SISTEM PENGOLAHAN DATA

Pengertian

 Data : fakta atau sebagian dari fakta yang mengandung arti, yang biasanya dihubungkan
dengan angka-angka, huruf-huruf, gambar-gambar, simbol-simbol yang menunjukan suatu ide,
konsep bahkan kejadian.
 Fakta : suatu keadaan, kondisi yang merupakan suatu kenyataan atau fakta itu suatu realitas.
 Informasi : suatu bentuk akhir dari data yang sudah terolah, sebagai dasar pengambilan
keputusan.

diolah Informasi
Fakta Data

Punya
Kepentingan
- Melakukan Aksi
- Mengambil Keputusan

Apakah berita dari sebuah radio merupakan data atau informasi ?

Jawabannya tergantung apakah kita punya kepentingan atau tidak terhadap berita tsb. Apabila tidak
berarti berita tsb hanya Fakta saja. Apabila ya, maka apakah berita tsb perlu diolah lagi atau tidak ?
Bila tidak maka berita tsb merupakan Informasi dan kita bisa langsung mengambil keputusan,
sedangkan apabila ya maka berita tsb merupakan Data yang perlu diolah lebih lanjut.

Dengan demikian data dan infomasi itu mempunyai pengertian yang relatif terhadap kepentingan
seseorang. Seseorang dapat mengatakan sesuatu itu data, tapi mungkin Informasi bagi orang lain,
bahkan hanya fakta saja.
Dari sisi perlakuan, kalau kita mendapatkan data maka langkah berikutnya adalah mengolah data tsb.,
sedangkan kalau kita memperoleh Informasi maka langkah berikutnya adalah melakukan aksi,
mengambil keputusan.

Pengolahan Data : Segala macam kegiatan atau kombinasinya, yang dilakukan terhadap data untuk
menjadikan data tsb menjadi lebh bermanfaat/berguna sesuai dengan yang diharapkan. Dalam hal ini
tidak peduli peralatan maupun metoda yang digunakannya.

Sistem Pengolahan Data : Suatu sistem yang terbentuk dari unsur-unsur, seperti data, peralatan,
manusia, metode pengolahan dan unsur-unsur terkait lainnya, dimana unsur-unsur tsb saling
tergantung, saling bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan sistem, dalam hal ini menyediakan
informasi yang tepat waktu dan tepat guna bagi manajemen.
Apabila peralatan yang digunakannya adalah sistem komputer, maka hal ini dikenal sebagai Sistem
Pengolahan Data Elektronik (Electonic Data Processing System – EDPS).
FILE

Data dan Informasi dapat disimpan dalam bentuk File. Dalam sistem manual, file digunakan untuk
menyimpan data yang seragam/sejenis sesuai bidang masalahnya. Misalnya Form Data Umum
mahasiswa Fakultas Ekonomi yang telah di isi oleh mahasiswa di kumpulkan oleh bagian TU
Akademik dalam satu map berwarna, yang warnanya disesuaikan dengan program studi/jurusannya.
Map inilah yang kemudian disebut File data umum mahasiswa. Dalam sistem komputer prinsip yang
sama berlaku, hanya saja datanya disimpan secara elektronik.
Seandainya isi map tadi, katakanlah untuk jurusan manajemen angkatan 2010, kita petakan kedalam
bentuk tabel 2 dimensi (baris dan kolom) dan setiap pertanyaan dalam formnya kita jadikan kolom,
maka hasilnya dapat berupa tabel berikut :

FIELD Data Umum Mahasiswa Manajemen

Angkatan : 2010
RECORD
NPM Nama Alamat Tgl Lahir Asal SLTA -----
021110001 Asep Jl. Mawar 12, Bgr. 12-11-93 SMA I, Bdg -----
021110003 Udin Jl. Melati 07, Bgr. 18-07-92 SMA 7, Bgr -----
------------- ----- ------------- --------- ------------- -----
021110435 Gedo Jl. Seuri 3, Parung. 05-08-92 SMA 3, Bgr -----

Untuk kolomnya diistilahkan FIELD, sedangkan barisnya RECORD yang merepresentasikan data
umum per mahasiswa (per form). Jadi ada Field NPM. Field Nama, Field Alamat dst, juga ada Record
kesatu, kedua, dst.

Record : Satu unit informasi di dalam sebuah file. ( Lihat tabel, satu baris merupakan satu kesatuan.
atau satu Unit ).
Field : Bagian / unsur terkecil dalam sebuah file.
Jadi, File : adalah Sekumpulan record sejenis untuk suatu bidang masalah. Dalam contoh di atas
bidang masalahnya data umum mahasiswa manajemen 2010.

Ada 2 jenis file penting yang umumnya selalu digunakan di dalam sistem pengolahan data, yaitu :
Master File ( File Induk ) dan Detail File ( Transaction File / File Transaksi ).

Master file adalah suatu jenis file yang umumnya sekali dibentuk, untuk kemudian dipergunakan
seterusnya. Sifatnya relatif permanen (jarang berubah). Contohnya : Master file Kepegawaian, yang
berisi data pegawai. File yang isinya tetap atau jarang berubah umumnya dijadikan master file. Contoh
lain, file / tabel kode produk.

Detail file adalah suatu jenis file yang digunakan
suatu bidang masalah tertentu atau untuk suatu
tertentu yang dikaitkan dengan periode tertentu.
Lembur Mingguan, untuk mencatat transaksi
Periodenya mingguan.
untuk menampung data transaksi yang terjadi untuk
periode tertentu atau untuk suatu bidang masalah
Sifatnya temporer / sementara. Contohnya : File
lembur. Bidang masalahnya Lembur karyawan,
Pengaruh Sistem Pengolahan Data pada Perusahaan

Pengaruhnya dapat mencakup aspek manajemen, biaya operasional dan pelayanan pelanggan.
Dalam menjalankan fungsinya (planning, organizing, directing dsb) manajemen memerlukan dukungan
data dan informasi yang memadai, informasi yang tepat waktu dan tepat guna. Data dan informasi ini
tentu saja berasal dari sistem pengolahan data perusahaan. Oleh karena itu apabila sistem pengolahan
datanya berjalan dengan baik, maka kita dapat berharap manajemen dapat bekerja dengan baik pula,
sehingga tujuan perusahaan lebih mudah tercapai dan sebaliknya.
Penyelenggaraan sistem pengolahan data memerlukan dukungan biaya, sehingga akan berpengaruh
secara langsung pada biaya opersaional perusahaan. Oleh karena itu, perlu selalu diusahakan agar biaya
sistem pengolahan dapat ditekan serendah-rendahnya tanpa mengurangi kualitas outputnya, sehingga
sistem pengolahan datanya dapat berjalan secara optimal.
Pelanggan adalah aset perusahaan, sehingga melayani pelanggan dengan sebaik-baiknya adalah suatu
keharusan, termasuk dalam hal informasi yang dibutuhkan pelanggan. Pelanggan dapat meninggalkan
perusahaan karena mendapatkan pelayanan yang buruk, tidak memuaskan. Dengan demikian,
penyelenggaraan sistem pengolahan data yang ada, perlu mendukung untuk dapat melayani pelanggan
secara memuaskan dengan cara yang optimal.

Kegiatan Pengolahan Data

1. Recording : Kegiatan pencatatan data

2. Classifying : Kegiatan pemberian identifikasi terhadap data atau sekelompok data
3. Sorting : Kegiatan pengaturan/pengurutan data sesuai dengan yang diharapkan
4. Calculating : Kegiatan perhitungan, seperti menghitung pajak dsb.
5. Summarizing : Kegiatan penyusunan laporan utk manajemen
6. Storing : Kegiatan penyimpanan data atau informasi
7. Retrieving : Kegiatan utk mengambil data/informasi yang telah disimpan sebelumnya
8. Duplicating : Kegiatan penggandaan data/informasi
9. Communicating : Kegiatan komunikasi data

Perkembangan Peralatan Pengolahan Data

 Sistem manual : pensil, kertas, mesin tik, copying machine dsb.

 Peralatan mekanis : book keeping system/machine, cash register
 Unit record equipment, peralatan terintegrasi : punch card, card reader, sorting machine dsb.
 Komputer
KOMPUTER
Tahapan Pengolahan Data
Berbasis Komputer

OPERATING SYSTEM ( OS )

Desain CPU
Media Media Output
Input Memory Unit Output
Data

Pemecahan Penyusunan Media Susunan Instruksi

Masalah
Masalah Instruksi Input Yang
Dimengerti

Computer Compile
Programmin r
g

Masalah pengolahan data yang ada dipecahkan melalui pendekatan komputer, yaitu bahwa komputer
hanya bekerja berdasarkan instruksi. Oleh karena itu, pemecahan masalahnya bermuara pada pada dua
hal, yaitu penyusunan instruksi-instruksi komputer yang dibutuhkan dan desain (format, layout)
datanya yang bersesuaian dengan instruksi yang disusun. Penyusunan instruksi komputer ini
membutuhkan bahasa pemrograman komputer. Susunan instruksi ini kemudian di terjemahkan ke
dalam bahasa mesin dengan menggunakan compiler, sehingga menjadi susunan instruksi yang
dimengerti oleh komputer. Selanjutnya susunan instruksi ini masuk ke dalam Memory unit komputer
dan instruksi mulai dijalankan oleh CPU. Data yang telah disiapkan akan dibaca media input dan
diteruskan ke memory unit. Data ini kemudian diolah di CPU sesuai instruksi. Hasilnya di keluarkan
melalui media output, sehingga kita memperoleh outputnya. Semua proses tersebut, mulai dari data
masuk sampai dikeluarkan outputnya, ada di bawah pengawasan/pengendalian Operating System (OS).