PT BINTANG SAMUDRA TIMUR Nomor MPD-BST-09

Shipping Services
Revisi 0
MANUAL PETUNJUK DARAT (MPD) 10 November
Tanggal
BAGIAN 09 – KOMUNIKASI DAN PELAPORAN 2017
KAPAL Halaman 1 dari 3

1 TUJUAN
Menentukan prosedur untuk menentukan posisi dan status kapal via alat komunikasi
yang tersedia serta penyebaran informasi kepada bagian yang bersangkutan dan
penentuan standar pelaporan kapal.

2 RUANG LINGKUP
Sebagai penghubung antara kantor pusat dan kapal, serta penyebaran informasi dan
sarana kontrol kegiatan kapal di kantor pusat.

3 TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

1. Marine Superintendent akan memonitor posisi, perkembangan pengoperasian kapal

dan menyalurkan informasi tersebut ke bagian yang bersangkutan.

2. Nakhoda bertanggung jawab untuk membuka radio pada jam yang ditentukan.

3. Nahkoda bertanggung jawab untuk mengirim Cover Note dan formulir laporan kapal
sesuai ketentuan setiap bulannya.

4 PROSEDUR DAN JADWAL KOMUNIKASI SERTA PENYEBARAN INFORMASI

1. Radio SSB dikantor pusat akan dibuka sesuai ketentuan perusahaan.

2. Setiap kapal akan melaporkan posisinya pada saat pembicaran radio tersebut dan
mengutarakan kebutuhannya, jika ada. MS akan mencatat semua informasi yang
diberikan dalam Checklist Komunikasi.

3. Seluruh anggota Operation Department harus membaca dan mengetahui semua

informasi yang tercatat didalam Checklist Komunikasi dan akan memberitahu MS jika
ada informasi yang tidak relevan dan sesuai setelah memverifikasikannya ke kapal.

4. Operation Department terkait harus memverifikasi ke kapal bila dalam 3 (tiga) hari
berturut-turut kapal tidak melakukan komunikasi melalui radio atau dengan cara lain.
Jika hal ini terjadi dan pihak kapal tidak dapat memberikan alasan yang jelas yang
dapat dipertanggungjawabkan maka Operation Department terkait akan
mengeluarkan Warning Letter

5 FORMULIR LAPORAN KAPAL/COVER NOTE

1. Untuk memudahkan sistem pelaporan ke kantor pusat, semua formulir isian kapal
yang dilaporkan ke kantor pusat / darat dijilid menjadi satu berkas laporan lengkap,
dengan dilampirkan Cover Note pada halaman pertama.

Level 2 / MPD 09 – KOMUNIKASI DAN PELAPORAN KAPAL DOKUMEN UTAMA

 PT BINTANG SAMUDRA TIMUR Nomor MPD-BST-09
Shipping Services
Revisi 0
MANUAL PETUNJUK DARAT (MPD) 10 November
Tanggal
BAGIAN 09 – KOMUNIKASI DAN PELAPORAN 2017
KAPAL Halaman 2 dari 3

2. Cover Note berisi daftar isi laporan kapal yang harus dilengkapi dan diserahkan ke
kantor pusat setiap bulannya.

3. Foto-foto kondisi kapal (hull dan machinery) dikirim ke kantor pusat setiap 3 (tiga)
bulan sekali oleh setiap kapal untuk memastikan pelaksanaan pemeliharaan kapal
sesuai laporan Cover Note.

4. Operation Department harus memastikan Cover Note dan laporan kapal harus sudah
lengkap diterima di kantor pusat paling lambat 15 (limabelas) hari kalender setiap
bulannya.

5. Nahkoda harus memberikan penjelasan dan alasan secara tertulis kepada Operation
Department untuk setiap keterlambatan yang terjadi. Bila penjelasan dan alasan yang
diberikan dapat diterima dan disetujui oleh Marine Superintendent, DPA, dan
Operation Manager atau Director, bila perlu suatu standar penerimaan pelaporan
kapal melalui Cover Note dapat disesuaikan khusus untuk kapal tersebut. Bila
penjelasan dan alasan yang diberikan kapal tidak dapat diterima, maka bonus
penilaian operasional bulanan kapal pada bulan tersebut akan dipotong sesuai
ketentuan.

6. Berkas laporan kapal berikut Cover Note diterima dan diverifikasi oleh Operation
Department untuk kemudian diarsip di kantor pusat.

7. Jika terdapat ketidaksesuaian pada laporan yang disampaikan harus diverifikasi ke

kapal dan bila perlu akan dibicarakan di Coordination Meeting untuk ditentukan
langkah penyelesaiannya. Nahkoda bertanggung jawab untuk melaksanakan
perbaikan sesuai langkah perbaikan yang ditentukan dan melaporkan bukti
pelaksanaan perbaikan diatas kapal ke Operation Department untuk persetujuan
pembayaran bonus penilaian laporan kapal pada bulan tersebut dan atau Warning
Letter dapat diterbitkan kepada pihak kapal.

8. Semua ketidaksesuaian dan langkah perbaikan yang dilaksanakan harus selalu

didokumentasikan oleh Operation Department untuk diketahui oleh seluruh pihak
terkait di kantor pusat.

9. Satu set salinan laporan kapal berikut Cover Note harus disimpan di kapal sebagai
dokumentasi di atas kapal.

6 DOKUMENTASI

1. Checklist Komunikasi akan disimpan selama 5 (lima) tahun oleh MS.

Level 2 / MPD 09 – KOMUNIKASI DAN PELAPORAN KAPAL DOKUMEN UTAMA

 PT BINTANG SAMUDRA TIMUR Nomor MPD-BST-09
Shipping Services
Revisi 0
MANUAL PETUNJUK DARAT (MPD) 10 November
Tanggal
BAGIAN 09 – KOMUNIKASI DAN PELAPORAN 2017
KAPAL Halaman 3 dari 3

2. BST Operational Log akan disimpan oleh Operation Department selama 5 (lima)
tahun dan salinannya akan disimpan oleh Nahkoda di atas kapal selama 5 (lima)
tahun.

3. Cover Note akan disimpan oleh Operation Department selama 5 (lima) tahun dan
salinannya akan disimpan oleh Nahkoda di atas kapal selama 5 (lima) tahun.

7 REFRENSI

Level 2 / MPD 09 – KOMUNIKASI DAN PELAPORAN KAPAL DOKUMEN UTAMA