PT BINTANG SAMUDRA TIMUR Nomor MPD-BST-10

Your Shipping Services Partner

Revisi 0
MANUAL PETUNJUK DARAT (MPD) 10 November
Tanggal
BAGIAN 10 – PROSEDUR PERUBAHAN 2017
MANUAL/PIN Halaman 1 dari 4

1 TUJUAN
Membuat pedoman langkah perbaikan prosedur Sistem Manajemen yang berlaku di
PT BST baik di darat maupun di kantor.

2 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku diperlukan suatu langkah perbaikan prosedur untuk peningkatan
Sistem Manajemen yan berlaku di PT BST.

3 TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

1. QHSE/DPA bertanggung jawab untuk mengendalikan setiap langkah perbaikan

prosedur Sistem Manajemen yang berlaku di PT BST.

2. Director bertanggung jawab dan berwenang untuk menolak atau menyetujui

setiap usulan atau rekomendasi perubahan prosedur yang diajukan.

3. QHSE/DPA bertanggung jawab untuk pengelolaan termasuk mendistribusikan

semua perubahan prosedur di manual kepada seluruh pemegang manual di
kantor dan bersama Operation Department untuk distribusi kepada seluruh
pemegang manual di kapal.

4. QHSE/DPA bertanggung jawab menyakinkan bahwa perubahan tersebut telah

disosialisasikan sesuai Communication Matrix yang ditentukan.

4 PROSEDUR PERBAIKAN PROSEDUR/MANUAL

1. Setiap awak kapal atau karyawan PT BST berhak mengajukan usulan perbaikan
prosedur/manual dengan mengisi formulir Catatan Perbaikan Prosedur/Manual

2. Setiap karyawan atau awak kapal yang mengajukan PIN harus mereview dahulu di
Departemen/Kapal terkait dengan masing-masing Manajer atau Direktur atau
Nahkoda terkait.

3. QHSE/DPA akan mengkaji semua Catatan Perbaikan Prosedur/Manual yang

disampaikan baik dari kapal maupun kantor serta membuat rekomendasi dari catatan
perbaikan tersebut kepada Director untuk mendapatkan persetujuan.

4. PIN yang diajukan dapat berupa pengajuan perubahan atas prosedur di manual yang
sudah ada atau tambahan usulan baru untuk pengembangan prosedur yang sudah
ada.

5. Jika diperlukan QHSE/DPA akan mengundang seluruh pihak yang terkait dengan
usulan tersebut untuk membahas PIN yang diajukan sebelum usulan perubahan
tersebut diajukan ke Director untuk disetujui.

6. QHSE/DPA akan mengupdate status PIN yang telah masuk setiap bulan melalui
email/data di server dan bulletin internal perusahaan.

5 PROSEDUR PENGISIAN FORMULIR SARAN PERBAIKAN

PROSEDUR/MANUAL

Level 2 / MPD 10 – PROSEDUR PERUBAHAN MANUAL (PIN) DOKUMEN UTAMA

 PT BINTANG SAMUDRA TIMUR Nomor MPD-BST-10
Your Shipping Services Partner
Revisi 0
MANUAL PETUNJUK DARAT (MPD) 10 November
Tanggal
BAGIAN 10 – PROSEDUR PERUBAHAN 2017
MANUAL/PIN Halaman 2 dari 4

Prosedur untuk mengisi dan melengkapi formulir Saran Perbaikan Prosedur/ Manual
adalah sebagai berikut:

1. Part I :
a) Pihak yang mengajukan PIN akan melengkapi kolom rekomendasi dengan
detail perubahan yang diusulkan. Bila kolom yang tersedia tidak mencukupi,
dapat digunakan kertas tambahan.

b) Atasan langsung dari pihak yang mengajukan PIN akan mencantumkan tanda
tangan sebagai bukti mengetahui.

c) Apabila perubahan yang direkomendasikan melibatkan banyak pihak, maka

PIN tersebut akan diedarkan ke pihak-pihak terkait untuk turut mengetahui
atas perubahan tersebut.

d) Manager/Director yang terkait dengan PIN tersebut akan mencantumkan

tanda tangan sesuai keperluan sebagai bukti mengetahui dan persetujuan
atas rekomendasi yang diajukan.

e) PIN yang telah lengkap akan diserahkan kepada QHSE/DPA untuk diberikan
nomor urut dan dimasukkan dalam PIN log status untuk diproses lebih lanjut.

2. Part II:
a) Setelah QHSE/DPA menerima PIN, selanjutnya formulir PIN tersebut akan
diserahkan ke QHSE/DPA untuk dipelajari.

b) QHSE/DPA akan memberikan rekomendasi tindakan atas PIN yang diajukan

tersebut, apakah dapat terus diproses atau dibatalkan jika dinilai belum dapat
memenuhi syarat untuk ditindak-lanjuti.

c) Bila perlu, QHSE/DPA dapat mengadakan rapat pembahasan dengan pihak-

pihak yang terkait agar diperoleh kesepakatan bersama atas perubahan yang
direkomendasikan.

d) Director akan memberikan persetujuan sementara atas PIN yang diajukan

karena PIN yang diajukan masih bersifat draft sementara dan belum final
sesuai format didalam manual. Draft awal tersebut akan digabungkan
bersama dengan usulan PIN terkait yang lainnya (jika ada).

3. Part III:
a) Selanjutnya PIN akan dikembalikan kepada QHSE/DPA untuk disempurnakan
dan dimasukkan kedalam manual.

b) QHSE/DPA akan mencantumkan periode revisi dari perubahan yang akan

dimasukkan ke dalam manual, baik dalam versi Bahasa Indonesia maupun
Inggris.

c) Setelah draft perubahan selesai disempurnakan, QHSE/DPA akan

menyerahkannya kepada Director untuk mendapatkan stempel sebagai bukti
persetujuan atas perubahan dalam manual.

Level 2 / MPD 10 – PROSEDUR PERUBAHAN MANUAL (PIN) DOKUMEN UTAMA

 PT BINTANG SAMUDRA TIMUR Nomor MPD-BST-10
Your Shipping Services Partner
Revisi 0
MANUAL PETUNJUK DARAT (MPD) 10 November
Tanggal
BAGIAN 10 – PROSEDUR PERUBAHAN 2017
MANUAL/PIN Halaman 3 dari 4

4. Part IV:
a) QHSE/DPA dan Director akan memberikan persetujuan akhir pada PIN
dimana telah dilakukan perubahan dalam manual.

b) PIN yang telah mendapat persetujuan akhir dari QHSE/DPA dan Director,
akan diedarkan ke Manager/Director yang terkait untuk memastikan mereka
turut mengetahui atas perubahan yang terjadi.

6 PROSEDUR PERUBAHAN MANUAL DAN PENERAPANNYA

1. Perubahan prosedur manual hanya dapat dilaksanakan untuk setiap Quarter

(kecuali jika diputuskan lain oleh Director). Hal ini dimaksudkan untuk
memudahkan pengendalian setiap perubahan di manual dan mengendalikan
distribusi perubahan keseluruh pemegang manual terkait.

2. Batas waktu pengajuan PIN untuk setiap periode Quarter adalah 6 (enam)
minggu sebelum periode Quarter perubahan dimulai.

3. Batas waktu distribusi setiap perubahan adalah dua minggu setelah periode
Quarter perubahan (untuk seluruh pemegang manual di kantor) dan satu bulan
setelah periode Quarter perubahan (untuk seluruh pemegang manual di kapal).

4. Untuk setiap perubahan yang telah dibuat, QHSE/DPA akan memberikan

sosialisasi kepada seluruh Management untuk selanjutnya masing-masing
Manager akan mensosialisasikan perubahan tersebut kepada personil
dibawahnya sesuai Communication Matrix yang ditentukan.

Proses pelaksanaan sosialisasi untuk semua perubahan melalui Communication

Matrix selambat-lambatnya sudah harus diselesaikan dalam satu periode
quarter atau dapat diperpanjang jika perlu sesuai persetujuan Director atau
QHSE/DPA

6. Selama periode proses pelaksanaan sosialisasi perubahan di atas, jika

dibutuhkan, formulir atau prosedur lama masih dapat diberlakukan bersamaan
dengan formulir atau prosedur yang baru dengan batasan yang ditentukan
untuk menghindari overlapping dalam pelaksanaannya tetapi tidak boleh lebih
dari 3 (tiga) bulan.

7. QHSE/DPA bertanggung jawab atas distribusi semua perubahan manual

keseluruh pemegang manual dikantor, dan dibantu Operation Department atas
distribusi semua perubahan manual keseluruh pemegang manual di kapal.

8. QHSE/DPA bertanggung jawab untuk mengendalikan semua perubahan dan

perbaikan didalam manual.

9. QHSE/DPA akan mengkomunikasikan perubahan yang telah berlaku dalam

manual, sebagai sosialisasi kepada seluruh manajemen dalam Rapat
Manajemen.

Level 2 / MPD 10 – PROSEDUR PERUBAHAN MANUAL (PIN) DOKUMEN UTAMA

 PT BINTANG SAMUDRA TIMUR Nomor MPD-BST-10
Your Shipping Services Partner
Revisi 0
MANUAL PETUNJUK DARAT (MPD) 10 November
Tanggal
BAGIAN 10 – PROSEDUR PERUBAHAN 2017
MANUAL/PIN Halaman 4 dari 4

10. Setelah proses sosialisasi dilakukan, setiap karyawan menandatangani “Revision

History List” sebagai bukti bahwa karyawan bersangkutan telah disosialisasikan
mengenai perubahan tersebut.

7 COMMUNICATION MATRIX

1. Communication Matrix adalah suatu matriks yang mengatur tata cara dan alur
komunikasi ke level yang diinginkan.

2. Communication Matrix akan disusun sesuai format Communication Matrix Scheme

3. Informasi yang dikomunikasikan dapat berupa perubahan terhadap organisasi,

personil, sistem, proses, prosedur, peralatan, material, maupun peraturan
perundangan-undangan.

4. Setiap Director dan/atau Manager harus mensosialisasikan perubahan tersebut

kepada seluruh anggota departemen terkait.

8 DOKUMENTASI TERKAIT

Formulir Catatan Perbaikan Prosedur/Manual akan disimpan oleh QHSE/DPA untuk

jangka waktu 5 (lima) tahun

Level 2 / MPD 10 – PROSEDUR PERUBAHAN MANUAL (PIN) DOKUMEN UTAMA