LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS

TAHUN 2003 DIUNIT KEARSIPAN BBPPMPV PERTANIAN

CIANJUR

Disusun oleh :

Ilmun Nurhasanah

NIS : 192010060

XI OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

SMK AL-IBROHIMIYAH

Jl. Halteu Selajambe, Desa Hegarmanah, Kecamatan Sukaluyu kab. Cianjur,

Provinsi Jawa Barat, Kode Pos 43284, Telp (0263) 2323233/085624485231

CIANJUR

2021
 LEMBAR PENGESAHAN

PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS

TAHUN 2003 DIUNIT KEARSIPAN BBPPMPV PERTANIAN

CIANJUR

disahkan oleh

Ketua Kompetensi Guru Pembimbing,

Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran,

Rini Nurmaidah, SE Emma Ratna Anggraeni Soleh, M.Pd

Mengetahui dan Menyetujui,

Cianjur, 30 Februari 2021

Kepala Sekolah, Pembimbing Industri

Agus Riana, M.Pd Sunar, SP

NIP. 196905281990031001
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Puji syukur kehadirat Allah Subhanahu Wata’ala. Yang telah

melimpahkan rahmat, nikmat taufik dan hidayah-Nya. Sehingga penulis dapat
Menyelesaikan Laporan Akhir Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan pada
tanggal 20 Januari sd. 22 April di BBPPMPV Pertanian Cianjur.

Adapun Laporan Praktik Kerja Lapangan ini disusun sebagai bukti fisik
bahwa penulis telah mengikuti dan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan yang
telah diwajibkan bagi siswa/siswi kejuruan SMK AL-IBROHIMIYAH.

Semoga laporan kegiatan yang penulis sampaikan dapat bermanfaat bagi

banyak pihak, khususnya penulis dan umumnya bagi pembaca. Oleh karena itu,
sangat diharapkan agar pembaca dapat Termotivasi untuk lebih tekun setelah
membaca laporan yang penulis susun.

Selama Penyusunan Laporan ini Penulis Dibantu dari berbagai pihak, Baik

Secara Langsung maupun Tidak Langsung. Untuk itu, dengan segala kerendahan
hati, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada semua pihak yang turut membantu, khususnya :

1. Agus Riana M,Pd selaku kepala sekolah SMK AL- IBROHIMIYAH

Cianjur.
2. Dr. Ir. Raden Ruli Basuni, MP selaku pimpinan BBPPMPV Pertanian.
3. Hedi Holidin, SP, M.Si selaku Kepala Bagian Tata Usaha.
4. Rini Nurmaidah, SE selaku Kepala Kompeteni Otomatisai dan Tata Kelola
Perkantoran.
5. Emma Ratna Anggraeni Soleh, M.Pd selaku guru pembimbing di Sekolah
SMK AL-Ibrohimiyah Cianjur.
6. Sunar, SP selaku pembimbing inti, yang telah memberikan bantuan dalam
proses bimbingan di lingkungan BBPPMPV Pertanian.

iii
 7. Nurani, SE yang telah memberikan bantuan dalam proses bimbingan di
lingkungan BBPPMPV Pertanian.
8. Seluruh pembimbing PKL yang telah senantiasa mengajarkan dan
membimbing kami.
9. Seluruh karyawan di BBPPMPV Pertanian yang telah membantu dalam
pelaksanaan PKL.
10. Bapak/Ibu guru yang telah memberikan ilmu pelajaran yang bermanfaat
bagi kami.
11. Ibu dan Ayahanda yang kami cintai yang telah memberikan dukungan,
motivasi dan doanya, dan semua pihak yang telah banyak membantu
dalam pembuatan laporan ini yang tidak kami sebutkan.
12. Tidak lupa teman-teman se perjuangan di BBPPMPV Pertanian yang telah
memberikan dukungan dan semangatnya.

Dalam menyusun laporan ini kami telah berusaha semaksimal mungkin,

dan kami menyadari bahwa laporan ini jauh dari kesempurnaan, namun hal
tersebut menutupi kemungkinan adanya kelebihan dan kekurangan, untuk itu kami
mohon kritik dan sarannya yang dapat membangun kami supaya bisa lebih baik
untuk kedepannya.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Cianjur, 27 Februari 2021

Penulis,

Ilmun Nurhasanah

iv
 DAFTAR ISI

JUDUL..........................................................................................i
LEMBAR PENGESAHAN.......................................................iii
KATA PENGANTAR............................................................... iv
DAFTAR ISI.............................................................................. vi
DAFTAR GAMBAR................................................................. ix
DAFTAR TABEL........................................................................x
BAB I PENDAHULUAN............................................................1
1.1. Latar Belakang Masalah....................................................................1
1.2. Rumusan Masalah...............................................................................2
1.3. Batasan Masalah.................................................................................2
1.4. Tujuan.................................................................................................2
1.5. Manfaat...............................................................................................3
1.5.1. Manfaat Bagi Siswa.............................................................3
1.5.2. Manfaat Bagi Sekolah..........................................................4
1.5.3. Manfaat Bagi Perusahaan....................................................4
1.6. Alat dan Bahan...................................................................................4
1.6.1. Dokumen Yang Akan Disortir.............................................4
1.6.2. Ordner atau Map..................................................................6
1.6.3. Box Arsip.............................................................................7
1.6.4. Tempelan/Label Untuk Arsip..............................................7
1.6.5. Kertas A4.............................................................................8
1.7. Tempat dan Waktu Pelaksanaan.........................................................9
BAB II PROFIL INSTANSI....................................................10
2.1. Monografi Perusahaan.........................................................................10
2.2. Sejarah Instansi....................................................................................10
2.2.1. Sejarah Singkat BBPPMPV Pertanian Cianjur..................10

v
 2.2.2. Visi dan Misi BBPPMPV Pertanian Cianjur.....................11
2.2.3. Struktur Organisasi Instansi...............................................12
2.3. Manajemen Instansi............................................................................13
2.3.1. Ruang Lingkup Kerja Perusahaan.....................................13
2.4. Program Kerja yang dilaksanakan (urusan Persuratan dan
Kearsipan Pada Sub. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga)..........17
BAB III TINJAUAN PUSTAKA.............................................21
3.1. Pengertian Arsip Dinamis dan Lembaga Kearsipan............................21
3.2. Arsip Dinamis......................................................................................22
3.2.1. Konsep Arsip Dinamis.......................................................22
3.2.2. Pengertian Arsip Dinamis..................................................22
3.2.3. Tujuan Arsip Dinamis........................................................23
3.2.4. Manfaat Arsip Dinamis......................................................24
3.2.5. Jenis-Jenis Arsip Dinamis..................................................24
3.2.6. Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis..............................26
3.2.7. Pengelolaan Arsip Dinamis...............................................27
3.2.8. Pengertian Arsip Inaktif.....................................................27
3.2.9. Pengertian Arsip Aktif.......................................................28
3.2.10. Pemilahan dan Penyortiran Arsip Dinamis........................29
BAB IV PEMBAHASAN..........................................................31
4.1. Melakukan Prosedur Pengarsipan Penemuan dan Kembali
Dokumen .............................................................................................31
4.2. Melakukan Penyortiran/Pemilahan Dokumen.....................................31
BAB V PENUTUP.....................................................................38
5.1. Kesimpulan..........................................................................................38
5.2. Saran....................................................................................................38
DAFTAR PUSTAKA................................................................40
LAMPIRAN-LAMPIRAN.......................................................41

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Dokumen Yang Akan Disortir...................................................5

Gambar 1.2. Dokumen Yang Akan Disortir...................................................5
Gambar 1.3. Ordner atau Map........................................................................6
Gambar 1.4. Box Arsip...................................................................................7
Gambar 1.5. Tempelan/Label Untuk Arsip....................................................8
Gambar 1.6. Kertas A4...................................................................................9
Gambar 2.1. Monografi Perusahaan.............................................................10
Gambar 2.2. Struktur Organisasi BBPPMPV Pertanian...............................13
Gambar 2.3. Struktur Organisasi Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah
Tangga..........................................................................................................19
Gambar 4.1. Dokumen Keuangan RKA-KL ...............................................32
Gambar 4.2. Dokumen Asli..........................................................................33
Gambar 4.3. Non Dokumen..........................................................................33
Gambar 4.4. Dokumen yang dimasukkan kedalam box...............................34
Gambar 4.5. Icon fast scaner........................................................................34
Gambar 4.6. Tampilan pertama aplikasi fast scan........................................35
Gambar 4.7. Tampilan kedua saat merapihkan hasil scan dokumen............35
Gambar 4.8. Tampilan ketiga saat proses penebalan....................................36
Gambar 4.9. Contoh dari hasil scan dokumen..............................................36
Gambar 4.10. Mesin scanner........................................................................37

vii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.1. Jadwal Kerja Karyawan di BBPPMPV Pertanian Cianjur ...........9

viii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Praktek Kerja Lapangan ini dilaksanakan dalam rangka memberikan
gambaran yang nyata kepada para siswa tentang dunia kerja agar para siswa
tersebut dapat mengetahui dan merasakan bagaimana kehidupan di dunia kerja itu
sebenarnya. Selain itu, dalam kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini, para siswa
diberikan kesempatan secara langsung untuk mempraktekan semua ilmu
pengetahuan yang diperoleh dari sekolah di tempat siswa melaksanakan kegiatan
Praktek Kerja Lapangan ini.
Sekolah Menengah Kejuruan merupakan salah satu lembaga pendidikan
yang memberikan bekal kepada para siswa didiknya baik ilmu pengetahuan
maupun keterampilan di bidang tertentu.
Pada saat Masa Pandemi Covid-19 tahun sekarang ini dibatasi yang
mengikuti kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini dikarenakan situasi belum sangat
normal ataupun membaik, jadi tidak mudah bagi seseorang untuk memperoleh
Lapangan Pekerjaan.
Persaingan dunia kerja selain itu, Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini
merupakan salah satu syarat dalam menempuh Ujian Nasional yang diadakan di
Sekolah Menengah Kejuruan. Pada dasarnya, Latar Belakang Kegiatan Praktek
Kerja Lapangan adalah adanya tuntunan dalam dunia kerja yang menginginkan
Sumber Daya Manusia yang berkualitas dan mampu bersaing dalam dunia kerja.
Dalam Praktek Kerja Lapangan, peserta didik diberikan sebuah
kesempatan dalam menunjukan keterampilan ataupun keahlian tertentu dan
diaplikasikan dengan ilmu-ilmu yang telah mereka pelajari selama dilingkungan
sekolah. Sehingga ilmu yang dimiliki akan lebih dipahami karena disempurnakan
dengan praktek.

1
 2

1.2. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam pembuatan laporan Praktik Kerja
Lapangan (PKL) adalah sebagai berikut :
1. Apa yang dimaksud dengan arsip dinamis ?
2. Apa saja jenis-jenis arsip dinamis ?
3. Apa yang dimaksud dengan pengelolaan arsip ?

1.3. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam pembuatan laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
adalah sebagai berikut :
1. Apa pengertian arsip menurut undang-undang no.43 tahun 2009 ?
2. Apa tujuan arsip dinamis ?
3. Apa manfaat arsip Dinamis ?
4. Jelaskan jenis-jenis arsip dinamis ?
5. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis ?

1.4. Tujuan
Adapun tujuan dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah
sebagai berikut :
1. Tujuan PKL bagi siswa yang pertama adalah diharapkan dapat
mengimplementasikan materi yang selama ini didapatkan di sekolah
sehingga dapat diterapkan dengan baik.
2. Dapat membentuk pola pikir yang konstruktif pola piker bagi siswa-
siswi PKL. Sehinggadapat melihat peluang di masa depan.
3. Bisa melatih siswa untuk berkomunikasi atau berinteraksi secara
profesional di dunia kerja yang sebenarnya. Sehingga tidak merasa
takut atau canggung lagi berkomunikasi secara profssional.
4. Dapat membentuk etos kerja yang baik bagi siswa-siswi PKL.
Sehingga kedepannya siswa dapat menjadi sosok lulusan dan
berkualitas.
 3

5. Bisa menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan dasar yang

dimiliki oleh siswa-siswi PKL sesuai bidang masing-masing;
6. Dapat menambah jenis keterampilan yang dimiliki oleh siswa agar
dapat dikembangkan dan diimplementasikan dalam kehidupan sehari-
hari.
7. Dapat menambah jenis keterampilan yang dimiliki oleh siswa agar
dapat dikembangkan dan diimplementasikan dalam kehidupan sehari-
hari.
Demikian tujuan dari dilaksanakan Praktek Kerja Lapangan ini, sehingga
diharapkan dapat dijadikan pengalaman yang berharga dan merupakan sebuah
gambaran bagi para siswa apabila terjun ke dunia usaha/industri.

Adapun tujuan dari pembuat laporan ini adalah :

1. Sebagai salah satu syarat untuk memenuhi tugas akhir dari Praktek
Kerja Lapangan,
2. Melatih diri dalam menghadapi permasalahan dan memberikan jalan
keluarnya berdasarkan pengetahuan dan pengalaman yang telah
diperoleh selama pendidikan,
3. Untuk memberikan sumbangan pikiran dan pengetahuan bagi pembaca.

1.5. Manfaat
1.5.1. Manfaat Bagi Siswa
a. Menambah pengalaman serta wawasan baru untuk bekal bekerja.
b. Dapat lebih mengerti terhadap pemecahan masalah.
c. Mengetahui tugas dan tanggung jawab.
d. Meningkatkan sikap disiplin.
e. Menambah banyak pengalamanan dalam bekerja.
f. Dapat memahami pentingnya kerja sama dalam bekerja.
g. Menjadikan diri lebih teliti dalam melakukan pekerjaan.
h. Dapat mengoperasikan peralatan yang ada dikantor.
i. Menambah banyak teman yang berasal dari sekolah lain.
4
 5

1.5.2. Manfaat bagi Sekolah

a. Menjalankan kewajiban Undang-undang.
b. Meningkatkan Citra Sekolah.
c. Meningkatkan hubungan sekolah dengan masyarakat.
d. Meningkatkan populasi sekolah di mata masyarakat.
e. Memberikan kontribusi dan tenaga kerja bagi perusahaan.

1.5.3. Manfaat Bagi perusahaan

a. Mendapatkan tenaga kerja sementara.
b. Mendukung program
c. Meningkatkan citra perusahaan

1.6. Alat dan Bahan

1.6.1. Dokumen yang akan disortir

Gambar 1.1. Dokumen yang akan disortir

 6

Gambar 1.2. Dokumen yang akan disortir

Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris dan bahasa Belanda, yang
berupa “Document”. Pengertian domunen menurut kamus umum bahasa
Indonesia, adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan
sebagai bukti atau keterangan.

a. Pengertian Dokumen menurut Ensiklopedia Umum

Dokmen berarti surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan rekaman
tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan.
b. Pengertian Dokumen menurut Ensiklopedia Administrasi
Adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai
alat guna mendukung suatu keterangan.
 7

1.6.2. Ordner atau Map

Gambar 1.3. Ordner atau Map

Brief ordner adalah map besar dari karton tebal, didalamnya terdapat
penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam
jumlah banyak dan biasanya disusun secara vertical diatas rak/didalam lateral
filling cabinet.
 8

1.6.3. Box Arsip

Box arsip adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
terlebih dahulu dimasukan ke dalam folder/map arsip.

Gambar 1.4. Box Arsip

1.6.4. Tempelan/Label Untuk Arsip

Adalah bahan yang gunanya untuk pemberian ciri pada arsip yang
akandimasukan ke dalam box. Misalnya TU 00 Persuratan, apabila arsip pada
kode tersebut ada 5 item dan item tersebut berisi map, lembaran, buku dan
majalah maka cukup 1 saja yang diberi label arsip, dilabel arsip dituliskan Box,
Kode arsip, dan jumlah item yang dimasukan ke dalam box tersebut. Tetapi,
 9

apabila didalam item tersebut berisi ordner maka untuk setiap ordner harus diberi
tempelan/label arsip.

Gambar 1.5. Tempelan/Label untuk Arsip

1.6.5. Kertas A4
Adalah selembaran yang bermacam warnanya yang banyak kegunaannya.
Diantaranya salah satu bahan untuk membuat tempelan yang sebelumnya diatas
sudah dijelaskan. Adapun kertas A4 ini untuk pemberian skat/nomor box pada
arsip yang dimasukkan kedalam box besar atau yang diberi ciri pada setiap arsip
yang diikat.
 10

Gambar 1.6. Kertas A4

1.7. Tempat Dan Waktu Pelaksanaan

Pelaksanaan PKL bagi siswa/siswi SMK AL-IBROHIMIYYAH Kelas XI,

dilaksanakan mulai tanggal 20 Januari s.d. 20 April Tahun 2021 yang tersebar di
DU/DI yang relevan dengan kompetensi keahlian dikawasan Kabupaten Cianjur
dan sekitarnya. Adapun nama Instansi atau Lembaga sebagai tempat PKL yaitu di
BBPPMPV Pertanian Cianjur. Di Lembaga ini kami ditempatkan di bagian
Administrasi Perkantoran. Adapun jadwal kerja karyawan adalah sebagai berikut :

Tabel 1.1. Jadwal Kerja Kayawan DI BBPPMPV Pertanian Cianjur

JAM
NO HARI JAM MASUK ISTIRAHAT
PULANG
1 Senin 08.00 WIB 12.00 WIB s.d 13.00 WIB 15.00 WIB
2 Selasa 08.00 WIB 12.00 WIB s.d 13.00 WIB 15.00 WIB
3 Rabu 08.00 WIB 12.00 WIB s.d 13.00 WIB 15.00 WIB
4 Kamis 08.00 WIB 12.00 WIB s.d 13.00 WIB 15.00 WIB
5 Jum’at 08.00 WIB 12.00 WIB s.d 13.00 WIB 15.00 WIB
 BAB II

PROFIL INSTANSI

2.1 Monografi Perusahaan

Gambar 2.1. Monografi perusahaan

Kementrian pendidikan Dan Kebudayaan Pusat Pengembangan dan

Pemberdayaan Pendidikan Dan Tenaga Kependidikan Pertanian Alamat : Jalan
Jangari Km No. 14 Desa Sukajadi, Kecamatan Karangtengah Kabupaten
Cianjur, Provinsi Jawa Barat, Kode Pos. 43281.

2.2 Sejarah Instansi

2.2.1 Sejarah Singkat BBPPMPV Pertanian Cianjur
Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga
Kependidikan (PPPPTK) Pertanian yang semula bernama PusatPengembangan
Penataran Guru (PPPG) Pertanian atau sekarang dikenal dengan nama Balai
Besar Pengembangan Penjaminan Mutu Pendidikan Vokasi (BBPPMPV)
Pertanian merupakan lembaga Pemerintah di bawah naungan Kementerian
Pendidikan Pertanian atau lebih dikenal dengan sebutan VEDCA (Vocational
Education Development Centre for Agriculture). Training Centre mulai dirintis

10
 11

pada tahun 1984 melalui dana APBN dan bantuan luar negeri, khususnya ADB
(Asean Development Bank) PPPPTK Pertanian mulai menajdi lembaga rutin
dengan UPT berdasarkan SK Kemendikbud RI No.0529/0/1990 pada tanggal 14
Agustus 1990 dan diresmikan pada tanggal 09 maret 1991 oleh menteri
pendidikan dan Kebudayaan Prof. Dr. Fuad Hasan.

BBPPMPV Pertanian kini menjadi unit Pelaksana Teknis pada

Kementererian Pendidikan dan Kebudayaan yang bertanggung jawab penuh
Kepada Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan. Tugas BBPPMPV
Pertanian melaksanakan pengembangan dan pemberdayaan pendidik dan tenaga
kependidikan.

2.2.2 Visi dan Misi BBPPMPV Pertanian Cianjur

VISI

“Membangun rakyat Indonesia yang menjadi pembelajar seumur hidup

yang unggul, terus berkembang, sejahtera dan berakhlak mulia dengan
menumbuhkan nikai-nilai budaya Indonesia dan Pancasila”

MISI

1. Mewujudkan pendidik dan tenaga kependidikan serta pesertadidik yang

professional dibidang pertanian.
2. Mewujudkan mutu dan relevansi layanan diklat bidang pertanian.
3. Mewujudkan pemerataan dan perluasan akses layanan peningkatan
profesionalisme dibidang pendidikan pertanian.

4. Mewujudkan sistem tata kelola lembaga yang akuntabel dan transparan.

 12

2.2.3 Struktur Organisasi Instansi

Struktur organisasi inti BBPPMPV Pertanian mengacu kepada
Permendibud No.26 tahun 2020 tanggal 26 Juni 2020 tentang organisasi dan tata
kerja BBPPMPV bidang Pertanian terdiri dari :
a. Kepala Pusat
b. Bagian Tata Usaha
1. Urusan Tata Laksana dan Kepegawaian;
2. Urusan Perencanaan dan Penganggaran; dan
3. Urusan Tata Laksana dan Rumah Tangga.
c. Koordinator Pengembangan Penjaminan Mutu Diksi Pertanian
1. Sub Koordinator Penjaminan Mutu
2. Sub Koordinator Tata Ketatalaksanaan Penjaminan Mutu
d. Koordinator Fasilitasi Peningkatan Kompetensi
1. Sub Koordinator Program Peningkatan Kompetensi PTK;
2. Sub Koordinator Tata Laksana Peningkatan Kompetensi PTK; dan
3. Sub Koordinator Evaluasi Peningkatan Kompetensi PTK.
e. Koordinator Kemitraan, Pengembangan Inovasi dan TIK
1. Kelompok KerjaInovasi dan TIK; dan
2. Kelompok KerjaKemitraan.
f. Departemen :
1. Departemen Agribisnis Tanaman Pangan dan Kehutanan
2. Departemen Agribisnis Peternakan dan Kesehatan Hewan
3. Departemen Agribisnis Perikanan
4. Departemen Agroindrustri dan Teknik Kimia
5. Departemen Sains Terapan, Otomasi Pertanian dan Pengajaran Umum.
g. Koordinator Jabatan Fungsional
 13

PERATURAN MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

NOMOR 26 TAHUN 2020
TENTANG
ORGANISASI DAN TATA KERJA BALAI BESAR PENGEMBANGAN
PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN VOKASI PERTANIAN

Gambar 2.2 Struktur Organisasi BBPPMPV Pertanian

2.3 Manajemen Instansi

2.3.1 Ruang Lingkup Kerja Perusahaan
A. Kepala BBPPMPV Pertanian
1) Tugas Pokok
Mengelola seluruh kegiatan lembaga sesuai dengan tugas pokok dan
fungsi lembaga
2) Fungsi
a. Menetapkan Kebijakan dan sasaran mutu
b. Menetapkan strategi pencapaian tujuan dan sasaran
B. Bagian Umum
Tugas Pokoknya yaitu melaksanakan urusan administrasi BBPPMPV yang
meliputi :
a. Koordinasi pelaksanaan kegiatan BBPPMPV
 14

b. Pelaksanaan urusan ketatausahaan dan kerumahtanggaan

c. Pelaksanaan urusan ketatausahaan dan kepegawaian
d. Pelaksanaan urusan keuangan

Pada bagian umum terdiri dari 3 sub bagian yaitu :

1). Sub bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga, Tugas pokoknya yaitu
Melakukan urusan persuratan, kearsipan, kerumahtanggaan, dan
perlengkapan.
2). Sub Tatalaksana dan Kepegawaian, Tugas pokoknya yaitu Melakukan
urusan ketatalaksanaan, serta mutasi, pengembangan, dan disiplin
pegawai.
3). Sub bagian Perencanaan dan Penganggaran (Keuangan), Tugas pokoknya
yaitu Melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran,
pembiayaan, perbendaharaan, dan evaluasi pelaksanaan anggaran.

1. Bidang Program dan Informasi

Tugas pokoknya yaitu Melaksanakan penyususnan dan pengembangan
program serta pengelolaan informasi kompetensi BBPPMPVyang meliputi :
a. Penyusunan program peningkatan kompetensi BBPPMPV.
b. Pengembangan model-model peningkatan kompetensi BBPPMPV.
c. Pengelolaan data dan informasi kompetensi BBPPMPV.
d. Evaluasi program peningkatan kompetensi BBPPMPV.

Pada bidang Progran dan Informasi terbagi menjadi 2 bagian yaitu :

1). Seksi Program, Tugas Pokoknya yaitu Melakukan Penyusunan dan
evaluasi program serta pengembangan model-model peningkatan
kompetensi BBPPMPV Pertanian.
2). Seksi Data dan Informasi, Tugas pokoknya yaitu Melakukakn
pengumpulan, pengolahan dan penyajian data dan informasi kompetensi
BBPPMPV.
15
 16

2. Bidang Fasilitas Peningkatan Kompetensi

Tugas Pokoknya yaitu Melaksanakan fasilitas dan evaluasi peningkatan
Kompetensi PTK yang meliputi :
a. Fasilitas dan Pelaksanaan peningkatan kompetensi BBPPMPV.
b. Evaluasi pelaksanaan peningkatan kompetensi BBPPMPV.

Pada bidang Fasilitas Peningkatan Kompetensi terbagi menjadi 2 seksi yaitu :

1). Seksi Penyelenggaraan, Tugas Pokoknya yaitu Melakukan penyiapan
Fasilitas peningkatan kompetensi BBPPMPV.
2). Seksi Evaluasi, Tugas Pokoknya yaitu Melakukakn penyiapan evaluasi
dan penyusunan laporan pelaksanaan peningkatan kompetensi
BBPPMPV.
 Fungsi :
a. Melakukan penyiapan bahan evaluasi proram fasilitasi,
pelaksanaan, dan dampak peningkatan kompetensi dan
pemberdayaan BBPPMPV.
b. Melakukan penyusunan program kerja seksi.
c. Melakukan evaluasi program fasilitasi, Pelaksanaan dan dampak
peningkatan kompetensi dan pemberdayaan BBPPMPV.
d. Melakukan analisis hasil fasilitasi, pelaksanaan dan dampak
peningkatan kompetensi dan pemberdayaan BBPPMPV.
e. Melakukan koordinasi jasa konsultasi dan layanan jasa
pemagangan/PKL.
f. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen seksi.
g. Melakukan penyusunan laporan Seksi dan penyiapan penyusunan
laporan Bidang.

3. Koordinator Jabatan Fungsional

Tugas Pokoknya yaitu Merumuskan, melaksanakan dan
mengkoordinasikan kegiatan jabatan fungsional.
 17

1). Agribisnis Tanaman Pangan dan Hortikultura

Kegiatan diklat dan ruang lingkung meliputi : tanaman sayuran
(cabe, tomat, kubis, kangkung, dan sebagainya)., tanaman buah
(jeruk, melon, semangka, durian, rambutan, dan sebagainya),
tanaman hias, pot, pekarangan, padi, dan palawija.
2). Agribisnis Tanaman Perkebunan dan Kehutanan
Kegiatan diklat dan ruang lingkup meliputi : Teknik produksi
tanaman perkebunan (tanaman kelapa sawit, tanaman karet, tanaman
kakao, tanaman kopi, tanaman coklat, tanaman lada, tanaman tebu,
tanaman tembakau, dan sebagainya.
Teknik produksi tanaman kehutanan (tanaman hutan produksi, hutan
alam, wanafarma), teknik produksi tanaman harapan (lidah
buaya,/aloe vera dan tanaman jarak), manajemen tanaman
perkebunan, manajemen tanaman kehutanan.
3). Kultur Jaringan dan Teknologi Benih
Kegiatan diklat dan ruang lingkup meliputi : teknologi benih, kultur
Jaringan (tanaman hortikultura, perkebunan dan hutan).
4). Agribisnis Perikanan
Kegiatan diklatnya meliputi : Pembenihan dan pembesaran ikan
konsumsi, ikan hias serta produksi pakan ikan dengan ruang lingkup
budidaya air tawar, budidaya ikan air payau, budidaya ikan laut,
budidaya non ikan dan pasca panen.
5). Agribisnis Peternakan
Meliputi ternak unggas dan ruminansia dengan ruang lingkup : unggas
pedaging dan petelur (ayam, puyuh, bebek, dan sebagainya), ruminansia
besar (sapi potong, sapi perah, kerbau dan sebagainya), ruminansia
kecil (domba, kambing, kelinci dan sebagainya), pakan ternak, pengolahan
Limbah ternak dan teknologi hasil ternak.
6). Agroindustri dan Pengawasan Mutu
Meliputi : teknologi pengolahan hasil nabati, hewani, hasil perkebunan,
Pengemasan, penggudangan, dan pengendalian mutu agroindustri.
 18

7). Ilmu Dasar dan Teknik Kimia

Meliputi : pengujian proksimat, pengujian senyawa organik dan logam,
Bidang pengelolaan labaratorium dan bidang analisis kimia.

2.4. Program Kerja yang dilaksanakan (urusan Persuratan dan

Kearsipan Pada Sub. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga)

A. Tugas dan Fungsi Urusan Tata Laksana dan Rumah Tangga

Pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik

Indonesia Nomor 26 Tahun 2020Tentang Organisasi dan Tata Kerja
Balai Besar Pengembangan Penjaminan Mutu Pendidikan Vokasi
Pertanian, bahwa Urusan Tata Laksana dan Rumah Tangga
mempunyai tugas dan fungsi melakukan urusan persuratan, kearsipan,
perpustakaan, kehumasan, kerumah tanggaan, dan barang milik
negara.

C. Fungsi

1. Melakukan penyusunan program kerja Urusan Tata Laksana dan

Rumah Tangga.
2. Melakukan penerimaan, pencatatan, dan pendistribusian
surat  Masuk dan surat keluar pusat.
3. Melakukan urusan penataan, pemeliharaan, dan penyimpanan
Penghapusan arsip pusat.
4. Melakukan penyusunan risalah rapat di lingkungan pusat (Notula).
5. Melakukan penggandaan surat dan dokumen pusat.
6. Melakukan urusan keprotokolan, upacara, penerimaan tamu dan
rapat dinaspusat.
7. Melakukan   urusan   keamanan,   ketertiban,   kebersihan dan
keindahan di lingkunganpusat.
 19

8. Melakukan urusan pengaturan penggunaan peralatan kantor,

kendaraan dinas, gedung (Fasilitas) kantor, rumah dinas, asrama,
dan sarana prasarana lainnya di lingkunganpusat.
9. Melakukan urusan pemeliharaan dan perawatan sarana prasarana di
lingkungan pusat.
10. Melakukan urusan pengaturan pengadaan air, listrik, telepon
dilingkungan pusat.
11. Melakukan urusan pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian
sarana prasarana di lingkungan pusat.
12. Melakukan urusan inventatrisasi barang milik negara.

D. Struktur Organisasi Tugas dan FungsiUrusan Tata Laksana dan

Rumah Tangga

Urusan
Tata Laksana dan Rumah
Tangga

Urusan Urusan Urusan Urusan Urusan Urusan

Persuratan Kearsipan Perpustakaan Kehumasan Kerumahtanggaan BMN

Gambar 2.3 Sruktur Organisasi Urusan Tata Laksana dan Rumah Tangga

E. Program Kerja

1. Pembuatan Surat Dinas, meliputi

a) Surat Tugas
b) Surat Undangan
c) Surat PengantarBerkas
d) Surat Pengumuman
e) Surat Jawaban (Konfirmasi), dll.
2. Prosedur Surat Masuk dan Keluar
 20

3. Penyelenggaraan Kearsipan
a. Sistem Pengelolaan Kearsipan
b. meliputi ;
 Pedoman Tata Naskah Dinas
 Pedoman Pengurusan Surat
 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
 Pedoman Pengelolaan ArsipAktif dan Inaktif
c. Organisasi Kearsipan
Pasal 16 Ayat 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
d. Sarana dan Prasaran Kearsipan
e. Sumber Daya Manusia Kearsipan
4. Pelaksanaan Kegiatan Kearsipan
a. Pengurusan Surat Masuk dan Keluar
b. Pemberkasan ArsipAktif, menghasilkan :
 Daftar Berkas
 Daftar Isi Berkas
c. Penataan Arsip Inaktif
21
 BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Pengertian Arsip dan Lembaga Kearsipan

Secara terminologis pengertian arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu

pengertian Eropa kontinental dan pengertian Inggris Raya/Anglo-Saxon
beserta wilayah jajahannya Di lingkungan negara Eropa.
Jerman dan Belanda sebagai pioner pemikiran teori dan metodologi
kearsipan, menyebutkan istilah arsip (archief) untuk semua jenis naskah yang
dibuat atau diterima oleh suatu instansi dalam pelaksanaan fungsi kedinasan.
Untuk arsip yang masih digunakan secara langsung sebagai pendukung
penyelesaian proses administrasi/operasional instansi pencipta arsip yang
bersangkutan disebut sebagai arsip statis. Arsip dinamis yang masih
digunakan untuk penyelesaian materi yang menjadi substansi masalah/sebuah
korespondensi.
Dalam pengertian Anglo-Saxon, semua naskah yang dibuat atau
diterimadalam pelaksanaan fungsi kedinasan suatu instansi dikenal dengan
nama “record”. Secara rinci dapat dibedakan dengan istilah current record
untuk arsip yang masih aktif, semi/non-current record untuk arsip inaktif dan
public record untuk arsip statis (T.R Schellenberg, 1956;16). Dengan
demikian di lingkungan Inggris raya dan wilayah jajahannya tidak mengenal
istilah arsip melainkan istilah rikod untuk semua jenis naskah yang dibuat atau
yang duterima dalam pelaksanaan fungsi kedinasan.
Istilah arsip dan rikod sebagai sesuatu yang memiliki karakteristik berlainan
muncul sebagai akibat pendekatan baru dalam pengelolaan arsip modern dan
dimotori oleh para pemikir kearsipan Amerika Serikat. Dengan
berkembangnya pendekatan life cycle (daur hidup) dalam manajemen arsip
maka munculah pengertian archive untuk arsip statis dan record untuk arsip

21
 22

dinamis. Archive merupakan sebagian dari record yang menurut penilaian

dianggap memiliki nilai guna berkelanjutan/bernilai guna permanen. Dengan
munculnya pendekatan baru a record continum pemberian garis batas yang
ketat antara profesi manajemen record dengan manajemen archive menjadi
tidak tepat karena untukkepentingan efisiensi operasional instansi pengelolaan
arsip harus dirancang sejak saat tercipta hingga pelestarian dan
penggunaannya sebagai arsip statis.

3.2 Arsip Dinamis

3.2.1 Konsep Arsip dinamis

Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam termasuk

datadalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan
korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan
tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut. Arsip dinamis memuat informasi
tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas
sebuah organisasi ataupun perorangan.

3.2.2 Pengertian Arsip Dinamis

Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan adalah “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”. Keberadaan arsip bukan hal
yang diciptakan secara khusus. Arsip tercipta secara otomatis sebagai
 23

bukti pelaksanaan kegiatan administrasi yang terekam dalam bentuk media

apapun.

Tentunya alam penyimpanan telah mempertimbangkan sistem

temu kembali yang cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan. Pada
mulanya arsip berasal dari bahasa Yunani “archivum” yang artinya tempat
untuk menyimpan. Namun, arsip record yang dalam istilah bahasa
Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, yang menurut Basir
Barthos (2007: 2).

Arsip dinamis dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang
melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik
ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan
maupun non-pemerintahan.

Menurut The Liang Gie (2009: 118) “arsip dinamis adalah suatu kumpulan
warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali”. Arsip dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga
disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut.

3.2.3 Tujuan Arsip Dinamis

Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin

keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintah.
Menurut Sedarmayanti (2003,19) “Tujuan kearsipan secara umum adalah
untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
 24

rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta

untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah”.
Barthos (2012,12) tujuan arsip adalah, untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasioal tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintahan.
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan tujuan arsip secara umum
ialah untuk mempermudah temu kembali arsip atau surat yang berada
dalam suatu lembaga pemerintah atau instansi yang menyimpan berbagai
arsip, yang dikelompokkan menurut tata penyimpanan di lembaga atau
instansi masing-masing.

3.2.4 Manfaat Arsip Dinamis

Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi

merupakan kebutuhan yang mendasar. Salah satu sumber informasi adalah
arsip. Maka dari itu arsip sangat bermanfaat bagi kelangsungan dan
kelancaran suatu organisasi atau instansi baik pemerintah maupun swasta
dan arsip harus di simpan dengan sebaik mungkin. Menurut Dewi (2011,
6) dengan menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan
kembali dalam waktu yang singkat dan menyelamatkan arsip dari
kehilangan atau kerusakan.

3.2.5 Jenis-Jenis Arsip Dinamis

Wiyasa (2003, 92-93) menggolongkan arsip dinamis menjadi dua,

yaitu:
1. Arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara
langsung dan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi
organisasi.
 25

2. Arsip dinamis inaktif, yatu arsip yang frekuensi penggunaannya

dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.

Dari segi waktunya arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu:

1. Arsip dinamis jangka panjang, mencakup sejarah instansi,
lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur.
2. Arsip dinamis temporer dikenal dengan nama transitory record
atau transactional record yang didalamnya mencakup jawaban
atas surat masuk, permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka
panjang dan pendek.

Arsip dinamis dapat juga digolongkan menjadi dua yaitu:

1. Record copy, salinan atau kopi arsip dinamis yang resmi dan
disimpan untuk keperluan hukum operasional.
2. Nonrecord copy, sebuah arsip dinamis yang biasanya tidak
termasuk dalam ruang lingkup arsip dinamis resmi.

Dari segi bentuknya arsip dinamis dibedakan dua yaitu:

1. Arsip dinamis tradisional yang terbagi dari grafis berupa kertas,
nongrafis berupa microfilm, computer file, word processsing.
2. Arsip dinamis unik, yaitu seperti manuskrip asli film.

Dapat dinyatakan bahwa, sesuatu yang direkam dengan berbagai

macam cara dapat dikatakan dengan arsip apabila memiliki unsur-unsur
berikut.

1. Merupakan informasi terekam.

2. Memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat, dibaca,
diraba, dan didengar.
3. Arsip memiliki fungsi dan kegunaan dalam rangka menunjang
proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi
 26

manajemen, pemerintah yang dilihat dari segi fungsi dan bagian-

bagiannya.

3.2.6 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis

Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak diterima di kantor,

sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arsip harus melakukan
penyortiran terlebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan.
Menurut Sugiarto, (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip
dinamis yaitu : langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan
dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah atau prosedur
penyimpanan arsip adalah (pemeriksaan arsip inspecting), pengindeksan
arsip (indexing), memberi tanda, penyortiran, dan penyimpanan atau
peletakan”.
Barthos (2012, 198) perlengkapan penyimpanan terdiri atas :
1. Folder, semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder
terdapat tab yang merupakan bagian menonjol pada sisi atas untuk
menempatkan title file yang bersangkutan.
2. Guide, merupakan petunjuk tempat brkas-berkas itu disimpan
sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.
3. Tickler file, (berkas pengingat) merupakan tempat penyimpanan kartu
kendali dan kartu pinjam arsip.
4. Filling cabinet, digunakan untuk menyimpan folder yang berisi
lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya.
5. Rak arsip, digunakan untuk penyimpanan berkas/arsip tidak berbeda
dengan rak untuk menyimpan buku-buku perpustakaan.
6. Bok, terbuat dari karton tertutup dipergunakan untuk pengganti filling
cabinet bagi arsip-arsip inaktif ditempat penata arsip.
7. Kartu kendali.
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah
(2003,71) adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat yang
 27

sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan. Dari uraian
tersebut dapat dikatakan bahwa prosedur dalam penyimpanan arsip dalam
suatu wadah bertujuan untuk memudahkan peneuan kembali saat
dibutuhkan.

3.2.7 Pengelolaan Arsip Dinamis

Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleng seorang

arsiparsis yang berada pada ruangan yang mengatur tentang surat
menyurat, karena penataan arsip di suatu organisasi baik pemerintah
maupun swasta. Menurut widjaja (1996, 44) “arsip dinamis seharusnya
dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya, karena
bila sebuah instansi menciptakan surat kemudian mengirimkannya kepada
pembaca.
Pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan Menteri Komunikasi
dan Informatika Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata
Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa
“pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis,
penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip”. Tujuan dari ini
adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan
kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan : sistematis, utuh,
menyeluruh, sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu,
untuk menjaga keauntetikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan.

3.2.8 Pengertian Arsip Inaktif

Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan untuk

kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang bertanggung diunit kerja
dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan
keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya.
 28

a. Manajemen Arsip Inaktif

Manajemen Arsip Inaktif merupakan suatu aktivitas
sekelompok orang yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan
tanggungjawab untuk melakukan pengelolaan arsip inaktif
dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan
yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Ada 3 langkah
penting dalam menjamin agar arsip inaktif suatu organisasi
terkelola dengan cara yang tepat bagi kepentingan manajemen
data pengguna (Jay Kennedy 1998), yaitu :
a. Pengembangan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
JRA dipergunakan untuk menjamin agar arsip
tersimpan dalam jangka waktu tertentu dan ada pula
digunakan sebagai dasar untuk melakukan
pemindahan arsip dari ruang kantor yang biayanya
mahal ke lokasi yang lebih murah.
b. Menentukan Media Arsip
Perlu dibuat suatu keputusan apakah arsip akan
disimpan didalam media kertas, film, microfilm,
magnetic atau media optic. Meskipun ada teknologi
komputer namun kebanyakan instansi masih suka
menyimpan arsip dalam media kertas karena bentuk
ini paling murah.
c. Menentukan Fasilitas Penyimpanan
Bagaimana memilih tipe fasilitas penyimpanan yang
paling tepat bagi instansi, berapa metode apa yang
aman dipergunakan untuk memusnahkan Arsip,
merupakan langkah yang harus diperhatikan dalam
menentukan fasilitas penyimpanan arsip.

3.2.9 Pengertian Arsip Aktif

 29

Arsip Aktif merupakan international Council on Archiver (ICA,

1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap
digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga,
organisasi.
Arsip Aktif menurut Association Of Records managers and
Administration (ARM, 1984) adalah arsip yang secara tetap (regulary)
masih ditunjuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi saat ini.
Dari beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip aktif
mengandung unsur-unsur sebagai berikut :
a. Informasi yang terekam berkaitan dengan kegiatan prganisasi
b. Sering digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi
c. Disimpulkan dan dikelola oleh unit asal (unit kerja pencipta
arsip)
Karena arsip aktif merupakan bagian/unsur penting dalam
mendukung kelancaran pekerjaan, mendukung proses pengambilan
keputusan, maka arsip aktif harus terpenting dalam hal ini adalah :
Kecepatan, ketepatan penentuan kembali (retrieval) arsip saat diperlukan.

3.2.10 Pemilahan dan Penyortiran

Penyortiran surat/dokumen adalah kegiatan memisah-misahkan

surat yang diterima dari perusahaan/instansi lain kedalam kelompok atau
golongan-golongan yang telah ditentukan untuk pengolahan lebih lanjut.
Ada 3 tujuan mengapa kita harus melakukan penyortiran, yaitu :

a. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk.

b. Untuk menentukan priorotas penangannya.
c. Untuk mempermudah pengawasan.

Kegiatan penyortiran ini dilakukan oleh petugas penerima surat di loket

penerimaan surat masuk. Tugas-tugas dari petugas enerima surat adalah
sebagai berikut :
 30

a. Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas.

b. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan sekretaris atau
pimpinan.
c. Menggolongkan surat dinas atau surat dinas/rutin biasa, surat
dinas penting dan surat dinas rahasia.

Untuk mengetahui jenis surat, dapat dilakukan dengan cara :

a. Meneliti sumber surat dari nama pengirim surat tersebut.

b. Meneliti cara pengiriman (kilat, segera, pos paket atau barang
cetakan.
 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Melakukan Prosedur Pengarsipan dan Penemuan Kembali Dokumen

1) Mempersiapkan Alat dan Bahan Kearsipan

a. Bok Penyimpanan Arsip, untuk menyimpan ordner supaya arsip yang
disimpan terlihat lebih rapi dan teratur.
b. Lem/Double tip, untuk merekatkan daftar berkas bok arsip dan ordner.
c. Cutter, alat yang dibutuhkan untuk segala pemotongan semisal kertas.
d. Pensil, untuk memberi kode pada dokumen. kode diberikan dicover
lembaran pertama.
e. Komputer, untuk membuat daftar isi berkas dan daftar berkas yang
selanjutnya disebut Arsip Elektronik.

4.2 Melakukan Penyortiran/Pemilahan Dokumen

Penyortiran surat/dokumen adalah kegiatan memisahkan surat yang diterima dari

perusahaan/instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah
ditentukan untuk pengolahan lebih lanjut. Ada 3 tujuan mengapa kita harus
melakukan penyortiran, yaitu :
a. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk.
b. Untuk menentukan priorotas penangannya.
c. Untuk mempermudah pengawasan.

Kegiatan penyortiran ini dilakukan oleh petugas penerima surat di

loket penerimaan surat masuk. Tugas-tugasdari petugas enerima surat
adalah sebagai berikut :

1. Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas.

2. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan sekretaris atau pimpinan.

31
 32

3. Menggolongkan surat dinas atau surat dinas/rutin biasa, surat dinas

penting dan surat dinas rahasia.

Untuk mengetahui jenis surat, dapat dilakukan dengan cara :

1. Meneliti sumber surat dari nama pengirim surat tersebut.

2. Meneliti cara pengiriman (kilat, segera, pos paket atau barang
cetakan).

Dalam pengerjaan penyortiran surat/dokumen ini petugas membutuhkan suatu

alat yang disebut kotak sortir.

Cara Kerja :

1. Pemisahan Antara Dokumen dan Non-Dokumen

Contoh dokumen asli misalnya, memisahkan dokumen keuangan RKA-KL,

Adalah arsip yang telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang dan
dibubuhi Cap basah sedangkan non dokumen adalah draft Surat yang tidak
ditanda tangani dan bisa dimusnahkan.

Gambar 4.1. Dokumen Keuangan RKA-KL

 33

Gambar 4.2 Dokumen Asli

Gambar 4.3 Non Dokumen

2. Pengelompokan Berdasarkan Bulan, Tanggal dan Tahun.

Pengelompokan dokumen yang akan disortir yaitu dilihat dari susunan awal
tahun, bulan, tanggal dan nomor yang ada didalam dokumen atau surat.
 34

3. Memasukan Dokumen/surat ke dalam Bok sesuai dengan

Subjek/Masalah dengan urutan tanggal

Prosedur memasukan surat sebagai berikut :

a. Dokumen/surat dimasukan kedalam bok dengan posisi kop surat
berada disebelah kanan.
b. Dokumen/surat yang dimasukan jangan terlalu banyak, karena apabila
terlalu banyak ketika diangkat akan terasa berat dan harus menyisakan
beberapa ruang untuk memasukan Dokumen/surat susulan.

Gambar 4.4 Dokumen yang dimasukan ke dalam box

4. Lalu dilanjutkan dengan proses scan menggunakan mesin scanner atau

bisa juga dengan aplikasi

Dengan Aplikasi Fast Scaner :

Gambar 4.5 Icon Fast Scaner

Langkah-langkah melakukan scan surat sebagai berikut :
1. Buka aplikasi fast scaner
 35

2. Lalu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini

Gambar 4.6 Tampilan Pertama Aplikasi Fast Scaner

3. Lalu klik tombol kamera di pojok kanan bawah untuk memulai scan
surat/dokumen, akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini :

Gambar 4.7 Tampilan kedua saat merapihkan hasil scan dokumen

 36

Gambar 4.8 Tampilan ketiga saat proses penebalan

Gambar 4.9 Contoh dari hasil scan dokumen

4. Selesai

Dengan Mesin Scanner :

 37

Gambar 4.10 Mesin Scanner

Catatan :

Karena yang di pakai yaitu aplikasi fast scanner, maka saya hanya
memberikan gambarannnya saja.

5. Pengelompokan Untuk Nomor Lemari, Rak dan Bok Berdasarkan

Urutan Lemari.
6. Dilanjutkan dengan Entri Data tersebut

Entri Data adalah transkripsi data suatu bentuk yang lain. Sebagian besar
bisnis modern membutuhkan beberapa jenis entri data, mulai data berupa angka-
angka Keuangan hingga alamat, artikel, dan transkripsi pidato. Sebagian besar tipe
data entri membutuhkan penggunaan komputer dan aplikasi perangkat lunak yang
cukup sederhana.

7. Lalu dokumen tersebut di print

8. Pelabelan
 BAB V
KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pengalaman yang dirasakan selama melaksanakan Praktek

Kerja Lapangan di BBPPMPV Pertanian yang kemudian di paparkan dalam
sebuah laporan dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan kerja dapat berjalan
dengan baik jika disertai dengan sikap dan moral yang berkualitas seperti
disiplin, jujur, percaya diri, rajin, teliti, terampil, pantang menyerah dan lain
sebagainya.
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan dapat berjalan dengan lancar, efektik
dan efisien karena adanya proses komunikasi yang baik antar bagian
organisasi, sehingga dalam proses Praktek Kerja Lapangan tersebut penulis
menemukan banyak pengalaman yang dapat menjadi suatu pembelajaran
untuk kesempatan di dunia kerja.
Pada hakekatnya sebuah pekerjaan akan menghasilkan suatu produk
berkualitas tinggi jika dilakukan dengan ikhlas dan kerjasama yang baik.
Dalam hal ini, ketika kita bekerja disuatu perusahaan, kita harus mengetahui
fungsi, tugas dan proses pekerjaan yang dilaksanakan.
Adanya kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini, Penulis menyadari bahwa
banyak sekali ilmu yang didapatkan sehingga sangat bermanfaat bagi
kehidupan penulis untuk kesempatan berikutnya terutama dalam dunia kerja.
Melalui Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini diharapkan tetap terjalin
kerjasama yang baik antara pihak SMK AL-IBROHIMIYAH dengan Dunia
Usaha/ Industri atau Instansi, khususnya BBPPMPV Pertanian.

5.2 Saran
Dari hasil selama saya melakukan kegiatan PKL ,saya memberikan saran
agar PKL dapat dilaksanakan dengan lancar dan baik kedepannya serta saya
berharap kepada para peserta PKL agar mempersiapkan diri dengan

38
 39

menguasai pelajaran yang akan diterapkan dalamin dustri, agar memudahkan

dalam melakukan PKL.

 Untuk Perusahaan

Diharapkan agar kerjasama antara sekolah dengan perusahaan lebih

ditingkatkan dengan banyak member peluang kepada siswa-siswi SMK untuk
Praktek Kerja Lapangan

1. Untuk para karyawan prestasi yang telah diraih dipertahankan dan bekerja
sesuai prosedur.
2. Hubungan karyawan dengan siswa-siswi PKL diharapkan selalu terjaga
keharmonisannya agar dapat tercipta suasana kerjasama yang baik.

 Untuk Sekolah

1. Pemantauan terhadap siswa-siswi yang sedang PKL maupun yang baru

akan melaksanakan PKL agar lebih ditingkatkan lagi untuk meyakinkan
pihak perusahaan terhadap program PKL ini.
2. Dalam pembekalan materi fisik maupun mental agar lebih ditingkatkan
terutama untuk pembinaan mental siswa-siswi.
3. Dan juga guru-guru selalu memberikan motivasi, bmbingan dan
keringanan bagi siswa-siswi yang sedang PKL.
 DAFTAR PUSTAKA

1. http://rinarinnbi.blogspot.com/2012/09/penyortiran-suratdokumen.html
(Diakses pada 07 Februari 2021, Pukul 19.30 WIB)

2. http://edyindo.blogspot.com/2016/08/beberapa-peralatan-kearsipan.html
(Diakses pada 10 Februari 2021, Pukul 20.00 WIB)

3. http://hendratriwijaya.blogspot.com/2017/11/pengertian-dokumen.html
(Diakses pada 29 Agustus 2021, Pukul 20.13 WIB)

4. http://definisiarsip.blogspot.com/2014/09/pengertian-peralatan-dan-
prosedur.html (Diakses Pada 29 Agustus 2021, Pukul 20.20 WIB)

5. https://googleweblight.com/i?u=http://www.kearsipan.top/2017/02/
pengertian-arsip-inaktif-dan-manajemen.html?m%3D1&hl=id-ID
(Diakses pada 31 Agustus 2021, Pukul 17.16 WIB)

6. https://www.scribd.com/presentation/46063922/Konsep-Dan-Pengertian-
Arsip-Aktif (Diakses Pada 31 Agustus 2021, Pukul 17.19 WIB)

7. www.yupiter2007.com (Diakses Pada 31 Agustus 2021, Pukul 17.22 WIB)

40
 LAMPIRAN-LAMPIRAN

Pemilahan Arsip

Penomoran Pada Arsip Pemberian Tempelan Pada Setiap Ordner

41
 42

Menyimpan file melalui mesin scanner

Menyimpan Dokumen/file melalui aplikasi fast scanner

 43

Entri Data Arsip Inaktif/Membuat Daftar Isi Berkas

Pelabelan untuk Bok Arsip

Pencarian Arsip
 44

Penyimpanan Arsip

Menghancurkan Dokumen

Penyemprotan Disinfectant
45