daya manusia, masyarakat di area pertambangan PT. Inco
Tbk maupun nasional, agar memiliki kesiapan dalam menghadapi tuntutan kebutuhan tenaga
kerja bagi industri.

Pada awal berdirinya, ISTC menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan selama dua tahun
hingga tahun 1993. Kemudian, ISTC dikembangkan menjadi institusi pendidikan perguruan
tinggi yang di tandai dengan pengajuan ijin penyelenggaraan ke Dikti Melalui KOPERASI IX.
ISTC berubah nama menjadi Akademi Teknik Soroako (ATS). ATS secara resmi
menyelenggarakan program pendidikan Diploma III- Program Studi Perawatan dan Perbaikan
Mesin. Dengan semakin bertambahnya fasilitas pendukung, sumber daya, serta tuntutan untuk
berproduksi maka sejak tahun 2003/2004 program studi dikembangkan menjadi empat bentuk
konsentrasi/spesialisasi teknik sebagai berikut:

 Gambar dan Design Mekanik (Drawing, Drafting and Design),

 Pemeliharaan dan Perbaikan Mesin (Mechanical Maintenance),
 Perbuatan Suku Cadang Mesin (Machine and Process Operation/Machining),
 Fabrikasi dan Pengelasan (Fabrication and Welding),
 Otomotif (Automotif)

B. Visi dan Misi serta Tujuan ATS

Visi :

 Menjadi institusi pendidikan tinggi vokasi terbaik di Kawasan Timur Indonesia,

unggul di tingkat Nasional, dan di akui secara Global.

Misi :

 Menyelenggarakan pendidikan.
 Vokasi untuk menghasilkan lulusan yang kompeten dan kompetitif.
 Menggiatkan pelaksanaan penelitian teknologi terapan dan pengabdian kepada
masyarakat.
 Melaksanakan layanan jasa usaha berdasarkan asas pendidikan berbasis produksi.

Tujuan :

 Menghasilkan lulusan siap memasuki kehidupan bermasyarakat dengan modal

kemampuan akademik dan keterampilan, dengan kekuatan iman dan taqwa.
 Menghasilkan karya penelitian terapan yang menjadi solusi dalam meningkatkan
kualitas kehidupan masyarakat.
 Terciptanya sinergisme seluruh sumber daya institusi menghasilkan layanan jasa
usaha yang tangguh.

9
 C. Program Studi
Akademi Teknik Soroako menyelenggarakan program studi Perawatan dan Perbaikan
Mesin yang terbagi dalam 5 konsentrasi/spesialisasi yaitu : Perawatan Mekanik,
Pembuatan Suku Cadang Mekanik, Gambar dan Perancangan Mekanik, Fabrikasi dan
Pengelasan Logam, dan Mekanikal Otomotif. Program Studi Perawatan dan Perbaikan
Mesin telah memperoleh status Akreditasi dengan nilai “B” berdasarkan sertifikat
akreditasi nomor : 0231/SK/BAN-PT/Akred/DPL-III/IV/2016 yang berlaku sampai
dengan 21 April 2021.

D. Struktur Organisasi

10
 BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah komponen penting bagi individu atau lembaga, Mupun perushaan
atau instansi. ‘Dokumen’ menurut Bahasa inggris dan Bahasa belanda berasal dari kata
“document”. Bila diartikan dalam Bahasa Indonesia, dokumen merupakan sesuatu yang tertulis
atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Dokumen mencakup surat-
surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk
mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Jumlah dokumen yang begitu banyak tentu memerlukan pengaturan atau pengelolaan
yang tepat pada penyimpannya agar lebih mudah untuk menemukannya kembali di kemudian
hari. Penyimpanan dokumen yang tidak tertata dengan baik dapat menyulitkan ketika kita ingin
menemukan kembali dokumen tersebut jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Secara garis besar
kegiatan-kegiatan dokumentasi atau menata dokumen meliputi kegiatan sebagai berikut:

1) Mencari atau mengumpulkan berbagai bahan informasi

Semakin mudahnya arus informasi berkembang menuntut pihak-pihak tertentu untuk mecari dan
mengumpulkan kembali bahan informasi terebut, sehingga akan tercipta bahan informasi yang
teratur, luwes, dan dapat mengikuti kebutuhan seseorang atau sekelompok orang untuk
menyelesaikan pekerjaannya melalui sumber informasi yang diperlukan.

2) Menyusun dan mengelola dokumen

Informasi yang telah dikumpulkan kemudian disusun dan diolah secara matang agar informasi
tersebut dapat dijadikan sebagai informasi yang telah disusun sebagai sumber dalam
pengambilan keputusan. Informasi yang telah disusun menjadi suatu dokumen yang harus
dikelola dengan baik sehingga tetap terawat dan tidak rusak serta jika diperlukan kembali dapat
ditemukan dengan mudah.

3) Memproduksi dokumen

Untuk memenuhi kebutuhandokumen yang akan digunakan untuk beberapa pihak atau dalam
jumlah yang banyak, langkah yang dapat ditempuh adalah dengan menggandakan arsip atau
dokumen yang diperlukan. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan mesin-msin
pengganda, seperti mesin fotocopy, mesin stensil atau scanner, dan risograf.

4) Menyajikan dokumen

Dalam menyajikan dokumen memerlukan proses yang teliti, praktis, dan benar sehingga para
pengguna dokumen dapat dengan mudah memahami dan tertarik dengan isi yang terkandung
pada dokumen tersebut.

5) Menyimpa dokumen

Dokumen yang sudah selesai diproses dapat disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan
yang sesuai dengan karakteristik suatu perusahaan atau instansi. Menyiman dokumen
memerlukan petugas yang terampil dan memiliki kemampuan dalam kegiatan penyimpanan atau
kearsipan

11
 B. Tujuan Penataan Arsip
1. Bertujuan agar arsip yang telah disimpan yang telah disimpan dapat ddengan mudah
dan cepat ditemukan kembali oleh mereka yang membutuhkan.
2. Menunjang penyimpanan arsip agar lebih efektif dan efisien dari segala segi
kebutuhan
3. Mengelempokkan berbagai bahan arsip agar ke dalam historis perusahaan ataupun
individual di suatu tempat tertentu dalam berbagai kategori yang telah ditetapkan.
4. Lebih menguntungkan suatu tegas perusahaan atau intansi apabila arsip disimpan
secara permanen.
5. Memudahka dalam proses pencarian letak arsip.
6. Mempermudah pencarian lokasi untuk meletakka arsip yang sekelompok atau dalam
satu kategori (sama).

C. Penggolongan Surat/Arsip atau Dokumen Kantor

Dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi pemeritah maupu swasta, dalam
kegiatan sehari-harinya tertjadi arus penerimaan, pengeluaran, dan pengarsipan dokumen. Untuk
menangani hal semacam ini diperlukan teknik da metode yang baik dalam pengelolaannya.
Sebelum membahas penegelolaan dokumen/arsip, kita harus tahu terlebih dahulu dokumen apa
saja yang dikelola dala suatu perusahaan atau instansi. Pada dasarnya ada beberapa macam
dokumen kantor, yaitu sebagai berikut :

a) Warkat biasa, adalah sebuah dokumen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan
penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna, contoh : surat lamaran kerja.
b) Dokumen yang tidak penting (non esensial), yaitu dokumen yang nilai kegunaannya
bersifat sementara, dokumen ini dapat diganti dan secara berkala dapat dimusnahkan,
misalnya surat undangan rapat, atau lembar pengumuman.
c) Dokumen penting (important), adalah dokumen yang ada hubungannya dengan
masalalu dan masa yang akan datang, serta mempun yai nilai guna yang sangat besar.
Dokumen ini sangat membantu dalam kelancaran kegiatan organisasi. Dalam
dokumen ini harus disimpan dalam jangka waktu yang lama.
d) Dokumen atau warkat yang sangat penting (vital), Yiatu dokumen yang mempunyai
nilai sejarah dan ilimiah, yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat selama-
lamanya. Sebagai contoh : akta pendirian usaha, setifikat tanah, dan ijazah.

D. Sistem Penyimpanan dalam Penataan Dokumen Kantor

Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, oleh
sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan penemuan
kembali warkat yang sewaktu-waktu diperlukan, merupakan suatu hal yang sangat
penting, baik terhadap kehidupan organisasi, maupun untuk membantu tugas pimpinan.
Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib guna
memudahkan penyimpanan dan penemua kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu
dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya,
maka dengan demikian pimpinan mengharap agar stafnya dapat benar-benar mampu
mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara
keseluruhan. Berdasarkan hal tersebut di atas, seseorang harus mempunyai keterampilan dan
ketelitian, agar apabila sewaktu-waktu pimpinan memerlukan arsipnya, maka arsip tersebut
dapat disajikan dengan cepat dan tepat.

Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting karena

informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di dalam

12
 menentukan kebijaksanaan. Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan dapat juga berbentuk
lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan. Karena informasi lisan
mempunyai kelemahan, yaitu, mudah terlupakan, tidak ada bukti yang kuat walaupun ada
juga kebaikannya. Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai
guna harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik.

Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan

kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan
penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam penataan arsip yaitu :

1. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System

2. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filling System

3. Sistem Nomor/Numerical Filling System

4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filling System

5. Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filling System

1.Sistem Abjad / Alphabetical Filling System

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya
dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan
berpedoman pada peraturan mengindeks. Peraturan penataan arsip berdasarkan abjad

a. Faham peraturan mengindeks

b. Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu

c. Menyiapkan penataan arsip

2.Sistem Masalah / Perihal / Subject Filling System

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan –
kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan
yang menggunakan sistem ini.

Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus
ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap
harinya.

Adapun kelebihan sistem subjek diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Apabila perihalnya sudah diketahui maka akan mudah untuk menemukan

kembali suratnya,
b. Mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

Kelemahan sistem subjek :

a. Sulit mengklasifikainya, karena terdapat beraneka ragam masalah yang

hampir sama, padahal berbeda satu sama lain,
b. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

13
3. Sistem Nomor / Numerical Filling System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok
permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi
nomor tertentu.
Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor :
1. Menyusun pola klasifikasi arsip
2. Menyiapkan peralatan arsip
Contoh : Pola Klasifikasi Arsip
Pola Klasifikasi Arsip
000 UMUM
010 Urusan dalam
011 Gedung kantor
012 Rumah dinas
013 Listrik dan telepon
020 Peralatan
030 Penelitian
040 Perencanaan
100 KEPEGAWAIAN
110 Pengadaan
120 Penelitian
130 Perencanaan
200 KEUANGAN
210 Gaji
220 Biaya perjalanan

Nomor-nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi pembagian yang lebih

kecil, dan perlu dibuat daftar kelompok masalah-masalah.

14
4. Sistem Tanggal / Urutan Waktu / Chronological Filling System
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan
tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan
pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat.
Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir
pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut dapat
dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal :
1. Menetukan pembagian tanggal, bulan, dan tahun
2. Menyiapkan peralatan arsip

5. Sistem Wilayah / Daerah / Geographical Filling System

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat
(lokasi), daerah atau wilayah tertentu guna melaksanakan sistem wilayah ini,
maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok
permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi
masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat (lokasi) daerah yang
berada dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat dikembangkan lebih lanjut,
misalnya dikembangkan untuk nama-nama dari para langganan atau nasabah
yang ada di masing-masing tempat (lokasi) tersebut dan seterusnya
(tergantung atau sesuai kebutuhan).

15
 Kelebihan sistem wilayah adalah :
a. Apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudah mencari keterangan.
b. Apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsung diketahui.

Kelemahan sistem wilayah adalah :

a. Bisa terjadi kesalahan apabila petugas tidak memiliki wawasan atau pengetahuan
tentang letak geografis/wilayah
b. Di dalam surat atau warkat tidak menulis alamat secara lengkap, sehingga
menyulitkan petugas, karena itu petugas harus mengetahui letak geografis
/wilayah
c. Petugas sering mendapatkan kesulitan untuk mengetahui batas-batas wilayah,
karena itu dibutuhkan buku petunjuk yang menggambarkan batas wilayah yang
menjadi wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing cabang dan
perwakilan.

Peranan SOP mengenai prosedur dalam penataan dokumen atau arsip aktif dilakukan
dengan cara pemeriksaan, penentuan indeks, pengkodean, pembuaatan kartu tunjuk silang,
penyortiran, pelabelan dan penyimpanan dokumen atau arsip. Prosedur penataan penemuan
kembali dan peminjaman dokumen atau arsip aktif dan in aktif juga di atur di dalam SOP.

Ada 4 hal yang dapat terjadi bila dokumen tidak ditata/dikelola dengan baik diantaranya
adalah sebagai berikut :

1) Dokumen mudah hilang

Resiko banyaknya dokumen berupa kertas yang harus di dokumentasi oleh
perusahaan, memungkinkan salah satu dokumen terselip, hilang, ataupun rusak.
Dokumen-dokumen yang berbentuk kertas, selain kekuatan bahan yang hanya
bisa bertahan untuk beberapa tahun, juga harus terjaga dari kelembapan udara dan
mengantisipasi jika sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, deperti
bencana alam dan human eror.
2) Meningkatkan stress pegawai
Banyaknya dokumen perusahaan, bila tidak dikelola dengan baik bisa
mengakibatkan pegawai semakin stress ketika harus mencari dokumen yang
dibutuhkan, tentunyan hal ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Hal ini juga
dapat menjadi salah satu faktor penghambat berkembangnya perusahaan.
Dokumen surat menyurat misalnya, ketika ada surat masuk dari luar
instansi, umumnya secara manual harus melewati beberapa pihak untuk sampai
kepihak yang dituju, mulai dari bagian penerimaan surat, kemudian diberikan
kepada pimpinan/atau manager/kepala bagian, surat-surat yang perlu ditindak
lanjuti diberi disposisi, lalu diserahkan ke sekretaris, baru setelah itu
didistribusikan ke pihak yang mendapat disposisi. Belum lagi harus mengarsipkan
dokumen surat keluar dan surat masuk. Tentu saja ha seperti ini memakan waktu
dan cukup merepotkan bagi pegawai.
3) Mengurangi produktivitas
Poduktivitas menjadi perhatian penting dan tolak ukur kinerja perusahaan.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat setiap harinya juga menuntut kinerja
perusahaan untuk lebih baik, agar target perusahaan tercapai dan tidak kalah saing
di dunia usaha. Tapi produktivitas perusahaan juga tidak terlepas dari tata cara
perusahaan tersebut melakukan pengelolaaan dokumen.

16
 Ketika dokumen tidak ditata/dikelola dengan baik, maka dampaknya pun
akan berpengaruh pada proses produksi perusahaan. Proses produksi yang
seharusnya berjalan dengan baik dan lancar, menjadi terhambat karena ada
dokumen yang hilang ataupun rusak.
4) Follow-up dokumen tidak lancar
Secara manual, prosedur keluar-masuknya surat /dokumen dari sebuah
perusahaan atau intstansi tidaklah singkat. Pimpinan memberikan disposisi atau
mandat untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Tracking tugas dimonitoring secara
lisan ataupun tertulis seperti memo. Hal seperti ini dapat menimbulkan kesulitan,
apalagi jika tidak ada kejelasan dari pimpinan Karena kesibukan yang bermacam-
macam sehingga tidak dapat memberikan penjelasan tugas dengan jelas.

Permasalahan-permasalahan di atas saling terkait satu sama lain, dan sangat

mempengaruhi terhadap perkembangan perusahaan. Lalu, adakah satu solusi untuk
semua masalah itu? Tentu ada. Saat ini banyak dikembangkan sistem informasi
manajeman dokumen yang terintegrasi dengan sistem informasi kepegawaian, yaitu
seperti sistem yang meng-handle dokumen secara otomatis dan dapat menyesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan sistem informasi manajemen dokumen ini kita dapat mengatur surat
keluar, surat masuk, dan juga arsip surat menyurat perusahaan. Sehingga menghemat
biaya dan waktu yang biasanya digunakan untuk mencetak dokumen dan pencarian
dokumen surat menjadi lebih mudah.

E. Peralatan Yang Digunakan Dalam Penataan Kantor

Peralatan dokumen/arsip menurut Martono (1991 :35), pemilihan peralatan untuk
menyimpan arsip harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk
penemuan kembali. Dalam menentukan peralatan yang digunakan perlu memperhatikan
beberapa hal sebagai berikut :

1) Arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan pada lokasinya
2) Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk ukuran dan fisik arsip, seperti :
peta, photo, surat, dan sebagainya.
3) Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan
sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti : untuk menyimpan arsip
yang bernilai tinggi, arsip rahasia dan arsip uang sangat rahasia, dan
sebagainya.
4) Peralatan yang digunakan juga memperhatikan.

F. Uraian/Berbagai Kegiatan Selama Melaksanakan Praktek Kerja Industri

Adapun beberapa macam kegiatan selama Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)
diantaranya adalah sebagai berikut :

 Menyiapkan absen apel pagi dan sore serta mikrofon dan speaker
 Menyiapkan kunci ruangan, LCD, kabel HDMI, remot AC dan LCD serta log
book peminjaman ruangan dan peminjaman LCD/kabel HDMI
 Mengarsipkan/menyimpan form pelaksanaan kompensasi di lemari arsip
 Membuat BPA
 Menginput berkas mahasiswa angkatan 2020

17
  Mendata nama mahasiswa yang tidak membawa KTM
 Mengambil konsumsi di pos security untuk di bagikan ke pengawas UAS
 Print modul Metrologi Industri lalu membawanya ke KOPAMA untuk di jilid
 Menstempel dan menyusun KHS (Kartu Hasil Studi Mahasiswa) semester 2
dan 4
 Mengurus pengambilan form kompensasi
 Mengurus pengambilan form izin keluar/meninggalkan area kampus
 Memasukkan KK dan ijazah mahasiswa angkatan 2022
 Mengurus form pengambilan form pengerjaan tugas akhir di luar jam kuliah
 Scan absensi
 Membawakan SK Pengangkatan dosen pembimbing Tugas Akhir TA
2021/2022 ke ruangan dosen
 Membagikan BPA ke ruangan dosen dan instruktur
 Membagikan absen mingguan ke tk.3
 Mengurus pengambilan form bimbingan akademik Sem.Genap
 Mengscan dan mengirim file lewat email
 Menyusun absen teori sesuai urutannya
 Membawakan file berupa form cuti, dan surat keputusan untuk ditanda
tangani
 Menulis nama kelas mahasiswa dan NIM di surat sakitnya lalu menyusun
sesuai tanggal/sesuai NIM untuk di input
 Mengeluarkan absen apel minggguan yang sudah penuh dan menggantikan
dengan yang baru
 Mengambil kertas HVS A4 di logistic
 Memasukkan daftar nilai yang sudah di scan ke file box
 Menyusun dan memasukkan absen mingguan tk.3 ke file box
 Menempelkan absen ke madding
 Mengeluarkan berkas mhs tk.3+ di lemari filling cabinet lalu menggantinya
dengan berkas maba
 Mengurus pengambilan form respon
 Mengstempel daftar hadir kuliah praktik menggunakan stempel prodi lalu
mengscan dan memasukkan ke file box
 Menginput data kompensasi
 Mengcopy form pengerjaan tugas akhir di luar jam kuliah sebanyak 50 lembar
 Memotong form kompen dan form respon
 Mengstempel form kompensasi lalu menyusun sesuai NIM dan di masukkan
ke file box
 Menyusun lembar ujian mhs tk 1 dan 2

18
  Mengurus pendaftaran pelaksanaan kompensasi tk.3+
 Mengcopy absen apel
 Memfilekan SP ke berkas mahasiswa yang mendapat SP
 Menyusun soal remedial tk.1 dan 2
 Mengcopy form peminjaman mesin sebanyak 50 lembar dan memotongnya
lalu membawa ke tool crib
 Menginput pengambilan barang dari logistic
 Mengurus pengambilan surat bebas administrasi
 Mengantarkan SP keruangan dosen untuk di tanda tangani
 Menghancurkan kertas/file/berkas yang sudah tidak digunakan lagi
 Mengangkat panggilan/telepon masuk
 Merapikan file box di lemari arsip

19
 BAB IV
PENUTUPAN

A. Kesimpulan

Penataan atau pengelolaan dokumen kearsipan suatu kantor tidak akan berjalan
dengan baik apabila tidak di dukung oleh sarana yang memadai. Sarana penataan arsip adalah
peralatan/perlengkapan yang di pergunakan dalam menata/menyimpan dokumen.

Bagi suatu instansi atau perusahaan, mengelola dokumen kantor secara efektif dan
efisien adalah hal yang sangat penting untuk kelancaran kegiatan instansi atau perusahaan
tersebut. Dengan menerapkan sistem penataan dokumen yang baik dan benar, maka brbagai
pekerjaan pun dapat dikelola dengan lebih baik. Untuk memahami sistem penataan dokumen
kantor, perlu diketahui beberapa jenis dan pengertian sistem-sistem yang sering di gunakan,
serta penggolongan arsip/dokumen.

B. Saran
Disetiap kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan bermacam-
macam sehingga semakin besar kantor dan dokumen yang dikelola, maka semakin banyak
dan beragam pula peralatan yang digunakan.

Dalam memilih bahan dan penataan dokumen yang memenuhi kriteria sebagai berikut :

1. Sesuai dengan ruang lingkup organisasi

2. Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia
3. Sesuai dengan bentuk dan ukuran arsip
4. Dapat menjamin keselamatan fisik arsip

20
 DAFTAR PUSAKA
1. https://id.m.wikipedia.org
2. Shimakw.blogspot.com
3. Provokantor.com
4. Modul Kearsipan
5. https://www.porosilmu.com
6. https://blog.gamatechno.com
7. https://ramadhandikablog.wordpress.com
8. Akangujang667.blogspot.com

21
 L

22